Procedimiento. Auditorías Internas de Calidad

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1 0/FEB./206 P8.2.2, /. Objetivo Mantener el Sistema de la Calidad en el Centro Universitario Tehuacán mediante auditorías internas. 2. Alcance Todas las actividades relacionadas con el Sistema de la Calidad. 3. Definiciones 3. Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para evaluar de manera objetiva y determinar que se cumplan los criterios establecidos. 3.2 Auditor Persona con la competencia necesaria para realizar una Auditoría. 3.3 Evidencia de la Auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. 3.4 Hallazgos de la Auditoría Resultados de evaluación mediante evidencias de la Auditoría practicada, frente a los criterios de conformidad o no conformidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3.5 Auditor Interno Es un auditor que pertenece a cualquier área del Centro Universitario Tehuacán. 3.6 Auditor Externo Es un auditor que no labora para el Centro Universitario Tehuacán 3.7 Auditor Líder Es el responsable de gestionar la auditoría en cuestión. 4. Actividades 4. Planeación de la Auditoría 4... El Representante de la Dirección establece de forma anual el programa de auditorías internas, el cual incluirá dos o más dependiendo del estado de los procesos y áreas a auditar, así como resultados de auditorías previas, no

2 0/FEB./206 P8.2.2, 2/ conformidades y quejas de los usuarios.dicho programa debe ser aprobado por la Dirección General Las auditorías internas de la Coordinación de Servicios Escolares toman como referencia los criterios de la Norma ISO 900: El Programa de Auditoría Anual (Anexo R8.2.2,, A) deberá presentarse por escrito cuando se considere necesario se pueden efectuar auditorías fuera del programa. 4..4En el Programa específico de auditorías deberá definir el alcance, objetivo de la auditoría, así como la fecha y nombre de los auditores y en su caso los auditores en entrenamiento, indicando el área y horario de revisión, el cual es distribuido a la Dirección General y Coordinaciones de área como se muestra en el anexo R8.2.2, B: Alcance: Define el alcance de los puntos y áreas a auditar Objetivo: Define qué se busca o cual es el objetivo de la Auditoría Auditor Líder: Responsable de Gestionar la Auditoría en cuestión Auditores Internos: Menciona los nombres de los auditores participantes Auditores en Entrenamiento: Menciona los nombres de los auditores que se están practicando. Auditaría: Indica el número de Auditoría realizada. Indica la fecha de aplicación. Departamento: El área o proceso que se audita. Puntos de la Norma: Establece los puntos de la norma a auditar. Responsable: Del Departamento que se audita. Horario: Indica el horario en que se realizará la Auditoría. Auditor: Auditor de calidad que aplica la Auditoría. 4.2 Realización de la Auditoría 4.2. Los auditores que intervengan en las auditorias de calidad, deberán de haber sido seleccionados y calificados de acuerdo al procedimiento P8.2.2, Cada auditor formulará sus listas de verificación las cuales le servirán como guía para efectuar la auditoria conforme a los criterios de la norma y el proceso a Auditar (Anexo R8.2.2,C), con la siguiente información: Preparó: Auditoria: Indica la fecha en que se elaboró. Nombre del Auditor que elaboró la lista de verificación. Es el número consecutivo por Auditoria en el año.

