SOCIO COMERCIAL DE MERCK CÓDIGO DE CONDUCTA

Transcripción

1 SOCIO COMERCIAL DE MERCK CÓDIGO DE CONDUCTA Nuestros Valores y Estándares para socios comerciales Código de Conducta para Socios Comerciales de Merck [Edición I]

2 Merck/MSD se compromete a lograr un nivel adecuado de sustentabilidad en todas las actividades comerciales e intenta aplicar y cumplir con los más elevados estándares éticos, sociales y ambientales. Reconocemos que nuestros socios comerciales juegan un papel importante en nuestro éxito en general. Como consecuencia, Merck/MSD se esfuerza en llevar a cabo las tareas comerciales con personas y organizaciones que compartan nuestro compromiso con los elevados estándares éticos y que operen de manera social y ambientalmente responsable. Para reforzar los estándares con los que nos comprometemos, Merck/MSD desarrolló este Código de Conducta para Socios Comerciales basado en los Principios de la Industria Farmacéutica (PSCI, por sus siglas en inglés) de la Iniciativa de la Cadena de Suministros Farmacéuticos, los 10 principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas y nuestros Valores y Estándares.

3 ÍNDICE Expectativas 4 Mano de obra y derechos humanos 6 Empleo elegido libremente 6 Trabajo infantil y trabajadores jóvenes 6 Sin discriminación 6 Trato justo 6 Salarios, beneficios y horarios de trabajo 6 Libertad de asociación 6 Privacidad y protección de datos 6 Salud, seguridad y medio ambiente 7 Protección para los trabajadores 7 Seguridad en los procesos 7 Preparación y respuesta ante emergencias 7 Información sobre peligros 7 Autorizaciones ambientales 7 Desechos y emisiones 7 Derrames y liberaciones 7 Sistemas de administración 8 Compromiso y responsabilidad 8 Requisitos legales y de los clientes 8 Evaluación y manejo de riesgos 8 Documentación 8 Capacitación y competencia 8 Continuidad comercial 8 Mejora continua 8 Prácticas comerciales éticas 9 Integridad comercial 9 Competencia justa 9 Identificación de inquietudes 9 Precisión de los registros comerciales 9 Protección de la información 9 Propiedad intelectual 9 Cumplimiento comercial 9 Ensayos clínicos 10 Calidad de los productos 10 Marketing y prácticas promocionales 10 Regalos, alimentos, entretenimiento 10 Bienestar animal 10 Conflicto de intereses 10 Cómo plantear inquietudes 12 El 15 de noviembre de 2011, el Comité Corporativo de Cumplimiento de Merck adoptó el Código de Conducta para Socios Comerciales de Merck, que entró en vigencia ese mismo día. 3

4 EXPECTATIVAS Merck/MSD establece estándares elevados para que la actividad comercial se desarrolle de forma ética y de acuerdo con la ley. Esperamos que nuestros socios comerciales tengan el mismo nivel de compromiso. Este Código de Conducta para Socios Comerciales presenta los principios básicos para los socios comerciales que realicen acuerdos con Merck/ MSD. Al momento de seleccionar a nuestros socios comerciales, tenemos en cuenta estos principios y los supervisamos para controlar su nivel de cumplimiento. A su vez, nuestros socios comerciales deben aplicar estos principios u otros similares a los socios con quienes trabajan a la hora de proveer bienes y servicios a Merck/MSD. SE ESPERA QUE LOS SOCIOS COMERCIALES... Se adhieran firmemente a los principios éticos relacionados con el trabajo, el ambiente, la salud y la seguridad, así como a los sistemas de administración. Integren, comuniquen y apliquen estos principios. Operen en total cumplimiento de todas las leyes, reglas y normativas aplicables. Integren los principios en un enfoque de mejora continua que incremente el desempeño con el paso del tiempo. PUNTOS CLAVE: Los socios comerciales incluyen las organizaciones que brindan servicios, materia prima, ingredientes activos, componentes, productos terminados u otros productos a Merck/MSD y sus subsidiarias operativas, afiliadas y divisiones. El objetivo de estos principios no es reemplazar, revocar ni entrar en conflicto con ningún requisito legal o regulatorio aplicable, o con ninguna obligación contractual con Merck/MSD y sus subsidiarias, afiliadas y divisiones operativas. Es responsabilidad de cada socio comercial determinar cómo cumplir y demostrar el cumplimiento de los principios y los estándares, según se establece en este Código de Conducta para Socios Comerciales. Si se especifica en los contratos, Merck/MSD retendrá los derechos de auditoría e inspección para verificar el cumplimiento. Como parte de la evaluación inicial de la selección de nuevos socios comerciales, Merck/MSD monitoriza el nivel de cumplimiento del Código de Conducta para Socios Comerciales. Para ello, invita a los socios a completar un cuestionario de autoevaluación. En el caso de los socios identificados como de alto riesgo, Merck/MSD podría controlar aún más el cumplimiento solicitando una visita al lugar de trabajo. En y se pueden encontrar más pautas sobre cómo cumplir estas expectativas. 4

