Pac Web. Procedimiento de migración a CFDI 3.2

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1 Pac Web Procedimiento de migración a CFDI /Junio/2012

2 CONTENIDO Introducción...3 Acceso a la página de COFIDI PAC WEB...8 Generación de comprobante Ingresar Forma y Método de pago en un comprobante Pac Web Pág.: 2 de 16

3 Procedimiento de migración a CFDI 3.2 Introducción Para generar comprobantes que cumplan con los nuevos requerimientos del SAT, es necesario agregar la siguiente información a COFIDI PAC WEB: Empresa Régimen fiscal Lugar de expedición Método de pago (En caso de que aplique para todos los documentos que se generen) Producto/Servicios Unidad de medida Documentos Clientes Forma de pago (Pago en una sola exhibición, parcialidad) Método de pago (Transferencia, cheque, no identificado) Cuenta de pago A continuación se presenta más detalles acerca de estos requermientos. 1. Cambios Factura Electrónica 2012 Con la publicación de la RMF 2012 y el nuevo Anexo 20, quedan definidas las reglas de los nuevos esquemas de factura Electrónica. Lea en este Boletín nuestras recomendaciones para implementar los cambios en forma ordenada. Durante el mes de diciembre de 2011, se publicaron cambios que simplifican los esquemas de Facturación Electrónica CFD/CFDI y se resumen cronológicamente de la siguiente forma: Cambios al Código Fiscal de la Federación. 12 de diciembre de 2011 Publicación de la Resolución Miscelánea Fiscal de diciembre de 2011 Publicación del Anexo-20 con las versiones 2.2 (CFD) y 3.2 (CFDI) del esquema de Factura Electrónica. 30 de diciembre de Tiempo para llevar a cabo los cambios La vigencia de los nuevos cambios inicia a partir del 1º de enero de 2012, sin embargo, mediante el Pac Web Pág.: 3 de 16

4 Artículo Décimo Octavo Transitorio de la RMF 2012, el SAT da las facilidades necesarias para el cambio y establece un período de 6 meses para adoptar el nuevo esquema publicado. 3. Resumen de los cambios y recomendaciones de implementación 3.1 Tiempo para la entrega de facturas electrónicas Uno de los cambios que exigen mayor control en el proceso de emisión y entrega de Comprobantes Fiscales es el que se menciona en la Fracción V del Artículo 29 del CFF 2012, en el que se establece un plazo de 3 días de haber sido realizada una operación, para que la emisión y entrega de comprobantes fiscales sea llevada acabo. Este cambio tiene un impacto importante en aquellos lugares donde se ha convertido en una práctica común dar tickets de venta con un código para que el cliente genere su factura electrónica en forma posterior, manejando plazos diversos que van desde los 5 a los 30 días. Ante esta modificación, los emisores que incurren en esta práctica sobre todo Restaurantes y tiendas de autoservicio, deberán alinear sus procesos para que las facturas sean emitidas dentro del nuevo plazo legal establecido. 3.2 Cambios al esquema XML (Nuevo Anexo 20) Como parte del proceso de simplificación de la factura electrónica, se cambiaron algunos campos que serán requeridos y que han pasado a ser opcionales. Sin embargo, también se agregaron algunos requisitos nuevos que es indispensable considerar: Los campos opcionales son: Emisor : Nombre, Domicilio Fiscal Datos aduanales : Nombre del puerto de Entrada Los nuevos campos requeridos son: Régimen Fiscal: Esta información la puede obtener cada empresa accediendo al Portal del SAT entrando a la opción "Mi Portal", botón: "Servicios por Internet", botón: "Guía de Obligaciones". Es altamente seguro que el dato que se obtenga para la gran mayoría de Empresas sea "Régimen General de Ley Personas Morales" pero es necesario verificarlo. Método de Pago: En este campo se debe especificar, según lo establecido en el Artículo 29- A, fracción VII, inciso c) del CFF 2012, la forma en que se realizó el pago de una factura, indicando si es en efectivo o bien con los últimos 4 dígitos de la cuenta bancaria, tarjeta de crédito, débito, monedero o transferencia bancaria. De acuerdo con el Anexo , se debe incluir en este campo una leyenda de texto libre indicando el método con que se paga una factura. La realidad es que ese dato puede variar con mucha facilidad dependiendo de la forma como cada empresa administre sus finanzas, por lo que el SAT ha dado la flexibilidad según la Regla de la misma RMF-2012, para que el Contribuyente cumpla las disposiciones al respecto anotando la leyenda "No identificado", en lugar del texto y los 4 dígitos aquí referidos. Nuestra recomendación al respecto es que el uso de la facilidad para anotar "No identificado" no solamente nos permite cumplir con las disposiciones en la materia, sino que trae beneficios de corto y Pac Web Pág.: 4 de 16

