Curso de Gestión de Información de Proyectos Utilizando MICROSOFT PROJECT

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1 Curso de Gestión de Información de Proyectos Utilizando MICROSOFT PROJECT Diseño Académico Intensidad: 74 Dirigido a: estudiantes, profesionales, y todas aquellas personas interesadas en gestionar proyectos para incrementar su eficiencia en el desarrollo de sus actividades laborales y personales, utilizando la herramienta Microsoft Project. Justificación: las empresas requieren que el personal responsable de la gestión de la información relacionada con los proyectos, se desempeñen en la organización, codificación y el análisis de las necesidades, seguimiento y control. Objeto: herramientas de gestión de proyectos en Microsoft Project. Objetivo: al finalizar el programa, los participantes estarán en capacidad de gestionar información de proyectos utilizando las herramientas de Microsoft Project, a través de clase magistrales, clase guiada, talleres dirigidos y ejercicios prácticos, demostrando orden y juicio en su desempeño. Competencia: gestionar información de proyectos con Microsoft Project.

2 Sistema de habilidades: Reconocer las herramientas básicas para la gestión de Información en Microsoft Project. Utilizar las herramientas de la aplicación para gestionar las tareas del proyecto. Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los recursos de las tareas del proyecto. Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los costos de las tareas del proyecto. Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los tiempos de las tareas del proyecto. Metodología: Expositivo: Clase magistral: el docente explica el uso de las herramientas para la gestión de información con Microsoft Project. Reproductivo: Clases guidas: el docente realiza conjuntamente con los estudiantes la aplicación de los contenidos tratados en cada sesión de clase. Talleres dirigidos: el docente realiza con los estudiantes talleres relacionados con las herramientas expuestas. Ejercicios prácticos: los participantes realizan ejercicios prácticos propuestos por el docente para la aplicación de las temáticas expuestas. Conocimientos previos: conceptos básicos de Microsoft Excel, aritmética básica y manejo del computador. Incluye: Certificado de asistencia, memorias en CD y documentos de apoyo. Conferencista (s) propuesto (s): docentes adscritos a la Escuela de Informática y conferencistas externos

3 I Interfaz de Microsoft Project Reconocer las herramientas básicas para la gestión de Información en Microsoft Project. El ambiente de trabajo de Microsoft Project: o La Barra de título, menús o iconos. o Las Barras de herramientas pestañas, de acceso rápido, archivo, tarea, recurso. o La pestaña de crear un informe, proyecto, vista. o La escala temporal. o Las barras de desplazamiento. o El panel de tareas y el área de gráfico. o Obtener ayuda. Introducir y organizar una lista de tareas: o Especificar las tareas y sus duraciones. o Incorporar una tarea a un proyecto. o Tarea repetitiva. o Especificar una duración. o Crear un Hito. o Tareas condicionadas por el esfuerzo. o Eliminar una tarea de la lista de tareas. Crear un calendario para una tarea: o Asignar un calendario a una tarea. Establecer dependencias y delimitaciones de tareas: o Crear una dependencia entre tareas. o Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas. o Asignar una fecha límite para una tarea. o Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea. o Interrumpir el trabajo en una tarea. o Tarea Dividida. o Diagrama de Gantt

4 I II Contextualización del proyecto Utilizar las herramientas de la aplicación para gestionar las tareas del proyecto. Estructurar las tareas en un esquema lógico: o Diagrama de Gantt. o Mostrar y ocultar las subtareas. o Modificar una lista de tareas. o Copiar, mover o eliminar la tarea. Ver códigos de estructura de desglose de trabajo EDT: o Utilizar códigos personalizados de EDT. o Volver a numerar los códigos de tareas de EDT personalizados. Ver códigos de esquema personalizados: o Crear un código de esquema. o Asignar códigos de esquema a tareas o o Asignar un conjunto de códigos de esquema. Proyectos y sub proyectos: o Proyecto principal y sub proyecto. o Archivo consolidado. o Insertar sub proyectos en un proyecto principal. Estimar las necesidades de recursos: o Preparar un borrador de una lista de recursos propuestos. o Agregar una nota sobre los requisitos de los recursos propuestos. o Imprimir la lista de o Desarrollar las estimaciones de los recursos propuestos. o Actualizar el borrador y las estimaciones de la lista de o Agregar una nota sobre los requisitos de recursos aprobados. o Desarrollar el plan de administración de o Modificar una duración

