BASES PARA LA COTIZACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA EXTERNA DEL FIDEICOMISO PARA EL DESARROLLO RURAL GUATE INVIERTE

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1 Guatemala, 9 de Febrero del BASES PARA LA COTIZACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA EXTERNA DEL FIDEICOMISO PARA EL DESARROLLO RURAL GUATE INVIERTE 1 de 7

2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El Fideicomiso para el Desarrollo Rural -GUATE INVIERTE-, es un ente jurídico administrado por Financiera G&T Continental, S.A., organizado según las leyes mercantiles de Guatemala, cuyo fideicomitente, es el Estado de Guatemala, a través del Ministerio de Agricultura, Ganaderia y Alimentacion, constituido con la finalidad principal de otorgar garantia de pago sobre préstamos destinados a financiar proyectos económicos que generen desarrollo en las areas rurales del Pais; así mismo dentro de sus finalidades también otorga apoyos a proyecto productivos en el área rural del país. El fideicomiso fue constituído en el mes de julio del OBJETIVO De conformidad con lo establecido en la escritura pública de constitución del Fideicomiso, toda actividad del Fiduciario estará sujeta a un procedimiento de Auditoría Externa Anual, realizada por una firma de Auditoría de reconocido prestigio; teniendo como finalidades principales, las siguientes: a) Verificar que el Fiduciario, Consejo Directivo y Director Ejecutivo del Fideicomiso actúen con apego a las leyes del país, a la escritura de fideicomiso y sus reglamentos respectivos, así como las disposiciones del Consejo Directivo; b) Verificar que los fondos del Fideicomiso están siendo utilizados para las finalidades establecidas en la escritura de constitución del Fideicomiso; c) Que han sido prestados a cabalidad todos los servicios contratados y pagados por el FIDEICOMISO; y si los mismos responden a los criterios de máxima eficiencia y son absolutamente necesarios para que los fines establecidos en la escritura de constitución del fideicomiso se cumplan. ALCANCES DE LA AUDITORÍA Los alcances del servicio de autoría, están establecidos en el Reglamento denominado REGLAMENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL TRABAJO DE LA AUDITORÍA EXTERNA DEL FIDEICOMISO PARA EL DESARROLLO RURAL GUATE INVIERTE., el cual establece entre otros : 2 de 7

3 PRINCIPALES FUNCIONES DE LA AUDITORÍA EXTERNA. Aparte de las funciones que establece la escritura de constitución del fideicomiso, la Auditoría Externa tendrá las siguientes funciones y actividades. a) Evaluar el sistema de control interno de las áreas a examinar, incluyendo el cumplimiento de los Reglamentos Internos aprobados por el Consejo Directivo del Fideicomiso. b) Evaluar el diseño, modificación y perfeccionamiento de los sistemas y procedimientos de las dependencias que conforman la entidad, a fin de crear y fortalecer el control interno proponiendo las medidas de control que considere convenientes. c) Evaluar las políticas generales de la entidad, en cuanto a lograr la máxima eficiencia de sus operaciones y el buen uso de sus bienes. d) Asesorar a la administración en asuntos de su especialidad y competencia profesionales, presentando para el efecto estudios, informes y recomendaciones que le sean solicitados. e) Vigilar porque las informaciones contables y de otro tipo que se produzcan sean confiables, completas y oportunas. f) Presentar recomendaciones para fortalecer los procesos más importantes del Fideicomiso Guate Invierte, para que se ejecuten con efectividad, eficiencia y seguridad. g) Verificar la confiabilidad e integridad de la información financiera, operativa, contable y extracontable. h) Verificar el cumplimiento de objetivos, políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables al Fideicomiso. i) Verificar la existencia y salvaguarda de los activos totales así como la veracidad de los pasivos. j) Examinar la utilización eficiente de los recursos. k) Verificar que los controles establecidos para el registro de las operaciones, sean eficientes, adecuados y oportunos. 3 de 7

