AUDITORÍA INTERNA INFORME AOP ESTUDIO SOBRE EL SEGUIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO NACIONAL

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1 AUDITORÍA INTERNA INFORME AOP ESTUDIO SOBRE EL SEGUIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO NACIONAL Enero 2016

2 ÍNDICE I. Introducción Origen del Estudio 2 2. Objetivo del Estudio Objetivos Específicos 3 4. Alcance Marco Legal y Normativo 3 II. Resultados. 5 Normativa del Sistema del Control Interno en el Registro Nacional.. 5 Metodología Institucional.. 5 Cumplimiento de Autoevaluación y Seguimiento del Sistema de Control Interno 7 Medidas Programadas 10 Auditorías Externas y Seguimiento de Estudios Anteriores.. 10 III. Conclusiones. 10 IV. Recomendaciones. 11 Pág. 1

3 ESTUDIO SOBRE EL SEGUIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO NACIONAL I. Introducción 1. Origen del Estudio El estudio se realizó para dar cumplimiento al Plan Anual de Trabajo 2015, con la intención de valorar aspectos relacionados con el Seguimiento del Control Interno, en el Registro Nacional. SECCIÓN IV Informe de Auditoría Interna. Artículo 35. Materias Sujetas a Informes de Auditoría Interna. Los informes de auditoría interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios de la institución y terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la auditoría interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada materia. Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones dentro del plazo indicado, deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días 2

4 hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de Objetivo General Verificar las estrategias y los mecanismos, que ha implementado la administración, para el efectivo funcionamiento del seguimiento del Sistema de Control Interno. 3. Objetivos Específicos 1. Determinar la normativa establecida para el Sistema de Control Interno, tanto a nivel general como institucional y con especial atención al proceso de seguimiento del Control Interno. 2. Determinar los mecanismos utilizados para verificar que se estén cumpliendo las actividades de control incorporadas en los procesos y procedimientos utilizados en la institución. 3. Verificar la realización de las Autoevaluaciones periódicas en las que se verifiquen el cumplimiento, validez y suficiencia del Sistema de Control Interno. 4. Verificar las contrataciones de auditorías externas, que ha hecho la institución que lleven a cabo evaluaciones con base en las cuales se establezca la calidad de la información recopilada, procesada y comunicada, así como sobre la validez, suficiencia y cumplimiento del SCI. 4. Alcance del Estudio Se evaluará la aplicación de recomendaciones del año 2014 y las acciones tomadas por la administración durante el año Marco Legal y Normativo 5.1. Ley General de Control Interno N 8292, actualizada el 19 de setiembre del 2002, publicada en La Gaceta N 169 del 04 de setiembre

5 5.2. Normas de Control Interno para el Sector Público N CO-DFOE, publicada en La Gaceta N 26 del 06 de febrero de Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información N CO-DFOE publicada en La Gaceta N 119 del 21 de junio de Políticas Institucionales, Versión La Junta Administrativa y la Dirección General, crearon y divulgaron los lineamientos para la realización de la autoevaluación del Sistema de Control Interno en observancia con el artículo 17 de la Ley General de Control Interno, que indica: Artículo 17.- Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. [Nota: Es importante destacar que por error en la publicación de esta Ley N 8292, de 31 de julio de 2002, en La Gaceta N 169, de 4 de setiembre de 2002, aparece este segundo inciso del artículo 17 con la letra c) cuando lo correcto es inciso b). ] c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación. [Nota: Es importante destacar que por error en la publicación de esta Ley N 8292, de 31 de julio de 2002, en La Gaceta N 169, de 4 de setiembre de 2002, aparece este tercer inciso del artículo 17 con la letra d) cuando lo correcto es inciso c). ] 4

