GUIA PARA GERENCIA DE PROYECTOS

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1 NORMA INTERNACIONAL ISO Primera Edición GUIA PARA GERENCIA DE PROYECTOS HECTOR V. GARZON GRANADOS - COLOMBIA

2 Ing. Héctor Garzón Ingeniero, Master of Science en Calidad de la U. Federal de Rio de Janeiro Auditor Líder PE Batalas e IRCA Especialización en Control Organización U. de los Andes Especialista en Alta Gerencia EAFIT Miembro de los comités ISO TC 176 (Calidad) y TC 207 (Ambiente) de la ISO Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión desde 1993 Senior Member de la - ASQ - American Society for Quality Auditor de planes de calidad de proyectos Experiencia en Dirección, interventoria y gestión HSEQ en proyectos Docente en diversos Diplomados, Especializaciones y Maestrías en el tema de Calidad y su aplicación en Gerencia de Proyectos. Consultor y conferencista Internacional Director INLAC COLOMBIA y secretario de INLAC Corporativo

3 QUÉ ES CALIDAD? ISO 9000 Calidad grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo, especialmente como una característica permanente. Robert, Pirsing La Calidad no puede ser definida, pero todos sabemos lo que significa la calidad. Philip, Crosby La Calidad se define como la conformidad de ciertos requerimientos.

4 QUÉ ES CALIDAD? Joseph, Juran La Calidad, es la caracteristica de aquellos productos que satisfacen las necesidades de los consumidores. Ausencia de deficiencias. Edwards, Deming La Calidad debe ser definida en terminos de la satisfacción del consumidor. Es Multidimensional. La Calidad tiene diversos grados o niveles. Armand, Feigenbaum La Calidad debe ser definida en terminos de la satisfacción del consumidor. Es Multidimensional. Es dinámica.

5 CALIDAD

6 Años Gerencia Integral Riesgos Gerencia de los riesgos y el Éxito Sostenido EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTION Gestión Mejoramiento Aseguramiento Control Inspección Artesanal Integración Éxcelencia Integración de los Sistemas de Gestión Premios a la Calidad Aseguramiento y Mejora Continua Mejoramiento de los procesos Estandarización de la Empresa Detección y corrección en el proceso Detección al final del proceso Diseño artístico

7 MODELOS GERENCIA DE PROYECTOS En los últimos años la Gestión de Proyectos ha tenido un gran desarrollo, razón por la cual se han identificado las Buenas Prácticas, que han sido acopiadas en estándares de reconocimiento internacional, como PMBOK Project Management Institute ICB (IPMA Competence Baseline) es el estándar de IPMA (Internacional Project Management Association) PRINCE2 Projects In Controlled Environment JISC Joint Information Systems Committee UK GPM Green Project Management IPA Independent Project Analysis CMMI (Capability Maturity Model Integration). ITIL (Information Technology Infrastructure Library). NORMA INTERNACIONAL ISO 21500

8 QUE ES UN PROYECTO? Se puede definir como el plan prospectado referente a una unidad de acción la cual podría ser tangible o no, que en caso de materializarse se constituiría en un aporte positivo al desarrollo económico y social de una empresa, región, entidad pública o el país; mediante una inversión de recursos.

9 Características del proyecto Generalidades Algunas de las características de los proyectos son las siguientes: Son actividades únicas, no repetitivas. tienen cierto grado de riesgo e incertidumbre. se espera que proporcionen unos resultados cuantificados (mínimos), especificados dentro de unos parámetros determinados, por ejemplo, parámetros relacionados con la calidad. Tienen fechas de inicio y de finalización planificadas, y dentro de unas limitaciones de costo y recursos claramente especificadas. Puede haber personal asignado temporalmente a la organización encargada del proyecto por el tiempo de la duración del mismo (la organización encargada del proyecto puede ser designada por la organización originaria y estar sujeta a cambios a medida que avanza el proyecto). pueden ser de larga duración y estar sometidos a influencias internas y externas cambiantes a lo largo del tiempo.

10 TIPOS DE PROYECTOS Proyectos de tipo económico : Es aquel proyecto que tiene como pre requisito para declararlo viable, la fundamentación de que el proyecto sea capaz de asumir los costos del mismo y además que ofrezca una utilidad o rentabilidad al propietario del mismo. Proyectos de carácter Social Es aquel proyecto que para declararlo viable no es necesario que deba cumplir garantías de autopago, este tipo de proyectos generalmente son liderados por los gobiernos o entes estatales como cumplimiento a su misión.