5 largo plazo evitando tareas de mantenimiento, actualizaciones y/o incurrir en incumplimientos debido a que la cuenta con la que finalmente nos pague una factura un Cliente, sea distinta de la que originalmente fue registrada en el sistema. Es importante comentar que algunas empresas han sobre-reaccionado a estas disposiciones y existen campañas que se han emprendido para obtener los últimos 4 dígitos de las cuentas de los Clientes con quienes se tiene establecida una relación comercial. Consideramos que siendo legítima esta solicitud, es una decisión de alto riesgo y costo proporcionar y/o registrar una cuenta con las cuales se realizaría el pago de facturas, que por una u otra razón pueda variar y que eventualmente genere una situación de incumplimiento fiscal o sanciones por el mismo motivo. En resumen, nuestra recomendación es usar la leyenda "No identificado", se tengan o no los datos de las cuentas de nuestros clientes. Finalmente, tocando el tema del "Método de Pago", es importante diferenciar que este campo es diferente de la "Forma de Pago" que también es requerida y es donde debe anotarse si la factura se paga en una sola exhibición o en parcialidades; de la misma forma, es diferente de las "Condiciones de Pago" que es un campo opcional. Lugar de Expedición: En la Fracción III del Artículo 29-A se establece como requisito para emitir Comprobantes Fiscales Digitales señalar el Lugar y la fecha de Expedición. En el Anexo se establece el campo "Lugar de Expedición" como requerido. Es importante mencionar que debe ignorarse la facilidad que establece el Reglamento del CFF en su artículo 49 en el que señala que si el Contribuyente cuenta con un solo local o establecimiento y que si su Domicilio Fiscal está impreso en sus facturas, no está obligado a señalar el lugar de expedición. Nuestra recomendación es agregar el Lugar de Expedición en forma obligatoria. Unidad de medida: En los términos de la Regla de la RMF 2012, este campo se considera obligatorio y de acuerdo con las especificaciones del Anexo , es una leyenda ("string") de por lo menos una letra de longitud, que especifica la unidad de medida aplicable a la cantidad expresada en el Concepto. La Regla aquí referida señala textualmente que: "Para los efectos del artículo 29-A, fracción V, primer párrafo del CFF, por unidad de medida debe entenderse a las unidades del Sistema General de Unidades de Medida a que se refiere la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y las demás aceptadas por la Secretaría de Economía. Otros cambios al CFF 2012: Es importante referir que los Artículos 29, 29-B, 29-B, 29-C y 29- D han sido reformados para normar los requisitos que deben cumplir los comprobantes fiscales digitales en sus diversas categorías. El Artículo del CFF 29 A establece los requisitos generales que deben cumplir los Comprobantes Fiscales incluyendo los esquemas de Arrendamiento, Donatarias, Venta de Vehículos, las facturas Pac Web Pág.: 5 de 16

6 para pagos en parcialidades y la emisión de comprobantes por cuenta de terceros. El Artículo del CFF 29 B establece los requisitos y Normas que deben cumplir los Estados de Cuenta de Instituciones Financieras, Casas de Bolsa y de Seguros. El Artículo del CFF 29 C establece los requisitos y Normas que deben cumplir los Comprobantes Fiscales simplificados expedidos por ventas al público en general. Finalmente, el Artículo del CFF 29 D establece los requisitos y Normas que deben cumplir los Comprobantes que amparan el transporte de mercancías (Carta Porte). 3.3 Pagos en Parcialidades Tanto el CFF 2012 como la RMF 2012 buscan simplificar las reglas en torno a este esquema y en primera instancia el CFF señala textualmente en su artículo 14, que: "Se entiende que se efectúan enajenaciones a plazo con pago diferido o en parcialidades, cuando se efectúen con clientes que sean público en general, se difiera más del 35% del precio para después del sexto mes y el plazo pactado exceda de doce meses. Se consideran operaciones efectuadas con el público en general cuando por las mismas se expidan los comprobantes fiscales simplificados a que se refiere este Código". Posteriormente en el artículo 29-A, fracción VII, inciso "c)", establece textualmente que: "Cuando la contraprestación se pague en parcialidades, se emitirá un comprobante fiscal por el valor total de la operación de que se trate en el que se indicará expresamente tal situación y se expedirá un comprobante fiscal por cada parcialidad. Estos últimos comprobantes deberán contener los requisitos previstos en las fracciones I, II, III y IV de este artículo, además de señalar el número y fecha del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, el importe total de la operación, el monto de la parcialidad que ampara y el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente, con las excepciones precisadas en el inciso anterior." Los contribuyentes podrán opcionalmente agregar en el esquema XML de las facturas de cada parcialidad los siguientes datos: Folio de la factura original donde se reflejó el monto total Fecha de la factura original donde se reflejó el monto total Monto de la factura original donde se reflejó el monto total Otra forma de cumplir con la obligación de mencionar los datos de la factura original es agregar la información anteriormente descrita dentro del concepto de la factura emitida en cada parcialidad. 3.4 Complementos En los términos de la Regla de la RMF 2012 el SAT publico en su página de Internet los Complementos que permitan a los Contribuyentes de sectores o actividades específicas, incorporar requisitos fiscales en los CFDI que emitan. Pac Web Pág.: 6 de 16

