Colegio Romera Administración 1 Alejandra Ríos Ramírez. Notas del Libro Management by James A. F. Stoner

Transcripción

1 Colegio Romera Administración 1 Alejandra Ríos Ramírez Notas del Libro Management by James A. F. Stoner

2 Índice: Introducción a la administración... 1 Las organizaciones y necesidad de administrarlas... 1 Por qué estudiar administración?... 1 Qué es administración?... 2 Desempeño gerencial y organizacional... 2 Eficacia y eficiencia... 2 Proceso administrativo... 4 Planeación... 4 Organización... 4 Dirección... 5 Control... 5 Roles gerenciales por Henry Mintzberg... 6 Desafío de la administración... 8 Evolución de la teoría administrativa... 9 Escuela de administración científica... 9 Frederick W. Taylor: filosofía en 4 principios Henry L. Gantt Frank y Lillian Gilbert Escuela de la teoría clásica de la organización Henri Fayol Max Weber Mary Parker Follet Chester I. Barnard Escuela conductista: la organización son las personas Movimiento de las relaciones humanas De las relaciones humanas al enfoque de la ciencia conductista Escuela de la ciencia la administración Enfoque de sistemas Enfoque de contingencias Charles Kindleberger La administración en el siglo XXI... 18

3 Entornos organizacionales Elementos de acción directa del ambiente Elementos de acción indirecta del ambiente... 21

4 Administración 1 Introducción a la administración Las organizaciones y necesidad de administrarlas Dos personas o más trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Meta: fin que pretende alcanzar la organización; con frecuencia, las organizaciones tienen más de una meta; las metas son elementos fundamentales de las organizaciones. Administración: proceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. Gerente: persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. Por qué estudiar administración? Hay tres motivos: Vivir en el presente: las organizaciones contribuyen al nivel de vida presente de las personas en el mundo. Pe: dependemos de las organizaciones para obtener alimentos, vivienda, ropa, atención médica, comunicación, diversión y empleo. Cruz Roja: ofrece servicios de ambulancia y atención médica especializada en el momento que se necesite. Edificar el futuro: las organizaciones se perfilan hacia un futuro deseable y servir para que las personas también lo hagan. La creatividad, la innovación y las tendencias de consumo reúnen a las personas a trabajar en las organizaciones para ofrecer productos y servicios nuevos que satisfagan las necesidades y deseos de las personas. Pe: las organizaciones tienen repercusiones positivas o negativas en la condición futura del entorno natural, en la prevención y tratamiento de conflictos. Tom s de Maine produce una línea de productos naturales para el aseo personal con empaques inocuos para el ambiente. Hammer s Plastic Recycling Corp. patentó un proceso para convertir el plástico reciclado en bancas de parque resistentes a la intemperie, banquetas para estacionamiento y leños para paisajes falsos. Recordar el pasado: las organizaciones sirven para conectar a las personas con su pasado. Las organizaciones son patrones de las relaciones humanas, cada día que trabajamos con otras personas, crece la historia de la organización y la nuestra. Nos definimos con frecuencia en términos de las 1

5 organizaciones de las cuales hemos formado parte (escuela, club social, empresa, etc.) Pe: el coronel John Jacob Astor IV, comenzó a desarrollar un nuevo estilo de lujo, centrado en avances tangibles en las comodidades de los acaudalados. Estas innovaciones hicieron su debut dentro del clásico edificio histórico estilo Beaux Arts de los Astor, The St. Regis New York, cuando inauguró en 1904 en la calle 55 y la Quinta Avenida. Antes de su prematuro fallecimiento abordo del Titanic, Astor pudo plasmar su visión de crear un hotel donde los caballeros y sus familias pudiesen sentirse tan cómodos como si fuesen invitados en una casa. Qué es administración? Administración es una especialidad que trata cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones. Concepción en el tiempo: Intento por crear un futuro deseable. Se ejercita en una época histórica concreta y es reflejo de ella. Es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen con el paso del tiempo. Importancia de las relaciones humanas: Gerentes actúan mediantes relaciones que son vías de dos sentidos, una de las partes está sujeta a la influencia de la otra, mientras que la otra espera la inclusión de la persona bajo su poder. Gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas para bien o para mal. Gerentes hacen juegos malabares con muchas relaciones al mismo tiempo. Desempeño gerencial y organizacional Desempeño gerencial: medida de la eficiencia y la eficacia de un gerente; grado en que determina o alcanza los objetivos apropiados. Desempeño organizacional: medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos acertados. Eficacia y eficiencia Peter Drucker propone que el desempeño de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio de la eficacia la habilidad para hacer las cosas "correctas" y la eficiencia la habilidad para hacerlas "correctamente". 2

