CURSO OUTLOOK DEPARTAMENTO COMERCIAL

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1 CURSO OUTLOOK DEPARTAMENTO COMERCIAL Diciembre del 2009

2 SUMARIO 1 INTRODUCCIÓN Descripción ESTRUCTURA OUTLOOK Descripción Estructura GESTIÓN DEL CORREO Descripción Área de gestión del correo Carpetas personales Bandeja de entrada Creación de correos electrónicos Organización de correos electrónicos Reglas sobre el correo electrónico EJERCICIOS GESTIÓN DE LOS CONTACTOS Descripción Acceso Estructura Crear un contacto Consultar contactos (vistas) Gestión contactos Ejercicios GESTIÓN DEL CALENDARIO Descripción Acceso Estructura Crear una cita Creación de citas particulares Creación de citas compartidas Creación de citas periódicas Ejercicios GESTIÓN DE TAREAS Descripción Acceso Estructura Crear una tarea Asignación de tareas Ejercicios GESTIÓN DEL DIARIO Descripción Acceso Estructura Crear una entrada Ejercicios...27

3 1 Introducción 1.1 DESCRIPCIÓN Este curso pretende dotar al departamento comercial de unos primeros conocimientos en el uso de Microsoft Outlook 2003 como herramienta de comunicación y gestión de información, previo paso al uso de una herramienta CRM. PRETENDEMOS HACER UN CAMBIO DE HÁBITOS DE USO CRM Agenda de papel MICROSOFT OUTLOOK COMO GESTOR DE INFORMACIÓN Clientes Potenciales Fichas de Contactos Citas, Reuniones y Tareas Calendarios y Tareas

4 2 Estructura Outlook 2.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características de Microsoft Outlook. 2.2 ESTRUCTURA 1)Área de menús y accesos directos 2)Área de Gestión de correo y organización de carpetas 3)Área de accesos directos a: - Gestión de correo - Gestión de calendario - Gestión de contactos - Gestión de tareas 4)Área de gestión de visualización del correo

5 3 Gestión del correo 3.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del correo. 3.2 ÁREA DE GESTIÓN DEL CORREO 2)Área de Gestión de correo y organización de carpetas En esta área podemos identificar: 1) Carpetas favoritas: son todas aquellas carpetas de correo que hemos decidido colocar en favoritas. 2) Carpetas personales: son todas aquellas carpetas de correo como: a. Bandeja de entrada: contiene el correo recibido b. Bandeja de salida: contiene el correo para enviar c. Borrador: contiene el correo pendiente de realizar d. Elementos Eliminados: contiene el correo eliminado e. Elementos enviados: contiene el correo enviado

6 3.2.1 Carpetas personales Si clicamos con el botón izquierdo en Carpetas personales veremos la siguiente ventana: Nos muestra Outlook para hoy que es un resumen muy visual de todas las citas y tareas asignadas para el día de hoy. Así tenemos una visión global de las cosas que tenemos que hacer.

7 3.2.2 Bandeja de entrada Si clicamos con el botón izquierdo en Bandeja de entrada veremos la siguiente ventana: La ventana principal se nos divide en 2 partes: 1) Bandeja de entrada: donde se muestran todos los s recibidos 2) Panel de lectura: al clicar en un nos muestra su contenido Podemos modificar cómo se visualiza el área de gestión de visualización del correo clicando en: Tenemos 3 opciones de visualización: - Derecha: el panel de lectura se sitúa a la derecha (como la imagen de arriba) - Inferior: el panel de lectura se sitúa en la parte inferior - Desactivado: el panel de lectura no aparece (se tiene que hacer dobleclic en un mensaje para que se visualice)

8 3.2.3 Creación de correos electrónicos Existen tres maneras de crear correos electrónicos. A continuación vamos a detallarlas: 1) En el menú de arriba seleccionamos: Archivo > Nuevo > Mensaje 2) Mediante el acceso directo de Nuevo. 3) Mediante los botones: Responder, Responder a todos o Reenviar cuando abrimos un correo electrónico.

