1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER.

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1 1 ANEXO 2 ESTUDIOS PREVIOS PARA DETERMINAR LA OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA DE CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DISEÑO, PARAMETRIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE RECAUDO, CARTERA Y COBRO, ADAPTADOS A LAS NECESIDADES PROPIAS DEL SENA. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 y Capítulo I Título II del Decreto 734 de 2012, la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, presenta a continuación el estudio previo de Conveniencia y Oportunidad para realizar un proceso de contratación por la modalidad de Licitación Pública.. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER. Para el desarrollo del plan estratégico del SENA y la puesta en marcha de la nueva estrategia de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, en conjunto con la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección Jurídica, se adquirirá una solución tecnológica con el fin de mejorar el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobranza de las obligaciones a favor del SENA, en su fase inicial por concepto de aportes parafiscales, multas por incumplimiento al contrato de aprendizaje, multas impuestas por el Ministerio de Trabajo, aportes al FIC, así como brindar trazabilidad de cada uno de los pagos y obligaciones pendientes de las empresas aportantes a la entidad, manteniendo un manejo de Cliente Único. Por esta razón es necesario que el proyecto de TIC s que incluye la compra del aplicativo de Cartera, el CRM y los ajustes al aplicativo SGVA se desarrollen de forma simultánea. El objeto de la presente contratación se alinea con el fortalecimiento de los procesos misionales y de apoyo del SENA, utilizando herramientas de nueva generación debidamente licenciadas. La Entidad requiere contar con una herramienta tecnológica que permita mejorar el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobranza de las obligaciones a favor del SENA, así como mejorar la administración de las aplicaciones, automatización de labores de administración, diagnostico y solución de problemas, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera.

2 2 El SENA requiere un aplicativo de recaudo, cartera y cobranzas, que permita de manera integral brindar un adecuado servicio a los empresarios y al cliente interno, brindando información precisa y rápida. El aplicativo actual con el que cuenta el SENA no permite realizar conciliación de cartera de manera automática y en línea, no genera cálculo de intereses de manera automática, no permite compartir información con las demás plataformas tecnológicas de la entidad incrementando la operatividad en las regionales, la información que se pueda generar de los aplicativos de cartera actuales no refleja la realidad de la misma. Las empresas obligadas al cumplimiento de la cuota regulada no cuentan con una plataforma tecnológica que les permita en línea generar su estado de cuenta sobre sus responsabilidades parafiscales con el SENA, actualmente se generan liquidaciones de manera manual a través de plantillas de Excel. Por todo lo anterior el SENA requiere contar con una herramienta tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, generación de cartera, recaudo, cobro coactivo, Recaudo Judicial, acuerdos de pago, depuración contable y demás procesos administrativos generados en el manejo de las obligaciones a favor del SENA a través de los medios de pago definidos para el recaudo, así como mejorar la administración e integración de aplicaciones, automatizando labores de administración, diagnostico, solución de problemas e intercambio de información en línea, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera del SENA. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Objeto: Contratar la prestación de servicios para el diseño, parametrización, implementación y puesta en marcha de una solución tecnológica para el seguimiento y control de los procesos de recaudo, cartera y cobro, adaptados a las necesidades propias del SENA Alcance del objeto La prestación de servicios para el Diseño, Parametrización, implementación y Puesta en Marcha de una solución tecnológica debe contemplar el seguimiento y control del proceso de Gestión de cartera, integrada por los subprocesos de fiscalización, agotamiento de vía gubernativa, generación de cartera, recaudo, cobro coactivo, Recaudo Judicial, acuerdos de pago, depuración contable y demás procesos administrativos generados en el manejo de las obligaciones a favor del SENA a través de los medios de pago definidos para el recaudo, así como mejorar la administración e integración de aplicaciones, automatizando labores de administración, diagnostico,

3 3 solución de problemas e intercambio de información en línea, inherentes al proceso de recaudo y normalización de cartera del SENA Etapas del Proyecto El proyecto constara mínimo de las siguientes fases para su ejecución: I. Diseño (Levantamiento de procesos, fuentes de datos, diagrama de flujo de datos, Modelo de la solución esquema de perfiles de usuario, interfaces requeridas, migraciones requeridas, componentes, entre otros requeridos y definidos por las partes necesarios para el diseño) II. Parametrización (Datos maestros, consultas, reportes, demás necesidades particulares del diseño, entre otros requeridos y definidos por las partes) III. Implementación (Entrega de la documentación técnica y funcional, capacitaciones, acompañamiento en el despliegue de la información, entre otros requeridos y definidos por las partes) IV. Puesta en marcha (Despliegue total de la solución, entre otros requeridos y definidos por las partes) V. Despliegue Final (Seguimiento, verificación del funcionamiento e implementación del total de la solución contratada, entre otros requeridos y definidos por las partes) Especificaciones del Servicio a contratar o producto a adquirir La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección Jurídica del SENA, entre otros procesos están encargadas de los siguientes procesos y requieren: PROCESO DE FISCALIZACIÓN: ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Objeto del Proceso: El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA como entidad recaudadora y beneficiaria del aporte parafiscal, tiene la obligación de generar acciones tendientes a lograr la detección de aportantes que eventualmente pueden estar incursos en alguna de las conductas definidas por la Ley como fenómenos que afectan el recaudo del aporte parafiscal, tales como: Morosidad, Elusión o Evasión. El proceso de fiscalización consiste en detectar y erradicar los anteriores fenómenos, que afectan el recaudo del aporte parafiscal con destino al SENA. Dentro del proceso de fiscalización que adelanta el SENA, se incluye el control y seguimiento al Contrato de Aprendizaje, de acuerdo a lo definido en la Ley 119 de

