Flota Occidental VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS

Transcripción

1 Página: 1 de 9 1. OBJETIVO Y ALCANCE Establecer los requisitos para la vinculación y desvinculación de vehículos y propietarios vinculados a la empresa. Desde la solicitud de cupo del cliente, su vinculación, hasta la desvinculación por parte del Ministerio de Transporte. 2. DEFINICIONES ASEGURABILIDAD INMEDIATA (Fondo de Siniestros): Seguro que paga el propietario lo puede hacer de dos maneras: 1) asegurado de manera inmediata: es opcional consignando 3 meses anticipados al fondo de siniestros una vez ingresa; 2) asegurado después del 3 mes: se comienza a descontar mensualmente quedando asegurado después del 3 mes. CARTA CUPO: Formato para solicitar disponibilidad de cupo ante el Ministerio de Transporte. POLIZA RCC: Póliza de responsabilidad civil contractual. POLIZA RCE: Póliza de responsabilidad civil extracontracontral. 3. GENERALIDADES 3.1 Cada vez que se acepte una vinculación se abre una carpeta con el formato correspondiente: Si se trata de vehículo nuevo se utilizará el formato 7VA-RG-03, Documentos y requisitos para vinculación vehículo nuevo, versión vigente. Si se trata de una vinculación por cambio de empresa 7VA-RG-04, Documentos y requisitos para cambio de empresa, versión vigente. Si se trata de un cambio de propietario de un vehículo vinculado en la misma carpeta del carro se anexa el formato 7VA-RG-05 Documentos y requisitos para cambio de propietario a vehículo vinculado, versión vigente. Si el vehículo se va a desvincular en la misma carpeta se anexa el formato 7VA-RG- 06; Documentos y requisitos para desvinculación de vehículo, versión vigente. Se verifica que cumpla con los requisitos estipulados en cada formato.

2 Página: 2 de Para los trámites de tarjeta de Operación cuando se trata de: Tarjeta de operación vehículo nuevo: La empresa debe utilizar el formato del Ministerio de Transporte, anexando los documentos de la tabla #1: Tabla # 1 Requisitos, Tarjeta de Operación Vehículo nuevo DOCUMENTOS A ANEXAR VEHÍCULO NUEVO 1.Comprobante de pago(colilla grande) 2. Solicitud de empresa(original) 3. Certificación de contrato (original) (fecha de la tarjeta de propiedad). 4. Fotocopia licencia de tránsito 5. Fotocopia seguro obligatorio Accidentes de Tránsito. 6. Certificación póliza Responsabilidad Civil Extracontractual 7. Certificación póliza Responsabilidad Civil Contractual 8. Agregarlo en el Sistema Atlas de vehículos Tarjeta de operación en caso de renovación perdida o modificación: Se anexan los documentos de la tabla #2, se debe radicar ante el Ministerio 15 días hábiles antes del vencimiento de la fecha de la tarjeta, en caso de presentarse vencimiento no debe operar el vehículo. Tabla # 2 Requisitos renovación, perdida o modificación Tarjeta de Operación DOCUMENTOS A ANEXAR RENOVACIÓN PERDIDA Ó MODIFICACIÓN 1.Comprobante de pago(colilla grande) 2. Solicitud de empresa(original) 3. Certificación de contrato(original) 4. Fotocopia licencia de tránsito 5. Fotocopia tarjeta de operación anterior. 6. Fotocopia seguro obligatorio Accidentes de Tránsito. 7. Certificación póliza Responsabilidad Civil Extracontractual 8. Certificación póliza Responsabilidad Civil Contractual 9. Certificado de Revisión Técnico- Mecánica (si el vehículo tiene más de dos años de funcionamiento).

3 Página: 3 de Tarjeta de operación en caso de cambio de empresa o modalidad: Se anexan los documentos de la tabla #3. Tabla # 3 Requisitos Tarjeta de Operación por cambio de empresa o modalidad DOCUMENTOS A ANEXAR CAMBIO DE EMPRESA O MODALIDAD 1.Comprobante de pago(colilla grande) 2. Solicitud de empresa(original) 3. Certificación de contrato(original) 4. Fotocopia licencia de tránsito 5. Fotocopia seguro obligatorio Accidentes de Tránsito. 6. Certificación póliza Responsabilidad Civil Extracontractual 7. Certificación póliza Responsabilidad Civil Contractual 8. Certificado de Revisión Técnico- Mecánica 9. Desvinculación: Mutuo Acuerdo, Resolución ó certificación empresa anterior. 10. Paz y salvo Empresa saliente(original) 11. Ingresar en el Sistema Atlas Renovación de Tarjeta de Operación La empresa está en la obligación de tramitar cada 2 años la renovación de la tarjeta de operación, es responsabilidad del Jefe Técnico Operativo gestionar lo necesario para que el Vinculado presente oportunamente los documentos. En este lapso la empresa estudiará los mecanismos para desvincular aquellos vehículos que no estén en óptimas condiciones o cuyo modelo no esté de acuerdo con las políticas de la empresa. 3.3 Mecánica de rodamiento El Plan de rodamiento es publicado quincenalmente en las carteleras. Diariamente se publica en un tablero de cada agencia de origen, la programación del rodamiento del día y en caso de presentarse algún cambio, se avisa oportunamente. Cuando se presenta un cambio en el rodamiento debe ser justificado, si se detecta un falso el reporte por parte del conductor, el Jefe Técnico Operativo tomará las medidas que correspondan según el caso. 3.4 Mecánica de liquidación La empresa paga al propietario el valor de la tiquetería entregada, deduciendo los valores por:

