PROCEDIMIENTO: GESTIÓN REGIONAL PARA PROYECTOS DE PROYECCIÓN SOCIAL VÍA CONVENIOS

Transcripción

1 Página ) Descripción l Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: VIDER 1.2) Objetivo: Dar respuesta a las necesidas intificadas en los diagnósticos situacionales y mandas los entes territoriales, instituciones gubernamentales y no gubernamentales y comunidad a través proyectos vía s l ámbito nacional e internacional en la UNAD. 1.3) Alcance: Este procedimiento aplica a todas las unidas la UNAD. Interesadas en realizar proyectos proyección social vía s. El procedimiento inicia con la intificación necesidas, el acercamiento entre las partes interesadas para la negociación y acuerdos plasmados en un proyecto; continua con la solicitud, aprobación, formalización, l ; que da inicio a su ejecución vigilada por parte l supervisor; el seguimiento técnico, financiero y jurídico por las unidas responsables hasta la entrega los resultados servicios prestados, que da lugar a la liquidación l. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Negociación Es el proceso por el cual las partes interesadas buscan acuerdos para procurar resultados que sirvan a sus intereses. Proyectos Es el conjunto estructurado actividas orientadas a alcanzar uno o varios objetivos a través una metodología que implica la vinculación una serie recursos durante un tiempo terminado. Es la unidad básica la gestión e implica el seguimiento y la evaluación resultados (Resolución ). Alianza Es una relación abierta establecida previo entendimiento las partes o socios en el tiempo, que se produce entre dos o más actores sociales diferentes y complementarios, l orn nacional o internacional, con aportes particulares concretos para el establecimiento intercambios, en el marco misional, en los cuales se asumen participativamente nuevos compromisos índole común que propenn por el sarrollo los participantes. Convenio Es un instrumento en don se consigna el negocio jurídico bilateral o multilateral en el que la UNAD se vincula con otro ente público o privado para alcanzar fines interés mutuo en el marco la ejecución funciones administrativas o académicas. Bajo esta modalidad contractual se establecen acuerdos generales colaboración y cooperación, los cuales se concretan en s específicos ejecución don se finen obligaciones y erogaciones específicas para el sarrollo terminado objeto rivado l marco (Acuerdo ).

2 Página 2 28 Formas financiación los s Convenio interadministrativo Convenio cooperación Convenios marco y específico Convenios l ámbito actuación Internacional Convenio l ámbito actuación Nacional Proyecto vía Convenio scuentos matrícula Proyecto vía Convenio subsidio matrícula Proyecto vía Convenio articulación la educación media y la técnica laboral con la educación a la superior Proyecto vía Convenio para el sarrollo la educación continuada Las formas financiamiento los s establecidas son: s financiados, s cofinanciados y s sin recursos. En caso que el objeto y ejecución un proyecto requiera recursos las dos partes, se le nomina cofinanciados e implica que la UNAD ba realizar una erogación presupuestal. Es aquel que celebra la Institución con otra entidad naturaleza pública, cuyo objeto se encuentre directamente relacionado con el objeto y la misión institucional. (Acuerdo ). Son los s que celebra la UNAD con entidas privadas para alantar a través personas naturales y/o jurídicas, con el fin cooperar en la realización actividas que correspondan a procesos misionales y apoyo a la gestión y propósitos conjuntos orn nacional e internacional. (Acuerdo 0047 UNAD 2012). Es aquel mediante el cual la UNAD y la contraparte acuerdan compromisos e intenciones cooperación carácter general. Las acciones, actividas y proyectos conjuntos que se riven un marco berán formalizarse mediante la suscripción s específicos. (Acuerdo 0047 UNAD 2012). Un ámbito internacional es un acuerdo suscrito entre la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) como ente nacional y un organismo extranjero (institución, entidad pública o privada, universidad, ONG, entre otros), para establecer mecanismos cooperación y lograr el cumplimiento sus fines misionales trascendiendo las limitaciones geográficas en el marco la globalización. Se fine como acuerdo suscrito entre la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) y un organismo nacional (institución, entidad pública o privada, universidad, ONG, entre otros), en aras lograr el cumplimiento sus fines misionales trascendiendo las limitaciones geográficas en el marco la globalización. Es aquel que se celebra con una entidad pública o privada interesada en presentar un grupo consirable estudiantes, con el fin que sea otorgado, por parte la UNAD, un porcentaje scuento en el valor matrícula. En este cada estudiante cubre con su recurso propio el valor la matrícula. En todo caso los scuentos que sean ofrecidos a través se sujetarán a lo dispuesto, para cada caso, por el Consejo Superior Universitario..( Acuerdo 0047 UNAD 2012,) Es aquel a través l cual una entidad pública o privada dispone un recurso financiero con el fin apoyar a uno o varios estudiantes en un porcentaje l valor su matrícula. (Acuerdo 0047 UNAD 2012). Acuerdo voluntas con instituciones educación básica y media, públicas y privadas nacionales o extranjeras, y el sector productivo, que le permita al estudiante la posibilidad avanzar en sus áreas formación y en el sarrollo competencias, las cuales serán reconocidas académicamente y laboralmente en caso continuidad en la Educación Superior (Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD). Alianzas que se establecen con el fin dar respuesta a solicitus organismo gubernamentales y no gubernamentales y al spliegue los programas académicos