11 QUE ES GESTIÓN DE PROYECTOS Son las acciones encaminadas para lograr un objetivo establecido mediante el uso optimo de los recursos dentro de parámetros y políticas establecidas, con una organización adecuada, utilizando una secuencia determinada.

12 FUNDADORES ISO 1947

13 Mercado

14

15 ISO fue publicada el 1 de septiembre de 2012 como una guia, con la participación de mas de 100 expertos de mas de 30 paises y sin el objetivo de certificación. Idea del TC es elaborar normas de : Gestion de portafolios Gestion de programas Posible guía para implementación En 2011 se estableció el TC 258 que está mirando ISO el desarrollo de normas de Gestion del portafolio y Programas de Proyectos, programas y gestión de portafolio.

16 Esta Norma Internacional proporciona lineamientos genéricos de conceptos y procesos sobre gestión de proyectos que son importantes y tienen un impacto en la ejecución de proyectos. El público lector objetivo de esta Norma Internacional son: Altos directivos y patrocinadores de proyectos, para que puedan entender mejor los principios y prácticas de gestión de proyectos con el objetivo de facilitar la prestación de apoyo y orientación apropiada sus gerentes y equipos de proyectos; Gerentes de proyecto y miembros de los equipos de proyectos, para que puedan tener una base común de comparación de los estándares y prácticas de sus proyectos con los de otros proyectos Desarrolladores de estándares nacionales u organizacionales para su uso en la elaboración de normas de gestión de proyectos, las que son consistentes en un nivel básico las normas de otros desarrolladores. Esta Norma Internacional no está destinada a sustituir a una norma nacional o ser utilizada como tal, o ser utilizada en cualquier forma de certificación o fines regulatorios

17 Esta Norma Internacional: Proporciona orientación general para la gestión de proyectos. Puede ser utilizada por cualquier tipo de organización, incluyendo las públicas, privadas o comunitarias, y para cualquier tipo de proyecto, independientemente de su complejidad, tamaño o duración. Proporciona una descripción de alto nivel de los conceptos y procesos que son considerados como buenas prácticas en gestión de proyectos. Ubica a los proyectos en el contexto de programas y carteras de proyectos. No proporciona una orientación detallada sobre la gestión de programas y carteras de proyectos. Los temas relacionados con las disciplinas de administración general, sólo se tratan en lo referente a la gestión de proyectos

18 CONTENIDO Prologo Introduccion Alcance Términos y definiciones Gerencia de Proyectos - Conceptos Generalidades Projectos Estrategia Organizacional y Proyectos Entorno del proyecto Proyectos y operaciones Partes Interesadas y Organización del proyecto Competencias del personal del proyecto Ciclo de vida del proyecto Restricciones del Proyecto Relaciones entre conceptos y procesos Proceso y gestion de proyectos Aplicación de los procesos de gestión de proyectos Grupos de procesos y grupos temáticos Procesos Anexo A (informativo) Procesos de grupo de procesos mapeados a grupos temáticos

19 CONCEPTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS Guía para interpretar la figura: los cuadros representan los conceptos de gestión de proyectos las flechas representan un flujo lógico que conecta los conceptos entre sí las líneas de puntos representan límites organizacionales.

20 ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES Y PROYECTOS Las organizaciones establecen la estrategia en función de su misión, visión y políticas. Los proyectos son a menudo los medios para lograr los objetivos estratégicos. Las metas estratégicas pueden guiar el desarrollo de oportunidades. La selección de oportunidades incluye la consideración de varios factores, por ejemplo cómo se pueden alcanzar los beneficios y controlar los riesgos. La meta del proyecto es el atributo medible de las oportunidades seleccionadas. El objetivo del proyecto contribuye a la meta del proyecto mediante la creación de los productos entregables. Las metas del proyecto se logran cuando se obtienen los beneficios. Las metas podrían no ser alcanzadas hasta un período de tiempo después de que se logren los objetivos