6 De estos dos criterios, Drucker sugiere que; la efectividad es más importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de metas. La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos. "Un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva". No hay nada más inútil que hacer muy bien algo que no tiene valor. Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas correctas" y después elegir los medios "correctos" para alcanzar dichas metas. Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo. Eficacia: capacidad para determinar los objetivos apropiados hacer lo que se debe hacer. Eficiencia: capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización hacer las cosas bien. Eficacia implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige una meta equivocada, por decir algo, producir autos grandes cuando está creciendo la demanda de autos pequeños, es un gerente ineficaz, aun cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia. En 1970 GM ignoró la competencia de los japoneses y alemanes, cuando la tendencia de los consumidores era el creciente aumento de los autos pequeños que consumían poca gasolina, continuo haciendo autos grandes que consumían grandes cantidades de combustible, y con ello perdieron mucho terreno ante la competencia de estos nuevos rivales. 3

7 Proceso administrativo Es un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. Las funciones básicas de la administración son: planeación, organización, dirección y control. Planeación Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas. Actividades administrativas relacionadas con la preparación del futuro. Lo que va a hacer. Los planes son la guía para que: 1) La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. 2) Miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. 3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que cuando no sea satisfactorio se puedan tomar medidas correctivas. Tareas específicas incluyen: Pronósticos Establecimiento de objetivos Creación de estrategias Desarrollo de políticas y procedimientos Establecimiento de metas determinación de presupuestos Organización Proceso de comprometer a 2 o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Actividades administrativas que desembocan en una estructura de tareas y relaciones de autoridad. Ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización. Las áreas específicas incluyen: Diseño organizacional Especialización y descripción de puestos Especificaciones de puestos Grado de control 4

8 Unidad de mando Coordinación, diseño y análisis de puestos (asignación de funciones) Integración del personal (buscar al personal nuevo para que se unan a la estructura de las relaciones). *Administración de Recursos Humanos, Capital Humano, Desarrollo Humano, Talento, Personal. Dirección Proceso de dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. Incluye los esfuerzos encauzados a la conformación del comportamiento humano. Los temas específicos incluyen: Liderazgo Comunicación Grupos de trabajo Modificación de la conducta Delegación de autoridad Enriquecimiento del trabajo Satisfacción laboral y de las necesidades Cambio organizacional y moral de los empleados Control Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. Actividades administrativas centradas en asegurar que los obtenidos sean congruentes con los proyectados. El proceso de control consta de 4 pasos fundamentales: 1. Establecer normas de desempeño 2. Medir el desempeño individual y de la organización 3. Comparar el desempeño real con las normas de desempeño establecidas 4. Emprender acciones correctivas cuando se detectan desviaciones Las áreas clave implicadas son: Control de calidad Control financiero Control de ventas Control de inventarios Control de gastos Análisis de varianzas Evaluaciones de desempeño (recompensas y sanciones) 5

9 Roles gerenciales por Henry Mintzberg Henry Mintzberg estudió el quehacer de los gerentes. En su libro La naturaleza del trabajo directivo dice que el trabajo consiste en diez diferentes actividades que están muy relacionados entre sí. Categoría de rol Roles Interpersonales Roles de Información Roles Decisionales Actividad/ Rol 1) Dirige 2) Enlace 3) Símbolo 4) Vigila 5) Comparte información 6) Vocero 7) Iniciativa 8) Manejo desacuerdos 9) Asigna recursos 10) Negocia En efecto, el término roles administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo y organizó esta tipología en tres categorías principales (interpersonal, informativo y de decisión) cada una de las cuales contiene roles específicos. Roles Interpersonales: se derivan directamente de la autoridad formal que la organización le otorga al administrador, a saber. Rol de líder: es en esencia influir en los demás y/o dirigirlos. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación y disciplina de los empleados. Rol de enlace: contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. Ejemplo: El administrador que obtiene información del gerente de RRHH en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese administrador tiene contacto con otros administradores a través de una asociación gremial, tiene una relación externa de enlace. Rol de representante: esta serie de conductas implica un énfasis en actividades protocolarias, se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Ejemplo: Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes en práctica, actúan en un papel de representación y figura decorativa. 6

