PROCEDIMIENTO GENERAL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES

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1 Nº Página 1 de 5 PROCEDIMIENTO GENERAL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES GRUPO EDUCACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y COMERCIO CURICÓ PAG. 1 de 5 Fecha de elaboración: Versión: 1

2 Nº Página 2 de 5 TABLA DE CONTENIDOS 1. Objetivo y alcance 2. Responsabilidades 3. Documentos Aplicables 4. Desarrollo / Descripción del Procedimiento 5. Registros 6. Anexos REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PAGINAS ELAB. O MODIFICADAS FECHA ELABORACIÓN INICIAL FECHA CAMBIO EN EL DOCUMENTO PAG. 2 de 5 Fecha de elaboración: Versión: 1

3 Nº Página 3 de 5 1. OBJETIVO Y ALCANCE TABLA DE CONTENIDO Objetivo Definir un procedimiento que permita normar el proceso de pago de facturas a Proveedores con el objeto de resguardar la correcta ejecución presupuestaria, optimizar los recursos Financieros del Grupo Educacional de Administración y Comercio y al mismo tiempo llevar un orden en los registros contables. Alcance El alcance de este procedimiento involucra a todas las áreas cuya gestión involucra Pagos o Transferencia de valores, situación que es fundamental para el desarrollo normal de las actividades que se ejecutan al interior del Grupo Educacional de Administración y Comercio. 2. RESPONSABILIDADES El Departamento de Finanzas es el encargado de administrar en forma eficiente el uso de los recursos financieros del Grupo Educacional de Administración y Comercio. 3. DOCUMENTOS APLICABLES No aplica 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 A partir de la entrada en vigencia de este procedimiento, todas las Órdenes de Compra deberán ser confeccionadas con todos los antecedentes exigidos en el documento, tales como: Nombre y Rut del Proveedor, Departamento, Financiamiento, cual es el origen de los fondos, por ejemplo Fondos Concursables, Proyectos, Ley SEP, Código (en el caso de que corresponda a Activos Fijos), Cantidad, Descripción, Condición de pago. En este último aspecto, es importante recalcar si es crédito documentado y los plazos acordados. PAG. 3 de 5 Fecha de elaboración: Versión: 1

4 Nº Página 4 de Todas las facturas deberán estar respaldadas con su respectiva orden de compra, salvo las que seas emitidas por servicios básicos. 4.3 Será una condición irrenunciable, que todas las facturas que ingresen al Proceso de Pagos a Proveedores, deberán cumplir con los siguientes requisitos: Nombre, Rut y Firma de la persona que recepciona los productos, indicando en el mismo documento la conformidad. De modo contrario, si existieran diferencias con lo señalado en la factura v/s lo recepcionado, se deberá indicar claramente en el documento a fin de solicitar su respectiva Nota de Crédito. Al mismo tiempo, todas las facturas deberán ser firmadas en la parte final por la persona que realizó la solicitud de pedido. 4.4 Las facturas por conceptos de materiales, insumos y servicios utilizados en la Construcción, Ampliación o mejoras de los Establecimientos Educacionales, deberán considerar adicionalmente el VºBº del Jefe de Operaciones de la empresa. Respecto del Área de Administración y Finanzas, el procedimiento a seguir es el siguiente: 4.5 Será de carácter obligatorio que todas las facturas, antes de ser visadas para pago, deberán adjuntarse con su respectivo Voucher del movimiento contable. 4.6 Todas las facturas deberán llevar impresas en el extremo superior derecho el Nº de folio y la fecha de ingreso en el sistema de contabilidad. 4.7 El total de las facturas, boletas, boletas de honorarios y formulario de rendiciones presentados a pago, deberán llevar impresas un timbre que señale cancelado, en donde se indica información sobre el nº del cheque, banco, fecha y monto. 4.8 El calendario establecido para el pago de proveedores, corresponderá a la primera quincena de cada mes, haciendo coincidir estos pagos a los días viernes. Cabe señalar que para los efectos de obtener la firma en cheques y posterior organización de trámites se consignaran los días martes y jueves a partir de las 09:00 AM. Durante la jornada de la mañana. 4.9 Finalmente, una vez emitidos los documentos por cancelación de proveedores deberán ser entregados al asistente del Área de Finanzas con el objeto de tomar contacto con los proveedores y gestionar el pago, ya sea citando al proveedor a nuestra Oficina o depositando en Cuentas Corrientes a nombre del mismo beneficiario el cheque. PAG. 4 de 5 Fecha de elaboración: Versión: 1

5 Nº Página 5 de 5 5. REGISTROS - Flujo semanal con V B Gerencia 6. ANEXOS 6.1 FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA Y VOUCHE CONTABLE PAG. 5 de 5 Fecha de elaboración: Versión: 1