Compartir documentos en la web. Área Tecnología de la información.

Transcripción

1 Compartir documentos en la web Área Tecnología de la información.

2 Guía para crear, gestionar y compartir documentos en la web Cada vez es más común realizar copias de seguridad de nuestros documentos usando servicios especializados en la web, como box.net o fiabee.com. Nos permiten, entre otras cosas, tener acceso a nuestros documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, así como nos garantizan de que podremos bajarlos sin problemas en caso de que necesitemos recuperar nuestro disco duro de algún eventual accidente. Una de las soluciones que más está creciendo en esta categoría es Dropbox, un programa que, además de guardar nuestros archivos en sus servidores (con varios Gigas disponibles en su opción gratuita), nos permite sincronizar el contenido de nuestro ordenador, manteniendo las copias siempre actualizadas.

3 DropBox El uso de Dropbox es bastante sencillo. Después de instalarlo tendremos que determinar el directorio de nuestro ordenador que queremos guardar en la web. Todo lo que copiemos, borremos o alteremos en ese directorio será también copiado, borrado o alterado en nuestra cuenta de Internet, de forma casi instantánea y con opción de recuperar versiones previas de cada documento. Si en algún momento necesitamos compartir un archivo o un directorio completo con otra persona, podemos configurar el sistema para que otro usuario tenga acceso al material. Esta situación es bastante común entre estudiantes y profesionales que necesitan tener permisos de lectura y escritura en los mismos documentos, permitiendo que el contenido se sincronice automáticamente en todos los discos duros cada vez que uno de los usuarios realiza alguna alteración. Podemos usarlo, por ejemplo, para compartir fotografías con la familia sin necesidad de enviar s gigantescos, ya que solamente será necesario añadirlas en el directorio compartido de nuestro ordenador y esperar a que Dropbox sincronice este contenido con los ordenadores de los familiares que tienen acceso. En caso de acceder a un ordenador sin DropBox instalado, podemos entrar dentro de la versión web y encontrar allí todos nuestros documentos, clasificados de la misma forma que en nuestro ordenador y con posibilidad de bajar el material que necesitemos.

4 Versión Web DropBox se encuentra en el límite entre el trabajo en la web y el trabajo en el escritorio, ya que, aunque continuemos usando los programas instalados en nuestro ordenador, los archivos producidos son guardados en la web y compartidos por la red.

5 Cómo compartir archivos por Internet Para lograr esto, utilizaremos el programa DropBox, el cual podemos descargar desde este enlace. Luego de descargar nuestro software, procederemos a instalar. En nuestra primera pantalla, nos preguntaran si ya tenemos una cuenta de usuario de DropBox, en nuestro caso nos crearemos una nueva cuenta.

6 Instalación Ahora tendremos que llenar los datos que nos piden, como: Nombre, apellido, contraseña, mail. A continuación tendremos la opción de elegir el tamaño de nuestro DropBox, les recomiendo que elijan la de 2 gigas ya que es gratis y suficiente para traspasar algunos archivos

7 Al Pegar los archivos que queremos compartir en la carpeta Public, les haremos clic derecho, luego DropBox y marcamos la opción Copy Public Link. Con esto ya tendremos nuestro programa instalado. Solo nos basta, tomar los archivos que queremos compartir y los pegaremos en la carpeta My DropBox/Public. Normalmente podemos encontrar estas carpetas en Mis Documentos, si desconocemos la ubicación podremos elegir alguna carpeta a nuestra elección, ingresando a la propiedades del programa.

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9 Google Docs Si estas buscando una manera fácil para compartir tus documentos y colaborar con otras personas de tu team, Google Docs es una interesante alternativa web-based de la suite de Microsoft Office que te permite de crear documentos online facilmente.

10 Google Docs Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con GMail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google ha empezado a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento online con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS 1. El 24 de Abril de 2012 Google Docs cambió su denominación agoogle Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con la PC, y aumentando la cota de almacenamiento gratuito a 5 GB.

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12 Vista de documento PDF en google Docs

13 Formularios de datos en Google Docs En Google docs también tenemos la posibilidad de generar formularios en forma sencilla sin conocimientos de programación, esta acción se establece cuando generamos una hoja de calculo en línea

14 Google docx También podemos generar documentos similares al word de microsoft en línea sin necesidad de instalar ningún documento

15 Google Drive en nuestra PC También es posible sincronizar nuestros documentos, entre nuestra pc y el sitio de almacenamiento web.

16 Y Que podemos hacer con Google Docs?