Guía de introducción. Cuatro pasos para conocer las posibilidades de colaboración mediante vídeo para su organización

Transcripción

1 Guía de introducción Cuatro pasos para conocer las posibilidades de colaboración mediante vídeo para su organización

2 Las investigaciones han demostrado que el 90% de los usuarios habituales afirma que las tecnologías de colaboración mediante vídeo les permiten ahorrar al menos 2 horas preciosas de trabajo en una semana. Colaboración mediante vídeo: transforme su negocio y aumente su productividad Más de la mitad de la eficacia comunicativa viene determinada por el tono de voz y el lenguaje corporal. Muchos de estos importantes detalles no verbales se pierden en los intercambios de mensajes de correo electrónico o en las llamadas de conferencia. La comunicación cara a cara es más personal, lo que genera un mayor nivel de confianza, reduce la confusión y aumenta la responsabilidad. Lógicamente, en el entorno empresarial actual, las reuniones presenciales no son siempre posibles. Sin embargo, la telepresencia y las videoconferencias ofrecen la siguiente mejor opción: la comunicación en persona virtual, incluso cuando los interlocutores se encuentran a kilómetros de distancia. A través de esta guía le ayudamos a crear la solución de colaboración mediante vídeo adecuada, maximizar la adopción por parte de los usuarios y medir el éxito tras la implementación. Descubra las ventajas Muchas organizaciones consideran la telepresencia y las videoconferencias herramientas fundamentales para reducir costes. Casi el 90% de los usuarios de las tecnologías de colaboración mediante vídeo disfrutan de ahorros en costes y desplazamientos. El vídeo no solo le permite ahorrar dinero y mejorar su productividad, sino que también logrará que: Acelere la toma de decisiones: minimice el tiempo de los desplazamientos y los intentos de explicar problemas complejos por correo electrónico. El vídeo permite a todas las partes compartir ideas, mostrar imágenes detalladas y llevar a cabo acciones más rápidamente. Statoil, una de las principales empresas de gas y petróleo del mundo, utiliza la colaboración mediante vídeo para conectar las plataformas de perforación marítimas con los especialistas que se encuentran en la costa. Los problemas que antes se habrían solucionado en dos meses ahora se pueden abordar en dos semanas, lo que reduce el tiempo de inactividad y aumenta la seguridad de forma significativa. Proporcione acceso inmediato a expertos: lleve la experiencia en lugar de solamente a algunas personas a toda su organización sin desplazamientos. Las soluciones de transmisión de vídeo por secuencias y de archivado le permiten grabar y almacenar conocimientos de expertos para que cualquier persona pueda acceder a ellos en todo momento. El estudio de arquitectura y diseño internacional Woods Bagot utiliza la colaboración mediante vídeo para conectar a 1000 empleados en todo el mundo. El estudio adapta equipos específicamente para cada proyecto, con el fin de contar con la experiencia adecuada siempre que sea necesario. Woods Bagot ha reducido los desplazamientos a la vez que ha mejorado la comunicación y el servicio prestado a los clientes. Estreche la colaboración de todos los integrantes de su organización: las expansiones, fusiones o subcontrataciones de recursos a escala global pueden distanciar a las personas de los objetivos de los proyectos. Las salas de reunión virtuales permiten que todos se mantengan al día y fomentan la creación de una cultura empresarial. El sindicato de trabajadores metalúrgicos United Steelworkers empleó la colaboración mediante vídeo para mejorar las conversaciones de fusión con otro sindicato. Las organizaciones han desarrollado rápidamente una relación íntima sin necesidad de desplazarse, a la vez que han acelerado los procesos de fusión en seis meses como mínimo. Mejore el equilibrio entre su trabajo y su vida personal: los desplazamientos suelen acarrear estrés y sacrificar su tiempo personal y en familia. La posibilidad de asistir a reuniones mediante vídeo o de trabajar desde casa permite que los empleados encuentren el equilibrio entre su vida profesional y personal. Los equipos de diseño internacionales de Tommy Hilfiger en Ámsterdam y Nueva York utilizan Cisco TelePresence para crear probadores virtuales, donde colaboran con el equipo de fabricación de Hong Kong. Los diseñadores pueden tomar decisiones importantes rápidamente sin tener que pasar tiempo lejos de casa. La solución también permite acelerar el tiempo de comercialización. El vídeo es la nueva ecología De media, los clientes de Cisco han observado que la colaboración mediante vídeo reduce su necesidad de viajar en un 30%, lo que conlleva una disminución en las emisiones de CO 2 y una mejora de la rentabilidad. Vodafone ha eliminado vuelos al año, lo que ayuda a la empresa a reducir las emisiones de carbono en más de 5500 toneladas anuales.