10 Roles de Información: serie de conductas que se construyen sobre las relaciones interpersonales que el administrador establece. Rol de monitor: este tipo de conducta implica la búsqueda continua de información que los administradores requieren para mantenerse al tanto de los avances cruciales que podrían afectar el trabajo de su unidad y el suyo propio. Rol de divulgador: el administrador sólo recibe información sino que también la envía. Con frecuencia envía información que el receptor desea, pero que sin la ayuda del administrador le sería muy difícil adquirir. Comunicación de información a subalternos. Rol de vocero: con frecuencia se solicita al administrador que manifieste los puntos de vista de la unidad de la cual es responsable. En los niveles administrativos inferiores, de manera habitual esto significa representar a la unidad ante otros individuos o grupos dentro de la organización. Roles Decisionales: roles que giran alrededor de la toma de decisión. Rol de emprendedor: como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejorarán el desempeño de su organización. Rol de mediador de conflictos: los administradores inician sus propias actividades pero también deben ser capaces de tomar acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad. Rol de asignador de recursos: como los recursos de una organización son casi siempre limitados, una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir cómo distribuir los recursos que se encuentran bajo su responsabilidad. Las decisiones de asignación tiene un efecto directo en el desempeño de una unidad y un efecto indirecto al comunicar ciertos tipos de información a los miembros de la unidad. Rol de negociador: realizan este rol cuando analizan y negocian con otros grupos obteniendo así ventajas para sus propias unidades. El administrador que se encuentre en esta situación de decisión es responsable de saber qué recursos pueden o no comprometerse en determinadas soluciones negociadas. Un punto clave del rol de los gerentes es que deben ser muy versátiles cuando se trata de relaciones humanas. 7

11 Desafío de la administración Necesidad de visión o Innovación. o Responder a las necesidades y tendencias del consumidor. o Filosofía operativa del sistema de producción de Toyota: Kaizen, el afán interminable por alcanzar la perfección (mejora continua). Kanban, la reducción de costos por medio de su sistema justo a tiempo. Desarrollar el potencial humano a su máximo. Crear confianza recíproca. Desarrollar la actuación de equipos. Tratar a cada empleado como un gerente. Ofrecer un modus vivendi estable a todos los empleados. Necesidad de ética o Las decisiones de los gerentes tienen alcances fuera de las organizaciones. o Tomar en cuenta valores sociales y la ética. o Quien se beneficia o perjudica por una acción. o Pegamento de las relaciones humanas. Necesidad de diversidad cultural o Reducción de barreras interculturales. o Globalización. o Diversidad, mayor talento en las organizaciones. o Estimula la creatividad y el conocimiento. o Movilidad de los empleados. 8

12 Evolución de la teoría administrativa Escuela de administración científica Teoría de la administración científica: enfoque de la administración formulado por Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Frank y Lillian Gilberth entre 1890 y 1930, que pretendía determinar, en forma científica, los mejores métodos para realizar cualquier tarea, así como para seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores. Necesidad de elevar la productividad, elevando la eficiencia de los trabajadores. Frederick W. Taylor: filosofía en 4 principios. 1) El desarrollo de una verdadera ciencia de la administración, de tal manera que se pudiera determinar el mejor método para realizar cada tarea. 2) La selección científica de los trabajadores, de tal manera que cada trabajador fuera responsable de la tarea para la cual tuviera más aptitudes. 3) La educación y desarrollo del trabajador en forma científica. 4) La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones. Creación e implementación del Sistema de tasas diferenciales: sistema de remuneración postulado por Taylor que entraña pagar salarios más altos a los trabajadores más eficientes. 9

13 Limitaciones de la Teoría de la administración científica Métodos de Taylor aumentaron la productividad y rentabilidad de las empresas, pero los sindicatos y trabajadores se opusieron por temor al hecho de trabajar más, a mayor velocidad, agotando el trabajo disponible y conducir al recorte de personal, además de la explotación y presión desmedida de trabajadores y clientes. Henry L. Gantt Sistema de incentivos, bonificación al trabajador por terminar carga de trabajo asignada, bonificación al supervisor por cada trabajador que cumpla con carga de trabajado determinada y bonificación al supervisor si todos los trabajadores lo hacían. Avance de cada trabajar es calificado y registrado públicamente en columnas individuales de gráficas, en negro cuando el trabajador llegaba al parámetro y en rojo cuando no lo hacía. Sentó las bases en 2 instrumentos para graficar que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar y controlar organizaciones complejas: Método de Ruta Crítica (CPM inventado por Du Pont) y la Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas (PERT). Frank y Lillian Gilbert Estudios sobre la fatiga y el movimiento, cómo mejorar el bienestar del trabajador Desarrollar el potencial humano. El movimiento y la fatiga estaban entrelazados, y con cada movimiento que se eliminaba, se reducía la fatiga. Con cámaras de cine, trataron de encontrar la mayor economía de movimientos posibles para cada tarea, con el objeto de elevar los resultados y disminuir la fatiga. Mejoría en el estado anímico, en razón de los beneficios físicos evidentes y preocupación gerencial por el trabajador. 10