4 4 1994, en su capítulo I, Artículo 4, numeral dos (2), el cual define que el SENA debe: Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de aprendizaje. En consecuencia, se desarrollan dentro del proceso de fiscalización, actividades encaminadas a: a) Proponer la regulación del Contrato de Aprendizaje y diseñar mecanismos para la ampliación de la cobertura del mismo. b) Dirigir el seguimiento y control a la relación de aprendizaje por parte de los empleadores obligados. c) Dirigir y controlar los procesos de recaudo y fiscalización del cumplimiento de las obligaciones económicas y del Contrato en las empresas y empleadores del sector público y privado obligado en el marco de lo establecido legalmente Requisitos Básicos Mínimos En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar el proceso de fiscalización de los aportes parafiscales, Multas de Contrato de Aprendizaje y FIC, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios: a) Contar con un Sistema de información, seguimiento y control como apoyo permanente y confiable que le permita al Grupo de Relaciones Corporativas Normalización de Cartera mantener el control oportuno sobre las acciones de fiscalización realizadas en las regionales. b) Contar con sistema de información que nos permita realizar cruces de bases de datos para detectar eventuales evasores, elusores y/o morosos de los aportes parafiscales, FIC y Contrato de Aprendizaje. c) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el aportante, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos. d) Realizar seguimiento de manera integrada a todo el proceso. Las actividades propias de fiscalización inician con la entrega de bases de datos con los eventuales evasores, elusores o morosos de los aportes parafiscales, FIC y Contrato de Aprendizaje, que pueden existir a nivel nacional, con el fin que el grupo de fiscalizadores inicie el proceso de revisión y verificación de la exactitud de los pagos, con los soportes que tenga el empresario. Posteriormente, debe establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones parafiscales no liquidadas y dejadas de pagar por el empresario, solicitando al empresario la exhibición de libros, comprobantes y documentos, con el fin de examinarlos y obtener la información que permita determinar las bases de

5 5 liquidación del aportante, y continuar el proceso hasta determinar o no una eventual deuda a favor del SENA PROCESO DE COBRO PREVENTIVO EN RELACIONES CORPORATIVAS: ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Objeto del Proceso: Reforzar la gestión de cobro en el pago del aporte parafiscal, FIC y Contrato de Aprendizaje, de una manera ágil, eficiente y efectiva, invitando al deudor a cancelar su obligación parafiscal, mostrándole las ventajas del pago oportuno y las consecuencias que ocasiona su omisión. La labor de cobro preventivo inicia con el proceso de fiscalización, donde los funcionarios del SENA establecen contacto con el empresario, logrando el éxito o fracaso de la labor de cobro, ya que en la medida en que se logre interiorizar en el empleador la importancia, conveniencia y necesidad del aporte parafiscal, FIC y Contrato de Aprendizaje, se puede realizar en forma efectiva su pago voluntario Requisitos Básicos Mínimos En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar el debido proceso con los empresarios, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios: a) Elaboración y expedición de la Resolución de determinación de deuda. b) Notificación personal de la Resolución que establece la deuda. c) En defecto de la anterior, notificación por aviso d) Presentación, o no, de recurso de reposición. e) Elaboración y expedición de la resolución que resuelve el recurso de reposición f) Notificación de la Resolución que resuelve el recurso. g) Ejecutoria de los actos administrativos. h) Cobro Administrativo de la cartera generada, a cargo de cada dependencia que generó la obligación i) Procesos de Acuerdo de Pago. (A partir de la ley 1437 de 2011 hay dos tipos de procesos de fiscalización: Uno el general, que aplicaría a fiscalización de los aportes parafiscales y aportes al FIC dejados de cancelar. Otro sancionatorio, aplicable a la multa por el incumplimiento en la cuota de aprendizaje, el cual se encuentra en la circular No del SENA, la cual al igual que la normatividad general se entregara en el momento del inicio del trámite de aplicación del nuevo aplicativo) PROCESO DE RECAUDO Y CARTERA

6 ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Objeto del Proceso: Garantizar y controlar la oportunidad de la información sobre el recaudo a nivel nacional y la gestión de cobranza por los conceptos de Aportes, Fondo Industria de la Construcción (FIC), Monetización, Doble Mesada, Cuota parte Pensional, Contrato de Aprendizaje, Vivienda, préstamo de ahorro y demás conceptos generadores de aportes propios del SENA, para que nos permitan gestionar e identificar el riesgo a través de la evaluación de recaudo a fin de tomar las medidas necesarias, intensificar la supervisión y modificar las estrategias de cartera según se requiera, dentro del marco legal y normativo vigente Requisitos Básicos Mínimos En cumplimiento al logro de los objetivos y procesos que nos permitan asegurar que el riesgo de cartera se mantenga dentro de los límites aceptables para el SENA, como requisitos básicos mínimos se deben aplicar los siguientes criterios: a) Contar con un Sistema de información como apoyo permanente y confiable que le permita al Grupo de Recaudo y Cartera mantener el control oportuno sobre la operación y su gestión. b) Divulgar y brindar apoyo constante sobre la Inscripción previa del aportante o usuario externo para la utilización de las herramientas tecnológicas que le permitan accesar a los servicios para efectuar el respectivo pago. c) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el aportante, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos. d) Realizar seguimiento de manera integrada Las actividades propias del recaudo inician con el registro de la información del aportante mediante las diferentes plataformas tecnológicas utilizadas para ello (Panilla Única para Liquidación de Aportes PILA Pagos en línea), remitidas al Grupo de Recaudo de Cartera a través de las entidades Bancarias y el Operador de Información (SOI), para su consolidación y cargue definitivo de la operación, permitiendo efectuar análisis y control financiero sobre los datos y finalmente adelantar la gestión de cartera según se requiera. Posteriormente, en la administración de la operación de recaudo, se contemplan las actividades que se llevan a cabo al interior del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, para atender las diferentes solicitudes presentadas por el usuario aportante en la Regional, con respecto a las certificaciones tributarias y/o paz y salvo, e igualmente las reclamaciones realizadas por efecto de una liquidación errada, tales como corrección y/o devolución si es el caso, previa verificación de la información soporte de cada operación.

