Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC PP 10

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1 Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC PP 10

2 Página 2 de 16 PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES 1. Objetivo Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación Municipal de lo Prado. 2. Alcances Se aplica desde la recepción de la Orden de Compra o factura o Boleta de honorarios, hasta la entrega física de cheque por tesorería. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Proveedores Orden de compra (OC) Factura Boleta de Honorarios ( BH) Pago anticipado al proveedor DEFINICIÓN Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad. Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC. Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura. Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los servicios, detallados en la BH. Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos, materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o insumos, materiales por parte del proveedor.

3 Página 3 de 16 CONCEPTO DEFINICIÓN El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia. Obligación Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria. Se obligan los fondos por rendir, facturas de proveedores, y BH Egreso Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o prestador de servicio Imputar Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación Operación Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura 4. Funciones y Responsabilidades Dueño del proceso: Jefe Departamento de Finanzas Responsable del proceso: Director de Administración y Finanzas Jefe de Finanzas Responsabilidad: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores; registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la confección y resguardo de la documentación del respaldo. Director de Administración y Finanzas

4 Página 4 de 16 Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado. Encargado Unidad de Adquisiciones Responsabilidad: Coordinar las acciones del equipo de trabajo y realizar directamente las acciones que así lo requieran, administrando, gestionando y controlando totas las compras solicitadas por las diferentes áreas de la Corporación Municipal de Lo Prado Tesorero Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria. Informar los pagos realizados a proveedores a y Adquisiciones. Administrativo Tesorería Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega al proveedor Unidad En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable. Directores de área: Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados por 2 de 3 directores.

5 Página 5 de Diagrama de Flujo de proceso

6 Página 6 de 16

7 Página 7 de 16

8 Página 8 de Descripción de Actividades Etapa Descripción Evidencias 1 Envío de Orden de Compra a : Adquisiciones envía por libro de correspondencia la orden de compra ya aprobada por la jefatura, para realizar un documento llamado Obligación. 2 Egreso para Orden de Compra: se encarga de emitir el egreso contable. Documento de obligación Egreso Contable 3 Tesorería: El administrativo de Tesorería recibe el egreso contable de, emitiendo el cheque, por medio del sistema contable, el que se debe firmar por dos de las tres firmas disponibles para tales efectos (Secretario General, DAF, Director de Salud). Una vez realizado este trámite, el o los cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago. 4 Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se solicita el carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple que autorice el retiro) y por seguridad se prefiere fotocopiar los cheques y carnet de identidad del proveedor que solicita el pago, verificando que los datos sean correctos. Una vez finalizado este trámite se adjuntan a los documentos las fotocopias y se envían para su archivo al departamento de contabilidad. 5 Anticipo de Proveedor: estas obligaciones, requieren de un respaldo tributario (facturas), los cuales son ingresados al sistema de contabilidad. Una vez que se cuenta con la factura, el área de tesorería envía el egreso a para que se genere el traspaso contable. Posterior a esto, son archivados ordenados por su número de egreso. Comprobante del cheque Comprobante de cheque firmado Egreso contable

9 Página 9 de 16 6 Control Pago de Proveedores: El Jefe del Departamento de Finanzas trabaja en base a una planilla Excel, los datos de deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa información es extraída del software de y cotejada con los archivadores de facturas pendientes e informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a. 7 Control de Pago a Proveedores: El Jefe del Departamento de Finanzas solicita a los proveedores enviar la deuda vigente con la Corporación, información que es contrastada con los egresos pagados e usuarios del servicio. 8 Control de Pago de Proveedores: De manera diaria envía un Informe, por , de las obligaciones efectuadas en el día. 9 Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda real de un proveedor y de acuerdo a los plazos vencidos, se da prioridad de pago, por lo cual es el Director de Administración y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar del proveedor. 10 Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los egresos de pagos, se rebaja la deuda de la planilla Excel Deuda en Proceso. Planilla Excel Deuda en Proceso solicitud deuda vigente Informe por Egresos contables Planilla Excel Deuda en Proceso 7. Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición

10 Página 10 de 16 Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Obligación Jefe Finanzas físico y/o electrónico Software Contable/ Gaveta Of. De Físico: Gaveta archivador de egresos/ Nº de egresos Digital: Software contable/ modulo compras y ventas/obliga ciones/n de obligaciones 1 año Bodega de Comprobante de Egreso Jefe Finanzas físico y/o electrónico Software Contable/ Gaveta Of. De Físico: Gaveta Nº de egreso Digital: Software contable/ modulo búsqueda de comprobante 1 año Bodega de Egreso Cheque Jefe Finanzas Físico Gaveta Of. De Físico: Gaveta archivador 1 año Bodega de

11 Página 11 de 16 Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Egresos/ Nº de egreso Factura de compra Jefe Finanzas físico Gaveta Of. de Físico: Gaveta archivador de egresos /Nº de egreso 1 año Bodega de Orden de compra Jefe Finanzas Físico Gaveta Of. de Físico: Gaveta archivador Egresos/ Nº de egreso 1 año Bodega de Traspaso contable Jefe Finanzas Físico Gaveta Of. de Físico: Gaveta archivador Egresos/ Nº de egreso 1 año Bodega de

12 Página 12 de Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Mide la cantidad de facturas pendientes de pago (N de facturas pagadas /total de facturas recepcionada ) *100 30% Producto Eficacia Mensual Mide la cantidad de cheques pendientes de retirar en carpeta (N de cheque pendientes de entregar a proveedores / total de cheques emitidos ) *100 5% Producto eficiencia Mensual Mide la cantidad de facturas con copia legalizadas (N de facturas notarizada / total de facturas recepcionadas) *100 5% Producto eficiencia Mensual 9. Referencias No hay 10. Anexos Anexo 1: Formato Obligación (según sistema) Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema) Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema) Anexo 4: Factura de compra (según proveedor) Anexo 5: Orden de compra (según sistema) Anexo 6: Traspaso contable (según sistema)

13 Página 13 de Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados Versión inicial Estandarizada Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes Modificaciones a manuales obligatorios Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la

14 Página 14 de 16 dirección Política de calidad Revisión y actualización completa Modificaciones al manual de del Manual de la Calidad auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones

15 Página 15 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional) Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales,

16 Página 16 de 16 revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.

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