Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Sistema d Emergències Mèdiques a través del Consorcio de la Administración

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1 Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Sistema d Emergències Mèdiques a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC). MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

2 2 Índice 1. Introducción Instalar la aplicación Facturae Generar factura electrónica - Aplicación Facturae Iniciar aplicación Generar factura Firmar la factura Entrega de factura electrónica - e.fact Acceso al buzón Envío de facturas Consulta de estados... 28

3 1. Introducción Manual de usuario para la confección y entrega de 3 La facturación electrónica consiste en la tramitación de facturas o documentos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. La gestión electrónica de las facturas puede presentar grandes ventajas como el ahorro de costes derivados de la supresión del papel y el envío postal, o la mejora de la eficiencia en la gestión que supone la posibilidad de integración con ERP, la obtención de información en tiempo real, la reducción del tiempo de gestión o el mayor control de acciones erróneas, entre otras. El Sistema d emergències Mèdiques tiene como objetivo fomentar el envío de facturas electrónicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los procesos y la información concreta y relevante que el proveedor del SEM necesita para la generación de las facturas electrónicas y el envío de estas al propio portal web del SEM. Para llevar a cabo este proceso, los emisores deben disponer de: Programa que permita generar facturas en formato XML Firma electrónica Los proveedores de las diferentes AP tienen a su disposición la aplicación gratuita 'Facturae', desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, que permite la gestión de la facturación electrónica dirigida a las administraciones. Sin embargo, existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato que se requiere. Una vez creado el fichero XML, es indispensable firmar electrónicamente el documento. Este proceso se puede hacer mediante el programa 'Facturae', que ya incorpora esta funcionalidad, o a través de otras aplicaciones. Finalmente, el fichero o ficheros se entregan mediante el buzón de entrega del Sistema d Emergències Mèdiques, que es un portal web personalizado de libre acceso que dispone el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña y que permite a los proveedores del Sistema d emergències Mèdiques el envío de facturas y anexos dirigidos a este. Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar y firmar facturas mediante la aplicación 'Facturae' y de entregarlas a través del buzón 'e.fact' al Sistema d Emergències Mèdiques. Se pueden obtener todos los detalles técnicos de ambas aplicaciones a través de las webs: Empreses/Que-es

4 4 2. Instalar la aplicación Facturae Para descargar la aplicación Facturae se debe acceder a la página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas: A continuación, se debe seleccionar el archivo de descarga del programa correspondiente al sistema operativo del equipo ('Linux'(1), 'MacOS'(2) o 'Windows'(3)) Figura 1: Página web de descarga de la aplicación Facturae Seguidamente aparece el icono distintivo que indica el inicio de la instalación de la aplicación. Figura 2: Icono de inicio de instalación

5 5 A continuación, se abre una ventana donde se muestra el acuerdo de licencia que hará falta leer y aceptar como requisito necesario para proseguir con la instalación. Figura 3: Ventana acuerdo de licencia Al pulsar el botón 'Acepto', se abre la ventana de selección de componentes donde se indica el espacio que ocupará en el disco. Hay que pulsar el botón 'Siguiente' para continuar. Figura 4: Ventana de selección de componentes

6 6 A continuación, una ventana muestra el directorio de destino donde se guardará la instalación del programa. Por defecto, se instalará en el directorio 'C:\Facturae-3.0'. Si se desea instalar en otro directorio, hay que pulsar el botón 'Examinar...' y seleccionar la carpeta de destino. Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Instalar' para iniciar el proceso. Figura 5: Ventana de lugar de instalación Si el proceso se ha realizado con éxito, se muestra un mensaje que lo indica. Entonces se puede cerrar la ventana pulsando el botón 'Cerrar'. En el escritorio aparecerá el icono con el logotipo distintivo de Facturae que servirá para acceder a la aplicación. Figura 6: Icono de acceso a Facturae

7 7 3.Generar factura electrónica - Aplicación Facturae 3.1 Iniciar aplicación Para acceder a la aplicación Facturae hay que pulsar dos veces sobre el icono de acceso directo a la aplicación situado en el escritorio. Figura 7: Icono de acceso a Facturae La primera vez que se accede se debe seleccionar el idioma de presentación y pulsar 'Continuar'. Figura 8: Ventana de selección de idioma

8 8 A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación. Figura 9: Pantalla principal Facturae

9 9 3.2 Generar factura La versión del formato de factura tendrá que ser la '3.2'. Se tiene que seleccionar esta opción en el desplegable situado a la derecha del botón 'Generar factura'. A continuación, hay que pulsar el botón. Figura 10: Ventana principal Facturae - Selección de la versión del formato

10 10 El sistema muestra la ventana de generación de factura. Los campos marcados con un asterisco (*) son de cumplimentación obligatoria. Figura 11: Ventana de generación de factura