6 II. RESULTADOS Normativa del Sistema del Control Interno en el Registro Nacional El Registro Nacional en procura del cumplimiento de las disposiciones emanadas de la Contraloría General de la Republica, cuenta con un Sistema de Control Interno constituido por acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa. Se establece para el Sistema de Control Interno (SCI) a nivel institucional mediante Oficio DGRN-1459/07 del 31 de octubre del 2007 emitido por la Dirección General, a la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional (en adelante UDEI) como unidad facilitadora en lo que respecta al Control Interno. Implementando el SCI para la facilidad del cumplimiento de los objetivos identificados en la Ley No.8292 como lo son: Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, Exigir confiabilidad y oportunidad de información, Garantizar eficiencia y eficacia en las operaciones y Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. La UDEI ejecuta su labor respetando y ejecutando el cumplimiento de lo que establece la Ley General de Control Interno N 8292, Normas de Control Interno para el Sector Público N CO-DFOE y las Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información N CO-DFOE. En Acuerdo Firme J294 de la Junta Administrativa, se aprueba la Metodología de Control Interno Versión 4, en el año Se cumple así con lo señalado en el artículo: N 3- Facultad de promulgar normativa técnica sobre control interno, de la Ley de Control Interno, Dicha normativa será de acatamiento obligatorio y su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa. Metodología Institucional La Administración del Registro Nacional con el fin de acatar lo dispuesto en la Ley de Control Interno establece La Metodología Control Interno en su Versión 4, de mayo 2010, la misma está dividida por cuatro etapas: Autoevaluación, Programación de medidas correctivas, Ejecución del Plan de Acción y Seguimiento y Evaluación. Cada una de estas etapas cuenta con un plazo de entrega que es establecido por la Unidad Coordinadora. La responsabilidad del Sistema de Control Interno de su ejecución y perfeccionamiento son el Jerarca y los Titulares Subordinados, estando la UDEI en la coordinación de la metodología establecida. A continuación se hace referencia de las etapas según la Versión 4 de la Metodología Control Interno de Mayo

7 ETAPA I - Autoevaluación El Jerarca y el Titular Subordinado aplican una vez al año, la autoevaluación para identificar las fortalezas y las oportunidades de mejora en su gestión. ETAPA II: Programación de Medidas Correctivas Identificadas las oportunidades de mejora producto de la Autoevaluación, se cuenta una matriz de Programación en la que se establecen las medidas correctivas para subsanarlas, así como el plazo para su ejecución, el criterio de evaluación y el responsable de la ejecución de la medida ETAPA III: Ejecución del Plan de Acción Esta etapa se refiere al proceso intrínseco de la ejecución de las acciones establecidas para su cumplimiento durante el año. Es decir llevar a buen término las acciones propuestas para subsanar las oportunidades de mejora identificadas en la Autoevaluación y programadas en el Plan de Acción. ETAPA IV: Seguimiento y Evaluación En esta etapa, también se contará con una matriz donde se consignan los resultados obtenidos de las medidas programadas. Dicho seguimiento se hará don dos cortes semestrales. El primer corte corresponde a los resultados obtenidos del primer semestre programado. El segundo corte, incluye los resultados anuales; del primer y segundo semestre consolidados, Estas etapas fueron verificadas por medio del Sistema de Control Interno que realiza la UDEI, en la Autoevaluación, a través de la Matriz de Preguntas que se plasma en los diferentes componentes del Control Interno, destacándose los siguientes aspectos observados: 1. Según lo establece la Ley de Control Interno, se envía a las diferentes Direcciones la Autoevaluación que debe ser analizada y firmada por todos los titulares subordinados bajo el cargo de cada Unidad. 2. Las preguntas que se realizan abarcan los conceptos de Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento, en donde se debe analizar y contestar cada pregunta con Si, No o Parcial, y justificar todas las respuestas con Si, con el objetivo de expresar la forma en que se logró corregir la consulta y como esto apoya a la gestión. 3. En una segunda Matriz se reflejan los resultados de No y Parcial señalando la 6

