Propuesta de Capacitación. Capacitación Introductoria Para La Administración y/o Control de Proyectos Con el software MS-PROJECT

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1 Propuesta de Capacitación Capacitación Introductoria Para La Administración y/o Control de Proyectos Con el software MS-PROJECT Pasto, 2014

2 CONTENIDO PRESENTANCION JUSTIFICACION 1. Directrices de la Administración de Proyectos. 2. Objetivos de la Propuesta 3. Recordando Aspectos y Conceptos Claves a tener en cuenta para la Administración de Proyectos. 3.1 Recursos 3.2 Diagrama de Gantt 3.3 Diagrama de red 3.4 Organización de las tareas 4. Así se inicia la administración de los proyectos en su Entidad. 4.1 Organización de las Tareas 4.2 Sobre el flujo de caja y Reportes 4.3 Duración del Proyecto 4.4 Reportes 4.5 Sobre los Costos del Proyecto 4.6 Ruta Crítica 4.7 Sobre la Definición y Asignación de Recursos 5. Número de participantes (1 participante) 6. Duración de la Propuesta (20 horas) 7. Inversión de la Propuesta

3 Capacitación Introductoria Para La Administración y/o Control de Proyectos Con el software MS-PROJECT 1. Directrices de la Administración de Proyectos. Según el Instituciones oficiales como el SENA en Colombia, implementa la directriz de un proyecto teniendo en cuenta tres aspectos importantes: Recursos Costos y Tiempo En la actualidad los preceptos básicos de la administración de proyectos se ven representados por el triángulo del proyecto, un símbolo que popularizó Harold Kerzner. 2. Objetivos de la Propuesta En este curso aprenderás a usar el Microsoft Project para la gestión de tus proyectos, tanto aquellos pequeños y personales como los grandes proyectos de tu empresa. Durante el curso adquirirás conceptos básicos de gestión de proyectos y conocimientos específicos sobre cómo volcar los mismos en un documento de Microsoft Project, determinando tareas, la relación entre ellas y los recursos disponibles; logrará Suministrar información necesaria como reportes Flujo de Caja, Diagrama de Gantt, entre otros a las diferentes dependencias de la Entidad para que

4 Desarrolle planes, realice correctamente la asignación de los recursos a las tareas o actividades programadas, dar seguimiento al progreso del proyecto y administrar su presupuesto. Objetivos Específicos Se harán relaciones de dependencia entre las actividades del proyecto y se las vinculará de acuerdo con su orden y prioridad, generando una secuencia lógica de inicio y fin de ellas, estableciendo de esta manera cuales deben terminarse para iniciar otras, o cuales pueden iniciarse simultáneamente de acuerdo con el número de actividades planteadas. Se hará un informe del flujo de caja, donde se visualizará la ruta crítica del proyecto y otros reportes útiles para la toma de decisiones. Se asignarán los recursos de personal y se informará oportunamente para solucionar la sobreasignación de recursos y se hará la asignación de nuevos recursos para agilizar los tiempos de ejecución de las actividades del programa. Con la administración del proyecto se pueden obtener resultados importantes para la toma de decisiones como: Costos del proyecto y Duración del proyecto Recuerde que se puede obtener el costo del proyecto: con base en los costos fijos (o directos) de cada actividad únicamente, o teniendo en cuenta los recursos como manera más completa. O se puede determinar la duración del proyecto, así como su costo mediante el análisis de precios unitarios. 3. Recordando Aspectos y Conceptos a tener en cuenta para la Administración de Proyectos. 3.1 Recursos Los recursos son las personas, materiales y equipos necesarios para desarrollar el proyecto. Considere dos aspectos para la planeación de recursos: La disponibilidad se refiere al recurso de la mano de obra y a las herramientas o equipos. El costo abarca los materiales a usar en el proyecto. 3.2 Diagrama de Gantt Por lo general los proyectos de ingeniería, así como su programación de obra se representan mediante diagramas de Gantt, este ayuda a visualizar a través de barras horizontales y escalas de tiempos la duración de las tareas 3.3 Diagrama de red