3 El uso de tecnologías de vídeo nos ha permitido romper muchas de las barreras de cada etapa del proceso de adquisición [de Tandberg]. El "toque visual" que proporciona el vídeo nos ha ayudado mucho. Además, el uso del vídeo jugará un papel integral en las futuras integraciones de adquisiciones. Jawahar Sivasankaran Director sénior de TI Cisco Como ya estamos preparados para la movilidad, nuestros empleados han podido ponerse en contacto con los clientes de manera sencilla mediante el uso de vídeo. Los planes de desplazamiento pueden haberse cancelado, pero las reuniones, no. Nectarios Lazaris Responsable de la información, Woods Bagot, durante la erupción volcánica de Islandia en 2010 Creación: un caso empresarial para la colaboración mediante vídeo Vea cómo se amortiza el vídeo Si está pensando en adquirir una solución de telepresencia o videoconferencias, tiene a su disposición una gran variedad de posibilidades. La conectividad mejorada, las interfaces de usuario más sencillas y los nuevos formatos (como las soluciones de vídeo móvil y vídeo personal de calidad empresarial) hacen que la colaboración mediante vídeo sea más accesible que nunca. Gracias a la colaboración mediante vídeo, puede mejorar casi cualquier proceso que, actualmente, dependa del teléfono, el correo electrónico o los viajes. Descubra cómo otras personas utilizan las soluciones de vídeo con éxito: Ejecutivos Celebre reuniones de administración cara a cara con cualquier persona y en cualquier lugar Celebre reuniones de la junta sin costes ni dificultades de desplazamiento Póngase en contacto con las personas encargadas de la toma de decisiones importantes en persona a demanda Distribuya en directo las sesiones informativas o grábelas para verlas posteriormente Participe como ponente en seminarios o ferias de muestras sin desplazarse Ventas y marketing Establezca relaciones con los clientes más sólidas y personales Ofrezca a los clientes acceso a expertos de forma centralizada Vincule al personal de ventas remoto con la sede central Realice estudios de mercado cara a cara Recursos Humanos Entreviste cara a cara a candidatos situados lejos de usted Reúna a grupos para llevar a cabo actividades de formación cara a cara Consiga una integración sin problemas tras una fusión Mejore los programas de teletrabajo I+D y desarrollo de productos Comparta y edite documentos de productos en tiempo real Obtenga comentarios en tiempo real de proveedores y clientes Acceda a expertos remotos en tiempo real Acelere el tiempo de comercialización Fabricación Realice inspecciones de control de calidad en diferentes ubicaciones Proporcione expertos para la reparación de maquinaria de forma remota Coordine envíos con proveedores Prepare planes de continuidad del negocio Finanzas Revise estrategias, comparta noticias y tome decisiones Extienda los servicios financieros expertos a clientes de sucursales remotas Entreviste a posibles candidatos para puestos de trabajo de forma remota en persona Ofrezca oportunidades de consultoría y formación cara a cara Sector público Coordine acciones con agencias nacionales, estatales y locales Proporcione una formación rentable Promueva iniciativas de teletrabajo Prepare planes de continuidad del negocio Sanidad Proporcione diagnósticos remotos desde centros rurales a centros urbanos Conéctese con profesionales médicos para recibir asesoramiento y tener consultas cara a cara Ofrezca servicios de traducción Participe en programas de educación médica continua Educación Colabore con otros campus o instituciones educativas en tiempo real Extienda las clases a estudiantes de áreas rurales o remotas Ofrezca presentaciones de expertos y viajes virtuales Ofrezca educación y formación continuas para el personal ROI: las tres letras más importantes del alfabeto Una vez que identifique los usos para la colaboración mediante vídeo, calcule los gastos actuales de las actividades que desearía sustituir por el uso de vídeo. Considere: Cuántas personas se desplazan a las reuniones? Cuáles son los costes de los desplazamientos? Cómo podría el personal utilizar su tiempo de forma más efectiva? Cuánto se tarda en comercializar un producto? En completar una actividad de consultoría? En