3 Página 3 28 Proyecto vía Convenio investigación ciencia y tecnología Proyecto vía Convenio homologación Proyecto vía Convenio para la movilidad académica Proyecto vía Convenio pasantía. Proyecto vía Convenio que ofertan programas doble titulación Proyecto vía Convenio sarrollo empresarial Proyecto vía Convenio Bienestar Institucional educación continuada: diplomados, cursos libres y eventos académicos. (Documentos l Sistema Nacional Educación Continuada). Alianzas o s entre entidas e instituciones nacionales, territoriales e internacionales, manera financiad o cofinanciada la investigación; producción, innovación y transferencia conocimiento carácter académico o científico l cual se pue beneficiar las dos entidas. (Documento l Sistema Desarrollo Regional y proyección comunitaria/ Vicerrectoría relaciones internacionales). Acuerdo voluntas entre dos entidas educación superior, o la propia l ámbito nacional e internacional, legalmente reconocida, o las que estén autorizadas para ello, a través los programas analíticos syllabus o protocolos académicos los cursos, asignaturas o materias cursadas con calificaciones aprobadas, acor con las exigencias l plan estudio l programa al cual aspira ingresar. Cumplimientos requisitos estipulados en el artículo 47 l Acuerdo , (Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD). Acuerdo voluntas entre dos entidas educación superior, o la propia l ámbito nacional e internacional, legalmente reconocida, o las que estén autorizadas para ello, para realizar un programa orn académico o profesional, que permite a un estudiante o aun egresado el intercambio interinstitucional, a nivel nacional e internacional, con el propósito afianzar la formación integral y la investigación, soportado en res aprendizaje y conocimiento como parte la ecología formativa. Las condiciones y requisito estos programas ben ser reglamentados por el Consejo Académico. ((Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD). Acuerdo voluntas entre dos entidas educación superior, legalmente reconocida, o las que estén autorizadas para ello. Con el fin hacer efectiva la opción grado que realiza el estudiante en su campo conocimiento o profesión con el fin poner en práctica poner en práctica, actualizar y fortalecer sus competencias, establecer res cooperación interinstitucional nacionales internacional y fortalecer su formación integral. (Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD). Para los programas que se sarrollen en s doble titulación, se conformara un comité académico que concertara las situaciones académicas especiales los estudiantes. El reglamento que regule será presentado para su aprobación al consejo académico, en los aspectos no previstos en este reglamento. (Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD). Alianzas entre dos entidas públicas o privadas que tienen como propósito general el sarrollo programas y proyectos que estén orientadas a prácticas empresariales y productivas. (Documento l Sistema Desarrollo Regional). Alianzas entre dos entidas públicas o privadas, nacionales e internacionales manera financiada o cofinanciada para la realización eventos, programas y proyectos que generen bienestar y cambios en la calidad vida individuos, grupos, e institución con énfasis en cada una las líneas acción finidas en la Vicerrectoría Aspirantes, estudiantes y egresados la UNAD.

4 Página 4 28 Proyecto vía Convenio TIC Proyecto vía Convenio mixtos Concepto Conveniencia misional Concepto Pertinencia Regional Mesa Técnica Dinamizadora Convenios Zonal MTDCZ- Mesa Técnica Dinamizadora Convenios Nacional -MTDCN- Lír la Unidad misional o Unidad misional a fin al objeto Unidad gestora Unidad ejecutora Alianzas entre dos entidas públicas y privadas nacionales e internacionales para dar respuesta a necesidas y o fortalecimiento servicios asesoría y formación en temas ambientes virtuales, plataformas educativas y TICS. Alianzas entre dos entidas orn gubernamental o no, nacional e internacional que incluyen en su objeto procesos relacionados con dos o más carácter s. Para su intificación requiere que se ubique en la tipología mayor énfasis y se adicionen las otras acciones a realizar, por ejemplo: homologación, articulación y matrícula. Es el análisis realizado por la unidad misional o a fin al objeto l proyecto vía, con el fin establecer la idoneidad la contraparte y el beneficio o utilidad mutua si se da la firma un. Este concepto se refiere a la pertinencia los proyectos proyección social vía s con las necesidas sarrollo territorial, lo que permitirá dar respuestas pertinentes y situadas acor a las exigencias l entorno. Lo realiza el lír Zonal VIDER, quienes ejercen la secretaria Técnica la mesa Dinamizadora Convenios. Es un dispositivo fractal, cuyo objetivo fundamental es el mantener la intidad, la coherencia, el sentido las políticas y estrategias en todos los ámbitos organizacionales, haciendo efectivamente replicas a menor escala (Acuerdo ), el que opera en cada nodo y está conformado por el director zonal, y el lír zonal la Vicerrectoría Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria, quien ejerce la secretaría técnica. La MTDCZ emite el concepto pertinencia regional l, su concepto es soporte para el estudio aval que realizará la secretaria MTDCN. Instancia encargada emitir concepto, al rector o su legado, sobre la viabilidad y pertinencia l a celebrar, con base en los estudios: jurídico, financiero y técnico, el cual estará conformado la siguiente manera: La Secretaría General o su legado, la Gerencia Administrativa y Financiera o su legado, la Gerencia Relaciones Interinstitucionales o su legado, la Vicerrectoría Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria o su legado y la Vicerrectoría Aspirantes, Estudiantes y Egresados o su legado. (Acuerdo ). Hace referencia a los líres oficinas gerentes, escuelas y vicerrectorías, tal como lo establece el estatuto organizacional la universidad la UNAD; Articulo 3 organizaciones l metasistema UNAD, que está constituido por cuatro sistemas organizacionales : Alta política, misional, funcional operacional; así como unidas y dispositivos organizacionales que materializan y dinamizan, manera efectiva, la misión institucional. Acuerdo Se nomina unidad gestora un a cualquier unidad y/o se la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, que establece la gestión inicial con la contraparte e inicia el trámite correspondiente ante la MTDCZ y/o MTDCN. Se nomina unidad ejecutora, a la unidad responsable la operación, sarrollo y ejecución l. Pue ser contratada (contratación rivada s) o funcionarios la UNAD.

