CAPÍTULO 3: La Importancia de la Organización por Procesos

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1 CAPÍTULO 3: La Importancia de la Organización por Un Enfoque en para la Gerencia Fernando A. D Alessio Ipinza 1

2 Contenido 1. La organización funcional 2. La organización por procesos 3. De la organización funcional a la de procesos 4. El pensamiento administrativo moderno 2

3 1. La Organización Funcional Se caracteriza por favorecer la rápida adquisición de destrezas, facilitar el control del personal, designar responsabilidades de manera inmediata, proporcionar una línea de carrera a los empleados, cumplir las funciones como responsabilidad prioritaria y cumplir los principios universales de la organización. Principios Clásicos Universales de la Administración 1. Unidad de mando. 2. Homogeneidad de funciones. 3. Alcance del control. 4. Delegación de autoridad. SON VALIDOS HOY? FUNCIONES O PROCESOS? 3

4 1. La Organización Funcional Una Típica Organización Funcional 4

5 Las organizaciones por procesos se caracterizan por semejarse a mini empresas independientes, donde el dueño del proceso es responsable de obtener los insumos, del proceso de producción del bien o servicio, del marketing y las ventas del producto; por tanto, asume los resultados, utilidades o pérdidas del mismo. Este tipo de organización: Se enfoca en los procesos clave del negocio. Elimina las tradicionales fronteras entre departamentos. Es flexible por naturaleza. Se busca terminar un proceso total más que una actividad en particular Permite una rápida coordinación entre el personal de la unidad. Responde rápidamente a las variaciones del entorno. Facilita el uso de equipos de trabajo autónomos y con capacidad para resolver problemas. 5

6 Ventajas de una Organización por 1. Mejor coordinación e integración del trabajo. 2. Mejores tiempos de respuesta al mercado. 3. Controles de costos más simples y eficaces. 4. Mayores niveles de creatividad. 5. Mayor satisfacción de las tareas. 6. Mayor flexibilidad de la empresa. 7. Rápido crecimiento de la productividad. 6

7 Secuencia para Implementar un Sistema de Administración por : 1. Identificar los procesos operativos y administrativos más importantes. 2. Determinar las fronteras de los procesos, es decir, las entradas, el proceso y las salidas. 3. Identificar los proveedores y clientes de cada proceso. 4. Comprender los procesos, su misión y objetivos. 5. Desarrollar la visión de los nuevos procesos. 6. Evaluar la relevancia estratégica de cada proceso. 7. Calificar cultura y políticas de cada proceso. 8. Evaluar la salud de cada proceso. 9. Diseñar y simular los nuevos procesos. 10. Desarrollar acciones de cambio y modernización permanentes. 11. Permitir flexibilidad ante las variaciones del entorno y adecuarse al mismo. 7

8 Organización por de Texas Instruments Hammer y Champy (1994) 8

9 Reacción en Cadena de la Calidad Mejorar la calidad de los procesos Reduce los costos operativos y gastos Aumenta la productividad empresarial Incrementa la competitividad Mejora el posicionamiento de la empresa en el mercado Crea un efecto multiplicador continuo Deming (1989) 9

10 La Frugalización de Hito N 6 10

11 La Frugalización para un Restaurante 11

12 La Frugalización para una Fábrica de Cemento 12

13 Un Típico Proceso Interfuncional Adaptado de Davenport (1993) 13

14 Clasificación de los : Por el producto obtenido Bienes Físicos Servicios Por el contacto con el cliente externo Operativos Administrativos 14

15 Típicos en Empresas Productoras de Bienes Físicos ADMINISTRACIÓN OPERACIONES Monitoreo del desempeño Desarrollo de productos Administración de la Captación de clientes información Identificación de requerimientos de Administración de activos los clientes Administración de recursos Manufactura humanos Planeamiento y asignación de recursos Administración de compras Servicios posventa Logística integrada 15