21 PROYECTOS DENTRO DE LOS LÍMITES DE LA ORGANIZACIÓN Un proyecto habitualmente existe dentro de una organización mayor que lleva a cabo otros emprendimientos. En esos casos, existen relaciones entre el proyecto y su entorno, el plan de negocios y las operaciones. Las actividades pre- y post- proyecto pueden incluir la preparación de casos de negocios, la conducción de estudios de factibilidad y la transición a la operación. Los proyectos pueden organizarse dentro de otras estructuras relacionadas tales como los programas y los portafolios de proyectos

22 PARTES INTERESADAS Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Las partes interesadas en el proyecto, incluyendo la organización del proyecto, deberían ser descriptos con suficiente detalle como para permitir el éxito del proyecto. Los roles y responsabilidades de las partes interesadas deberían estar descriptos y comunicados en base a las metas de la organización y del proyecto. Las interfaces de las partes interesadas se gestionan dentro del proyecto a través de los procesos de gestión de proyecto

23 GRUPOS DE PROCESOS INICIO PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL CIERRE

24 INTERRELACIONES E INTERACCIONES ENTRE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS La interdependencia entre los grupos de procesos requiere que el grupo de procesos de control interaccione con cada uno de los otros grupos de procesos, rara vez los grupos de procesos se aplican en forma discreta o por única vez.

25 INTERACCIONES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS, MOSTRANDO LAS PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS

26 GRUPOS TEMÁTICOS Los procesos son aplicables a todo proyecto o fase de proyecto. Estos procesos se definen en términos de su propósito, descripción y entradas y salidas y son interdependientes. Son independientes del área de aplicación o foco de la industria. INTEGRACIÓN - PARTES INTERESADAS ALCANCE - RECURSOS TIEMPO - COSTO RIESGO - RECURSOS CALIDAD - COMUNICACION TIEMPO - COSTOS

27 Grupos temáticos INTEGRACIÓN PARTES INTERESADAS ALCANCE RECURSOS TIEMPO COSTO RIESGO GRUPOS DE PROCESOS INICIO PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL CIERRE Desarrollar el Acta de proyecto Identificar las partes interesadas Establecer el equipo de proyecto Desarrollar planes de proyecto Definir alcance Crear la Estructura de Desglose de Trabajos Definir actividades Estimar recursos Definir la Organización del Proyecto Establecer la secuencia de actividades Estimar la duración de actividades Desarrollar el cronograma Estimar costos Desarrollar el presupuesto Identificar los riesgos Evaluar los riesgos Dirigir las tareas del proyecto Gestionar las partes interesadas Desarrollar el equipo de proyecto Controlar las tareas del proyecto Controlar los cambios Controlar el alcance Controlar los recursos Gestionar el equipo de proyecto Controlar el cronograma Controlar los costos Tratar los riesgos Controlar los riesgos CALIDAD Planificar la calidad Realizar el aseguramiento de la calidad Realizar el control de la calidad Cierre de la fase de proyecto o del proyecto Recolectar las lecciones aprendidas ADQUISICIONES COMUNICACIÓN Planificar las adquisiciones Planificar las comunicaciones Seleccionar los proveedores Distribuir la información Administrar los contratos Gestionar la comunicación

28 MAPAS DE PROCESOS POR GRUPOS TEMATICOS

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32

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34 Que el Project Management Institute? EL Project Management Institute (PMI ) es una Organización Mundial dedicada a la Dirección de Proyectos. Su objetivo principal es establecer estándares de Dirección de Proyectos mediante la organización de programas educativos y administrar de forma global el proceso de certificación de profesionales. Tanto sus estándares como su Certificación Profesional ha sido reconocida por las principales entidades gubernamentales y privadas del mundo.

35 TITULO PMBOK SECCIÓN I: MARCO DE LA GP Introducción El contexto de la Gerencia de Proyectos Los procesos de la Gerencia de Proyectos SECCIÓN II: ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GP Gerencia de la Integración Gerencia del Alcance Gerencia de los Plazos Gerencia de los Costos Gerencia de la Calidad Gerencia de los Recursos Humanos Gerencia de las Comunicaciones Gerencia de los Riesgos Gerencia de las Adquisiciones

36 GERENCIA DE PROYECTOS TITULO Procesos de Gerencia de Proyecto Describen, organizan y completan el trabajo del proyecto. Los procesos aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces se encuentran en los capítulos 4 al 12 Procesos orientados a los productos Especifican y crean el producto del proyecto Se definen típicamente mediante el ciclo de vida del proyecto Los dos tipos de procesos interactúan y se traslapan