11 11 Datos generales de la factura En esta área de datos se deben introducir los datos globales de la factura como, por ejemplo, la fecha de expedición de la factura y los datos relativos al lugar y periodo de facturación. El sistema asigna de manera automática un identificador único o 'número de factura' a la factura que se está generando. Figura 12: Área de datos generales factura

12 12 Emisor Esta área de datos está destinada a la información relativa al emisor de la factura. Para crear un nuevo emisor, primero se tiene que seleccionar el tipo de sujeto: Persona jurídica Persona física A continuación, hay que pulsar el botón. Figura 13: Área de datos emisor Seguidamente se activará el botón de guardar un valor en el campo 'Identificador'. y se asignará de manera automática Selecciona el tipo de residencia del emisor: Extranjero Residente Residente en la UE

13 13 En la pestaña 'General' se deben rellenar los campos: Id. fiscal: Número de identificación fiscal del emisor Razón social: Nombre de la razón social del emisor Nombre comercial: Nombre comercial del emisor Figura 14: Pestaña datos generales emisor En la pestaña 'Dirección' hay que introducir de manera obligatoria los datos sobre la dirección del emisor. En las pestañas 'Registro' y 'Contacto' se puede completar la información según convenga. Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón para guardar los datos. Figura 15: Pestaña dirección del emisor

14 14 Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde. Asimismo, el emisor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del campo 'Emisor'. Figura 16: Datos emisor Receptor En esta área de datos se debe completar la información referente al receptor, en este caso, el Sistema d Emergències Mèdiques. Para crear el receptor se debe seleccionar el tipo de sujeto 'Persona jurídica', el tipo de residencia 'Residente' y pulsar el botón

15 15 En la pantalla de crear un receptor de la Administración haremos clic en NO. En la pestaña 'General' hay que introducir: Id. fiscal: A Razón social: Sistema d emergències Mèdiques, S.A. Figura 17: Pestaña de datos generales del receptor

16 16 En la pestaña 'Dirección' se debe introducir: Dirección: Pablo Iglesias Código postal: Población: L Hospitalet Provincia: Barcelona País: España Figura 18: Pestaña de dirección del receptor Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde. Asimismo, el receptor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del campo 'Receptor'.

17 17 Detalle de factura Esta área está destinada a los conceptos a facturar, así como a otros elementos asociados (impuestos, descuentos, forma de pago, etc.). Para introducir un concepto a facturar hay que pulsar el botón de la tabla de conceptos o líneas. situado a la derecha Figura 22: Detalle de factura A continuación, el sistema abre la ventana destinada a la generación de conceptos. En el área de datos 'General' se deben rellenar los campos: Descripción-ID: denominación del producto/servicio Cantidad: cantidad de producto a facturar Importe unitario Figura 23: Ventana de generación de concepto o línea de detalle

18 18 En el área Impuestos se debe introducir al menos un impuesto repercutido. El botón permite abrir la ventana de selección de impuesto repercutido. A continuación, se debe seleccionar el tipo de impuesto y el porcentaje de este que se aplica. Si es necesario, también se pueden rellenar los campos Bases imponibles especiales o Otros impuestos especiales. Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón. Figura 24: Ventana de agregación de impuesto repercutido La ventana se cerrará y aparecerá una nueva fila en la tabla correspondiente. Figura 25: Ventana de generación de concepto - concepto informado MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

19 19 Una vez introducido el producto, hay que pulsar el botón producto a la factura. para incorporar la línea del El producto/servicio facturado queda detallado en el área de datos 'Detalle factura'. Se pueden crear tantas líneas como sean necesarias pulsando el botón. En la parte inferior de esta área se encuentran varias pestañas que permiten introducir, si son convenientes, otros parámetros: descuentos, anticipos, cargos, ayudas, datos de pago, retención global o literales legales. IMPORTANTE En el caso de que el servicio/producto no esté ligado a una licitación o bien se trate de un material estocable por SEM, es decir que en la línea de pedido aparezca un código de producto de SEM, en la factura se seguirá este proceso adicional: En el apartado Referencias receptor, pondremos el número de pedido del SEM que generalmente empieza por 45 o 47 en el campo Ref. transacción, y también informaremos el campo Orden de pedido con el número de línea del pedido de SEM relacionado con el material de la línea de factura, por ejemplo, 10, 20, 30. En el caso que la factura esté relacionada con un expediente de contratación se informará en el campo Referencia Expediente, tal como indica la captura siguiente: MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

20 20 DIR3 Los datos de DIR3 son los siguientes: ENTITAT CIF DIR3 OFICINA COMPTABLE DIR3 ÒRGAN GESTOR DIR3 Sistema d'emergències Mèdiques, SA A Sistema d'emergències A Mèdiques, SA A Sistema d'emergències Mèdiques, SA A Estos datos deben informarse en la factura electrónica. MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

21 21 Una vez completada la factura, es posible firmarla mediante el botón 'Firmar' o crearla como borrador para ser tratada en otra ocasión, botón 'Guardar borrador'. Figura 26: Ventana de generación de factura - factura informada MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