14 Escuela de la teoría clásica de la organización Teoría clásica de la organización: primer intento de Henri Fayol, para identificar los principios y capacidades básicas de la administración eficaz. Preocupación de elevar la productividad de la fábrica y el trabajador individual. Henri Fayol Fundador de la escuela clásica de la administración (no por ser el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino porque fue el primero en sistematizarlo). Las prácticas administrativas acertadas siguen ciertos patrones, los cuales se pueden identificar y analizar. Taylor: interés por las funciones de la organización Fayol: interés por la organización total y la administración (operación empresarial más descuidada) Antes de Fayol se pensaban que los gerentes nacen, no se hacen. No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad que podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales. A. División del trabajo: la especialización del personal aumentar la eficiencia para realizar su trabajo. B. Autoridad: gerentes deben girar órdenes y que se hagan las cosas. Aunque la autoridad les otorgue el derecho no siempre se logra la obediencia. C. Disciplina: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas y acuerdos que rigen a la empresa, según Fayol la disciplina es resultado de un buen liderazgo para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones. D. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior, para evitar conflictos y confusión de autoridad. E. Unidad de dirección: Se debe generar un programa para cada actividad y contar con un director o administrador. F. Subordinación del interés al bien común: Deben prevalecer los intereses de la empresa sobre los de los empleados. G. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para todos. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores. 11

15 H. Centralización: Fayol decía que los gerentes deben cargar con la responsabilidad última, pero que al mismo tiempo debían otorgar a los subalternos autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. I. Jerarquía: el organigrama y la línea de autoridad deben de estar claramente definidos y expuestos. J. Orden: materiales y personas deben de estar en lugares y momentos indicados, así como cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. K. Equidad: administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. L. Estabilidad del personal: alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. M. Iniciativa: subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, aunque haya errores. N. Espíritu de cuerpo: el trabajo colaborativo ayuda a generar un mejor ambiente laboral. Trabajo en equipo, espíritu de grupo, sensación de grupo. Max Weber Teoría de administración de burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos estrictos y regida por reglamento y líneas de autoridad. Organización ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con división de trabajo detallada. Competencia técnica es importante por lo que la evaluación de resultados debería de estar fundamentada en los méritos. Organizaciones importantes con operaciones y procesos predecibles y productivos. GE y Xerox son aniquiladoras de burocracia porque han eliminado los organigramas y los han reemplazado con constelaciones siempre cambiantes de equipos, proyectos y alianzas, para destacar la creatividad. Mary Parker Follet Introdujo elementos del campo de las relaciones humanas y la estructura de la organización. Ninguna persona podría sentirse completa a no ser que formara parte de un grupo y que los humanos crecían gracias a sus relaciones con otros miembros de la organización. Administración arte de hacer las cosas mediante personas. Fuerza de grupo permite combinar talentos para lograr algo mayor. 12

16 Modelo de control holístico no sólo tomaba en cuenta a las personas y los grupos, sino también las consecuencias de factores del entorno, como la política, la economía y la biología. Su modelo fue un importante antecedente del concepto de que la administración significa algo más que lo que ocurre en una organización cualquiera, incluyó explícitamente el entorno de la organización en su serie más amplia de relaciones, algunas dentro de la organización y otras más allá de sus fronteras. Gerencia participativa. Puede relacionarse con el empowerment o empoderamiento, es decir, con tipos de empresas en donde se potencian y se abren espacios de participación a los empleados. Logró reducir la brecha entre el enfoque mecanicista de Taylor y el enfoque contemporáneo que enfatiza el comportamiento humano. Pe: Home Depot Educa clientes y empleados. Transmisión y capacitación a través de reuniones llamadas Desayuno con Bernie y Arthur, fundadores de HD. Chester I. Barnard Sus conocimientos de sociología y filosofía le permitieron formular teorías sobre las organizaciones. Las personas se reúnen en organizaciones formales para alcanzar fines que solas no pueden alcanzar trabajando solas. Mientras persiguen metas de la organización, también deben satisfacer sus necesidades individuales. Concluyó que una empresa sólo podrá funcionar en forma eficiente y subsistir si las metas de la organización guardan equilibrio con los propósitos y necesidades de los individuos que trabajan en ella. Pe: las personas para alcanzar sus metas personales dentro de los límites de la organización formal, se reúnen en grupos informales como lo serían las pandillas, para asegurar la supervivencia de la empresa, debe usar estos grupos informales con eficacia, aun cuando sus fines en ocasiones sean contrarios a los objetivos de la gerencia. El reconocimiento de la organización informal fue la principal contribución al pensamiento de la administración. Trabajador individual como factor estratégico básico de una organización. Otra de las grandes aportaciones de Chester fue que los ejecutivos debían de imbuir a sus empleados sentimientos a favor de fines morales, es decir, establecer un compromiso ético con la sociedad. 13