5 II III Asignación de recursos Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los recursos de las tareas del proyecto. Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables: o Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto. o Especificar información básica de los o Establecer métodos para comunicar la información del proyecto. o Especificar o revisar los conjuntos de aptitudes de o Agregar una nota sobre un recurso. o Establecer los costos de los o Establecer tasas de pago o tarifas para o Establecer costos de material. o Establecer los períodos laborables para el proyecto y los o Especificar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto. Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto: o Especificar información básica de los o Introducir información para un recurso de trabajo y un recurso material. o Utilizar notas. Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los recursos: o Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del proyecto. o Asignar un calendario base a un recurso. o Cambiar los períodos laborables. o Los días no laborables y las vacaciones para recursos individuales

6 III Estimar costos: o Establecer tasas de pago y tarifas para o Establecer costos fijos de tareas. o Establecer costos de material. o Cambiar las tablas de tasas en una asignación de Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: o Introducir tasas de recursos, un grupo de tasas por recurso, varios grupos de tasas por recurso. o Introducir un costo por uso, costo por uso por recurso, varios costos por uso por recurso y costo de asignación de recursos único. o Establecer costos fijos de tareas. Establecer costos de material: o Introducir tasas de recursos materiales, por recurso material, varias tasas por recurso material. o Introducir un costo por uso de recursos materiales, por uso por recurso material, varios costos por uso por recurso material. o Definir cuándo se han de acumular costos. Asignar un recurso: o Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo y tiempo parcial. o Asignar un grupo de varios recursos de trabajo. o Asignar la tasa de consumo para un recurso material. o Eliminar un recurso, la asignación de un recurso a una tarea y un recurso de la Lista de

7 IV Asignación de costos Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los costos de las tareas del proyecto. Costo del proyecto completo: o El costo de tareas y o Diagrama de Gantt. La programación y sus detalles o Ver en pantalla el proyecto completo. o La escala temporal. o Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto. o Identificar el camino crítico. o Cambiar a una vista diferente. o Ver campos diferentes en una vista. o Información mediante un filtro. o Ordenar y agrupar información en una vista. Ajuste y conclusión de la programación del proyecto: o Inserción de márgenes de holgura. o Modificar la programación de las tareas individuales. o Crear una tarea separada denominada margen de holgura. o Administración de costos. o Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt. o Reducción manual de los costos. o Control de la carga de trabajo de los o Gráfico y vista uso de o Resolución manual de conflictos o Reducción del tiempo total. Línea de base del plan del proyecto: o Guardar un plan previsto y provisional. o Redefinición de la línea de base. o Eliminación de la línea de base y planes provisionales

8 V Procedimientos de seguimiento Utilizar las opciones de la aplicación para gestionar los tiempos de las tareas del proyecto. Administrar y realizar un seguimiento: o Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas. o Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan. o Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea. o Escribir la duración real de una tarea. o Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje. o Actualizar el trabajo real por período de tiempo. o Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado. o Comparar la información real de las tareas con la línea de base. o Consulta del trabajo en las barras de tareas. o Muestra de las líneas de progreso. Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo real de los recursos: o Trabajo total real realizado por un recurso. o Actualizar el trabajo real de un recurso por período de tiempo. o Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de un recurso. Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto: o Escribir manualmente los costos reales de tareas. o Actualizar los costos reales por período de tiempo

9 V o Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado. o Ver los costos totales del proyecto. o Analizar los costos con la tabla valor acumulado. Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso: o Buscar recursos sobre asignados y sus asignaciones de tareas. o Reducir el trabajo de un recurso. o Reasignar trabajo a otro recurso. o Retrasar una tarea. o Cambiar los días y las laborables de un recurso. Aplicar el formato al proyecto: o Aplicar formato a una categoría de barras de Gantt. o Aplicar formato a una categoría de tareas en la lista de tareas. o Aplicar formato al texto, a la cuadrícula, a las líneas de dependencia y a los cuadros del Diagrama de Red.

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