CÓDIGO: [CODIGO] POLÍTICA CONFLICTO DE INTERES VIGENTE DESDE: VERSIÓN: 1. [6 Octubre 2016 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA Y RIESGO

Transcripción

1 ÍNDICE 1 Objetivo 2 Alcance 3 Políticas 4 Documentos Relacionados 5 Definición de Términos 6 Anexos CONTENIDO. 1 OBJETIVO La presente Política de Conflictos de Interés contiene los lineamientos a seguir para la prevención, manejo, divulgación, y administración de situaciones que sean o puedan llegar a constituir un conflicto de interés; conforme a los requerimientos legales, el código de conducta y los principios éticos de la Compañía. 2 ALCANCE Los lineamientos contenidos en esta Política están dirigidos y son obligatorios para todos los colaboradores y miembros de Organismos de Gobierno de Alpina Productos Alimenticios S.A., Azul Nevado S.A.S., Fundación Alpina y sus subordinadas (en adelante la Compañía). Esta política será extensiva a futuras Compañías o razones sociales que se creen y llegaren a hacer parte de las operaciones de Alpina. Esta política es aplicable desde el momento en que el colaborador y/o miembros de Organismos de Gobierno identifica alguna situación que sea o pueda llegar a constituir un conflicto de interés entre él y otro colaborador u tercero catalogado como proveedor, cliente o posible competencia para Alpina. S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

2 3 POLÍTICAS 3.1. DEFINICIÓN CONFLICTO DE INTERÉS: Toda situación o evento en el que los intereses personales, directos o indirectos de los colaboradores y/o de los miembros de los Organismos de Gobierno, pueden interferir con sus decisiones al cumplir con las responsabilidades propias de su trabajo y/o frente a los intereses de la Compañía DEBERES DE LOS COLABORADORES Y MIEMBROS DE ORGANISMOS DE GOBIERNO DE ALPINA: Adicional a los lineamientos señalados en el Código de Conducta, los colaboradores y miembros de Organismos de Gobierno, deberán cumplir en el desarrollo de sus actividades, lo siguiente: Abstenerse de participar, por sí o interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con Alpina o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses en los términos del artículo 23 de la ley 222 de Dar a los terceros un trato justo, leal y en igualdad de condiciones, con el fin de que las relaciones de éstos con la Compañía no originen un trato especial ni ventajoso para algunos, ni induzcan al tercero a sentirse obligado a tener consideraciones especiales con el colaborador. Solicitar la autorización escrita al Comité de Ética cuando pretenda adquirir participación económica equivalente a más del 15% del capital de una persona jurídica, que fabrique o distribuya artículos con los cuales comercia la Compañía dentro del giro ordinario de sus negocios, o le preste servicios a ella, o bien haya de aceptar un cargo directivo o administrativo en dicha entidad. 1 ART. 22 Administradores. Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Art. 23 Deberes de los administradores : Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad. S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

3 Mantener bajo estricta reserva toda la información confidencial que haya conocido por razón de sus funciones, aun después de la terminación del vínculo laboral, no pudiendo utilizarla en beneficio propio, ni de terceros. Abstenerse de disponer para sí, de aquellos elementos promocionales que los proveedores le confíen a la Compañía con destino a los clientes. Todo colaborador o miembro de Organismos de Gobierno deberá revelar por escrito a la compañía los conflictos de intereses en que él o sus familiares se encuentren inmersos o crean estarlo, conforme las situaciones mencionadas en el numeral 3.3. de esta Política. Para todos los casos se seguirá el procedimiento que se señala más adelante ESCENARIOS EN CONFLICTO DE INTERÉS Y SU TRATAMIENTO Situaciones que pueden configurarse como un conflicto de interés: a) Colaborador trabajando en Alpina con familiar hasta en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, cónyuge, compañero permanente o con quién sostenga una relación sentimental. Parágrafo 1: A partir de la entrada en vigencia de esta Política, los colaboradores que contraigan matrimonio o configuren una unión marital de hecho con otro colaborador Alpinista, uno de los dos deberá terminar su relación laboral con la Compañía. En los casos de parejas esposos (matrimonio) o compañeros permanentes (unión marital de hecho)- que trabajen en la Compañía con esta condición previa a la entrada en vigencia de esta Política, deberán reportarlo así en la declaración de conflicto de interés; no obstante, la Compañía evaluará cada caso independientemente identificando entre otros aspectos, relación de dependencia o de injerencia en la toma de decisiones; con el objetivo de aplicar las acciones pertinentes. Parágrafo 2: A partir de la entrada en vigencia de esta Política, la Compañía se abstendrá de contratar familiares hasta en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente. En las poblaciones en que en la disponibilidad de Talento se evidencie una fuerte necesidad de realizar una excepción, ésta deberá ser autorizada por la Vicepresidencia de Talento. En los casos de familiares trabajando en la Compañía previa a la entrada en vigencia de esta Política, deberán reportarlo así en la declaración de conflicto de interés; no obstante, la Compañía evaluará cada caso S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