9 Todas estas 3 opciones nos permiten crear un nuevo correo electrónico (la opción 3 permite responder un correo ya recibido). Cuando creamos un correo electrónico se nos abre la siguiente ventana: Vamos a explicar los siguientes conceptos importantes: 1) Campo Para : nos sirve para introducir el correo electrónico del destinatario 2) Campo Asunto : nos sirve para introducir la cabecera del correo 3) Cuerpo del mensaje: para escribir el mensaje electrónico (en la imagen anterior tenemos una firma automática) 4) Adjuntar archivos: mediante el acceso directo que tiene dibujado un clip, podemos adjuntar cualquier documento o archivo al correo 5) Botón Enviar: sirve para poder enviar el correo al destinatario (nos cerrará la ventana automáticamente)

10 3.2.4 Organización de correos electrónicos Outlook tiene por defecto una organización de los correos electrónicos. Todos los correos recibidos se guardan de forma automática en la carpeta Bandeja de entrada. Los usuarios pueden crear su propia jerarquía de carpetas como se ve en la imagen: Para poder crear las carpetas se tiene que hacer igual que en Windows, clicando con el botón derecho sobre el nivel superior de la jerarquía y clicar a Nueva carpeta. A partir de tener la jerarquía de carpetas creada podemos mover de forma manual o automática los correos electrónicos de la bandeja de entrada hacia estas carpetas, manteniendo seleccionado el correo y moviéndolo hacia la carpeta de la derecha.

11 3.2.5 Reglas sobre el correo electrónico Outlook nos proporciona una herramienta muy potente para poder realizar acciones automáticas con el correo, se le llama REGLAS Y ALERTAS. Se accede mediante menú Herramientas > Reglas y Alertas. Al clicar sobre Reglas y Alertas se nos abre la siguiente ventana: Vamos a explicar a continuación 2 ejemplos de creación de alertas. 1) Creación de alertas predefinidas. a. Clicamos en botón Nueva regla b. Seleccionamos Iniciar la creación de una regla desde una plantilla y seleccionamos del Paso 1 la primera opción como en la imagen anterior. c. En el paso 2 tenemos que clicar en los enlaces azules y escoger las descripciones de la regla. d. Ejecutamos regla dándole a Siguiente.

12 2) Creación de alertas definidas por los usuarios a. Clicamos en botón Nueva regla b. Seleccionamos Iniciar desde una regla en blanco y seleccionamos del Paso 1 la la opción que queremos hacer. c. Clicamos a Siguiente. d. Se nos abren una serie de ventanas para definir todos los parámetros de la regla. 3.3 EJERCICIOS 1) Vamos a crear la siguiente jerarquía de carpetas: Carpetas Personales EmpresaX María 2) Vamos a mover un enviado por María hacia su carpeta correspondiente Albert Sabaté 3) Vamos a enviar un con el contenido que se quiera a María adjuntando un archivo Word creado previamente en el escritorio. 4) Vamos a crear 2 reglas. a. Regla predefinida por Outlook siguiente: Mover a una carpeta (María, creada anteriormente) los mensajes de una persona Comprobar que funciona y después eliminar regla. b. Regla nueva: la misma regla que la de antes pero de forma manual creada desde una regla nueva. Comprobar que funciona y después eliminarla.

13 4 Gestión de los contactos 4.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de los contactos. 4.2 ACCESO Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda: 4.3 ESTRUCTURA La ventana tiene 3 cosas importantes que destacar: 1) Botón nuevo para crear contactos 2) Selección de vistas 3) Vista de los contactos

14 4.4 CREAR UN CONTACTO Mediante el botón Nuevo se crea un nuevo contacto y se abre la siguiente ventana para rellenar campos: Una vez rellenado los campos del contacto lo guardamos mediante el botón Guardar y cerrar de arriba a la izquierda. Tenemos otro botón interesante que analizar, se trata del botón Categorías. Este botón nos sirve para poder catalogar a los contactos en grupos. Al darle en este botón nos salen ejemplos de grupos: Podemos seleccionar una categoría existente o bien crear nuevas categorías clicando el botón Lista principal de categorías.