5 En Merck/MSD, nuestros valores y estándares siempre han formado los cimientos de nuestro éxito. Creemos que, gracias a las prácticas y las conductas comerciales responsables, la sociedad y las empresas reciben un mejor servicio. Nuestra creencia se basa en que consideramos que una empresa debe, como mínimo, operar en total cumplimiento de todas las leyes, reglas y normativas aplicables. Tenemos en cuenta las diferencias culturales y los desafíos asociados con la interpretación y la aplicación de estos principios en todo el mundo, y nuestras expectativas son de carácter universal. Sabemos que los métodos para cumplir con estas expectativas podrían variar de acuerdo a las leyes, los valores y las expectativas culturales de las diferentes sociedades del mundo. Creemos en el desarrollo de relaciones con nuestros socios comerciales que estén basadas en la confianza y el respeto y que sean mutuamente beneficiosas. Realizamos nuestros negocios de manera íntegra y cumpliendo con todas las leyes, reglas y normativas aplicables de los países en los que operamos. Queremos causar un impacto positivo en la vida de nuestros empleados, sus familiares y las comunidades en las que operamos. Esperamos que las compañías de nuestra red de socios comerciales hagan lo mismo. 5

6 MANO DE OBRA Y DERECHOS HUMANOS Los socios comerciales deben apoyar y respetar la protección de los mundialmente proclamados derechos humanos y asegurar que no son cómplices de situaciones de abuso de los derechos humanos. EMPLEO ELEGIDO LIBREMENTE Los socios comerciales no deben valerse de mano de obra forzada, en condiciones de servidumbre, bajo cumplimiento forzoso ni mano de obra de convictos no voluntaria. Tampoco se debe obligar a los empleados a presentar escritos ni depósitos al comenzar a trabajar. SALARIOS, BENEFICIOS Y HORARIOS DE TRABAJO Los socios comerciales deben pagar a los trabajadores un salario acorde a las leyes salariales aplicables, que incluyen salarios mínimos, horas extras y beneficios obligatorios. Los socios comerciales deben comunicar al trabajador la frecuencia con la cual le pagarán de modo oportuno. Además, los socios comerciales deben comunicar al trabajador si las horas extras son obligatorias y cuál es el monto que se pagará por dichas horas. TRABAJO INFANTIL Y TRABAJADORES JÓVENES Los socios comerciales no deben valerse de mano de obra infantil. Los trabajadores jóvenes menores de 18 años solo pueden ser empleados para tareas que no sean peligrosas y si dichos jóvenes tienen la edad legal para trabajar establecida por su país o la edad establecida para finalizar la educación obligatoria. SIN DISCRIMINACIÓN Los socios comerciales deben ofrecer un ambiente de trabajo donde no haya acoso ni discriminación. No se tolerará la discriminación por motivos como la raza, el color, la edad, el género, la orientación sexual, la etnia, la discapacidad, la información genética, la religión, la afiliación política, el sindicato al que pertenece o el estado civil. TRATO JUSTO Los socios comerciales deben ofrecer un ambiente de trabajo libre de tratos hostiles e inhumanos, incluidos el acoso sexual, abuso sexual, castigos físicos, coerción mental o física, abuso verbal de los trabajadores y amenazas respecto a los tratos mencionados. LIBERTAD DE ASOCIACIÓN Se fomenta la comunicación abierta y el compromiso directo con los trabajadores (y/o funcionarios de sindicatos designados, si corresponde) para resolver los problemas en el lugar de trabajo y relacionados con la compensación. Los socios comerciales deben respetar los derechos de los trabajadores, como se establece en las leyes locales, de asociarse libremente, unirse o no a sindicatos laborales, buscar representación y unirse a los consejos laborales. Los trabajadores deben poder comunicarse abiertamente con la gerencia respecto de las condiciones laborales sin sufrir amenazas de represalias, intimidaciones ni acoso. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS Los socios comerciales deben respetar a las personas de manera coherente con los derechos de privacidad y protección de los datos. En todo momento deben usar la información de las personas de forma adecuada para fines comerciales necesarios y evitar el uso indebido de los datos para prevenir así el daño a las personas, como discriminación, estigmatización u otro tipo de daño a la reputación y la dignidad personal, el impacto en la integridad física, el fraude, las pérdidas financieras o el robo de identidad. 6

