Facultad Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM ESTELI AUDITORIA INTEGRAL III. Compilado y adaptado por: MSc. Jeyling María Alfaro Manzanares

Transcripción

1 2013 Facultad Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM ESTELI AUDITORIA INTEGRAL III Compilado y adaptado por: MSc. Jeyling María Alfaro Manzanares

2 Índice de Contenidos I UNIDAD: MUESTREO DE AUDITORÍA PARA PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS INTRODUCCIÓN PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA El proceso de muestreo aplicado a auditoría Muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No MUESTREO PARA DETALLES DE SALDOS Y BALANCES ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No II UNIDAD: AUDITORIA DE SISTEMAS COMPLEJOS DE PED.( para un eficiente manejo de la información) GENERALIDADES PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No AUDITORIA CON COMPUTADORA UTILIZACION DE SOTWARE DE AUDITORIA GENERAL AUDITORIA CON MICROCOMPUTADORA PREOCUPACIONES POR EL CONTROL DE CALIDAD ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No III UNIDAD: AUDITORIA DEL CICLO DE PERSONAL Y NÓMINAS Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del personal y nóminas ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Toma de tiempo y preparación de Nómina Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No IV UNIDAD: AUDITORÍA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS Naturaleza del ciclo de adquisiciones y pago Procesamiento de las órdenes de compra Recepción de mercancías y servicios Reconocimiento dela responsabilidad Pruebas de control y pruebas sustantivas de transacción ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Verificación de desembolsos de efectivo ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Cuentas por pagar Procedimientos de análisis Auditoria de equipos de fabricación Verificación del gasto de depreciación Auditoria de gastos pagados por anticipado Pruebas de Auditoria ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Auditoria de pasivos acumulados Auditoria de operaciones Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 1 -

3 Procedimientos analíticos para operaciones ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No V UNIDAD: AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIO Y ALMACENAJE Funciones del ciclo y controles internos del inventario y almacenaje Partes de la auditoria de inventario Auditoria de contabilidad de costos Procedimientos analíticos Pruebas de detalles para el inventario Observación física del inventario ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Auditoria de precios y recopilación Integración de pruebas ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No VI UNIDAD: AUDITORÍA DEL CICLO DE ADQUISICIÓN Y REEMBOLSO DE CAPITAL Documentos por pagar Auditoria CAPITAL SOCIAL CONTROLES INTERNOS ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Auditoria de capital AUDITORIA DE DIVIDENDOS AUDITORÍA DE UTILIDADES RETENIDAS ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No VII UNIDAD: AUDITORÍA DE SALDOS EN CAJA Tipos de cuentas de efectivo Efectivo en el banco y ciclos de transacción Auditoria de la cuenta general de efectivo Auditoria de la cuenta de nómina en el banco Auditoria de caja chica ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No VI UNIDAD: TERMINACIÓN DE LA AUDITORÍA Revisión de responsabilidades contingentes y compromisos Acumulación de la evidencia final Evaluación de resultados Descubrimientos posteriores de hechos ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No TRABAJO DE FIN DE CURSO Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 2 -

4 I UNIDAD: MUESTREO SALDOS DE AUDITORÍA PARA PRUEBAS DE DETALLES DE Objetivos Académicos: Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas. Aplicar el muestreo de unidades monetarias. Tomar acciones apropiadas cuando se encuentran excepciones en la muestra. Emplear el muestreo por variables. INTRODUCCIÓN Uno de los campos donde últimamente se ha buscado con más interés la aplicación de las técnicas de muestreo estadístico, es en la auditoria profesional. En efecto, en este ámbito de actividades se presentan frecuentemente situaciones cuyas condiciones indican una perfecta educación para el empleo del muestreo estadístico como la masividad, o sea la existencia de numerosas partidas que deben sujetarse al examen; y al homogeneidad del universo, o sea el hecho de que las partidas tienen un comportamiento similar en algunas de sus características. Con el empleo de técnicas de muestreo estadístico en el examen de estados financieros, el auditor normalmente lleva a cabo pruebas selectivas de transacciones financieras. Solo en casos extraordinarios deberá examinar todas o sustancialmente todas las partidas que integran un grupo de operaciones. Generalmente se puede obtener información respecto a las características de un grupo de partidas estudiado una pequeña muestra. Siempre que el auditor utiliza una técnica de muestreo se enfrenta a tres problemas: cómo seleccionar las partidas, cómo determinar el tamaño de la muestra, y cómo evaluar los resultados de la muestra. Al resolver estos interrogantes debe considerar la calidad de los controles internos en vigor, el tipo de auditoria que está siendo llevada a cabo, las condiciones descubiertas a medida que la auditoria avanza, la naturaleza de las transacciones que se examinan, el volumen de las mismas y la clase de personal responsable del registro de las operaciones. Sin embargo, por diferentes que sean entre si las aplicaciones, guardan entre ellas un elemento común: la formulación de una opinión sobre el universo o población, con base en el examen de una muestra. Este elemento común hace posible la sistematización del procedimiento y el establecimiento de principios generales, independientes de la utilización concreta a que se destine. El auditor puede lograr una muestra ya sea con base en el juicio personal o mediante técnicas de muestreo estadístico. El muestreo sobre la base de juicio personal es la técnica tradicional denominada muestreo no aleatorio; en este caso la selección y la amplitud de la misma se hacen sobre una base subjetiva, en ocasiones arbitraria. En el segundo caso la selección es aleatoria o al azar, con la cual los resultados obtenidos permiten una mayor confianza, al considerarlos como si hicieran referencia a todos los elementos que constituyen el universo o población a investigar. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 3 -

5 PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA La prueba selectiva o muestreo es un procedimiento que sirve para derivar conclusiones sobre las características de un grupo numeroso de partidas, mediante el examen de un grupo parcial de ellas. El grupo de partidas cuyas características desean conocerse reciben en nombre de universo y el grupo de partidas que son examinadas se denomina muestra. El uso del muestreo, bajo el nombre específico de prueba selectiva, ha sido general y antiguo en la práctica de la auditoria. En un principio, las labores profesionales de auditoría eran en su mayor parte exámenes exhaustivos de las operaciones y registros de una empresa, tendientes a corregir y modificar los efectos de métodos deficientes de contabilidad y control interno. Sin embargo, corriendo paralelamente con la evolución de las empresas y con el avance de los métodos de contabilidad y de control interno, los auditores fueron entendiendo lo impráctico y antieconómico que resultaba un examen exhaustivo de operaciones, registros y comprobantes y aprendieron a tomar como base su opinión profesional en exámenes parciales que fueron llamados pruebas selectivas. Varias fueron las causas que llevaron a este desenvolvimiento, pero probablemente las más importantes son las siguientes: a). La mejoría en los métodos de contabilidad en particular y los sistemas de control interno en general, hizo que la prevención y el descubrimiento de errores y fraudes quedaran encomendados a los propios sistemas internos de las empresas y no a una revisión realizada a posteriori por un auditor. De esta manera, el trabajo de éste fue enfatizando el juicio profesional sobre políticas y criterios generales relacionados con la comprobación de la efectividad de los sistemas internos de la empresa y el descubrimiento específico del fraude. b). La evolución hacia la gran empresa, que se tradujo en una tendencia de las operaciones a hacerse, por un lado numerosas, y por otro semejantes entre sí (rutinarias). Esto enfrenta al auditor con universos homogéneos susceptibles de ser probados selectivamente. El proceso de muestreo aplicado a auditoría 1. El proceso de auditoría. El trabajo de auditoría no representa una actividad aislada, no se aplica por el simple hecho de recibir información sobre deficiencias en cierta área y acudir a la brevedad de tiempo a practicar el trabajo, o por que en determinado momento se hace necesario aplicar una auditoria a ciertos Estados Financieros y en necesario enviar un auditor de manera inmediata. Las decisiones sobre: qué, en donde, quienes y, cuántos, no se deja para el momento en el que el auditor llega al lugar del trabajo y comienza El trabajo de aplicar los procedimientos y tomar estas decisiones. Se ejecutan antes mediante un trabajo de gabinete en el por lo general intervienen, el auditor, el jefe del área, y un supervisor. Antes de concurrir al lugar en el que se hará la auditoria es necesario hacer un trabajo previo mediante el desarrollo de un plan de auditoría. Antes de ejercer el trabajo es necesario definir con claridad y precisión aspectos tales como: para qué se va hacer la auditoria?, quien solicita el trabajo?, cómo se encuentra compuesto el universo y qué partidas son las que lo componen?, qué procedimientos contables o no contables son los que se deberán utilizar para analizar la evidencia?, cuántas partidas se deberán auditar y cuáles? Esta Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 4 -

6 última cuestión es muy importante para seleccionar un número suficiente de casos que permita de manera confiable establecer un dictamen sin necesidad de tomar un número de observaciones muy grande, que ocasiona la mayoría de las veces un mayor trabajo y desperdicio de recursos. La aplicación del trabajo de auditoría requiere del desarrollo de un plan. 2. Planeación de la auditoría El plan de muestreo en la auditoria es un proceso sistemático que permite definir mejor las hechos antes de actuar. La normatividad profesional exige que para la realización del trabajo de auditoría se haga un plan de muestreo, previo a la realización del trabajo. La sustentación de los resultados de una auditoria son algunas veces críticos, casos en los que se fincan responsabilidades de tipo penal. El plan de auditoría permite establecer las conclusiones de manera sustentada, proporciona elementos indispensables para poder justificar las conclusiones del dictamen. El plan consiste de tres partes: fijar los objetivos, definir los procedimientos que se deberán emplear, establecer el tipo de muestreo que se deberá aplicar e identificar el universo y las unidades que lo componen, unidades incluidas en la muestra. Toda auditoría requiere primeramente de estudiar, analizar y definir sus alcances y objetivos. Así por ejemplo si se desea hacer una auditoría para verificar si la aplicación de los recursos utilizados para determinada partida de obra pública, se encuentran correctamente aplicados. El objetivo puede ser: verificar que las facturas por compras al crédito adjudicados por la entidad X durante el segundo semestre del 2012, con cargo a la partida Inventario Y se hayan aplicado de acuerdo con la normatividad establecida. Una vez establecido el propósito del trabajo, deben establecerse los procedimientos que de deberán emplear. En el caso del muestreo por atributos, estos deben conducir a definir de manera clara y completa los atributos que deberán ser verificados para determinar la existencia de desviaciones. Para la adjudicación de créditos del caso anterior, los atributos pueden definirse como: i) verificar que se cuenta con toda la documentación reglamentaria. ii) que todas las firmas, tanto del proporcionado del bien como del comprador, sean elegibles. iii) verificar la documentación y el monto de las facturas así como su correspondiente asiento en el mayor. iv) verificar la vigencia del crédito y su asignación presupuestal. Para una auditoría de pruebas de control se verifican cada una de estas características o atributos para dos posibles resultados, existe desviación cuando no se verifican las condiciones, o no existe desviación y el control opera con normalidad. El universo es el total de elementos que componen la auditoría, éste debe ser definido con claridad y precisión, de tal manera que se comprenda cuál es el objeto del estudio, y sobre qué elementos realizará su trabajo el auditor. Después de planear la auditoría se procede a definir el tipo de muestreo y calcular el tamaño de la muestra, para pasar posteriormente al trabajo de campo que consiste en recolectar y analizar la observaciones empleando los procedimientos típicos de la auditoría, para finalmente evaluar los resultados y establecer las conclusiones mediante el dictamen correspondiente. A continuación se esquematiza de manera general el plan y proceso de auditoría, que consiste en ocho etapas o pasos, mismas que se estudiarán más adelante. De manera resumida, el proceso de auditoría consiste en establecer el plan, calcular la muestra y seleccionar las observaciones, aplicar los procedimientos de la auditoría, y finalmente evaluar los resultados. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 5 -

7 a) Objetivos. El auditor determinara los objetivos específicos de la auditoria así como los posibles procedimientos de auditoría que sean necesarios para lograrlos. La consideración de la naturaleza de la evidencia de auditoría buscada y las condiciones de error así como otras características que posiblemente surgirían en relación con la evidencia buscada, ayuda mucho al auditor en definir qué constituye un error o desviación, y qué población se debe utilizar para propósitos del muestreo. Con base a la compresión general de la entidad, el auditor determinará si la auditoria a realizar será por componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir los objetivos generales y específicos de la auditoria. El auditor determina los objetivos específicos de la auditoria, y los posibles procedimientos de auditoría que sea posible para lograrlos. Por ejemplo al fijar el objetivo general el auditor debe considerar algunos objetivos específicos, tale cómo: Emitir un informe que exprese una opinión sobre sí el Estado de la Situación Financiera, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de caja, entre otros emitidos por la entidad XXX, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el período auditado, de conformidad a principios de contabilidad y Normas Internacionales de Información Financiera. Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de una entidad, evaluar el riesgo de control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno. Hacer pruebas para determinar sí la entidad cumplió en todos los aspectos importantes con los términos de contratos, leyes y regulaciones aplicables a la entidad. Determinar si la gerencia ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditorías anteriores. b) El universo y las unidades de observación. Para alcanzar los objetivos es necesario identificar de manera clara y precisa la población o universo de las partidas que se analizarán, así cómo definir la forma de caracterizar las desviaciones y definir la materialidad. Por ejemplo, dado que el objetivo es formar una opinión sobre la integridad de las transacciones de compras, la población apropiada podría ser todas las facturas aprobadas que hayan sido registradas durante cierto periodo de tiempo. El auditor tomará en cuenta la materialidad como el límite máximo de error que está dispuesto a aceptar para emitir un dictamen sin salvedades. En la determinación de la materialidad los auditores utilizarán su juicio profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los estados financieros para la toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad, el auditor deberá tener presente quienes son los usuarios primarios y secundarios de los estados financieros, que uso darán probablemente a dichos estados financieros y el grado de precisión que deberá tener su información para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos. Para identificar adecuadamente el universo es necesario aplicar tres criterios: integridad, pertinencia y, estratificación. Estos criterios permiten asegurar al auditor que el universo se haya definido correctamente. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 6 -

8 Integridad. El auditor se debe asegurar de que todas las partidas supuestamente contenidas en la población sean incluidas. Por ejemplo, si el auditor decide seleccionar facturas de pago de un archivo, no puede sacar conclusiones sobre todas las facturas para el período entero cuando el auditor no está seguro de que todas las facturas hayan sido archivadas. Pertinencia. El auditor debe asegurarse de que la población es la apropiada para el objetivo de auditoría en el proceso de muestreo. Un ejemplo sería si el objetivo del auditor es confirmar la existencia de las cuentas a pagar (Acreedores Monetarios), la población podría ser toda la lista de las cuentas por pagar. Estratificación. En los casos donde el auditor quiere mejorar la eficiencia de la auditoria, puede optar por estratificar la población. Esto quiere decir que el auditor divide la población en sub-poblaciones distintas, tomando como base algunas de sus características únicas tal como su valor monetario. Un ejemplo sencillo para mostrar este punto es cuando el auditor desea probar el registro subsidiario de las cuentas por pagar (Acreedores Monetarios), el auditor podría agrupar la población en tres partes: Cuentas de más de $ 5 millón. Cuentas entre $ 1 millón y $ 5 millones; y Cuentas de menos de $ 1 millón. El esfuerzo inicial de estratificación permite que un porcentaje mayor del esfuerzo de auditoría sea enfocado hacía las partidas de mayor valor, las cuales posiblemente contienen las mayor posibilidad de errores monetarios. Sin embargo, vale destacar que los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados a una partida en un estrato pueden ser proyectados a las partidas dentro del mismo estrato. Para llegar a una conclusión sobre la población total, el auditor tendrá que considerar otros factores tales como el riesgo y la materialidad en relación con cualquier otros, estratos que compongan la población entera. En términos del aumento en la eficiencia de la auditoria, la estratificación reduce la variabilidad de las partidas dentro de cada estrato, así permitiendo la reducción en el tamaño de la muestra sin aumentar proporcionalmente el riesgo de muestreo. 3. Selección del tipo de muestreo Al determinar el tipo de muestreo que se deberá emplear existen dos enfoques: muestreo estadístico o no estadístico. El muestreo no estadístico no permite la inferencia, se basa en juicios muchas veces subjetivos y no existe una medida efectiva para evaluar el riesgo y conocer el grado de error en el que se incurre al establecer el dictamen final a partir de una muestra. En este tipo de muestreo por lo general se incurre en la selección de una muestra de tamaño arbitrario, que resulta costosa y subjetiva para establecer las conclusiones. Por otro lado el muestreo estadístico es científico y permite realizar la inferencia estadística mediante el empleo de medidas de control del error y del riesgo, representa una forma de evaluar el efecto de los errores que se encuentran en la auditoria. La excelencia en la aplicación de la normatividad y el empleo de los mejores métodos contables para analizar las observaciones no garantizan por sí solos la calidad de la auditoria, es necesario añadir a estos un adecuado procedimiento de muestreo. En todos los procesos de auditoría y fiscalización, la calidad y las conclusiones dependen mucho de la manera en que se tome una muestra confiable de todos sus elementos. Es necesario que los auditores tengan conocimientos de estadística, para un uso adecuado del muestreo con probabilidades. El uso del muestreo no estadístico para establecer conclusiones sobre la población, implica riesgos muy graves, debido a que la selección de la muestra depende del criterio de las personas que la obtienen y puede introducir desviaciones muy importantes sin que el auditor se dé cuenta. En el muestreo no-estadístico (basado en el juicio profesional del auditor), el auditor no puede expresar sus conclusiones con una medición cuantitativa del nivel de confianza. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 7 -

9 El muestreo estadístico de puede dividir en muestreo para datos cualitativos, también llamado de Pruebas de Control por atributos, y el muestreo para datos métricos o de tipo cuantitativo, también llamado de Pruebas Sustantivas. a) Muestreo por Atributos para Pruebas de Control. Se define el muestreo de atributos como un método estadístico y probabilístico de evaluación de muestras que da como resultado el cálculo de la proporción de partidas en una población que contiene una característica o ciertos atributos de interés. En un plan de auditoría se define la partida para la muestra como un saldo de una cuenta, una factura de compra, una firma de aprobación, o cualquier otra característica de la población contable que tiene alguna importancia real o física. El muestreo de atributos se dirige a la estimación de la proporción de una población que tenga o no tenga un atributo especifico. Por ejemplo, el pago fue autorizado o no; la deuda fue vencida o no. En ambos casos, hay solo dos resultados posibles para cada partida; sí o no, cumple o no cumple, correcto o incorrecto. Una desviación crítica de cumplimiento es una condición observada en una partida específica de una muestra, la cual proporciona evidencia de una desviación de un procedimiento de control clave sobre el cual el auditor deseaba confiar. Por ejemplo, si la nómina no se prepara de acuerdo a los procedimientos prescritos por la administración, existe una desviación de cumplimiento si el auditor deseaba confiar en la preparación de la nómina de acuerdo con los procedimientos prescritos. b) Muestreo de Unidades Monetarias o de Pruebas Sustantivas. Este tipo de muestreo se utiliza cuando se desean analizar los detalles de los saldos para encontrar desviaciones monetarias. Es una técnica muy usada principalmente cuándo se requiere obtener una muestra en la que los saldos de mayor tamaño monetario sean incluidos en la muestra. Consiste en un muestro de tipo sistemático en las unidades muestrales que representan dinero, y se desea que las partidas que contiene los mayores montos tengan una mayor probabilidad de ser elegidas. c) Muestreo por Variables Clásicas. Este tipo se caracteriza en que cualquier elemento de la población puede ser elegido en la muestra, cualquier cuenta del universo tiene la misma probabilidad de ser auditada. Éste tipo de muestreo consiste en la selección de muestras sencillas al azar, en donde se garantice que todas las partidas de la población tienen igual oportunidad de ser elegidas en la muestra. Consiste en seleccionar la muestra de tamaño n de una población de tamaño N, mediante un método que permita garantizar que cualquier muestra de tamaño; n, tenga la misma probabilidad de ser seleccionada. Las observaciones se consideran con o sin reemplazo, en el caso de la actividad de auditoría esta se considera con reemplazo, ya que si se selecciona una partida más de una vez no importa, por las cuentas que se seleccionan dentro de la partida en diferentes ocasiones. Si se obtiene una muestra de tamaño n de una población de N unidades cada elemento de la muestra tiene una probabilidad: n / N, de ser incluida. 4. Cálculo del Tamaño de Muestra El cálculo del tamaño de la muestra estadística es una parte importante del proceso de auditoría. Para calcular su tamaño (n), es necesario primeramente determinar el tamaño de la población (N) así como y el tipo de datos que se analizan. Los datos pueden ser de tipo cualitativo o cuantitativo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 8 -

10 a) Datos cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos como su nombre lo indica se refieren a una cualidad o atributo de las cosas, es decir una cuenta está bien o presenta errores, sólo se califica un éxito o fracaso, es éxito si no hay desviaciones y fracaso si se encuentra alguno. El muestreo por cualidades o atributos cuantifica únicamente las frecuencias de ocurrencia. Y puede ser de dos tipos: Pruebas para el Control de Operaciones y Pruebas Cualitativas para Irregularidades Monetarias. Este tipo de muestreo recibe también el nombre de muestreo por atributos y se utiliza para calcular la proporción de partidas de una población que contiene una característica o un atributo de interés. Esta proporción recibe el nombre de tasa de ocurrencia que se expresa por lo general como un porcentaje. Por ejemplo el auditor llega a verificar la tasa de excepción de los recibos de pago y estima que ésta tasa es del 4%, es decir se estima que la materialidad es que sólo el cuatro por ciento presenta irregularidades. Las Pruebas para Control se utilizan para verificar si las normas especificadas por la regla contable se llevan a cabo y en caso negativo detectar fallas. Por ejemplo los registros de gastos deben de ir apoyados por copias de las facturas para verificar los desembolsos, en este caso la prueba de control consiste en examinar estos documentos para verificar que tengan la validez adecuada. En caso contrario, registrar las desviaciones representadas mediante una frecuencia o porcentaje. Pruebas de Cualitativas para Irregularidades Monetarias. En este tipo de auditoría se busca detectar desviaciones de monetarias registrando únicamente la desviación sin especificar su monto. Por ejemplo si la norma específica registrar todas las entradas de caja en una cuenta bancaria, se registran todas las entradas de caja y se concilian con los depósitos reales hechos en el banco en un periodo de tiempo determinado. Datos cuantitativos. Los datos métricos o de tipo cuantitativo se refieren a cantidades o montos específicos de dinero. Pueden ser de dos tipos: las auditorías para verificar los Detalles de Saldos y las Variaciones en los Montos. Pruebas para Detalles de Saldos. En este procedimiento el auditor determina si el saldo en una cuenta se ha declarado de manera razonable. Por ejemplo Se tiene una lista de 100 cuentas por cobrar las cuales suman $ 100, 000 el auditor debe verificar las cuentas para detectar desviaciones monetarias entre los montos registrados. Pruebas para Variaciones en los Montos. A este tipo de procedimiento también se le conoce como método de las variables. La finalidad de este procedimiento consiste en medir el monto verdadero del error en un saldo de cuenta a fin comprobar si las diferencias no exceden una cantidad tolerable. b) Calculo del tamaño de la muestra Para el cálculo del tamaño de la muestra es necesario conocer de antemano los siguientes elementos: Riesgo de muestreo (RE) Desviaciones criticas (CD) Desviación esperada del universo (E) Desviación tolerable (ET) Riesgo de Muestreo (RE). La estadística no es exacta y siempre incurre en un error al concluir algo que en realidad es falso, este error recibe el nombre de riesgo de error. La única forma de obtener certeza completa Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página - 9 -