4 Página: 4 de 9 Seguro de $100 (Cien pesos) por tiquete Comisión a la empresa Fondo de reposición Agremiaciones Relevo Fondo de siniestros Anticipos de liquidación Otros costos y gastos que por ley tiene que realizar la Empresa. Y todos los gastos y costos correspondientes a la operación del mismo, discriminándolos en el extracto anexo al pago, como son (vales, facturas, salarios, dotaciones). 3.5 Control del proceso: Actualizar el sistema atlas para los diferentes casos: vinculación, desvinculación y documentos del vehiculo en general, cada mes el Jefe Técnico deberá sacar un listado por fecha de los documentos a vencer y actualizarlos tanto física como en el sistema Atlas. 3.6 Requisitos de vinculación vehículo nuevo: Los documentos que deben soportar son: Diligenciar solicitud de ingreso propietario vehículo 7VA-RG-01, Solicitud ingreso propietario de vehículo, versión vigente. Si él afiliado es nuevo debe anexar: Fotocopia de la cédula de propietario y/o propietarios al 150%, dos cartas de referencia por propietario (personal ó comercial). Foto 3x4 fondo azul. Solicitud de cupo ante el Ministerio de Transporte. Si el vehículo no es último modelo se solicita Contrato de compraventa. Fotocopia de venta del chasis y carrocería. Fotocopia de la ficha de homologación chasis y carrocería del vehículo. Copia de la declaración de importación o manifiesto de aduana. Oficio del Ministerio de Transporte de disponibilidad de capacidad transportadora. Tarjeta de Operación El Jefe Técnico Operativo debe vincular el vehículo a las pólizas RCC Y RCE Se debe firmar el contrato como signo de aceptación El afiliado debe entregar 4 fotos del vehículo (frontal, lateral, trasera e inferior) El Jefe Técnico Operativo diligencia el formato 7VA-RG-02 Recepción de vehículos, versión vigente Si él afiliado es nuevo debe realizar la apertura de cuenta Consignación de fondos de siniestro 3 meses anticipados y/o solicitar la no inclusión a este si el vehículo cuenta con seguro todo riesgo.

5 Página: 5 de Requisitos de vinculación vehículo usado (Cambio de empresa): Los documentos que deben soportar son: Diligenciar solicitud de ingreso propietario vehículo 7VA-RG-01, versión vigente. Si él afiliado es nuevo debe anexar: Fotocopia de la cédula de propietario y/o propietarios al 150%, dos cartas de referencia por propietario (personal ó comercial). El afiliado debe: anexar el contrato de compraventa (si hay cambio de propietario en la tarjeta de propiedad), original de paz y salvo de la empresa anterior, original de desvinculación de la empresa anterior, revisión técnico mecánica y gases al día. Fotocopia del SOAT vigente. La empresa debe: entregar la carta de aceptación al propietario, solicitar la tarjeta de operación cumpliendo los requisitos estipulados en la tabla # 3 requisitos tarjeta de operación cambio de empresa. El afiliado debe: entregar 4 fotos del vehículo (frontal, lateral, trasera e inferior), diligenciar el formato de recepción, realizar apertura de la cuenta solo si es afiliado nuevo, firmar el contrato, realizar la solicitud de consignación fondos de siniestros por tres meses anticipados si se acoge a la asegurabilidad inmediata. 3.8 Cambio de propietario dentro de la empresa Los documentos que deben soportar son: Diligenciar solicitud de ingreso propietario vehículo 7VA-RG-01, versión vigente. Si él afiliado es nuevo debe anexar: Fotocopia de la cédula de propietario y/o propietarios al 150%, dos cartas de referencia por propietario (personal ó comercial). La empresa debe: generar el paz y salvo, carta de aceptación al nuevo afiliado, certificado cesión de derechos de contrato. El afiliado debe: legalizar el traspaso ante tránsito cuenta con 45 días para este trámite y aportar la fotocopia de la tarjeta de propiedad, para poder firmar el contrato, dar apertura a la cuenta si es nuevo. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Vinculación El cliente solicita cupo. Se verifica la disponibilidad del cupo. Se cita a entrevista inicial donde se solicitan requisitos para afiliación. Cumplir con los requisitos 3.6,3.7,3.8 según el caso.

