Gestión de Proyectos por ordenador

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1 Universidad de Almería Plan MITRA Gestión de Proyectos por ordenador Julio Terrados Cepeda Área de Proyectos de Ingeniería Coordinador de Planificación Estratégica Universidad de Jaén Gestión de Proyectos por ordenador Objetivos del tema: Describir la evolución de las herramientas de Gestión de Proyectos por Ordenador y su importancia actual en la Planificación y Control de Proyectos. Analizar las principales características que se le deben exigir a un software de Gestión de Proyectos para un uso eficaz y productivo. Conocer las distintas aplicaciones que tenemos a disposición en la actualidad. Estudiar, de forma práctica, el funcionamiento de una de las aplicaciones comerciales más extendida para la Gestión de Proyectos, el programa Microsoft Project

2 Gestión de Proyectos por ordenador Introducción a los Sistemas de Gestión de Proyectos por Ordenador Análisis de paquetes informáticos comerciales Gestión Proyectos con MsProject Introducción a MsProject Creación de un Proyecto Planificación de actividades Asignación de recursos y costes Control y seguimiento del Proyecto Documentación y presentación de informes Introducción En los últimos años han ido apareciendo numerosos programas informáticos tanto para la programación como para el control de Proyectos. Estos programas que en principio eran independientes se han ido integrando en paquetes que gestionan globalmente el proyecto con opciones de programación, gestión de recursos y control de costes. En principio era necesario disponer de grandes ordenadores o mainframes pero posteriormente se han ido creando aplicaciones para PC que incluso han superado las posibilidades y el rendimiento de los grandes programas anteriores. La utilización de un software de Gestión de Proyectos está permitiendo a muchas organizaciones la planificación, optimización y seguimiento de sus proyectos, además de prestar ayuda valiosa a la hora de la asignación de recursos, evaluación de costes y, finalmente, aunque no de menor importancia, servir como soporte gráfico de presentación de diagramas, típicamente de Gantt y de Red (PERT, PDM).

3 Análisis de paquetes informáticos comerciales Características de un Gestor de Proyectos Paquetes informáticos comerciales Características de un Gestor de Proyectos A un software de gestión de proyectos se le debe exigir, entre otras propiedades, que permita controlar de una manera eficiente el desarrollo de un proyecto, que posea flexibilidad y fiabilidad, y una determinada elegancia en la presentación final de los datos del proyecto. Desde el punto de vista estrictamente técnico de la gestión y control de proyectos, las características más importantes que se deben de exigir a un programa de este tipo son las que a continuación se indican:» Gestión de Calendarios» Restricciones de planificación» Duración y relaciones entre tareas» Gestión de Recursos y Costes» Gráficos Gant y PERT (Red)» Generación e impresión de informes» Opciones de importación / exportación» Control del Proyecto» Otras

4 Características de un Gestor de Proyectos Gestión de Calendarios Calendario Global Calendario de Recursos Calendario de actividades Restricciones de planificación No empezar antes de No empezar después de No terminar antes de No terminar después de Fijar fechas de actividades Planificación ASAP / ALAP Duración y relaciones entre tareas Duración mínima de tareas Interdependencias FF FS SF SS Cálculo de holguras Estimación pesimista/optimista/probable Características de un Gestor de Proyectos Gestión de Recursos y Costes Recursos Globales Asignación de recursos a tiempo parcial Comparte recursos Recursos materiales Incluye costes (Fijos/Variables/Horas extras) Incluye gráficos de costes Gráficos Gant y PERT (Red) Incluye PERT Incluye diagrama GANTT Diagrama jerárquico Se pueden crear vistas Generación e impresión de informes Incluye informes estándar Se pueden definir nuevos informes Se pueden personalizar vistas Se pueden personalizar tablas Se pueden configurar las páginas antes de imprimir