11 sobre los resultado es analizando al 100% de todos los elementos que componen el universo. Puede interpretarse como el riesgo de aceptación incorrecta. El Riesgo de muestreo se representa mediante la letra RE y representa el nivel aceptable de riesgo, (error de muestreo) tiene que ver con la posibilidad ( ) de que una muestra, apropiadamente escogida, no sea representativa de la población. En otras palabras, la conclusión del auditor sobre los controles internos, o los detalles de transacciones basadas en la muestra, pueden ser diferentes de la conclusión que resultaría de un examen de la población entera. Representa la probabilidad de aceptar las conclusiones de un dictamen sin que estas sean ciertas. Desviación Crítica. Se representa mediante las letras DC y es una condición observada en una partida específica de una muestra, la cual proporciona evidencia de una desviación de un procedimiento de control clave sobre el cual el auditor deseaba confiar. Por ejemplo, si la nómina no se prepara de acuerdo a los procedimientos prescritos por la administración, existe una desviación de cumplimiento si el auditor deseaba confiar en la preparación de la nómina de acuerdo con los procedimientos prescritos. Desviación esperada para el universo (E). Es la tasa de desviaciones críticas que el auditor espera de la muestra. Se basa esta decisión en la experiencia anterior. Puede expresarse en términos de un número o porcentaje. Esta información se obtiene de trabajos de auditoría practicados anteriormente en esa misma entidad, o mediante la experiencia del auditor sobre la estimación del estado que guarda ese universo por medio de información recolectada previamente. Es práctica común en el trabajo de auditoría recabar información previa sobre las condiciones del ente que se va auditar. Para calcular un tamaño de muestra siempre será necesario obtener información previa sobre el universo. Error tolerable (ET). Para llevar a cabo el proceso de inferencia es necesario fijar un tolerancia de error, que se puede interpretar como: cuál es la diferencia máxima que se está dispuesto aceptar entre los resultados de la muestra y de la población. La estadística infiere el comportamiento de la población a partir de los resultados de la muestra, por medio de un intervalo de confianza, este intervalo se compara con el intervalo que se obtiene con la muestra al considerar la tolerancia de error, así por ejemplo. Sí la tolerancia de error es del 3%, y la tasa de desviaciones encontradas en muestra es del 7%, se está dispuesto aceptar que el porcentaje de desviaciones encontrados en la muestra tiene una variación máxima de ± 3%, es decir, el auditor aceptará un dictamen favorable si la tasa de desviaciones de la población se encuentra dentro del intervalo 7% ± 3%; (4% 10%) Sí el límite superior de la tasa de desviaciones de la población es mayor al 10%, el dictamen será negativo dado que no cumple las condiciones de materialidad fijadas por el auditor. Un intervalo de aceptación en donde se encuentra el porcentaje de desviaciones, y aún así concluir con un dictamen favorable, se obtiene como: Desviaciones de la muestra ± Tolerancia de error, El riesgo de error se define para pruebas de control como: el porcentaje máximo de desviaciones de cumplimiento de control que el auditor esté dispuesto a aceptar y todavía concluir que se puede confiar en el control probado. Esta tasa tolerable es lo que se conoce como materialidad. c) Precisión. La precisión representa el porcentaje o cantidad que el auditor acepta puede existir entre el valor de las desviaciones encontradas en la muestra y el verdadero valor del universo. Por ejemplo sí el porcentaje de desviaciones que se encontraron al auditar la muestra fue del 4%, y el valor real de las desviaciones del universo es 7%, la precisión obtenida es de 3%. Este valor se compara con la tolerancia de error fijada al establecer la materialidad del trabajo de auditoría, para aceptar o rechazar el universo. d) Efecto de la precisión sobre el tamaño de muestra. El cálculo del tamaño de muestra se ve afectado por los parámetros que se utilicen en su cálculo. La tolerancia de error y el rie4sgo tienen un efecto importante sobre el tamaño de la muestra. A medida que disminuye el riesgo de error y la tolerancia, el tamaño de muestra aumenta. El auditor fija estos parámetros en función de la precisión que requiera su dictamen, un riesgo de error del 10% para una tolerancia del 3% tendrá un tamaño de muestra menor que sí se fija, un riesgo de error del 5% para una tolerancia del 1%. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

12 Tres son los elementos que concurren para el cálculo del tamaño de muestra: riesgo de error, tolerancia de error y, tasa estimada de desviaciones del universo. Estos tres elementos se fijan en la etapa de planeación de la auditoría, el buen criterio de auditor para obtener la mezcla correcta de estos de acuerdo a los objetivos del trabajo, son necesarios para obtener un buen cálculo del tamaño de muestra, una mezcla mal diseñada genera tamaños de muestra excesivos o extremadamente reducidos. La tasa de desviaciones del universo es la única de las tres que opera en sentido inverso, al disminuir la tasa de desviaciones del universo el tamaño de muestra disminuye. El efecto de estos tres factores sobre el tamaño de la muestra se ilustra en la siguiente tabla. Manipulación de los Parámetros Riesgo de error disminuye Tolerancia de error disminuye Tasa de Desv. de la Pob. Disminuye Efecto sobre el tamaño de la Muestra Aumenta Aumenta Disminuye d) Tipo de universo. Para calcular el tamaño de muestra es necesario identificar el tipo de universo. La estadística considera dos tipos de universo, infinito o finito, ambos tipos de población o universo considerados afectan el cálculo del tamaño de muestra. Población infinita. La población o universo es infinito cuándo su tamaño es muy grande y por lo mismo no se conoce su número total de elementos. Por ejemplo cuando la población se define como el número de personas que asisten en una semana determinada al Parque Central, éste número es muy grande y desconocido, para fines de muestreo la población se considera infinita. Cuando se conoce el número total de elementos de la población, también esta puede ser infinita, en éste caso la población se considera infinita, cuándo el tamaño de la muestra obtenida es muy pequeña con relación al tamaño del universo. Por ejemplo, cuándo se extrae una muestra de 50 archivos de una población de 10,000, para fines estadísticos se considera infinita. La estadística considera, cuando el tamaño del universo es conocido, que la población es infinita cuando el tamaño de la muestra es menor al 5% del total de la población. Es decir cuando el valor de la muestra calculada cumple con la siguiente condición: n (0.05 x N), es decir, cuándo: n/n 0.05 Población finita. El universo o población se considera finita, cuando ésta es contable, se conoce el número total de los elementos que la componen, y el tamaño de la muestra no es muy pequeño, relacionada con el tamaño del universo. Por ejemplo, cuándo de un archivo con 700 expedientes, se extrae una muestra de 200. De manera semejante al caso de la población infinita, la población se considera finita cuando se verifica la siguiente condición. n/n > 0.05 Por ejemplo, para una muestra de 150 expedientes extraídos de un archivo que contiene La población se considera finita, ya que cumple con la condición anterior. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

13 Para calcular el tamaño de muestra, primeramente se considera el universo de tamaño infinito, y se realiza el cálculo bajo éste supuesto. Posteriormente se hace la comparación entre el tamaño de la muestra y la del universo, aplicando las expresiones anteriores. Si el tamaño de la muestra es mayor al 5% (0.05) del tamaño de la población, se hace una corrección al tamaño de muestra calculado, aplicando un factor de corrección, llamado ajuste por población finita. Este factor está determinado mediante la siguiente expresión. N*, representa el tamaño de la muestra con población infinita. Para el ejemplo anterior, en el que se dispone de una muestra de 150 expediente extraídos de un universo de 2000, la población es finita, como ya se concluyó. Por lo tanto el tamaño de muestra calculado con el supuesto de población infinita, deberá ser corregido mediante el factor de ajuste. Para obtener un tamaño de muestra con valor de 140 expedientes, como se muestra en el cálculo siguiente. 5. Selección de las observaciones. Después de calcular el tamaño de la muestra es necesario definir la forma de seleccionar las partidas que se deberán auditar, estas se eligen al azar, es decir mediante métodos que garanticen que cualquier elemento de la población tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra. a) Números aleatorios. La forma de seleccionar las unidades del universo para formar la muestra es mediante el empleo de números aleatorios. Los números aleatorios son aquellos que cumplen con la condición de que son obtenidos al azar, es decir no guardan ninguna relación ni secuencia con los números anteriores, dependen de un suceso fortuito y por lo tanto son obtenidos espontáneamente, son al azar, así como sale un determinado número pudo haber salido otro. Por medio de éstos se seleccionan las partidas del universo o unidades de la muestra, dando la misma oportunidad a todas las partidas que la constituyen. Para obtener los números aleatorios que señalen que elementos seleccionar en la muestra, se utilizan tablas de números aleatorios elaboradas mediante procesos matemáticos, éstas existen en la mayoría de los libros de estadística, o bien se pueden generar de manera más práctica mediante una función matemática que se encuentra integrada en casi todas la calculadoras y computadoras. Ésta función permite generar series de números aleatorios mediante la instrucción Random. La función generadora de números aleatorios tiene la propiedad de que un vez que se inicia una secuencia para la obtención de los números, no se puede interrumpir. Los números se pueden repetir, en cuyo caso se omiten y se toma el inmediato siguiente. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

14 Mediante el uso de la hoja electrónica de cálculo Excel disponible en las computadoras se puede obtener los números aleatorios necesarios para extraer la muestra, empleando la función. ALEATORIO ()*(b-a)+a; mediante ésta se pueden generar números entre a y b. Por ejemplo para generar cinco números aleatorios entre 100 y 500, se usa: ALEATORIO()*( )+100, y se obtienen los siguientes: Existen cinco métodos más empleados para recolectar las observaciones. Simple aleatorio Sistemático Por celdas Por juicio Bloques. b) Simple aleatorio. Este método es el que cumple con la condición de que cualquier elemento de la población o universo tenga la misma probabilidad de ser seleccionado en la muestra. Para utilizarlo es necesario obtener primeramente el marco muestral, que está formado por todas las partidas que componen el universo identificadas mediante un número progresivo. Para seleccionar la muestra se generan números aleatorios entre los valores definidos por el marco muestral. Se seleccionan una serie de n números aleatorios, utilizando una tabla de números aleatorios o bien mediante un software de computadora. Las partidas cuyo número coincide con alguno de los n números aleatorios seleccionados, son los que se deben incluir en la muestra. Ejemplo. Un auditor desea tomar una muestra de los Estados Financieros de 120 clientes de una cierta Sucursal del país. Una muestra 15 Clientes es suficiente. Con el objeto de revisar sus Estados Financieros y verificar si se encuentran dentro de los principios de contabilidad y NIIF que regulan el quehacer contable. Lo primero es obtener una lista de los 120 clientes identificados mediante un número del 1 al n 120, después se deben generar 15 números aleatorios entre 1 y 120, éstos indican el cliente que se deberá incluir en la muestra. Sí se utiliza una calculadora personal se activa la función Random (RND), los números obtenidos de ésta forma se multiplican por 100 para obtener los 15 números buscados, la calculadora genera números entre cero y uno, muestra los números aleatorios como cifras decimales sin ningún entero. De ésta forma se garantiza que cualquier elemento de la población tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra. c) Selección sistemática. Este tipo de muestreo el auditor calcula un intervalo y después selecciona metódicamente las partidas para la muestra con base en el tamaño de intervalo calculado Es una técnica en la que el primer elemento de la muestra Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

15 se elige al azar mediante un número aleatorio, una vez elegido a este los siguientes se seleccionan de manera sistemática siguiendo una secuencia. Este método tiene la ventaja que la selección de los elementos de la muestra cubren todo el recorrido del marco muestral. La aleatoriedad del método no es perfecta ya que sólo se da en la selección del primer elemento, los siguientes no lo son. El muestreo sistemático constituye una alternativa conveniente cuando la recolección de datos en el muestreo simple aleatorio se complica debido al costo que representa la localización de las unidades muestrales. Es conveniente cuando es necesario que todos los elementos de los diferentes estratos contenidos en el marco muestral estén representados en la muestra. Se sigue el procedimiento descrito a continuación. Se genera un número aleatorio entre 1 y N A partir de este número se obtiene un cierto valor llamado k. K = N/ n A partir de primer número elegido al azar se elige el siguiente número contando K unidades a partir de él. Este procedimiento se repite con cada número seleccionado, recorriendo así todo el marco muestral de la población. Sí mediante la secuencia que se sigue llega un momento que el número calculado para extraer la observación de la población se sale del rango de los números de la población, se continúa a partir del límite inferior del rango, de forma tal que se recorra la imagen de los datos poblacionales. Ejemplo. Se tiene una población de facturas de compras que varían del número 1432 al 5429 y se desea obtener una muestra de 100. El cálculo del intervalo es de tamaño 40. El auditor obtiene una factura al azar digamos la número 1500, selecciona esta cuenta, las siguientes serán: = El procedimiento se repite hasta obtener la última cuenta. Se desea extraer una muestra sistemática de tamaño 90 de una población de K = 5000/90 = 55 Se genera un número aleatorio. Ejemplo 3034, a partir de este se encuentran los demás agregando 55 a cada uno de ellos = = =3208 Así se extraen sucesivamente las observaciones hasta obtener 90. d) Por bloques. Una muestra por bloques consiste en la selección de transacciones similares que ocurren dentro de un período dado de tiempo. Además, hay que seleccionar varias partidas en sucesión. Sin embargo, una vez seleccionada la primera partida en el bloque, se seleccionan las demás partidas en el bloque automáticamente. Un ejemplo de éste método podría ser una selección de un bloque de 100 transacciones de ventas del diario de ventas para la cuarta semana de enero. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

16 Otro caso podría ser una muestra compuesta de las facturas procesadas durante las primeras dos semanas de diciembre. Una muestra de cien partidas podría ser escogida seleccionando cinco bloques de 20 partidas cada uno. La única oportunidad de que sea útil este método es cuando existe un número razonable de bloques, para asegurar que la muestra sea representativa. De otra manera, la selección de un solo bloque del conjunto de todas las transacciones de un año no es apropiado, en la mayoría de los casos. Además, dado que se usa pocos bloques, la probabilidad de escoger una muestra que no sea representativa es demasiado elevada, tomando en cuenta la posibilidad de eventos tales como la rotación del personal, cambios en el sistema contable, y la naturaleza cíclica de muchos negocios. e) Selección por celdas. Bajo este método, se divide la población en un número de celdas determinado, y se selecciona de manera aleatoria una partida de cada celda. Por ejemplo si tamaño del universo es 1000 y se desea extraer 5 observaciones, se obtienen cinco celdas de tamaño 200, la población se divide en celdas de 1-200, , , , y , y una partida de cada celda será escogida. Este método soluciona el problema que surge cuando pre-numeran las partidas, pero mantiene la ventaja del muestreo sistemático, porque selecciona todas las partidas de valor más grande que el intervalo promedio de la muestra. La desventaja de este método es que toma mucho más tiempo. f) Selección por juicio. En este método la muestra se selecciona tomando en cuenta un juicio del auditor basado en su experiencia y criterio personal. Este método es más subjetivo y vulnerable a sesgo, en comparación con otros métodos. Muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones Este tipo de muestreo utiliza datos no métricos, llamados así por que se refieren sólo a un atributo de las cosas, aquí no interesa medir un monto o alguna otra cantidad de tipo métrico ( magnitud), lo único que interesa es conocer si el atributo de interés está presente o no. Como el caso muy común de analizar un procedimiento administrativo, del cuál se sabe consiste de una serie de pasos cada uno de los cuales requiere un control, para cada uno de éstos interesa saber si cumplen con los atributos que específica cierta normatividad administrativa previamente conocida, si el procedimiento se encuentra bajo control, indica que los atributos están presentes, la ausencia de uno representa una desviación, misma que deberá ser detectada por los procedimientos de auditoria. La auditoría para pruebas de control puede utilizar principios contables y no contables, algunos claramente establecidos por la práctica de auditoría, por ejemplo un principio contable establece que todo desembolso que se asiente en el mayor vaya acompañado por la factura que ampara ese monto. Esta cualidad de tipo contable se puede auditar mediante el empleo de un procedimiento estadístico para auditoria de pruebas de control. Al igual que otros tipos de muestreo estadístico, este método requiere del entrenamiento y capacitación de los protagonistas: el auditor, un supervisor y el jefe de departamento. Requiere de un trabajo de planeación previo que consume tiempo y recursos, los cuales se ven ampliamente justificados por el ahorro del trabajo que se obtiene al ejecutar el trabajo de auditoría propiamente dicho. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

17 Al aplicar las pruebas de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, el muestreo estadístico permite la planeación y recolección de evidencia suficiente para cumplir con las normas de contable- financieras, y al mismo tiempo proporcionar una evidencia confiable y precisa para establecer dictámenes con mayor alcance profesional. Este tipo de muestreo también es conocido con el nombre de muestreo por atributos. La aplicación del muestreo estadístico hace énfasis en la planeación del trabajo de auditoría previo a la realización de la actividad misma. Este trabajo de planeación permite establecer los objetivos de las pruebas de control, definir claramente el universo, e identificar las unidades de observación. Elementos que permiten establecer con mayor claridad en donde y como ejecutar el trabajo, permite identificar los atributos relevantes para ejecutar el control. Este tipo de muestreo se aplica bajo principios de estadística para experimentos llamados binomiales, que son aquellos en que los resultados de que cada observación pueden ser sólo dos estados: bajo control o fuera de él, solamente dos posibles resultados, éxito o fracaso. Como se ha mencionado con anterioridad el muestreo estadístico no es exacto, solo se tendrá exactitud perfecta cuando se auditen el 100% de las unidades de observación de la población. Siempre existe un riesgo de error al aceptar un dictamen favorable cuando en realidad no lo es, error tipo alfa. Así mismo siempre es necesario estimar las condiciones iníciales en las que se encuentra el universo auditado a través de la experiencia o de trabajos previos realizados en esa entidad, se usa toda la información disponible para estimar las condición iníciales del universo del que se extraerá la muestra. Se define el muestreo para pruebas de control o de atributos, como un método estadístico y probabilístico de evaluación de muestras que da como resultado el cálculo de la proporción de partidas en una población que contiene una característica o atributo de interés. La aplicación de este tipo de muestreo requiere de la aplicación de un proceso de siete pasos a partir de los cuales el auditor puede ejecutar una planeación y recolección de una evidencia valida y confiable que le permita ejecutar el trabajo y establecer dictámenes sobre conclusiones extraídas de una muestra representativa del universo. El muestreo de atributos o pruebas de control se dirige a la estimación de una proporción de la población que tenga o no una característica del control definida por un conjunto de atributos específicos. Por ejemplo, el pago fue autorizado o no; la deuda fue vencida o no. En ambos casos, hay solo dos resultados posibles para cada partida; sí o no, cumplimiento o no cumplimiento, correcto o incorrecto. Una desviación crítica de cumplimiento es una condición observada en una partida específica de una muestra, la cual proporciona evidencia de una desviación del procedimiento de control clave sobre el cual el auditor desea establecer una conclusión. Por ejemplo, si la nómina no se prepara de acuerdo a los procedimientos prescritos por la administración, debe existir evidencia suficiente en la muestra para determinar con base en el número de desviaciones encontradas el estado que guarda el procedimiento. Un número suficiente de desviaciones en la muestra le permite concluir que la preparación de la nómina no se hace de acuerdo con los procedimientos prescritos. La tasa de ocurrencia esperada es la tasa de desviaciones críticas que el auditor espera del universo, esta decisión se basa en la experiencia anterior, puede expresarse en términos de un número o porcentaje. Por ejemplo, cuándo se estima que menos del 3% de los elementos de la población presenta desviaciones para el atributo estudiado. Esta apreciación no es subjetiva, sin embargo una estimación aproximada basada en la experiencia y conocimiento previo, es suficiente. Una estimación es con las características anteriores es suficiente para obtener la tasa de desviaciones esperadas del universo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

18 La aplicación del muestreo para pruebas de control se puede resumir en un procedimiento de siete pasos, los cuales se mencionan a continuación y se estudian más adelante. Procedimiento para realizar un muestreo para pruebas de control. 1.- Definición de los objetivos de la auditoria 2.- Definición del universo y la unidad de muestreo 3.- Identificación de los atributos y materialidad 4.- Cálculo del tamaño de la muestra 5.- Selección de las observaciones 6.- Recolección de la evidencia 7.- Evaluar los resultados y establecer el dictamen Cada una de estas partes se estudia a continuación. 1. Objetivos de la auditoria. El Objetivo general del muestreo por atributos es evaluar la eficiencia del diseño y operación de los sistemas operativos, determinar su nivel de control interno. Se fijan los objetivos de acuerdo con los planes de efectividad de los controles relacionados con determinado tipo de transacciones. Al fijar los objetivos propios de cada trabajo debe tenerse en cuenta quien es el usuario de la información y que tipo de decisiones son las que deberá tomar, tener presente: qué motiva a que el trabajo se ejecute?, que uso se dará a la información y conclusiones que establezca el dictamen? Estas y algunas otras cuestiones de este tipo son necesarias considerar para fijar con precisión los objetivos Por ejemplo, una oficina de auditoria para entidades del sector público desea probar la efectividad de controles relacionados la correcta aplicación de los recursos asignados al pago estímulos económicos del personal de servicios de una dependencia, para verificar que la aplicación se haya realizado de acuerdo a la normatividad vigente y que las erogaciones por concepto estímulos al personal se encuentren debidamente documentadas y autorizadas por los funcionarios correspondientes. En este caso se desea probar que los controles internos relacionados con la aplicación de los recursos se encuentren operando de manera efectiva y que no se ha incurrido en desviaciones o faltas en la transferencia de recursos aplicados al pago de estímulos al personal. 2. Definición del universo y las unidades de muestreo. El Universo se encuentra formado por el total de transacciones que se están probando. La identificación del universo debe tener consistencia lógica, ser homogénea con respecto a los controles que se desean probar. La unidad de muestreo la constituyen los elementos individuales del universo en donde se hará una observación para detectar desviaciones. La unidad de muestreo puede ser un expediente, un conjunto de documentos, una factura de compra, una firma de aprobación o cualquier otra característica del universo que tiene importancia real o física para detectar fallas en el control. Para el ejemplo el universo se puede identificar como el total de los expedientes que componen la nómina de la dependencia, y la unidad de muestreo se puede considerar como cada expediente de la nómina. Una mala especificación de las unidades de muestreo lleva a ambigüedades que más tarde crean confusión sobre en donde y como recolectar la evidencia. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

19 3. Identificación de los atributos y materialidad. La identificación de los atributos surge del conocimiento mismo de la estructura del control interno, dependen de los elementos que se son necesarios controlar. Cada elemento de control se relaciona con un atributo. Basado en el conocimiento de la estructura de control interno el auditor deberá identificar los atributos que se relacionan un la efectividad de los controles. Se deberá identificar un atributo para cada elemento del control específico que es necesario para analizar la estructura de control del procedimiento, y alcanzar los objetivos antes señalados. Por ejemplo. En una auditoría practicada a los desembolsos hechos por una Casa Matriz ubicada en el extranjero para subsidiar los pagos de la Semana en base a presupuesto. Se establecen los siguientes elementos previos al trabajo de auditoria. Objetivos. Examinar que las cédulas de entrega de los recursos otorgados a cada Subsidiaria contengan toda la información necesaria para verificar que el monto transferido se haya realizado de acuerdo a los procedimientos de transparencia que indican las Normas Internacionales de información Financiera. Universo y unidades de muestreo. El universo está compuesto por los 3 subsidiarias que componen el registro de la Casa Matriz. La unidad de muestreo es cada cédula que ampara el desembolso correspondiente. Atributos. Los atributos son definidos como: a) Vigencia y legibilidad de las firmas. b) Notas de débitos c) Justificación de los fondos. d) Presentación de ejecución presupuestaria La materialidad se define como la magnitud de una omisión o error de información contable que debido a las circunstancias, hacen probable que bajo el juicio razonable de una persona basado en la información que posee, influyan para determinar que existe una desviación por omisiones o errores encontrados. La materialidad se define como aquella tolerancia de error que el auditor está dispuesto aceptar aun así concluir con base en ella un dictamen positivo, por ejemplo si el auditor fija una tolerancia de error del 2%, está dispuesto aceptar que si encuentra más del 2% de desviaciones en el universo a partir de las desviaciones encontradas en la muestra, establecerá un dictamen negativo, ya que la materialidad que se fijo para este propósito fue de 2%. Es un juicio preliminar que el auditor establece sobre la importancia de cada atributo y la precisión con la que se quiere establecer una conclusión sobre él. Por ejemplo la importancia relativa para un saldo de cuenta es el error tolerable que se fija antes de que se considere que está significativamente desviado. Para el calculo del tamaño de la muestra cada atributo requiere de la fijación de un riesgo de error, sin embargo puede tenerse el caso en el que el mismo riesgo de error y los mismos parámetros pueden utilizarse para cada atributo, y así calcular solo un tamaño de muestra. Pueden presentarse dos casos: cuando los atributos tienen el mismo riesgo de error y mismos parámetros y calcular un solo tamaño de muestra igual para todos ellos, o bien cuando cada atributo tiene diferente importancia para el control y por lo tanto requieren de diferente riesgo de error, y diferentes tamaños de muestra. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