4 l) Establecer que no existan errores, irregularidades y deficiencias de importancia en las operaciones. m) Verificar el cumplimiento de la normativa interna emitida para las áreas a examinar, así como la atención de los informes dados a conocer con anterioridad por las entidades de fiscalización interna y externa. n) Identificar posibles problemas operativos y/o administrativos para coadyuvar a su solución. ÁREAS A EXAMINAR POR LA AUDITORÍA EXTERNA. La Auditoría Externa incluirá en sus planes de trabajo, como mínimo, la revisión de las operaciones, sistema de control interno, cumplimiento de Reglamentos Internos, Disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bancos de Guatemala y Leyes Generales del País, relacionado con las siguientes áreas: A) PROCESOS FINANCIEROS. Inversiones de corto plazo en títulos-valores. Inversiones a largo plazo en títulos-valores. Negociación, egreso de recursos, recepción de títulos o certificados de custodia de inversiones en títulos valores y reportos. Desinversión de títulos valores y reportos, cálculo y cobro de intereses, entrega de títulos o cancelación de certificados de custodia. Registro contable de operaciones Cuadre y elaboración de integraciones contables. B) PROCESOS OPERATIVOS. Emisión de Certificados de Garantía y su control. Pago de honorarios profesionales o técnicos, por los Estudios de Preinversión realizados por las empresas o personas autorizadas por el Fideicomiso. Pago de honorarios profesionales o técnicos, por Asistencia Técnica realizada por las empresas o personas autorizadas por el Fideicomiso. Pago de apoyo a la prima de seguros agropecuarios. Proceso de contratación de pólizas de seguros. Proceso de apoyo a los intereses corrientes, sean éstos reembolsables o no reembolsables. C) PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO. 4 de 7

5 Sistema de contabilidad. Sistema de Tesorería. Servicio de computación. Seguridad física. Seguridad lógica y procedimental. Aplicaciones en desarrollo. Aplicaciones en funcionamiento. Proceso de recursos humanos. Reclutamiento, contratación y selección de recursos humanos. Elaboración de contratos de trabajo. Sistema de inducción y capacitación de recursos humanos. Elaboración de la nómina de sueldos y salarios. Elaboración de los Contratos profesionales y técnicos. Proceso de Compras y contrataciones. Cotización de compras de bienes y servicios. Autorización de gastos y contratos. Emisión de cheques por compra de bienes y servicios. Proceso de Fondo Rotativo. Inventario y custodia de contratos suscritos. Control de obligaciones contraídas. Elaboración de la ejecución presupuestaria. Registro contable y de compras y contratos. Elaboración de integraciones contables. Actividades de la Secretaría del Consejo Directivo. Elaboración de Resoluciones del Consejo Directivo. Elaboración de las Actas del Consejo Directivo. Comunicación a los Otorgantes de Créditos, Aseguradoras, Otorgantes de Servicios y a quienes corresponda, de las Resoluciones emitidas por el Consejo Directivo. Elaboración y aprobación del Presupuesto Administrativo, Financiero y Operativo Anual del Fideicomiso. Elaboración de Informes solicitados por el Consejo Directivo. 5 de 7

6 ASPECTOS A COTIZAR. 1. Servicio de Auditoría Externa, que incluye: i. Evaluación del sistema de control interno y presentación de recomendaciones para mejorar el control de los procesos operativos, administrativos y financieros. ii. Revisión de las operaciones contables del fideicomiso, por el período del 1 de enero del 2006 al 31 de diciembre del La auditoría se deberá realizar con base en el cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad ratificados por Guatemala por medio del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores; 3. Para la realización del servicio a cotizar se deberá cumplir con el Reglamento para la Realización de la Auditoría Externa del Fideicomiso Guate invierte, aprobado por el Consejo Directivo del Fideicomiso, el cual forma parte de las presentes bases. 4. Presentación del informe de Auditoría Externa, a los miembros del Consejo Directivo del Fideicomiso, a mas tardar en el mes de marzo del año DOCUMENTOS A PRESENTAR La cotización de los servicios deberá hacerse en idioma español, en Quetzales, y deberá acompañarse de los siguientes documentos: a) Escritura de Constitución; b) Nombramiento del Representante Legal; c) Copia de la Cédula del Representante Legal; d) Nota donde se indique la experiencia en auditar Fideicomisos; e) Nota donde se indique el plazo establecido para el desarrollo de la actividad; 6 de 7

7 PLAZO Y OBSERVACIONES PARA PRESENTAR COTIZACIÓN. a) Las cotizaciones se recibirán a mas tardar el 23 de febrero del 2007, hasta las 16:00 horas. Las cotizaciones deberán presentarse en sobre cerrado dirigido a FIDEICOMISO PARA EL DESARROLLO RURAL GUATE INVIERTE, 6av Zona 9, dirigido al Administrador del Fideicomiso Guate Invierte, Sr. Juan Carlos Escobar E., teléfonos y , b) El Fideicomiso requerirá Fianza de cumplimiento equivalente al 10% del monto del contrato, esto en caso los servicios superen la cantidad de doscientos mil quetzales (Q.200,000.00); c) Los resultados del concurso se darán a conocer por medio del sistema Guatecompras; d) Las partes deberán firmar el contrato correspondiente en un plazo que no exceda de 5 días hábiles posteriores a la fecha de notificación del resultado del concurso. e) El Reglamento Para la Elaboración del Trabajo de la Auditoría Externa Del Fideicomiso para el Desarrollo Rural Guate Invierte, forma parte de las presentes bases de cotización. 7 de 7

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