5 Página 5 28 Los otrosí Supervisor Son mecanismos a través los cuales pue introducirse modificaciones a los s que ya se encuentren bidamente celebrados y vigentes, be tramitarse con la bida anticipación al vencimiento. Es el servidor público signado por la Secretaría General y es quien asume la función vigilar la correcta ejecución: técnica, jurídica y financiera, l objeto contratado y proteger los rechos la entidad. Solicita CDP, y los requerimientos ejecución, alerta en caso incumplimiento, elabora el acta liquidación. 3) Condiciones Generales 3.1) El funcionamiento la MTDCZ y MTDCN, es virtual, en forma permanente en el horario laboral 8:00 a.m. a 5:00 p.m. lunes a viernes. (Resolución N , 2012)Los soportes documentales ben ser tramitados por medios electrónicos, en cumplimiento la norma racionalización trámite, y la directiva presincial Número , política cero papeles. 3.2) Los s firmados por el Rector y el Vicerrector Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria El documento original l reposaran en la Secretaría General - Grupo Jurídica y Contratación en una carpeta individual que contenga los soportes correspondientes. 3.3) Los s práctica profesional dirigida son responsabilidad las escuelas y la suscripción, legalización, seguimiento y liquidación está a cargo l director zonal. 3.4) Los conceptos conveniencia misional y aval técnico be hacerse en virtud las disposiciones generales la universidad, para hacer efectiva la responsabilidad sustantiva inclusión educativa y proyecto publico vital. 3.5) Todo scuento l 15% a la matricula, be garantizar un número mínimo 15 estudiantes efectivos a matricular, durante la vigencia con la finalidad garantizar el punto equilibrio financiero entre la matrícula y el scuento otorgado. 3.6) Los Instructivos que forman parte integral este procedimiento y que son los siguientes: Instructivo para la negociación y la formulación los Proyectos Vía Convenios (I ), el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ) ; Instructivo para la gestión documental contratos y o s (I-2-2-3), ben ser estudiados y aplicados en el paso a paso l procedimiento, contienen información formatos, lista chequeo, minutas, etc. que amplia y facilita las Negociación Alianzas con Entes Externos, nacionales e internacionales. 3.7) Los conceptos pertinencia regional, emitidos por la secretaria técnica la MTDCZ ben estar soportados en los diagnósticos situacionales. 3.8) Para los s interadministrativos financiados y cofinanciados, es obligatoria la presentación Estudios Previos la contraparte y en los casos que se aplique a convocatoria se entregaran los términos referencia. 3.9) Las pólizas están asociadas a los Convenios con Recursos y se solicitan según las condiciones y especificaciones l y requerimiento la contraparte. 3.10) Las solicitus para conceptos emitidos por la MTDCZ y/o MTDCN, puen hacerse en el horario laboral lunes a viernes en el momento en que se requiera. 3.11) Correos electrónicos por los cuales opera la MTDCZ son: ZAO mesatecnica.zao@unad.edu.co, ZCAR mesatecnica.zcar@unad.edu.co, ZOCC mesatecnica.zocc@unad.edu.co, ZSUR mesatecnica.zsur@unad.edu.co, ZCORI mesatecnica.zcori@unad.edu.co,

6 Página 6 28 ZCSUR mesatecnica.zcsur@unad.edu.co, ZCBC mesatecnica.zcbc@unad.edu.co, ZCBOY mesatecnica.zcby@unad.edu.co y MTDCN mesatecnica.jcm@unad.edu.co 3.12) En las veces que el lír la unidad gestora se encuentre en algún centro la UNAD y en ese centro exista un lír local la VIDER, el lír la unidad gestora pue apoyarse a través este funcionario para el trámite l proyecto vía. 3.13) En cada zona, el lír zonal la VIDER hace sus veces Secretario la MTDCZ.

7 Página 7 28 Nº 4.1) Actividad 1 Intificar las necesidas Proyectos. 2 Definir la estrategia acercamiento. 4.2) Insumos necesarios para la actividad Problemas intificados en el Diagnostico situacional Plan sarrollo Plan Operativo cada unidad o centro. Inicio Formulación un Proyecto para dar respuesta a las necesidas intificadas. 4.3) Descripción tallada la actividad Intificar la necesidad y atenr los intereses y solicitus, dando respuesta a las necesidas a través la formulación un Proyecto. El proyecto formulado queda registrado en el correo electrónico cada secretaría técnica zonal o nacional Ver condición Determinar los posibles aliados y las respectivas estrategias negociación. Programar y concretar la visita inicial. Conocer ampliamente el tema sobre el cual se preten negociar. Intificar el tipo y carácter cada proyecto vía, la minuta y los documentos que se requieren. 4) Descripción l Procedimiento 4.4) Resultados o productos la actividad INICIO Inicio Formulación un Proyecto para dar respuesta a las necesidas intificadas. Estrategia finida. Minuta intificada. Tipo y Carácter proyecto proyección social intificado. 4.5) Códigos registros y documentos asociados la Negociación y la Formulación Proyectos Vía Convenios (I ). la negociación y la formulación los Proyectos Vía Convenios (I ). Otra minuta la contraparte. Minuta 4.6) Medio archivo 4.7) Código carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado la actividad (responsables) Digital No Aplica Lír la Unidas gestora o lír local VIDER. Digital No Aplica Lír la Unidas gestora o lír local VIDER.