20 4. Calculo del tamaño de muestra El tamaño de la muestra se determina considerando tres elementos principales: La tasa de desviación esperada del universo (E). La materialidad o índice de desviación tolerable en la muestra también llamado tasa de desviación tolerable ( ET, error tolerable). Y el riesgo de error en el muestreo. (RE) El Instituto Estadounidense de Contadores Públicos una Asociación Civil que realiza investigaciones y publica material relacionado con los procesos de auditoría, fue uno de los pioneros en la elaboración de tablas estadísticas para facilitar el cálculo del tamaño de muestra para auditores. Basados en una distribución de probabilidad binomial y mediante la aplicación de la inferencia estadística para estimar intervalos de confianza de la población para una confiabilidad dada, ha elaborado tablas para el cálculo del tamaño de la muestra y el cálculo de los intervalos de confianza para el proceso de inferencia El cálculo del tamaño de muestra para un riesgo de error del 5 y 10% se muestra a continuación. Estas tablas consideran a la población infinita. Para calcular el tamaño de la muestra mediante el empleo de las tablas es necesario considerar el riesgo de error, la tasa de desviaciones esperadas del universo, y la tolerancia de error. Cada tabla muestra primeramente el riesgo de error para los valores que más se utilizan, 5% y 10%. Las tablas muestran en la primera columna la tasa de desviaciones esperadas del universo, valores que van desde cero hasta 6%. Las columnas restantes representan la tolerancia de error, para valores que van desde 2% hasta 10%. El tamaño de la muestra se calcula en el valor que se obtiene al cruzar la tolerancia de error con la tasa de desviaciones del universo. Por ejemplo, para un trabajo de auditoría en el que se fija un riesgo de error del 5% y una tolerancia de error del 6%, para un universo que se presume tiene una tasa de desviaciones del 1%. El tamaño de muestra que le corresponde es para una muestra de 78 unidades de observación. Es necesario definir de manera clara y precisa el universo del cual se desea extraer la muestra y establecer una conclusión. Identificar los controles que son necesarios para cumplir con los objetivos de la auditoría y definir que constituye una desviación crítica de control (es decir, un error importante). Identificar las unidades de muestreo o partidas. Las tablas estadísticas proveen los niveles de confianza posibles de una muestra de tamaño dado, con tasas de tolerancia de error diferentes. Para fines de interpretación el complemento a uno del error de estimación recibe el nombre de confiabilidad. Se pueden utilizar en las tablas niveles de confianza del, 90% o 95% El procedimiento consiste en: Fijar en la tabla el riesgo de error Buscar el error tolerable (ET) en la parte superior de la tabla. Establecer la condición de desviaciones del universo Buscar en dicha columna y renglón correspondiente el cruce en el que se lee el tamaño de muestra. Aplicar la prueba para población infinita y en su caso aplicar el factor de corrección para población finita. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

21 5% de Riesgo de Sobre Confianza Tasa de Excepción de Universo Esperado (En Tasa Tolerable de Excepción (En Porcentajes) Porcentaje) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * % de Riesgo de Sobre Confianza * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Tamaño de muestra del 20% de la población Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

22 Ejemplo. Un auditor está revisando archivos de las boletas otorgadas para viajar en autobuses, para determinar si cumplen con los criterios de elegibilidad. El auditor está dispuesto a confiar en el sistema que asegure que se cumplan con los criterios de la elegibilidad si la tasa de los pagos a los inelegibles no excede el 4 % (ET), a un nivel de confianza de 90 %. La experiencia anterior indica que la tasa de errores ha sido 2 % (Tasa de desviaciones del universo). Se calcula el tamaño de la muestra utilizando la Tabla No. 2 de la siguiente manera: Utilice el nivel de confianza de 90%. En la columna de 4%, busque el cruce con el 2%, encontrando que el tamaño de la muestra es de 198. El tamaño de la población (N) tiene un efecto importante sobre el tamaño de la muestra. El uso de las tablas para el cálculo del tamaño de la muestra supone que el número de observaciones que componen la población es muy grande y que por lo mismo se puede considerar infinita. En la auditoria la mayoría de las veces la población se considera finita, ya que el auditor recurre a las partidas para extraer las cuentas que se deben de inspeccionar de universos no muy grandes. Es necesario aplicar la prueba para población finita haciendo: (N / n 0.05). El tamaño de la muestra ajustado se calcula mediante la siguiente expresión: El tamaño de la muestra puede sufrir algunas modificaciones de acuerdo con algunos criterios del auditor, tales como: Cuándo el control interno de una dependencia es pobre y se necesita un tamaño de muestra mayor. Mientras más importante es el área que se está auditando se necesitará más evidencia. A veces es necesario calcular un tamaño de muestra ligeramente mayor para compensar unidades que no estén disponibles o no se puedan localizar. Para el cálculo del tamaño de la muestra para pruebas de auditoría sobre Unidades Monetarias en Pruebas sustantivas se utiliza un procedimiento matemático un poco más complejo, como se verá más adelante. 5. Selección de las observaciones A continuación se elige el procedimiento para seleccionar las observaciones de la población. Los métodos más comúnmente empleados son: el muestreo simple aleatorio y el sistemático. Cuando así lo requiere el caso se puede emplear el muestreo estratificado. Cualquier entre ellos puede ser utilizado para la selección y recolección de las unidades de la muestra. Si se utiliza la técnica al azar el auditor debe asegurarse de que no existe ningún sesgo. En todo momento el criterio consiste en demostrar que la muestra es representativa del universo, por qué cualquier elemento del universo pudo ser elegido en la muestra. 6. Recolección de la evidencia Después aplicar el método de selección se recolecta y examinan las unidades de la muestra para determinar su naturaleza y la frecuencia de desviaciones que se encontraron para cada uno de los controles establecidos. 7. Evaluación de resultados y dictamen. Una vez llevada a cabo la prueba de cumplimiento para detectar desviaciones, los resultados de la prueba deben ser evaluados para llegar a una conclusión sobre la eficacia de los procedimientos de control. El proceso de Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

23 evaluación de los resultados de la prueba se se hace mediante un proceso de inferencia estadística, elaborando un intervalo de confianza para el número de desviaciones del universo. Este proceso se realiza, al igual que para el cálculo de la muestra, mediante tablas estadísticas desarrolladas probabilísticamente para este propósito. Las tablas se muestran a continuación. El uso y aplicación de estas tablas se realiza mediante el siguiente procedimiento. Para el riesgo de error considerado, se localiza en la primera columna de la tabla los extremos del intervalo donde se encuentra el tamaño de muestra utilizado. Se identifica en el renglón y la columna correspondiente el número real de excepciones o desviaciones que se encontraron. Se lee hacia debajo de la columna que indica el numero de desviaciones encontrado, hasta localizar el intervalo que contiene los tamaños de muestra que contienen al tamaño de muestra utilizado. Se efectúa una interpolación para encontrar los límites del intervalo que contienen el porcentaje de desviaciones del universo, limite superior. 5% de Riesgo de Sobre Confianza Tamaño de la Muestra Números Reales de Excepciones que se Encontraron * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

24 10% de Riesgo de Sobre Confianza * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * La interpolación se efectúa haciendo dividiendo la distancia que separa el tamaño de muestra inferior del valor real, dividido entre la distancia que separa los límites inferiores y superiores del tamaño de muestra que se obtuvieron en la tabla. Este cociente se iguala al cociente que resulta de dividir la distancia que existe para los límites de tolerancia de la población. Como se muestra a continuación. Despejando, resulta la ecuación: Por ejemplo. Para un tamaño de muestra de 62, para un riesgo de error de 5% y 3 desviaciones encontradas en la muestra. Se tiene: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

25 Se calcula una tasa de desviaciones para cada atributo, dividiendo el número real de desviaciones encontrado sobre el tamaño de muestra utilizado. Se compara la tolerancia de error fijada en la planeación, con el límite superior de desviaciones del universo encontrado en la tabla. Sí el límite superior de desviaciones del universo encontrado mediante el proceso de inferencia estadístico que muestra la tabla, es superior a la tolerancia de error, se rechaza el control y se concluye que existen fallas en dicho control. Sí el porcentaje de desviaciones que muestra la tabla es menor o igual a la tolerancia de error, se acepta el control. Por considerarse que el interés de conocer el porcentaje de desviaciones del universo siempre que conocer el mayor valor de desviaciones encontradas, siempre se considera este valor, no el menor. Supóngase que en el ejemplo anterior, el auditor encontró 2 boletas con error en la muestra de 200 (198). Utilizando la misma tabla, se calcula el ET de la siguiente manera. El número de errores encontrado es 2. Como se muestra gráficamente a continuación. Busque el cruce entre la columna encabezada por el número de errores encontrados, y el tamaño de la muestra. Se encuentra en el cruce que este valor es 2.6%. El auditor así puede decir que: Tiene una confianza de 90% que la taza de error actual en la población no excede el 2.6%; o hay un riesgo estadístico de que la taza de error actual en la población es más de 2.6%; y en todo caso, como el 2.6% es menos que el ET del auditor de 4%, en tener confianza en el sistema que asegura que se logren los criterios de la elegibilidad, es merecido. Se nota que se utiliza el muestreo de atributos no solo en la etapa de planificación del tamaño de la muestra, sino también en la etapa de evaluación. de los resultados del muestreo, durante el proceso de la aplicación de las pruebas de cumplimiento (de los controles internos. Ejemplo de aplicación mediante un caso. El grupo de auditores X desea aplicar una auditoría a uno de sus clientes más apreciados, la empresa Y. Aplicando un muestreo de atributos para pruebas de control, relacionado con los egresos por concepto de pagos a proveedores realizado por la empresa el último semestre. La evidencia obtenida deberá utilizarse para evaluar la correcta erogación de los desembolsos realizados y la aplicación de los procedimientos contables respaldados por la documentación correspondiente. Objetivo de la auditoría. El objetivo de la auditoría es detectar cualquier desviación en las erogaciones al pago de proveedores. Verificar que los egresos se encuentran debidamente amparados por la documentación autorizada y registrados de acuerdo con las normas. Universo y unidades de observación. El universo está compuesto por número total de facturas pagadas a proveedores durante el periodo de tiempo correspondiente, los números de factura comprendidos entre la número 5,000 y 10,500. Cada factura con su documentación respectiva representa la unidad de la muestra. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

26 Atributos y materialidad. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 2%, es decir se acepta que los resultados pueden tener una variación máxima del 2% y aún así concluir que no hay desviaciones fuera de control. Cualquier deviación del universo que sobrepase este porcentaje se encuentra fuera de control. Los atributos o excepciones se definen como: Copia de la factura de ventas acompañada por la orden de pedido. Documentación con la autorización de compra firmada por la persona responsable. Copia de la emisión del cheque utilizado para cubrir el pago con las firmas autorizadas. Documentación completa que ampara la entrada de la mercancía correspondiente. Concordancia entre el diario de compras y el registro del auxiliar. Estos tres últimos atributos se consideran los mas importantes y por tanto se fija un riesgo de error del 5%, para el resto se fija 10%. El método empleado para la recolección de observaciones es el sistemático. Cálculo del tamaño de muestra. Para el cálculo del tamaño de muestra se fija una tolerancia de error del 2%. La tasa se desviaciones estimadas del universo para cada atributo se obtuvo de experiencias de auditorías semejantes practicadas por la empresa con anterioridad. Se fijaron de acuerdo a los siguientes números. Copia de factura 0.5% Documentación de autorización 0.5%% Copia de emisión 0.25% Documentación de entrada 0.25% Concordancia contable 0. 0% El cálculo de la muestra para cada elemento de control se muestra a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

27 Este tamaño de muestra es definitivo ya que la población es infinita, considerando un universo de 5,500 unidades de observación. Selección de las observacones. Para definir las facturas que deberán ser seleccionadas se aplica un muestreo sistemático para el atributo copia de la factura. Se genera un numero aleatorio entre 5000 y 10,500, por ejemplo el número 3567, a continuación se calcula la longitud de intervalo dividiendo el tamaño del universo entre el de la muestra. Las facturas que se seleccionan se obtienen agregando está longitud a cada uno de los números anteriores, a partir del primero que se obtuvo de manera aleatoria. Facturas seleccionadas: 3,567-3, Como se observa las ultimas observaciones se encuentran muy cerca del número de factura inicial, es decir el método recorre toda la imagen de observaciones hasta termina cerca del número de factura 3567 para números menores que él. Cuando se sobrepasa el límite superior que comprende el intervalo en donde se encuentra el universo, ya aun es necesario extraer más observaciones, se continúa desde el principio, sin interrumpir la secuencia. Recolección de la evidencia. El número de desviaciones que se encontraron para cada atributo, después de aplicar el trabajo de auditoría, se muestra en la siguiente tabla. muestra el siguiente resultado. Evaluación de resultados y dictamen. La tabla No 2 muestra los limites de confiabilidad para intervalos del universo en donde se encuentra el valor real de las desviaciones, Se encuentran dados dos tipos de riesgo de error, 5% y 10%, para diferentes tamaños de muestra y para el número de desviaciones encontrado en la muestra. Por ejemplo para el primer atributo el tamaño de muestra adyacente al valor real, está entre un tamaño de muestra de 200 y 160. La formula de interpolación lineal El límite superior real de desviaciones estimado para la población empleando una confiabilidad del 90%, está dado por el valor de 3.42%. Este valor se compara con la tolerancia de error, como se expresa gráficamente a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

28 Puesto que el número de desviaciones del universo supera la materialidad fijada para el control, se acepta que el elemento se encuentra fuera de control. Los atributos restantes se analizan de la misma manera, resultando la siguiente tabla de resultados. Conclusión. El riesgo de control planeado no es respaldado para los atributos 1,2 4, y 5, excepto para la copia de emisión del cheque utilizado para cubrir el pago. Las desviaciones encontradas representan una condición reportable que debe comunicarse a la administración y al comité de auditoría. Ejemplo. Para calcular el tamaño de muestra en una auditoría cuyo objetivo es encontrar irregularidades en la integración de la documentación de las contrataciones del personal del área de producción. La unidad de muestreo o partida es cada expediente, existe un total de 2000 nuevas contrataciones realizadas en el año. Se fijo una confiabilidad del 95% para tolerancia de error del 4%. Sí la tasa de desviaciones esperadas del universo es del 2% Cuál es el tamaño de muestra?. El tamaño de muestra resultante es demasiado grande para estas condiciones, ya que resulta un tamaño de muestra del 20% del total de la población es decir 400 expedientes. Ambos tipos de muestreo estadístico y no estadístico pueden ser utilizados al hacer una auditoría para pruebas de control, la diferencia entre ambos es que mientras el segundo es más fácil de calcular su tamaño de muestra, pues se limita a tomar un porcentaje de observaciones del universo, no permite establecer una conclusión valida y confiable sobre el comportamiento del universo, sus conclusiones se limitan al análisis de la muestra y a suponer que algo semejante este pasando con la población. Frecuentemente se obtiene un tamaño de muestra demasiado grande para los objetivos de la auditoría, con unl desperdicio de recursos inevitable. El muestreo estadístico requiere para su uso de mayor entrenamiento y capacitación por parte del auditor, se necesita un trabajo de planeación más preciso, y siempre es necesario fijar un riesgo de error y una tolerancia. Su aplicación permite calcular un tamaño de muestra suficiente para cumplir con los objetivos de la auditoria, ahorra una gran cantidad de recursos al hacer un uso más eficiente del trabajo del auditor, el análisis de la muestra permite establecer una conclusión que se extiende sobre el universo, basado en una confiabilidad y tolerancia. Trae consigo un mejor uso de los recursos disponibles, permite elaborar dictámenes más profesionales mediante ficha técnicas completas, que ofrecen mayor transparencia y claridad sobre los Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

29 procedimientos realizados para establecer las conclusiones, ofrecen mayor calidad de información y sustentación en los resultados. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Se requiere hacer un trabajo de auditoria para determinar mediante un muestreo para pruebas de control, las desviaciones que pudieran existir entre los montos de las facturas de compra existentes que se encuentran amparadas por la documentación respectiva. Con respecto a las cantidades registradas en los asientos del diario, se desea encontrar fallas en el control que puedan existir entre la documentación que ampara las facturas de compras realizadas durante el año en curso. En particular se requiere analizar los duplicados de las facturas de compras y documentos relacionados para determinar si cumplen con la normatividad del presupuesto asignado. Detectar si existen desviaciones no justificadas en la cuenta de aplicación del presupuesto. El universo está compuesto por las facturas de compra para el periodo comprendido en el ejercicio del año La primera factura comienza con folio 35,500 y última con el 44,500. La unidad de muestreo se identifica como cada factura de compras y su documentación relacionada y sus correspondientes asientos en la cuenta del presupuesto. Las desviaciones se tipifican como: sí la cantidad y otros datos de la factura no concuerdan el asiento del diario. Es decir, verificar si la cuenta de gastos presenta desviaciones no justificadas por las facturas correspondientes, de acuerdo al presupuesto asignado a la dependencia. Las facturas no amparan los desembolsos ejercidos durante el año. a. Calcule el tamaño de la muestra que será necesaria para definir el número de facturas que deberán ser auditadas. Si se fija un riesgo de error del 5%, con una tolerancia de error para el dictamen del 10%. Se sabe que en último trabajo de auditoria practicado a esa dependencia se encontraron un 2% de facturas con algún tipo de desviación. b. Explique de manera general, la forma de seleccionar las facturas del universo que deberán ser seleccionadas para su revisión y análisis. 2, Un auditor está revisando archivos de las boletas otorgadas para viajar en autobús del personal del área de Finanzas que posee esta prestación. es, del departamento de personal de una oficina. El objetivo del trabajo consiste en determinar si cumplen con los criterios de elegibilidad determinados por la normatividad del departamento de recursos humanos. El auditor está dispuesto aceptar una materialidad del 4% de error tolerable al establecer las conclusiones del dictamen. La experiencia anterior indica que la tasa de desviaciones que se han obtenido anteriormente nunca ha sido mayores al 2 %. Sí se fija un riesgo de error del 5%. Calcule el tamaño de muestra para el número de archivos del personal que hace uso de este servicio, que deberán ser auditados. 3. En la auditoria de la cuenta de gastos operativos, se selecciona la cuenta de gastos administrativos, la cual comprende un total de 10,500 partidas, Con el objetivo de determinar si la aplicación de los recursos, cuenta con los principios Contables. El auditor específico para una prueba de control, 10 atributos de importancia. Debido a que no todos tienen la misma importancia, fija diferentes riesgos de error y tolerancia para cada uno de ellos, así mismo estima el porcentaje de desviaciones esperado del universo. Las condiciones para calcular el tamaño de muestra de cada atributo se muestran a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

30 Calcule el tamaño de muestra para cada característica o atributo de la prueba de control. 4. Para el problema anterior, sí la cantidad de desviaciones encontradas para atributo, con el tamaño de muestra calculado fue como se muestra en la siguiente tabla. Obtenga el límite superior de confiabilidad para el universo, qué se puede concluir con respecto al dictamen? 5. Se practicó una auditoría a una dependencia con el objeto de determinar si toda la documentación que indica la normatividad estaba presente en cada una de las partidas. Sí se acepta un riesgo de error del 10% y una tolerancia de error del 4% determine el número de partidas que serán necesario auditar si se sabe que de experiencias anteriores el porcentaje de cuentas que se han encontrado en el universo es del 1%. Suponga que el número de partidas que se detectaron con desviaciones significativas fueron 2. Cuál sería la conclusión del dictamen? MUESTREO PARA DETALLES DE SALDOS Y BALANCES A diferencia del muestreo para pruebas de control, en este tipo de muestreo la desviación no es la falta de una cualidad que debería estar presente. Es cualquier magnitud monetaria que representa un faltante, es decir cualquier peso faltante representa una desviación que debe detectarse. En el muestreo para pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones el objetivo es medir la efectividad interna de control, para determinar sí la tasa de excepciones o desviaciones de la población es suficientemente baja para justificar que no hay desviaciones relevantes que permitan afirmar que hay fallas en el control. Para el Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

31 muestreo para detalles de balances el objetivo es determinar si una unidad monetaria (peso) del monto de una cuenta del balance se encuentra desviada o perdida. Existen dos tipos principales de muestreo estadístico para este propósito, el muestreo de unidades monetarias y el de variables. Este tipo de muestreo se utiliza para verificar si los detalles de saldos de una cuenta o una transacción se han asentado correctamente y no existe ningún faltante monetario. Este tipo de pruebas se diferencia de las prunas de control en donde la finalidad es probar la efectividad de los controles internos de algún proceso administrativo o de desviaciones en la verificación de las cuentas para el cumplimiento, en que su objetivo es detectar cualquier faltando monetario, un peso representa una desviación que deberá ser detectada. A través de este tipo de pruebas el auditor está interesado en conocer el impacto monetario de las desviaciones encontradas, esto implica considerar el valor total de las cuentas y cada unidad monetaria como una partida. Por ejemplo si el valor total de las cuentas es $100,000 esta población se puede considerar formada por 100,000 partidas cada una de las cuales representa una unidad monetaria o peso. Las desviaciones se miden en términos de dinero, no de tasas de ocurrencia como sucede en pruebas de control. El proceso de muestreo estadístico se diferencia del de pruebas de control en que en usa el muestreo basado en unidades monetarias para asegurar que cualquier desviación en una partida pueda ser detectada, se examina una muestra de cuentas en las que cada unidad monetaria representa una partida que deberá ser seleccionada aleatoriamente y analizada para detectar cualquier faltante. La finalidad de éste tipo de muestreo consiste en aplicar el procedimiento de auditoría a manos del 100% de las partidas de un universo para verificar que el saldo de una cuenta no esté equivocado, detectar cualquier faltante monetario que no se encuentre registrado en los registros contables que amparan dicha cuenta o transacción. El objetivo del trabajo de auditoría es detectar cualquier faltante monetario de una cuenta que no se encuentre debidamente justificado por los registros contables. También se utiliza para unidades no monetarias, cuando es necesario aplicar una prueba sustantiva para determinar que el saldo de cierta cantidad no se encuentra debidamente amparado por los registros contables, por ejemplo al evaluar un inventario en donde la cantidad de piezas registradas contablemente no concuerda con el número unidades del inventario real. Existen dos enfoques para la aplicación del muestreo para pruebas sustantivas de saldos monetarios y transacciones, el muestreo estadístico Proporcional al Tamaño del Universo y el muestreo de Variables Clásicas. La diferencia entre ambos, es que el segundo considera la existencia de una distribución de probabilidad normal que explica el comportamiento de la variable aleatoria mientras que el primero no. El muestreo Proporcional al Tamaño del Universo tiene la propiedad de que no es necesario conocer la variabilidad y el tamaño del universo al calcular el tamaño de muestra. Mientras que para el otro es necesario conocer estos parámetros, éste método se utiliza con mayor frecuencia para la auditoría de pruebas sustantivas tanto de transacciones financieras como en saldos de cuentas. A este tipo de muestreo también se le conoce como Muestreo de Unidades Monetarias. El muestreo Proporcional al Tamaño del Universo o Muestreo por Unidades Monetarias es el que más se utiliza, ya que es más eficiente y menos costoso para determinar cualquier desviación en el valor monetario de saldos o transacciones. Por ejemplo cuando se desea recolectar y analizar evidencia sobre alguna de las cuentas de los estados financieros, tal como la de inversiones. El auditor tomará una muestra de las sub cuentas que la componen, para determinar cualquier faltante monetario no justificado por los asientos contables existentes. Al igual que en el muestreo por atributos de este tipo de muestreo ésta sujeto a un riesgo de error estadístico, a una tolerancia de error o materialidad y ha conocer las características iniciales del universo que se audita. Se basa en un procedimiento semejante, en cuál la unidad de muestreo es un peso. De manera semejante a las pruebas de control el procedimiento para aplicar este tipo de muestreo está compuesto de ocho pasos, mismos que se muestran a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

32 1. Fijar los objetivos de la auditoria 2. Identificar el universo y la unidad de muestreo 3. Establecer la materialidad 4. Cálculo del tamaño de la muestra 5. Recolección de las observaciones 6. Ejecución del trabajo de auditoria 7. Evaluar los resultados y extrapolarlos al universo 8. Conclusiones y elaboración del dictamen De igual manera este proceso puede considerarse constituido por tres etapas. Planeación de trabajo de auditoría, cálculo del tamaño de la muestra y recolección de la evidencia, y análisis y elaboración de conclusiones. 1. Objetivos de la auditora. El Objetivo principal es obtener evidencia de que el saldo de una cuenta o transacción no esté significativamente desviado, es de manera general determinar que el saldo registrado de una cuenta no esté significativamente equivocado. Es obtener evidencia de que no existe ningún faltante monetario en el total de las partidas auditadas. 2. Definición del universo y la unidad de muestreo La unidad de muestreo es la unidad monetaria individual de del saldo de una cuenta y el universo está compuesto por el total de transacciones o saldos de las cuentas que se van a examinar. La unidad de muestreo es el importe monetario de cada transacción o cuenta y se considera que el universo tiene una cantidad igual al importe monetario total de la suma de todas las transacciones o cuentas. La unidad de muestreo es el importe monetario individual, cualquiera de ellos tendrá la misma probabilidad de ser incluidos en la muestra. Aunque la unidad de muestreo es el importe monetario individual, no se examina éste por separado sino más bien se examina la cuenta, transacción o sub cuenta que contiene el importe total. El auditor elige la sub cuenta que es congruente con la naturaleza de los procedimientos de auditoría que debe realizar para establecer la materialidad y calcular el tamaño de muestra. 3. Establecer la materialidad La materialidad es la tolerancia de error máxima que puede existir en una cuanta sin que se considere que está significativamente incorrecta, en este caso el término materialidad representa cantidad significativa. Al establecer este valor el auditor deberá manejar un criterio con respecto al error que aceptará en las cuentas individuales, deberá establecer con criterio prudencial la tolerando adecuada de acuerdo a las condiciones de operación contable, sí esta valor no se fija correctamente podía provocar que los estados financieros estén significativamente equivocados en una falsa interpretación de la naturaleza del problema. En este caso el error tolerable es una cantidad monetaria que como se ha visto tiene un efecto importante sobre el tamaño de muestra, entre menor sea el error tolerable mayor será el tamaño de la muestra. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