7 7 Se detalla una a una las actividades y tareas propias para adelantar el cobro persuasivo por parte de la Regional, por concepto de cartera para Aportes parafiscales FIC Cuota parte pensional doble mesada monetización, multas del Ministerio de la Protección, contrato de aprendizaje y vivienda, las cuales inician desde la recepción de la respectiva resolución de cobro, su radicación, análisis y registro de la información, hasta comunicarle al deudor y acordar pautas para el respectivo pago. En caso de no llegar a establecer el acuerdo, el cobro se remite al Grupo de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica para su trámite, e inicio de la etapa coactiva de la cartera. Todos los procesos de registro, consolidación y administración del recaudo por todos los conceptos de ingreso y cartera deben estar integrados con los sistemas financieros (SIIF nación y Finanzas 2000) de la entidad, la solución tecnológica debe permitir el cargue de la información histórica de los aplicativos de cartera regional, Sistema Centralizado Virtual de Aportes y PILA PROCESO DE COBRO COACTIVO: ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Objeto del proceso: Garantizar el recaudo de la cartera en mora a favor del SENA, a través del procedimiento de cobro coactivo administrativo, por los conceptos de Aportes parafiscales, multas por incumplimiento en la cuota de aprendizaje, multas impuestas por el, aportes al Fondo Industria de la Construcción (FIC), Monetización de la cuota regulada, Doble Mesada Pensional, Cuota parte Pensional y demás conceptos generadores de cartera a favor del SENA, susceptibles de ser cobrados coactivamente. Así mismo, adelantar las acciones necesarias para la depuración de la cartera en cobro coactivo, bien sea por prescripción de la acción de cobro sin haber logrado el recaudo total de la cartera en mora, o por el adelantamiento del procedimiento de remisibilidad de la obligación Requisitos Básicos Mínimos Con el fin de asegurar, optimizar y maximizar el recaudo de la cartera en mora, a través del procedimiento de cobro coactivo administrativo, se debe contar con: a) Un Sistema de información actualizado y confiable, que permita el seguimiento y control de la gestión adelantada a cada una de las obligaciones que se gestione en los despachos de cobro coactivo a nivel nacional, en el cual se pueda establecer la instancia de cobro, la última actuación, el monto de la obligación a la fecha de consulta (Liquidador), evaluación y alerta frente al riesgo de prescripción, el tipo de cartera (misionales y no misionales), la tasa de interés aplicable a este tipo de

8 8 cartera, entre otros aspectos. b) Un sistema de información que permita la fluidez entre las diferentes instancias que intervienen en los procesos de recaudo de cartera. Que cualquier pago que se genere por parte de los deudores se vea reflejado en línea, que se aplique contablemente, que se valide y aplique en el monto de capital y de interés correspondiente, según la normatividad vigente. c) Un sistema de información que permita, a los diferentes tipos de usuarios, contar con la posibilidad de liquidar los acuerdos de pago propuestos por los deudores y aprobados por el SENA, a la tasa aplicable al tipo de cartera objeto de cobro (Amortización de la deuda). d) Un sistema que produzca, mediante formatos preestablecidos, de manera automática los documentos necesarios para el impulso y gestión del cobro coactivo, en instancias específicas del proceso, tales como : Autos que avocan conocimiento, Requerimiento persuasivo, Mandamientos de pago, citaciones para notificación, notificaciones por correo, orden de seguir adelante la ejecución, Auto que hace la liquidación del crédito, oficios de investigación de bienes en bancos, oficinas de registro, secretarias de tránsito, cámaras de comercio, superintendencias, fichas de remisibilidad, resoluciones de prescripción, autos de archivo, acuerdos de pago, etc. e) Control y seguimiento por proceso y por abogado asignado a cada proceso. f) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el usuario, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos. g) Un sistema que permita realizar el seguimiento a la gestión de cobro, a nivel nacional, de manera integrada y con la información completa, veraz y actualizada Definición de las Etapas del proceso El proceso de cobro coactivo inicia con un ESTUDIO DEL TÍTULO EJECUTIVO enviado al respectivo despacho de cobro coactivo para cobrar, con el fin de determinar si este es exigible, presta merito ejecutivo, es claro, expreso y exigible, está completo y está en firme. Esta etapa tiene, como término máximo, cinco (5) días (Producto: Auto que avoca conocimiento). La etapa posterior es la ETAPA PERSUASIVA, en la cual se requiere al deudor para que cancele la obligación. Una vez haya proferido auto que avoca conocimiento. El procedimiento de esta etapa se encuentra descrito en el artículo 22 de la Resolución No de 2007 ETAPA COACTIVA: Se inicia cuando fracasado el cobro persuasivo, o cuando se prescinda del mismo, el funcionario ejecutor competente emite el auto de mandamiento de pago correspondiente. El procedimiento de ésta etapa se encuentra detallado en los artículos 22 y siguientes de la Resolución No de 2007 y sus reformas.

