DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 4. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS INTERFAZ. Tiempo de Experiencia: Especificidad de la experiencia:

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1 Codigo: Denominación: Operador de Central Telefónica Unidad o Proceso: Servicios Institucionales Unidades de la institución, servidores de la institución, clientes externos. (Bachiller) Grupo Ocupacional: Nivel de Aplicación: Asist. Admin. B Ámbito Nacional Comercio y Administración, Ciencias Sociales. 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores de atención al público, mediante la recepción y transmisión de llamadas telefónicas. Hasta un año Proporcionar información correcta al público. Atender con amabilidad el tráfico telefónico interno y externo de la Manejo de equipos de comunicación institución. Transferir correctamente las llamadas telefónicas, a las diferentes Directorio telefónico unidades de la institución. Atender con amabilidad al cliente interno y externo. Mantener un registro permanente de las llamadas que ingresan y egresan al conmutador. Recibir y transmitir mensajes, cuando el servidor no se encuentre en la institución. Informar fallas del conmutador cuando se presentare. Productos y servicios de la institución Manejo de equipos de comunicación Registro de llamadas Registro de mensajes Mantener niveles de coordinación con el área de mantenimiento Comprensión oral Comprensión oral

2 Codigo: Denominación: Oficinista Unidad o Proceso: Servicios Institucionales Unidades internas, personal de la institución. (Bachiller) Grupo Ocupacional: Nivel de Aplicación: Asist. Admin. C Ámbito Nacional Comercio y Administracón, Ciencias Sociales 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar actividades de apoyo administrativo y secretariado. Hasta un año Manejo de programas de computación. Registra el ingreso y egreso de correspondencia de la unidad. Transcribe oficios y memorandos. Distribuye correspondencia sumillada por el responsable de la Unidad. Atiende al público. Colabora en la organización del archivo. Atiende y realiza llamadas telefónicas. Transcribe cuadros estadísticos. Manejo del sistema de documentación y archivo Redacción y ortografía Registro y control de documentos Productos y servicios de la institución Técnicas de documentación y archivo Manejo de equipos de comunicación Manejo de programas informaticos Expresión escrita Expresión escrita

3 Codigo: Denominación: Secretaria (Bachiller) Unidad o Proceso: Grupo Ocupacional: Nivel de Aplicación: Servicios Institucionales Asist. Admin. C Ámbito Nacional Unidades internas, instituciones públicas, clientes internos y externos. Comercio y Administración, Ciencias Sociales 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar actividades de asistencia administrativa y de secretariado dentro de una unidad o proceso institucional. Hasta un año Manejo de programas de computación. Registra el ingreso y egreso de correspondencia de la unidad. Distribuye la correspondencia sumillada a los técnicos de la Unidad. Manejo del sistema de documentación y archivo Registro y control de la correspondencia Remite la correspondencia al despacho de la maxima autoridad institucional. Atiende llamadas telefónicas. Realiza oficios, memorandos y otros documentos. Atiende a los usuarios y proporciona información sobre trámites que se encuentran en la Unidad. Organiza el archivo de la Unidad. Registro y control de la correspondencia manejo de equipos de comunicación Redacción y ortografía Productos y servicios de la unidad Técnicas de documentación y archivo Expresión escrita

4 Codigo: Denominación: Secretaria Ejecutiva 1 Técnico Unidad o Proceso: Servicios Institucionales Técnico Grupo Ocupacional: Técnico A Directores Técnicos responsables de unidades de la institución, instituciones públicas, clientes internos y externos. (Tecnología) Secretariado Ejecutivo 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores de secretaria y asistencia administrativa a directores técnicos de las instituciones, entidades, empresas y organismos del sector público. 1 año Prepara trabajo. Técnicas de secretariado gerencial antecedentes y documentación necesaria para reuniones de Técnicas de secretariado gerencial Recepta y entrega correspondencia de la Dirección. Atiende llamadas telefónicas de la Dirección Manejo del sistema de correspondencia de la institución Manejo de equipos de comunicación Recopilación de la información Realiza oficios, memorandos y otros documentos. Atiende a clientes usuarios que requieren hablar con el Director de la institución. Manejo de Caja Chica y/o Fondo Rotativo. Redacción y ortografía Principios básicos de Contabilidad Expresión escrita Expresiòn oral Destreza matemática

5 Codigo: Denominación: Secretaria Ejecutiva 2 Técnico Unidad o Proceso: Servicios Institucionales Técnico Grupo Ocupacional: Técnico B Subsecretarios, Directores nacionales y ejecutivos responsables de unidades de la institución, instituciones públicas, clientes internos y externos. (Tecnología) Secretariado Ejecutivo 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores de secretaria y asistencia administrativa a subsecretarios, directores o gerentes nacionales y ejecutivos de las instituciones, organismos o empresas públicas. 1 año Prepara trabajo. antecedentes y documentación necesaria para reuniones de Técnicas de secretariado gerencial Recepta y entrega correspondencia del Despacho. Distribuye la correspondencia sumillada a los responsables unidades administrativas. Técnicas de secretariado gerencial Manejo del sistema de correspondencia de la Recopilación de la información institución de las Registro y control de documentos Atiende llamadas telefónicas del Despacho Manejo de equipos de comunicación Realiza oficios, memorandos y otros documentos. Redacción y ortografía Expresión escrita Atiende a clientes usuarios que requieren hablar con el Director, Gerente nacional o ejecutivo de las instituciones. Expresiòn oral Manejo de Caja Chica y/o Fondo Rotativo. Principios básicos de Contabilidad Destreza matemática