33 4. Cálculo del tamaño de la muestra. Este tipo de muestreo estadístico se basa en la distribución de probabilidad de Poisson, la cuál se emplea para experimentos estadísticos en los que los datos siguen un comportamiento definido por los experimentos de Bernouli, cada intento solo tienen dos posibles resultados; éxito o fracaso, la probabilidad de un éxito es conocida, y cada intento es independiente. La probabilidad de un éxito es muy pequeña y el número de intentos es grande. Bajo estas consideraciones el tamaño de muestra se calcula considerando el valor o monto total del universo multiplicado por un factor de confiabilidad, todo esto dividido entre la tolerancia de error o precisión. Como se muestra en la siguiente expresión. El factor de confiabilidad para la distribución de probabilidad de Poisson depende del riesgo de error considerado para cero errores de sobreestimación, riesgo de aceptación incorrecta, y se encuentra tabulado en tablas para diferentes valores de riesgo de error. Como se muestra a continuación. Factores de confiabilidad para cero errores de sobreestimación. (FC) En este caso la precisión se obtiene restando a la tolerancia de error el monto de las desviaciones esperadas del universo, previamente multiplicadas por un factor de expansión de las desviaciones al universo. Los factores para proyectar el monto de las desviaciones al universo están dadas por: Factores de expansión para errores esperados (FE) Al igual que en el muestreo por atributos es necesario fijar el error de aceptación incorrecta para determinar el tamaño de la muestra, la experiencia y criterio profesional deberán utilizarse para fijar este valor, el riesgo más utilizado es de; 5% o 10%. El error tolerable que se está dispuesto aceptar o precisión, de igual manera es la cantidad significativa máxima que se está dispuesto aceptar y aun así concluir que no existe una desviación significativa que permita establecer un diagnostico negativo. Es necesario estimar con base en la experiencia o en el resultado de auditorías anteriores el estado que tiene el universo, este valor puede estar en porcentajes y deberá pasarse a unidades monetarias. La fórmula para calcular el tamaño de la muestra para el método proporcional al tamaño del universo está dada por: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

34 Para aplicar esta fórmula se deben considerarse los siguientes siete elementos. V = Valor total en libros del universo auditado. R E= Riesgo de error (%) FC = Factor de confiabilidad para el riesgo de error especificado. TE = Error tolerable de las desviaciones (precisión) expresado en unidades monetarias, se puede tener éste expresado como porcentaje, en cuyo caso es necesario hacer la conversión a unidades monetarias. EU = Error esperado de desviación del universo expresado en unidades monetarias FE = Factor de expansión del error de las desviaciones esperadas del universo Por ejemplo. Para la dependencia XXX el valor en libros del universo es de $600,000, para 5000 partidas El riesgo de error se fija en 5%. El factor de confiabilidad se busca en tablas para un riesgo de 5%; es igual a 3.0 El error tolerable se fija en 5%. El error tolerable en unidades monetarias es de: 0.05 x $ 600, 000 = $ El error previsible de desviaciones del universo, con base en la experiencia previa, se fija en $ El factor de error previsible se busca en tablas para un riesgo de error del 5%, confiabilidad del 95%. Este valor es de 1.6 El número de partidas que hay que auditar para cumplir con las condiciones anteriores es: Ejemplo. Se desea practicar una auditoría a los estados financieros del 2011 de una Empresa Manufacturera en Esteli, con el objeto de verificar la correcta aplicación contable de los recursos empleados, en su caso detectar cualquier omisión o faltante. Se analiza la cuenta de inversiones que representa un monto total de $7,000,000, está a su vez compuesta de 5000 sub cuentas. Para calcular el número de partidas que deberán ser auditadas se fija una confiabilidad del 99%, es decir se considera un riesgo de error del 1%. El trabajo practicado en este tipo de cuentas permite suponer que la máxima omisión o desviación que se pueda encontrar en el universo no sobrepasa el 1%. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 0.3%. El tamaño de muestra se calcula de la siguiente manera: n/n>5 Se obtiene un tamaño de muestra para población finita de 896 partidas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

35 n= 1091 = 1,091 = , Recolección de las observaciones. Las unidades de observación de la muestra se seleccionan utilizando el método sistemático, es decir se aplica un muestreo de tipo sistemático bajo el principio de que las cuentas que contengan los mayores montos son las que deberán ser elegidas con mayor frecuencia. Para este propósito se divide el universo entre el tamaño de la muestra para obtener el valor de un intervalo, este se puede interpretar como una forma de dividir el universo en n partes iguales dentro de las cuales habrá que determinar cualquier desviación. Para el ejemplo anterior en el que se calculó un tamaño de muestra de 88 unidades, resulta una longitud del intervalo de $ 6,618, como se muestra a continuación. Para aplicar este intervalo para todas las unidades de la población es necesario recorrer toda la imagen del universo de manera sistemática. El principio fundamenta es que las cuentas de mayor monto sean seleccionadas con mayor frecuencia, para este propósito es necesario ordenar todas la cuentas de manera progresiva del menor monto al mayor, y posteriormente obtener un monto acumulado para las cuentas ordenadas de manera ascendente. Este procedimiento garantizará que al aplicar el muestreo sistemático, en las cuentas seleccionadas parecerán con mayor frecuencia las de de mayor monto. A continuación se muestra la aplicación del procedimiento para un universo de $ 48,818. compuesto por 38 cuentas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

36 Cuentas Importe Importe ordenado Imp. Acumulado Total Con base en el procedimiento anterior se procede aplicar el muestreo sistemático sobre las cuentas acumuladas. Para este propósito se elige al azar una cuenta dentro de las cinco primeras. La cuenta con el monto que esté dentro del intervalo ser seleccionada, como se muestra a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

37 Como se observa al aplicar el procedimiento las cuentas de mayor montos son extraídas con mayor frecuencia sin descuidar las montos menores, y el procedimiento de selección es aleatorio, pues la primera observación seleccionada dentro de las cinco primeras, lo es. 6. Ejecución del trabajo de auditoría. En la ejecución del trabajo de auditoria se pone en práctica la revisión y análisis de las cuentas. En esta fase del procedimiento se audita cada una de las cuentas seleccionadas y se analiza su registro del valor en libros así como el valor observado en el trabajo. En esta fase del proceso el auditor aplica los procedimientos propios de la auditoría para analizar el valor registrado en libros, de cada una de las partidas que componen las muestra y, el valor que ampara la documentación y la acreditación. Cuando ocurren diferencias se anotan los faltantes para proyectarlos después., mediante un proceso de inferencia estadística, hacia todo el universo. Por ejemplo, en la confirmación de las cuentas cobradas por una dependencia el auditor debe auditar una muestra de ellas para determinar cualquier peso faltante en cada cuenta. Sí el auditor encontró tres cuentas con desviaciones monetarias, registra el faltante para evaluar posteriormente los resultados, como se muestra a continuación. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

38 7. Evaluación de resultados y extrapolación al universo. De manera semejante al muestreo para pruebas de control, el procedimiento estadístico para detalle de saldos consiste en analizar la muestra para extender sus resultados hacia la población mediante un proceso de inferencia. El análisis de la muestra consiste en analizar los faltantes monetarios existentes a partir de la recolección sistemática, mediante la cuál se obtuvieron las cuentas que fueron auditadas. El procedimiento sistemático de recolección por sí mismo introduce una desviación, debido a que la unidad monetaria de un peso es la que se utiliza para detectar cualquier desviación, se extraen unidades monetarias cada longitud de intervalo, lo que existe dentro del intervalo es de suyo un error. Por ejemplo, en un universo de cuentas cuyo valor es de $200,000 se extrae un muestra de tamaño 200, la longitud del intervalo calculado para aplicar la recolección sistemática es de 1000, automáticamente se ha introducido un desviación de $1000 debido a que la unidad de muestreo es un peso. La muestra se analiza identificando las cuentas que presentan alguna irregularidad, anotando la subestimación o sobre estimación de la desviación encontrada al obtener la diferencia entre el valor en libros y el valor auditado. El universo del cual se extrajo la cuenta se obtuvo recorriendo toda la imagen del universo por intervalos definidos por la longitud del intervalo calculado, de tal forma que cuando se detecta una irregularidad se pueden presentar dos casos: cuando el valor total de la cuenta en libros es mayor o menor al monto del intervalo. Sí el valor de la cuenta es mayor o igual al valor del intervalo se declara una desviación monetaria igual a la desviación encontrada. Sí el valor del faltante o sobrante es menor al valor del intervalo se obtiene un número llamado, porcentaje viciado, el cuál se le aplica al valor del intervalo para obtener la desviación real. El porcentaje viciado se obtiene restando al valor en libros el valor auditado dividiendo el resultado entre el valor en libros. La operación aritmética que se debe realizar para obtener el monto de la desviación para cada cuenta con irregularidades con monto menor al valor del intervalo, se ilustra a continuación utilizando la información del ejemplo anterior. Desviación total para un intervalo de $ 90,000 Valor en Valor Desviación Porcentaje Desviación libros auditado viciado total $ 88,893 $ 43, 453 $ 45, % 45, ,234 90,900 9, % 9,334 56,000 64,000 ( 8,000) (14.3%) -12,879 Valor total de la desviación encontrada es; $ 42,445 Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

39 Para la primera cuenta aparece un valor en libros es menor al del intervalo, por lo tanto se obtiene el porcentaje viciado de 51.1%, el cuál se le aplica al valor del intervalo, resultando una desviación de $ 45,990 para esa cuenta con irregularidades. Para la segunda se observa que el monto de la cuenta es superior al valor del intervalo por lo tanto se aplica el 100% de la desviación encontrada, la tercera cuanta presenta una sub estimación y al igual que la primera cuenta se calcula la desviación aplicando el porcentaje viciado al valor del intervalo. De manera semejante a la pruebas de control se calcula un Limite Superior de Error para el universo y se compara con el error tolerable (E) especificado en un principio, por la materialidad. Sí el Error Tolerable es menor que el Limites superior se concluye que no hay irregularidades graves, como para emprender una acción ejecutoría. Para calcular el límite superior del faltante para un intervalo de confianza de la población, se añade a la desviación encontrada en la muestra el error proyectado a por el muestreo al universo. Como se mencionó anteriormente, en este tipo de muestreo la unidad de observación es la unidad monetaria de un peso, al aplicar el procedimiento sistemático para recolectar la muestra se extraen unidades cada monto representado por la longitud de intervalo, este valor representa por sí mismo una desviación que se proyecta al universo multiplicando por el factor de confiabilidad utilizado (FC) al calcular el tamaño de muestra, para cero errores. Para el ejemplo la longitud del intervalo es $90,000 y el factor de confiabilidad para un riesgo de error del 5%, es 3. Por lo tanto para calcular la desviación básica del muestreo a la población ( DBP) se aplica la siguiente expresión. DBP = Valor del intervalo x FC Para el ejemplo, considerando un riesgo de error de 5%, se obtiene: DBP = $90,000 x 3 = $ 270,000 Al DBP se le agrega el valor de la desviación encontrada en la muestra (DM), para obtener el Limite Superior de Confiabilidad ( LSC), como se muestra a continuación. LSC = DBO + DM = 270, ,445 = $ 312,445 El cálculo de la desviación de la muestra presenta un refinamiento, que consiste en agregar un valor adicional de proyección al universo por cada desviación encontrada en la muestra, para cuentas de monto menor al valor del Intervalo. En la práctica el procedimiento anterior es suficientemente exacto para establecer un dictamen confiable, debido a que las cuentas de mayor monto son las que aparecen en la muestra después de aplicar el muestreo sistemático. 8. Conclusiones y dictamen. El auditor utiliza su criterio profesional para analizar la evidencia desde diferentes perspectivas para llegar a una conclusión final acerca de sí el saldo de una cuenta se encuentra significativamente desviado. Cuando los resultados del muestreo estadístico revelan que el Limite Superior de C confianza (LSC) para las desviaciones de la población es menor o igual a la tolerancia de error fijada por la materialidad, se concluye que el universo no se encuentra significativamente desviado. Para el ejemplo se utilizó una tolerancia de error del $ 350,000, por tanto se concluye que el universo no se encuentra desviado significativamente. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

40 Este tipo de muestreo presenta la ventaja de que es relativamente fácil de aplicar y calcular, ya que al igual que el muestreo para pruebas de control el cálculo del tamaño de muestra y el proceso de inferencia se hace por medio de tablas estadísticas. Permite extraer en mayor proporción las cuentas de mayor monto y sistemáticamente recorrer todo el universo extrayendo una muestra representativa. Por otra parte es necesario ser muy preciso en la aplicación del método y obtener una capacitación previa antes de su uso. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Se desea aplicar una auditoría para revisar la cuenta de Activo Circulante de las sucursales de una Empresa exportadora de carne. El objetivo del trabajo consiste en revisar las partidas de la cuenta de inversiones los Estados Financieros consolidados del año anterior para detectar cualquier cantidad de dinero faltante no explicada. El monto total de las partidas asciende a $ 1, 250,000. Las características del universo y condiciones para determinar el tamaño de la muestra se muestran a continuación. La tolerancia de error ( ET ) se fijo en 10% Desviación esperada del universo ( E ), fue de $ 14,000 Riesgo de error ( RE ), fue de 5% Calcule el tamaño de la muestra para el estudio y explique brevemente la forma de seleccionar las partidas o sub cuentas que deberán ser auditadas. 2. El equipo de auditoría de una Empresa exportadora e importadora de electrodoméstico ha planeado realizar una auditoría a las cuentas pagadas por anticipado, realizadas en la Ciudad de Totolpagan el último trimestre del año. El valor en libros de las cuentas comprendidas en el periodo correspondiente asciende a $17, 500,000. Sí se fija un riesgo de error del 10%( riesgo de aceptación incorrecta) y un factor de expansión para las desviaciones esperadas del 10%. Demuestre que el número de cuentas que se deben auditar sí se fija una tolerancia máxima del 5% del valor de las cuentas y una desviación esperada para el universo de $ 20,000. Es de 48 cuentas n= Valor en libros x Factor de riesgo Tolerancia Valor de las desviaciones del Universo por el Factor de expansión Cálculo del tamaño de muestra: n = 17,500, * ,425, = 875, (20, * 1.50) 845, Después de practicado el trabajo de auditoría se encontraron las siguientes diferencias en diez de las cuentas revisadas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

41 Valor en libros Valor auditado 475, , , ,000 97,000 85, , ,000 45,000 43, , ,000 32,000 30, , ,000 89,000 82, , ,000 Considerando el riesgo de error fijado de antemano y fijando un riesgo de aceptación incorrecta del 10%. Debería la auditoria rechazar las cuentas y concluir que hay un faltante no explicado, por la contabilidad. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No En que consiste la prueba selectiva o muestreo? 2- Explique por medio de un mapa conceptual el proceso de muestreo aplicado a auditoría. 3- En que consiste muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones? 4- Procedimiento para realizar un muestreo para pruebas de control. 5- Cómo se define Materialidad? 6- Enumere las diferencias entre Muestreo para detalles de saldos y balances con el muestreo para pruebas de control Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

42 II UNIDAD: AUDITORIA DE SISTEMAS COMPLEJOS DE PED.( para un eficiente manejo de la información) Objetivos Académicos: Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas. Aplicar el muestreo de unidades monetarias. Tomar acciones apropiadas cuando se encuentran excepciones en la muestra. Emplear el muestreo por variables. INTRODUCCION De todos es sabido que en la actualidad, es necesario recurrir a la tecnología para desarrollar las actividades cotidianas, por lo que es indispensable adquirir los conocimientos básicos que nos permitan el fácil manejo de equipos computacionales y otro tipo de maquinaria. Al hablar de procesadores electrónicos, nos referimos a máquinas capaces de recibir información, procesarla y emitir resultados. Pero para ello, se debe combinar cierta cantidad de accesorios, que dirigidos por un sistema operativo o cerebro electrónico común, funcionan y desarrollan las actividades que el usuario desea realizar. El PED se refiere al proceso electrónico de datos, que forman parte de la organización de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o departamentos de la misma empresa. El procesamiento electrónico de datos ha producido un impacto muy significativo en el procesamiento de datos. Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor y al trabajo que este desempeña. El cambio en los rastreos de auditoria, la velocidad y exactitud de la computadora, así como sus capacidades de revisión, exigen al auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los sistemas electrónicos. La concentración del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el auditor se familiarice con la planeación, la programación y la documentación necesaria de las actividades de PED. La comprensión cabal del procesamiento electrónico de datos y de los tipos de control factibles en los sistemas electrónicos, es de gran importancia para la evaluación que el auditor pueda hacer de los controles internos, así como para utilizar las computadoras en la auditoria. GENERALIDADES Historia del procesamiento de datos Desde épocas muy remotas el hombre procesa datos. Es muy probable que el hombre primitivo empleara los dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la información posible en su memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios que permitieran resolver operaciones un poco más complicadas, tal es el caso del ábaco que, de hecho, fue uno de los primeros inventos (herramientas para el proceso de la información). En su forma más sencilla, el ábaco consiste en una tabla con una serie de ranuras, en donde son colocadas tantas fichas (indicadores) como unidades, decenas o centenas haya que representar. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

43 La Europa Medieval desarrolló dispositivos llamados contadores, que se usaban con este objetivo. En 1642, Pascal inventó una máquina que utilizando una rueda con diez dientes y conectada a otra serie de ruedas podía sumar y restar. Fue la idea de la primera calculadora. En 1671, Leibnitz extendió el concepto para incluir operaciones de multiplicación y división, a través de sumas y restas sucesivas. En 1887, el Dr. Herman Hollerith desarrolló el registro de información por tarjeta perforada. Previamente en 1812 Babbage introdujo el principio de memoria, a través de una máquina que calculaba y retenía la información para ser usada en repetidas veces, quedando en proyecto no concretado. En esencia el procesamiento de datos con registro por unidad, siguió tres pasos fundamentales. El primero confronta tres tipos de máquinas perfectamente diferenciadas en sus funciones, pero éstos están controlados en su funcionamiento por el hombre. Es decir, que prácticamente la velocidad de funcionamiento del sistema está limitada por el control humano. La entrada por máquinas de tipo electromecánico, así como la salida, tienen una velocidad de funcionamiento superior a la convencional. Las máquinas encargadas del proceso realizaban esto en forma mecánica y por lo tanto, a velocidades semejantes e incluso inferiores a los dispositivos de entrada/salida. Para obviar el inconveniente de la velocidad del control humano de los procesos el cálculo se realizaba por medio de paneles cableados que actuaban directamente sobre calculadoras, por la falta de flexibilidad del sistema. Posteriormente se dio paso al control por tarjetas y el almacenamiento de datos en la memoria. Pese a que el control se realizaba externamente, se introdujo la modificación de que éste pudiera ser mediante paneles cableados o, como innovación importante, mediante la utilización de tarjetas perforadas para efectuar el control del proceso. Entre 1939 y 1944 se desarrolló el computador Mark I, que contaba con aportes significativos sobre sistemas. El primero correspondía al diseño del circuito del procesador. El segundo, al método de control. Mark I utilizaba cintas perforadas que dirigían las máquinas para programar acciones. En esta época aparece el ENIAC, computadora totalmente electrónica. En 1945 hace su aparición el EDVAC. A partir de la década del cincuenta, hacia adelante, se dispusieron una serie de herramientas del tipo, cada vez más sofisticados, que amoldaron mejor el concepto de Procesamiento Automático de Datos, suprimiendo totalmente la intervención humana en esta fase. En la década de los años 50 s las computadoras eran máquinas del tamaño de todo un cuarto con las siguientes características: Un CPU Pequeña cantidad de RAM Dispositivos DC almacenamiento secundario (cintas) Dispositivos de salida (perforadoras de tarjetas) Dispositivos de entrada (lectores de tarjeta perforada) Con el paso del tiempo, las computadoras fueron reduciendo su tamaño y creciendo en sofisticación, aunque la industria continuaba siendo dominada por las computadoras grandes "mainframes". A medida que la computación evolucionaba, las computadoras, fueron capaces de manejar aplicaciones múltiples simultáneamente, convirtiéndose en procesadores centrales "hosts" a los que se les conectaban muchos periféricos y terminales tontas que consistían solamente de dispositivos de entrada/salida (monitor y teclado) y Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

44 quizá poco espacio de almacenamiento, pero que no podían procesar por sí mismas. Las terminales locales se conectaban con el procesador central a través de interfaces seriales ordinarios de baja velocidad, mientras que las terminales remotas se enlazaban con el "host" usando módems y líneas telefónicas conmutadas. En este ambiente, se ofrecían velocidades de transmisión de 1200, 2400, o 9600 bps. Un ambiente como el descrito es lo que se conoce como procesamiento centralizado en su forma más pura "host/terminal". Aplicaciones características de este tipo de ambiente son: Administración de grandes tuses de datos integrados. Algoritmos científicos de alta velocidad. Control de inventarios centralizado. Al continuar la evolución de los "mainframes", estos se comenzaron a conectar a enlaces de alta velocidad donde algunas tareas relacionadas con las comunicaciones se delegaban a otros dispositivos llamados procesadores comunicaciones "Front End Procesos y controladores de grupo "Cluster Controllers". Procesamiento de datos: Es la Técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente. Los pasos a seguir para el Procesamiento de datos son: a. En primer lugar el objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos. b. Su antecedente es el Diagrama de Flujo. c. Los elementos claves son los Programas. d. Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos. e. Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de Información. f. En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en forma genérica. Datos: Son los hechos que describen sucesos y entidades. "Datos" es una palabra en plural que se refiere a más de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-ítem" o elemento de dato. Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina información. Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Información: Es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe. Datos significativos: Para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Los símbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. Muchos tipos diferentes de símbolos comprensibles se usan para transmitir datos. La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una pregunta específica están disponibles. Datos pertinentes: Se tiene datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas. Solo los hechos relacionados con las necesidades de información son pertinentes; así la Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

45 organización selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de información. Diferencia entre Datos e información 1. Los Datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaces. 2. Aunque para el procesador de la computadora hace una distinción vital entre la información entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas temporalmente según la instrucción que se le dé. Es como un pedazo de papel no sabe ni le importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o instrucciones para un amigo. Es lo mismo que la memoria de la computadora. Sólo el procesador reconoce la diferencia entre datos e información de cualquier programa. Para la memoria de la computadora, y también para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente más datos, más información que debe ser almacenada, movida o manipulada. 3. La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el número de símbolos posibles que representan el mensaje. los símbolos que representan el mensaje no son más que datos significativos. 4. En su concepto más elemental, la información es un mensaje con un contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa un papel primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que posee una evidente función social. A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre sí información que luego transforman en acciones. "La información es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad. Recolección de datos: Provee un vínculo para obtener la información interoperacionables racional y las parametrizaciones. Almacenamiento de datos: Las unidades de disco de la computadora y otros medios de almacenamiento externo permiten almacenar los datos a más largo plazo, manteniéndolos disponibles pero separados del circuito principal hasta que el microprocesador los necesita. Una computadora dispone también de otros tipos de almacenamiento. La memoria de sólo lectura (ROM): es un medio permanente de almacenamiento de información básica, como las instrucciones de inicio y los procedimientos de entrada/salida. Asimismo, una computadora utiliza varios buffers (áreas reservadas de la memoria) como zonas de almacenamiento temporal de información específica, como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres leídos desde el teclado. Validación de datos: Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los datos que ingresan a un archivo. Existen numerosas técnicas de validación tales como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango. PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS. El proceso electrónico de datos (PED) representa el principal avance técnico logrado en el mundo de los negocios. Los sistemas PED pueden manejar un gran número de diversas tareas, desde procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisión producirían en todas las operaciones de una empresa. En la actualidad, el PED sé esta aplicando audazmente a funciones de control de la función directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditoria y prestar mayores servicios a los clientes. Un sistema de PED consta de los siguientes elementos: 1. Un procesador electrónico de datos (la unidad central de procesamiento). 2. El equipo periférico asociado, formado por dispositivos de preparación de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento central ejecuta funciones de lógica, aritmética, almacenamiento de los datos durante el proceso, y control de los mismos. 3. Procedimientos para indicar que datos se necesitan y cuando, así como donde obtenerlos y en que forma utilizarlos. 4. Rutinas de instrucción para el procesador. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

