ANEXO 3 PAQUETE DE REFRIGERIO DE CONTINGENCIA

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1 ANEXO 3 PAQUETE DE REFRIGERIO DE CONTINGENCIA 1. JUSTIFICACIÓN. La Secretaría de Educación del Distrito Capital, con base en la experiencia tomó la decisión de implementar un plan de contingencia para aplicar en eventos que impidan la distribución del refrigerio por situaciones imprevistas: paros de diferente índole, movilizaciones sindicales, o cierre parcial de los Colegios, de forma tal que se asegure la correcta ejecución de los recursos disponibles, las buenas prácticas y sobre todo se garantice la inocuidad de los componentes de los paquetes de refrigerios. Es necesario aclarar que el presente documento no implica modificación a las condiciones de negociación, toda vez que las especificaciones de los componentes de los paquetes de refrigerios a suministrar se ajustan a lo estipulado en la Ficha Técnica de Negociación y Ficha Técnica de Producto. Por lo tanto, el presente documento pretende unificar el procedimiento a implementar, en el caso de eventos contingentes que alteren la normal distribución de los paquetes de refrigerios escolares. 2. ANÁLISIS DE CAUSAS: Se definieron los posibles eventos que de presentarse pueden generar situaciones calificadas como contingentes, entendidas como situaciones externas al programa que alteran el normal funcionamiento del mismo: Marchas, protestas y paros que alteren el orden público y pongan en riesgo la integridad de los estudiantes, ocasionando la inasistencia de los mismos de manera preventiva. Novedades relacionadas con la no prestación de servicios públicos básicos requeridos para el correcto funcionamiento de los colegios. Emergencias (desastres naturales). Otros eventos fortuitos que considere el comitente comprador en los que no se puede realizar el suministro de los paquetes de refrigerios en las condiciones normales. 3. OPORTUNIDAD. Es claro que la oportunidad y anticipación en el conocimiento de las situaciones que requieran la implementación del suministro de los paquetes de refrigerios, cambia de manera drástica las acciones a implementar, por lo que se deben contemplar diferentes escenarios y acciones según esta variable. Se definen las siguientes premisas considerando la oportunidad en la información:

2 a. Conocimiento del evento entre 2 y 5 días de anticipación. b. Conocimiento del evento sin previa anticipación. (menos de 2 días y hasta 24 horas o menos). PROCEDIMIENTO A SEGUIR: a. Conocimiento del evento entre 2 y 5 días de anticipación. 1. Confirmación del Comitente comprador a través del interventor de la decisión relacionada con cancelación preventiva de clases por razones de seguridad de estudiantes ó disminución de suministro en localidades consideradas críticas. La Interventoría será el canal de comunicación mediante el cual el comitente comprador y su comisionista informará a los comisionistas del comitente vendedor la decisión y las acciones a tomar para minimizar el riesgo. 2. En el caso de Suministro al 100%, se autorizará e informará previamente al comisionista del comitente vendedor la necesidad de implementar el uso y la entrega del paquete de refrigerio contingente, bajo las siguientes premisas: Características del paquete de refrigerio de contingencia (aplica al Tipo A y al Tipo B): COMPONENTE PAQUETE DE REFRIGERIO DE PESO O VOLUMEN CONTINGENCIA BEBIDA NÉCTAR DE FRUTA 200 ml CEREAL GALLETA CASERA 40 g ACOMPAÑANTE MANI CONFITADO 20 g 4. El paquete de refrigerio de contingencia está conformado por componentes que hacen parte de los paquetes de refrigerios suministrados, es decir, las condiciones establecidas en la Ficha Técnica de producto deben ser cumplidos a cabalidad. 5. Las fechas de vencimiento de los componentes deben cumplir a cabalidad con la legislación de alimentos vigente. 7. En este tipo de evento, previo aviso 5 días anteriores al evento, el paquete de refrigerio debe ir ensamblado en empaque secundario y con la respectiva Servilleta. Si el menú del día de entrega del refrigerio contingente programado tiene fruta, dicho componente se entregará con el menú contingente. En el próximo menú que tenga programado este componente, se autoriza no entregarlo.