5 Permite comprender la relación entre tareas. 3.4 Organización de las tareas Planear las actividades del proyecto de manera clara y consistente, para así lograr una ejecución en el tiempo requerido. Para organizar las tareas se hace necesario tener conocimientos en métodos de programación lineal como: CPM y PERT, CPM/PERT, o experiencia en la secuencia y desarrollo de actividades de un proyecto, este conocimiento se lo tiene y se lo aplicará. 4. Así se iniciará la administración de los proyectos en la Entidad. Para empezar un proyecto y llevarlo a cabo, se hace necesario que el contratista suministre las actividades a desarrollar, sus duraciones, es decir las fechas de inicio y finalización de las mismas. 4.1 Organización de las Tareas Se organizarán las tareas con los métodos CPM.PERT, aquí también cuenta la experiencia de las personas que realizan las actividades. 4.2 Sobre el flujo de caja y Reportes En todo proyecto de construcción es muy importante establecer el flujo de caja para saber cuánto dinero se debe tener en cada período de tiempo (semanal, trimestral, etc) en el cumplimiento de los pagos y así, establecer reservas, todo en pro de poder alcanzar las metas. 4.3 Duración del Proyecto Para determinan la duración del proyecto se requiere de: La programación de actividades y crearles los vínculos (es decir establecer cuando una tarea termina y cuando inicia la otra). 4.4 Reportes La opción de reportes del programa Project, nos da las siguientes variables: Costo restante Costo de Línea Base Costo Real Costo y Costo Acumulado

6 4.5 Sobre los Costos del Proyecto Son determinantes los valores de los Costos Directos de cada actividad, estos costos han sido determinados mediante las cantidades y los APU (Análisis de Precios Unitarios) del proyecto. En este punto en el programa (Project) se debe realizar los pasos o el proceso de Ingreso costos fijos del proyecto. 4.6 Ruta Crítica Cuál es la ruta crítica? Tarea Crítica Tarea crítica es aquella en la que si se incrementa su duración, va a generar que el tiempo del proyecto aumente o disminuya. 4.7 Sobre la Definición y Asignación de Recursos Definición de los recursos Los recursos son las personas, materiales y equipos necesarios para desarrollar el proyecto. La definición y asignación de recursos se da a través del cálculo de materiales, de mano de obra y de herramientas o equipos que generalmente se obtienen de los Análisis de Precios Unitarios (APU), los cuales determinan el consumo de instrumentos, así como la disponibilidad de la indumentaria y la mano de obra. Estos datos los suministrará el contratista. Para esto se contará con la experiencia de ingenieros civiles y otros para la toma de datos. Ejemplos de algunos recursos

7 Algunos recursos como ejemplo serian: Mortero 1:3 Nombre = Mortero 1:3 Unidad = M3 Valor = el precio del M3 en el caso del mortero. Of1 (Oficial 1) = O Nombre = puede colocar el nombre del contratista Capacidad = Máxima 100%. si el trabajador está dedicado completamente a la actividad ya Que este podría tener dedicaciones parciales como un maestro de obra, el cual Supervisa varias labores. Asignación de los recursos a las Tareas Se requieren los siguientes datos Duración de las Tareas: Seleccionar tarea, aquí tener en cuenta el tipo de duración puede ser: Duración Fija (la cual toca de colocar la duración) o Condicionada por el esfuerzo. Ejemplo a una tarea se le asignarán 3 ayudantes, la duración de la tarea sería 1/3 de lo que se conceda. Si se asignarán 2 ayudantes, la duración de la tarea seria 1/2; es el caso de que si se tienen más obreros, lo que se supone es que la obra se realizará en menos tiempo. CANTIDAD Y COSTO: A las tareas. Reportes Algunos reportes que se entregan son: Costos: Flujo de caja del Proyecto Diagrama de Gantt del proyecto (este lo podemos ver completo, por semanas, etc, con ZOOM)

8 Impreso FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO

9 Impreso Diagrama de Gantt 5. Número de participantes (1 participante) Esta propuesta está diseñada para 1 solo participante. 6. Duración de la Propuesta (20 horas) ACTIVIDADES 1 Identificar las actividades y/o 2 tareas de obra, cantidades del presupuesto de obra, rendimientos y tiempos. 2 Familiarización con el aplicativo 2 3 Organización de las Tareas 2 4 Sobre el flujo de caja y Reportes 2 Horas

10 5 Especificar la Duración del Proyecto 2 6 Reportes 2 7 Sobre los Costos del Proyecto 2 8 Ruta Critica Sobre la Definición y Asignación de Recursos 10 Realizar la programación de un proyecto 2 básico de obra, de acuerdo con la secuencia de actividades, materiales y la Mano de Obra Disponible. Total horas Inversión de la Propuesta El valor de la propuesta a persona particular es de $ libre de gastos, y su forma de pago es 50% al inicio y 50% al intermedio del curso. Para entidades particulares es de $ libre de gastos, y su forma de pago es 50% al inicio y 50% al finalizar el curso. Para entidades Públicas el valor es de $ libre de gastos, y su forma de pago es 50% al inicio y 50% al finalizar el curso. Atentamente, WILTON ENRIQUEZ CORDOBA Ingeniero de Sistemas

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