3 0/FEB./206 P8.2.2, 3/ Área: Especifica el departamento o proceso a auditar. No: Número consecutivo de las preguntas. Punto de la Norma: Indica la sección de la Norma a evaluar. Preguntas: Serie de cuestionamientos de la norma a evaluar. Cumplimiento: El auditor deberá realizar una breve anotación del cumplimiento total del debe de la norma que audita. No conformidad menor: El auditor deberá realizar una breve anotación del incumplimiento parcial de un requisito o de un debe de la norma o cuando la recurrencia del hallazgo pueda afectar la calidad del producto/servicio. No conformidad mayor: El auditor deberá realizar una breve anotación del incumplimiento total de un requisito o de un debe de la norma o cuando el hallazgo afecte directamente a la calidad del producto/servicio o proceso. Observaciones: Anotar algún comentario relevante que el auditor considere del proceso de Auditoría Se realiza una Minuta de Apertura con todos los involucrados, se toma lista de asistencia de acuerdo al R8.2.2,D, lo mismo se realiza para la Auditoría de cierre, de acuerdo a la siguiente información: Reunión de Apertura o cierre: Se deberá colocar una X según sea el caso. Auditoria No. Es el número consecutivo por auditoría en el año. Día en el que se realizará la Auditoría. Hora: Duración de la junta (según corresponda a la apertura o al cierre). Nombre y Puesto: De quienes están presentes en la apertura y cierre. Firmas: De asistencia. Reunión de Apertura En esta reunión se presenta al grupo auditor, la agenda de Auditoría, así como el objetivo y alcance de la misma, a la vez se menciona que el auditor Líder dará a conocer al personal involucrado el resultado de la Auditoría. Reunión de Cierre: En esta reunión el auditor Líder dará a conocer al personal involucrado el resultado de la Auditoría Al terminar de aplicar la Auditoría, el grupo de auditores de calidad deberán reunirse para redactar las desviaciones encontradas clasificadas como: no

4 0/FEB./206 P8.2.2, 4/ conformidad menor, mayor y en su caso algún comentario u observación así como el reporte de hallazgos y conclusiones de la auditoría interna (Anexo R8.2.2,E), el cual se distribuirá a los responsables, de acuerdo a la siguiente información: Auditoria No: No: Descripción: Área: Auditado: Auditor: Colocar el número de auditoría que se trate. Indicar día, mes y año de la auditoría que se reporta. Indicar el número consecutivo de no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Explicar de forma breve la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Indicar en qué sitio se encontró la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Escribir las iniciales de la persona a la que se le encontró la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada; esto con el fin de conocer quién será el responsable de proponer una acción correctiva o preventiva. Escribir las iniciales del auditor que levanta la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora. 4.3 Verificación de la Auditoría 4.3. Una vez terminado el reporte de hallazgos y conclusiones de la auditoría interna, se le dará a conocer al responsable del área, con quien se coordinaran las actividades que den seguimiento y cierre a la Auditoría de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P8.5.2, El Auditor Líder deberá realizar un reporte ejecutivo de AuditoríaR8.2.2,F que se le entregará a la Dirección General, Direcciones y Coordinadores de Área, con el objeto de poder evaluar el desempeño y la eficiencia de la auditoría realizada, éste se considera como Material de la Revisión por la Dirección, con explicaciones breves y detalladas de acuerdo a lo siguiente: Auditoria No: Colocar el número de Auditoría que se trate. Indicar día, mes y año de la Auditoría que se reporta.

5 0/FEB./206 P8.2.2, 5/ Alcance: Explicar si el alcance propuesto para la Auditoría se logró, de no ser así, porque. Objetivo: Explicar si el objetivo propuesto para la Auditoria se logró, de no ser así, porque. Auditor Líder: Nombre del auditor que asistió como auditor líder. Auditores internos de calidad: Nombres de los auditores internos que aplicaron la Auditoría. Áreas auditadas: Citar las áreas que se propusieron para auditar y explicar en su caso el por qué alguna no se auditó Criterios de auditoría: Explicar qué criterios se aplicaron para realizar la Auditoría. Hallazgos de auditoría: Explicar que evidencias se obtuvieron en la Auditoría. Conclusiones de auditoría: Puntualizar a que resolución se llegó. Resumen del proceso de auditoría: Recapitulación de cómo se aplicó la Auditoría. Recomendaciones de mejora: Sugerencias que se consideren como una mejora al proceso del auditado. Planes de acciones de seguimientos acordados: Explicación de las acciones de solución. Comentarios sobre obstáculos encontrados: Explicar si algún factor se interpuso durante la aplicación de la Auditoría La conclusión de las no conformidades con acciones correctivas, preventivas o de mejora de la auditoría serán reportadas por el Representante de la Dirección al grupo natural. 4.4 Mejora al Proceso de Auditoría 4.4. Una vez completada la auditoria se reúne el Grupo Auditor junto con El Representante de la Dirección, para evaluar el proceso de Auditoria y así encontrar áreas de oportunidad y/o mejora del proceso de gestión de Auditoria Se cuenta con una carpeta con toda la información de cada una de las Auditorías practicadas la cual se conserva por un mínimo de un año, se integrarán todos los registros que forman parte del programa de auditoría y de las evidencias de la auditoría.