9 9 ACUERDO DE PAGO: En forma independiente que el cobro se encuentre en etapa persuasiva o coactiva, el deudor podrá suscribir acuerdo de pago con la entidad. El procedimiento de suscripción y las garantías que deben prestarse ésta contenido en los artículos 61 y siguientes de la Resolución No de CRÉDITO CANCELADO: En el evento en que el deudor cancele la totalidad del crédito cobrado, constituido por el capital, los intereses legalmente causados, los gastos de cobranza y costas que se hayan generado, el expediente deberá ser relacionado como crédito cancelado. Para tal efecto deberá haberse expedido el auto de terminación correspondiente. PRESCRITA: Cuando de conformidad a lo descrito en los artículos 50 y siguientes de la Resolución No de 2007, se determine la prescripción de la acción de cobro, una vez expedido el acto administrativo por el cual se declare, el expediente deberá ser relacionado como obligación prescrita. REMISIBILIDAD. Cuando de conformidad a lo descrito en los artículos 50 y siguientes de Resolución No de 2007, modificada por la Resolución 580 de 2012, se determine la procedencia de la declaratoria de remisibilidad, una vez realizado el trámite pertinente y emitido el acto administrativo correspondiente por parte del Director Administrativo y Financiero de la entidad, la obligación deberá ser relacionada como remisible Etapas y actividades ESTUDIO DEL TITULO (5 días máximo) a) Solicitud de complementación del titulo b) Devolución de la documentación por carecer de mérito ejecutivo c) Auto que avoca conocimiento PERSUASIVA (3 meses máximo) a) Requerimiento Persuasivo b) Decreto de Medias Preventivas c) Registro de Medidas Preventiva COACTIVA (4 años máximo) a) Mandamiento de pago b) Notificación mandamiento de pago c) Término para Presentación de excepciones d) Resolución que resuelve excepciones e) Notificación de Resolución que resuelve excepciones f) Presentación de Reposición de la Resolución que resuelve excepciones

10 10 g) Resolución que resuelve reposición de la Resolución que resuelve excepciones h) Notificación de Resolución que resuelve reposición i) Orden de seguir adelante la ejecución j) Liquidación del crédito, costas y gastos de cobranza k) Liquidación en firme l) Diligencia de secuestro m) Avalúo n) Traslado avalúo o) Remate p) Adjudicación en Remate q) Suspensión del remate por demanda de nulidad y restablecimiento de derecho ACUERDO DE PAGO (A 5 años máximo) a) Solicitud de acuerdo de pago b) Análisis de la solicitud y aprobación de la garantía c) Suscripción del acuerdo de pago d) Seguimiento al acuerdo de pago CANCELADA a) Pago total de la obligación b) Auto de terminación del proceso c) Levantamiento medidas previas PRESCRITA a) Resolución que declara la prescripción. b) Notificación por correo de la Resolución que declara prescripción. c) Remisión de la Resolución que declara la prescripción al Subcomité de depuración contable y a la Coordinación de cobro coactivo REMISIBLE a) Remisión del expediente al Subcomité de depuración contable para concepto previo de remisibilidad. b) Concepto favorable del Subcomité de depuración contable para declaración de Remisibilidad. c) Envío al Comité de sostenibilidad del sistema contable para declaración de Remisibilidad. d) Declaración de Remisibilidad de la obligación por la Dirección Administrativa y Financiera. e) Depuración contable.

11 PROCESO DE RECAUDO JUDICIAL: ESPECIFICACIONES DEL PROCESO Objeto del Proceso: Diseñar y establecer mecanismos a nivel nacional para el cobro de la deuda en mora por concepto de aportes, cuotas de monetización y demás valores adeudados al SENA por entidades públicas o privadas, personas naturales o jurídicas. A través de estos medios lograr mejor gestión y aumento de recaudo por los conceptos de deudas a favor de la entidad dentro de procesos judiciales o de régimen de insolvencia. Generar como producto de la gestión mencionada, políticas y directrices que orienten y prevengan la generación futura de obligaciones que deban ser objeto de actuaciones administrativas de cobro en cualquier orden Requisitos Básicos Mínimos Con el fin de lograr una mejora en el proceso de recaudo judicial y en regímenes de insolvencia para permitir mejorar el nivel de recaudo de la cartera en mora, a través de estos procedimientos es necesario contar con: a) Un Sistema de información que se actualice de acuerdo con la etapa procesal de manera confiable, con posibilidades de seguimiento y visualización de la b) gestión y de la etapa en la que se encuentre cada cobro según la gestión que adelante cada uno de los responsables del recaudo de obligaciones en la jurisdicción ordinaria o en procedimientos de insolvencia. c) El sistema ha de contar con módulos de instancias o etapas identificables, y cada uno de los procedimientos que integren el proceso macro bien sea judicial o de insolvencia, debido a que son varios los tipos de proceso en estos dos campos. d) Que contenga reflejo de los pagos efectuados por los deudores para mantener actualizada la base de recaudo y de pretensiones en los procesos judiciales y de insolvencia. e) El sistema debe contar con un módulo reliquidación accesible tanto al deudor como a los apoderados del Sena para conocer las posibilidades de acuerdos, pagos, aplicación de abonos y demás aspectos económicos de cada obligación. f) Contener un acceso, entorno y herramientas que compongan el sistema para que sea de acceso favorable a los usuarios internos y externos de la herramienta, con un lenguaje común a los operadores que son de diferentes áreas de conocimiento abogados, contadores, economistas, administradores-. g) Minimizar el riesgo sobre la calidad de la información que gestiona el usuario, permitiendo que las herramientas que la apoyan estén permanentemente encaminadas al mejoramiento de los procesos. h) Realizar seguimiento a la gestión, de manera integrada