7 SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE Los socios comerciales deben proveer un entorno laboral seguro y saludable, incluido cualquier módulo habitacional provisto por la compañía. PROTECCIÓN PARA LOS TRABAJADORES Los socios comerciales deben proteger a los trabajadores de la sobreexposición a los peligros químicos, biológicos y físicos, así como de las tareas físicamente exigentes en el lugar de trabajo y en cualquier módulo habitacional provisto por la compañía. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS Los socios comerciales deben implementar programas para evitar o mitigar derrames catastróficos de productos químicos asociados a las operaciones y los procesos. Los programas deben corresponder a los riesgos de la instalación. Los socios comerciales deben operar de un modo ambientalmente responsable y eficiente para minimizar los impactos negativos en el medio ambiente. Se motiva a los socios comerciales a conservar los recursos naturales, a evitar, si es posible, el uso de materiales peligrosos y a participar de actividades de reutilización y reciclado. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Los socios comerciales deben identificar y evaluar las situaciones de emergencia en el lugar de trabajo y en cualquier módulo habitacional provisto por la compañía, así como minimizar su impacto mediante la prevención y la implementación de planes de emergencia y procedimientos de respuesta. INFORMACIÓN SOBRE PELIGROS La información sobre seguridad relacionada con los materiales peligrosos, incluidos los componentes y los materiales intermedios farmacéuticos, debe estar disponible para enseñar, capacitar y proteger a los trabajadores de los peligros. AUTORIZACIONES AMBIENTALES Los socios comerciales deben cumplir con todas las normativas ambientales aplicables. Es necesario obtener todos los permisos, las licencias, los registros de información y las restricciones ambientales, y cumplir con sus requisitos operativos y de comunicación. DESECHOS Y EMISIONES Los socios comerciales deben implementar sistemas que garanticen la manipulación, el movimiento, el almacenamiento, el reciclado, la reutilización o el manejo seguros de desechos, emisiones de aire y descargas de aguas residuales. Todo tipo de desecho, agua residual o emisiones que pudiera impactar de forma negativa en la salud ambiental o de los seres humanos se debe manejar, controlar y tratar adecuadamente antes de su liberación en el ambiente. DERRAMES Y LIBERACIONES Los socios comerciales deben implementar sistemas para evitar y mitigar los derrames y las liberaciones accidentales en el ambiente. 7

8 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Los socios comerciales deben usar sistemas de administración para facilitar la mejora continua y el cumplimiento con las expectativas de estos principios. COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD Los socios comerciales deben demostrar compromiso con los conceptos descritos en este documento asignando los recursos correspondientes. REQUISITOS LEGALES Y DE LOS CLIENTES Los socios comerciales deben identificar y cumplir las leyes, las normativas y los estándares correspondientes, así como los requisitos pertinentes de los clientes. Además, deben abordar las brechas identificadas de manera responsable y oportuna. CAPACITACIÓN Y COMPETENCIA Los socios comerciales deben tener un programa de capacitación que permita a la gerencia y a los trabajadores alcanzar un nivel adecuado de conocimientos, destrezas y habilidades para abordar estas expectativas. CONTINUIDAD COMERCIAL Los socios comerciales son responsables del desarrollo y la implementación de planes adecuados de continuidad comercial para las operaciones que respaldan los negocios de Merck/MSD. EVALUACIÓN Y MANEJO DE RIESGOS Los socios comerciales deben tener mecanismos para evaluar y manejar los riesgos en todas las áreas abordadas en este documento. DOCUMENTACIÓN Los socios comerciales deben conservar la documentación necesaria para demostrar su conformidad con estas expectativas y el cumplimiento de las normativas aplicables. MEJORA CONTINUA Se espera que los socios comerciales mejoren continuamente estableciendo objetivos de desempeño, ejecutando planes de implementación y tomando las medidas correctivas necesarias para resolver las deficiencias identificadas en las evaluaciones internas o externas, las inspecciones y las revisiones de la gerencia. 8

