Seminario de. Gestión PyME

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1 Seminario de Gestión PyME COSTOS MATERIA 792 CURSO 02 Prof.: Dra. Laura Aira

2 COSTOS EN LAS PyMES INDICE 1. INDICE 2. INTRODUCCION. 3. CONCEPTOS BÁSICOS. 4. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS. 5. OPCIONES PARA DETERMINAR EL COSTO. MÉTODOS DE COSTEO TRADICIONAL COSTEO ABSORVENTE O TOTAL Y COSTEO DIRECTO O VARIABLE EL COSTEO VARIABLE Y LA CONTRIBUCION MARGINAL. 6. COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA ECONOMICO PUNTO DE EQUILIBRIO CLÁSICO MODELO DE PUNTO DE EQUILIBRIO PARABÓLICO. 7. CONTROL DE LOS STOCKS MÉTODO J.I.T. (JUST IN TIME). 8. MÉTODO ABC (ACTIVITY BASED COST). 9. CONCLUSIÓN COSTOS EN LAS PyMEs ARGENTINAS. BIBLIOGRAFIA Dra. Laura Aira 1

3 COSTOS EN LAS PyMES 1. INTRODUCCION Las decisiones de la gerencia implican una selección entre cursos de acción opcionales. Las utilidades son consecuencia de la acción conjunta de variables cuantitativas tales como: precios, costos volumen y mezcla, que interactúan tanto en el proceso de producción como en el de ingresos. La producción combina los elementos del costo en base a un volumen físico de unidades terminadas de productos o servicios, en un período. Estos elementos, más el conjunto de variables mencionadas, se combinan en distintas proporciones. Además, existen restricciones respecto al grado de control sobre ciertas variables, que se refiere a un determinado nivel de autoridad. En cualquier circunstancia de la empresa, se necesita conocer y ubicar el nivel de actividad en el que los ingresos igualan a los costos. Los costos juegan un papel muy importante en el proceso de la toma de decisiones. Cuando se puedan asignar valores cuantitativos a las opciones, la gerencia cuenta con un indicador acerca de cuál es la opción más conveniente desde el punto de vista económico. Esto no representa necesariamente la decisión final, puesto que entran en juego otros factores no cuantitativos (prestigio en la empresa, relaciones obrero patronales, etc.) que pueden influenciar en la decisión. 2. CONCEPTOS BÁSICOS. Mediante la utilización de la Contabilidad General se puede clasificar e interpretar las transacciones económicas que se reflejan en los estados contables. Hoy mas que nunca es necesario poder planificar y controlar de forma eficiente cada proceso dentro de la empresa para poder ser competitivos. Y para poder implementar un sistema de planificación y control es necesario implementar primero un adecuado sistema de Contabilidad de Costos. Un Sistema de Costos proporciona a la dirección, de manera inmediata, un dato muy importante que es el costo total de fabricar un producto o suministrar un servicio, permitiéndole un control efectivo a la misma. Este sistema está estructurado por un conjunto de normas, procedimientos, e instrucciones metodológicas, destinadas a recopilar, clasificar y registrar la información primara. Evidente la Contabilidad de Costos debe contribuir al mantenimiento o al aumento de las utilidades de la empresa, ya que el objetivo de toda empresa es obtener una determinada rentabilidad (los limites de la rentabilidad esperada son establecidos por la alta gerencia, cuando se determinan los márgenes aceptados de seguridad). Para que esta contribución sea eficiente tiene que necesariamente suministrar información detallada sobre el costo que permita la adopción de decisiones para la reducción de los costos de producción o aumentar el volumen de las ventas. Dra. Laura Aira 2

4 En el actual contexto en que se desarrollan las PyMEs es imprescindible que cuenten con un Sistema de Costos que sea capaz de reflejar y controlar los gastos incurridos en el proceso productivo a los efectos de la determinación veraz del costo de producción. En general, el conocimiento detallado de los costos que se insumen en el proceso productivo sirve para tres propósitos básicos: 1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar información para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). La definición usualmente aceptada de Costo es la siguiente Costo: es el esfuerzo destinado a lograr un objetivo determinado. La expresión objetivo determinado abarca todas las circunstancias o funciones que generan costos; por ejemplo: de producción, de administración, económico, etc. Es importante tener presente la diferencia fundamental entre lo que se considera un gasto y lo que es un costo: Gastos: partidas o conceptos que demanda un proceso de producción y venta. Se considera un resultado negativo del período al cual corresponden (gastos de administración, que no se activan). Costos: partidas o conceptos consumidos por la producción de un bien o la prestación de un servicio. Son activables hasta el período de su venta, en el que se transforman en un resultado negativo, que comparado con el ingreso que genera la venta, determina la utilidad bruta. Los costos representan una porción del precio de adquisición de artículos, propiedades o servicios, que ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la realización de ingresos (activo fijo e inventarios). Los gastos son costos que se han aplicado contra el ingreso de un período determinado (salarios de oficina). Las pérdidas, por su parte, son reducciones en la participación de la empresa por las que no se ha recibido ningún valor compensatorio, sin incluir los retiros de capital (destrucción de una planta por huracán o incendio). Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos. Los costos son la resultante de la integración de tres elementos: Materias Primas: insumo físico aplicado a la producción de un bien o servicio, pudiendo conservar o no, sus propiedades originales. Mano de Obra Directa: esfuerzo humano destinado a la producción de un bien o servicio. Costos Indirectos de Fabricación: otras partidas o insumos que, además de los indicados, demanda la producción de un bien o servicio. Dra. Laura Aira 3