4 independientemente identificando entre otros aspectos, relación de dependencia o de injerencia en la toma de decisiones, con el objetivo de aplicar las acciones pertinentes. b) Colaborador o familiar de colaborador hasta en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente, con alguna de las siguientes relaciones con un proveedor, cliente o posible competencia para Alpina: i. Propietario o socio con una participación accionaria mayor al 15% ii. Miembro de Junta Directiva u otro órgano de gobierno como: Comité de, Comité de Ética, u otro similar. iii. Prestación de servicios independientes como: asesoría, consultoría, auditoría, o servicios afines, que impliquen la transferencia de conocimiento propio de Alpina. iv. Vinculación laboral directa de algún familiar en cargos Directivos o Gerenciales Ejemplos de situaciones en conflicto de interés: A continuación, se describe a manera ilustrativa las personas y /o situaciones en las que se pueden presentar conflictos de interés: Supervisor de Almacén familiar de Operario de Almacén. Ayudante de Agencia novio de Supervisor de Logística Colaborador con participación accionaria del 40% en compañía proveedora de leche para Alpina Colaborador que actúa como miembro de Junta Directiva de Colanta. Colaborador preste servicios independientes de consultoría en ventas a un proveedor de Alpina. Familiar de colaborador como Gerente de compras en cliente de Alpina Familiar de colaborador propietario de Compañía proveedora de servicios para Alpina. Las personas y las situaciones descritas que pueden generar conflicto de interés están registradas a manera ilustrativa. Los conflictos de interés pueden surgir con otras personas o por otro tipo de situaciones. Los colaboradores podrán reconocer dichos terceros y situaciones por analogía con los elementos presentados anteriormente. Igualmente, el hecho que se presente una de las situaciones mencionadas no implica que esta será perjudicial para Alpina. Sin embargo, las situaciones deberán ser reportadas y evaluadas según lo descrito en la siguiente sección. De igual manera, en S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

5 caso de duda o inquietud deberá consultar la situación con las áreas de Talento o y Riesgo Tratamiento de un conflicto de interés Con base en la información de cada conflicto de interés declarada por cada Alpinista, será el Comité de Ética y el Área de Talento quiénes evalúen, decidan y comuniquen de manera individualizada, las acciones a tomar para cada caso en particular. Parágrafo 1: Todos los conflictos de interés en los cuales esté involucrado algún miembro del Consejo Asesor y/o el Consejo Directivo, independientemente de su criticidad, deberán ser evaluados solo por el Comité de Ética Confidencialidad de la información Toda la información recopilada como parte de los procesos de reporte de conflictos de interés será etiquetada como Confidencial y será tratada con total discreción y reserva DECLARACIÓN DE UN CONFLICTO DE INTERÉS Quién debe declarar?: Los colaboradores y/o miembros de los organismos de gobierno de Alpina deberán declarar los conflictos de interés bajo las siguientes circunstancias: a) Durante el proceso de selección para vinculación a la Compañía b) Anualmente, como parte de las prácticas de transparencia de la Compañía. c) A partir del momento que una persona conoce que existe o que puede existir un conflicto de interés Cómo hacerlo?: En las circunstancias b) y c) mencionadas anteriormente, la declaración de conflicto de interés se podrá realizar accediendo a través del link Durante los procesos de selección para vinculación a la Compañía (Circunstancia a.), será responsabilidad del área de atracción de talento confirmar con el aspirante a la vacante, si presenta algún tipo de conflicto de interés. S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