17 Escuela conductista: la organización son las personas Surgió porque el enfoque clásico no lograba suficiente armonía, por ende, eficiencia productiva no era la esperada. Movimiento de las relaciones humanas Describir cómo interactúan los gerentes con sus empleados. Cuando la administración estimula a que sus empleados trabajen más y con mejor calidad, la organización cuenta con relaciones humanas eficaces, cuando el ánimo y la eficiencia se deterioran, se considera que las relaciones humanas no son eficaces. Experimento Hawthorne Estudios que se realizaron en Western Electric Company entre 1924 y 1933, mejor conocidos como estudios de Hawthorne, ya que fueron realizados en la fábrica de Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago. Efecto Hawthorne: posibilidad de que los trabajadores que reciben atención especial rindan mejores resultados tan sólo porque recibieron dicha atención; una interpretación de los estudios de Elton Mayo y colegas. Grupos informales tienen influencia positiva en la productividad, pues representan una mayor influencia para aumentar la productividad de los trabajadores que las demandas de la gerencia. Viejo concepto hombre racional: movido por necesidades económicas personales. Nuevo concepto hombre social (de Elton Mayo): movido por necesidades sociales, deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo y sensible a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo. De las relaciones humanas al enfoque de la ciencia conductista Mayo y colegas primeros en aplicar el método científico para estudiar a las personas en el entorno laboral. Investigadores posteriores, con preparación en ciencias sociales (psicología, sociología y antropología), usaron métodos más sofisticados mejor conocidos como científicos de la conducta en lugar de teóricos de las relaciones humanas. 2 nuevas dimensiones: Visión del hombre y sus impulsos, superación personal de los individuos, posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de la organización. Aplicación de métodos de investigación científica al comportamiento de las personas en la organización, plantearon patrones de conducta y comunicación en la organización. 14

18 Concepción de persona compleja a través de la explicación de las siguientes teorías: Teoría de la Jerarquía de Necesidades de Maslow: Formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas que se satisfacen desde las más básicas hasta lograr la autorrealización del ser humano. México- autorrealización Suecia- calidad de vida Alemania- seguridad Necesidades Fisiológicas Necesidades de Seguridad Necesidades Sociales/ Afiliación Necesidades de Estima/ Reconocimiento Necesidades de Autorrealización Teoría X y Y McGregor: Se basan en el comportamiento de los trabajadores, en dos formas de pensar de los directivos, en una a los trabajadores les gusta trabajar, es algo natural y agradable, oportunidad para desarrollar el talento creativo; en la otra, la dirección debe motivarlos o forzarlos, sometiéndolos al castigo, sanción o sistema de recompensas. Fábricas- administración científica- Modelo X GE, Jack Welch- enfoque conductista- Modelo Y eliminar la idea de jefe y adoptar la de gerente que apoya, aconseja y contribuye a que las personas piensen y decidan solas (empowerment). Postura X: A los empleados les desagrada su trabajo, cada vez que es posible lo evitan. Como no les gusta el trabajo hay que forzarlos, controlarlos y amenazarlos con castigos para que alcancen las metas deseadas. Rehúyen a responsabilidades y pedirán instrucciones formales siempre que sea posible. Ponen la seguridad por arriba de los demás factores laborales y mostrarán pocas ambiciones. Postura Y: El trabajo es algo natura. Quien está comprometido con los objetivos se dirigirá y controlará por sí mismo. El individuo medio puede aprender a aceptar y buscar responsabilidades. Creatividad es la capacidad para tomar buenas decisiones, está muy difundida entre la población y no es la provincia exclusiva de los gerentes. 15