8 Página Realizar acercamiento negociación. Estrategia finida. Minuta intificada. Carácter proyecto proyección social intificado. Documentación soporte. Ver condición Realizar las visitas correspondientes y actuar con las mejor alternativas negociación. Acordar las posibles formas operación la alianza o. Definir mecanismos seguimiento y evaluación las partes. Establecer cronograma para la firma la alianza y/o s. Ver condición Acta visita diligenciada. Propuesta l proyecto que registre la negociación concertada, y consignada en el formulario en línea información básica l proyecto. Formato Molo Convenio Descuento (F ), Formato Molo Convenio Específico (F ), Formato Molo Convenio Marco (F ), Formato Molo Convenio Subsidio Municipios (F ) o Formato Molo Convenios CERES Oferente (F ). la negociación y la formulación los Proyectos Vía Convenios (I ). el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). Digital No Aplica Lír la Unidad gestora o lír local VIDER

9 Página 9 28 Formato Visitas Instituciones ). a (F- Otras minutas la contraparte. 4 Solicitar el concepto conveniencia misional. Acta visita diligenciada. Proyecto que registre la negociación El lír se la unidad gestora solicita al lír la unidad misional u otra según la afinidad l objeto l. Concepto conveniencia misional aceptación. Minuta Formato Molo Convenio Descuento (F ), Formato Molo Convenio Específico (F ), Formato Molo Convenio Marco (F ), Formato Molo Convenio Subsidio Municipios (F ) o Formato Molo Convenios CERES Oferente (F ). la negociación y la formulación los Proyectos Digital No Aplica Lír Unidad misional o Lír Unidad misional a fin al objeto

10 Página Orientar la dirección a seguir para solicitar el aval financiero, jurídico y técnico viabilidad, según la procencia la solicitud. concertada, formulario en línea información básica l proyecto diligenciado. Concepto conveniencia misional en aceptación línea. Soportes correspondiente. Emitir el concepto conveniencia misional, con su aceptación y continua procedimiento. En el caso no conveniencia se informa las razones a la unidad gestora y finaliza el procedimiento. El plazo para emitir el concepto es un día hábil. Solicitar el aval viabilidad adjuntando la documentación correspondiente. Según sea: a) Si la propuesta correspon a: CEAD, CERES, CCAV y UDR, el lír la unidad gestora la envía a la secretaría la MTDCZ, a través correo electrónico. Continúa con el paso 7. b) Si la propuesta correspon a una unidad misional, apoyo u otra, el lír la unidad gestora la envía a la secretaría la MTDCN, a través l correo Evincia l envío los documentos a la MTDCN o MTDCZ al correo correspondiente, cumpliendo requisitos aplicar lista chequeo. Vía Convenios (I ). Formato Concepto Conveniencia Misional para Proyectos (F ). la negociación y la formulación los Proyectos Vía Convenios (I ). Digital No Aplica Secretario MTDCZ o lír zonal la VIDER Secretaria MTDCN

11 Página Verificar documentos solicitar concepto apoyo. y el y 7 Verificar soportes la solicitud. Términos referencia la convocatoria Avances la propuesta que se va a presentar. Soportes que se tengan y que estén contemplados en la convocatoria. Evincia l envío los documentos a la MTDCZ al correo correspondiente aplicando la lista chequeo. electrónico y continúa con el paso 11. C) Si la solicitud l correspon a una convocatoria pública continua el paso 6. Ver condición 3.1, 3.2, 3.3 y La unidad gestora, a través la secretaria zonal solicita conceptos jurídico, técnico y financiero a la MTDCN que be estar acor a lo solicitado en la convocatoria y al cronograma. En caso necesitar soportes y se encuentren en el nivel central, la secretaria la mesa técnica zonal los reúne para su envió a la unidad gestora. Continúa el trámite l paso 11. Ver condición Verificar la solicitud y soportes, ante la secretaría la MTDCZ: a.) Si los soportes están completos se continúa con el paso siguiente. Consolidado conceptos Documentación soporte requerida en los términos. Proyecto y soportes verificados. Y subsanados cuando se requiere. Archivo digital los conceptos. la negociación y la formulación los Proyectos Vía Convenios (I ) y el Digital No Aplica Lír la Unidad gestora o lír local VIDER Digital No Aplica Secretaría la MTDCZ o lír zonal la VIDER

12 Página b.) Si los soportes no están completos se vuelve al paso 5. (Este paso se be hacer el día hábil siguiente recibida la solicitud. La unidad gestora tiene dos días hábiles para ajustar y volver a la MTDCZ. Ver condición el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). Otras minutas la contraparte. Minuta. 8 Sustentar e informar el Proyecto soportes y Sustentar el concepto pertinencia regional e Proyecto y soportes verificados. Formato Molo Convenio Descuento (F ), Formato Molo Convenio Específico (F ), Formato Molo Convenio Marco (F ), Formato Molo Convenio Subsidio Municipios (F ) o Formato Molo Convenios CERES Oferente (F ). el Seguimiento a Digital No Aplica Líres zonales la VIDER o