46 5. Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones, proporcionar datos de entrada, utilizar informes, revisar resultados y supervisar la operación en su totalidad. La característica que distingue los sistemas de procesamiento electrónico de datos de cualquier otra técnica de procesamiento de datos es la capacidad de la computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrónicos. Las instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa. Normalmente los datos se trasmiten a la unidad central de procesamiento por medio de tarjetas perforadas cintas de papel, cintas magnéticas, caracteres magnéticos y discos magnéticos. Durante el procesamiento, los datos se almacenan en la unidad central de procesamiento. Este almacenamiento interno o memoria de la computadora se conoce como almacenamiento temporal. Las salidas de la unidad central de procesamiento normalmente consisten en tarjetas perforadas, cintas de papel, cintas magnéticas, discos magnéticos e informes impresos. La salida, llamada almacenamiento permanente, se conserva bajo alguna modalidad de sistema de archivo, ya sea secuencial o aleatorio. El proceso secuencial es necesario puesto que el acceso a los registros conservados en un archivo tiene que ser secuencial. Un registro es un acervo de información sobre un determinado sector. La característica principal del procesamiento secuencial es la necesidad de leer todo el archivo cada vez que una transacción va a procesarse y compararse contra el. En los archivos de acceso aleatorio, las transacciones que los afectan se alimentan a la computadora de manera aleatoria, a medida que se presentan. El rastreo de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemática de datos dentro de una compañía. Las empresas también usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno. Otra innovación en los rastreos de auditoria producido con el advenimiento del sistema PED, es la eliminación de ciertos registros históricos. La velocidad de la computadora permite al auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos tiempo. Así mismo ha demostrado ser mucho más exacta que las personas y que los dispositivos mecánicos anteriores para efectuar cálculos y para registrar y recorrer los datos. La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempeñar funciones de revisión similares a las realizadas por personas. La computadora puede tomar decisiones lógicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magnética o en discos magnéticos, una pregunta redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo relativamente breve, la cantidad de inventario que no a sido usada durante un periodo especifico de tiempo. El procesamiento electrónico de datos permite concentrar numerosas etapas del procesamiento en un solo departamento, eliminando así el tradicional control interno logrado mediante la separación de funciones en el proceso de registro. En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrónico exige anunciar los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentación de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas. Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la información y las operaciones de tal manera que resulten fáciles de visualizar y seguir. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

47 Existen dos tipos de diagramas de recorrido: diagramas de recorrido del sistema y diagramas de recorrido de programa. Un diagrama de recorrido del sistema muestra la corriente de los datos a lo largo de todas las partes del sistema. Se emplean diversos símbolos para describir el recorrido que siguen los datos y las relaciones entre estos, para representar el equipo, las operaciones de equipo y las operaciones manuales. Un diagrama de recorrido de programas describe lo que sucede en un programa almacenado o lo que esta representado por un solo símbolo de procesamiento en el diagrama de recorrido del sistema. El diagrama de recorrido muestra operaciones y decisiones especificas e indica la secuencia u orden en que deben realizarse las operaciones lógicas y de aritmética. La relación del programa muestra las instrucciones en el lenguaje del programa tal y como las ha escrito el programador, y las instrucciones en el lenguaje de maquina al que aquellas han sido traducidas. Las instrucciones en el lenguaje fuente se traduce al lenguaje de maquina con programas especiales de computadora denominados programas de ensamblado y compiladores. El lenguaje de maquina obtenido como resultado de una rutina de ensamblado o de compilador consiste en instrucciones escritas en un sistema de clave (codificado) de números y letras. LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS El control interno es: El plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, mejora la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las políticas directivas prescritas. Elementos del control interno: 1. Un plan de organización que proporcione segregación apropiadas de las responsabilidades funcionales. 2. Un sistema adecuado de procedimientos de autorización y registro para ejercer un control de contabilidad razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos. 3. Practicas consecuentes a seguir en la ejecución de los deberes y las funciones de cada uno de los departamentos de la organización. 4. Un grado de calidad del personal conmensurable con sus responsabilidades. Las finalidades del control interno si son afectadas por el PED. La utilización del PED exige emplear nuevos controles, mientras que la necesidad de ciertas medidas tradicionales de control posiblemente ha disminuido. La división de las responsabilidades funcionales debe trazar una clara separación entre las funciones de iniciar y autorizar la transacción; el registro de la transacción por escrito y la custodia de los activos resultantes. Tal división brinda las eficiencias derivadas de la especialización, permite efectuar una verificación cruzada que de precisión y aumenta la efectividad de un sistema de control directivo. La automatización ha producido una mayor centralización de las actividades de procesamiento de datos y la concentración de las funciones de dicho proceso. En la actualidad una entidad especial funcional y organizativa del centro de procesamiento de datos afina la coordinación y elimina la duplicidad debido al procesamiento de datos y la generación de informes que proporcionan a los departamentos de operación las bases necesarias para desempeñar sus actividades individuales. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

48 Tales sistemas reducen el tiempo y los costos asociados al procesamiento de datos, la dirección recibe una información más actualizada con la cual podrá controlar eficazmente las operaciones de la compañía. La centralización ha dado por resultado la concentración de muchas etapas de procesamiento en un solo departamento, comúnmente se denomina integración que prepara todos los informes necesarios o convenientes para fines directivos, a partir de un solo registro de cada transacción de negocios, y todas las transacciones se procesan en un sistema totalmente unificado. Uno de los principios fundamentales del control interno es la separación entre las personas que autorizan una transacción, las que ejercen custodia sobre los activos adquiridos, y quienes registran la contabilidad de dichos activos. Es necesario separar la función de planeamiento de sistemas y programación; tal separación es importante por las siguientes razones: 1. Proporciona una eficaz verificación cruzada de la exactitud y corrección de los cambios introducidos en el sistema. 2. Impide al personal de operación efectuar revisiones sin previa autorización y plena verificación. 3. Evita que el personal ajeno a la operación tenga acceso al equipo. 4. Mejora la eficiencia, puesto que las capacidades, el adiestramiento y las pericias que se requieren para desempeñar tan diversas actividades, difieren notablemente. La característica de control más importante en la función de operaciones comprende la división de labores entre la adquisición de datos y el control, las operaciones de PED y las de EAM (Maquinas Electrónicas de Contabilidad). La sección de adquisición y control de datos, es la responsable de todas las entradas al centro de PED, así como de ejercer en todo momento el control de los datos que se están procesando, hasta que la salida final se entregue al usuario. Esta función ejecuta cualquier conversión necesaria de los datos de entrada a una forma o lenguaje que pueda ser leída por la maquina para su procesamiento electrónico. El control se logra cuando el departamento que use los datos, ola propia sección de Adquisición y Control de Datos, compara los totales previamente determinados con la salida emanada del procesamiento de computación electrónica. La sección de Adquisición y Control de Datos también es responsable de cumplir con los itinerarios predeterminados para todos los datos de entradas y salidas, y dispone la forma de reportar los datos resultantes al usuario final. La Sección de Operaciones de PED y la Sección de Adquisición y Control de Datos controlan los procesamientos. El departamento que origina los datos que van a procesarse y recibe la salida emanada del centro de procesamiento de datos, normalmente ejerce el control sustantivo. Una vez que la dirección ha determinado su plan de organización, precisa elaborar un sistema que comprende tres niveles: 1. El nivel de datos fuente. 2. El nivel de procesamiento de datos. 3. El nivel de reportes. Controles de los datos fuente. Las finalidades perseguidas por los controles de los datos fuente son: - Determinar que todas las transacciones se hayan registrado correctamente en su punto de origen o fuente. - Determinar que todas las transacciones se trasmitan del punto de registro al de procesamiento. Registro correcto: En los sistemas PED en que el documento fuente se elimina o esta en tal forma que no permite la revisión humana, existen dos soluciones básicas para garantizar su registro correcto. La primera es retroceder Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

49 el control hacia el punto de origen a fin de permitir que el acceso al equipo de transmisión y registro, y el uso del mismo, queden debidamente controlados para evitar su uso desautorizado o impropio. Una segunda solución consiste en dejar que la computadora ejerza la misma revisión de la transacción que la que efectuaran personas. La capacidad de revisión y corrección de la computadora puede utilizarse para descubrir, en la preparación del material de entrada, errores que no habían sido advertidos por la revisión humana. Las verificaciones programadas para determinar la validez de los datos de entrada o fuente son: 1. Verificación de existencia. 2. Verificación de combinación. 3. Verificación de totalidad. 4. Verificación de razonabilidad. Las verificaciones de existencia se usan para determinar si un cierto código (clave) de transacción continua es valido. Las verificaciones de combinación se usan en aquellas transacciones en las cuales diversos sectores o campos del registro se relacionan lógicamente entre sí. Las verificaciones de totalidad tienen por objeto asegurar que la entrada tenga él número total de datos prescritos en todas las categorías de información. Las verificaciones de razonabilidad se usan para probar los campos de registro y ver si no se han excedido ciertos límites predeterminados. Transmisión de todas las transacciones. El segundo objeto de ejercer control de los registros es determinar que todas las transacciones se transmitan desde el punto de registro hasta el punto de procesamiento. Para lograr este objetivo en los sistemas PED, se ha usado técnicas de totales de prueba, o de lote cuando los documentos fuente se convierte en datos de entrada traducidos a lenguaje de maquina y las transacciones se ordenan en una secuencia de acuerdo con el orden de los registros en el archivo. Controles del procesamiento. El centro de procesamiento electrónico de datos se ocupa exclusivamente de procesar los datos que se le remitan dé acuerdo con instrucciones y procedimientos previamente establecidos. La exactitud del procesamiento depende de la precisión y exactitud de la programación de las verificaciones diseñadas e incorporadas al equipo por el fabricante, así como las verificaciones programadas que el usuario incluya en sus programas. La exactitud y precisión de la programación depende de la concepción cuidadosa y la realización esmerada tanto del diseño de los sistemas como de las instrucciones del programa; de la adecuada documentación del programa, así como de su acertada revisión y aprobación. La exactitud del procesamiento de datos en un sistema PED se logra mediante verificaciones programadas. Las verificaciones programadas pueden clasificarse en relación con los objetivos básicos de los controles del procesamiento. Tales objetivos son los siguientes: - Descubrir la pérdida de datos o la falta de su procesamiento. - Determinar que las funciones aritméticas se ejecuten correctamente. - Determinar que todas las transacciones se asienten en el registro indicado. - Asegurar que todos los errores descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan satisfactoriamente. Controles de salida La función de los controles de salida es determinar que los datos procesados incluyan ninguna alteración desautorizada por la sección de operación de la computadora, y que los datos son sustancialmente correctos o razonables. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

50 El control de salida más básica es la comparación de los totales de control de los datos procesados con los totales obtenidos independientemente de procesos anteriores o de los datos fuente originales. El muestreo sistemático de renglones individuales procesados proporciona otro control de salida. Además de los controles de organización y de procedimientos, todo sistema PED necesita controles administrativos. Estos controles pueden asociarse con la formulación, documentación y administración de los métodos y practicas de operación en el diseño de sistemas, la programación y las operaciones de la computadora. Diseño de sistemas. La complejidad de los sistemas electrónicos requieren programaciones y diseños de sistemas detallados. Estos detalles deben estar debidamente documentados, a fin de evaluar y modificar el sistema. Programación La programación de la computadora es la preparación de los diagramas de recorrido, relaciones de programa e instrucciones para el manejo de la computadora. Durante la planeación e instalación de un sistema o aplicación de PED, es conveniente documentar todos los aspectos del desarrollo de programas lo más explícitamente posible. Operaciones de la computadora. Uno de los más importantes controles sobre las operaciones de la computadora es el riesgo que se mantiene para marcar el tiempo de análisis. Este registro de utilización consigna las operaciones de la computadora, el uso del equipo y el tiempo consumido en procesar un trabajo. Tal registro debe ser analizado y revisado por personal de operación responsable, para determinar el tiempo que se requiere para procesar cada uno de los trabajos y las razones de todas las demoras. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS Los tipos de procesamiento que existen, son los siguientes: a. Proceso Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de información escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio, en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante cálculos aritméticos manuales, quedando toda esta información almacenada en su registro. b. Proceso Mecánico: Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda la información resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

51 c. Proceso Electromecánico: En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activará un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitirá perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras, etc. d. Procesos Electrónicos: En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increiblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redacción de documentos y en la recreación, con el uso de los video juegos, bingos y otros. Además de la clasificación de los sistemas de procesamiento de datos, también existen algunos tipos de Acceso a los Archivos, dentro de los cuales, podemos mencionar: a.) Secuencial: Se accesan uno a uno los registros desde el primero hasta el último o hasta aquel que cumpla con cierta condición de búsqueda. Se permite sobre archivos de Organización secuencial y Secuencial Indexada. b.) Random: Se accesan en primera instancia la tabla de índices de manera de recuperar la dirección de inicio de bloque en donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organización Sec.Indexada. c.) Dinámico: Se accesan en primera instancia la tabla de índices de manera de recuperar la dirección de inicio de bloque en donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organización Sec.Indexada. d.) Directo: Es aquel que utiliza la función de Hashing para recuperar los registros. Sólo se permite para archivos con Organización Relativa. Es importante mencionar que según la historia del procesamiento de datos, existen algunos programas diseñados para el procesamiento de datos, dentro de los cuales podemos mencionar: 1. UNIX 2. LINUX 3. Macintosh OS 4. MS-DOS 5. OS/2 6. Windows Windows NT 8. NetWare. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

52 UNIX En informática, sistema operativo multiusuario que incorpora multitarea. Es muy utilizado en estaciones de trabajo (workstations) y servidores; en la actualidad la mayor parte de los sitios Web se ejecutan bajo UNIX. El sistema operativo UNIX de 1981 era un sistema de tecleo intensivo que requería una larga lista de mandatos con diversas sintaxis. La generación más reciente de sistemas UNIX ofrece en muchos casos interfaces amables con el usuario, orientadas al uso de ratón y de ventanas tales como X Windows System de MIT, News de Sun Microsystem y Open Look de AT&T. Los sistemas UNIX se han convertido en los sistemas operativos para computadora personal preferidos por los usuarios de potencia, y es probable que lo mismo suceda con millones de usuarios más. LINUX Sistema operativo derivado de UNIX que, manteniendo la generalidad de sus características, como el ser multitarea y basado en bibliotecas dinámicas, puede ser ejecutado en ordenadores o computadoras personales aunque su potencia sea limitada. Linux es un Unix libre, es decir, un sistema operativo, como el Windows o el MS-DOS (sin embargo, a diferencia de estos y otros sistemas operativos propietarios, ha sido desarrollado por miles de usuarios de computadores a través del mundo, y la desventaja de estos es que lo que te dan es lo que tu obtienes, dicho de otra forma no existe posibilidad de realizar modificaciones ni de saber como se realizó dicho sistema. Macintosh OS: El sistema operativo constituye la interfaz entre las aplicaciones y el hardware del Macintosh. El administrador de memoria obtiene y libera memoria en forma automática para las aplicaciones y el sistema operativo. Esta memoria se encuentra normalmente en un área llamada cúmulo. El código de procedimientos de una aplicación también ocupa espacio en el cúmulo. MS-DOS Como otros sistemas operativos, el MS-DOS supervisa las operaciones de entrada y salida del disco y controla el adaptador de vídeo, el teclado y muchas funciones internas relacionadas con la ejecución de programas y el mantenimiento de archivos. El MS-DOS es un sistema operativo monotarea y monousuario con una interfaz de línea de comandos. El significado de estas letras es el de Microsoft Disk Operating System. Microsoft es el nombre de la compañía que diseño este sistema operativo, e IBM la compañía que lo hizo estándar al adoptarlo en sus microordenadores. Este sistema operativo emplea discos flexibles con una organización determinada. Los discos se pueden grabar por una o por dos caras y la información se organiza en 40 pistas de 8 ó 9 sectores de un tamaño de 512 caracteres, reservándose el sistema para la propia información del disco, que puede ser disco removible o disco duro, teniendo en el segundo más capacidad pero similar estructura. OS/2 En informática, sistema operativo multitarea para ordenadores o computadoras personales con microprocesadores de la gama x86 de Intel. El OS/2 puede ejecutar aplicaciones para Windows y MS-DOS y leer discos de MS-DOS. El OS/2 fue desarrollado originalmente como un proyecto conjunto de Microsoft e IBM. Desarrollado inicialmente por Microsoft Corporation e International Business Machines (IBM), después de que Intel introdujera al mercado su procesador Pero la sociedad no duro mucho ya que IBM veía a Windows como una amenaza para el SO/2. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

53 Pero IBM continúo desarrollando este sistema operativo. El OS/2 al principio fue muy parecido al MS-DOS, tiene una línea de comando, pero la diferencia que existe con el DOS es el intérprete de comandos, el cual es un programa separado del kernel del sistema operativo y aparece únicamente cuando se hace clic en uno de los iconos OS/2 prompt dentro del Workplace Shell. En el OS/2 muchos de los comandos son idénticos a los de su contra parte pero tiene más comandos debido a que es más grande, completo y moderno. El ambiente gráfico es el Workplace Shell (WS), es el equivalente a un administrador del área de trabajo para el WS. Windows: Windows, en informática, nombre común o coloquial de Microsoft Windows, un entorno multitarea dotado de una interfaz gráfica de usuario, que se ejecuta en computadoras diseñadas para MS-DOS. Windows proporciona una interfaz estándar basada en menús desplegables, ventanas en pantalla y un dispositivo señalador como el mouse (ratón). Los programas deben estar especialmente diseñados para aprovechar estas características. A continuación, algunas versiones de windows. Windows NT: Windows NT, un sistema operativo diseñado para entornos empresariales, fue lanzado en Al año siguiente, la compañía y el Departamento de Justicia firmaron un acuerdo en el que se pedía a Microsoft que modificase la forma de vender y conceder licencias para sus sistemas operativos a los fabricantes de computadoras. Windows 95 En 1995 la compañía lanzó Windows 95, un entorno multitarea con interfaz simplificada y con otras funciones mejoradas. A las siete semanas de su lanzamiento se habían vendido siete millones de copias. Windows 98 En junio de 1998 Microsoft lanzó Windows 98, que incluía funciones integradas para acceso a Internet. Windows XP En 2001 Microsoft publicó Windows XP, el primer sistema operativo para PC desarrollado por la compañía que no estaba basado en MS-DOS. Windows Vista. En noviembre de 2006 estuvo disponible para las empresas, y a finales de enero de 2007, para el resto de los usuarios. El nuevo sistema presenta importantes mejoras en los gráficos y en la capacidad de búsqueda, así como en la protección contra virus informáticos. Netware: En informática, familia de productos de sistemas operativos para redes de área local producidos por Novell, Inc. Diseñada para funcionar en PCs de IBM y en Apple Macintosh, Novell NetWare permite a los usuarios compartir archivos y recursos del sistema, como los discos duros y las impresoras. ACCES Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información entraría dentro de la categoria de Gestion y no en la de Ofimática como algunos creen. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

54 Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos del Programa. Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños. EXCEL Microsoft Office Excel, mejor conocido sólo como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar información creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrónicos, entre otras actividades que impliquen la utilización de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnología y la informática, permitiendo semiautomatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para desarrollar completas y avanzadas hojas de cálculo. Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales están disponibles para múltiples sistemas operativos y distribuciones, a diferencia de Excel, el cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh. La mayor parte de estas alternativas libres poseen compatiblidad con documentos nativos de Excel. Algunas alternativas de código abierto para Microsoft Excel, son OpenOffice.org Calc, Gnumeric y KSpread. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 4 A) Los siguientes son errores que pueden presentarse en el ciclo de ventas y cobranza. 1. Se surtió y embarcó un pedido a un cliente que ya cayó en bancarrota. 2. El precio de los artículos ordenados por un cliente fue autorizado por el gerente de ventas, pero escribió un precio por un importe equivocado. 3. Varios avisos de remisión se ingresaron y enviaran a procesamiento de datos. El empleado se levantó a tomar café, los puso en una caja, y omitió entregarlos al operador de la computadora. 4. Se traspapeló el número de cliente en una factura, lo que originó que se cargara indebidamente a otro cliente. Para cuando se detectó el error, el cliente original ya no estaba en operación. 5. Un ex operador de computadora, que ahora es programador, capturó información para una devolución de ventas ficticia y la corrió de noche en el sistema de cómputo: Cuando el dinero ingresó, lo tomó y lo depositó en su propia cuenta. 6. Un operador de computadora tomó un archivo de datos de ventas basado en computadora de una semana que no era de la fecha correcta, y lo procesó en el sistema una segunda vez. 7. Un operador de datos de entrada se equivocó en ingresar la información de una venta para el departamento del vendedor. Como resultado, el vendedor no recibió comisión por la venta. 8. En la descripción de mercancía en un documento de embarque se incluyó un número inexistente de una parte. Por tanto, no se hizo ningún cargo por esa mercancía. Se pide: a. Identifique lo(s), objetivo(s) de auditoría re1acionado(s) con la transacción a la cual pertenece el error. b. Identifique un procedimiento de control basado en computadora, que probablemente hubiera evitado cada error. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

55 B) Usted está haciendo la auditoría del colegio de varones SISOL, Colegio privado que tiene aproximadamente 2,500 estudiantes. Con la asesoría de su despacho, el colegio ha instituido un sistema de PED que separa las responsabilidades del operador de la computadora, el analista de sistemas, bibliotecario, programador y el grupo de control de datos, haciendo que una persona diferente realice cada función. Ahora se necesita una reducción presupuestal y debe despedirse a una de ellas. Se le pide que asesore al colegio respecto de la forma en que pueden realizarse las cinco funciones con un personal más reducido y tener efectos negativos mínimos sobre el control interno. La cantidad de tiempo que requiere la realización de dichas funciones no es algo importante, porque las cinco personas también desempeñan funciones no de contabilidad. Se pide a. Divida las cinco funciones entre cuatro personas de manera que se mantenga el mejor sistema de control posible. b. Suponga que los tiempos económicos empeoran para el colegio y que debe recortarse a otra persona. Divida las cinco funciones entre les tres restantes de manera que se conserve la mejor estructura posible de control interno. De nuevo, la cantidad de tiempo que requiere cada función no debe considerarse en su decisión. c. Suponga que las condiciones económicas se agravan para SISOL de manera que sólo puede tener dos empleados para el desempeño de las funciones de PED. Divida las cinco funciones entre dos, con el fin de que se mantenga el mejor sistema de control posible. d. Si las cinco funciones fueran desempeñadas por una persona, serían tan inadecuados los controles internos que no se podría realizar una auditoría? Discútalo. AUDITORIA CON COMPUTADORA Hay tres formas en que el auditor utiliza la computadora para desempeñar procedimientos de auditoria: 1) Enfoque de datos de prueba El objetivo es determinar so los programas de computación del cliente procesan correctamente todas las transacciones validas y no validadas, para satisfacer este objetivo, el auditor desarrolla diferentes tipos de transacciones que procesan bajo su propio control, utilizando los programas de computación del cliente en el equipo de PED de este. Los datos pruebas del auditor deben incluir tanto transacciones validas como transacciones no validas con el fin de determinar si los programas de computo del cliente reaccionan adecuadamente a diferentes clases de datos. 2) Enfoque de programa de computadora del auditor Consiste en que el auditor corra su propio programa de manera controlada, con el fin de verificar los datos del cliente. Por ejemplo suponga que un auditor suma las cuentas por cobrar del cliente, que esta en forma legible para la maquina. El archivo maestro del cliente se procesa ya sea en la computadora del cliente o en la del auditor. El auditor compara después el total generado por la computadora con el total del mayor general. El auditor tiene la posibilidad de realizar muchas clases diferentes de pruebas y otras funciones con un programa de computación, si los datos del cliente se encuentran en lenguaje de máquina. Ello incluye lo siguiente: Verificación de extensiones y sumas Se puede realizar un programa de computadora para verificar la corrección de los cálculos de los clientes, mediante un calculo independiente de la información. Entre otros ejemplos se incluiría recalcular los descuentos de ventas recibidos y los cálculos de paga neto a los empleados, la suma del programa de vencimientos de las cuentas por cobrar y calcular el total de la relación de las cuentas por pagar del cliente. Examen de la calidad, integridad, consistencia y corrección de los registros Al auditar varias características de un sistema manual, el auditor examina de manera rutinaria la corrección de los registros de contabilidad, porque son visibles y puede observarse sin dificultad cualquier inconsistencia o falta. Cuando se auditan registros basados en computadora, el programa del auditor tiene instrucciones para examinar todos los registros utilizando criterios específicos e imprimir las excepciones. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