19 Escuela de la ciencia la administración Aborda problemas de la administración mediante la aplicación de técnicas matemáticas para modelarlos, analizarlos y resolverlos. Guerras estadounidenses copiaron el modelo de las guerras británicas constituyendo los equipos de investigación de operaciones. Tecnologías industriales, de transportes y las comunicaciones eran cada vez más complejas. Procedimientos de I de O se formalizaron, mejor conocidos como escuela de la ciencia de la administración, la cual obtuvo su popularidad por: Avance de las computadoras Aplicación en Ford por Robert McNamars (decisiones administrativas se justificaban desmenuzando cifras). Para resolver un problema se constituye un equipo interdisciplinario que analice el problema y proponga un curso de acción para la administración. Base objetiva para la administración. Modelo matemático, términos simbólicos y proyección del futuro en base al presente y pasado. Pe: corrida financiera. Enfoque de sistemas Concepción de la organización como un sistema, unido y dirigido, de partes interrelacionadas. Gerentes deben entrelazar su departamento con toda la empresa. Para ello deben comunicarse con sus empleados, con otros departamentos y con representantes de otras organizaciones Subsistemas: partes que constituyen el sistema total. Depto. De finanzas Planta Empresa Corporativo Industria Economía nacional Sistema mundial Sinergia: el todo es mayor que la suma de sus partes, es decir, que los departamentos que interactúan de forma cooperativa son más productivos que si trabajaran de forma independiente. Depto. de compras general Sistema abierto o cerrado: sistema que interactúa o no con el ambiente. Hotel / Cárcel o Monasterio. 16

20 Límite del sistema: cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente. Flujos: componentes que entran y sale de un sistema. Sistemas tiene flujos de información, materiales y energía (incluso energía humana). Estos flujos se conocen como insumos y que se procesan en el sistema saliendo en forma de productos. Retroalimentación: clave para el control del sistema mediante el cual los resultados de las actividades regresan al individuo permitiendo así analizar y corregir los procedimientos de trabajo. Permite: Esencia dinámica Interrelaciones Quehacer administrativo Entender consecuencias inesperadas Planificar Encontrar el equilibrio Enfoque de contingencias Charles Kindleberger Propone el enfoque de contingencias o también llamado enfoque situacional la cual consiste en determinar la técnica administrativa que sirve mejor para alcanzar las metas de la organización y puede variar de acuerdo con las situaciones o circunstancia. Para ello se debe determinar: Circunstancia en concreto Situación en concreto Momento en concreto Administrador contingente: Qué método funcionará mejor en este caso? Pe: Taco Bell, lo que funciona para sus establecimientos no necesariamente funcionará para Pizza Hut y KFC, siendo que son centros de consumo de comida rápida pertenecientes al mismo grupo de YUM! 17

21 La administración en el siglo XXI Ambiente organizacional y natural, McDonald s vuelve verdes sus arcos dorados Entornos organizacionales Ambiente de acción directa y el ambiente de acción indirecta Entornos organizacionales Elementos Actividad/ Rol Ambiente de acción directa Ambiente de acción indirecta 1) Accionistas 2) Consejo de Administración 3) Empleados 1) Clientes 2) Proveedores 3) Gobiernos 4) Grupos de interés especial 5) Los medios 6) Sindicatos de obreros 7) Instituciones financieras 8) Competidores 1) Variables sociales 2) Variables tecnológicas 3) Variables políticas Variables económicas Grupos de interés internos Grupos de interés externos 18

22 Elementos de acción directa del ambiente También llamados grupos de interés, es decir, personas o grupos que están sujetos, directa o indirectamente a la forma en que la organización persigue sus metas. Grupos de interés externos: incluyen grupos como consumidores, proveedores, gobiernos, grupos de interés especial, medios, sindicatos, instituciones financieras competidores y otros grupos de interés no son parte de la organización como tal, por lo que la influencia de los gerentes sobre estos es menor y afectan las actividades de la organización desde su exterior. Consumidores: intercambian recursos, en forma de dinero por productos y servicios de la organización. Un cliente puede ser una institución, otra empresa o persona física. El gerente de mercadotecnia analiza a los consumidores potenciales, condiciones de mercado y dirige la campaña de mercadotecnia con base en dicho análisis. Proveedores: toda organización compra insumos, (materias primas, servicios, equipo y mano de obra) del ambiente externo y los usa para elaborar productos. Lo que la organización introduzca al ambiente y lo que haga con lo que introduce, determinará la calidad y precio de su producto final. Las organizaciones dependen de los proveedores de materiales y de los trabajadores, y tratarán de sacar provecho de la competencia entre proveedores con objeto de conseguir precios más bajos, trabajo de mejor calidad y entregas más rápidas. Es importante establecer relaciones duraderas y sólidas con los proveedores. Actualmente, hay muchas compañías que no llevan un control total de inventarios y dependen de varias entregas justo a tiempo, es decir, el control de inventarios lo lleva el proveedor quien se asegura que los anaqueles o almacenes de la empresa de la que es cliente esté con el mínimo requerido, a través de dispositivos que marcan las ventas (salidas) de los productos. Pe. Walmart. Gobiernos: doctrina laissez-faire sostiene que un gobierno no debe de ejercer influencia directa en las empresas, sino que se debe limitar a conservar la ley y el orden, permitiendo el libre juego del mercado (dando forma a la economía mundial). El gobierno hace el papel de guardián velando los intereses del público y garantizando el respeto de los principios del libre mercado. Pe. Impuesto al tabaco, restricciones para asignar lugares donde se puede fumar libremente. Grupos de interés especial: GIE aprovechan los procesos políticos para afianzar su posición en cuanto a alguna cuestión concreta. Pe: el control de armas de fuego, que colegios sean revisados constantemente. Los gerentes no saben a ciencia cierta cuándo se formará un grupo específico que se enfrente a la empresa por alguna cuestión. 19