37 Tiene 42 procesos CINCO Grupos de procesos: Iniciación (2) Planeación (20) Ejecución (8) Monitoreo y Control (10) Cierre (2) NUEVE áreas de conocimiento: Gestión de Integración Gestión de Alcance Gestión de Tiempo Gestión de Costos Gestión de Calidad Gestión de Recursos Humanos Gestión de Comunicaciones Gestión de Riesgos Gestión de Adquisiciones

38

39

40 EL MODELO ISO Y EL MODELO PMI PMBOK Guide 4th ISO/21500 PMBOK Guide 5th Stages 5 process groups 5 process groups 5 process groups Topics 9 knowledge areas 10 subject groups 10 knowledge areas Processes 42 processes 39 processes 47 processes

41 Project Management Process Groups ISO and Guide process groups comparison ISO Initiating Planning Implementing Controlling Closing PMBoK Guide Initiating Planning Executing Monitoring and Controlling Closing The differences between these two standards are really minimal here. Changing the names is the only difference.

42 ISO Subjects and PMBoK Guide Knowledge Areas ISO Subjects Integration Stakeholder - Scope Resource Time Cost Risk Quality Procurement Communication PMBoK Guide Knowledge Areas Integration Scope Human Resources Time Cost Risk Quality Procurement Communication It is clearly seen from both comparisons that ISO is strictly based on PMBoK Guide. ISO adds the subject of Stakeholders to the set of PMBoK s knowledge areas. The Human Resources knowledge area has been renamed to Resource subject in order to cover both types: human and other project resources.

43 INTEGRATION ISO PMBoK Guide Develop Project Charter 4.1 Develop Project Charter Develop Project Plans 4.2 Develop Project Management Plan Direct Project Work 4.3 Direct and Manage Project Execution Control Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work Control Changes 4.5 Perform Integrated Change Control Close Project Phase or Project 4.6 Close Project or Phase Collect Lessons Learned STAKEHOLDER ISO PMBoK Guide Identify Stakeholders 10.1 Identify Stakeholders (taken from Communication Knowledge Area) Manage Stakeholders 10.4 Manage Stakeholder Expectations (taken from Communication Knowledge Area)

44 SCOPE ISO PMBoK Guide Define Scope 5.1 Collect Requirements 5.2 Define Scope Create Work Breakdown Structure 5.3 Create WBS Define Activities 6.1 Define Activities (taken from Time Management Knowledge Area) 5.4 Verify Scope Control Scope 5.5 Control Scope RESOURCE ISO PMBoK Guide 9.1 Develop Human Resource Plan Establish Project Team 9.2 Acquire Project Team Estimate Resources 6.3 Estimate Activity Resources (taken from Time Management Knowledge Area) Define Project Organization Develop Project Team 9.3 Develop Project Team Control Resources Manage Project Team 9.4 Manage Project Team

45 TIME ISO PMBoK Guide Moved to Scope subject 6.1 Define Activities Sequence Activities 6.2 Sequence Activities Moved to Resource subject 6.3 Estimate Activity Resources Estimate Activity Durations 6.4 Estimate Activity Durations Develop Schedule 6.5 Develop Schedule Control Schedule 6.6 Control Schedule COST ISO PMBoK Guide Estimate Costs 7.1 Estimate Costs Develop Budget 7.2 Determine Budget Control Costs 7.3 Control Costs RISK ISO PMBoK Guide 12.1 Plan Risk Management Identify Risks 12.2 Identify Risks Assess Risks 12.3 Perform Qualitative Risk Analysis 12.4 Perform Quantitative Risk Analysis Treat Risks 12.5 Plan Risk Responses Control Risks 12.6 Monitor and Control Risks

46 3 new processes have been introduced to ISO They are: Collect Lessons Learned, Control Resources, Manage Communication. QUALITY ISO PMBoK Guide Plan Quality 8.1 Plan Quality Perform Quality Assurance 8.2 Perform Quality Assurance Perform Quality Control 8.3 Perform Quality Control PROCUREMENT ISO PMBoK Guide Plan Procurement 12.1 Plan Procurements Select Suppliers 12.2 Conduct Procurements Administer Contracts 12.3 Administer Procurements 12.4 Close Procurements COMMUNICATION ISO PMBoK Guide Moved to Stakeholder subject 10.1 Identify Stakeholders Plan Communications 10.2 Plan Communications Distribute Information 10.3 Distribute Information 10.5 Report Performance Moved to Stakeholder subject 10.4 Manage Stakeholder Expectations Manage Communication