5 El adjetivo "directo" indica la relación de los elementos del costo con el producto que se está fabricando. Los materiales directos son las materias primas que físicamente se convierten en parte del producto terminado. La mano de obra directa representa el costo de los servicios de los obreros que trabajan directamente con el producto mismo, y no el costo del personal de supervisión o de otro tipo de trabajo que tenga relación indirecta con el producto. Los gastos generales de fabricación incluyen todos los costos relacionados con la producción de fábrica a excepción de materias primas o mano de obra directa. Se pueden restringir a tres categorías: 1. Materiales indirectos: aceites, lubricantes, materiales de limpieza, suministros de mantenimiento y reparaciones, etc. 2. Mano de obra indirecta: salarios de supervisores, empleados, guardianes, personal de mantenimiento, etc. 3. Gastos generales de fábrica: depreciación del edificio y equipo de fábrica, seguro de la fábrica, alquiler, impuestos, servicios públicos, etc. El Esquema de costos es el siguiente: a) El COSTO PRIMO está compuesto por la suma de la Materia Prima + la Mano de Obra Directa. CP = MP + MOD b) El COSTO DE CONVERSIÓN está compuesto por la suma de la Mano de Obra Directa + los Costos Indirectos de Fabricación. CC = MOD + CIF c) El COSTO DE PRODUCCIÓN se compone de la suma de la Materia Prima + la Mano de Obra Directa + los Costos Indirectos de Fabricación. CP = MP + MOD + CIF MP M.O.D. C.I.F. C.D. UTILIDADES BONIFICAC. COSTO PRIMO COSTO DE CONVERSION COSTO DE PRODUCCION COSTO TOTAL PRECIO NETO PRECIO BRUTO 3. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS. Existen multiples formas de clasificar los costos en un proceso, según el tiempo, según su comportamiento, etc. La clasificación primaria del costo es según se gastan, capitalizan o son inventariados: Dra. Laura Aira 4

6 Los desembolsos pueden gastarse o compararse con los ingresos en el período en el cual se producen (gastos que no son de fábrica: mercadotecnia, venta, distribución, gastos administrativos). Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, gastos o cargos diferidos u otros activos, y después depreciarse, amortizarse o agotarse. Tales cargos son: "Gastados" en el período incurrido si no se relacionan con la producción. "Inventariados" como costo de producto si no se relacionan con la producción, o más bien, con funciones que no son de fabricación (depreciaciones). Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de productos que, cuando sean vendidos, se convertirán en costos de artículos vendidos en el estado de resultados. Luego pueden ser clasificados según la función en la que se incurre, el volumen de actividad al cual se relacionan, según su identificación con una unidad de costeo, de acuerdo al tiempo en el cual fueron calculados, etc. A continuacion se enuncian las principales y más importantes formas de clasificación de los costos. De acuerdo con la función en que se incurren pueden ser: De producción: son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: materia prima, mano de obra (que interviene directamente en la transformación del producto) y gastos de fabricación indirectos (intervienen en la transformación del producto no de forma directa). De distribución o venta: son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. De administración: se originan en el área administrativa. Con relación al volumen de actividad: es decir, su variabilidad, pueden ser: Variables: mantienen una relación directa con las cantidades producidas, son proporcionales al volumen de trabajo (materia prima, energía). Semivariables: en determinados tramos de la producción operan como fijos, mientras que en otros varían y, generalmente, en forma de saltos; o que están integrados por una parte fija y una variable (servicios públicos). Fijos: (estructurales) en períodos de corto a mediano plazo, son constantes, independientes del volumen de producción (alquiler de la fábrica, cargas sociales de operarios mensualizados). Existen dos categorías: 1. Costos fijos discrecionales: son susceptibles de ser modificados (sueldos, alquileres). 2. Costos fijos comprometidos: no aceptan modificaciones, son los llamados costos sumergidos (depreciación de la maquinaria) Según su identificación con alguna unidad de costeo pueden ser: Directos: se pueden relacionar o imputar, independientemente del volumen de actividad, a un producto o departamento determinado. Los que física y económicamente pueden identificarse con algún trabajo o centro de costos (materias primas, mano de obra, consumidos por un trabajo determinado). Dra. Laura Aira 5

7 Indirectos: no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino sólo parcialmente mediante su distribución entre los que han utilizado del mismo (sueldo del gerente de planta, alquileres, etc.). Un costo que es directo para una sección puede ser indirecto para otra. Los costos se convierten en asignados, ya que deben asignarse, cargarse o aplicarse a productos, procesos, trabajos u otras secciones del negocio. La asignación de los costos indirectos implica el uso de una base o índice que refleje la manera en que se utiliza el costo indirecto en secciones distintas. Como la selección de una determinada base para asignar los costos a menudo es cuestión de criterio, cuanto mayor sea la proporción de costos totales que puedan clasificarse como directos, tanto más precisos serán los costos. La mayor parte de la doctrina coincide en que la diferencia entre costos directos e indirectos es la posibilidad o conveniencia de su identificación con alguna unidad de costeo. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados, pueden ser: Históricos: se incurrieron en un determinado período (pasado). Predeterminados: son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar los presupuestos. De acuerdo con el tiempo en que se cargan a los ingresos, pueden ser: Del período: se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. Del producto: se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, sin importar el tipo de venta (a crédito o al contado). Los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un período determinado, quedarán como inventariados. Según el grado de control, pueden ser: Controlables: las decisiones permiten su dominio por parte de un responsable (nivel de producción, stock, número de empleados). Esto quiere decir que, una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. No controlables: no existe la posibilidad de su manejo por parte de un nivel de responsabilidad determinado (costo laboral). La controlabilidad se establece en orden a las atribuciones del responsable. A mayor nivel jerárquico existe un mayor grado de variables bajo su control. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. Estos costos son los fundamentos para diseñar contabilidades por áreas de responsabilidad o cualquier otro sistema de control administrativo. Según su cómputo, pueden ser: Costo contable: sólo asigna las erogaciones que demanda la producción de un bien: materias primas, mano de obra y costos indirectos de fabricación. Costo económico técnico: computa todos los factores utilizados. Agrega otras partidas que si bien no tienen erogación, sí son insumos o esfuerzos que tienen un valor económico por su intervención en el proceso: el valor locativo del inmueble propio, la retribución del empresario y el interés del capital propio. No significan egresos periódicos, sí son ingresos medidos en términos de costo de oportunidad, que Dra. Laura Aira 6