13 Página concepto pertinencia regional. 9 Solicitar la viabilidad técnica, jurídica y financiera. 10 Recibir y verificar la solicitud. verificados. subsanados cuando requiere Diagnostico situacional. Proyecto, soportes verificados minuta. Concepto pertinencia regional. Y se y Proyecto con documentación soporte. informar al director centro. Plazo un día hábil Ver condición Solicitar conceptos viabilidad, diligenciando el proyecto con todos los soportes verificados adicionando el concepto pertinencia, a la MTDCN, con copia al director centro. La secretaría la MTDCZ cuenta con un día hábil para realizar esta actividad. Ver condición Recibir solicitud por correo electrónico con soportes y verificar que estén completos. Si los soportes no están completos, se vuelve al paso 5 (unidad gestora) con copia a la secretaría la MTDCZ Este paso se be hacer el día hábil siguiente recibida la solicitud. Concepto pertinencia regional. Envío l proyecto con todos los soportes. Verificación proyectos documentos. y los Proyectos Vía Convenios (I ). Correo electrónico. Correo electrónico. Secretaría la MTDCZ Digital No Aplica Secretaría la MTDCZ o Lír zonal VIDER. Digital No Aplica Secretaria MTDCN

14 Página Solicitar aval técnico, jurídico y financiero. 12 Emitir concepto jurídico, técnico y financiero l. Proyecto documentos soportes verificados. y Evincia correo enviados a los legados jurídica, financiera y técnico Proyecto con documentación soporte. Si están completos continúa con el procedimiento. La secretaria la MTDCN, solicita la viabilidad financiera, jurídica, y técnica a los integrantes la mesa. Para finir el integrante la mesa que va a dar el concepto técnico se tiene en cuenta el carácter l proyecto vía, es cir la unidad a fin al objeto l s y la unidad que emitió el concepto conveniencia misional. Para este paso la secretaria la MTDCN, tiene un día hábil para realizarlo. Emitir el concepto viabilidad Técnica, jurídica y financiera, ante los legados a la mesa técnica MTDCN: Se puen presentar tres escenarios: Si el concepto es: avalado continua con el procedimiento. No avalado: termina el procedimiento Evincia correo enviados a los legados jurídica, financiera y técnico Proyecto con documentación soporte. Conceptos avalados emitidos por los legados: técnico, jurídico y financiero y enviado a la secretaría la MTDCN. Correo electrónico la solicitud. Correo electrónico. Digital No Aplica Secretaría MTDCN Digital No Aplica Delegado la Secretaria General en la MTDCN Delegado la Gerencia Administrativa y Financiera en la MTDCN.

15 Página Consolidar los conceptos técnico, jurídico y financiero. 14 Firmar minuta suscripción l en la UNAD. 15 Entregar minuta. Conceptos avalados emitidos por los legados: técnico, jurídico y financiero y enviado a la secretaría la MTDCN. Conceptos jurídico, financiero y técnico consolidados y minuta rectificada con soportes. Dos originales minuta con firma l legado. Avalado con observaciones se vuelve al paso 5 Los legados cuentan con tres días hábiles para emitir los conceptos dar respuesta a la solicitud. Consolidar los conceptos avalados. Rectifica y verificar minuta. Envía a la unidad gestora el consolidado conceptos avalados. Firmar minuta, con los soportes completos y avales, la secretaria Nacional Imprime documentación para armar carpeta y solicitar al legado la firma las dos copias la minuta l. Entregar a la secretaría la MTDCZ y/o a la unidad gestora dos originales la minuta firmada solicitando volución l primer original para trámite legalización. El segundo original será la contraparte. Conceptos jurídico, financiero y técnico consolidados y minuta rectificada con soportes. Minuta con firma l legado. Minuta firmado por legatario UNAD y entregado a contraparte. Correo electrónico. la gestión contratos y o s (I ). Documento la minuta. Delegado Lír Unidad misional a fin al objeto. Digital No Aplica Secretaría MTDCN Físico Delegatarios firmas s UNAD. Físico/Digital (VIDER ) Secretaría MTDCN

16 Página Firmar minuta alianza o por la contraparte. 17 Firma la minuta por parte la contraparte. Minuta firmado por legatario UNAD y entregado a contraparte. Minuta original firmado (por las dos partes y entregada a la MTDCN. Este paso se be realizar en máximo dos días hábiles. Firmar minuta alianza o. Enviar un original la minuta firmada a la secretaria MTDCZ para continuar tramite legalización El segundo original será la contraparte. Ver condición Se entrega la minuta a la contraparte para recoger su firma. Si la contraparte no está acuerdo con la información registrada en la minuta y solicita ajustes, be informar a la secretaría MTDCZ o MTDCN, se vuelve al paso 14. Si, la contraparte no firma se termina el procedimiento y queda como no suscrito. En el caso que esté acuerdo, continúa con el procedimiento. Este paso se be realizar en máximo quince días hábiles. Minuta original firmado por las dos partes y entregada a la MTDCN. Firma la minuta por parte la contraparte. Documento la minuta. Documento la minuta firmada. Físico Lír la Unidad Gestora o lír local VIDER Físico Contraparte