3 Logística de Compra y almacenamiento temporal del paquete de refrigerio contingente: El paquete de refrigerio de contingencia debe estar disponible para su uso desde el día 1 hasta el día del mes. Podrán planear ciclos de 15 días para tener almacenados los componentes o menos previa concertación con la Interventoría. En el evento que no se requiera su utilización, la Interventoría definirá e informará al comitente vendedor previa evaluación del cumplimiento de las especificaciones técnicas, el menú en el cual se utilizarán los componentes del refrigerio de contingencia. Dichos cambios no serán contabilizados entre los intercambios permitidos. Las condiciones de almacenamiento corresponden a las mismas establecidas en la el Anexo 1. Anexo de Plantas. Se aclara que no se requiere capacidad de almacenamiento adicional para este refrigerio de contingencia. Logística de entrega en colegios: Se entregarán las cantidades autorizadas por el comitente comprador a través de la Interventoría. Para la entrega de los refrigerios de contingencia, se autorizará al comitente vendedor, el inicio de rutas una hora antes de los horarios programados por cada jornada, con el fin de garantizar la entrega de la totalidad de paquetes de refrigerios como entrega normal o por reubicación (Entregas en otros colegios distritales). Se entregarán en colegios los suministros autorizados. PROCEDIMIENTO A SEGUIR: b. Conocimiento del evento sin previa anticipación. (Menos de 2 días y hasta 24 horas o menos). 1. Confirmación del Comitente Comprador a través del interventor, de la decisión relacionada con cancelación preventiva de clases por razones de seguridad de estudiantes ó disminución de suministro en localidades consideradas críticas. La Interventoría de comunicación mediante el cual el comitente comprador y su comisionista informarán a los comisionistas del comitente vendedor la decisión y las acciones a tomar para minimizar el riesgo. 2. En el caso que la decisión del comitente comprador implique la no salida de refrigerios de las plantas de ensamble, cada comitente vendedor apoyado por el interventor de planta establecerá una metodología para la entrega de los paquetes de refrigerios y/o componentes acorde con la fecha de vencimiento de los mismos y viabilidad de su uso posteriormente.

4 3. En el caso que se defina la entrega del paquete del refrigerio se procede a salir con el 100% del suministro de la jornada mañana. Para la jornada tarde se debe esperar la directriz del comitente comprador con relación a una entrega parcial en el porcentaje definido por él, directriz que será informada al comitente vendedor por la Interventoría en un tiempo no menor a 2 horas previas a la entrega. 4. En cualquier caso (Distribución del 100% o menos), se distribuirá el paquete de refrigerio de contingencia para el día bajo las siguientes premisas: Los componentes del paquete de refrigerio de contingencia deben tener una fecha de consumo de dos días adicionales a la fecha de entrega. Con el componente bebida y acorde con la fecha de vencimiento que reporte la el día de la contingencia, se evaluará con cada comitente vendedor la posibilidad de cambiarla por algún producto en planta que presente una vida útil más corta. Así se entregará prioritariamente el producto que tenga una fecha de vencimiento más cercana a la fecha de entrega. Los empaques secundarios deben cumplir a cabalidad con lo establecido en la normatividad vigente y la ficha técnica de negociación. Si el paquete de refrigerio programado para ese día tiene fruta, dicho componente se entregará con el paquete de refrigerio de contingencia. En el próximo paquete de refrigerio que tenga programado este componente, se autoriza no entregarlo. 5. En el evento que el paquete de refrigerio de contingencia se deba entregar con menos de dos días de anticipación al evento, los componentes se ensamblarán en canastillas para entrega en colegios, sin empaque secundario, acorde con las siguientes especificaciones: Néctar: Se empacará en bolsatina por 40 unidades cada una. Galleta casera: Se entrega en canastilla acorde con la logística de cada comitente vendedor garantizando el mantenimiento de la estructura del producto. Maní confitado: Se empacará en bolsa transparente por 100 unidades cada una. La servilleta debe ser entregada a granel de acuerdo con el número de paquetes de refrigerios entregados en cada sede. Logística de entrega en colegios: Se entregarán las cantidades autorizadas por la SED. Para la entrega de los refrigerios de contingencia, se autorizará al comitente vendedor, el inicio de rutas una hora antes de los horarios programados por cada jornada, con el fin de garantizar la entrega de la totalidad de refrigerios de contingencia como entrega normal o por reubicación (Entregas en otros colegios distritales).

5 Se entregarán en colegios los suministros autorizados. En el evento que posterior a la culminación de las rutas y agotando la totalidad de colegios disponibles o autorizados por la Interventoría del comitente comprador, en las localidades a cargo del comitente vendedor, existan refrigerios de contingencia sin distribuir, estos no podrán retornar a la planta de ensamble con el fin de salvaguardar la calidad e inocuidad de los productos en proceso de ensamble. Para la entrega de estos paquetes de refrigerios de contingencia en otras Instituciones, la instrucción de entrega (autorización) de suministro será establecida e informada a través de la Interventoría teniendo en cuenta las rutas establecidos para cada comitente vendedor. No se autoriza bajo ninguna circunstancia la entrega de paquetes de refrigerios de contingencia a instituciones como fundaciones que atiendan población adulta, cárceles o batallones. Los paquetes de refrigerios entregados bajo estas circunstancias no serán reconocidos para pago por parte del comitente comprador.

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