6 Codigo: Denominación: Secretaria de Ministro Profesional Unidad o Proceso: Despacho de Ministro Ejecución de Procesos de Apoyo y Tecnológico Grupo Ocupacional: Profesional Ministros, gerentes generales, responsables de unidades internas, instituciones públicas, clientes internos y externos. Técnico Superior Secretariado mención en español. 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores especializadas de secretaria y asistencia administrativa a Ministros de Estado. 2 años Técnicas de secretariado Revisa, controla y prepara la correspondencia a ser suscrita por el Manejo del sistema de documentación institucional ministro, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los documentos. Supervisa las actividades secretariales del despacho ministerial. Atiende llamadas telefónicas del despacho ministerial. Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia del despacho ministerial. Atiende a clientes usuarios que requieren hablar con el Ministro. Control de información de la unidad Manejo de los equipos de comunicación Registro y control de comunicaciones Manejo de Caja Chica y/ Fondo Rotativo Principios básicos de Contabilidad Destreza matemàtica

7 Codigo: Denominación: Secretaria de Gerencia Profesional Unidad o Proceso: Gerencia General Ejecución de Procesos de Apoyo y Tecnológico Grupo Ocupacional: Profesional Gerencia, clientes internos y externos, Unidades internas, Instituciones Públicas. Técnico Superior Secretariado mención en español. 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores especializadas de secretaria y asistencia administrativa a gerentes generales de las empresas del Estado. 2 años Revisa y controla la correspondencia a ser suscrita por el gerente, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los documentos. Manejo del sistema de documentación institucional Supervisa las actividades secretariales del despacho de Gerencia. Asiste a sesiones de la junta directiva cuando disponga el Gerente. Control de información de la unidad Técnicas de secretariado Planificación y gestión Atiende llamadas telefónicas del despacho de gerencia. Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia del despacho de gerencia. Supervisa y asigna trabajo a las demás secretarias de la gerencia. Manejo de los equipos de comunicación Registro y control de comunicaciones Organización del trabajo del despacho Planificación y gestión

8 Codigo: Denominación: Secretaria de Vicepresidencia de la República Profesional Unidad o Proceso: Vicepresidencia de la República Ejecución de Procesos Grupo Ocupacional: Profesional 2 Ministros, autoridades o responsables de las instituciones públicas, clientes internos y externos. Técnico Superior Secretariado mención en español. 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores especializadas de secretaria y asistencia administrativa para la Vicepresidencia de la República 3 a 4 años Revisa, controla y prepara la correspondencia a ser suscrita por el vicepresidente, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los Manejo del sistema de documentación institucional documentos. Coordina reuniones internas y externas a las que debe asistir el señor Vicepresidente. Atiende llamadas telefónicas de la vicepresidencia Manejo de los equipos de comunicación Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia del Despacho de la vicepresidencia. Atiende a clientes usuarios que requieren hablar con el señor Vicepresidente. Técnicas de secretariado Registro y control de comunicaciones Supervisa y asigna trabajo a las demás secretarias del despacho. Organización del trabajo del despacho Planficación y gestión Manejo de Caja Chica y/ Fondo Rotativo Principios básicos de Contabilidad Destreza matemàtica

9 Codigo: Denominación: Secretaria de la Presidencia de la República Tercer Nivel Profesional Unidad o Proceso: Presidencia de la República Ejecución de Procesos Grupo Ocupacional: Profesional 2 Ministros, autoridades o responsables de las instituciones públicas, clientes internos y externos. Secretariado 2. MION 6. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar labores especializadas de secretaria y asistencia administrativa en la Presidencia de la República. 3 a 4 años Revisa y controla la correspondencia a ser suscrita por el señor Presidente, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los Manejo del sistema de documentación institucional documentos. Coordina reuniones internas y externas a las que debe asistir el señor Presidente de la República. Supervisa las actividades secretariales del despacho. Control de información de la unidad Planificación y gestión Asiste a sesiones cuando disponga el señor Presidente. Técnicas de secretariado Comprensión oral Atiende llamadas telefónicas del despacho. Manejo de los equipos de comunicación Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia del despacho. Registro y control de comunicaciones Supervisa y asigna trabajo a las demás secretarias del despacho. Organización del trabajo del despacho Planificación y gestión Manejo de Caja Chica y/ Fondo Rotativo Principios básicos de Contabilidad Destreza matemàtica

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