6 Página: 6 de 9 Se solicitan documentos al día del vehículo (SOAT, tarjeta de propiedad, certificado RTM y ambiental, movilización según el caso). Cuando se aprueba el cambio de empresa, se hace la solicitud del Fondo de Reposición de la anterior empresa por parte del jefe administrativa y financiera. Simultáneamente se presenta a Gestión Humana para que cumpla el proceso de selección del conductor del vehículo. Se firma contrato y pagaré con carta de autorización como acuerdo de vinculación entre vinculado y organización. Se hace consignación de trámites al Ministerio. Se incluye en el Plan de mantenimiento. Se incluye en el Plan de rodamiento en la siguiente quincena. Se incluye en el sistema atlas 4.2 Desvinculación El Vinculado solicita retiro. Solicita Paz y Salvo por escrito, se emite 2 meses después si es para retiro del vinculado, si es para traspaso se hace inmediatamente previa verificación contable. Se solicita carta de aceptación de la empresa donde se va a vincular, o cancelación de matrícula. Desvinculación de la empresa ante el Ministerio. Retiro de planes de rodamiento y mantenimiento. La desvinculación puede ser rechazada si esta supera el limite mínimo o máximo de la capacidad transportadora. La desvinculación administrativa se da cuando se incumplan las cláusulas del contrato. En caso de desvinculación se debe retirar en el sistema atlas. 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL Numeral /Párrafo/Figura/Tabla/Nota 2. DEFINICIONES (S) Adición (A) o (S) Suspensión Texto Modificado DTR: Dirección territorial Risaralda son formatos adoptados por la territorial (S) el formato del Ministerio de Transporte (S) Se utiliza el formato del Ministerio de Transporte, anexando los documentos de la tabla #3.

7 Página: 7 de A 3.6 (S) Otros costos y gastos que por ley tiene que realizar la Empresa. Dos (2) referencias personales cuando el propietario se esté vinculando por primera vez a la empresa A Consignación de fondos de siniestro 3 meses anticipados y/o solicitar la no inclusión a este si el vehículo cuenta con seguro todo riesgo. 3.7 A Fotocopia del SOAT vigente. 4.1 (S) Se solicitan documentos al día del vehículo (SOAT, tarjeta de propiedad, certificado RTM y ambiental, técnico mecánica, movilización según el caso). Cuando se aprueba el cambio de empresa, se hace la solicitud del Fondo de Reposición de la empresa que proviene de la empresa anterior por parte de la jefe administrativa y financiera. Realizar inducción al afiliado y entregar folleto. 6.RESPONSABILIDADES A 6. Hacer cumplir la normatividad vigente por la ley y políticas de la empresa. 6. ANEXOS NOMBRE DEL DOCUMENTO SOLICITUD DE INGRESO PROPIETARIO VEHÍCULO RECEPCION DE VEHICULOS DOCUMENTOS Y REQUITOS PARA VINCULACIÒN VEHICULO NUEVO DOCUMENTOS Y REQUITOS PARA CAMBIO DE EMPRESA DOCUMENTOS Y REQUITOS PARA CAMBIO DE PROPIETARIO A VEHICULO VINCULADO DOCUMENTOS Y REQUITOS PARA DESVINCULACION DE VEHICULOS. SOLICITUD DE VINCULACIÓN DIRIGIDA AL MINISTERIO CÓDIGO 7VA-RG-01 7VA-RG-02 7VA-RG-03 7VA-RG-04 7VA-RG-05 7VA-RG-06

8 FOTOCOPIA DE FACTURA DE CHAS Y CARROCERÍA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN FICHA TÉCNICA DE HOMOLOGACIÓN OFICIO DEL MINISTERIO CON DISPONIBILIDAD CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA TRÁMITE DE MATRÍCULA OFICIO A LA ASEGURADORA PARA INCLUIRLO EN LAS PÓLIZAS CONTRATO PAGARÉ Y CARTA DE AUTORIZACIÓN SOLICITUD AL MINISTERIO DE TARJETA DE OPERACION TARJETA DE PROPIEDAD PÓLIZAS CONGNACIÓN COPIA DE TARJETA DE OPERACION DESVINCULACIÓN ANTE MINISTERIO Página: 8 de 9 7. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Jefe Técnico Operativo Coordinadora de Calidad RESPONSABILIDADES 1. Renovar las tarjetas de operación del parque automotor de la empresa. 2. Incluir en el plan de rodamiento los vehículos que ingresan. 3. Sacar del plan de rodamiento los vehículos que se desvinculan. 4. Garantizar que los afiliados entiendan las políticas internas sobre mantenimiento, rodamiento, liquidación. 5. Garantizar el cumplimiento de este procedimiento, en caso de no tener vigencia solicitar actualización ante el Sistema de Gestión de Calidad. 6. Hacer cumplir la normatividad vigente por la ley y políticas de la empresa. 6. Realizar cambio al documento en caso de ser solicitado.

9 Página: 9 de 9 REVISADO POR: Jefe Técnico Operativo APROBADO POR: Gerente