12 12 La cartera que se encuentra en procesos judiciales puede ser tramitada en jurisdicción civil o laboral, siguiendo a los procedimientos judiciales establecidos en la época en que se instauraron; los nuevos proceso judiciales que pudieran llegar a surtirse tienen igualmente su regulación en las normas vigentes recientemente promulgadas, por ello debe distinguirse el procedimiento según la fecha de su instauración. El proceso judicial inicia cuando las etapas de cobro persuasivo han culminado, y se ha identificado del deudor su capacidad legal, domicilio, categoría, y sobre todo su capacidad patrimonial, pues iniciar un proceso judicial sin posibles resultados de retorno de capital genera desgaste a la entidad con mayor gasto que el valor mismo de la obligación en algunos casos. Básicamente el esquema de los procesos judiciales de ejecución civil o laboral-, siguen el mismo esquema: notificación de demanda, contestación de demanda, traslado, pruebas, alegatos, sentencia, recurso, segunda instancia sentencia. Adicionalmente se tiene la etapa cautelar, que al presentarse la demanda requiere la solicitud de medidas cautelares, que se hacen efectivas con anterioridad a la notificación del auto admisorio. Ante esta situación puede presentarse que el deudor acuda a declarar su insolvencia o liquidación frente al régimen que así lo permite bien sea antes o después de iniciado el proceso judicial. En esta etapa las actuaciones y participación de las partes son de carácter administrativo, salvo en los casos de liquidaciones judiciales antiguas. En este orden de ideas se resalta la importancia de la participación de la Entidad, en este procedimiento cumpliendo los términos para hacerse parte, presentar crédito, siendo activos en la exigencia del crédito por su categoría como deuda de orden fiscal Tipos de cartera: El aplicativo de cartera pretende ayudar a gestionar la cartera Misional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA en su fase inicial, las cuales son: a) Cartera de Aportes Parafiscales b) Cartera de Contrato de Aprendizaje c) Cartera de Multas del Ministerio de Trabajo d) Cartera de FIC En la segunda fase deberá realizarse integración con las otras carteras que maneja el SENA, como son cuotas partes pensionales, doble mesada pensional, vivienda, servicio medico etc. Los requerimientos previos definidos por la Entidad son:

13 INFRAESTRUCTURA Auditoría general - El sistema deberá crear, proteger y retener la información de auditoría que permita el análisis, investigación y reporte de acceso malicioso, no autorizado o inapropiado, y asegurar que las acciones de usuarios en el sistema pueden ser trazables sin ambigüedad Autenticación y autorización con LDAP usuarios internos - El sistema debe utilizar el Directorio Activo corporativo, por medio del protocolo LDAP para la autenticación de usuarios y consulta de roles y permisos para los usuarios Autenticación y autorización de usuarios externos - El sistema debe contar con funcionalidades propias para la gestión de la autenticación y autorización de los usuarios externos Sistema escalable en función de las necesidades - La aplicación estará diseñada y desarrollada de forma tal que el aumento en la carga de usuarios pueda resolverse dimensionando adecuadamente la arquitectura de hardware del entorno en el que se ejecuta, tanto vertical como horizontalmente Rendimiento del sistema - La arquitectura propuesta deberá soportar una carga de usuarios nombrados con una concurrencia del 50% Alta disponibilidad - El sistema deberá estar provisto de mecanismos que garanticen la disponibilidad de la aplicación del 99.9% Definición de acciones de envío de durante el flujo - El sistema deberá permitir parametrizar el envío de mensajes mediante un servidor de correo electrónico o celulares. Estos mensajes se podrán asociar a distintas listas de correo, teléfonos o roles del sistema Definición de acciones de envío de durante el flujo - El sistema debe estar integrado al cliente de Outlook, Preferiblemente Integración mediante Web Services - El sistema debe permitir traer la información que se requiera de otros aplicativos de forma automática, a través de web service que garanticen que la información que se visualiza y/o migra es información en línea Capacidad de recuperación - El sistema deberá garantizar la recuperación ante fallas críticas (caída total de los servicios del sistema) en un tiempo no mayor a 4 horas Integración con Gestor Documental Corporativo - El sistema deberá estar en capacidad de integrarse a un Gestor Documental (ONBASE o SHAREPOINT) Integración con el servidor de correo - El sistema deberá poderse integrar al servidor de correo corporativo Navegación - El sistema deberá tener interface de usuario basada en WEB Navegadores - El sistema deberá soportar los navegadores de mercado disponibles en sus versiones de uso más frecuente Movilidad - El sistema debe permitir que desde un servidor general, administrado por un usuario especial y/o de forma automática se envíen mensajes

14 14 parametrizados a través de dispositivos móviles a clientes y usuarios internos y externos (Funcionarios, empresas) Navegadores en usuarios de movilidad - El sistema deberá soportar los navegadores en dispositivos móviles de uso común Seguridad basada en roles - La seguridad del sistema debe estar basada en roles Seguridad a nivel de entidad - La seguridad del sistema debe poder manejar el nivel de entidad / tabla / o grupo de datos Seguridad a nivel de campo - La seguridad del sistema debe poder manejar el nivel de campo individual Política de contraseñas - El sistema deberá permitir la implementación de políticas sobre el uso de contraseñas como longitud mínima, tipos de caracteres y vigencia Cambio y recuperación de contraseñas de forma autónoma - Permitir que el usuario pueda realizar el cambio y recuperación de la contraseña en el sistema mediante mecanismos automáticos, sin requerir la intervención de una tercera persona o administrador del sistema Seguridad en servicios web - El sistema debe proporcionar mecanismos que permitan garantizar la seguridad de los servicios web que en él se publiquen. Para ello debe soportar los diferentes mecanismos de seguridad definidos por el estándar WS-Security Almacenamiento de actividades - Se deben almacenar por un periodo no menor a (6) meses todas las actividades relacionadas con la autenticación en el sistema: intentos válidos, intentos fallidos, cambios de contraseña, etc. Adicionalmente se deben garantizar back up permanentes de toda la aplicación, los back up deben tenerse con una periodicidad máxima de un mes en caso de que se debe restablecer el sistema Notificación en caso de bloqueo de cuenta - Las actividades de bloqueo de cuenta debido a múltiples fallos de autenticación deben generar alertas para la compañía o notificar al administrador de la plataforma Cifrado de contraseñas - Tanto la transmisión como el almacenamiento de las contraseñas deben ser almacenadas de forma cifrada y haciendo uso de algoritmos de cifrado de un solo sentido Autenticación con SSO (Single Sign-On) - Procedimiento de identificación y validación basado en Single Sign-On Soporte a Bases de Datos - El sistema debe garantizar el adecuado soporte y manejo de diferentes bases de datos (Oracle, MS SQL Server, MySQL) preferiblemente o a los leguajes de bases de datos que se requieran Soporte a estándares de integración - Permitir integración con otros sistemas por medio de servicios web que faciliten el intercambio de datos, evidenciar el flujo de trabajo e integración a la gestión de los procesos. Contar con un monitor de WebServices que permita el seguimiento de los mensajes enviados y recibidos Pruebas de Estrés - Módulo de pruebas de estrés que permita simular la carga de usuarios y evaluar el desempeño del sistema.