56 Comparación de datos en archivos separados En los casos en que los registros en archivos separados contienen información compatible, se utiliza un programa para determinar si la información concuerda o requiere hacer otras comparaciones. Por ejemplo, se comparan los cambios en los saldos de las cuentas por cobrar entre dos fechas, contra los detalles de las ventas e ingresos de caja en los archivos de las transacciones y detalle de la nomina como tasas de pago, y retenciones para comparar las excepciones contra los registros del personal. Sumarización o reordenamiento de los daros y realización de análisis Pueden desarrollarse programas de computación para cambiar el formato y agregar los datos de diversas formas. La capacidad de cambiar el formato y orden de los datos de auditoria y a simular el sistema de procesamiento de datos del cliente para determinar la razonabilidad de la información registrada. Los ejemplos incluirían la verificación de las cuentas por cobrar, la preparación de la balanza de comprobación del mayor general, el resumen de las estadísticas de rotación de inventario para un análisis de la obsolescencia. Comparación de los datos obtenidos mediante otros procedimientos de auditoria con los registros de la compañía La evidencia de auditoria reunida manualmente puede convertirse en lenguaje legible para la máquina y comparada con otros datos. Los ejemplos incluiría la comparación de respuestas de confirmación con los archivos maestros y la comparación de los estados de cuenta de los acreedores con los archivos de cuentas por pagar. Selección de muestras de auditoria LA computadora se programa para seleccionar muestras de cualquier dato legible para la máquina en varias formas diferentes, inclusive muestras aleatorias. UTILIZACION DE SOTWARE DE AUDITORIA GENERAL El proceso del SAG contempla los siguientes pasos: Fijación de los objetivos: El propósito de la prueba debe quedar cuidadosamente especificado con anticipación, para alcanzar los resultados deseados. El objetivo puede ser sumar un archivo de datos, seleccionar una muestra aleatoria o desempeñar una o mas de las restantes tareas descritas con anterioridad. Diseño de la aplicación: este segundo consiste en tres partes: Identificar y describir los archivos de datos del cliente y la información pertinente a la cual se desea el acceso. Diseñar el formato y contenido mas útil de los reportes del SAG del auditor. Desarrollar un enfoque lógico para extraer y manipular los datos obtenidos de los registros del cliente. Codificacion Los resultados del diseño de la aplicación se codifican en hojas de trabajo por el auditor, en lenguaje simple del SAG. Captura por el teclado Las hojas de trabajo se capturan mediante el teclado, se verifican por los empleados del contador y se pasan a la computadora junto con el SAG y los archivos de los clientes. Procesamiento Esta fase tiene dos etapas, en la primera el SAG instruye a la computadora que lea el archivo de datos y copie la información pertinente. AUDITORIA CON MICROCOMPUTADORA Una innovación más reciente que el uso del software de auditoría general es el uso de las microcomputadoras para desarrollar tareas de auditoría. Ahora es común que los auditores lleven microcomputadoras portátiles a la oficina del cliente para utilizarlas como herramientas de auditoría. Muchas tareas de auditoría, como los procedimientos de análisis y la preparación de papeles de trabajo, pueden realizarse con ayuda de ellas. Existe una importante diferencia entre el uso de la microcomputadora como herramienta de auditoría y el uso del software de auditoría general. El software de auditoría general es software para la verificación de los datos del cliente registrados en lenguaje de máquina. El SAC se utiliza en una microcomputadora o en una mainframe. Por otra parte, la microcomputadora es una forma de hardware que puede operar muchos tipos de software y sirve para una diversidad de propósitos de auditoría que van más allá del SAC. La microcomputadora puede utilizarse Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

57 independientemente de que los datos del cliente estén computarizados o no, o cuando el software del cliente no es compatible con el del auditor. Por lo general, los datos de entrada se capturan en el sistema de la microcomputadora por el auditor o alguno de sus auxiliares. Esos datos son utilizados luego por el auditor para su análisis o resumen. Un ejemplo común es copiar la balanza de comprobación en el sistema de la microcomputadora y utilizarla para calcular procedimientos de análisis. Por lo regular, si los datos del cliente están basados en computadora y son compatibles con el software del cliente, no necesitan capturarse por medio del teclado. La mayor parte de las aplicaciones de microcomputadora utilizan software de uso especial diseñado específicamente para auditoría o para plantillas de hoja de cálculo electrónica y de procesamiento de texto. Los otros tipos de software de microcomputadora que se revisaron en la sección anterior, también pueden usarse cuando éstos no se encuentren disponibles o no son prácticos. Los usos típicos de auditoría incluyen los siguientes: Preparación de balanzas de comprobación y proyectos anticipados La microcomputadora se utiliza en la preparación de balanzas de comprobación y proyectos anticipados para las diversas cuentas de estados financieros. A medida que se realizan los ajustes y reclasificación de asientos en el diario, se traspasan electrónicamente y se puede obtener de inmediato una balanza de comprobación actualizada. Preparación de papeles de trabajo El software ce microcomputadora es ideal para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría. Es de utilidad cuando los formatos estándares son de mucha aplicación y cuando hay cálculos extensos. Ejemplos de estas situaciones incluyen la verificación de saldos de efectivo en bancos, resumen y control de la confirmación de las cuentas por cobrar. Preparación de programas de auditoría La forma más simple de esta aplicación es escribir el programa de auditoría en un procesador de texto y guardarlo de un año al siguiente, para facilitar los cambios y actualización. Un uso mas avanzado es tener un programa de uso especial que ayude al auditor a pensar sobre los aspectos de planeación de la auditoría y seleccionar procedimientos apropiados de una "base de datos de procedimientos de auditoría". Comprensión de la estructura de control interno Hay varios tipos de software que auxilian en estas tareas. Primero, se puede utilizar un procesador de texto para documentar la estructura de control interno utilizando una narración descriptiva. Segundo, el cuestionario de control interno puede automatizarse tanto para documentar la información descriptiva como para desarrollar algunas etapas en el aspecto de evaluación. Desarrollo de un muestreo de auditoría Existe un software de uso especial para diseñar, seleccionar y evaluar muestras de auditoría utilizando una variedad de técnicas estadísticas y no estadísticas. También es posible utilizar una hoja de cálculo electrónica para efectuar la evaluación, y escribir un programa sencillo cuando no está disponible un software de uso especial. PREOCUPACIONES POR EL CONTROL DE CALIDAD Existen preocupaciones especiales cuando los auditores utilizan microcomputadoras en las auditorías. Primero, mucha de esta información sobre los datos y cómo se manejan, no queda claro para el auditor o para el supervisor de la auditoría. Para verificar el trabajo cuando se realiza, y para revisarlo a su terminación, debe realizarse un esfuerzo especial para documentar los datos de entrada y las rutinas de computación. El software bien diseñado proporciona dicha documentación. Una segunda preocupación es el riesgo de utilizar un software que no sea digno de confianza. El software comercial de uso más generalizado ha sido probado y comprobado por sus autores. Sin embargo, el nuevo software y el software de creación especial contiene "baches" que afectan Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

58 su confiabilidad. De manera similar, cuando el software comercial se utiliza por el auditor crea rutinas lógicas y de computación, los auditores pueden cometer equivocaciones que hagan que los resultados sean erróneos. Para protegerse contra estas situaciones, el auditor debe considerar la necesidad de probar el software. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 5 A) La Farmacia San Sebastian tiene el siguiente sistema para facturar y registrar las cuentas por cobrar: Un pedido de un cliente se recibe en el departamento de pedidos por un empleado que prepara una forma foliada de ventas de la compañía, en la cual se incluye la información pertinente, como nombre y dirección, el número de cuenta del cliente y cantidades y artículos ordenados. Después que se ha preparado la forma de ventas, se engrapa el pedido del cliente. 2. La forma de ventas se pasa al departamento de crédito para su autorización. Éste hace cálculos gruesos del monto de facturación de los pedidos, para el caso de aquellas cuentas en que se imponen limitaciones de crédito. Después de su investigación, se escribe la autorización del crédito en la forma. 3. Después se pasa la forma de ventas al departamento de facturación, donde un empleado captura mediante el teclado la información de la forma de venta, incluyendo los precios de venta unitarios obtenidos de una lista de precios aprobada, en un archivo de datos. El archivo de datos se utiliza para preparar las facturas de ventas. La máquina de facturar suma automáticamente los totales diarios de los números de cuenta del cliente e importes de las facturas, para proporcionar un picadillo" de totales y montos de control. Estos totales, que se insertan en una bitácora diaria, sirven como totales predeterminados de lotes para la verificación de las entradas de computación. La facturación se hace sobre formas foliadas, continuas, con papel carbón intercalado, con la designación siguiente: (1) Copia para el cliente. (2) Copia para el departamento de ventas, para su conocimiento. (3) Copia para archivo. (4) Copia para el departamento de embarque, que sirve como orden de embarque. Los conocimientos de embarque se preparan también como subproducto de una copia al carbón del procedimiento de facturación. 4. La copia del departamento de embarque de la factura y los conocimientos de embarque se envían al departamento de embarque. Después que el pedido se ha embarcado, se devuelven copias del conocimiento de embarque al departamento de facturación. La copia de la factura del departamento de embarque se archiva en el departamento de embarque. 5. En el departamento de facturación se agrega una copia del conocimiento de embarque a la copia de la factura del cliente, y ambos se envían a éste. La otra copia del conocimiento de embarque junto con la forma de ventas, se engrapa a la copia de la factura para archivo y se archiva en el orden numérico de la factura. 6. El archivo de datos se actualiza para todos aquellos embarques que sean diferentes de las que se facturaron antes. Después que se han hecho tales cambios, el archivo se utiliza para preparar un diario de ventas de acuerdo con el orden de facturas de venta, y para actualizar el archivo maestro de cuentas por cobrar. Se imprimen los totales diarios para corresponder con los totales de control preparados antes. Estos totales se comparan con los totales de control y los totales por una persona independiente. Se pide: a. Identifique los controles importantes y los objetivos de auditoría relacionados con las transacciones de ventas. b. Enliste los procedimientos un auditor utilizaría en la auditoría de las transacciones de ventas para la verificación de los controles identificados y los aspectos sustantivos de las transacciones de ventas. B) Usted está a cargo de una auditoría de ventas para el BOMBAZO tienda de una cadena minorista que tiene un sistema de ventas basado en computadora, en el que las cajas registradoras están integradas Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

59 directamente con cuentas por cobrar, ventas, registro de inventario perpetuo y comisiones de venta. En el momento de la venta, el empleado teclea la siguiente información directamente en la caja registradora: Número de producto. Cantidad vendida. Precio unitario de venta. Número de código de la tienda. Número del vendedor. Fecha de venta. Si la venta es al contado o a crédito. Número de cuenta del cliente para todas las ventas a crédito. El importe total de la venta, incluso los impuestos de venta (IVA), se calcula automáticamente por el sistema y se indica en la pantalla de la caja registradora. La única información impresa para las ventas en efectivo es el recibo de la caja registradora, que se entrega al cliente. Para las ventas a crédito, se prepara un talón de crédito y una copia que es conservada por el empleado para su entrega diaria al departamento de contabilidad. Se imprime diariamente un resumen de ventas en el departamento de contabilidad. El resumen incluye los totales diarios y mensuales por vendedor para cada tienda, así como totales para cada una de las 93 categorías de mercancía por cada tienda. Los registros de inventario perpetuo y cuentas por cobrar se actualizan todos los días en cinta magnética, pero los registros de respaldo se limitan principalmente a registros legibles para máquina. Se pide a. Cuáles son los principales problemas que enfrenta el auditor en la verificación de ventas y cuentas por cobrar? b. Cómo puede emplearse el concepto de datos de prueba en la auditoría? Explique las dificultades que el auditor tendría que resolver al utilizar datos de prueba.. e Cómo puede utilizarse el software de auditoría general en esta auditoría? Enliste varias pruebas que pueden realizarse utilizando este enfoque. d. El cliente está interesado en instalar varios controles para indicar automáticamente a los que operan las cajas registradoras que han cometido un error. Enliste cuatro controles programados que el auditor podría recomendar para reducir la probabilidad de estos tipos de errores. C) Un cliente del auditor, Guillen & Castillo, es un fabricante mediano de productos para el mercado de actividades de tiempo libre (equipo de acampar, equipo de buceo, arcos y flechas, y así sucesivamente). Durante el año pasado, se instaló un sistema de cómputo, y los registros de inventario de artículos terminados y de partes se convirtieron al procesamiento de computadora. El archivo maestro de inventario se conserva en un disco. Cada registro del archivo tiene la siguiente información: Número de la parte o componente. Descripción Tamaño. Código de unidad de medida. Cantidad disponible a mano. Costo unitario. Valor total del inventario disponible a mano, al costo. Fecha de la última venta o uso. Cantidad utilizada o vendida este año. Lote económico de la orden. Número de código del principal vendedor. Número de código del segundo vendedor. En preparación para el inventario de fin de año, el cliente tiene dos juegos idénticos de formas pre impresas de conteo de inventario. Un juego es para la cuenta de inventario del cliente, y la otra es para Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

60 que el auditor la use para hacer conteos de prueba de auditoría. La siguiente información se ha capturado en cada forma: Número de la parte o componente. Descripción. Tamaño. Código de unidad de medida. Al tomar el inventario de fin de año, el personal del cliente escribirá la cantidad real contada en cada forma. Cuando todos los conteos estén terminados, la cantidad contada se captura en las formas. Las formas se procesarán contra el archivo de disco, y las cantidades disponibles a la mano se ajustarán para que reflejen el conteo real. Se preparará un listado de computadora para evidenciar si falta alguna forma de conteo de inventario y todos los ajustes en cantidades que rebasen los 100 dólares en valor. Estos faltantes y ajustes serán investigados por personal del cliente, y se realizarán todos los ajustes que sean necesarios. Cuando éstos se hayan completado, se calcularán los saldos definitivos de fin de año y se traspasarán al mayor general. El auditor tiene a su disposición software de auditoría general que corre en la computadora del cliente, y puede procesar tanto archivos de como de disco. Se pide a. En general y sin considerar los hechos de este caso, analice la naturaleza del software de auditoría general y enliste sus diversos tipos y usos. b. Enliste y describa por lo menos cinco formas en que puede utilizarse el software de auditoría general para auxiliar en todos los aspectos de la auditoría del inventario de Guillen & Castillo. (Por ejemplo, el software puede utilizarse para leer el archivo maestro de inventario en el disco, y enlistar las partes y componentes que tienen un alto costo unitario o valor total. Tales partes y componentes pueden estar incluidos en los conteos de prueba para incrementar la cobertura en dinero de la verificación de auditoría,) ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Explique sobre procesamiento electrónico de datos? 2- Enumere los elementos que consta un sistema de PED. 3- En un Sistema PED que significa Control Interno? 4- Cuáles son los elementos del Control Interno? 5- Esquematice la clasificación de los sistemas de procesamiento de datos. 6- Por que el uso y manejo de PED se relaciona con la Auditoria? Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

61 III UNIDAD: AUDITORIA DEL CICLO DE PERSONAL Y NÓMINAS Objetivos Académicos: Describir el ciclo de personal y nóminas y los documentos y registros, funciones y controles internos pertinentes. Diseñar y desarrollar pruebas y controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de nóminas y personal. Diseñar y desarrollar procedimientos de análisis para el ciclo de nóminas y personal. Diseñar y desarrollar pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nóminas y personal. Introducción El ciclo de personal y nóminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación, Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o sin él, vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por hora. El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros castos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y de construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta. Por último, las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de la empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude. Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del personal y nóminas. El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servidos prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nóminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucrar la obtención de servidos de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la contabilidad de los servicios de una manera correcta. El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de reistros para la verificación interna de la información sobre salarios. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

62 Efectivo en el Banco Pagos de salario Pagos de impuesto a la nómina Salario, sueldos, bonificaciones y comisiones acumuladas Pagos Saldo íníclal Salarios. sueldos, etc., devengados Saldo final Mano de obra directa Retención de impuestos sobre ingresos y otras deducciones Pago Saldo inicial Nómina de. pago Retención Saldo final Gastos acumuladoss por impuestos a las nóminas Pago Saldo inicial Gastos por impuestos a las nóminas Saldo final Gastos por Impuestos a las nóminas Las cuentas de operación separadas para las nóminas también incluyen normalmente sueldos y bonificaciones de funcionarios, sueldos de oficinas, sueldos y comisiones de vendedores y mano de obra indirecta. Estas cuentas tiene la misma relación con salarios acumulados e impuestos retenidos y otras deducciones que se muestran para mano de obra directa. Cuentas en el ciclo de nóminas y personal (Tomado del libro Auditoria Integral) CLASE DE TRANSACCIONES CUENTAS FUNCIONES COMERCIALES DOCUMENTOS Y REGISTROS Efectivo de Nómina Personal y empleos Registro de personal Todas las cuentas de gastos por nómina Todas las cuentas deacumulación de nómina Forma parte la autorización de deducciones Forma parte la autorización de las tasas Nómina Control de tiempo y preparacrón de nómina Pago de nómina Preparación de declaración de impuestos sobre y pago de impuestos Tarjeta de tiempo Boleta de tiempo de obra Reporte resumido de nómina Diario de nómina Archivo maestro de nómina Cheques de nómina Declaraciones de Pago de impuesto Clases de transacciones, cuentas, registros relacionados con el ciclo de nómina (Tomado del libro Auditoria Integral) Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

63 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Identifique cinco cuentas del mayor general que posiblemente se vean afectadas por el ciclo de nóminas y personal en la mayoría de las auditorías. 2- Enliste cinco pruebas de control que se pueden desarrollar para el ciclo de nóminas y personal, e indique el propósito de cada control que se está comprobando. 3- Evalúe el siguiente comentario de un auditor: "Mi trabajo es determinar si se han asentado con toda corrección los registros de las nóminas de acuerdo con los Principios de contabilidad generalmente aceptados, no encontrar si se están siguiendo los procedimientos correctos para la contratación y liquidación. Cuando yo llevo a cabo una auditoría de nóminas, me mantengo fuera del departamento de personal y me limito a las tarjetas de tiempo, diarios y cheques por nómina. No me interesa a quién contraten y a quién liquiden, mientras sigan el procedimiento correcto de pago a los empleados que tienen". 4- Al auditar los gastos por impuestos a las nóminas y retención de los mismos, explique por qué debe ponerse el énfasis normalmente en evaluar la adecuada preparación de los procedimientos de declaraciones de impuestos sobre la nómina en lugar del pasivo por el impuesto a la nómina. Si los procedimientos de preparación son inadecuados, explique el efecto que esto tendrá sobre el resto de la auditoría. 5- Enliste varios procedimientos de análisis para el ciclo de pago de nómina y personal, y explique el tipo de error que indicar cuando hay diferencia significativa en la comparación de los resultados del año en curso con los años anteriores, para cada una de las pruebas. 6- Enliste los documentos de respaldo y los registros que el auditor examina en una auditoría común de nóminas, donde el objetivo primordial es detectar fraudes. Toma de tiempo y preparación de Nómina Esta función es de capital importancia en la auditoría de nóminas, porque afecta directamente los gastos por nómina para el periodo. Incluye la preparación de tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto deducciones, y pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades. Tarjeta de tiempo Documento que indica la hora en que el empleado comenzó y dejó de trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana. Tarjeta de tiempo en la obra Documento que indica las órdenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades en diferentes órdenes de producción, o en diferentes departamentos. Reporte resumido de nómina Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Éstos serán iguales a la nómina bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por órdenes de producción. En forma similar, se pueden resumir las comisiones devengadas por cada vendedor. Diario de nómina Diario para registrar los cheques de nómina. Por lo general indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. También se incluyen los detalles del diario en el archivo maestro de nóminas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

64 Archivo maestro de nómina Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados a empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general. Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones. La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también se utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general, no es difícil establecer un buen control en el ciclo de nóminas y personal. Para los empleados de fábricas y oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones en las nóminas de ejecutivos, pero éstas son comúnmente consistentes en el uso del momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nóminas que existen de compañía a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadoras. En consecuencia, los auditores rara vez esperan encontrar excepciones en la prueba de transacciones en las nóminas. En ocasiones ocurren desviaciones en la prueba de control, pero la mayoría de los errores e irregularidades monetarias se corrigen por controles de verificación interna o en respuesta a la queja de los empleados. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nóminas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados, impuestos sobre ingresos retenidos, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoría de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nómina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

65 Fijar la importancia y evaluar el riesgo aceptable en auditoria y el riesgo inherente para cuentas de pasivo de nómina Evaluar el riesgo de control para el ciclo de nóminas y personal Diseñar y llevar a cabo pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo nóminas y personal Diseñar y llevar a cabo procedimientos de análisis para el ciclo de nómina y personal Diseñar pruebas de detalle de saldos en las cuentas de nómina de pago para satisfacer los objetivos de auditoría relacionados con los saldos. Procedimientos de auditoria Tamaño de muestra Muestra a seleccionar Oportunidad Metodología para diseñar pruebas de detalles de saldos para pasivos de nómina ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Enliste cinco tipos de autorizaciones en el ciclo de nóminas y personal e indique el tipo de error que es factible ocurra cuando se carece de cada autorización. 2- Las siguientes preguntas se relacionan con los controles internos en el ciclo de nóminas y personal. Seleccione la mejor respuesta. a. Un Jefe de área de la Fabrica de Puros Joya de Nicaragua S.A liquidó a un trabajador por horas, pero no notificó al departamento de nóminas. El sobrestante falsificó luego la firma del obrero en las tarjetas de tiempo y en las boletas de órdenes de producción, y al entregar los cheques desviaba los cheques de la nómina emitidos al obrero liquidado para su propio uso. El procedimiento más efectivo para evitar esta actividad es: (1) Exigir una autorización por escrito para todos los empleados que se agregan o se eliminan de la nómina. (2) Tener un pagador que no tenga otra responsabilidad en la nómina más que la de entregar los cheques respectivos. (3) Que alguna persona que no sea de las que preparan o distribuyen la nómina, se haga cargo de los cheques de nómina no reclamados. (4) De tiempo en tiempo, rotar a las personas que distribuyen la nómina. b. La CP Teodora Monzon repasa los procedimientos de pago de nóminas de PENSA. Un ejemplo de una debilidad de control interno es asignarle a un supervisor departamental la responsabilidad de: (1) La entrega de los cheques de nómina a sus propios subordinados. (2) Revisar y aprobar los reportes de tiempo de sus subordinados. (3) Entrevistar a los solicitantes de puestos subordinados antes de su contratación por el departamento de personal. (4) Iniciar solicitudes de ajustes salariales para empleados subordinados. c. Desde el punto de vista de un buen control de procedimientos, la distribución de los cheques de nóminas a los empleados se maneja mejor por el: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

66 (1) departamento de contabilidad (2) departamento de personal (3) departamento de la tesorería (4) supervisor departamental del empleado. d. Se incluyen las siguientes errores en los tras contables de Drew Estate Tobacco Company: 1. De forma equivocada se cargó la mano de obra directa a la orden de producción 620 en lugar de la orden de producción 602 por el empleado de nóminas cuando asentó las hojas de distribución de mano de obra. Se terminó la orden 602 y se pagaron los costos en el año actual, mientras que la orden 620 se incluyó en la producción en proceso. 2. Jose Antonio Ruiz y Onel Salazar toman turnos "insertando" las tarjetas de tiempo uno por otro cada cierto tiempo. El empleado ausente viene a mediodía y le dice a su supervisor que se le descompuso su automóvil o que tuvo algún otro problema. El supervisor no sabe que al empleado se te está pagando por ese tiempo. 3. supervisor presenta cada semana una tarjeta de tiempo ficticia de un ex empleado y entrega el cheque de nómina en la casa del empleado al irse a su casa del trabajo. Comparten la cantidad del cheque. 4. Los empleados con frecuencia olvidan registrar sus horas trabajadas en las boletas costo de las órdenes de producción, como lo requiere el sistema. Muchos de los contratos con los clientes establecen sobre una base de costo más. 5. El empleado de nóminas prepara un cheque para la misma persona ficticia cada semana, cuando asienta las transacciones de las nóminas de pago en el sistema de microcomputadora, que también registra la cantidad en el diario de nóminas. Lo presenta junto con todos los demás cheques para su firma. Cuando se le regresan los cheques para su distribución, toma el cheque y lo deposita en una cuenta bancaria especial que tiene el nombre de esa persona. 6. El empleado de nóminas prepara manualmente los cheques de las nóminas de pago, pero con frecuencia olvida registrar uno o dos cheques en el diario de nóminas preparado por microcomputadora. Se pide: A. Para cada error, indique un control que podría haber evitado que ocurriera de manera continua 3- Rodriguez & Rugama, auditores, están haciendo la auditoría de Maderas Diamante S,A., un mayorista de madera con operaciones internacionales. Por la naturaleza de su negocio, las nóminas y los gastos por teléfonos son los dos gastos mayores. Usted es el auditor encargado en este trabajo responsable de escribir el programa de auditoría para el ciclo de nóminas y personal. Maderas Diamante S,A utiliza una compañía de servicios por computadora para preparar los cheques semanales de la nómina, actualizar los registros de las cantidades devengadas y preparar el diario de la nómina semanal para sus 30 empleados. El presidente conserva todos los archivos del personal, conoce muy bien a cada empleado, y es un participante de tiempo completo en el negocio. Todos los empleados, con excepción del presidente, entran en el edificio de la compañía diariamente utilizando un reloj marcador. La secretaría del presidente, Laura Melissa Perez, entrega todos los días las tarjetas de tiempo, observa que los empleados marquen el reloj, recoge las tarjetas e inmediatamente las regresa al archivo. Y sigue el mismo procedimiento cuando los empleados marcan su salida para irse a sus hogares. Al final de cada semana, los empleados calculan sus propias horas. Laura revisa esas horas, y el presidente aprueba todas las tarjetas de tiempo. Cada martes Laura prepara una forma de entrada a la nómina de pago para su entrega al centro de servicios de computadora. Ella archiva una copia de la forma. La forma tiene la siguiente información para cada empleado: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

