PROCEDIMIENTO DE PERMISOS Y LLAMADOS DE ATENCIÓN

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1 Página de 5 Revisó: Director Consultorio Aprobó: Rector Fecha de aprobación:septiembre 25 de 2008 Resolución N. 65 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades para formalizar el trámite de permisos ante la Dirección del Consultorio y los llamados de atención por parte de la misma. Aplica para los estudiantes y el personal de apoyo a la gestión del Consultorio. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Universidad Industrial de Santander Reglamento Interno Consultorio Acuerdo 062 de Agosto 20 de 200 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Reglamento Interno Centro de Conciliación Acuerdo 063 de Agosto 20 de 200 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS BU: Bienestar Universitario CONSIDERACIONES Si la falta cometida es del personal del Consultorio, que no es estudiante, puede presentarse o manifestarse a través de la Evaluación Docente en la web para el caso de los Asesores o por medio de una queja o reclamo siguiendo el procedimiento establecido por Seguimiento Institucional PSE.04.

2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página Archivo Interno DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO. Identifica incumplimiento Existe justificación? No. Identifica el incumplimiento del estudiante: como llegadas tardes, ausencia a turno y demás inasistencias a actividades propias del Consultorio. También puede identificarse la necesidad de ausentarse en el futuro próximo. Personal del Consultorio. Control de asistencia a turno FEX-CJ. Sugerencias FEX-CJ.8 Satisfacción de beneficiarios FEX-CJ.20 Si 2. Diligencia formato de permiso o excusa. 2. En caso que se presente justificación para el incumplimiento, diligencia el formato para Solicitud de Permiso FEX-CJ.09 o excusa, que puede solicitar en secretaría de Consultorio, explicando las razones de la falta (ocurrida o futura). FEX-CJ.4 3. Adjunta documentos de evidencia Documentos para excusa o permiso 3. Adjunta a la Solicitud de Permiso (o excusa) los documentos de evidencia de la información presentada en los casos que sea necesario. Cuando se presentan inconvenientes de salud es necesario presentar la documentación de Bienestar Universitario. Gestión de Incapacidades PBE.05 Certificado de Incapacidad BU FBE Entrega documentos 4. Entrega solicitud diligenciada FEX-CJ.4 con documentos soporte en la secretaría del Consultorio. FEX-CJ.4

3 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 5 5. Entrega a Director del Consultorio 5. Entrega los documentos al Director del Consultorio. FEX-CJ.4 6. Evalúa la solicitud 6. Evalúa la solicitud y la información presentada. Director Consultorio FEX-CJ.4 Acepta justificación? Si 2 Pag 4 No 7. Redacta Llamado de atención 7. Si no existe justificación o la que se recibió no es aceptada por el Director del Consultorio redacta el llamado de atención en el Formato FEX-CJ.5 FEX-CJ.5 8. Firma Llamado de Atención 8. Firma el FEX-CJ.5, remite copia si es necesario a Asesor o Profesional del Centro de Conciliación. Director Consultorio 9. Entrega a estudiante 9. Entrega el Llamado de Atención al estudiante responsable. Si la persona se encuentra en el CJ, se entrega directamente, de lo contrario se deposita en su buzón De correspondencia. FEX-CJ.5 0. Registra observaciones 0. Se registran las observaciones pertinentes de la situación si es necesario, en el formato de Gestión del para el periodo de corte respectivo. Si la situación es repetitiva se tomarán las medidas correctivas necesarias que decida la Dirección. Director Consultorio Asesor Gestión del FEX-CJ.05 Reglamento Interno Consultorio Reglamento Estudiantil de Pregrado

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 5 2. Archiva FIN. Archiva el Llamado de Atención y/o la Solicitud de Permiso con la documentación presentada, al estudiante correspondiente, en el Archivador (A-Z) de Control del que se encuentra en el Archivo de Gestión. FEX-CJ.09 FEX-CJ.5

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Septiembre 25 0 Creación del Documento de Marzo 3 de 202 Inclusión de normatividad Corrección en documentos de referencia el código del formato de solicitud de permisos Corrección de la numeración del formato de permisos siendo el correcto FEX- CJ.4