5 Características de un Gestor de Proyectos Opciones de importación / exportación Incluye PREVIEW Importa: TXT, CSV, XLS, WK1, WK3, DBF Exporta: TXT, CSV, XLS, WK1, WK3, DBF Enlaces dinámicos Control del Proyecto Compara programado /actual Evolución de Tareas y Costes Evolución del porcentaje Cargo de costes (Al principio - Al final Prorrateados) Cálculo automático Características de un Gestor de Proyectos Otras Inventario de recursos materiales Cashflow Filtros Macros Búsqueda de información Compensación de recursos Capacidad para trabajar en red Maneja subproyectos Incorpora otras aplicaciones Diccionario Ayuda on-line Ayuda indexada Tutorial Asistente Incorpora proyectos definidos Facilidad de uso Facilidad de aprendizaje Documentación

6 Paquetes informáticos comerciales Entre los paquetes comerciales más extendidos destacamos: MsProject de Microsoft CA-SuperProject de Computer Associates Primavera Project Planner de Primavera Systems Project Scheduler de Scitor Time Line de Symantec Artemis de Lucas Management Systems Open Plan Professional Quicknet PERTmaster Project Manager Workbench Paquetes informáticos comerciales (A) (B) (C) (D) En los suministros los costes de los equipos comprados según cinco pagos puntuales. Utilizar actividades tipo hammock cuya duración la dicta el comienzo y fin de otras actividades. Rrecursos laborales y recursos materiales únicamente función de los días trabajados. Asignando recursos materiales a distintas actividades ANALISIS COMPARATIVO DEL SOFTWARE EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS: APLICACIÓN PRÁCTICA. Manuel de Cós Castillo, Isabel Ortiz Marcos

7 Gestión de Proyectos con MsProject 2000 Introducción a MsProject Creación de un Proyecto Planificación de actividades Asignación de recursos y costes Control y seguimiento del Proyecto Documentación y presentación de informes Ventana del programa Barra de título: Muestra el nombre del proyecto en uso. Barra de menús: Muestra los principales menús Barra de herramientas: Presenta los iconos de las operaciones más usuales. Barra de entradas: Permite introducir y editar los datos de las tareas. Hoja de trabajo: es la zona donde se muestra el proyecto. Barra de vistas: permite elegir entre distintas vistas predeterminadas. Barra de estado: Muestra como se encuentran las distintas teclas.

8 Barra de vistas Vistas de tareas Calendario: Calendario mensual mostrando las tareas y sus duraciones. Diagrama de Gantt: Lista de las tareas e información relacionada, y un diagrama con las barras de las tareas en su ubicación temporal. Diagrama de Red: Muestra todas las tareas y sus dependencias. Uso de tareas: Lista de tareas y recursos para cada tarea. Gantt de seguimiento: Permite comparar la línea base con la programación actual Vistas de recursos Gráfico de recursos: Muestra la información de un recurso a lo largo del tiempo Hoja de recursos Uso de Recursos Más vistas Existen otras vistas predeterminadas a las que se acceden pulsando en Mas vistas. Cambio de vistas Project nos proporciona tres categorías de vistas cada una de las cuales muestra información del proyecto de forma distinta: Vista de hoja (tabla): Es muy útil cuando tenemos que introducir mucha información de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en un formato de filas y columnas. Vista gráfica y de diagrama: Esta vista nos viene muy bien cuando tenemos que presentar una información visual sin tantos detalles. Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos examinar detalladamente la información de una tarea o recurso determinado. Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una única hoja, diagrama, gráfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt). Tablas y vistas Podemos cambiar la tabla que aparece en el diagrama en el menú Ver y opción Tabla.