9 PRÁCTICAS COMERCIALES ÉTICAS Los socios comerciales deben realizar sus negocios de forma ética y actuar con integridad. INTEGRIDAD COMERCIAL Se prohíbe todo tipo de corrupción, extorsión y apropiación indebida. Los socios comerciales no deben ofrecer, pagar ni aceptar sobornos, ni participar en otros alicientes ilegales del ámbito comercial o de las relaciones gubernamentales. Los socios deben trabajar para evitar la corrupción en todas sus formas. COMPETENCIA JUSTA Los socios comerciales deben realizar sus actividades comerciales de manera coherente con la competencia fuerte y justa, y de acuerdo con las leyes antimonopólicas aplicables. Los socios deben valerse de prácticas comerciales justas, incluida la publicidad precisa y honesta. IDENTIFICACIÓN DE INQUIETUDES Los socios comerciales deben alentar a todos los trabajadores a informar sus inquietudes o sobre actividades ilegales sin que eso sea motivo de amenazas de represalias, intimidaciones o acoso y, como consecuencia, se deben hacer las investigaciones pertinentes y tomar las medidas correctivas necesarias. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Los socios comerciales deben proteger la información confidencial, incluida la información personal recopilada para Merck/MSD o de su pertenencia. Deben, además, actuar de manera tal que se evite su pérdida, uso indebido, robo, fraude, acceso incorrecto, divulgación o alteración, que incluye la comunicación no autorizada y la publicación de la información adquirida de Merck/MSD o en su nombre. Los socios que requieran el intercambio de información confidencial con Merck/MSD deben hacer un acuerdo de confidencialidad con Merck/MSD por adelantado. A menos que Merck/MSD lo autorice, los socios comerciales no deben compartir la información confidencial de Merck/MSD u otro tipo de información obtenida sobre la actividad comercial de Merck/MSD. Los socios comerciales deben garantizar y estar preparados para demostrar que aplican las protecciones de seguridad adecuadas para proteger la información personal y otro tipo de datos confidenciales. El uso no autorizado, la divulgación o la pérdida de la información confidencial de Merck/MSD se debe informar inmediatamente a la Oficina de Ética de Merck. PROPIEDAD INTELECTUAL Se deben respetar los derechos de propiedad intelectual y, por tal motivo, la transferencia de tecnología y conocimientos se debe llevar a cabo de un modo que proteja dichos derechos. PRECISIÓN DE LOS REGISTROS COMERCIALES Todos los libros y registros financieros deben ser acordes a los principios contables generalmente aceptados. Los registros deben ser precisos en todos los aspectos fundamentales. Los registros deben ser legibles, transparentes y reflejar las transacciones y los pagos reales. CUMPLIMIENTO COMERCIAL Los socios comerciales deben cumplir con todos los controles y las sanciones de importaciones y exportaciones aplicables, y con otras leyes de cumplimiento comercial de los EE. UU. y las leyes de los países aplicables donde se realizan las transacciones. 9