15 4.5 CONSULTAR CONTACTOS (VISTAS) Podemos consultar los datos de varias formas distintas, a estas formas se las conoce como vistas. Microsoft Outlook permite por defecto mostrar los contactos con las vistas siguientes: 4.6 GESTIÓN CONTACTOS Si entramos en un contacto ya creado de la lista vemos la siguiente ventana: Podemos identificar las siguientes pestañas: a. General: donde se rellenan todos los campos generales del contacto b. Detalles: otros datos del contacto c. Actividades: registro de las actividades realizadas con el contacto d. Certificados: - e. Todos los campos: -

16 Vamos a centrarnos en la pestaña ACTIVIDADES: Esta pestaña es muy útil no sólo para encontrar correos electrónicos enviados al contacto, sino para tener una relación detallada de todas las acciones que hemos hecho con Outlook con el contacto como: correos, citas, tareas, 4.7 EJERCICIOS 1) Vamos a crear 2 contactos en nuestra agenda de contactos: a. María en la categoría Empleados b. Bar Pepito en la categoría Clientes Potenciales 2) Vamos a entrar en el contacto María y vamos a analizar la pestaña ACTIVIDADES

17 5 Gestión del calendario 5.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del calendario y la gestión de citas. 5.2 ACCESO Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda: 5.3 ESTRUCTURA La ventana tiene 4 áreas a destacar: 1) Botón nuevo para crear citas 2) Botón de selección de tipo vista de calendario (diario, semanal, quincenal, mensual) 3) Visualización de calendario resumido clásico 4) Vista del calendario

18 Podemos visualizar también la barra de tareas en esta misma ventana del calendario, así nos simplifica la información en un única ventana. Para mostrar la barra de tarea en la ventana de Calendario, tenemos que clicar en el menú Ver > Cuadro de tareas y seleccionarlo. Automáticamente se nos abre en la parte de la derecha del calendario la barra de tareas, con todas las tareas que tenemos creadas.

19 5.4 CREAR UNA CITA Mediante el botón Nuevo podemos crear una nueva cita. Se abre la siguiente ventana: Una cita se puede asignar a un CONTACTO y a una CATEGORIA, esto nos sirve para poder tener un seguimiento de las citas hechas a contactos (dentro de la ficha del contacto en la pestaña Actividades) Creación de citas particulares Podemos crear una cita con la ventana anterior rellenando los siguientes campos elementales: - Asunto - Comienzo y Finalización - Campo de texto libre Clicando sobre el botón Guardar y cerrar aceptamos la creación de la cita y se guarda automáticamente en la vista del calendario.

20 5.4.2 Creación de citas compartidas Una vez visto como se crea una cita particular, podemos crear citas compartidas con otras personas. Esta es una herramienta muy útil para planificar reuniones o visitas a personas y que éstas reciban una comunicación via formal. Se crea la cita como en la opción anterior y antes de clicar en el botón Guardar y cerrar debemos clicar en el botón Invitar a los asistentes : Una vez clicado se nos abre la siguiente ventana para poder añadir los correos electrónicos de las personas que serán invitadas a la cita: Agregamos los correos electrónicos (introduciéndoles o bien buscándolos clicando el botón Para ) y finalizamos el proceso clicando en el botón Enviar de arriba a la izquierda. Al enviar la cita a las demás personas, éstas recibirán un correo electrónico donde les pedirán que acepten o no la cita, si la aceptan automáticamente se guardará esta cita en su correspondiente calendario (ver imagen siguiente).

21 5.4.3 Creación de citas periódicas Una vez visto como se crea una cita particular y compartida, podemos definir que estas citas sean de forma periódica (repeticiones en el tiempo). Para hacer que una cita sea periódica se tiene que clicar en el botón Periodicidad del menú de iconos de arriba de la siguiente ventana: Al clicar en este botón se abre una ventana para definir la periodicidad de la cita:

22 5.5 EJERCICIOS 1) Vamos a crear una cita con un cliente potencial con los siguientes datos: a. Asunto: 1era reunión con Bar Pepito b. Ubicación: Bar Pepito, Calle Sin Nombre, 101 c. Comienzo: 09:00 h 12/12/2009 d. Finalización: 10:00h 12/12/2009 e. Contacto: Bar Pepito f. Categoría: Cliente Potencial g. Analizamos con detalle la cita creada en el calendario h. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaña Actividades 2) Vamos a crear una cita periódica con un cliente: a. Crear un contacto: Bar Albert b. Crear una categoría: Clientes Bou c. Crear una cita d. Asunto: Visita semanal estado cliente e. Ubicación: Bar Albert, Calle Albert, 10 f. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 10h g. Contacto: Bar Albert h. Categoría: Clientes Bou i. Analizamos con detalle la cita creada en el calendario j. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaña Actividades 3) Vamos a crear una reunión compartida periódica: a. Asunto: Reunión comerciales b. Ubicación: Sala Auditorio c. Periodicidad: semanal, cada viernes de 9h a 11h d. Invitar a asistentes: María e. Analizamos con detalle el proceso de envío y recepción de correos f. Analizamos con detalle la cita periódica creada en el calendario