8 se renuncian a percibir por ser utilizados en provecho del propio titular de dichos factores. El costo es unidad de medición de esfuerzo de los factores de la producción destinados a satisfacer necesidades del mercado y generar ingresos para la empresa. La teoría general de los costos debe abarcar todos los procesos o etapas de la actividad, que crean riquezas y agregan valor. De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones, pueden ser: Relevantes: se modifican de acuerdo con la opción que se adopte, también se los conoce como costos diferenciales, por ejemplo: cuando se produce la demanda de un pedido especial existiendo capacidad ociosa. En este caso, la depreciación del edificio permanece constante, por lo que es un elemento relevante para tomar la decisión. Irrelevantes: son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido. De acuerdo con el tipo de costo incurrido, pueden ser: Desembolsables: implicaron una salida de efectivo, por lo cual pueden registrarse en la información generada por la contabilidad. De oportunidad: se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opción. El costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas al tomar una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de contabilidad. ser: De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad, pueden Diferenciales: son aquellos aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en la operación de la empresa: Costos decrementales: cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación. Costos incrementales: cuando las variaciones en los costos son ocasionados por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa Sumergidos: independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados. De acuerdo con su relación a una disminución de actividades, pueden ser: Evitables: son aquellos plenamente identificables con un producto o departamento, de tal forma que si se elimina el producto o departamento, estos costos se suprimen. Inevitables: son los que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa. Luego de haber tenido en cuenta todas estas clasificaciones del costo, estamos en condiciones de enumerar las principales características de los componentes Fijos y Variables del Costo de un producto o servicio: Características de los costos fijos: Dra. Laura Aira 7

9 a. Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. b. Están relacionados estrechamente con la capacidad instalada. c. Permanecen constantes en un amplio intervalo. d. Son regulados por la administración. e. Están relacionados con el factor tiempo. f. Son variables por unidad y fijos en su totalidad. Características de los costos variables: a. Son controlables a corto plazo. b. Son proporcionales a una actividad. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad. c. Están relacionados con un nivel relevante, fuera de ese nivel puede cambiar el costo unitario. d. Son regulados por la administración. e. En total son variables, por unidades son fijos. 4. OPCIONES PARA DETERMINAR EL COSTO. METODOS DE COSTEO TRADICIONAL. La Contabilidad de Costos ofrece varias opciones pero para los fines prácticos del curso, tomaremos las dos más conocidas y que en realidad son las opciones que manejan las PyMEs a la hora de adoptar un sistema de costeo, las dos opciones son: Costeo directo. Costeo por absorción. Luego las opciones para determinar el costo de lo vendido son: 1. Costos históricos: toman en cuenta los costos o precios reales, es decir los efectivamente erogados, de todos los elementos que intervienen en la producción. 2. Costos predeterminados: se calculan antes de iniciarse la producción de los artículos, éstos a su vez pueden ser clasificados en: Costos estimados: su determinación se basa en la experiencia que las empresas han obtenido en años anteriores o bien en estimaciones que efectúen los especialistas en la materia. Costos estándar: se basa en el costo que se obtendría en condiciones óptimas de fabricación, en base a investigaciones que se hacen al respecto y en las especificaciones técnicas de la maquinaria que se utiliza. Representa una medida de la eficiencia Costeo Absorbente o Total y Costeo Directo o Variable. El costeo absorbente es el sistema de costeo más utilizado para fines externos e incluso para la toma de decisiones, trata de incluir dentro del costo del producto todos los costos de la función productiva, independientemente de su comportamiento fijo o variable. El argumento en que se basa dicha inclusión es que para llevar a cabo la actividad de producir se requiere de ambos. Los que proponen este método argumentan que ambos tipos de costos contribuyeron para la producción y, por lo tanto, deben incluirse los dos, sin olvidar que los ingresos deben cubrir los variables y los fijos, para reemplazar los activos en el futuro. Los defensores del método de costeo variable afirman que los costos fijos de producción se relacionan con la capacidad instalada. El hecho de contar con una determinada capacidad Dra. Laura Aira 8