22 Firmar la factura Para firmar la factura hay que pulsar el botón 'Firmar' que se encuentra en la parte inferior de la factura. A continuación, aparece una ventana donde se muestran los certificados digitales instalados en el navegador del ordenador del usuario. Se tiene que seleccionar el certificado correspondiente y pulsar el botón 'Continuar'. Figura 27: Ventana de selección de certificado Una vez finalizado el proceso, la factura queda guardada en el nodo 'Emitida'. Figura 28: Pantalla principal Facturae - Pestaña de facturas emitidas MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

23 Exportar factura - Fichero XML Para exportar facturas hay que pulsar el botón 'Importar / Exportar' situado en la parte izquierda de la pantalla. Figura 29: Pantalla principal de Facturae - Exportar facturas A continuación se abre una ventana donde se debe seleccionar la opción 'Exportar facturas' y pulsar 'Continuar'. Figura 30: Ventana de selección de importación / exportación MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

24 24 Acto seguido se abre una ventana donde hay que seleccionar, mediante el botón, la carpeta donde se guardarán los ficheros xml de las facturas en el ordenador del usuario. En el campo 'Exportar las facturas en estado' hay que seleccionar la categoría de facturas 'Emitida'. Finalmente, hay que pulsar 'Exportar'. Figura 31: Ventana de exportación de facturas Si el proceso finaliza correctamente, el sistema emitirá el siguiente mensaje: Figura 32: Mensaje de finalización MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

25 25 4.Entrega de factura electrónica - e.fact 4.1 Acceso al buzón Para acceder al buzón de factura electrónica del Sistema d Emergències Mèdiques hay que hacerlo a través de la dirección web: (Puede escoger el idioma) 4.2 Envío de facturas Figura 33: Buzón de facturas electrónicas Para acceder a la pantalla hay que seleccionar la pestaña 'Envío de facturas' situada en el buzón de facturas electrónicas. A continuación, hay que seleccionar el fichero que contiene la factura a enviar pulsando el botón 'Navega...' Figura 34: Buzón de facturas electrónicas - Pestaña de envío de facturas MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

26 26 Acto seguido se accede al cuadro de diálogo que permitirá seleccionar el fichero que contiene la factura a enviar. Figura 35: Cuadro de diálogo "Abrir" Una vez seleccionado, se debe pulsar el botón 'Añade' para que se cargue el fichero en el servidor web. En el área de datos 'Facturas a enviar' aparece una línea con el nombre del fichero de factura que se acaba de subir. En esta misma línea también aparece una columna adicional que permite la carga de ficheros adjuntos en formato PDF. En la columna 'Destinatario' se tiene que abrir el desplegable y seleccionar 'Sistema d Emergències Mèdiques. Figura 36: Listado de facturas gestionadas MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

27 27 En la parte inferior del área de datos 'Facturas enviadas' hay un campo de cumplimentación opcional que permite introducir una dirección de correo electrónico donde recibir avisos del estado de la factura. Para adjuntar documentos PDF a la factura hay que pulsar el botón 'Navega...' de la columna 'Documentos adjuntos'. A continuación, se accede al cuadro de diálogo donde se podrá seleccionar el fichero a adjuntar. Una vez cargado el fichero, hay que pulsar el botón 'Adjuntar'. Los ficheros adjuntos se pueden eliminar pulsando el icono cada uno de los archivos. que aparece al lado de Para realizar el envío se debe marcar la casilla situada delante del nombre de la factura que se quiere enviar y pulsar el botón 'Enviar'. A continuación, se mostrará un código de seguridad que habrá que confirmar. Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Enviar'. Figura 37: Código de seguridad De manera automática se vuelve a la pantalla de envío de facturas y se muestra un mensaje de confirmación del envío. Figura 38: Confirmación de envío MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

28 Consulta de estados Se accede a la pantalla seleccionando la pestaña 'Consulta de estados'. Esta pantalla muestra las facturas enviadas previamente y permite consultar su estado de proceso. Para consultar el estado de una factura se deben rellenar los campos: Número de factura Año fiscal de la factura NIF / CIF del emisor NIF del receptor Importe total de la factura A continuación, hay que pulsar el botón 'Buscar'. Figura 39: Buzón de facturas electrónicas - Consulta de estado Acto seguido se muestra el histórico de estados por el que ha pasado la factura y se detalla la siguiente información: Número de factura. Identificador de transacción. NIF / CIF del emisor. Año fiscal de la factura. Importe total de la factura. Estado. Fecha del estado. Datos complementarios (esta columna solo aparecerá rellenada para los estados Registrada y Rechazada, mostrándose el número y la fecha de registro de la factura o la razón de rechazo de la misma según corresponda). MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015

29 29 Figura 40: Buzón de facturas electrónicas - Resultado de la consulta de estado MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_SEM_V3-ESP.docx 01/2015