AREA DE SERVICIOS LOGISTICOS PROCESO DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

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1 Manizales, 29 de Abril de 2015 AREA DE SERVICIOS LOGISTICOS PROCESO DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS CONDICIONES GENERALES PARA LA VENTA DE EXCEDENTES DE ALMACEN Fecha de Publicación Página Web CHEC: Jueves, 30 de Abril 2015 Fecha de Publicación Diario La Patria: Viernes, 01 de Mayo 2015 Fecha de Cierre y Apertura: Jueves, 07 de Mayo 2015 a la 10:00 am Fecha de Notificación de Resultados: Martes, 12 de Mayo 2015 OBJETO: La Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC está interesada en vender al mejor postor todos los excedentes de Almacén de los lotes 1 al 3 que resulten, bajo la modalidad de contrato con vigencia de un año, que se irá ejecutando a medida que resulten los materiales objeto del contrato; y por una sola vez los elementos correspondientes a los lotes 4 al 7. El o las personas a quienes se les acepte la oferta, se comprometen con la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. a comprar los excedentes para los cuales oferten, y a los precios ofertados. En caso de incumplimiento se hará efectiva la póliza constituida para el efecto. Los materiales relacionados en el formato de oferentes corresponden a Excedentes de Almacén que normalmente se reciben, sin que esto indique compromiso por parte de la Empresa de que estos resulten en su totalidad y/o por determinada periodicidad. Favor enviar su oferta teniendo en cuenta las siguientes condiciones: 1. Los oferentes deberán adjuntar a la oferta económica los siguientes documentos: Personas Naturales: fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente, copia del RUT vigente, certificado de experiencia (excepto para los Lotes 6 y 7), certificado de visita de inspección física de los materiales, documento donde se describe el procedimiento de manejo del material inservible, póliza de seriedad y recibo de pago de esta. Personas Jurídicas: fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, certificado de Cámara de Comercio, copia del RUT vigente, certificado de experiencia (excepto para los Lotes 6 y 7), certificado de visita de inspección física de los materiales, documento donde se describe el procedimiento de manejo del material inservible, póliza de seriedad y recibo de pago de esta.

2 2. Las ofertas deben presentarse utilizando el formato Formulario de oferentes anexo, el cual deberá ser diligenciado en su totalidad con letra a computador o maquina de escribir. Deben presentarse sin borrones, tachaduras o enmendaduras que puedan afectar sus características, cantidades, valores ofertados o en general que induzcan a dudas con respecto a las condiciones de la oferta. Las ofertas presentadas con formato diligenciado a mano no se tendrán en cuenta. 3. Pueden presentar oferta para uno o varios de los lotes mencionados, contenidos en el formulario que se entrega para la presentación de la oferta en las condiciones estipuladas por la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. Para todos los lotes se debe ofertar por todos los ítems del lote en que se este interesado. De no cumplir con este requisito la oferta no será evaluada. 4. Respecto del lote 6, se debe ofertar un valor por cada ítem contenido dentro del lote. Se aceptará la oferta cuya sumatoria de cada uno de los Items sea mayor. 5. Para los lotes en que se presente empate se dirimirá por sorteo entre los oferentes a través de balotas, el cual se realizará en un día concertado con los que hayan empatado posterior a la apertura de ofertas dejando constancia en el acta. 6. En caso de presentarse más de una oferta de una misma persona por el mismo lote la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC se abstendrá de tener en cuenta dichas ofertas, por lo tanto no serán objeto de evaluación. 7. El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por cada lote, tomada entre particulares expedida por una compañía de Seguros legalmente establecida en el país o podrá presentar la POLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en el puesto de la compañía de Seguros del Estado S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC de la Estación Uribe, teléfono extensión El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja) expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente y a favor de Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC por un valor de: Lote Categoría Valor Asegurado Amparo de Seriedad de la oferta 1 Medidores Transformadores monofásicos Transformadores trifásicos Cable Aluminio Aislado Cable Aluminio Desnudo Muebles Caja Fuerte La vigencia de la garantía será mínimo de sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de la oferta.