9 Diagrama de Gantt Diagrama de Red

10 Uso de tareas Hoja de recursos

11 CREACIÓN DE UN PROYECTO Información sobre el proyecto Selección y definición de un calendario Propiedades del Proyecto Información sobre el proyecto En el menú Proyecto seleccionamos la opción de Información del proyecto, y podemos controlar: Fechas de comienzo y fin Fecha en la que iniciamos la programación. Programación hacia delante. Si elegimos la opción de programar a partir de la Fecha de comienzo, la programación va desde ésta hacia el final del proyecto calculando las fechas tempranas. Programación hacia atrás. Si elegimos la opción de programar a partir de la Fecha de fin, la programación va desde ésta hacia el inicio del proyecto calculando las fechas tardías. Fecha actual y de estado. La fecha actual es la fecha del día de hoy, en general no es conveniente cambiarla. MsProyect realiza los cálculos a partir de esa fecha a no ser que le marquemos otra en la fecha de estado.

12 Selección y definición de un calendario Calendarios básicos. Los calendarios básicos del programa son Estándar (lunes a viernes de 8 a 17 horas), 24 horas (de lunes a domingo, todo el día) y turno de noche de la noche del lunes a la mañana del sábado, de 23 a 8 horas) Definición de un calendario nuevo Impresión del Calendario Propiedades del Proyecto La hoja de propiedades se encuentra en el menú archivo, opción propiedades. Ficha de Resumen General, Estadísticas, Contenido Modificación de las Propiedades

13 PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Tipos de tareas Declaración de tareas Presentación y edición de tareas Organización de las tareas Tipos de tareas Resúmenes. Tareas compuestas a su vez por otras tareas Subtareas. Partes de una tarea resumen Tareas recurrentes. Actividades que se desarrollan a intervalos regulares Hitos. Tareas sin duración, que marcan puntos importantes del proyecto

14 Declaración de tareas Listado de tareas: Las tareas las vamos introduciendo en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas está identificada por un número que se va escribiendo automáticamente a medida que vamos introduciendo las tareas. Duraciones: Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración. Estas duraciones las podemos especificar en periodo laborable (horas, h; minutos, m; o meses, ms) o en tiempo transcurrido (dt, que incluye períodos laborables y no laborables basados en un día de 24 horas y en una semana de 7 días) Cuadro de información. Pulsando dos veces sobre el nombre de la tarea nos aparece el cuadro de información. Tiene cinco apartados: General, Predecesoras, Recursos, Avanzado y Notas. Presentación y edicióne de tareas Presentación de las tareas. Una vez declaradas, podemos modificar el texto, copiar lo escrito en otra celda o ajustar el tamaño de la celda. Desplazamiento o Copia de las tareas. Pulsando sobre el número de identificación y seleccionando cortar o copiar. Vamos a la fila donde la queremos copiar y seleccionamos pegar. Inserción o eliminación. Para insertar se utiliza el menu Insertar y Nueva tarea. Para borrar se utiliza el menú Edición Eliminar tarea o la tecla de borrado.

15 Organización de las tareas Declaración de subtareas. Para hacer que una tarea sea subtarea, se selecciona y se le aplica la sangría (->). Esto hace que la tarea inmediatamente anterior pase a resumen. Se puede deshacer una sangría con la flecha contraria (<-). Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamos la tarea resumen en cuestión y pulsamos los botones Mostrar Subtareas (+) y Ocultar Tareas (-) respectivamente. Declaración de hitos. Si damos duración cero a una tarea se declara un hito. Tareas recurrentes. El menú insertar tarea repetitiva, podemos insertar tareas que se repitan periódicamente según un cierto patrón. PROGRAMACIÓN DE TAREAS Declaración de vínculos. La forma más sencilla de marcar un vínculo es con el botón de vinculación Se seleccionan las tareas que se quieren vincular y se pulsa el botón de vinculación (cadena). Se puede también utilizar el menú Edición vincular tareas o Control-F2. Se pueden seleccionar tareas que no sean contiguas pulsando la tecla Control, al seleccionar la segunda. Modificación de las relaciones. Podemos declarar relaciones o modificarlas usando la tabla de entrada de tareas, en la columna Predecesoras. En ella se escribe el número de la tarea que precede a la que estamos editando. Si queremos marcar un tipo de relación distinto del FC (Final a comienzo) deberemos decírselo poniendo a continuación del número la abreviatura correspondiente (FC, CC, FF o CF). También podemos modificar una relación utilizando el cuadro de dialogo de dependencias, que aparece al hacer doble clic sobre la línea que representa una relación en el Diagrama.