contratar a un nuevo empleado? En solucionar un problema? Cómo se podrían consolidar las sesiones de formación? Cómo pueden los empleados, socios y clientes tomar decisiones más rápidamente o ponerse en contacto con un experto en la materia? Cada vez que sustituya una actividad por la colaboración mediante vídeo, tiene la oportunidad de medir la rentabilidad de la inversión (ROI). En la economía actual, la formación no es una opción, sino algo necesario para que el personal se mantenga al corriente de información importante. El uso de ubicaciones remotas permite aprovechar más la inversión en formación. Trabajar con socios innovadores como Cisco puede ayudar a las agencias a cumplir sus misiones educativas al tiempo que aprovechan más la inversión en formación. Tom Kenney Vicepresidente y director general de GTSI Agencias civiles federales

4 Selección de un proveedor El proveedor ideal actúa como socio en su empresa. Al elaborar una breve lista de proveedores, evalúe si el proveedor cuenta con lo siguiente: Selección: el equipo, el proveedor y el modelo de implementación adecuados Vea cómo la colaboración mediante vídeo se ajusta a sus necesidades Se trata de una solución de colaboración mediante vídeo que incluye una cámara, un micrófono, un monitor, codecs, una red fiable, una infraestructura optimizada y el modelo de implementación adecuado. Las llamadas de vídeo pueden utilizar dos terminales o más, con una amplia variedad de características. Hay un sistema o plataforma para cada espacio de trabajo: desde salas de juntas hasta escritorios y desde ubicaciones de campo hasta plantas de fabricación. Su solución integral puede incluir algunos o todos los siguientes productos: Telepresencia inmersiva: crea la experiencia de reunión en persona más realista y proporciona una plataforma ideal para la comunicación y la interacción. Sistemas multifuncionales: estos sistemas están diseñados para utilizarse en salas de reuniones, salas de juntas, auditorios y otros entornos compartidos. Soluciones de sobremesa, personal o móvil: estas soluciones están diseñadas para el uso personal o de una sola persona en oficinas, estaciones de trabajo u oficinas domésticas. Aplicaciones industriales: telesanidad, educación a distancia, defensa y otros sectores disponen de sistemas de colaboración mediante vídeo especiales. Un perfil financiero y un modelo empresarial adecuados Un historial sólido de la empresa, prácticas empresariales éticas y reputación profesional Un servicio al cliente probado con capacidad de respuesta y clientes satisfechos Mantenimiento, soporte y programas de formación rentables Investigación y desarrollo progresivos Una presencia global para una implementación única donde pueda utilizar vídeo Personal con conocimientos capaz de ofrecer las prácticas recomendadas Una solución integral, con infraestructura, gestión y diversidad de terminales Selección de un modelo de implementación El modelo de implementación adecuado le permite alcanzar de forma sencilla sus objetivos de colaboración mediante vídeo. Las organizaciones pueden controlar los costes y seguir disfrutando de flexibilidad a través de diferentes opciones de implementación (tanto en las instalaciones como alojadas) que se adapten a los presupuestos y satisfagan las necesidades empresariales específicas de la organización, todo ello sin renunciar una experiencia de usuario final consistente. Tenga en cuenta los siguientes factores al tomar su decisión: Cobertura geográfica: tiene pensado expandirse a nuevas ubicaciones geográficas o entre diferentes redes? Seleccione un modelo de implementación que simplifique el soporte, el servicio y las implementaciones globales o regionales. Alcance del ecosistema: desea ampliar la colaboración mediante vídeo a clientes, socios y proveedores? Seleccione una opción que facilite la colaboración segura con cualquier persona en todo lugar. Capacidad de conferencias: cuántos usuarios espera? Los enfoques suelen ofrecer capacidades de desbordamiento, así como soluciones de conferencias únicas para reuniones High-Touch. Experiencia de vídeo: seleccione servicios que proporcionen operaciones, administración, actualizaciones, seguridad, asistencia al usuario