7 La regla citada agrega textualmente: "Los complementos que el SAT publique, serán de uso obligatorio para los contribuyentes que les aplique, pasados 30 días naturales, contados a partir de su publicación en la citada página, salvo cuando exista alguna facilidad o disposición que establezca un periodo diferente o los libere de su uso". Es importante agregar que el uso de Complementos es aplicable al esquema de CFD y se encuentran publicados en la misma página del SAT en la sección correspondiente. Los Complementos actualmente publicados pueden seguir siendo utilizados según el sector o actividad específica de que se trate. Pac Web Pág.: 7 de 16

8 Acceso a la página de COFIDI PAC WEB Ingresar a la siguiente dirección electrónica y proporcionar usuario y contraseña: https://www.ateb-cfdi.com.mx De la página principal seleccionar del módulo Configuración el menú Empresas como se muestra a continuación. Pac Web Pág.: 8 de 16

9 Se mostrará la siguiente pantalla, dar clic en la opción de Razon social. Al seleccionar la empresa se presentará la información referente a ésta, dar clic en la opción de Modificar. Pac Web Pág.: 9 de 16

10 De la pantalla siguiente seleccionar la pestaña Dirección. Para ingresar a la dirección fiscal de la empresa seleccionar el campo Calle. Pac Web Pág.: 10 de 16

11 Agregar la información requerida en el campo Lugar de expedición que seria la ciudad y el estado poesteriormente dar clic sobre el botón Actualizar para guardar los datos. Al dar clic en Actualizar regresará por default a la pestaña de Empresa en donde se tendrá que llenar el campo de Método de Pago y posteriormente seleccionar la pestaña de Regímenes. Nota: Si se ingresa el Método de pago a nivel en la empresa, este aplicará para todos los comprobantes que realice el usuario. Pac Web Pág.: 11 de 16

12 Ingresar la información para el campo de Régimen 1 y dar clic el en botón Actualizar para guardar la información. Nota: Investigar con su asesor fiscal el régimen que les corresponde. Verificar que la información presentada se haya almacenado correcatemente. En seguida seleccionar del módulo de Catálogos el menú Productos/Servicios. Pac Web Pág.: 12 de 16

13 Para poder ver la información del producto dar clic sobre el Producto. Verificar que el campo Unidad de medida contenga información. En caso de que el campo este vacío, dar clicen la opción Modificar que se encuentra en la parte superior de la pantalla e ingresar la información. Pac Web Pág.: 13 de 16

14 Generación de comprobante Ir al módulo de Comprobantes Fiscales y posicionarse sobre el menú Documentos Clientes Para agregar un comprobante, seleccionar Agregar. Ingresar los datos que se solicitan para la generación del comprobante, es importante seleccionar la Moneda, es opcional colocar el Tipo de cambio cuando sea extranjera. Dar clic en siguiente. Pac Web Pág.: 14 de 16

15 Ingresar Forma y Método de pago en un comprobante En cuanto al campo de Forma de pago se puede ingresar de acuerdo al SAT; por ejemplo: Pago en una sola exhibición o parcialidades. Ejemplo 1: Si se desea que se respete el método de pago ingresado anteriormente en Empresa dejar vacio el campo de Método de pago. Si se ingresa el método de pago se respetará el ingresado en el documento que se esta generando. Ejemplo 2: Cuando se ingresa el Método de pago es opcional colocar en Cuenta de pago los últimos 4 digitos de la cuenta en caso de que se conozcan. Pac Web Pág.: 15 de 16

16 Ejemplo 3: Cuando se desconozca el Método de Pago se ingresará como No identificado. Ejemplo 4: Cuando se maneje Forma de Pago en parcialidades se deberá especificar el número de parcialidades en que se efectuara el pago del bien o servicio. Pac Web Pág.: 16 de 16

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