23 6 Gestión de tareas 6.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión de tareas. 6.2 ACCESO Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda: 6.3 ESTRUCTURA Esta ventana tiene las siguientes 3 áreas importantes: 1) Botón Nuevo para crear tareas 2) Botón de selección de tipo vista de calendario 3) Vista de tareas

24 6.4 CREAR UNA TAREA Mediante el botón Nuevo podemos crear tareas. La ventana que se nos abre es la siguiente: Podemos rellenar los campos elementales: - Asunto - Fecha vencimiento - Estado - Inicio - Aviso: si queremos que nos avise en algún momento - Texto libre - Contactos - Categorías Clicamos en el botón Guardar y cerrar para crear la tarea Asignación de tareas Microsoft Outlook nos permite la creación y asignación de tareas. Este concepto es muy útil para que varias personas gestionen tareas y las controlen. Creamos una tarea normal y antes de clicar en Guardar y cerrar clicamos en el botón Asignar tarea : Se nos abre la siguiente ventana:

25 Introducimos el correo electrónico (escribiendo el correo o bien buscándolo en la agenda de contactos, botón Para ) de la persona que recibirá la asignación de la tarea y clicamos en el botón Enviar. La persona destinataria de la asignación recibirá un correo electrónico donde deberá aceptar o cancelar la asignación de tarea para compartir información. 6.5 EJERCICIOS 1) Vamos a crear una tarea profesional: a. Asunto: Llamar a Bar Pepito b. Vencimiento: antes del 31/12/2009 c. Inicio: Hoy d. Prioridad: Alta e. Rellenar contenido descripción con lo que se desea f. Contactos: Bar Pepito g. Categorías: Cliente Potencial h. Analizamos con detalle la tarea creada i. Analizamos en la ficha del cliente Bar Pepito la pestaña Actividades 2) Vamos a crear una tarea profesional y asignarla a un compañero: a. Asunto: Llamar a Restaurante Tito, posible nuevo cliente b. Vencimiento: antes del 21/12/2009 c. Inicio: Hoy d. Prioridad: Alta e. Rellenar contenido descripción con lo que se desea f. Asignar Tarea a: Maria g. Analizamos con detalle la tarea creada h. Analizamos con detalle la evolución de la tarea actualizada por Maria

26 7 Gestión del diario 7.1 DESCRIPCIÓN Este capítulo pretende dar a conocer las principales características en la gestión del diario de Outlook, que sirve para registrar cualquier acción que hacemos con un contacto. 7.2 ACCESO Se accede mediante el acceso directo siguiente de abajo a la izquierda: 7.3 ESTRUCTURA Esta ventana tiene las siguientes 3 áreas importantes: 1) Botón Nuevo para crear tareas 2) Vista de tareas 3) Botón de selección de tipo vista de calendario

27 7.4 CREAR UNA ENTRADA Mediante el botón Nuevo podemos crear entradas en el diario. La ventana que se nos abre es la siguiente: Como vemos en el menú desplegable Tipo de entrada, podemos seleccionar muchas entradas como podría ser: conversación, documento, llamada telefónica, Tenemos que destacar que esta herramienta nos sirve para complementar con Calendario y Tareas la información que podemos tener o hacer con un cliente potencial (contacto en Outlook). Recordemos que toda actividad se guarda en un registro dentro de la ficha del contacto en la pestaña Actividades. 7.5 EJERCICIOS 1) Vamos a crear 3 entradas en el diario diferentes: a. Entrada 1: llamada telefónica a Bar Pepito con categoría Cliente Potencial, y detallamos lo hablado b. Entrada 2: envío de presupuesto vía fax a Bar Pepito con categoría Cliente Potencial, adjuntamos el fax enviado (simulamos que es cualquier documento en Word) c. Entrada 3: Convocatoria de reunión con Bar Pepito con categoría Cliente Potencial para debatir presupuesto d. Analizamos con detalle las entradas creadas cómo se visualizan en las diferentes vistas del diario e. Analizamos con detalle la ficha del contacto Bar Pepito sus actividades

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