47 SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECTRICES PARA LA GESTION DE LA CALIDAD EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Enfoque por procesos

48 PROCESOS RELACIONADOS CON LA GESTION DE LA CALIDAD DE PROYECTOS ESTRATEGICOS ALCANCE COSTO RECURSOS COMPRAS MEJORA TIEMPO PERSONAL INTERDEPENDENCIA COMUNICACION RIESGO

49 D I R E C T R I C E S P A R A L A G E S T I O N D E L A C A L I D A D E N P R O Y E C T O S Objeto y campo de aplicación Referencias Normativas Definiciones Características del Proyecto Sistema de gestión de la Calidad Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección Proceso Estratégico Revisión por la Dirección y evaluación del progreso Gestión de recursos Procesos relacionados con los recursos Procesos relacionados con el personal Realización del producto Procesos relativos a la interdependencia Procesos relacionados con el alcance Procesos relacionados con el tiempo Procesos relacionados con el costo Procesos relacionados con la comunicación Procesos relacionados con los riesgos Procesos relacionados con las compras Medición análisis y mejora Procesos relacionados con la mejora Medición y análisis Mejora continua

50 ISO RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Compromiso de la Dirección Proceso Estratégico Revisión por la Dirección y evaluación del progreso GESTIÓN DE RECURSOS Procesos relacionados con los recursos Procesos relacionados con el personal (7) REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Procesos relativos a la interdependencia (4) Procesos relacionados con el alcance (1) Procesos relacionados con el tiempo (2) Procesos relacionados con el costo (3) Procesos relacionados con la comunicación (9) Procesos relacionados con los riesgos (5) Procesos relacionados con las compras (8) MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA Procesos relacionados con la mejora Medición y análisis Mejora continua P.M.I. PROCESOS DE PLANIFICACION Alcance (1) Tiempo (2) Costos (3) Integracion (4) Riesgos (5) PROCESOS FACILITADORES Calidad (10006) Recursos Humanos (7) Adquisiones (8) Riesgos (5) Comunicaciones (9) PROCESOS DE EJECUCION

51 ISO Sistemas de Gestión de la Calidad- Directrices para los Planes de la Calidad

52 Contenido de ISO/ Desarrollo de un plan de la calidad 5 Contenido de un Plan de la calidad 6 Revisión, aceptación y actualización del plan de la calidad ANEXO A Ejemplos de Planes de la calidad ANEXO B Tabla comparativa entre ISO e ISO 9001

53 CONTENIDO PLAN DE GESTION CALIDAD EN PROYECTO 5.1 Generalida des 5.2 Alcance 5.3 Elementos de entrada 5.4 Objetivos de la calidad 5.5 Responsabilidad de la dirección 5.6 Control de documentos y datos 5.7 Control de los registros 5.8 Recursos: 1.Provisión de recursos 2. Materiales 3. Recursos Humanos 4 Infraestructura y ambiente de trabajo 5.9 Requisitos 5.10 Comunicación con el cliente 5.11 Diseño y desarrollo: 1 Proceso de diseño y desarrollo 2 control de cambios del diseño y desarrollo 5.12 Compras 5.13 Producción y prestación del servicio 5.14 Identificación y trazabilidad 5.15 Propiedad del cliente 5.16 Preservación del producto 5.17 Control del producto no conforme 5.18 Seguimiento y medición 5.19 Auditoría

54 PORQUE Y PARA QUE DE LOS PROYECTOS La estrategia de la organización identifica las oportunidades. Las oportunidades son evaluadas y capturadas en un caso de negocios u otro documento similar. Las oportunidades seleccionadas dan lugar a proyectos que proporcionan entregables. Estos entregables se pueden utilizar para obtener beneficios. Los beneficios dan la evidencia del éxito de la estrategia organizacional.

55 HECTOR V. GARZON G. INLAC COLOMBIA Tel: Bogotá COLOMBIA Héctor V. Garzón Granados

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