final y funciones de generación de informes, con el fin de liberar al equipo de TI. Plazo de servicio: con qué rapidez necesita disponer de colaboración mediante vídeo? Según las necesidades de su organización, puede ser necesario llevar a cabo implementaciones, pruebas y optimizaciones o emplear un modelo de implementación que se pueda utilizar rápidamente. Presupuesto: con independencia de si selecciona una implementación en sus instalaciones o en la nube, hay una serie de opciones que no requieren inversiones de capital, lo que le ofrece una mayor rentabilidad y flexibilidad de cara al presupuesto. Periféricos y accesorios: una amplia gama de equipos periféricos que pueden mejorar su entorno de comunicación visual, como cámaras de alta definición (HD) y gran angular, cámaras de documentos, reproductores de DVD, pizarras y aplicaciones. Las soluciones integrales también pueden incluir productos de infraestructura que faciliten la conexión de usuarios de diferentes redes entre sí y, a su vez, que ayuden a garantizar que el vídeo no afecte al tráfico de otras aplicaciones y que las sesiones sean seguras. Selección de proveedor, sistema y modelo de implementación Un tamaño no sirve para todos No existe ninguna solución de colaboración mediante vídeo que sea adecuada para todas las organizaciones. Es importante que seleccione el proveedor, el modelo de implementación y la solución de vídeo que mejor se adapten a sus necesidades.

5 Soluciones adaptadas a sus objetivos Al buscar respuestas para las siguientes preguntas se simplifica la elección de las características y las capacidades que debería ofrecer la nueva solución de colaboración mediante vídeo: Uso Cómo prevé que su empresa utilizará la colaboración mediante vídeo? Qué tipo de información intercambia (detalles de productos, hojas de cálculo, archivos multimedia o información de alta seguridad)? Necesitará grabar las reuniones o difundir las llamadas de vídeo para acceder a ellas posteriormente? Querrán los empleados permanecer visualmente conectados mientras se desplazan? Las personas realizan llamadas a demanda o las programarán por adelantado? Alcance Le resultaría útil ver a compañeros que se encuentren en sus escritorios o en sus oficinas domésticas y hablar con ellos? Se comunicará visualmente con proveedores, clientes o socios? Cuántos sitios desea poder conectar en una reunión? Infraestructura Planea utilizar una solución basada en la nube o hacer funcionar el sistema en su propia red? Si trabaja en su propia red, de qué tipo de red se trata? Desea definir opciones de ancho de banda para diferentes tipos de usuarios? Desea integrar el vídeo con las demás herramientas de comunicaciones unificadas? Se utilizarán las unidades de vídeo como teléfonos principales? Gestionará su organización de TI su red de vídeo desde una ubicación central o desde varias ubicaciones? Pruebe antes de comprar Los proveedores elegidos deben permitirle siempre probar su equipo durante un período de tiempo. Hágalo; utilícelo en un escenario real y póngase en contacto con posibles clientes para que compartan sus impresiones con usted. Pruebe la solución en términos de: Fiabilidad y calidad de la llamada Qué nitidez ofrece la imagen con el ancho de banda que va a utilizar? La calidad de la imagen se define mediante un códec que admite una gestión de movimiento superior y puede admitir una tasa de actualización del monitor de 30 fotogramas por segundo (fps). Si desea calidad de alta definición, están en alta definición todos los elementos de la solución integral? Si no es así, la calidad podría verse afectada negativamente. Se puede oír bien? Está sincronizado el sonido con las imágenes? El micrófono, el cancelador de eco, los altavoces y su ancho de banda definen la experiencia de audio. Con qué frecuencia se cortan las llamadas? El tiempo medio entre fallos (MTBF) debe ser alto. Tecnología de última generación Existe algún diseño de ingeniería innovador que proporcione la claridad y funciones de vídeo más recientes? Se ha fabricado conforme a la certificación ISO 9002? Se ha fabricado pensando en el ahorro energético y en la sostenibilidad medioambiental? Ofrece un diseño innovador y atractivo? Uso sencillo Son los