16 Típicos en Empresas Productoras de Servicios ADMINISTRACIÓN OPERACIONES Monitoreo del desempeño Carga de gasolina para un automóvil Planificación del número de Transporte de pasajeros en un vuelo rutas a volar en una aerolínea internacional Selección de personal Transmisión de televisión por cable Planeación de los recursos financieros Estadía en un hotel Atención médica domiciliaria Reparación de un reproductor de video 16

17 3. De la Organización Funcional a la de Comparación entre Organizaciones Funcionales y por ORGANIZACIONES FUNCIONALES ORGANIZACIONES POR PROCESOS Orientada a la tarea Orientada al cliente Máximo desarrollo y utilización de Competencias amplias en diversas habilidades y especialidades tareas Mejor coordinación e integración del División efectiva del trabajo trabajo Economías de escala en plantas y Controles de costos más simples equipos Desarrollo de actividades específicas Mayores niveles de creatividad Efectiva contratación y línea de carrera Mayor satisfacción de las tareas de expertos Flexibilidad y agilidad limitadas Mejores tiempos de respuesta (rapidez) Responsabilidad limitada Responsabilidad compartida 17

18 4. El Pensamiento Administrativo Moderno Evolución de las Opciones Administrativas 18

19 4. El Pensamiento Administrativo Moderno Comparación de las Tres Opciones Administrativas ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA CALIDAD TOTAL REINGENIERÍA ACCIONES Inspección rutinaria Mejoramiento continuo Innovación radical Nivel de cambio Ninguno Mayor Radical Punto de inicio Proceso existente Proceso existente Cambio total del proceso Frecuencia del cambio Progresivo Continuo Una vez Tiempo requerido Corto Intermedio Largo Participación Abajo-arriba Arriba-abajo Arriba-abajo Panorama Estrecho Mediano Muy amplio Dentro funciones Interfuncional Riesgo Bajo Moderado Alto Control estadístico Sistemas y tecnologías Facilitador Inspección visual de los procesos de la información Tipo de cambio Ninguno Cultural Estructural y Cultural 19

20 4. El Pensamiento Administrativo Moderno Enfoques para el Mejoramiento de los Negocios Proyecto / Una vez Mejoramiento continuo Mejoramiento incremental Innovación radical Análisis del valor de las actividades (AVA) Análisis del valor de los indirectos (OVA) Análisis del valor de los procesos (PVA) Cambios procesos: reingeniería, rediseño, procesos (BPR) Siglas en inglés: AVA: Activity Value Analysis OVA: Overhead Value Analysis PVA: Process Value Analysis TQM: Total Quality Management Administración de la calidad total (TQM) Mejoramiento de los procesos del negocio (BPI) Costeo basado en actividades (ABC) No aplicable BPI: Business Process Improvement ABC: Activity Based Costing BPR: Business Process Redesing Davenport (1993) 20

21 4. El Pensamiento Administrativo Moderno Visión de los Diferentes Enfoques ENFOQUE TÉCNICO OBJETIVO HERRAMIENTAS MÉTODOS RAÍCES Costeo basado en actividades (ABC) Análisis del valor de los procesos (PVA) Mejoramiento de los procesos del negocio (BPI) Ingeniería de la información Innovación y reingeniería de los procesos del negocio (BPR) Reducir costos Concentrarse en diseñar un solo proceso, reducir costos y tiempos Mejorar continuamente uno o todos los procesos en función de costos, tiempo, calidad Desarrollar un sistema a lo largo de un proceso Usar facilitadores para mejorar radicalmente los procesos clave Desarrollar los costos basados en el análisis de procesos y valor agregado Analizar el valor para cada etapa del proceso Clasificar el proceso en etapas, herramientas de calidad Describir los procesos actuales y futuros Cambiar palancas facilitadoras y desarrollar visión futura Contabilidad por línea de productos Enfoques de consultoría Administración de la calidad total (TQM) Análisis de sistemas Sistemas competitivos Davenport (1993) 21

22 GRACIAS 22

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