17 Página Recibir y entregar carpeta. 19 Remitir copias a los involucrados. Minuta original firmado por las dos partes y entregada a la MTDCN. Copias legalizado. l Recibir y actualizar el estado a "legalizado". Digitalizar una copia facilitativa la minuta l para la VIDER. Entregar carpeta con soportes a la Secretaría General, jando constancia l recibido en el libro s. Estas actividas mencionadas se ben realizar en máximo dos días recibir la minuta firmada. Entrega y o envió copias a la unidas misionales responsable l seguimiento jurídico, técnico y financiero, la siguiente manera: Gerencia Administrativa y Financiera: 1 copia en físico. Registro y Control: 1 copia en físico Tesorería: 1 copia en físico Contabilidad: 1 copia en físico Presupuesto: 1 copia en físico. Carpeta legalizado con soporte foliada y entregada a la Secretaría General. Copias la minuta l entregadas a cada involucrado. la gestión contratos y o s (I ). Documento minuta firmada. Físico Secretaría MTDCN Físico Secretaría MTDCN

18 Página Divulgar los s legalizados. 21 Entregar carta signación supervisión. Copias legalizado. l Copia l Convenio legalizado y carta con la signación supervisor, que contiene las funciones que be cumplir. Vicerrectorías: 1 copia en físico (si aplica) Escuelas: 1 copia en físico (si aplica) Gerencia Relaciones Interinstitucionales: 1 copia en físico (si aplica). Esta actividad be realizar dos días spués la entrega carpeta Registro u evincia la entrega l recibido la copia l a Secretaría General. Divulgar los s, una vez legalizado para que sean visibles señalando los datos la unidad ejecutora y la unidad misional corresponsable. Ver condición Enviar al supervisor, la carta signación la supervisión. El supervisor organiza la carpeta l y proce a cumplir sus funciones. Continúa con el Procedimiento Contratación Bienes y Servicios (P-4-4) en caso Convenios divulgados. Carpeta organizada, signación supervisor. l con Página WEB y repositorio VIDER. la gestión contratos y o s (I ). Digital No Aplica Secretaría la MTDCN Físico Delegado la Secretaria General en la MTDCN

19 Página Hacer seguimiento a s según tipo y carácter. 23 Solicitar los recursos. 24 Registrar el matrícula en la aplicación s Carpeta organizada, signación supervisor. Carpeta organizada. l con l Registro o evincia l recibido la copia l por que se trate un con recursos que requiera contratación rivada. Si el tiene recursos, continua con el procedimiento. Si el es matrícula continua el paso 24 hasta el 29. Si el es marco continuo el paso 30. Si el es otro carácter continua el paso 31. El supervisor solicita a la Gerencia Administrativa y Financiera el certificado disponibilidad presupuestal, en el caso s con recurso. Si el es Financiado o cofinanciado continua con el Procedimiento Desembolsos / Pagos (P-4-7) Continúa con el paso 31. Registro la información la matrícula en el aplicativo registro y control según términos l firmado. Alistamiento para la ejecución los s marco, con recursos y matrícula. Procedimientos relacionados. Solicitud CDP. Formato solicitud l certificado disponibilidad presupuestal CDP (F-4-5-1). Información la matrícula registrado en el aplicativo Aplicativo Matriculas registro y Control. Digital No Aplica Supervisor l Lír la unidad misional a fin al objeto l Digital No Aplica Supervisor l Delegado la Gerencia Administrativa y Financiera en la MTDCN Digital No Aplica Secretaría MTDCZ o lír zonal la VIDER

20 Página Registro Control. 25 Habilitar el en aplicativo para matrícula. y 26 Reportar las estadísticas correspondient e a la matricula. parte las unidas responsables seguimiento técnico, financiero y jurídico. Estrategia para este seguimiento. Información la matrícula registrado en el aplicativo Convenios registro y control. Aplicativo registro matricula habilitado. Solicita a la Secretaria la MTDCN, verificación l registro. Este paso aplica para la matrícula los diferentes programas académicos formales e informales : Pregrado posgrado Educación permanente y programas educación continuada. Ver condición La secretaria MTDCZ solicita vía correo a la secretaria MTDCN, verificar y habilitar el aplicativo para procer a matricularse. Continuar con el Procedimiento Inscripción y Matricula (P- 7-2). La oficina Registro y Control enviara por correo electrónico a: líres VIDER zonales, a la Vicerrector Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria; a la Vicerrectoría Aspirante, Estudiantes y Egresado, el reporte la matricula Convenios registro y control. Oferta matrícula. Reporte periódico por zona estudiantes matriculados por. Aplicativo Matriculas registro y Control. Estadísticas aplicativo Registro y Control. Digital No Aplica Secretaria MTDCN Digital No Aplica Delegado Registro y Control en la MTDCN

21 Página Reportar la información matrícula al supervisor. 28 Reporte gestión matrícula. 29 Hacer divulgación y seguimiento a los s matrícula. Reporte periódico por zona estudiantes matriculados por. Reporte periódico por zona estudiantes matriculados por. Reporte periódico por zona estudiantes matriculados por. realizada señalando si la matricula correspondiente a: subsidiada o scuento, el nombre l, la zona/ centro, programa, y la relación estudiantes matriculados. Él envió se hará dos semanas spués l cierre matrícula. El lír zonal reporta a los supervisores s la información matrícula. El supervisor verifica el cumplimiento y reporta a la Secretaria General en los informes correspondientes. Ver condición El supervisor revisa la información estadística, con lo establecido en el y realiza los reportes correspondientes y ntro los plazos establecidos a la secretaria general. Hacer promoción y divulgación los s matrícula scuento para que los estudiantes tengan acceso. Reporte periódico por zona estudiantes matriculados por. Informes periódicos entregados a la Secretaria General. Reportes trimestrales analizados y estrategia divulgación VISAE. Estadísticas aplicativo Registro y Control. Estadísticas aplicativo Registro y Control. Aplicativo matricula Registro y control Divulgación. Digital No aplica Secretaría la MTDCZ o lír zonal la VIDER. Digital físico y (VIDER) Supervisor l Digital No Aplica Delegado la Vicerrectoría Servicios a Aspirantes, Estudiante y

