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1 Planificación y control de proyectos de ingeniería con Microsoft Project Pedro Sánchez Martín Universidad Pontificia Comillas Índice de la presentación Introducción Horizonte temporal Calendario y horarios Listado Vinculación Recursos Vistas e informes PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 1

2 Introducción Se denomina administración de proyectos al proceso de planificación, organización y administración de tareas y recursos para cumplir un objetivo definido, normalmente con unas limitaciones de tiempo, recursos y costes Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas O bien puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos interdependientes con un presupuesto prefijado Sea simple o complejo, un proyecto siempre consta de tres fases principales: Crear el plan del proyecto Realizar el seguimiento del proyecto Cerrar el proyecto PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 2 Calendario Laboral Horizonte temporal PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 3

3 Semana laboral Horizonte temporal PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 4 Unidades de tiempo Horizonte temporal Para expresar el tiempo de las actividades en unidades de tiempo diferentes se definen: DÍA LABORAL: 8 HORAS SEMANA LABORAL: 40 HORAS DÍAS LABORABLES DEL MES: 20 DÍAS PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 5

4 Calendarios adicionales Horizonte temporal Si se utilizan recursos con distinto calendario y/o horario se pueden definir calendarios adicionales para cada tipo de recursos PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 6 Lista de tareas LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO EN LINEA DE FABRICACIÓN Tareas globales: Incluyen conjuntos de tareas PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 7

5 Lista de tareas Tareas individuales Jerarquización de tareas en niveles La tarea baja de jerarquía La tarea sube de jerarquía PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 8 Vinculación entre tareas A B A B A B El final de la tarea A precede al comienzo de la tarea B El comienzo de la tarea A precede al comienzo de la tarea B El final de la tarea A precede al final de la tarea B Rotura del vínculo entre la tarea A y tarea B PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 9

6 Diagrama de Gantt Información por tarea: Duración y tareas predecesoras PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 10 Información adicional por tarea Fechas límite Otras delimitaciones: - Para una fecha concreta - Lo antes posible - Lo más tarde posible - No antes de una fecha PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 11

7 Asignar recursos a tareas PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 12 Menú de recursos Se puede definir un calendario propio de cada recurso Se puede limitar el porcentaje de tiempo dedicado por recurso PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 13

8 Menú de seguimiento PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 14 Tras finalizar el plan del proyecto, se recomienda guardar una línea de base. Una vez que ha comenzado el proyecto, la línea de base permite comparar la programación actualizada y el progreso real con los planes originales. Microsoft Project Server permite a los integrantes de su grupo ver y actualizar la información del proyecto mediante Microsoft Project Web Access. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 15

9 Método de seguimiento Mediante la especificación del : - PORCENTAJE completado del trabajo - TRABAJO REAL realizado y TRABAJO RESTANTE - HORAS DE TRABAJO REALIZADO por periodo PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 16 Gantt de seguimiento Diagrama que muestra la situación actual de las tareas Fecha actual Corresponde a una tarea en proceso según lo programado Corresponde a una tarea retrasada Corresponde a una tarea completada PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 17

10 Seguimiento avanzado de tareas Definición de GRUPOS de tareas - Prioritarias - Críticas - Retrasadas, Aplicación de FILTROS de tareas PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 18 Vista de calendario Muestra tareas y duraciones. Se utiliza para mostrar las tareas programadas en un intervalo de semanas concreto. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 19

11 Hoja de recursos Muestra la asignación de recursos, el costo o el trabajo a lo largo del tiempo. Utilice esta vista de recursos para mostrar información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 20 Gráfico de recursos Sobreasignación Muestra la asignación de recursos, el costo o el trabajo a lo largo del tiempo. Utilice esta vista de recursos para mostrar información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 21

12 Actividades adicionales del planificador Redistribuir la carga de trabajo - Dividiendo tareas en subtareas - Adelantando el inicio de tareas - Retrasando la finalización de tareas Imprimir informes de seguimiento - Generales - Actividades actuales -Costes - Asignaciones de tareas - Cargas de trabajo - PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 22 Imprimir informes PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 23

13 Actualización vía WEB de la planificación Compartir información mediante Microsoft Project Web Access, un producto complementario de Microsoft Project, proporciona un método excelente para que los jefes de proyecto, integrantes del equipo y participantes vean la información del proyecto a través de un sitio Web. Las vistas de Microsoft Project Web Access definen la información del proyecto que pueden ver los integrantes del equipo, además del modo de visualización de ésta, como en una tabla o en un Diagrama de Gantt. La información que ven los usuarios de Microsoft Project Web Access será distinta según la función de cada uno en el equipo del proyecto. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERÍA CON MS PROJECT - 24

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