67 INFORMACION Nombre del empleado Número de seguro social Tasa de mano de obra por hora * Horas regulares Horas de tiempo extra Deducciones especales * FUENTE Tarjeta oe tiempo Lista de empleados Lista de tasa de salarios (autorizada por el. presidente). Tarjeta de tiempo Tarjeta de tiempo Forma especial (preparada por el empleado) * Se incluyen en la forma de entrada sólo para los nuevos empleados, terminaciones y cambios. El centro de servicio clave captura la información de la forma de insumos a la nómina a su computadora, actualiza los archivos maestros e imprime los cheques de nómina y un registro de nómina. El registro de nóminas tiene los siguientes encabezados: Nombre del empleado Número de seguro social Horas regulares Horas de tiempo extra Unidades monetarias de nómina regular Unidades monetarias de nómina de tiempo extra Nómina bruta Retención de impuestos DGI Retención por INSS Otras deducoones Pago neto Número de cheque Se prepara una línea para cada empleado y se totaliza el diario. Se entregan los cheques de la nómina y el diario a Laura Melissa, quien compara la información en el diario con su forma de insumas a la nómina y firma el diario. Ella entrega los cheques al presidente, quien los firma y entrega personalmente a los empleados. Laura Melissa vuelve a sumar el diario y asienta los totales en el mayor general. Los cheques cancelados se envían por correo al presidente, y él prepara una conciliación mensual con el banco. Se pide: Tarea a. Existe alguna pérdida de documentación causada por el centro de servicio de computación? Explíquese. b. Para cada objetivo de auditoría relacionado con transacciones para el ciclo de nóminas y personal, escriba pruebas de controles apropiadas y pruebas sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditoría. Tenga en cuenta tanto los controles como las debilidades al escribir su programa. Ponga nombre a cada procedimiento, ya sea como prueba de control o prueba sustantiva de las transacciones. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

68 IV UNIDAD: AUDITORÍA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS Objetivos Académicos: Describir el ciclo de adquisiciones y pagos y los documentos y registros pertinentes, funciones y controles internos. Diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones par el ciclo de adquisiciones y pagos, y evaluar el riesgo de control relacionado. Conocer la confiabilidad relativa de las facturas y estados de cuentas de los proveedores y las confirmaciones de las cuentas por pagar. Introducción El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisición y pago de mercancía y servicios de fuentes externas. La adquisición de mercancías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigación y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisición y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribución de costos dentro de la organización. Lo primero forma parte del ciclo de nóminas y personal. Y lo segundo pasa a auditoría como parte de la verificación de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas también son una clase de transacción, pero, para la mayoría de las compañías, las cantidades son insignificantes. Efectivo en el banco Cuentas por pagar Compras de materias primas Devoluciones y rebajas en las compras Propiedad, planta y equipo Descuento en las compras Gastos Anticipados Cuenta de control Gastos de Manufactura Cuenta de control Gastos de venta Mejoras en Instalaciones rentadas Cuentas Cuentas Auxiliares Auxiliares Comisiones Cuenta de control Gastos Reparaciones y Gastos de viaje Administrativos mantenimiento Gastos de Impuestos entrega Cuentas Suministros Reparaciones Auxiliares Flete hacia Publicidad Suministros la planta Viajes de Servicios funcionarios Honorarios de abogados Honorarios por auditorías Impuestos Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

69 Cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos Naturaleza del ciclo de adquisiciones y pago. El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparación de una requisición de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancías o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. Aunque el análisis que sigue trata de una pequeña Empresa Industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas los mismos principios se aplican a una compañía de servicios, a una unidad gubernamental o a cualquier otro tipo de organización. CLASES TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES DE NEGOCIOS, Y DOCUMENTOS y REGISTROS RELACIONADOS PARA EL CICLO DE ADQUISlCIONES y PAGOS CLASES DE TRANSACCIONES CUENTAS FUNCIONES DE NEGOCIOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Adquisiciones Inventario Procesamiento de Requisición de compras Propiedades, planta y equipo órdenes de compra Orden de compra Gastos anticipados Mejoras a instalaciones rentadas Cuentas por pagar Gastos de manufactura Gastos de ventas Gastos administrativos Recepción de Reporte de recepción bienes y servicios Diario de adquisiciones Reconocimiento Re!Jorte resumido de adquisiciones del adeudo Factura del proveedor Memorándum de acleudo Comprobante Archivo maestro de cuentas por paga Balanza de comprobación de cuentas por pagar Estado de cuenta del proveedor Salidas de Efectivo en el banco (de Procesamiento y Cheques efectivo salidas de efectivo) registro de Diario de desembolsos de efectivo Cuentas por pagar desembolsos de Descuentos en Compras efectivo Procesamiento de las órdenes de compra El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria dependen de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la política de la empresa. Requisición de compra Solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por un superintendente o el supervisor del almacén, Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

70 reparaciones externas por personal de oficina o de fábrica, o de una póliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo. Orden de compra Documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización para la adquisición de mercancías y servicios. Después de haberse aprobado una adquisición, se inicia una orden para adquirir las mercancías o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida específica a determinado precio, que se entregará en determinado lugar o en un tiempo designado. Por lo general, la orden está por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la mayoría de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta. Es común que las compañías cuenten con departamentos de compra para asegurar una calidad adecuada de mercancías y servicios a un precio mínimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisición o recepción de mercancías. Todas las órdenes de compra están foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancías. Recepción de mercancías y servicios La recepción de mercancías o servicios del proveedor es un punto crítico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoría de las compañías reconocen por primera vez la adquisición y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancías, un control adecuado exige que se examine su descripción, cantidad, arribo oportuno y condición. Reporte de recepción Documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancías tangibles, que indica la descripción de las mercancías, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepción de mercancías y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitución de un pasivo por la adquisición. Controles internos La mayoría de las empresas hacen que el departamento de recepción inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancías. Por lo regular se envía una copia al almacén y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de información. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen físicamente las mercancías desde el momento de su recepción hasta su salida. El personal en el departamento de recepción debe ser independiente del personal de almacén y del departamento de contabilidad. Por último, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancías conforme pasan de la recepción al almacén, y del almacén a fabricación. Reconocimiento dela responsabilidad El reconocimiento debido a la responsabilidad por In recepción de mercancías y servicios requiere registros rápidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir sólo las adquisiciones válidas de la compañía en las cantidades correctas. Diario de adquisiciones Diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

71 Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transacción por concepto de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos más significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los débitos y créditos misceláneos. El diario de adquisiciones también puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. El diario de adquisiciones se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones de adquisiciones que se incluyen en los archivos de la computadora. Se asientan los detalles del diario en el archivo maestro de las cuentas por pagar y se asientan los totales del diario en el mayor general por medio de la computadora. Reporte resumido de adquisiciones Documento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye información analizada por componentes claves, como clasificación de cuentas, tipo de inventario y división. Factura del proveedor Documento que indica conceptos como la descripción y cantidad de mercancías y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, términos de descuento en efectivo, y fecha de facturación. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisición. Póliza de cargo Documento que indica una reducción en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercancía devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas. Póliza Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las pólizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepción, y factura del proveedor. Después del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de pólizas. Relación de cuentas por pagar Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o póliza en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar. Estado de cuenta del proveedor Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor. Controles internos En algunas compañías, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepción de mercancías y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efectúa esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepción y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, términos y flete en la factura del proveedor están correctas. Por lo general, también se verifican las extensiones, totales y distribución de cuentas. Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y de PED es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. Procesamiento y registro de desembolsos en efectivo Para la mayoría de las organizaciones, el pago se efectúa por cheques preparados por computadora a partir de la información que se incluye en el archivo de transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancías y servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato copias múltiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada numéricamente. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

72 En la mayoría de los casos, los cheques individuales se registran en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo. 2. Pruebas de control y pruebas sustantivas de transacción. En una auditoría común, las cuentas que más tiempo se llevan para su verificación en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro están relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos efectivos. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atención considerable en las auditorías bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias áreas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones señaladas con anterioridad en este capítulo: procesamiento de las órdenes de compra, recepción de mercancías y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta función, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo. Comprensión de la estructura de control interno adquisiciones y desembolsos de efectivo Evaluación de riesgo de control planeado adquisiciones y desembolsos de efectivo Evaluación de Costo beneficio de pruebas de control Diseño de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones relacionadas con la adquisicion y desembolso de efectivo, para satisfacer los objetivos de auditoría relacionados con las transacciones Procedimientos de auditoria Tamaño de la muestra Partidas que seleccionar Momento oportuno Metodología para diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

73 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Enliste cinco cuentas de activo, tres cuentas de pasivo y cinco cuentas de gastos incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos de una compañía manufacturera típica. 2- Evalúe la siguiente declaración de un auditor en relación con las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo: Al seleccionar la muestra de adquisiciones y desembolso de efectivo para su verificación, el mejor enfoque es seleccionar un mes al azar y comprobar todas las transacciones del periodo. Este enfoque me permite plena comprensión de la estructura de control interno, porque examino todo lo que sucedió durante el periodo. Como parte de la prueba mensual, también pruebo la conciliación bancaria inicial y final y preparo una prueba de efectivo para el mes. Cuando termino estas pruebas, creo que estoy en condiciones de evaluar la efectividad de la estructura de control interno." 3- Cuál es la importancia de los descuentos de efectivo para el cliente, y cómo puede verificar el auditor si se están tomando de acuerdo con la política de la compañía? 4- Si un cliente de auditoría no tiene cheques foliados, cuál tipo de error tiene mayores probabilidades 5- de ocurrir? En esas circunstancias, cuáles procedimientos de auditoría puede utilizar el auditor para compensar esta falla? 6- Qué se quiere decir con "comprobante"? Explique cómo su uso mejora los controles internos de una organización. 7- Explique la razón por la cual la mayoría de los auditores consideran que la recepción de mercancías y servicios es el punto más importante en el ciclo de adquisiciones y pagos. 8- El auditor examina todas las facturas no registradas a mano el 28 de febrero de 2012, el último día de trabajo en el campo. Cuál de los siguientes errores es el más factible de encontrar por este procedimiento? Explíquese. a) Las cuentas por pagar se sobre estiman al 31 de diciembre de b) Las cuentas por pagar se subestiman al 31 de diciembre de c) Los gastos de operación se sobreestiman para los doce meses que terminaron el 31 diciembre d) Los gastos de operación se sobreestiman para los dos meses que terminaron el 2 de febrero de 2012 Resumen de objetivos de auditoría relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para adquisiciones Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

74 OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVA CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Las adquisiciones Existencia de requisicíón Examen de documentos Revisar el diario de registradas son por de compra, orden de en el paquete del adquisiciones, mayor mercar cía y servicios compra, reportes de comprobante para general, archivo recibidos, consistentes recepción y factura del verificar su existencia. maestro de cuentas por con los mejores intereses proveedor adjunto al pagar en busca de del dente (existencia) comprobante. cantidades o desusadas Aprobación de Verificar la indicación de Examer de documertos adquisiciones en el nivel aprobación. de respaldo para correcto. determinar su razonabilidad y Cancelación de Verificar la indicación de autenticidad (facturas de documentos para evitar cancelación proveedores, reportes de que se vuelvan a usar. recepción órdenes de de compra y requisición de compra Verificación interna de las Examen de la indicación Rastreo de adquisiciones de facturas de proveedores, de verificación inlprna inventario en el archivo reportes de recepción maestro de inventario órderes de compra y Examen de activo fijo requisición de compra. adquirido. OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVA CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Se registran las Se folian y contabilizan las Se contabiliza una Se rastrea desde un transacciones de órdenes de compra. secuencia de órdenes archivo de reportes de adquisición existentes Las órdenes de recepción de compra. recepción hasta el diario (terminados). se folian y contabilizan. Se contabiliza una de adquisiciones. Los comprobantes se secuencia de reportes Se rastrea desde un folian y contabilizan. de recepción. archivo de facturas de Se contabiliza una proveedores hasta el secuencia de comprobantes diario de adquisiciones. Las transacciones de Verificación interna de Examen de las Comparación de adquisiciones registradas cantidades y cálculos. indicaciones de transacciones registradas son precisas (precisión). Los totales de lotes se verificación interna. en el diario de comparan con los Examen del archivo de los adquisiciones con la reportes resumidos de totales de lotes para factura del proveedor, computadora identificar las iniciales del reportes de recepción y empleado de control de otra documentación de datos; comparación de los respaldo. totales contlos reportes Recalcular para verificar la resumidos. corrección de los cálculos Examen de la indicación del empleado en ia de aprobación. factura del proveedor, incluyendo los descuentos fletes. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

75 OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVA CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Las transacciones de Catálogo de cuentas Examen del manual de Comparación de la adquisiciones están adecuado procedimientos y del clasificación con el clasificadas correctamente Verificación interna de la catálogo de cuentas. catálogo de cuentas (clasificación ). clasificación. Examen de la indicación haciendo referencia a las de verificación interna. facturas de los proveedores. Las transacciones de Los procedimientos Examen del manual de Comparación de fechas adquisiciones están exigen el registro de las procedimientos y de los reportes de registradas en las fechas transacciones tan pronto observar si hay facturas recepción y las facturas correctas (tiempo como sea posible no registradas de de los proveedores con oportuno). después de haberse proveedores. las fechas del diario de recibido la mercancía y Examen de indicación de adquisiciones servicios. la verificación interna. Verificación interna. OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVA CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Las transacciones de Verificación interna de: Examen de la indicación Comprobación de la adquisiciones están contenido del archivo de verificación interna. precisión del empleado incluidas correctamente maestro de cuentas por al sumar los diarios y en los archivos maestros pagar. rastrear los asientos en el de cuentas por pagar e Comparación del archivo Examinar las iniciales en mayor general y en los inventarios, y están maestro de cuentas por las cuentas en el mayor archivos maestros de resumidas debidamente pagar o totales de la general que indiquen cuentas por pagar e (asientos y resúmenes). balanza de una comparación. inventarios. comprobación con los saldos en el mayor general Verificación de desembolsos de efectivo Una vez que el auditor ha fijado sus procedimientos, por lo general, se desarrollan de manera concurrente las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por ejemplo, para una transacción que ha sido seleccionada para su examen del diario de adquisiciones, se examinan la factura del proveedor y el reporte de recepción al mismo tiempo que el cheque cancelado relacionado con la adquisición. De esta manera, la verificación se efectúa con eficiencia, sin reducir la efectividad de las pruebas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

76 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Distinga entre la factura de un proveedor y su estado de cuenta. Cuál es el documento que idealmente se utiliza corno evidencia en la auditoría de transacciones de adquisiciones y cuál para verificar los saldos en las cuentas por pagar? Por qué? 2- Usted es el contador que comprueba el diario combinado de adquisiciones y desembolsos de efectivo para un pequeño cliente de auditoría. Considera la estructura de control interno como razonablemente efectiva, tomando en cuenta el número del personal. a) Todas las transacciones escogidas deben sobrepasar los 100 dólares. b) Por lo menos 50 de las transacciones deben estar relacionadas con adquisiciones de materias primas, puesto que estas transacciones suelen ser importantes. c) Es inaceptable incluir más de una vez a un mismo proveedor en la muestra. d) Todas las facturas de los proveedores que no se pueda" localizar deben ser reemplazadas con una nueva muestra. e) Tanto los cheques corno los documentos de verificación deben revisarse para las mismas transacciones. f) La muestra debe ser aleatoria, después de las modificaciones para las instrucciones 1 a15. Se pide: Evalúe cada una de estas instrucciones para comprobar las transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo. 3- Cada año, cerca de la fecha del balance, la presidenta de NAVFAL Construcciones, S.A., toma unas vacaciones de tres semanas en Hawái, y firma varios cheques para pagar las deudas principales durante el periodo en que está ausente. Onel Teodoro Fuentes, contador en jefe de la compañía, utiliza esta práctica para su beneficio. Margan llena un cheque a su nombre por la cantidad de una factura de un vendedor grande y, puesto que no existe un diario de adquisiciones, registra la cantidad en el diario de desembolsos de efectivo como una adquisición del proveedor en listado en la factura. Guarda el cheque cancelado para que los auditores no tengan oportunidad de examinarlo. Poco después del primero del año, cuando regresa la presidenta, Onel presenta de nuevo la factura para su pago y registra otra vez el cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En ese momento, marca la factura pagada" y la archiva con todas las demás facturas pagadas. Onel ha seguido esta práctica con éxito durante varios años, y siente confianza que ha desarrollado un método seguro. Se pide: Cuál es la responsabilidad del auditor para descubrir este tipo de desfalco? b. Cuáles debilidades existen en la estructura de control interno del cliente? c. Cuáles procedimientos de auditoría probablemente descubran el desfalco? 3. Cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancías y servicios recibidos en el curso. Común del negocio. En ocasiones es difícil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es útil definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisición de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos Otros tipos de mercancías y servicios que se recibieron antes del fin del año. La gran mayoría de cuentas por pagar también se identifican por la existencia de facturas del proveedor para fa deuda. También se distinguen las cuentas por pagar de las obligaciones que generan intereses. Si una obligación incluye el pago de intereses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por pagar, o bono por pagar. Resumen de objetivos de auditoría relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para desembolsos de efectivo Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

77 OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVE CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Los registros de desembolsoadecuada separación de Analizar las actividades Revisar el diario de de efectivo son por bienes funciones entre cuentas con el personal y desembolsos de efectivo, y servicios realmente por pagar y custodia de observarlas. mayor general y archivo maestro recibidos. cheques firmados. de cuentas por pagar Examen de la Analizar las actividades pagar para detectar documentación de con el personal y cantidades grandes o desusadas. respaldo antes de la firma observarlas. Rastrear el cheque cancelado hasta de cheques por una el asiento relacionado en el diario persona autorizada. de adquisiciones y examinar el Aprobación del pago Examinar la indicación de nombre de receptor y cantidad. sobre los documentos de aprobación. Examinar los cheques cancelados respaldo en el momento para buscar la firma autorizada, en que los cheques se endoso correcto y cancelacion firman. por el banco Examianr los documentos de respaldo como parte de las pruebas de adquisición. Se registran las Los cheques se folian y Se contabiliza una secuencia Conciliar los desembolsos transacciones de contabilizan. de cheques. de efectivo registrados desembolso de efectivo Se prepara cada mes una Examen de las conciliaciones con los desem bolsos de existentes (estado de conciliación bancaria por bancarias y observar su efectivo en el estado bancario terminación). una persona preparación. (prueba de los desembolsos de independiente. efectivo) Las transacciones de Verificación interna de Examinar la indicación de Comparación de los cheques desembolsos de efectivo cálculos y cantidades verificación interna. cancelados con los registros en registradas son correctas Preparación de una conciliación Examinar las conciliaciones el diario relacionado de (precisión). bancaria mensual por una bancarias y observar su adquisiciones y diario de persona independiente. preparación. desembolsos de efectivo. Recalcular los descuentos en efectivo. Preparar una comprobación de los desembolsos en efectivo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

78 OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO PRUEBA COMUN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS RELACIONADOS CON CLAVE CONTROL INTERNO COMUNES DE TRANSACCIONES TRANSACCIONES Las transacciones de Adecuado catálogo cíe Examinar el manual de Comparación de la desembolsos en efectivo cuentas procedimientos y el clasificacíón con el se han clasificado catálogo de cuentas. catálogo de cuentas correctamente Verificación interna de la haciendo referencia a (clasificación) codificación Examinar la indicación de las facturas de los verificación interna. proveedores y al diario de adquisiciones. Las transacciones de Los procedimientos Examinar el manual de Comparar las fechas de desembolsos de efectivo requieren el registro de procedimientos y observar los cheques cancelados se registran en las fechas las transacciones tan si existen cheques no con el diario de correctas (momento pronto como sea posible registrados. desembolsos de efectivo. oportuno). después de haberse Examinar indicación de Comparar las fechas de firmado el cheque. verificación interna. los cheques cancelados Verificación interna. con la fecha de cancelación del banco. Las transacciones de Verificación interna del Examinar la indicación de Comprobar la precisión desembolso de efectivo contenido del archivo verificación interna. del personal sumando 105 están incluidas maestro de cuentas por diarios y rastreando los correctamente en el pagar. Examen de las iniciales en registros en el mayor archivo maestro de Comparación de los las cuentas del mayor general y en el archivo cuentas por pagar y están totales del archivo general que indican la maestro de cuentas por resumidas debidamente maestro de cuentas por comparación. pagar. (asientos y resúmenes). pagar o de la balanza de comprobación con los saldos en el mayor general. Fijar la importancia y evaluar el riesgo aceptable de auditoria y riesgo inherente de las cuentas por pagar Evaluación de riesgo de control de las cuentas por pagar Diseñar y desarrollar pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones del ciclo de adquisiciones y pagos Diseñar y desarrollar procedimientos análiticos para el ciclo de adquisiciones y pagos Diseñar pruebas de detalles de saldos de las cuentas por pagar para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con los saldos. Procedimientos de auditoria Tamaño de la muestra Partidas que seleccionar Momento oportuno Metodología para diseñar pruebas de detalles de saldos de cuentas por pagar Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

79 Procedimientos de análisis El uso de procedimientos analíticos es tan importante en el ciclo de adquisiciones y pagos como lo es en cualquier otro ciclo. Uno de los procedimientos de análisis más importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparación de los totales de gastos del año actual con los de años anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del año anterior, el auditor puede determinar que no se registró el último recibo del año. PROCEDIMIENTO ANALITICO Comparación de los saldos en la cuenta de gastos relacionados con adquisiciones con los años anteriores Revisar la lista de cuentas por pagar para buscar cuentas por pagar desusadas, sin proveedores, y que generan intereses. Comparación de las cuentas por pagar individuales con los años anteriores. Calcular las relaciones, como compras divididas entre cuentas por pagar, y cuentas por pagar divididas entre pasivos circulantes. POSIBLE ERROR Errores en las cuentas por pagar y gastos. Errores de clasificación por deudas que no son del giro comercial. Cuentas no registradas o nulas, o errores. Cuentas no registradas o nulas o errores. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Como parte de la auditoría de cuentas pagar de Plasencia Cigars S,A a.130 de junio de 2011, el auditor envió 22 confirmaciones de cuentas por pagar a proveedores en forma de solicitudes de estado de cuenta. Cuatro de los vendedores no devolvieron los estados de cuenta, y cinco vendedores reportaron saldos diferentes de las cantidades registradas en el archivo maestro de cuentas por pagar de Plasencia. El auditor sacó copias de los cinco estados de cuenta de los proveedores para controlar esta información independiente, y pasó los originales al empleado de cuentas por pagar del cliente para conciliar las diferencias. Dos días después, el empleado devolvió los cinco estados al auditor con la información en los siguientes papeles de trabajo. Se pide: a) Determine si es aceptable permitir al cliente desarrollar las conciliaciones, suponiendo que el auditor tiene la intención llevar al cabo pruebas adecuadas adicionales. b) Describa las pruebas adicionales que se deben desarrollar para cada uno de los cinco estados de cuenta que tienen diferencias. c) Cuáles procedimientos de auditoría deben desarrollarse para las empresas que no respondieron a las solicitudes de confirmación? 2- Gema Asunción Valladares es el auditor de Relajo Corporations, Gema está pensando en el trabajo de auditoría que se debe desarrollar en el área de cuentas por pagar para el trabajo del año en curso. Los papeles de trabajo del año anterior muestran que se enviaron solicitudes de confirmación a 100 de los 1,000 proveedores de la compañía. Los proveedores seleccionados se basaron en la muestra de Gema, que estaba diseñada para escoger cuentas con grandes saldos en dinero. El gerente y Gema pasaron un número considerable de horas resolviendo diferencias relativamente menores entre las respuestas de Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