6 0/FEB./206 P8.2.2, 6/ 5. Responsabilidades 5. El Representante de la Dirección es responsable de lo indicado en este procedimiento. 5.2 La Dirección General y Coordinadores de Área deberán apoyar lo indicado en este procedimiento. 6. Referencias 7. Anexos 6. En el punto de la Norma ISO 900: Programa de Auditoría Anual R8.2.2, A CENTRO UNIVERSITARIO TEHUACÁN PROGRAMA DE AUDITORÍA ANUAL R8.2.2,A Auditoría Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept Oct Nov Dic

7 0/FEB./206 P8.2.2, 7/ 7.2 Programa específico de Auditoría R8.2.2, B CENTRO UNIVERSITARIO TEHUACÁN PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA R8.2.2,B ALCANCE OBJETIVO AUDITORES INTERNOS AUDITOR LIDER AUDITORES EN ENTRENAMIENTO FECHA: AUDITORÍA: COORDINACIÓN PUNTOS DE LA NORMA RESPONSABLE HORARIO AUDITOR

8 0/FEB./206 P8.2.2, 8/ 7.3 Lista de Verificación R8.2.2,C CENTRO UNIVERSITARIO TEHUACÁN Lista de Verificación R8.2.2, C Preparó: Auditoría No.: Área: Punto de la Norma Preguntas/ Requerimientos 5 y 8 Explicar la Misión, Visión, Política de Calidad 5 y 8 Explicar los objetivos de Calidad y su estatus actual 5 y 7 Mostrar el diagrama de proceso general y donde participa 7 Explicar cuáles son los indicadores del proceso y su estatus actual 7 Mostrar los procedimientos o instructivos que maneja 8 Mostrar evidencia del levantamiento de no conformidades 8 Mostrar las acciones correctivas y preventivas de las no conformidades levantadas 7 Mostrar evidencia del llenado de los registros que se maneja en los instructivos o procedimientos 6 Ha recibido cursos de capacitación 6 Mostrar la descripción de puestos No Conformidad Observaciones

9 0/FEB./206 P8.2.2, 9/ 7.4 Minuta de Apertura y Cierre R8.2.2,D CENTRO UNIVERSITARIO TEHUACÁN Asistentes a la reunión de apertura y cierre por Auditoría Interna de Calidad R8.2.2,D Reunión de Apertura: Reunión de Cierre: Auditoria No.: Hora: Nombre Puesto Firma

10 0/FEB./206 P8.2.2, 0/ 7.5 Reporte de Auditoría R8.2.2,.E 7.6 Reporte Ejecutivo de Auditoría R8.2.2, F CENTRO UNIVERSITARIO TEHUACÁN Reporte Ejecutivo de Auditoría P8.2.2,F Auditoría No.: Alcance: Objetivo: Auditor Líder: Auditores Internos de Calidad: Áreas Auditadas: Criterios de Auditoria. Lista Verificación, Norma ISO 900, Procedimientos e Instructivos. Hallazgos de Auditoría. Conclusiones de Auditoría Resumen del Proceso de Auditoría Recomendaciones de Mejora Planes de Acción de Seguimiento Acordados Comentarios sobre Obstáculos Encontrados Firma del auditor líder

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