3 La póliza garantizará a la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC el pago de perjuicios causados por el no cumplimiento del oferente. Con el amparo mencionado se da cobertura entre otros, a los siguientes riesgos: No mantener las condiciones de la oferta por parte del oferente Garantizado. El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las ofertas, sin la autorización o aprobación escrita de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC 8. Una vez notificada la aceptación de la oferta y firmado el contrato, el oferente aceptado tendrá un plazo de 5 (cinco) días hábiles para presentar las pólizas exigidas en el contrato, y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de esta solicitud de ofertas y por los valores que a continuación se expresa: Póliza de Cumplimiento por un valor asegurado de: Lote Categoría Valor Asegurado Amparo de Cumplimiento de la oferta 1 Medidores Transformadores monofásicos Transformadores trifásicos La vigencia de la póliza será por el término contractual y noventa (90) días más. 9. Dentro de las actividades propias y derivadas del objeto de compraventa de excedentes de almacén, el oferente favorecido deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la política ambiental de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC y de manera estricta, a la normatividad ambiental vigente que le aplique a las actividades que se deriven de la transacción comercial y manejo del material inservible, donde proceda este protocolo. El oferente deberá entregar con su oferta, un documento donde se describe el procedimiento de manejo del material inservible, presentado en la oferta, será de estricto cumplimiento, por lo tanto el Macroproceso de Gestión Ambiental de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC podrá hacer seguimiento, mediante visitas de inspección a las instalaciones del oferente favorecido en las que se verificará dicho cumplimiento en caso de que el proceso de aprovechamiento de los materiales genere algún residuo ordinario o peligroso, se requiere un certificado de la disposición final de que se realice, donde proceda este protocolo. El procedimiento para el manejo del material inservible, se refiere a la descripción detallada de la gestión de todos los residuos desde el retiro de las instalaciones de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC hasta su introducción al sistema productivo; entiéndase procedimiento para cada lote ofertado, donde proceda este protocolo.

4 10. El oferente deberá adjuntar a su oferta copia del Acta de Visita de inspección de los materiales, en el que conste el nombre del representante legal o delegado que fue autorizado para efectuar la visita como requisito para que la oferta sea evaluada. Los excedentes de venta de almacén se mostraran UNICAMENTE a los interesados los días 04, 05 y 06 de Mayo del año 2015 entre las 14:00 y las 17:00 horas en las oficinas del Equipo de Trabajo Administración de Inventarios en la Estación Uribe en Manizales Km 1 vía a Chinchiná siendo acompañados por el profesional Luis Eduardo García Luna. Los oferentes deben tener en cuenta que en la Empresa se realizan controles previos para el ingreso, razón por la cual se debe llegar con la antelación suficiente de forma tal que no se presenten dificultades para la entrega oportuna de la oferta. Los oferentes que no se presenten para esta fecha y en la hora indicada no se tendrán en cuenta. 11. El oferente deberá adjuntar a su oferta, cuando ello aplique, una certificación escrita expedida por la (s) persona (s) jurídica (s) con quien se ha tenido negociaciones en lo últimos 2 años en la compra de materiales similares a los que son objeto de esta convocatoria, la cual debe contener la siguiente información: el monto de la negociación, la fecha y los elementos que fueron adquiridos. Lo anterior como requisito para que la oferta sea evaluada. En caso tal que la experiencia obtenida allá sido en CHEC será suficiente la manifestación escrita que haga el oferente de tal situación, para lo cual debe en lo posible, citar el número del contrato o facturas de venta. El haber tenido experiencia y no manifestar el número del contrato o facturas de venta no generara el rechazo de la oferta. 12. De los lotes ofertados el único que debe incluir el valor del IVA es el numero 1 (Medidores inservibles), los demás lotes van excluidos de IVA por cuanto corresponde a venta de bienes que no enajena la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. en el giro ordinario de su actividad. Lo anterior de conformidad al artículo 60 y 420 del Estatuto Tributario. En el campo valor a ofertar del formato Formulario de oferentes anexo tener presente que se debe ofertar con el IVA incluido solo el lote Nro Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre del proceso, en la urna de las oficinas del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios ubicada en el primer piso del edificio 1 de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC en la Estación Uribe (ciudad de Manizales). La Empresa no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada. Los oferentes deben tener en cuenta que en la empresa se realizan controles previos para el ingreso, razón por la cual se debe llegar con la antelación suficiente de forma tal que no se presenten dificultades para la entrega oportuna de la oferta. 14. La apertura de las ofertas tendrá lugar en las oficinas del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios ubicada en el primer piso del edificio 1 de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC en la Estación Uribe (ciudad de Manizales). En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados quienes deberán presentar autorización escrita por parte del oferente. 15. En todo caso, la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente

5 procedimental o documental. Con todo la CHEC se reserva el derecho de no adjudicar ninguno de los lotes si las ofertas presentadas no son convenientes para los intereses de la empresa. 16. Si se presenta una sola oferta bien sea para un solo lote o para la totalidad de los lotes, ésta podrá aceptarse al oferente que la presentó siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de oferta y se ajuste a los intereses de la empresa. 17. Los oferentes favorecidos se deben comprometer con que todo el personal que se destine para las labores de cargue de todos los elementos deberán estar debidamente afiliados a riesgos profesionales, ya que para su ingreso a cualquiera de nuestras instalaciones deben presentar certificado vigente que lo acredite. De igual forma, el oferente favorecido deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal requeridos para la labor tales como: gafas de acuerdo a la actividad, casco de seguridad clase G tipo 2, guantes (vaqueta o nitrilo) y botas de seguridad (con o sin puntera dependiente de la actividad), así como elementos para contener derrames de acuerdo al producto objeto del contrato lo cual es responsabilidad directa del oferente favorecido. Está terminantemente prohibido ingresar a nuestras instalaciones sin el uso de los elementos de protección personal. En caso que se incurra en esto será suspendida la actividad y se notificara de inmediato al oferente favorecido situación que podrá generar un incumplimiento a lo establecido dentro de los términos. El oferente favorecido deberá acatar en cualquier instancia las disposiciones y recomendaciones del Proceso Seguridad y Salud en el trabajo de CHEC. 18. Una vez notificado el oferente favorecido sobre la existencia del saldo de excedentes de Almacén, este tiene un plazo de cinco (5) días hábiles para retirar de las instalaciones de la Estación Uribe o del sitio indicado por la empresa en cualquier municipio de Caldas en el estado en que se encuentren y se dejará constancia escrita de la entrega. La fecha para el retiro del material será programada por parte del coordinador del Proceso de Administración de Inventarios mediante correo electrónico previa comunicación telefónica. Para el caso de los lotes 1 al 3, el incumplimiento del plazo para el retiro del material, se sancionará haciendo efectiva la póliza de cumplimiento. Para el caso de los lotes 4 al 7, si pasados los 5 días paras el retiro, sin que este se haya hecho ya sea de forma total o parcial, la CHEC podrá disponer de este material por entenderlo abandonado por el oferente favorecido. 19. Una vez retirados los elementos de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC esta no asume ninguna responsabilidad por daños a terceros que se llegaren a ocasionar en cualquier evento, deterioro u otras circunstancias que se presenten en el transporte del producto. 20. Para el caso de los lotes 4 y 5 (Cables de Aluminio) se deben retirar las cantidades totales independientemente del calibre especificado. 21. Se debe retirar el material objeto de venta independientemente del volumen, cantidades existentes y estado del producto.

6 22. Para retirar los excedentes de Almacén aceptados para la venta deberá presentar recibo de consignación a favor de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC por el 100% del valor de la compra de acuerdo con la factura generada en: la cuenta corriente N del Banco Davivienda o realizar el respectivo pago en las oficinas de Tesorería de la Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. CHEC en la Estación Uribe Manizales. 23. En caso de no retirar los materiales en el tiempo indicado, se aplicará lo dispuesto en el numeral 18 y no podrá participar en futuras ventas hasta por dos (2) años contados a partir de la fecha del incumplimiento y se aceptará la segunda mejor oferta. Dada la circunstancia anterior, se llamará y aceptará la segunda mejor oferta presentada. Si el segundo mejor oferente no acepta la suscripción del respectivo contrato, se hará igualmente efectiva la póliza de seriedad y se llamará a una nueva convocatoria.