Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN 1

2 Lectura No. 8 Departamentalización Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas según un orden jerárquico. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas. De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son: 1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal. 2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si. 2

3 3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa 4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. 5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso. 3

4 6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras. El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber: - División por jerarquía - División por funciones - División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.) La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la departamentalización depende, en general, de los objetivos de la organización, de las características del entorno exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de unidades/ delegaciones alejadas geográficamente, de la dimensión de la organización y de la estrategia a seguir. La operación de dividir una empresa o entidad en diferentes departamentos o agrupaciones de trabajadores y actividades, que actúan con mayor o menor grado de autonomía, recibe el nombre de departamentalización. Esta división es una consecuencia lógica del crecimiento de las organizaciones, ya que cada mando 4

5 sólo puede dirigir a un número limitado de empleados (ángulo de dirección). Al crear diversos departamentos, un jefe superior controla a cierto número de jefes intermedios, y cada uno de éstos, a otros de rango inferior; así se origina una estructura jerárquica que llega hasta el nivel operativo básico. Existen distintos criterios de departamentalización; entre los más comunes se encuentran los siguientes: - Departamentalización por funciones. Mediante esta forma de división, la empresa se descompone en departamentos que realizan una función específica (como finanzas, producción, comercial, administración, recursos humanos, etc.). Esta organización interesa en los supuestos donde prima la especialización (como sucede en departamentos centrales, empresas fabriles, etc.); por el contrario, en la creación de redes comerciales suelen prevalecer otros criterios, como la proximidad de la clientela. - Departamentalización geográfica. Este modo de estructurar la empresa es muy común en entidades que prestan servicios en distintas áreas geográficas y que, por tanto, tienen numerosos puntos de venta y de atención al cliente. Se trata por lo general de compañías comerciales y de servicios, como por ejemplo bancos, grandes almacenes, empresas de mensajería con diferentes centros de recogida y entrega, etcétera. - Departamentalización por clientes. La empresa se puede organizar para atender de forma especializada a diversos grupos de clientes con especificidad propia y a los que conviene prestar servicios diferenciados. Este tipo de departamentalización se puede encontrar, por ejemplo, en determinadas entidades de crédito que, junto con su red de oficinas multiservicio, crean oficinas para empresas, oficinas para gestión de grandes patrimonios (banca privada o personal), oficinas institucionales (para atender a entidades públicas), oficinas para jóvenes, etcétera. Con frecuencia, la creación de departamentos en las empresas responde a varios criterios simultáneos. Por ejemplo, en el caso anterior de la banca, además de la departamentalización por clientes, se produce otra geográfica y, al mismo tiempo, los departamentos centrales se especializan de acuerdo a un criterio funcional. 5