CASO PRÁCTICO Nº 03. El desarrollo del Caso Práctico Nº 03, busca lograr los siguientes objetivos en el participante:

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1 CASO PRÁCTICO Nº OBJETIVO El desarrollo del Caso Práctico Nº 03, busca lograr los siguientes objetivos en el participante: - Identificar la Ruta Crítica del proyecto. - Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto. - Nivelar los recursos del proyecto. 2. TEMAS A DESARROLLAR El Caso Práctico Nº 03 desarrolla los siguientes temas: - Visualizar la Ruta Crítica del proyecto. - Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto. - Nivelación de los recursos del proyecto. Nota Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 03, recordamos revisar la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Guía de Configuración del MS Project 2010 del curso. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2 3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO Para desarrollar el Caso Práctico de la Unidad 03 utilice el archivo MS Project - CP03.mpp. VISUALIZAR LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO a. Configuración de la Ruta Crítica Ahora vamos a configurar la ruta crítica del proyecto, para que en el Diagrama de Gant las tareas críticas se vean de color rojo, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la pestaña Formato, grupo Formato y elegimos la opción Estilos de texto, como se observa en la Figura 1. FIGURA 1: Configuración de la Ruta Crítica 2. Se mostrará un cuadro de diálogo, en la opción Cambiar seleccionaremos Tareas críticas, luego en la opción Color elegiremos el color rojo, y clic en Aceptar, como se observa en la Figura 2. FIGURA 2: Configuración de la Ruta Crítica Estilos de Texto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2

3 Ahora nuestro Diagrama de Gantt se visualizará de la siguiente forma: FIGURA 3: Visualización de la Ruta Crítica en el Diagrama de Gantt The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 3

4 b. Identificar la Ruta Crítica del proyecto La mayoría de los proyectos tienen varios grupos de tareas, las cuales tienen relaciones con otras que ocurren al mismo tiempo. Por lo tanto pueden estar programadas en paralelo. El proyecto puede tener cualquier número de tareas o rutas en paralelo, dependiendo del tamaño y de la complejidad del proyecto, así como el número de recursos involucrados. Para visualizar la Ruta Crítica en la gráfica del proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la pestaña Tarea, hacemos clic en la opción Diagrama de Gantt, y de la lista emergente elegimos Gantt de Seguimiento. Como se observa en la Figura 4. FIGURA 4: Ingresar a la vista Gantt de Seguimiento The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4

5 2. Y obtendremos el siguiente resultado: FIGURA 5: Gantt de Seguimiento - Ruta Crítica del proyecto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 5

6 3. Si deseamos ver solamente las tareas de la Ruta Crítica, hacemos los siguientes pasos: FIGURA 6: Filtrar las Tareas Críticas. Y obtenemos el siguiente resultado: FIGURA 7: Visualizar solo las Tareas Críticas. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6

7 Como vemos la ruta crítica aun no comprende todo el proyecto, falta ajustar algunos detalles en el secuenciamiento de las tareas, estos puntos los veremos más adelante. Ahora revisamos la siguientes pasos: Información del proyecto, para lo cual hacemos los 1. Vamos a la pestaña Proyecto, y clic en la opción Información del proyecto. FIGURA 8: Ir a Información del Proyecto 2. En la nueva ventana, hacer clic en el botón Estadísticas. FIGURA 9: Información del proyecto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 7

8 3. En las Estadísticas del proyecto podemos observar la fecha de comienzo y fin, la duración, el costo y el trabajo del proyecto, como se muestra en la Figura. FIGURA 10: Estadísticas del proyecto REALIZAR AJUSTES DE TIEMPO Y COSTO EN EL PROYECTO El proyecto tiene una duración de días y un costo de S/. 13, buscaremos reducir la duración a 65 días y a un costo que no exceda los S/. 12, Para realizar estos ajustes en el proyecto primero desactivamos el filtro anterior, seleccionando la opción sin filtro y luego realizamos los siguientes pasos: FIGURA 11: Desactivar filtro 1. Ingresar y configurar la columna Texto 1, para que aparezca como Duración 1 (ver Figura 12). Luego hacemos clic con el botón derecho del mouse y en el menú emergente hacer clic en la opción Configuración de campo (ver Figura 13). The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 8

9 FIGURA 12: Ingresar columna Texto 1 FIGURA 13: Configurar la columna texto 1 2. En la nueva ventana, en el campo Título poner el texto Duración 1 (ver Figura 14). El resultado final es el que se observa en la figura 15. FIGURA 14: Configurar de campo The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 9

10 FIGURA 15: Columna personalizada Duración 1 3. Copiar los valores del campo Duración en el campo Duración 1, para ello hace clic en la columna Duración, clic en el botón derecho y en el menú emergente seleccionar la opción Copiar. FIGURA 16: Copiar columna Duración 1 La columna Duración 1 nos servirá para comparar los resultados, pues guarda los valores iniciales del cronograma. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 10

11 FIGURA 17: Columnas Duración y Duración Ahora reduciremos las duraciones con los datos que nos brinda el caso práctico, pero antes debemos de verificar que el MS Project se encuentre configurado en modo Programada automáticamente, para ello nos dirigimos a la pestaña Archivo, clic en opciones y se mostrará un cuadro de diálogo llamado Opciones de Project, seleccionaremos Programación y en el campo nuevas tareas creadas elegiremos Programada automáticamente. FIGURA 18: Modificación de la Duración. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 11

12 5. Después de haber configurado nuestro MS Project ya podríamos modificar las duraciones de las tareas, pero como algunas de las tareas son de tipo trabajo fijo mejor haremos los cambios en el campo trabajo, para ello insertamos la columna trabajo y procedemos a hacer los cambios que se muestran en la siguiente figura. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 12