10 instalada genera costos fijos que, independientemente del volumen que se produzca, permanecen constantes en un período determinado. De ahí que para costear bajo este método se incluyan únicamente los costos variables, los costos fijos de producción deben llevarse al período, es decir, enfrentarse a los ingresos del año de que se trate, lo que trae aparejado que no se le asigne ninguna parte de ellos al costo de las unidades producidas. COSTO FIJO COSTO VARIABLE COSTO VARIABLE COSTO FIJO Las diferencias entre los métodos variable y por absorción son: 1. El sistema de costeo variable considera los costos fijos de producción como costos del período, mientras que el costeo absorbente los distribuye entre las unidades producidas. 2. Para valuar los inventarios, el costeo variable sólo contempla los costos variables, mientras que el costeo absorbente incluye a ambos. 3. La forma de presentar la información en el Estado de Resultados es diferente. 4. Bajo el método de costeo absorbente, las utilidades pueden ser cambiadas de un período a otro con aumentos o disminuciones en los inventarios. Esta diferencia, según el método de costeo que utilicemos, puede dar lugar a las siguientes situaciones: a. La utilidad será mayor en el sistema de costeo variable, si el volumen de ventas es mayor que el volumen de producción. En el costeo absorbente, la producción y los inventarios de los artículos terminados disminuyen. b. En costeo absorbente, la utilidad será mayor si el volumen de ventas es menor que el volumen de producción. En costeo variable, la producción y los inventarios de artículos terminados aumentan. c. En ambos métodos tenemos utilidades iguales cuando el volumen de ventas coincide con el volumen de producción. El costeo variable parte de los siguientes supuestos (estos supuestos son en realidad limitaciones del método): Dra. Laura Aira 9

11 a. Una perfecta división entre costos variables y fijos. b. Linealidad en el comportamiento de los costos. c. El precio de venta, los costos fijos dentro de una escala relevante y el costo variable por unidad permanecen constantes. El costeo variable es más adecuado para uso interno, y el costeo absorbente para fines externos, utilizándoselo también internamente, aunque con menor eficacia que el primero. Según la Resolución Técnica Nro. 10, la utilidad es la diferencia entre el ingreso que obtiene el ente por la venta de su producto (bien o servicio) y el costo corriente de los insumos empleados en su producción y comercialización (medidos en términos del mismo momento de la venta). El método de costeo por absorción incorpora los costos de los elementos (materiales, mano de obra y costos indirectos) a los productos, tanto sean fijos o variables. Es decir, los artículos absorben los costos de los mismos, independientemente de su comportamiento con relación al volumen de actividad. Cuando se vende la producción, se aparean ingresos y costos, y los productos no vendidos en el período de fabricación se activan en el rubro bienes de cambio hasta tanto sean realizados. En cambio, los costos o gastos de administración, comercialización y financiación, inciden exclusivamente en el período a que corresponden (devengado) El Costeo Variable y la Contribución Marginal. El costeo variable define como costo del producto a la suma de sus tres elementos, pero únicamente los variables, considerando a los fijos como un costo del período al que corresponden. Es decir, computa como costo del producto sólo el valor de los insumos que se evitarían si el mismo no se fabricara. Los artículos no vendidos se activan en el rubro bienes de cambio, pero sólo por la suma de sus costos variables. La diferencia entre las ventas y los costos variables es la contribución marginal, que se calcula de la siguiente manera: VENTAS COSTO DE VENTA (a costo variable) = CONTRIBUCIÓN MARGINAL El estado de resultados correspondiente es: Dra. Laura Aira 10

12 Ventas - Costo de ventas (variable) CONTRIBUCIÓN MARGINAL - Costos fijos UTILIDAD BRUTA - Gastos de: Administración Comercialización Financiación UTILIDAD NETA Los costos fijos de producción se consideran del período y no del producto, constituyendo una pérdida imputable al ejercicio de su devengamiento. En el sistema de Costeo por Absorción se distingue entre los costos del producto y los costos del período. Los costos del producto son aquellos que pueden identificarse con y anexarse a los productos fabricados. Los costos del período son los que no pueden asociarse con los productos y se cancelan durante el período en el cual se incurren. Los costos del período son los costos de mantener un nivel dado de capacidad para producir y vender. Los costos del producto, por otra parte, son aquellos costos que son directamente responsables del rendimiento dentro de la estructura de una capacidad estipulada. En la práctica, la segregación de los costos específicos depende no sólo de las características básicas de un costo sino también de la política administrativa y del uso que se piensa dar a la información. Las ventajas de ambos métodos son: Variable: suministra adecuada información para la toma de decisiones, especialmente de corto plazo (situación de equilibrio, análisis de sensibilidad, selección de artículos que más conviene producir, etc.). Absorción: brinda información para decisiones, generalmente de largo plazo y referidas a fijación de precio de venta, valuación de inventarios, evaluación de proyectos de inversión, etc. Las críticas más importantes al sistema de costeo directo son: 1. Es impropio eliminar los costos fijos de fabricación de los inventarios de trabajos en proceso y artículos terminados. Los costos fijos, como los variables, se registran para fabricar productos y por lo tanto deben aplicarse a tales productos. De acuerdo con esta interpretación, cuanto mayor sea la cantidad de costos que puedan anexarse a los productos, más precisa será la medición de la utilidad. 2. Aunque los costos directos son importantes en las decisiones de fijar precios a corto plazo, este método crea una tendencia a dejar de lado la necesidad de recuperar los costos fijos mediante el precio del producto, ya que la continuidad a largo plazo depende de la reposición de los activos. Dra. Laura Aira 11