23 Entre los grupos de interés especial más importantes están los defensores de los consumidores y los ambientalistas. o Defensores de los consumidores: un marco para entender el movimiento de los consumidores es el modelo abandono, expresión y lealtad. Los clientes insatisfechos optan por abandonar haciendo negocios con otra parte, expresar sus quejas a través de demandas y cabildeo con cuerpos legisladores, en forma negativa; sin embargo, puede ser constructivo pues se conocen mejor las necesidades de los clientes y saber qué está cambiando en el mercado; y lealtad que ate al cliente a la organización determinará la opción que elija. Medios: cubren las actividades de la empresa y la economía, porque los dos afectan a muchísimas personas. Gerentes saben que cada uno de sus actos puede estar sujeto al escrutinio de los medios. Los medios de comunicación han permitido crear sofisticados departamentos de comercialización y relaciones públicas. La mayoría de los gerentes cuentan con asesoría profesional que les ayuda a presentar su información y opiniones en forma clara y eficaz. Sindicatos: los especialistas en personal suelen ser los que tratan con los trabajadores de la organización, en ocasiones complementados por otros gerentes encargados específicamente de la contratación y las negociaciones. Gerente y sindicato recurren a una negociación colectiva para negociar salarios, condiciones laborales, etc. Todo aquello que esté relacionado con mejorar la calidad de vida laboral. Instituciones financieras: bancos, compañías de seguros, bancos de inversión que suministren los fondos para mantener y extender las actividades de la organización. Mantener relaciones de trabajo con instituciones financieras es responsabilidad del director de finanzas y del director de operaciones de la organización. Competidores: para incrementar la participación en el mercado la organización debe: 1) Conseguir más clientes 2) Ganarle a sus competidores entrando y cubriendo un mercado en expansión Se debe analizar a la competencia y establecer una estrategia de mercadotecnia, a efecto de satisfacer a los clientes de forma eficiente y eficaz. Competencia rompe fronteras e incluso suele ser difícil identificar de donde es un producto. Una fotocopiadora se diseñó en Toronto, microchips se imprimen en Taiwán, mueble se fabrique en Japón, se arme en Corea del Sur y luego se vende en almacenes de Melbourne, Londres o Los Ángeles. Otros grupos de interés: toda organización tiene una composición específica de grupos de interés que, en esencia, constituyen el componente de acción directa de su ambiente exterior. Pe. Un hospital tendrá que tomar en cuenta a la Asociación Americana de Hospitales, agrupaciones de médicos, enfermeras y otros trabajadores del ramo de la salud. 20

24 Grupos de interés internos: incluyen empleados, accionistas y el consejo de directores, lo que forma parte de la organización, por lo que los gerentes tienen gran influencia en estos. Elementos del ambiente que tienen influencia directa en las actividades de la organización. Empleados: la composición de la población trabajadora está cambiando en casi todas las organizaciones, en parte debido a factores demográficos. Conforme las compañías tratan de experimentar con los programas de calidad, las técnicas de grupo, y los grupos de trabajo autoadministrados, requieren empleados con más estudios y más flexibles. Accionistas y consejo de directores: la estructura que rige las grandes corporaciones que cotizan en la bolsa permite que sus accionistas influyan en la compañía ejerciendo su derecho a voto. Hasta ahora, la mayoría de los accionistas sólo están interesados en el rendimiento sobre sus inversiones y han dejado el manejo real de la organización en manos de sus gerentes. Elementos de acción indirecta del ambiente Elementos del ambiente externo que tienen influencia directa en las actividades de la organización. Variables sociales: Fahey y Narayanan dividen las variables sociales en 3 categorías: demografía, forma de vida y valores sociales. Los cambios en la demografía y el estilo de vida afectan la composición, ubicación y expectativas de la oferta de mano de obra y la clientela de una organización. Los valores sociales que están tras todos los demás cambios sociales, políticos, tecnológicos y económicos determinan las decisiones que toman las personas en su vida. o Demografía: porcentaje de profesionales y gerentes blancos de sexo masculino de la PEA ha disminuido de 55% 47%, mujeres blancas, hispanas y afroamericanas ha incrementado del 37% a 42%. o Estructura de edad ha presentado cambios, es decir, el tamaño relativo de los diferentes grupos de edad. o Tamaño de la oferta de mano de obra disponible. o Generación del sándwich, empleados atrapados entre la exigencia de cuidar a sus hijos y la necesidad de ayudar a sus padres. En consecuencia, muchas corporaciones como IBM y Johnson & Johnson han establecido programas especiales para ayudar a sus empleados a manejar el cuidado de las personas mayores y guarderías o centros interdisciplinarios de aprendizaje para sus hijos. o Da forma a los mercados de muchos productos. o o Estilos de vida: las formas de vida son manifestación externa de las actitudes y valores de las personas. Familias compuestas por personas casadas ha disminuido. 21