22 Página Hacer Seguimiento a los s marco. 31 Supervisar ejecución. 32 Hacer Seguimiento a los resultados y Carpeta organizada. l Reportar a la secretaria general periódicamente resultados los s. Informes parciales y finales entregado por Realizar el Seguimiento misional a la matricula según sea el ámbito nacional o internacional por parte la VISAE y/o VIREL. Continúa con el paso 31. Si el es Marco según el ámbito actuación proce a su promoción ejecución s específicos, los cuales puen ser: Si es Internacional actuarían la VIREL y la unidad misional a fin al objeto l. Si es Nacional intervendrían en su promoción la unidad misional corresponsable que tenga mayor afinidad con el objeto. Hacer Seguimiento por parte supervisor asignado, los s sin importar el tipo, carácter. Los misionales VIDER zonal y local Registrar en la matriz trazabilidad l Convenios Marco promovidos según la estrategia finida por cada unidad. Informes presentados a la Secretaria General, sobre los avances l objeto y cada una sus obligaciones. Reportes trimestrales en el ITG, por zonas. Documento la minuta Documento informe avance. l Archivo en google drive, l Informe trimestral Egresados en la MTDCN Digital No Aplica Supervisor l Lír Unidad misional o Lír Unidad misional a fin al objeto Digital No Aplica Supervisor l Digital No Aplica Supervisor l

23 Página logros que se generan por la ejecución l. 33 Recibir y analizar los informes. 34 Hacer seguimiento técnico/misiona l l. supervisores los s. Informes resultados e impactos proyectos proyección social, trimestrales y finales por zona y/o unidas. Informes parciales y finales entregado por supervisores los s. la información básica para hacer seguimiento al curso l, hasta su liquidación. Presentar en el ITG el resumen l seguimiento Realizan trimestralmente el análisis correspondiente a resultados y logros en cada territorio, generado en la ejecución. Ver condición 3.12 y El lír VIDER en la se nacional, recibe y consolida los informes realizados por las zonas Relacionado con los proyectos proyección social a cargo la VIDER Las unidas misionales que dieron concepto conveniencia y aval técnico realizarán informes los resultados la ejecución los proyectos su unidad resaltando los aportes: a la construcción conocimiento; transferencia, a la investigación a la pertinencia los Informe anuales los impactos en las zona los proyectos proyección social que lira la VIDER Informes resultados los s cada unidad misional, corresponsabilidad. gestión proceso. l el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). (Matriz). Documento informes. Líres zonales VIDER o Secretaría la MTDCZ Líres locales la VIDER o Lír la unidad Gestora Digital No aplica Funcionario encargado la actividad en la VIDER Digital No Aplica Supervisor l Lír Unidad misional a fin al objeto l.

24 Página Aplicar la encuesta a los aliados. 36 Formular acciones mejora. Informe anual los resultados impacto diferentes s que se ejecutan en las zonas. Informe tallado los resultados la encuesta con programas académicos etc. Aplicación la encuesta con el fin conocer la percepción los servicios prestados. La aplicación está a cargo :: a) La encuesta la aplica el lír Vir, zonal y o local; en el caso que en el CEAD no haya lír local VIDER, la unidad gestora se hará cargo la encuesta y la enviara al lír zonal. El misional zonal consolida informe anual análisis la percepción los aliados frente a los resultados los s y hace un informe por zona. b) Si el es la se nacional la encuesta la aplica la unidad misional ejecutora l. Según sea el ámbito actuación nacional e internacional. Ver condición 3.12 y Teniendo en cuenta el análisis los resultados las encuestas, se be Informe tallado los resultados la encuesta con acciones mejora. Acciones mejora formulada. el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). Formato encuesta resultados y calidad los proyectos proyección social vía s (F ). Archivo en google drive, l Informe trimestral Digital No Aplica Líres locales la VIDER o Lír la Unidad Gestora. Líres zonales VIDER o Secretaría la MTDCZ Lír Unidad misional a fin al objeto l. Digital No aplica Líres zonales VIDER o

25 Página Solicitar la renovación un. 38 Solicitar prorroga otros, s vigentes. u acciones mejora. Formulario para la renovación un diligenciado y respectivo soportes. Informes seguimiento. al formular las respectivas acciones mejora que apliquen, con el fin que sean aplicadas en las próximas alianzas que realice la zona. Ver condición 3.12 y En caso que un esté terminado y se quiera renovar se be diligenciar el formulario por la unidad ejecutora. E inicia s paso 1. Ver condición el trámite En caso un vigente que be continuar: Solicitar a la MTDCN, la prorroga en tiempo y/o en recursos según las necesidas cada s. Formulario diligenciado. gestión proceso. l el Seguimiento a los Proyectos Vía Convenios (I ). Formato Concepto Conveniencia Misional para la Renovación Proyectos Vía Convenios (F ). Otrosí firmado Documento l otro si firmado. FIN Secretaría la MTDCZ Líres locales la VIDER o Lír la Unidad Gestora. Digital No Aplica Lír la Unidad Gestora o lír local VIDER Digital Físico y No aplica Supervisor l

