GESTIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PROCESO PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROCEDIMIENTO REVISADO POR Jefe de APROBADO POR Directora de Servicios Universitarios

2 1. OBJETIVO. Realizar la programación efectiva de las reservas mediante la ejecución de las actividades que conlleven a una respuesta oportuna y satisfactoria de las solicitudes recibidas. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud de la reserva hasta el archivo del formato programación de reservas en la carpeta correspondiente. 3. DEFINICIONES Reservas: Es la separación del espacio de atención para el servicio de almuerzo en el Restaurante el Mirador e Italiano para un máximo de 10 personas por mesa con la carta de menú del restaurante correspondiente. Servicios Internos: Se entiende por servicios internos, los servicios que suministran, prestan o reciben las unidades o actividades de la Pontificia Universidad Javeriana Bogotá. Ejemplo: Los servicios prestados por los Servicios de a las unidades de la Universidad. Servicios Externos: Son aquellos servicios solicitados por personas naturales o jurídicas para el desarrollo de actividades personales o empresariales. Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD): Documento que se registra en el Sistema Finanzas Plus a través del cual se legalizan los compromisos adquiridos con terceros o con unidades de la misma Universidad y con los cuales se determina la disponibilidad de presupuesto y por ende la cancelación del bien o servicio obtenido. Programación de la Reserva: Es la asignación de las mesas en las instalaciones del restaurante el Mirador o el Italiano en la fecha y hora solicitada. Página 2 de 12

3 4. CONDICIONES GENERALES Todas las reservas deben ser solicitadas al correo electrónico institucional: para el Restaurante el Mirador o para el Restaurante el Italiano por parte del usuario solicitante. El servicio será prestado a través de la carta de menú de los Restaurantes el Mirador e Italiano. El horario de atención del servicio de almuerzo es el siguiente: Restaurante el Mirador de 12:00 m a 3:00 pm y Restaurante el Italiano de 12:00 m a 3:30 p.m Solamente se recibirán las solicitudes de reservas hasta las 12:00 m del día. Si el usuario decide cancelar la reserva debe notificar por escrito a los correos institucionales para el Restaurante el Mirador o para el Restaurante el Italiano antes de las 12:00 m del mismo día. Los Restaurantes el Mirador e Italiano tienen una capacidad máxima para reservar cuarenta (40) puestos diarios por cada restaurante. El usuario realizará el pago del servicio inmediatamente después de la prestación del mismo. Todas las reservaciones están sujetas a la disponibilidad y la capacidad de cada Restaurante. Es responsabilidad del o Coordinador (Restaurante enviar al usuario el correo electrónico de confirmación de la reserva indicándole el valor de consumo aproximado por usuario para la elaboración del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) correspondiente. La reserva de la mesa se guardará hasta por media hora después de la hora solicitada. El pago del servicio podrá hacerse a través de efectivo, tarjeta débito o crédito, Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD), carta de compromiso, bonos Sodexho y vales autorizados por la Dirección de Servicios Universitarios. Página 3 de 12

4 El usuario realizará la entrega física del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) en el restaurante correspondiente (Mirador e ; una vez finalizada la prestación del servicio. En aquellas ocasiones que el valor del Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) sea superior al valor del consumo la unidad de solamente ejecutará el RD por el valor consumido; en caso contrario cuando el valor del RD sea es inferior el usuario realizará la entrega de un Registro de Disponibilidad Presupuestal (RD) adicional por el valor faltante. Es responsabilidad del o Líder de Meseros solicitar al usuario al momento de ingresar al restaurante a nombre de quien se realizó la reserva para ubicarlo en la mesa. Es responsabilidad del cajero de cada restaurante garantizar el cobro de las cuentas de manera oportuna. El o Líder de Meseros garantizará que el formato programación de reservas se mantenga archivado en la carpeta correspondiente. Página 4 de 12

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 1 Recibe la solicitud de la reserva por parte del usuario a los correos electrónicos o donde informa la unidad, nombre del solicitante, nombre del anfitrión, el número de personas, fecha, hora, teléfono y la forma de pago. Coordinador Verifica la disponibilidad de mesas en el Restaurante correspondiente. No existen mesas disponibles. 2 Informa al usuario que en la fecha y hora solicitada no hay disponibilidad de mesas. En este momento finaliza el procedimiento. Existen mesas disponibles. Coordinador Asigna la mesa de la reserva a través del formato Programación de reservas (SC-P33-F03). 3 Confirma al usuario a través de correo electrónico la asignación de la mesa y le informa el valor aproximado de consumo por usuario para la elaboración del Registro de Disponibilidad (RD) correspondiente. Coordinador Página 5 de 12