13 3. Se supersimplifican las dificultades técnicas que se encuentran para establecer la variabilidad de los costos y la confiabilidad de los datos obtenidos. Los costos variables rara vez son completamente variables y los costos fijos rara vez son completamente fijos. La suposición de la variabilidad lineal más que curvilineal no es realista en la práctica. 5. COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA ECONÓMICO. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en forma lineal (en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción). La línea para los costos unitarios variables es constante y la línea para los costos unitarios fijos declina, más sensiblemente en los niveles de producción bajos, donde el efecto de las unidades agregadas sobre los costos fijos es mayor, y menos agudamente en los niveles superiores. El costo total por unidad también muestra una declinación pronunciada en los niveles inferiores debido a la influencia de los costos fijos. En economía se considera que los aumentos o disminuciones en los costos variables ocurren a un ritmo variable. Como consecuencia, en economía también cambia el costo unitario variable promedio, que es constante en contabilidad. El decremento en el costo unitario variable, que ocurre en los niveles de poca actividad, se origina debido a un aumento de la eficiencia. El aumento en el costo unitario variable ocurre en los niveles de operación muy elevados cuando se llega al punto de utilidad decreciente, en este punto ocurren embotellamientos. Los costos unitarios que resultan de los sistemas de contabilidad son costos promedio; la teoría de la economía se ocupa de los costos marginales. Un costo marginal representa el aumento en los costos totales que resulta de la producción de una unidad adicional. De acuerdo con la teoría económica, las utilidades de la empresa se maximizan en el punto en el cual el ingreso marginal, es decir, el aumento en el ingreso derivado de la venta de una unidad adicional, es igual al costo marginal. Los ingresos son una función de: las CANTIDADES VENDIDAS POR LÍNEAS DE PRODUCCIÓN, PRECIOS UNITARIOS DE VENTA Y EL MIX EN QUE PARTICIPAN LAS DISTINTAS LÍNEAS EN LA VENTA. Es decir que se deben tener en cuenta cuatro factores: i) Costo. ii) Volumen. iii) Precio. iv) Mix o Mezcla. La tendencia decreciente del costo unitario de producción, por el comportamiento de su parte fija, hace que no siempre el menor costo unitario sea representativo de la relación más favorable entre estas variables. El estudio de la variabilidad de los costos permite su aplicación en el análisis y planificación de las utilidades, separando dos conceptos de: a) Contribución Marginal. b) Punto de Equilibrio. El análisis de la contribución marginal se utiliza para determinar el efecto sobre las utilidades de cambios en: Dra. Laura Aira 12

14 Precios de venta. Cantidades vendidas. Costos fijos. Costos variables Punto de Equilibrio Clásico. El Punto de Equilibrio o Punto Muerto o Break Even Point, define el nivel de producción que iguala: VENTAS = COSTOS. Se trata de un instrumento para el análisis y decisiones de distintas situaciones de la empresa, entre ellas: volumen de producción y ventas necesarios para no perder ni ganar, planeamiento de resultados, fijación de precios, de niveles de costos fijos y variables, etc. Este Punto de Equilibrio muchas veces se denomina umbral de rentabilidad porque a partir del mismo la empresa ingresa a una zona de ganancias, mientras que por debajo, no cubre sus costos. $ PTO. DE EQUILIBRIO INGR. POR VTAS. CONO DE GCIAS. COSTO TOTAL $e COSTOS VARIABLES CONO DE PERDIDAS COSTOS FIJOS Qe Q En el gráfico ubicamos el punto donde el nivel de actividad (producción y ventas) recupera la totalidad de sus costos (fijos + variables). El objetivo principal de las compañías con costos fijos elevados (compañías de servicios públicos, hoteles, teatros, etc.) es la maximización de utilidades. Los hoteles encuentran que es económicamente rentable ofrecer tarifas reducidas en temporadas de menos turismo, siempre que los ingresos adicionales derivados sobrepasen los costos incurridos. Es decir, esta medida sólo es posible sólo en el grado en que haya un margen de contribución positivo. En las compañías con costos fijos reducidos (industria del vestido, alimenticia y artículos del hogar) debe dedicarse más esfuerzo a mejorar la relación costo precio, de manera tal que el punto de equilibrio baje y el margen de utilidad se amplíe. De acuerdo con lo que se imponga como meta u objetivo cada empresa, se puede calcular cuánto hay que vender, a qué costos y a qué precio para lograr determinadas utilidades. Con la fórmula del punto de equilibrio también se pueden cuantificar los límites de sus componentes para las decisiones necesarias para salvar a una empresa de una situación de desequilibrio. La fórmula que determina el nivel de actividad de equilibrio vincula cuatro variables: Dra. Laura Aira 13

15 Precio unitario. Costos fijos. Costos variables. Volumen de producción. Para el supuesto de que el ente esté arrojando pérdidas, se calcula la magnitud de los cambios que deberían operarse en alguna de las variables para que la empresa recupere el equilibrio. Luego, estratégicamente, se estudian las posibilidades de los mismos. El análisis de sensibilidad se basa en los siguientes pasos: 1. Determinar, sobre la base del análisis de sensibilidad, la magnitud de los cambios de cada variable. 2. Analizar la posibilidad de concreción de alguna de ellas, o la mezcla de varias. Para evaluar la factibilidad de dichas modificaciones, el administrador debe tener presente el grado de control sobre las variables a analizar. Mientras los precios y las cantidades no son controlables, porque dependen del mercado y la competencia, los costos fijos y variables presentan un mayor grado de controlabilidad, ya que una buena parte depende de la organización y eficiencia fabril. Una estrategia para incrementar utilidades y, por lo tanto, hacer bajar el precio de equilibrio, es tratar de reducir los costos variables, lo cual se logra utilizando eficazmente los recursos o insumos, o empleando materias primas de calidad y más baratas que las actualmente utilizadas. Al disminuir el costo variable, aumenta el margen de contribución. Los cambios generados en los costos variables afectan al punto de equilibrio, y básicamente a las utilidades en una forma más que proporcional. Para las empresas que no están sujetas a control de precios, resulta interesante ver las diferentes opciones del manejo de los precios de venta, su repercusión en la demanda y, por tanto, su efecto sobre las utilidades. También pueden producirse movimientos en los costos fijos de tal forma que si se incrementan, la empresa tenga que realizar un esfuerzo adicional para cubrirlos. Cuando se produce el incremento en estos costos, el punto de equilibrio se mueve hacia la derecha de la gráfica. El análisis del volumen de producción se reduce a que cualquier incremento de volumen arriba del punto de equilibrio actual representa un aumento de las utilidades, y cualquier disminución del volumen trae aparejado un decremento de utilidades. El análisis de los resultados totales de un conjunto de actividades, son una consecuencia de los parciales que arrojan cada producto, zona de ventas, etc. Se trata de determinar cuándo conviene decidir el abandono de una línea de varios artículos. Siempre en el corto plazo, bajo determinadas condiciones, no conviene el abandono de una línea de producción que arroja pérdidas, siempre que su contribución marginal sea positiva. Es decir: PRECIO DE VENTA > COSTOS VARIABLES En el único caso en que económicamente se debe resolver la supresión de una línea de producción es cuando: PRECIO DE VENTA < COSTOS VARIABLES Dra. Laura Aira 14