mensajes de menús, las agendas telefónicas y la interfaz de usuario lo suficientemente claros e intuitivos para que puedan ser utilizados por cualquier persona de la organización? Es fácil de instalar, mantener y reparar? Ofrece un programa de servicio gestionado flexible que le permita elegir su red? Integración Existe integración mediante un solo clic con otras herramientas de comunicación, planes de marcación de comunicaciones unificadas y conferencias web para incluir a otros usuarios remotos de forma fluida? Se basa en estándares para interoperar con unidades de vídeo de terceros? Se puede integrar sin problemas con otras herramientas del lugar de trabajo? Todos los sistemas de vídeo (desde soluciones de sobremesa y telepresencia envolvente hasta infraestructuras, tablas y dispositivos móviles) funcionan juntos de forma transparente? Valor Los sistemas están optimizados para que los anchos de banda altos y bajos puedan ayudar a equilibrar los costes con las funciones? Se puede actualizar el software para agregar funciones a medida que la tecnología se desarrolle y crezca su adopción? Se ajustan las características y funciones a sus necesidades a un precio competitivo? Estándares y compatibilidad Asegúrese de elegir una solución basada en estándares que pueda interoperar con un equipamiento de vídeo de cualquier fabricante.

6 Selección de una red Tome la decisión adecuada Si ya dispone de una red IP para voz, el siguiente paso lógico sería poder implementar vídeo sobre IP (VoIP). Muchas empresas ejecutan sistemas de vídeo en un entorno mixto. Al elegir su red, pregúntese lo siguiente: A quién piensa llamar? Solo a sitios internos o a otros que no pertenecen a su empresa? Qué disponibilidad tiene la red que desea? No todas las redes están disponibles en todo el mundo. Asegúrese de comprobar qué redes hay disponibles en las áreas geográficas en las que opera su empresa. Cuáles son los costes asociados a la red? Qué nivel de fiabilidad ofrece la red? Las conexiones a Internet públicas no son tan fiables como las redes IP privadas. Cuánto ancho de banda va a necesitar? Quizá desee limitar el ancho de banda a determinados usuarios o aplicaciones, y permitir un ancho de banda superior para las reuniones de vídeo más importantes. Elija una solución que le permita ajustar el ancho de banda o que equilibre automáticamente el ancho de banda según la aplicación. Funcionará la solución con su socio de red? Las reuniones de vídeo de gran calidad, como las realizadas con telepresencia inmersiva, pueden beneficiarse de redes administradas dedicadas. Asegúrese de que la solución elegida funcione con su socio de red. Trabaja en un entorno de comunicaciones unificado? De ser así, asegúrese de disponer de la capacidad de ancho de banda, la capacidad de procesamiento y el diseño de red adecuados. Una última palabra Comencemos. Creemos que, si mucha gente trabaja unida, se pueden conseguir cosas extraordinarias. En Cisco estamos creando los entornos y experiencias que lo hacen posible. Gracias al vídeo, nuestros clientes son más productivos. Además, ofrecemos una gama completa de soluciones diseñadas para ayudarlo a cumplir sus objetivos empresariales, incluidos la telepresencia inmersiva, sistemas multiuso de alta definición, y vídeo móvil y personal. Para obtener más información sobre cómo Cisco puede ayudarle a implementar la solución de colaboración mediante vídeo correcta para su organización, visite Sede central en América Cisco Systems, Inc. San José, CA (EE. UU.) Sede central en Asia-Pacífico Cisco Systems (USA) Pte. Ltd. Singapur Sede central en Europa Cisco Systems International BV, Ámsterdam, Países Bajos Cisco tiene más de 200 oficinas en todo el mundo. Las direcciones, y los números de teléfono y fax se pueden consultar en el sitio web de Cisco en Cisco y el logotipo de Cisco son marcas comerciales de Cisco Systems, Inc. o de sus filiales en Estados Unidos y en otros países. Puede consultar una lista de las marcas comerciales de Cisco en Todas las marcas comerciales de terceros mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. El uso de la palabra socio no implica la existencia de una asociación entre Cisco y cualquier otra empresa. (1005R) C /12