26 Página Gestión regional proyectos proyección social vía s 5) Diagrama Flujo l Procedimiento Lír la unidad Gestora o lír local VIDER Secretaría la MTDCZ, lír zonal la VIDER Secretaria MTDCN Supervisor l Lír Unidad misional o Lír Unidad misional a fin al objeto Delegado la Secretaria General en la MTDCN Delegado la Gerencia Administrativa y Financiera en la MTDCN Delegado Lír Unidad misional a fin al objeto en MTDCN Delegatarios firmas s UNAD. Delegado Registro y Control en la MTDCN Delegado la VISAE en la MTDCN Contraparte Funcionario encargado la actividad en la VIDER INICIO Intificar las necesidas Proyectos Definir la estrategia acercamiento. Realizar acercamiento negociación. Solicitar el concepto conveniencia misional Orientar la dirección a seguir para solicitar el aval financiero, jurídico y técnico viabilidad, según la procencia la solicitud. SI El concepto conveniencia es positivo? La propuesta l eventos es zonal? NO NO Se informa las razones la no conveniencia SI NO La propuesta l eventos es una unidad misional? FIN Verificar los documentos para solicitar el concepto y apoyo. La propuesta proviene una convocatoria SI Los documentos están completos? SI NO Se ben reunir los documentos para su tramite Verificar soportes la solicitud NO Los soportes están completos? Sustentar e informar el concepto pertinencia regional. SI NO Solicitar la viabilidad técnica, jurídica y financiera. Recibir y verificar la solicitud Los soportes están completos? SI Solicitar aval técnico, jurídico y financiero. Emitir concepto jurídico, técnico y financiero l NO FIN el concepto viabilidad Técnica, jurídica y financiera, es positivo? SI SI El concepto fue positivo pero necesita ajustes? Firmar minuta alianza o por la contraparte. Consolidar los conceptos técnico, jurídico y financiero Entregar minuta. Recibir y entregar carpeta NO Firmar minuta suscripción l en la UNAD. SI Firma la minuta por parte la contraparte. Remitir copias a los involucrado Divulgar los s legalizados Entregar carta signación supervisión (P-4-4) Contratación Bienes y Servicios Está acuerdo con la información registrada en la minuta? SI NO FIN Hacer seguimiento a s según tipo y carácter. El es recursos? SI NO Solicita ajustes a la información la minuta? NO Solicitar los recursos (P-4-7) Desembolsos / Pagos Solicitar los recursos (P-4-7) Desembolsos / Pagos El es matricula? SI NO Registrar el matrícula en la aplicación s Registro y Control NO El es marco? SI Hacer Seguimiento a los s marco El es otro caracter Reportar la información matrícula al supervisor Habilitar el en aplicativo para matrícula (P-RC- RCONT-001) Inscripción y Matricula Reporte gestión matricula Reportar las estadísticas correspondiente a la matricula Hacer divulgación y seguimiento a los s matricula Supervisar ejecución Hacer Seguimiento a los resultados y logros que se generan por la ejecución l. Hacer Seguimiento a los resultados y logros que se generan por la ejecución l. Recibir y analizar los informes Hacer seguimiento técnico/misional l Aplicar la encuesta a los aliados. Hacer Seguimiento a los resultados y logros que se generan por la ejecución l. Formular acciones mejora Solicitar la renovación un s Solicitar prorroga u otro si, s vigentes FIN Fase

27 Página ) Documentos Referencia 6.1) Tipo Documento 6.2) No. y Fecha Aprobación 6.3) Nombre Resolución agosto Por el cual se lega la competencia para la celebración los contratos que se suscriben en el marco los recursos que generan los s o proyectos cooperación. Acuerdo 04 marzo Por el cual se establece la política scuentos en las matrículas los programas académicos la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD. Resolución 2118 l 15 abril Por el cual se modifican el artículo 1 y 2 la Resolución 1464 l 19 agosto 2008 y el artículo 1 la Resolución aclaratorio 1504 l 21 agosto Resolución l 21 marzo Por el cual se modifican el artículo 1 y 2 la Resolución 1464 l 19 agosto 2008 y el artículo 1 la Resolución aclaratorio 1504 l 21 agosto 2008 y el artículo 1 la resolución l 15 abril Resolución Por el cual se expi el Manual procedimiento contratación y se reglamenta el Acuerdo 0047 septiembre 2012 l Consejo Superior universitario la UNAD. Acuerdo 0047 septiembre Estatuto Contratación la UNAD. Acuerdo Acuerdo Estatuto Estatuto organizacional UNAD. Acuerdo Acuerdo No ; Reglamento estudiantil UNAD. Reglamento estudiantil UNAD. 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida la modificación/actualización 0 12/08/2014 Primera versión emitida. 1 09/09/2014 Se actualizaron los códigos registros y documentos asociados la columna 4.5 l procedimiento.

28 Página /10/2014 Se actualizó: Nombre los instructivos relacionados en la columna 4.5) Códigos registros y documentos asociados, en las actividas No. 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 32, 33, 35, 36 y 37, y en la condición 3.6 l procedimiento. Se incluyen cuatro formatos.