15 Alta Disponibilidad - Ser compatible con balanceadores de carga que permitan su operación en múltiples máquinas simultáneamente y la distribución de carga sobre las mismas Compatibilidad - Permitir compatibilidad con plataformas de hardware, software y comunicaciones que estén bajo los estándares de la industria Comunicaciones - Soportar protocolos estándar de comunicaciones como: SOAP, HTTP, HTTPS, SMTP, MIME, FTP. Permitir integración con servidores de correo electrónico y con servidores de fax Robusto y Escalable - Soportar alta concurrencia de usuarios y acceso a datos, de forma que se preserve la integridad y agilidad del acceso a los mismos Almacenamiento de Documentos - El modelo de almacenamiento de archivos en los aplicativos generados por el generador de código debe ser escalable asegurando la tolerancia a fallos y redundancia y soportar FTP/ SAN / NAS. Soportar además la integración e interoperabilidad con sistemas de administración de documentos Entornos tecnológicos - Se deberá disponer de tres entornos tecnológicos diferenciados: desarrollo, pruebas y producción. Cada uno de estos entornos contará con todos los elementos del sistema instalados y configurados, aunque escalados en función de los requerimientos de los mismos NO FUNCIONALES Generar reportes por pantalla, que puedan ser exportados a Excel en tablas planas o dinámicas y/o PDF El software debe permitir la conectividad desde cualquier lugar, para un ilimitado número de procesos, tendrán acceso a la plataforma los usuarios activos y autorizados. Los permisos y roles adjudicados se mantendrán El licenciamiento del software debe poder seleccionarse según el tipo de acceso al sistema administración, lectura / escritura, usuario externo a la entidad El sistema agrupa los usuarios por roles de trabajo, deberá permitir administrar la seguridad y las políticas de uso heredando desde el rol Generador de Reportes: Los usuarios deben de tener una herramienta que les permita generar reportes tanto predeterminados como por demanda El sistema deberá tener una herramienta de generación de flujos de trabajo WorkFlow o BPM) que permita modelar paso a paso procesos de negocio, incluyendo actividades manuales o automáticas con asignación de tiempos y/o niveles de servicio El sistema debe permitir alimentar, visualizar y/o modificar el seguimiento que se ha efectuado a la empresa de forma preventiva, llamadas que se han efectuado, contactos con la empresa, acuerdos a los que se han llegado El sistema debe permitir exportar a diferentes archivos todas las consultas, tablas o entidades propias del sistema o creadas por el administrador de acuerdo con el rol definido para esta actividad.

16 El sistema debe permitir importar a diferentes tablas o entidades propias del sistema o creadas por el administrador de acuerdo con el rol definido para esta actividad Migración, el proyecto debe contemplar la migración de datos de varios aplicativos. SENA entregará la información depurada Parametrizar los tiempos esperados de procesamiento de cada una de las actividades. Así mismo se debe aclarar los tiempos de cierre nocturno para actualización de saldos en las diferentes instancias de cobro Permitir balancear la distribución de las cargas de trabajo cuando las actividades sean procesadas por grupos de funcionarios asignados al mismo rol Parametrizar los escalamientos definidos por reglas de negocio por condiciones de tiempo o funciones de variables del proceso El sistema debe arrojar alarmas para aquellas cuentas y/o procesos que superen los plazos de norma establecidos, se deben generar para el funcionario encargado del proceso, y el coordinador del mismo Cuando se efectúan pagos, y los comprobantes de estos pagos son archivos en PDF el sistema debe tomar los datos registrados y migrarlos correctamente y de forma segura a través de un web service al responsable del cliente o del proceso sobre el cual se están efectuando dichos pagos El sistema debe enviar correos electrónicos de forma automática a clientes internos y externos sobre los procesos que se estén adelantado y los ajustes que se efectúen a los mismos, de acuerdo a lo requerido por el gestor responsable del proceso Permitir configurar Timers (cronómetros) en cualquier parte del proceso para programar alarmas, escalamientos y tiempos de espera que dependen de datos de tiempo. Sincronizar con hora legal colombiana Administración de roles, perfiles, usuarios, permisos y niveles de acceso a las diferentes funcionalidades del sistema como de acceso a los datos Permitir reasignar manualmente procesos de un funcionario a otro por parte del supervisor o Coordinador desde el módulo de administración del sistema El sistema debe permitir tener un historial de acciones por usuario, detalladas en tipo de actividad que realizo con el Rol, hora, fecha y cliente al que realizo las modificaciones o tipo de movimiento que efectuó El sistema debe permitir tener un reporte al usuario final de los procesos que hay pendientes a través de gráficos, detalle de las actividades y por intermedio de semáforos de colores identificar cuales tareas están más retrasadas que otras Contar con interfaces gráficas de usuario que brinden facilidad y rapidez en la navegación de sus contenidos. Panel de control, ayudas en línea y ToolsTips Navegación por medio de Dill Down para ubicar la información, vistas seleccionables y búsquedas por criterios de usuario Soportar diversas formas de presentación de datos como textos, gráficos, imágenes. Los reportes o informes generados por pantalla, impresos y/o en medio magnético deben ser presentados en idioma español; al igual que la documentación técnica y de usuario final.