16 Delimitaciones y restricciones Delimitaciones y restricciones: Utilizando el cuadro de dialogo de información de tarea, en la pestaña avanzado, podemos definir delimitaciones de la tarea como: Tipo flexible: Lo antes posible, Lo mas tarde posible, No terminar antes del, No comenzar antes del Tipo Inflexible: Debe terminar el, Debe comenzar, No terminar después de, No comenzar después del. Project avisa que una tarea está delimitada añadiendo un icono al campo Indicadores de la tarea. Asignación de recursos y costes Asignación de recursos al Proyecto Asignación de recursos a las tareas Costes y presupuesto

17 Asignación de recursos al Proyecto Pulsando el botón asignar recursos (que presenta dos cabezas de perfil) aparece el cuadro de diálogo asignar recursos. En él podemos definir cuales son los recursos disponibles para el proyecto y las cantidades de cada uno que disponemos. Asignación de recursos al Proyecto Podemos usar también la Hoja de Recursos, a través de la barra de menú Ver Hoja de Recursos, o con la barra de vistas. En la hoja de Recursos tenemos información detallada de cada recurso y podemos incorporar sus costes horarios.

18 Asignación de recursos al Proyecto Otra forma de gestionar los recursos es utilizar el cuadro de diálogo Información del recurso, que se obtiene pulsando dos veces sobre un recurso. Asignación de recursos a las tareas Con el cuadro de asignar recursos abierto, seleccionamos una tarea en el diagrama de gant y un recurso del cuadro, y pulsamos asignar También lo podemos hacer con el cuadro de información de la tarea, en la pestaña de recursos.

19 Costes y presupuesto Introducción de costes fijos En la tabla de costes podemos incorporar los costes fijos de cada tarea y la definir la forma en la que se incurren Costes por actividad Project nos desglosa los costes de cada actividad Presupuesto total del Proyecto Project realiza la agregación para obtener el presupuesto del Proyecto Seguimiento y Control del Proyecto Línea base del Proyecto Actualización de datos de las tareas Informes de control

20 Seguimiento y Control del Proyecto Línea base: es la planificación de referencia para el seguimiento y control del proyectos. Se graba en el menú Herramientas seguimiento guardar línea base. También se puede grabar al guardar el pro yecto. Se puede guardar la línea base del proyecto completo o de un grupo de tareas. Seguimiento y Control del Proyecto Actualización de los datos de las tareas Se puede utilizar la tabla de seguimiento de tareas de la hoja de tareas, para actualizar los datos del desarrollo de las tareas. También podemos seleccionar la tarea que queremos actualizar y utilizar la opción Herramientas seguimiento actualizar tarea. Otra opción práctica es utilizar la barra de herramientas de seguimiento.

21 Informes de control El Diagrama Gantt de seguimiento muestra el prograso del proyecto y la comparación con la línea base. La tabla de costes nos muestra el estado de los costes por actividad Documentación y presentación de informes Configuración de diagramas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Informes predefinidos Personalización de informes

22 Documentación y presentación de informes Diseño del Gráfico de Gantt Posicionándonos con el ratón en un área vacia del gráfico de Gantt, podemos acceder mediante el botón derecho a una menú para cambiar el formato del gráfico Documentación y presentación de informes Diseño del Gráfico de Red Posicionándonos con el ratón en un área vacía del gráfico de Red, podemos acceder mediante el botón derecho a una menú para cambiar el formato del gráfico

23 Documentación y presentación de informes Informes predefinidos Project dispone de una serie de informes predefinidos (Generales, actividades, costes, asignaciones, carga de trabajo) que podemos utilizar en nuestro proyecto Documentación y presentación de informes Informes personalizados Podemos usar la ventana de personalizar para crear nuestros propios informes

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