8 Medida que viene a corregir la debilidad, el plazo, el criterio de evaluación y responsable. Estas medidas deben de ser programadas dentro del siguiente semestre, de no cumplirse se estará reprogramando para el próximo periodo. 4. La información de las Matrices de cada Unidad o Dirección es remitida a la UDEI, la cual realiza un Informe de Autoevaluación y posteriormente un Seguimiento de Autoevaluación, estos documentos son remitidos a la Junta Administrativa para su conocimiento y aprobación. De conformidad con la información suministrada por la UDEI y de acuerdo a lo verificado por esta auditoría, la Metodología empleada cumple con lo establecido en Ley General de Control Interno N Cumplimiento de Autoevaluación y Seguimiento del Sistema de Control Interno Según el estudio realizado por esta auditoría interna, se verifico el cumplimiento y total apego por parte de la UDEI, evidenciando los resultados en los informes de Autoevaluación presentado en Setiembre 2014 y el de Seguimiento de Autoevaluación en Febrero Resultados de los Componentes de Control Interno según Informe de Autoevaluación Ambiente de Control De conformidad con el Cuadro 1 Resultados por componente funcional se realizaron 14 consultas relacionadas con el Ambiente de Control de las cuales respondieron con un Si siete de ellas y con un No una respuesta y de forma Parcial seis de ellas. Quedando en este componente de control un 50% resuelto y el otro 50% parcialmente, traduciéndose en planes de acción de las diferentes unidades. Se cumple con lo señalado en los artículos: N 2, inciso e), y N 13 de la Ley de Control Interno, verificando así dicho componente, no obstante el resultado queda con un 50% de cumplimiento. De acuerdo con el Informe de Autoevaluación aprobado por Junta Administrativa en acuerdo J del 29 de octubre 2015, se desprende del Cuadro 1 Resultado por componente funcional en el Ambiente de Control se realizaron 15 preguntas de las cuales dio un resultado SI siete consultas, y sumadas las No y Parcial da un total de ocho preguntas que tienen que ser subsanadas, dando un 47% positivo y un 53% de consultas que deben de realizarse un plan de acción según la unidad en que se encuentre. Cotejando con los datos suministrados del Informe , se aumentó en una pregunta y porcentualmente disminuyó las respuestas afirmativas, quedando en un porcentaje superior al periodo anterior las acciones a tomar en este componente de Control Interno. 7

9 Valoración de Riesgo Para el componente funcional de Valoración de Riesgo, la UDEI realizo una consulta la cual según el Cuadro 1 del Informe de Autoevaluación , dio un resultado de Parcial la cual fue consultada a las diferentes Unidades del Registro Nacional. Comparando los datos anteriores con el Informe de Autoevaluación , se desprende del Cuadro 1 Resultado por componente funcional en la Valoración de Riesgo, se realizaron ocho preguntas de las cuales dio un resultado para el SI de tres consultas resueltas y sumadas las No y Parcial da un total de cinco respuestas que tienen que ser subsanadas, dando un 37.50% positivo y un 62.50% de consultas que deben de realizarse un plan de acción. Revisando los datos del periodo anterior se aumentó de forma significativa las preguntas a indagar de una a ocho, reflejándose en los resultados expuestos. Se cumple con lo dispuesto en los artículos: N 2 inciso f) y N 14 de la Ley de Control Interno. Actividades de control Se realizaron doce preguntas para el componente de Actividades de Control, el cual dio nueve respuestas positivas con un Si, una con un No, y dos de forma Parcial, dando un 75% de las consultas efectuadas como resueltas en la Institución. Confrontando los datos anteriores con el Informe de Autoevaluación , se desprende del Cuadro 1 Resultado por componente funcional en la Valoración de Riesgo, se realizaron 18 preguntas de las cuales dio un resultado para el SI de nueve consultas resueltas y sumadas las No y Parcial da un total de nueve respuestas, dando un 50% positivo y un 50% de consultas que deben de realizarse un plan de acción según la unidad en que se encuentre. De acuerdo a los datos del periodo anterior se aumentó las preguntas a indagar de 12 a 18 consultas, bajando el porcentaje positivo de un 75% a un 50%. Se cumple con lo dispuesto en los artículos: N 2 inciso g) y N 15 de la Ley de Control Interno y un porcentaje positivo de consultas ya resueltas para las Actividades de Control. Políticas Institucionales Para el fortalecimiento Institucional se han desarrollado una serie de Políticas que vienen a dar soporte en la aplicación del Control Interno, en donde se cuentan con las siguientes Políticas Institucionales: 8