16 El margen de contribución es negativo porque el precio de venta no cubre los costos variables. En estos casos es necesario contar con información cualitativa: se debe analizar si la eliminación de un determinado producto afectará al mercado de otras líneas, si el traslado del personal dedicado a la producción de cierto artículo a otra área repercute en la eficiencia de la producción, en la moral del grupo, en la imagen ante los trabajadores, en eliminar un producto, etc Modelo de Punto de Equilibrio Parabólico. La información básica disponible en la empresa es la que proviene de su contabilidad y de sus estados contables que, cuando están correctamente estructurados, permiten agrupar los datos de manera tal que la información que se genere agregue valor adicional para su análisis. El caso más evidente es el que resulta del diseño de un sistema de información sobre costos a partir del uso de la información contable existente y las relaciones que el mismo permite identificar con el llamado punto de equilibrio, vinculando los recursos utilizados con los productos obtenidos o los servicios brindados. En las empresas, el punto de equilibrio es aquél donde los ingresos por ventas son iguales a los egresos generados por los costos y gastos realizados para concretar esas ventas; el llamado modelo clásico de representación de punto de equilibrio. El control de gestión debe permitir analizar la información disponible para asegurar a qué modelo de punto de equilibrio responde la empresa, ya que puede adoptar un modelo diferente como sucede en el caso del modelo parabólico. Aunque no tan conocidos, son frecuentes los casos de empresas que tienen dos puntos de equilibrio; esto sucede cuando al aumentar la cantidad vendida sus gastos crecen más rápidamente que los ingresos que generan (es el caso en el que los gastos de promoción o las rebajas de precios no alcanzan a ser compensadas por un suficiente aumento de las cantidades vendidas a un precio menor). $ Ingresos y egresos Costos Totales Área de pérdida Beneficios decrecientes Ingresos por ventas Beneficios crecientes Área de pérdida Puntos de equilibrio Área de beneficios 0 Q M Q N Q Volumen de ventas Dra. Laura Aira 15

17 6. CONTROL DE LOS STOCKS. Los métodos para la valuación del costo de los inventarios son de interés para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa. Cuando aumentan los precios y los costos, si la empresa continúa operando, el método UEPS (Ultimo Entrado Primero Salido) ofrece una cifra de utilidad real. Por otro lado, el inventario final se costea a un costo "más antiguo" (y menor). Por el contrario, si se aplica el PEPS (Primero Entrado Primero Salido), el inventario se costea con más aproximación a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo circulante) se declara con más aproximación a la unidad monetaria circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS. Debido a que existen condiciones de fluctuación de precios, ya sea en dirección ascendente o descendente, el método UEPS tiende equiparar los valores actuales de los costos del inventario con los valores corrientes, y a producir una fluctuación en la utilidad declarada de un período a otro. Durante períodos de inflación, las menores utilidades que resultan del UEPS significan una base más baja para los impuestos a la renta, una mayor relación de salarios empleados en comparación con las utilidades de los propietarios, una menor utilidad declarada para los propietarios y una menor relación de precio de venta a costo. En períodos de disminución en los precios y costos, el efecto de los métodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los precios aumentan. Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que se obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante períodos de deflación se consideran inflados. Un método adicional para asignar una cantidad monetaria a los inventarios es el método COME (Costo o Mercado, el menor). Al inventario se le asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones: 1. Los niveles de precios están disminuyendo. 2. Los inventarios están cayendo en la obsolescencia. El método COME tiende a producir una cifra menor de inventario en el balance general que los otros métodos. En el estado de resultados el método COME puede reconocer las pérdidas del inventario antes de que se vendan los artículos. Ya que este método anticipa pérdidas, pero no ganancias, también se lo considera como un método conservador Método J.I.T. (Just In Time). El creciente proceso de globalización, junto a los adelantos del transporte y de las telecomunicaciones han provocado una gran competencia global. Los adelantos tecnológicos han reducido el ciclo de vida de los productos y han incrementado la diversidad de los mismos. Ante la presencia cada vez más fuerte de productos extranjeros de alta calidad y costos bajos, los productores domésticos han sido presionados para cambiar la filosofía tradicional de mantener inventarios innecesarios. En países como la Argentina el JIT no es aconsejable, por problemas coyunturales, pero si es altamente recomendable mantener un stock mínimo que permita operar a la empresa sin generar costos excesivos en el mantenimiento de los inventarios. La filosofía JIT tiene dos objetivos: Aumenta las utilidades al eliminar los costos que generan los inventarios innecesarios. Mejora la posición competitiva de la empresa al incrementar la calidad y flexibilidad en la entrega a los clientes. Dra. Laura Aira 16