6 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 4 Coloca el dispositivo de reserva sobre la mesa antes de la apertura del restaurante al público, de acuerdo al formato Programación de reservas (SC- P33-F03). Líder de Meseros 5 Recibe al usuario, le pregunta a nombre de quien está la reserva y verifica la información contra el formato Programación de reservas (SC-P33- F03). Líder de Meseros 6 Ubica al usuario en la mesa asignada y realiza entrega del formato Programación de reservas (SC-P33-F03) al. Líder de Meseros 7 Realiza la prestación del servicio. Mesero 8 Genera la precuenta del servicio y entrega al mesero. 9 Entrega la precuenta al usuario. Mesero 10 Realiza el cobro del servicio al usuario y entrega la precuenta al cajero. Mesero Página 6 de 12

7 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 11 Realiza el cierre de las cuenta, genera la factura correspondiente y realiza entrega de la misma al cliente Diligencia el formato Programación de reservas (SC-P33-F03) en los campos valor del consumo, número de factura y valor del Registro de Disponibilidad (RD). Entrega el formato Programación de reservas (SC-P33-F03) al Auxiliar de Reservas o Líder de Meseros 14 Archiva el formato Programación de reservas (SC-P33-F03) en la carpeta correspondiente. Líder de Meseros 15 Realiza el arqueo de caja al finalizar el turno. Remítase al procedimiento Reporte de Ingresos a la Dirección General Financiera (DSU-CFT-PR01). Página 7 de 12

8 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Página 8 de 12

9 5.1 PROCEDIMIENTO INICIO Coordinador Recibe la solicitud de la reserva por parte del usuario a los correos electrónicos o donde informa la unidad, nombre del solicitante, nombre del anfitrión, el número de personas, fecha, hora, teléfono y la forma de pago. Coordinador Verifica la disponibilidad de mesas en el Restaurante correspondiente. NO Haya mesas disponibles? SI Coordinador Informa al usuario que en la fecha y hora solicitada no hay disponibilidad de mesas. Coordinador Asigna la mesa de la reserva a través del formato Programación de reservas (SC-P33- F03). FIN Formato Programación de reservas (SC-P33- F03) Coordinador Confirma al usuario a través de correo electrónico la asignación de la mesa y le informa el valor aproximado de consumo por usuario para la elaboración del Registro de Disponibilidad (RD) correspondiente. A Pagina 9 de 12

10 A Líder de Meseros Coloca el dispositivo de reserva sobre la mesa antes de la apertura del restaurante al público, de acuerdo al formato Programación de reservas (SC-P33-F03). Líder de Meseros Recibe al usuario, le pregunta a nombre de quien está la reserva y verifica la información contra el formato Programación de reservas (SC-P33-F03). Líder de Meseros Ubica al usuario en la mesa asignada y realiza entrega del formato Programación de reservas (SC- P33-F03) al. Mesero Realiza la prestación del servicio. Genera la precuenta del servicio y entrega al mesero. Mesero Entrega la precuenta al usuario. Mesero Realiza el cobro del servicio al usuario y entrega la precuenta al cajero. B Pagina 10 de 12

11 B Realiza el cierre de las cuenta, genera la factura correspondiente y realiza entrega de la misma al cliente. Diligencia el formato Programación de reservas (SC- P33-F03) en los campos valor del consumo, número de factura y valor del Registro de Disponibilidad (RD). Entrega el formato Programación de reservas (SC- P33-F03) al o Líder de Meseros Líder de Meseros Archiva el formato Programación de reservas (SC- P33-F03) en la carpeta correspondiente. Realiza el arqueo de caja al finalizar el turno. Procedimiento Reporte de Ingresos a la Dirección General Financiera (DSU-CFT-PR01). FIN Pagina 11 de 12

12 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formato programación de reservas. CÓDIGO SC-P33-F03 Página 12 de 12

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