17 Soportar manejo estándar y controlado de mensajes de error Proporcionar facilidades de ayuda en línea a nivel pantalla y a nivel campo Contener tutoriales en línea para el aprendizaje de la operación de la aplicación Permitir facilidades de búsqueda al usuario acerca de los posibles valores que puede tomar un dato; es decir, el sistema debe minimizar el ingreso de datos visualizando los posibles valores que puede tomar un campo determinado. Desde los formularios y los parámetros se deben establecer las reglas para llenar campos Permitir la creación de reportes con múltiples bloques, incluso compuesto por gráficas y tablas al mismo tiempo Ofrecer bitácoras de transacciones (log's) detallados que permitan establecer las acciones efectuadas por todos los usuarios y administradores sobre el sistema identificando fecha, hora, usuario, terminal, sesión, Dirección IP, acción realizada Contar con documentación técnica y de usuario en idioma español Proporcionar los medios magnéticos y manuales de instalación de la aplicación, contemplando las conexiones a las bases de datos que sean requeridas Ser mantenible y actualizable. Se debe tener políticas demostradas de investigación y desarrollo, con base en las cuales mantendrá actualizado el sistema Más del 100% paramétrico Licencias o servicio desde la nube Fuentes Customización Mantenimiento: actualización de versiones y requerimientos por fallas o por nuevos desarrollos REQUERIMIENTOS DE CARTERA Modelamiento de las entidades que componen la arquitectura de cartera del SENA - El sistema deberá tener un modelo de entidades de gestión de cartera acorde a las necesidades del SENA orientado al recaudo de Parafiscales, Contrato de Aprendizaje y Multas Ministerio de Trabajo Calculo de Interés - Se requiere un aplicativo que permita generar cálculo de interés corriente y de mora de manera automática de acuerdo al tipo de cartera que maneja la entidad. (Aportes, FIC, Multas, Contrato de aprendizaje, entre otras). Adicionalmente, que permita generar liquidación de intereses proyectados por días. Los cálculos deben ser formulas parametrizables dentro del sistema Generación Documentos en línea - Se requiere un aplicativo que genere de manera automática los formularios para Liquidación, Resolución, Acuerdos de pago, Actos administrativos, estados de cuenta, teniendo en cuenta fechas de corte, fechas de pago y que permita modificar datos en caso de requerirse, el detalle de los documentos que se requieren se encuentran en el anexo. Permitiendo agregar datos relevantes en el caso de fiscalización (declaración de renta). De acuerdo con la base legal. Igualmente debe estar preparado para definir nuevos documentos que se

18 18 puedan llegar a implementar dentro del proceso detalle en el anexo. Documentos basados en plantillas que el usuario (autorizado) pueda parametrizar Generación de un Único Estado de Cuenta - Permitir a los actores del sistema generar un "Estado de Cuenta por empresario", donde se incluya los conceptos que tiene con el SENA, con el estado actual de cada uno, con fechas límites de pago y días de vencimiento. Esta funcionalidad debe ser para usuarios SENA y para empresarios vía Web Conciliación de cartera - El sistema de cartera debe realizar interface con el aplicativo de contabilidad y finanzas, actualizando los pagos diarios y conciliando cartera de manera automatice Amortización de obligaciones - Permita generar amortizaciones de obligaciones a la fecha y proyectadas Cuotas Acuerdos de pago - Liquide cuotas, con intereses respectivos en los acuerdos de pago en las diferentes etapas: fiscalización, cobro persuasivo, cobro coactivo, procesos concursales Abono a obligaciones - Permita realizar abonos a las obligaciones con priorización de pagos de manera automática, de acuerdo a lo definido por el SENA por parámetros Generación de Paz y Salvos - Permita generar formularios de paz y salvos, certificaciones al día en la contribución FIC, identificando la obra, ciudad, el pago realizado, de manera presuntiva de acuerdo a la normatividad FIC establecida Identificación de las etapas del proceso de normalización - Permita identificar y clasificar las obligaciones dentro de las tres (3) etapas del proceso de normalización de cartera: Fiscalización, Cobro Persuasivo (Agotamiento de vía Gubernativa, Cobro coactivo procesos concursales y liquidación) Acceso a información real - Permita que las personas involucradas en el proceso de normalización de cartera, cuenten con acceso a la información, de acuerdo al perfil del cargo y al nivel de autoridad que tenga, que los usuarios queden identificados en el aplicativo para control del riesgo de la información Asignación de resoluciones abogados - Facilite la asignación de cartera a las regionales, abogados, casas de cobro (en caso de existir), a los operadores, con seguimiento a la gestión realizada. Se requiere el manejo de indicadores de gestión por cada uno de los mencionados anteriormente Gestión de cobro - Permita incluir gestión de cobro en cada una de las fases del proceso de normalización de cartera, con trazabilidad en línea. Genere alertas en cada etapa Acumulación de Títulos - Permita generar resoluciones por clase de aporte, de acuerdo a la normatividad y muestre el detalle de la operación Medios de Recaudo - Integre los medios de recaudo que tiene el SENA (PILA. Botón Electrónico) Contrato de Aprendizaje - Permita desarrollar todo el proceso de cobro presuntivo o persuasivo en contrato de aprendizaje Etapas procesales - Permita administrar y realizar seguimiento a las obligaciones en cada una de las etapas procesales, parametrizando tiempos en cada