18 El JIT es una técnica cuya misión es reducir el costo de los inventarios, sin embargo, tiene un alcance más amplio, ya que impulsa la mejora de todo el proceso de producción. El fundamento de esta filosofía es diseñar las estrategias necesarias para mantener inventarios solo cuando se necesiten, lo cual conlleva a un análisis cuidadoso de compras, producción y venta. La filosofía de producir todo lo que la capacidad pueda, normalmente genera un inventario innecesario que afecta el flujo de efectivo el cual es vital por ser el recurso más escaso y con un costo muy alto. Al implantar esta filosofía de JIT se liberan fondos de inversiones no sólo de inventarios, sino de inversiones de capital y recursos humanos. Además permite obtener información de costos muy confiable, al enfocarse los administradores a monitorear los recursos y su asignación. Se imponen límites rígidos a los inventarios de materias primas, piezas y producción en proceso en todos los puntos, desde los almacenes y a través de las diversas etapas de la producción. Los beneficios que apareja la adopción de la filosofía JIT: 1) Menos inversiones en inventarios. 2) Reducciones en los costos de mantener y manejar los inventarios. 3) Reducciones en los riesgos de desuso en los inventarios. 4) Menores inversiones en espacio de fábrica para inventarios y producción. 5) Reducciones en el costo total de producción. Los beneficios de la filosofia JIT en cuanto a las Materias Primas: 1) Descuentos por cantidad, un proveedor. 2) Mejor Calidad. Otros costos son: 1) Menores costos de mano de obra, debido a una mayor eficiencia global a pesar del aumento del tiempo de paradas. 2) Reducciones de desechos y unidades defectuosas. 3) Reducciones en el trabajo rutinario de oficina. 7. METODO ABC (ACTIVITY BASED COST). Este método no tradicional parte del supuesto que las causas que generan los costos son las actividades y no los productos, y que éstos consumen a aquellas, constituyéndose las mismas en el factor vinculante con la producción. Desagrega todo el proceso fabril en el conjunto de operaciones que lo conforman y asigna los costos indirectos a cada uno de éstas. Luego, en función de las actividades que consumen los productos se le trasladan esos costos. Establecidas las actividades y sus costos, lo fundamental es determinar las causas que los originan, para luego ubicar las bases de medición de su uso y en función a las mismas, proceder a su distribución. Estos factores causales se denominan inductores de costos (cost drivers) que deben ser auténticamente representativos del motivo que ocasionan los costos de las actividades. En función de estos inductores, se establece el costo unitario que agrega cada actividad al proceso productivo. Es necesario definir el número de unidades de medición de cada actividad, y el uso que de las mismas hace cada producto en particular. Dra. Laura Aira 17

19 Este método permite calcular costos unitarios con un mejor grado de aproximación, dada la gran gama en que los mismos se desagregan. Este método de costeo constituye un avance o perfeccionamiento del tradicional sistema de distribución de los CIF. Se debe recurrir a bases para distribuir actividades comunes a distintos productos. Como una gran parte de los Costos Indirectos de Fabricación es fija e indirecta con respecto tanto a los productos como a los departamentos, su monto total tiende a permanecer constante a pesar de los cambios en el nivel de las operaciones. Sin embargo, un cambio en el nivel de operaciones puede tener un importante efecto directo sobre los CIF por unidad de producto. 8. CONCLUSIÓN COSTOS EN LAS PyMEs ARGENTINAS. Las PyMEs Argentinas descuidan el control de los costos operativos y de producción como alternativa para crear ventajas sobre la competencia (liderazgo en costos), y para incrementar o mantener el margen de utilidad de la empresa, cuando los ingresos son constantes o difíciles de incrementar. Muchas veces esto se debe a que los gerentes desconocen las verdadera causas por las cuales la empresa incurre en costos, ello induce a la toma de decisiones y al control de costos de manera inadecuada, así como a reducciones arbitrarias, que atentan contra la calidad y/u operatividad de la empresa, tal vez porque atacan los síntomas y no las verdaderas causas de dichos costos. Tradicionalmente la variable que explicó los cambios del nivel de costos por unidad es el volumen. El comportamiento de los costos frente a los cambios en el nivel de actividad económica, referida esta a la cantidad de unidades producidas y/o vendidas, ha sido uno de los criterios más importantes de clasificación de costos utilizado especialmente por las Pymes hasta hoy para la planeación y el control. Esta clasificación se basa la teoría de los costos desarrollada por la Economía, en la cual los costos de cualquier empresa están determinados por el precio de los insumos utilizados y por la eficiencia en la asignación de dichos insumos en el proceso productivo, por ello la función de costo total esta determinada por la sumatoria de la cantidad de todos los insumos de costo fijo y la cantidad de insumos de costo variable. CURVAS DE COSTOS COSTOS (Bs.) VOLUMENES DE PRODUCCION CF CV CT Fuente: Muñoz y Maldonado, 1993: 184. Dra. Laura Aira 18