13 FIGURA 19: Modificación de la Duración. Aparte de las modificaciones en la duración, también se ha cambiado la restricción de la tarea 4.2.A03 Presentar Informe Final, como se observa en la Figura 20. Pues inicialmente tenía la restricción debe comenzar el 30/03/12, pero como hemos visto que las demás tareas del proyecto terminan antes estamos moviendo esta restricción para el 27/03/12. FIGURA 20: Restricción de tarea. Los cambios realizados han conseguido disminuir el cronograma de a 63.13, es decir, cuatro días menos en la duración. Nota Asignar adelantos o atrasos En el MS Project asignar a una tarea un LAG (retraso) o un LEAD (adelanto), a nivel de días o por porcentajes. Esta asignación se ingresa en información de la tarea, en la opción predecesoras ingresamos los ID de las predecesoras, y en el campo POS se asigna el valor de adelanto o retraso. - Para asignar un valor de adelanto, ya sea en días o por porcentaje, se antepone al valor el signo (-). - Para asignar un valor de retraso, ya sea en días o por porcentaje, se antepone al valor el signo (+). Cabe mencionar que los LAG o LEAD no son producto de las retrasos o adelantos originados durante la ejecución del proyecto, sino que son tiempos necesarios que se debe esperar para empezar la tarea. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 13

14 Ahora revisamos las estadísticas del proyecto tenemos los siguientes resultados, debemos obtener un resultado similar a la Figura 16. FIGURA 21: Estadísticas del proyecto. El costo original era S/. 13,620.00, con los ajustes en la duración de las tareas hemos logrado disminuir el costo del proyecto a S/. 2,900.00, sin embargo se menciono anteriormente que el costo del proyecto no debe exceder los 12, Ahora realizaremos algunos ajustes en el costo del proyecto, para lo cual se ha logrado negociar la tasa estándar de algunos recursos, el resultado se muestra en la Figura 17. FIGURA 22: Tasa estándar de los recursos. Luego de cambiar la tasa estándar el costo del proyecto es S/. 12,397.50, es inferior al costo límite que teníamos. Los resultados los podemos revisar en las estadísticas del proyecto, como se observa en la Figura 18. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 14

15 FIGURA 23: Tasa estándar de los recursos. NIVELACIÓN DE RECURSOS Las opciones de nivelación del MS Project se encuentran en la pestaña Recursos, en el grupo de Redistribuir, el cual se muestra en la Figura 19. El MS Project sólo permite redistribuir los recursos tipo trabajo, no los recursos tipo Material y Costo. FIGURA 24: Pestaña Recursos Grupo Redistribuir. MS Project presenta dos opciones de redistribución de los recursos: Nivelación Manual y Nivelación Automática. Nivelación Manual Nuestro archivo original no presenta sobreasignaciones, es por ello que por fines didácticos trabajaremos con el archivo MS Project - CP03 Sobreasignacion.mpp. Para identificar los recursos sobreasignados vamos a revisar la Hoja de Recursos, para ello vamos a pestaña de tareas, grupo Ver, clic en la lista desplegable y elegir la opción Hoja de Recursos. En la Hoja de Recursos se puede visualizar los The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 15

16 recursos Coordinador y Asistente de color rojo, eso quiere decir que estos recursos están sobreasignados, como se observa en la Figura 25. FIGURA 25: Recursos Sobreasignados. Nota Verificar que todas las tareas este con modo de tarea > programada automáticamente. Nosotros aplicaremos la Nivelación Manual, la cual trabajaremos en la Vista Uso de Recursos, para ello vamos a la pestaña Tarea, grupo Ver y en la lista desplegable seleccionamos la Vista Uso de Recursos, en esta vista podremos identificar cuáles son los días en que los recursos están sobreasignados. FIGURA 26: Vista Uso de Recursos. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 16

17 Podemos observar dos sobreasignaciones, la primera pertenece al recurso Coordinador, donde el día viernes tiene una sobreasignación de 12 horas. Para revisar esta sobreasignación nos ubicamos en la vista Diagrama de Gantt, y en la pestaña Vista, seleccionamos la opción Detalles, como se observa en la Figura 27. FIGURA 27: Pestaña Vista opción Detalles Podemos observar la sobreasignación de 12 horas corresponde a tres tareas se realizan el mismo día por el recurso Coordinador, además si revisamos las predecesoras de esas tareas, identificamos que las tareas 2.A02 Realizar Contrato con Proveedor de Refrigerio y la tarea 2.A03 Realizar contrato de Alquiler de Aula, dependen de la tarea 2.A01 Realizar Contrato con Instructor. FIGURA 28: Sobreasignación de tarea Entonces la sobreasignación está en la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de Aula, para solucionar la sobreasignación del Coordinador seleccionamos esta tarea y en la parte inferior modificamos su tarea predecesora a 2.A02 Realizar Contrato con Proveedor de Refrigerio. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 17

18 FIGURA 29: Eliminando sobreasignación Ahora desactivamos la opción detalles, y vamos a revisar cuál es el estado de las sobreasignaciones en la Vista Uso de Recursos, donde observarmos que luego del cambio en la predecesora de la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de Aula, se ha eliminado la sobreasgnación del recurso Coordinador y también la sobreasignación del recurso Asistente. FIGURA 30: Vista Uso de Recursos Por último revisamos las estadísticas del proyecto, para ello vamos a la pestaña Proyecto, clic en Información del proyecto, y luego clic en el botón Estadísticas. The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 18

19 FIGURA 31: Estadísticas del Proyecto The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 19