25 o o o o o o Hogares con adultos solteros han incrementado. Familias de un solo progenitor. Interés por deportes, moda y elementos para el cuidado de la salud se ha incrementado y surge desde temprana edad. Valores sociales: han afectado el compromiso por la igualdad de oportunidades y la reglamentación de la industria, han alterado la evaluación de los costos y los beneficios de la tecnología nueva, como los sistemas de ayuda para los enfermos y han aumentado las expectativas económicas y sociales de consumidores mujeres y minorías. Manera en que los valores afectan la actitud ante las organizaciones y el trabajo mismo; pe: la participación de los empleados en las decisiones administrativas era considerada apenas un medio para mejorar el espíritu y la productividad de los trabajadores; ahora se considera un imperativo ético. Valores sociales varían de un país a otro (nacionalidad, cultura, tradiciones y costumbres). Económicas: los salarios, los precios que cobran los proveedores y los competidores, así como las políticas fiscales del gobierno afectan tanto los costos de producir bienes y servicios, como las condiciones del mercado en que se venden, cada uno de ellos es una variable económica. Los indicadores económicos más comunes miden el ingreso, el producto, el ahorro, la inversión, los precios, los salarios, la productividad, el empleo, las actividades del gobierno y las transacciones internacionales de un país. Todos estos factores varían con el tiempo y los gerentes dedican mucho tiempo y recursos de sus organizaciones para pronosticar la economía y anticipar los cambios. Ahora, los cambios de la economía son la norma y no excepción. Indicadores frecuentes de la economía Ingreso y producto nacionales Producto nacional bruto Ingreso personal Ingreso personal disponible Egreso personal para el consumo Ventas menudeo Ahorro Ahorro personal Ahorro de la empresa Inversión Inversión de la industria Gasto para inversión Pedidos de equipo nuevo Inversión en inventarios Precios, salarios y productividad Tasa de inflación Cambios del índice de precios al consumidor Cambios en el índice de precios al productor Cambios en el índice de precios de materias primas Ingreso promedio por hora Producto por hora por sector empresarial Mano de obra y empleo Cantidad de empleados por edad7 sexo/ tipo de trabajo Tasa de desempleo 22

26 Actividades del gobierno Déficit/superávit federal Egresos por rubro Adquisición de bienes y productos por parte del gob. Egresos estatales y locales Egresos del Depto. de Defensa Cambios de oferta monetaria Transacciones internacionales Tipos de cambio de dividas Exportaciones por tipo Importaciones por tipo Balanza comercial Inversiones en el extranjero Políticas: dependen del proceso político y del clima político presente. El proceso político entraña la competencia entre diferentes grupos de interés, cada uno de los cuales trata de imponer sus valores y metas. Tecnológicas: incluye los adelantos de las ciencias básicas. Pe: la física, así como los nuevos progresos en productos, procesos y materiales. El grado de tecnología de una sociedad o una industria específica determina en gran medida los productos y servicios que se producirán, el equipo que se usará y la forma en que manejarán las operaciones. o Predominio en la investigación y desarrollo. o Aplicaciones de nueva tecnología. o Productos que van desde la cría de animales y cultivo de gramíneas, genéticamente mejorados, hasta los tratamientos para el cáncer y los plásticos biodegradables. o Financiamiento de investigaciones permite acceso a avances tecnológicos fuera del país, aumentando las investigaciones, al mismo tiempo que se liberan y perfeccionan productos que tienen la posibilidad de dominar los mercados de todo el mundo. 2