20 En la teoría económica también surge el concepto de costo medio y costo marginal, el primero relaciona el costo total de producción con el volumen de producción o nivel de actividad desarrollado por la empresa, el segundo se presenta como el cambio sufrido por el costo al incrementarse en una unidad el volumen de producción. Al relacionarse gráficamente ambos conceptos, surge una conocida relación entre el comportamiento de las curvas utilizadas para el control de los costos, el cual indica que cuando las curvas de costo total medio (CTM), costo fijo medio (CFM) y costo variable medio (CVM) aumentan, la curva del costo marginal (Cma) se sitúa por debajo de ellas, y cuando las curvas de costos medios comienzan a crecer la curva de Cma se ubica por encima, pero cuando la curva marginal intersecta a la curva de costo medio total (CMT) éste último está en su menor valor, lo cual indica a las empresas ubicar su volumen de producción o de actividad en ese nivel para minimizar la función de costo total. CURVAS DE COSTOS MEDIOS Y COSTO MARGINAL 50 COSTOS (Bs.) CMF CMV CMT Cma VOLUMEN DE PRODUCCION Fuente: Muñoz y Maldonado, 1993: 184. La tradicional clasificación de los costos, en fijos, variables y mixtos tiene grandes limitaciones. Basado en la variable tradicional que explica los cambios en los costos por unidad (el volumen), se diseño el modelo denominado costo - volumen - utilidad, o punto de equilibrio y el análisis del margen de contribución, ambas herramientas de planeación y toma de decisiones de la contabilidad de gestión tradicional, utilizadas por algunas Pymes. El modelo del punto de equilibrio presenta muchas suposiciones, cuestionadas como debilidades, entre las cuales se destaca: el hecho de que los precios de venta no varían para diversos niveles de actividad, más aún si se considera el escaso poder de negociación frente a los clientes que tienen las Pymes; supone la linealidad perfecta en el comportamiento de los costos variables y de los ingresos frente al nivel de actividad; la inexistencia de inflación; y la omisión del valor del dinero en el tiempo y de los flujos de efectivo. En las decisiones financiera de las Pymes, estas dos últimas variables son básicas para evaluar la continuidad operativa y solvencia a corto plazo, dada las limitación que presentan para la obtención rápida de créditos a condiciones favorables o la indisponibilidad de recursos propios. El costo depende de muchos factores interrelacionados de forma compleja. Comprender la interrelación que opera en determinada situación es la mejor manera de explicar el comportamiento de los costos, con vías a controlarlos. Dra. Laura Aira 19

21 Los primeros son factores estructurales de los cuales depende la estructura de costos de largo plazo de la empresa, y se clasifican en escala, experiencia, extensión, tecnología, y complejidad. Los factores operacionales, que explican el comportamiento de los costos, son definidos por los procesos ejecutados en la organización, dentro de éstos se ubican: la capacidad de producción, compromiso del grupo, distribución de planta, diseño del producto, lazos con los proveedores y clientes, filosofía de calidad total a nivel del producto y el proceso. Las razones por las cuales se considera como causales de costos los factores estructurales y operacionales son lógicas. El factor estructural escala se expresa como la cuantía de la inversión realizada en las distintas áreas operativas de la empresa en maquinaria, materia prima, contratación de personal, etc. El causal experiencia, se evidencia en los niveles de desempeño de la mano de obra directa y se relaciona en parte con la curva de aprendizaje. El causal de distribución de planta se explica porque de ésta depende el tiempo, tipo de traslados, de manipulación de materias primas y productos en proceso, y la cantidad de mano de obra utilizada en ello. Del diseño del producto dependen los costos de ensamble, inspección o pruebas, entrega, servicio postventa y otros. Del compromiso de grupo obedece el tiempo de procesamiento y traslados, el nivel de productos defectuosos, de quejas, garantías y reclamos de clientes de la empresa. De los lazos con proveedores y clientes depende el nivel de créditos, comisiones, descuentos y precios negociados con los mismos así como mecanismos y trabajos de entrega, desembarques y embarques. De la adopción de la filosofía de calidad total se sujeta el nivel de los costos de fallas internas (desperdicios, desechos, producción dañada y reprocesamiento de producción defectuosa) y de fallas externas (garantías, devoluciones y demandas). Es importante, para lograr ventajas competitivas en cuanto a control de costos y por ende reducción de los mismos y diferenciación de productos, llegar a cuantificar cada una de las causales de costos, ello puede ser posible con la ayuda de indicadores no financieros. Lo que se intenta cuantificar son las variables que miden los distintos causales de costos y tratar de recolectarlos para medir el comportamiento de los costos en función de éstos, lo cual resulta de gran utilidad para la toma de decisiones empresariales que en muchas oportunidades versan en intercambios de causales de costos donde se tienen que evaluar para determinar las más favorables en cuanto a costos. La maximización en el comportamiento de éstas variables, que intentan cuantificar los causales de costos, no necesariamente es beneficioso para las empresas; algunas veces las ventajas reflejadas en algunos de éstos indicadores representan desventajas en otros. Por ejemplo, si una empresa trata de reducir costos acortando en un minuto el tiempo que tardan los empleados en atender al cliente, esta estrategia puede convertirse en el mediano plazo en inadecuada, ya que, los clientes pueden volverse insatisfechos por la baja atención prestada y, en consecuencia, aumentar el número de quejas y devoluciones. La medición del impacto conjunto de varios causales (experiencia, escala, complejidad y otros) sólo podría ser representado a través de un modelo matemático complejo, donde se conjugan logaritmos y funciones exponenciales para poder medir las relaciones; sin embargo los análisis sencillos, donde se consideran sólo un causal frente al comportamiento de los costos mediante una función lineal son bastante útiles para las PyMEs. Lo importante es que de dichos análisis se generen ideas. Por lo anterior se puede recomendar que para cada causal de costos debe existir un análisis individual de costos, dado que los causales no tienen la misma importancia para empresas de diversos tamaños, ramos y que el comportamiento de cada uno frente a los costos no es el mismo. Dra. Laura Aira 20