6 Cuando exista duda sobre un conflicto de intereses, es responsabilidad del colaborador solicitar aclaración y guía de actuación a su Jefe Inmediato, al área de Talento o a través de la Línea Ética COMITÉ DE ÉTICA: El Comité de Ética es el Órgano encargado de dar cumplimiento, definir y dirimir en última instancia todo lo relacionado con los lineamientos contenidos en esta Política. Su composición es de carácter confidencial. Si el conflicto de interés recae en uno de los miembros del Comité de Ética, éste deberá abstenerse de participar del Comité. Los demás miembros elegirán a otro colaborador para sustituir a la persona faltante en la sesión donde se trate el tema específico INCUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA a) La presente Política de Conflictos de Interés se entiende incorporado al contrato de trabajo de todos los Colaboradores de la Compañía, entendiendo que las sanciones contempladas en el reglamento interno de trabajo de Alpina se aplicarán a las infracciones de los deberes contemplados en esta Política, de conformidad con lo establecido en la regulación laboral vigente, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda derivarse del incumplimiento de sus normas. b) Con respecto a los miembros de los Organismos de Gobierno; aquellos que constituyan el Comité de Ética, determinarán las sanciones a imponer en cada caso cuando se presente una infracción a los deberes que les apliquen. c) Sin perjuicio de lo anterior, es importante tener en cuenta que de acuerdo con el artículo 258 del Código Penal: El que como empleado, asesor, directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad privada, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de su cargo o función y que no sea objeto de conocimiento público, incurrirá en pena de prisión de uno (1) a tres (3) años y multa de cinco (5) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En la misma pena incurrirá el que utilice información conocida por razón de su profesión u oficio, para obtener para sí o para un tercero, provecho mediante la negociación de determinada acción, valor o instrumento registrado en el Registro S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

7 Nacional de Valores, siempre que dicha información no sea de conocimiento público. 4 DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO NOMBRE V2 Código de Conducta Alpina Procedimiento Reporte Línea Ética 5 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Colaborador: empleado de la Compañía vinculado mediante un contrato laboral. Familiar: se establece como las personas que se encuentran vinculadas al colaborador como cónyuge, hasta en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Para efectos de la presente política se incluye en esta definición, a las parejas unidas en matrimonio o unión marital de hecho. Para mayor información ver anexo 6.1 de esta Política. Interés material: beneficio de cualquier clase, que bajo cualquier circunstancia resulta sustancial o razonablemente suficiente para influenciar el juicio o las decisiones de un colaborador en una Transacción de la cual la Compañía hace parte. Información confidencial: aquella información que no ha sido dada a conocer al público por estar sujeta a reserva. Se entiende que SIEMPRE es CONFIDENCIAL la información relacionada con las estrategias del negocio, los aspectos financieros, los lanzamientos de productos y los proyectos de Alpina, así como aquella que constituya secreto industrial de la Compañía. Miembros organismos de gobierno: Aquellas personas que hacen parte de algunos de los siguientes organismos de gobierno: Asamblea de Accionistas Junta Directiva Consejo Directivo Consejo Asesor Negocio Alpina: conjunto de sociedades y entidades que desarrollan las actividades de administración, fabricación, transformación, explotación, compra venta, distribución, S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

8 importación, exportación de toda clase de productos alimenticios auspiciados o con la marca ALPINA, subordinadas o controladas por otras. Proveedor: se entiende persona natural o jurídica que venda, o trate de vender, bienes o servicios a Alpina, así como los empleados, agentes y demás representantes del proveedor. Transacción: es cualquier actuación, operación, acuerdo o relación que genere obligaciones, que involucre la venta o compra de bienes o servicios; el establecimiento de cualquier relación financiera (otorgamiento o recepción de préstamos o garantías, inversiones, entre otros); el ejercicio de control sobre otra Compañía; entre otros. 6 ANEXOS 6.1 Gráfica 1: Grados de familiaridad S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

9 C*: Conyugue o compañero (a) permanente 6.2 Gráfica 2: Etapas para el tratamiento de un conflicto de interés S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información

10 1 2 3 Qué? Declaración Conflicto de interés Evaluación conflicto de interés Comunicación y ejecución de acción tomada Quién? Colaborador y/o miembros de gobierno Corporativo Talento Humano y Comité de Ética Comité de Ética Cómo? A través del link *Base de datos Conflictos de interés *Reuniones del Comité de Ética *Comunicación interna escrita *Ejecución. La que aplique S.A, Alpina Productos Alimenticios S.A. Está prohibido divulgar esta información