10 1. Política de Confidencialidad 2. Política de Desarrollo del Recurso Humano 3. Política de Prevención y atención de emergencias del Registro Nacional 4. Política de Sistema de control 5. Política de Comunicación 6. Política de Información 7. Política de Valoración de riesgo 8. Política de Quejas y Denuncias 9. Política de Seguimiento 10. Política sobre Archivo de Gestión 11. Política Calidad en el Registro Nacional 12. Política de Salud Ocupacional 13. Política de Arquitectura Institucional 14. Política de Ambiental 15. Política Desarrollo de Proyectos 16. Política de Gestión Ética y Prácticas de Responsabilidad Social 17. Política para Personas con Discapacidad 18. Política de Continuidad de Negocio y las Tecnologías de Información Estas Políticas se encuentran vigentes, fueron aprobadas mediante varios acuerdos tomados por la Junta Administrativa del Registro Nacional y son promovidas y dadas a conocer a todos los funcionarios a través de la UDEI. Sistemas de Información En este componente la UDEI realizó un total de tres preguntas, de las cuales dos fueron positivas con un Si y una pregunta con resultado de Parcial dando un efecto positivo en este componente. Comparando los datos anteriores con el Informe de Autoevaluación , se desprende del Cuadro 1 Resultado por componente funcional en Sistemas de Información, cuatro preguntas de las cuales dio un resultado para el SI dos consultas y sumadas las No y Parcial da un total de dos preguntas pendientes a resolver, dando un 50% positivo y un 50% de consultas que deben de ejecutarse un plan de acción. De acuerdo a los datos del periodo anterior, se aumentó en una pregunta y bajó el porcentaje positivo, por lo que se tiene que accionar en un 50%. Se cumple con lo dispuesto en el artículo N 16 de la Ley de Control Interno. Seguimiento Una vez procesadas las respuestas, aquellas que quedan por resolver, ya sea porque estén Parcialmente cumplidas o No lo están, pasan a formar parte de los Planes de Mejora, indicando cada área la forma en que se van a resolver los diferentes componentes del Sistema de Control Interno. Posteriormente a esto, aquellas medidas tomadas para mejorar 9

11 la gestión institucional en los diferentes componentes, que no hayan sido resueltas pasan a ser reprogramadas para el periodo siguiente con el fin de darle continuidad. La UDEI presenta un Informe de Seguimiento de Autoevaluación en febrero 2015, con los resultados del seguimiento realizado a los planes de acciones propuestos por el Jerarca y los titulares subordinados para el segundo semestre Se cumple con lo dispuesto en los artículos: N 17 de la Ley de Control Interno. Medidas Reprogramadas De las trece medidas reprogramadas, solamente tres fueron resueltas, mientras que una no se resolvió en el periodo y nueve quedaron de forma Parcial esto de conformidad con lo indicado en el Informe de Autoevaluación de setiembre Las Medidas Reprogramadas referidas en el Informe de Autoevaluación , constan de 13 medidas, que siguen estando pendientes de resolver, incluyendo acciones nuevas reprogramadas como acciones que se vienen extendiendo de periodos anteriores. Auditorías Externas y Seguimiento de Estudios Anteriores De acuerdo a lo consultado a la UDEI en oficio AI-RN sobre Auditorias o Estudios Externos sobre el SCI en el 2014, fue indicado que no se cuenta con informes al respecto según lo manifestado en oficio UDEI Además, en el Seguimiento del Control Interno del año 2014, realizado por la Auditoria Interna, se propuso la siguiente recomendación: A la Dirección General 1- Valorar la posibilidad de contratar una auditoría externa para evaluar el control interno en la institución. La cual no ha sido atendida hasta el momento. III. Conclusiones Con respecto a la evaluación de la normativa del Sistema de Control Interno implementada por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, se verificó que existe un completo apego a lo establecido en la Ley General de Control Interno N Se evidencia que los mecanismos utilizados para verificar los componentes del Control Interno, son ejecutados a través de la elaboración de matrices de autoevaluación a cada dirección, la cual deben ser analizadas y firmadas por todos los titulares subordinados, lo que conlleva al cumplimiento Metodología Control Interno (Versión 4), donde se establecen las responsabilidades del Sistema de Control Interno, funciones de la Unidad 10

12 Coordinadora (UDEI) y se describen las cuatro etapas empleadas para la verificación de las normas aprobadas por la Junta Administrativa y puestas en marcha por la administración activa. La UDEI, en su calidad de facilitador, ha logrado una cultura de mejoramiento constante en la implementación de la normativa de Control Interno, mostrando una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de éstas y un apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. En relación a las Auditorías o Estudios Externos sobre el Sistema de Control Interno no se realizó ninguna contratación y a la vez no se atendió la recomendación del estudio anterior. IV. Recomendaciones Con el propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional, se realizan las siguientes recomendaciones; 1. Retomar la recomendación de: Valorar la posibilidad de contratar una auditoría externa para evaluar el control interno en la institución. 11