10 PRÁCTICAS COMERCIALES ÉTICAS ENSAYOS CLÍNICOS Cuando se realicen ensayos clínicos en nombre de Merck/MSD, todos ellos se harán de acuerdo con los estándares globales de las Buenas Prácticas Clínicas, los requisitos regulatorios locales aplicables y siguiendo los principios éticos que tienen su origen en la Declaración de Helsinki. CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Los socios comerciales implicados en el suministro, la fabricación, el empaquetado, la prueba, el almacenamiento y la distribución de materiales/ productos en nombre de Merck/MSD garantizarán el cumplimiento de los requisitos aplicables de las Normativas de Calidad, las Buenas Prácticas de Fabricación y las Buenas Prácticas de Laboratorio para los mercados en donde se registran y distribuyen los productos. BIENESTAR ANIMAL Los animales deben ser tratados con respeto y los niveles de dolor y estrés deben minimizarse. Las pruebas en animales se deben realizar después de considerar la sustitución del animal, reducir la cantidad de animales usados o refinar los procedimientos para minimizar el malestar. Cuando sea científicamente válido y aceptable para los reguladores, se deben usar métodos alternativos. MARKETING Y PRÁCTICAS PROMOCIONALES Todos los materiales y las actividades de marketing y de promoción deben ajustarse a los altos estándares éticos, médicos y científicos, y cumplir con todas las leyes y normativas aplicables. Cuando se trata de profesionales de la sanidad, pacientes o profesionales de sanidad animal, todos los socios comerciales deben adherirse a los estándares de conducta pertinentes de la industria que se aplican a ellos, como la Federación Europea de Industrias y Asociaciones Farmacéuticas (EFPIA, por sus siglas en inglés), la Federación Internacional de Fabricantes y Asociaciones Farmacéuticas (IFPMA, por sus siglas en inglés) y los Investigadores y Fabricantes Farmacéuticos de América (PhRMA, por sus siglas en inglés). CONFLICTO DE INTERESES Los socios comerciales deben evitar la interacción con cualquier empleado de Merck/MSD que pueda entrar en conflicto, o aparentar entrar en conflicto, con las acciones de dicho empleado en relación a los mejores intereses de Merck/MSD. Por ejemplo, los socios no deben emplear ni pagar de otra manera a un empleado de Merck/MSD durante el curso de las transacciones entre el socio comercial y Merck/ MSD, más allá de lo acordado en el contrato entre Merck/MSD. Si un empleado del socio comercial es pariente de cualquier empleado de Merck/MSD o si un socio comercial tiene alguna otra relación con un empleado de Merck/MSD que pudiera representar un conflicto de intereses, el socio comercial debe informar esta situación a Merck/MSD. REGALOS, ALIMENTOS, ENTRETENIMIENTO Los socios comerciales no deben ofrecer ningún regalo, alimento ni entretenimiento a un empleado de Merck/MSD en ninguna situación en la que dicho acto pudiera influenciar, o aparentar influenciar, la decisión del empleado respecto del socio comercial. En otras situaciones, se pueden ofrecer regalos, alimentos o entretenimientos moderados a un empleado de Merck/ MSD si no se trata de dinero en efectivo o algún equivalente a eso, son coherentes con las prácticas comerciales habituales, no se trata de algo frecuente ni costoso y no infringen ninguna ley. 10

11

12 CÓMO PLANTEAR INQUIETUDES Los empleados de los socios comerciales deben comenzar por ponerse en contacto con su propia compañía para resolver las inquietudes internas relacionadas con la ética y el cumplimiento. Los socios comerciales que creen que un empleado de Merck/MSD, o cualquier persona que actúe en nombre de Merck/MSD, ha participado de conductas ilegales o de algún otro modo incorrectas deben informar la situación rápidamente a Merck/MSD. La Oficina de Ética de Merck brinda diversos recursos que le permiten presentar sus inquietudes sin miedo a sufrir represalias. Página web: Número telefónico: o Fax: (fax confidencial) Correo electrónico: officeofethics@merck.com AdviceLine, un servicio de Merck, está disponible en todo el mundo las 24 horas del día y su personal no pertenece a la organización, de modo que usted permanecerá en el anonimato cuando llame. El operador no le dará consejos directamente, sino que transferirá la información a la Oficina de Ética y le asignará un número de caso y la fecha de la próxima llamada telefónica. Si bien las preguntas y las inquietudes elevadas a AdviceLine se envían a la Oficina de Ética para su revisión, no se enviará ninguna información identificatoria sin su consentimiento. Para comunicarse con AdviceLine: Página web: Número telefónico: (en los Estados Unidos) o (fuera de los Estados Unidos) Tenga en cuenta: Fuera de los Estados Unidos y Canadá, Merck se conoce como MSD.