19 19 etapa de acuerdo a lo establecido en la normatividad, que permita control y estadística de los gastos del proceso, honorarios y garantías a favor del SENA Generación de informes - Permita generar base de cartera de acuerdo a la etapa de normalización donde se encuentre: Fiscalización Cobro Persuasivo, agotamiento vía gubernativa, cobro coactivo, proceso liquidación o concursal por Regional, NIT y cualquier variable parametrizada Reporte de edad de cartera - Informes se puedan generar de manera general y detalladas, por regional, producto, instancia, edad de mora, fechas, saldos. Filtros de información por sector económico Informe de fiscalización por CIIU - Informes de fiscalización por CIIU, por NIT, Regional, Municipio Reporte de riesgos - Reporte de personas con cartera vencida de acuerdo a lo establecido por Ley que deben ser reportadas al Boletín de morosos de la Contraloría General Reporte institucional - Permita generar correo electrónico institucional para cada empresario Gestión de acuerdos de pago - Se requiere de parametrizar los acuerdos de pago con su correspondiente seguimiento, alertas de vencimiento y workflow de escalación Modulo de consulta - Con la información de cartera la cual pueda ser filtrada, organizada y presentada por conceptos que defina el usuario Vigencias de cartera - El sistema debe permitir la asignación de pagos de aportes, FIC, Contrato de aprendizaje, Multas Ministerio, entre otras, a las vigencias de acuerdo con la base legal Integralidad del sistema - El sistema debe contemplar la integralidad con todos los medios de liquidación y pago de los aportes parafiscales (PILA y Aportes) para la generación en línea de los certificados de paz y salvo a los aportantes. Además debe contar con el proceso de cargue de la información de aportes parafiscales recibidos por las fuentes de recaudo que tiene la entidad (PILA, BOTON ELECTRONICO, ENTRE OTROS) Migración de datos y cargue de datos - Contenga lenguajes de programa para migración de datos Reportes a desarrollar - Listado por liquidación y resoluciones, Listados de clasificación por concepto, instancia, edad, antigüedad, regional, actividad económica, Listados de liquidaciones y resoluciones por aportante y con datos generales de la empresa, Listado de la cartera por cobro, Listado resoluciones asignadas a abogados u operadores, Listado por liquidaciones o resoluciones por estado de cobro por regional, Listado de movimiento diario, Listado de acuerdos de pago por aportante y regional e intereses, Listado de abonos por regionales y aportante (recuperación de cartera), Listado de cartera con inconsistencias, Listado por instancias y edades o antigüedades, Listado por tipo de empresa, Listado por empresa y sectores económicos, Listados de cartera pagada por concepto, aportante, edad, etc. y vs a cartera actual, Listados de cartera recuperada por estados de cobro, Listados por fechas determinados, por prescripción, Listados por empresa

20 20 combinadas con actividad económica, Listado de cartera sin abono por empresa, Listado de cartera depurada, Liquidaciones sin resolución, listados de cartera corregida o modificada o sea procesos de depuración, Listados de cartera reclasificada, Listados de intereses pagados, Listados por cartera anual Listados de morosos, Listados por indicadores de gestión, entre otros. Debe permitir crear nuevos reportes por medio de Parametrización del usuario Reportes a desarrollar - Vista del estado de cuenta por Nit que arroja el Sistema Gestión virtual de aprendices y cartera. Estado de cuenta de incumplimiento de Contrato de Aprendizaje. (En proceso, en liquidación, pendiente de ajustar, enviado a resolución).informe de empresas que han tenido estado de cuenta desde el Sistema Gestión. Virtual de aprendices. Informe de empresas que no han tenido estado de cuenta desde el Sistema Gestión Virtual de aprendices. Informe de Empresas a las que se ha tenido que ajustar el estado de cuenta por registro de contratos y/o por pagos de monetización no tenidos en cuenta inicialmente y los demás que se requieren Modulo de Cartera - El aplicativo debe permitir generar y visualizar el informe de visita por concepto de contrato de aprendizaje y fiscalización en caso de que la empresa se encuentre al día para las últimas tres vigencias en contrato de aprendizaje y cinco en aportes Sea flexible para que se ajuste a los requerimientos de SIIF INTEGRACIÓN OUTBOUND - Conciliación bancaria Tesorería - Integración (OUT) Cartera y Tesorería con la información de conciliación bancaria OUTBOUND - Conciliación bancaria Contabilidad - Integración (OUT) Cartera y Contabilidad con la información de conciliación bancaria OUTBOUND - Conciliación bancaria Finanzas - Integración (OUT) Cartera y Finanzas con la información de conciliación bancaria INBOUND - Cargue de información de resoluciones a favor del SENA - El sistema de permitir el cargue o registro de las resoluciones a favor del SENA, emitidas por el Ministerio de Trabajo INBOUND - Conciliación Recaudo a través de Botón Electrónico y PSE, en línea - Información de recaudo en línea de los pagos que deben hacer al SENA los demás deudores internos y externos del SENA INBOUND - Conciliación Recaudo a través PILA en línea - Información de recaudo de parafiscales en línea OUTBOUND - Actos administrativos desde Cartera a Contabilidad - a) Nit del Deudor b) Nombre o Razón Social del Deudor c) Tipo de Documento del Acto Administrativo (Resolución, Pagare u otro) d) No. del Documento e) Concepto de la deuda f) Valor de Capital