80 confirmación y los registros de contabilidad de Relajo. Se utilizaron procedimientos alternos de auditoría para aquellos proveedores que no contestaron las solicitudes de confirmación. Se pide: a) Identifique los objetivos de auditoría relacionados con el saldo en cuentas por pagar, que Gema tiene que tomar en cuenta para determinar los procedimientos de auditoría que se deben seguir. b) Identifique las situaciones en que Gema debe utilizar las confirmaciones de cuentas por pagar y analice si Gema está obligada a utilizarlas. c) Analice porqué el uso de grandes saldos en dinero como criterio para seleccionar las cuentas por pagar para sujetarlas a confirmación pudiera no ser el enfoque más efectivo, e indicar cuáles procedimientos más efectivos deberían seguirse al escoger cuentas por pagar para su confirmación. 3- A usted se le proporciona la siguiente información acerca de la estructura de controles internos para la adquisición de materiales de Misuni Company, empresa de tamaño mediano que construye maquinaria especial a la orden. Las requisiciones de compra de materiales se aprueban primero por el sobrestante de la planta, que las envía al departamento de compras. Se prepara una orden de compra foliada por triplicado por alguno de los empleados del departamento. Los empleados contabilizan todos los números en las órdenes de compra. El original se envía al proveedor. Se manda una copia al departamento de recepción para que la use en un reporte de recepción. La tercera copia se guarda en el archivo del departamento de compras, junto con la requisición. Los materiales entregados se envían de inmediato al almacén. El reporte de recepción, que es una copia de la orden de compra, se envía al departamento de compras. Se envía al almacén una copia del reporte de recepción. Los materiales se entregan a los trabajadores de la fábrica después de que se presenta una solicitud verbal de uno de los supervisores. Cuando el empleado de correspondencia recibe las facturas de los proveedores, las envía al empleado del departamento de compras que firmó la orden. Se compara la orden de compra archivada con la factura, para ver qué precios y términos indicó el empleado. Se compara la cantidad en la factura con el reporte del departamento de recepción. Después de revisar las sumas, extensiones y descuentos, el empleado indica que aprueba el pago rubricando la factura. Entonces envía la factura al departamento de contabilidad. Se ingresan el nombre del proveedor, la fecha, montos brutos y netos de la factura y la distribución en las cuentas en el sistema de computación, para actualizar el diario de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar, y se archiva por fecha de vencimiento de pago. La factura del proveedor se archiva en el departamento de contabilidad. La orden de compra y el reporte de recepción se archivan en el departamento de compras. El departamento de contabilidad obtiene cheques foliados del cajero. Se preparan manualmente y luego los regresa al cajero, que los inserta en la máquina firmadora de cheques. Después de revisar la secuencia de los números, el cajero envía los cheques al departamento de contabilidad, donde se asienta en los registros de desembolsos de efectivo y se actualizan las cuentas por pagar. Se colocan los cheques en sobres y se mandan a correspondencia. Al final de cada mes se imprime una lista del archivo maestro de cuentas por pagar y se compara con el saldo en el mayor general Se investiga cualquier diferencia que surja. Se pide Tarea a. Pre pare una gráfica de flujos para el ciclo de adquisiciones y pagos de la Compañía. b. Enliste los controles en existencia para cada uno de los seis objetivos de auditoría relacionados con transacciones las adquisiciones. c. Para cada control en la parte b, enliste una prueba de control de procedimientos de auditoría para verificar su efectividad. d. Enliste las debilidades más importantes en el control interno de adquisiciones y desembolsos de efectivo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

81 e. Diseñe un programa de auditoría para verificar la estructura de control interno. El programa debe incluir las pruebas de control de la parte c y los procedimientos para compensar las debilidades en la parte d pero no limitarse a ellos. 4. Auditoria de equipos de fabricación. En esta sección se analiza la auditoría de equipo de fabricación como ejemplo ilustrativo de un enfoque apropiado a la auditoría de todas las cuentas de propiedades, plantas y equipo. Se analizarán de forma breve los casos en que existan diferencias significativas en la verificación de otro tipo de propiedades, plantas o equipo. El principal registro de contabilidad para el equipo de fabricación y otras cuentas relacionadas con propiedades, plantas y equipo por lo general es un archivo maestro de activos fijos. Se debe entender el contenido de un archivo maestro de propiedades para que tenga sentido la auditoría del equipo de fabricación El archivo maestro está integrado por una serie de registros, uno para cada pieza de equipo y otros tipos de propiedades. A su vez, cada registro incluye información descriptiva, fecha de adquisición, costo original, depreciación del año actual y la depreciación acumulada para la propiedad. Los totales de todos los registros en el archivo maestro igualan los saldos en el mayor general para las cuentas relativas. El archivo maestro también contiene información acerca de las propiedades adquiridas y vendidas durante el año. En el caso de las ventas, se incluirán los ingresos, pérdidas y utilidades. Equipo de fabricación Saldo inicial (adquisciones)eliminaciones Depreciación acumuláda Saldo inicial Eliminaciones Depreciación del periodo actual Saldo Final Pérdida o utilidad en eliminaciones Gastos por depreciación (1) Las adquisiciones de equipo de fabricación surgen del ciclo de adquisiciones y pagos Por lo regular, se hace una auditoría al equipo de fabricación diferente a las cuentas de activo actuales por tres razones: (1) Por lo general hay menos adquisiciones de equipo de fabricación en el periodo actual; (2) a menudo es importante el monto de cualqui.er adquisición determinada; y (3) es probable que el equipe se mantenga en los registros de contabilidad durante varios años. En virtud de estas diferencias, el énfasis en la auditoría del equipo de fabricación consiste en la verificación de las adquisiciones de! periodo actual, en lugar del saldo en la cuenta que se ha traspasado del año anterior. Además, la duración esperada de los activos durante un año requiere contar con cuentas de depreciación y de depreciación acumulada, que se verifican como parte de la auditoría de los activos. En la auditoría del equipo de fabricación, es útil separar las pruebas que se muestran en las siguientes categorías. Procedimientos de análisis Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

82 Verificación de adquisiciones durante el año actual Verificación de ventas durante el año actual Verificación del saldo final en la cuenta de activos Verificación de los gastos de depreciación Verificación del saldo final en la depreciación acumulada. Procedimientos analíticos para equipo de fabricación PROCEDIMIENTO ANALITICO Compare los gastos por depreclaclén dividida entre el costo bruto de equipo de fabricación con los años anteriores Compare la depreciación acumulada dividida entre el costo bruto de equipo de fabricación con los años anteriores. Compare reparaciones y mantenimiento, gastos para suministros, gastos por herramientas de mano, y cuentas similares, mensuales o anuales, con los años anteriores. Compare el costo bruto de fabricación dividido entre alguna medida de producción con los años anteriores POSIBLE ERROR Error en gastos de depreciación y depreciación acumulada. Error en la depreciación acumulada Pasar a gastos cantidades que deben ser partidas dc capital. Equipo ocioso o equipo que se ha vendido, pero que no ha sido eliminado de los libros. Verificación del gasto de depreciación El gasto de depreciación es una de las pocas cuentas de gastos que no se verifican como parte de las pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones. Los montos registrados se determinan mediante distribuciones in ternas, más que por transacciones de intercambio con partes externas. Cuando el gasto de depreciación es importante se requieren más pruebas de detalles de los gastos de depreciación, que para una cuenta que ya se ha verificado mediante pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones. El objetivo más importante del gasto de depreciación es la precisión. Hay dos aspectos fundamentales en el objetivo de la precisión: determina si el cliente está siguiendo una política de depreciación consistente de periodo a periodo, y si son correctos los cálculos del cliente. Al determinar lo primero, se dan cuatro consideraciones: la vida útil de las adquisiciones del periodo actual, el método de depreciación, el valor estimado de realización, y la política de depreciar activos en el año de adquisición y eliminación. Las políticas del cliente se determinan mediante discusiones con el personal apropiado y comparando las respuestas con la información existente en los archivos permanentes del auditor. 5. Auditoria de gastos pagados por anticipado. Los gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y los intangibles, son activos cuya vida varía de varios meses a varios años. Su inclusión como activos resulta más del concepto de aparejar ingresos con gastos, que de su valor de reventa o liquidación. Son ejemplos los siguientes: Renta pagada por anticipado Seguro pagado por anticipado Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

83 Costos de organización Marcas registradas Impuestos pagados por anticipado Cargas diferidos Patentes Derechos reservados Seguros pagados por anticipado Saldo inicial Gastos por seguros (1) Adquisiciones del periodo (primas de seguros) actual saldo final Gastos por seguros (1) Las adquisiciones de primas de seguros surgen del ciclo de adquisiciones y pagos. Pruebas de Auditoria A lo largo de la auditoría de seguros pagados por anticipado y gasto de seguros, el auditor debe recordar que el monto del gasto de seguros es un residuo basado en el saldo inicial en el seguro pagado por anticipado, el pago de primas durante el año, y el saldo final. La única verificación del saldo en la cuenta de gastos que se necesita generalmente, consta de procedimientos analíticos y una corta prueba para tener la certeza de que los cargos al gasto de seguros provinieron de abonos al seguro pagados por anticipado. Ya que los pagos de primas se verifican como parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos analíticos, el énfasis en las pruebas de detalles de los saldos se enfoca en el seguro pagado por anticipado. Procedimientos analíticos Una consideración importante en la auditoría del seguro pagado por anticipado es el frecuente escaso monto o inmaterialidad de los saldos inicial y final. Aún más, pocas transacciones se cargan y acreditan al saldo durante el año, la mayoría de las cuales son pequeñas y fáciles de entender. Por tanto, el auditor suele dedicar poco tiempo a verificar el saldo. Cuando el auditor planea no verificar el saldo en detalle, los procedimientos analíticos se vuelven cada vez más importantes como medio de identificar las subestimaciones que pudieran ser considerables. Los siguientes son procedimientos analíticos comunes para verificar el seguro pagado por anticipado y el gasto de seguros: Compare el total del seguro pagado por anticipado y del gasto de seguros con los años anteriores; para verificar su razonabilidad. Calcule la razón financiera del seguro pagado por anticipado con el gasto de seguros y compárela con las de años anteriores. Campare la cobertura de las pólizas individuales de seguros en el programa obtenido del cliente con el programa del año anterior, como prueba de eliminación de ciertas políticas o un cambio en la cobertura del seguro. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

84 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Explique porqué el énfasis, cuando se audita la propiedad, planta y equipo, se enfoca a las adquisiciones y bajas del periodo actual, en lugar de enfocarse a los saldos de la cuenta que se han traspasado del año anterior. En qué circunstancias se pondría el énfasis en los saldos traspasados? 2- Enliste y exprese en breves palabras el propósito de todos los procedimientos de auditoría que pudieran aplicarse razonablemente por un auditor para determinar que todas las bajas de propiedades, plantas de producción y equipo han quedado registradas en los libros. 3- Al auditar el gasto de depreciación, qué consideraciones importantes debe tiene en mente el auditor? Explique la forma en que cada una podría sujetarse a verificación. 4- Explique por qué la auditoría del seguro pagado por anticipado requiere por lo general, un tiempo de auditoría relativamente corto, si es bajo el riesgo del control evaluado del cliente. 5- Distinga entre la evaluación de la adecuación de la cobertura del seguro y la verificación del seguro pagado por anticipado. Explique cuál es más importante en una auditoría típica. 6- Enliste los factores que afectan la decisión del auditor de analizar o no el saldo de una cuenta. Considerando tales factores, enliste cuatro cuentas gastos que se suelen analizarse en las auditorías 6. Auditoria de pasivos acumulados. Los pasivos acumulados son obligaciones no pagadas estimadas por servicios o beneficios que se han recibido antes de la fecha del balance. Por ejemplo, los beneficios de la acumulación de rentas de la propiedad a lo largo de todo el año; de allí que debe acumularse en la fecha del balance esa parte del total del costo de la renta que no se ha pagado aún. Si la fecha del balance y la de terminación del contrato de renta son la misma fecha, sería apropiado designar cualquier renta no pagada corno renta por pagar, que corno pasivo acumulado. Un segundo tipo de acumulación es aquella en que el monto de la obligación debe estimarse porque no hay certidumbre del monto debido. La verificación de los gastos acumulados varía de acuerdo con la naturaleza de la acumulación y las circunstancias del cliente. Para la mayor parte de las auditorías, la acumulación requiere poco tiempo de auditoría, pero en algunos casos las cuentas como impuestos al ingreso acumulado, los costos de garantía, y los de pensión son importantes y requieren considerable esfuerzo de auditoría. Para ilustrar este punto, en esta sección se analizará la auditoría de los impuestos a la propiedad o prediales acumulados. Impuestos prediales acumulados Gastos por seguros (1) Pagos Saldo inicial (impuestos prediales) Gastosde impuestos prediales del periodo en curso (1) Los pagos de impuestos prediales surgen del ciclo de adquisiciones y pagos. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

85 7. Auditoria de operaciones. La auditoría de operaciones determina si las Cuentas de ingresos y gastos en los estados financieros están presentadas de manera adecuada de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El auditor queda satisfecho de que cada uno de los totales de ingreso y gasto incluidos en el estado de resultados, así como las utilidades netas, no queden subestimados en grado importante. Al conducir pruebas de auditoría de los estados financieros, el auditor siempre está consciente de la importancia del estado de resultados para los usuarios de dichos estados financieros. Es claro que muchos usuarios se apoyan más en el estado de resultados que en el balance para tomar decisiones. Al considerar los propósitos del estado de utilidades, los dos conceptos siguientes son esenciales en la auditoría de operaciones: 1. Se necesita el aparejamiento de ingresos y gastos periódicos para la determinación apropiada de los resultados de las operaciones. 2. Es necesaria la aplicación consistente de los principios de contabilidad para periodos diferentes, para hacer comparaciones. Estos conceptos se aplican al registro de las transacciones individuales y a la combinación de cuentas en el mayor general para la presentación de los estados financieros. La auditoría de operaciones no se considera como parte separada del proceso total de auditoría. La subestimación de una cuenta del estado de resultados casi siempre afecta por igual una cuenta del balance, y viceversa. La auditoría de operaciones está tan entretejida con las demás partes de la auditoría, que es necesario interrelacionar diferentes aspectos de la verificación de operaciones con los diferentes tipos de pruebas analizados previamente. Las partes de la auditoría que afectan directamente las operaciones son: Procedimientos analíticos Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones Procedimientos analíticos para operaciones Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

86 PROCEDIMIENTO ANALITICO Compare gastos individuales con años anteriores. Compare saldos individuales de activos y pasivos con años anteriores. Compare gastos individuales con los presupuestos. Compare el porcentaje del margen bruto con los años anteriores. Compare la relación de rotación del inventario con años anteriores. Compare los gastos de seguro pagados por anticipado con los años anteriores Compare los gastos individuales de fabricación divididos entre el total de gastos de fabricación con los años anteriores. POSIBLE ERROR Sobrevaluación o subvaluación de un saldo en una cuenta de gastos. Sobrevaluación o subvaluación de un saldo que también afectaría una cuenta del estado de resultados (por ejemplo, un error del inventario afecta el costo de ventas). Errores de gastos y cuentas relacionadas en el balance. Error de costo de ventas e inventarios. Error de costo de ventas e inventarios. Error de gastos por comisiones y comisiones acumuladas Error de gastos individuales de fabricación y cuentas relacionadas en los balances. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 12 I- Para cada uno de los siguientes errores en las cuentas de propiedades, planta y equipo, señale un control interno que el cliente podría implantar para evitar que los errores tuvieran lugar y un procedimiento sustantivo de auditoría que el auditor podría utilizar para descubrir el error. 1. La vida útil de los activos utilizada para depreciar el equipo es menor que una vida útil esperada, razonable. 2. Los activos capitalizables rutinariamente se registran como gastos, como reparaciones y mantenimiento, herramientas perecederas, o gastos de suministros. 3. El equipo de construcción que se abandona o se da a cambio por equipo de remplazo no se elimina de los registros de contabilidad. 4. El gasto de depreciación para las operaciones de manufactura se carga a gastos administrativos. 5. Los empleados de la compañía se roban para su uso personal las herramientas necesarias para el mantenimiento del equipo. 6. Las adquisiciones de propiedades se registran por un monto erróneo. 7. No está registrado un crédito contra equipo existente en los registros de contabilidad. El efectivo del préstamo nunca llegó a la compañía porque se utilizó para dar el enganche II. Las organizaciones emplean por lo común los siguientes tipos de controles internos para la propiedad, planta y equipo: 1. Se conserva un archivo maestro de activos fijos con un registro separado para cada activo fijo. 2. Existen políticas escritas, y son conocidas por el personal de contabilidad para diferenciar entre adiciones capitalizables, fletes, costos de instalación, reemplazos, y desembolsos de mantenimiento. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

87 3. Las adquisiciones de activos fijos que rebasan los 20,000 dólares son aprobadas por el consejo de directores. 4. Siempre que sea práctico, se colocan etiquetas metálicas al equipo y se inventaría sistemáticamente. 5. Los cargos de depreciación para los activos individuales se calculan para cada activo; se registran en un archivo maestro de activos fijos que incluye el costo, depreciación, y la depreciación acumulada para cada activo; y se verifica periódicamente por un empleado independiente. Se pide a. Declare el propósito de los controles internos citados arriba. Su respuesta debería ser de la forma del tipo de errores que es probable que se reduzcan como efecto del control. b. Para cada control interno, enliste una prueba de control que el auditor utiliza para verificar su existencia. c. Enliste un procedimiento sustantivo para verificar si el control está evitando realmente la comisión de errores en la propiedad, planta y equipo. III. Los siguientes procedimientos de auditoría fueron planeados por la auditora Gema Ortega, en la auditoría del ciclo de adquisiciones y pagos de TORMENTA S,A. 1. Revise el diario de adquisiciones en busca de transacciones grandes y poco usuales. 2. Envía cartas a varios proveedores, incluyendo unos cuantos para los cuales su saldo registrado de cuentas por pagar es cero, para pedirles que informen del adeudo de TORMENTA. Pida al contralar que firme la carta. 3. Examine una muestra de números de reportes de recepción, y determine si cada uno tiene una inicial que indique que se registró como cuenta por pagar. 4. Seleccione una muestra de equipo enlistado en los archivos maestros de activos fijos, e inspeccione el activo para determinar si existe y sus condiciones. 5. Vuelva a totalizar el diario de adquisiciones para un mes, y rastree todos los totales al diario general. 6. Calcule la razón financiera de las reparaciones y el mantenimiento total del equipo, y compárela con las de años anteriores. 7. Obtenga del diente una declaración escrita de que se han incluido todas las hipotecas por pagar en los estados financieros del periodo actual y de que se han registrado correctamente, y que los colaterales para cada una se han incluido en las notas al pie. 8. Seleccione una muestra de cheques cancelados y rastree cada uno hasta el diario de desembolsos de efectivo, comparando el nombre, fecha y monto. 9. Para 20 adquisiciones de intangibles, seleccione una muestra de artículos de línea del diario de adquisiciones y rastréela en todas hasta las facturas de los proveedores relacionadas. Examínelas para determinar si cada transacción es una operación legítima del cliente, y que cada una haya sido aprobada y registrada por el importe y fecha correctos en el diario, y cargada a la cuenta correcta según lo establece el catálogo de cuentas. 10. Examine las facturas y documentos de embarque relacionados incluidos a la fecha del reporte de auditoría en el archivo. de facturas pendientes de pago del cliente, para determinar si se registraron en el periodo de contabilidad apropiado y por los montos correctos. 11. Recalcule la parte de las primas de seguro del programa de seguros pagados por anticipado del cliente; que sea aplicable a periodos futuros. 12. Cuando el auxiliar del que firma los cheques escribe pagado" en los documentos de respaldo, compruebe que esto se hace después de que se revisan los documentos y que los cheques se firman. Se pide a. Para cada procedimiento, identifique el tipo de evidencia que se está utilizando. b. Para cada procedimiento, identifique si se trata de un procedimiento analítico, 'una prueba de control, o una prueba de detalles de los saldos. c. Para cada prueba de controlo prueba sustantiva de transacciones, identifique los objetivos de auditoría relacionados con transacciones que se están satisfaciendo. d. Para cada prueba de detalles de saldos, identifique los objetivos de auditoría relacionados con saldos que se están satisfaciendo. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

88 V UNIDAD: AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIO Y ALMACENAJE. Objetivos Académicos: Describir el ciclo de inventarios y almacenaje y las funciones, documentos y registros y controles internos pertinentes. Explicar al auditor el significado de las cinco partes del ciclo de inventarios y almacenamiento. Diseñar procedimientos analíticos para las cuentas en el ciclo de inventarios y almacenamiento. Explicar como se integran las diversas partes de la auditoria del ciclo de inventario y almacenamiento. Introducción El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayo reo, el inventario más importante es la mercancía a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros médicos. Una companla industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos en proceso de fabricación y mercancía terminada disponible para su venta. Hemos seleccionado inventarios de una compañía industrial para su presentación en este texto. Sin embargo, la mayoría de los principios que se analizan se aplican también a otros tipos de negocios. Materias primas Inventario Materias inicial primas Compras utilizadas Inventarío final Ciclo de adquisiciones y pagos Mano de obra directa Mano de Mano de obra directa obra directa Producción Artículos real de aplicada de en proceso terminados manufactura manufactura Inventario Inventario inicial inicial Casio de Costos de -- venta Ciclo de Costos lndirectos de producción Inventario nomina y manufactura final personal Costos Costos Inventario indirectos indirectos final reales aplicados Costo de ventas Flujo de inventarios y costos 1. Funciones del ciclo y controles internos del inventario y almacenaje. Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra el flujo real de la producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos relacionados. Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

89 almacenamiento ayudará a los estudiantes a entender estos controles y la evidencia de auditoría que se necesita para comprobar su efectividad. Procesamiento de órdenes de compra Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras que finque órdenes para obtener diversos artículos para el inventario. El personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se inician las órdenes a partir ele un tonteo periódico de inventarios realizados por una persona responsable. Sin importar el método que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra relacionadas se evalúan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Recepción de materiales nuevos La recepción de los materiales ordenados también forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepción elabora un reporte de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, se envía el material al almacén y los documentos de recepción por lo general se envían a compras, almacén y cuentas por pagar. Almacenamiento de materias primas Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta que se necesitan para la producción. Se envían los materiales de la existencia en inventarios a producción, mediante la presentación de una requisición de materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado, que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este documento de requisici6n para actualizarlos archivos maestros de inventario perpetuo y para realizar transferencias en libros de las cuentas ele materias primas a las de producción en proceso. Almacenamiento de artículos terminados A medida que el departamento de producción concluye los artículos, se colocan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los artículos terminados se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artículos terminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza. Embarque de artículos terminados El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de ventas y cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artículos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado. Archivo maestro de inventarios perpetuos Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiado con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por lo regular, se guardan registros perpetuos separados para materias primas y articulas terminados. La mayoría de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de producción en proceso, Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye información acerca de los costos unitarios. Esto último es más común en el caso de sistemas computarizados bien diseñados. En el caso de las adquisiciones de materias primas, el archivo maestro de inventarios perpetuos se actualiza de forma automática cuando se procesan adquisiciones de inventario como parte del registro de adquisiciones. Por ejemplo, cuando en el sistema de computación se capture el número de unidades y el costo unitario para cada adquisición de materias primas, esta información se utiliza para actualizar los archivos maestros de inventarios perpetuos junto con el diario de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

90 Funciones del Ciclo de Inventarios y almacenamiento FUNCIONES Procesamiento Recepción de Almacenamiento Procesamiento Almacenamiento Embarque de de órdenes de materias de materias de los articulos de artfculos articulos compra primas primas terminados terminados FLUJO DEL INVENTARIO Recepción de Almacenamiento Colocación de Colocación de Envio de los a materias de materiales materiales en articulos terminados articulos terminados primas producción en almacen Requisición de Reporte de Archivo Requisición de Archivo Documento de compra recepción maestro de materías maestro de embarque inventarlo primas inventario perpetuo de perpetuo de Archivo DOCUMENTACION mate rías artículos maestro de RELACIONADA primas terminados inventario perpetuo de Orden de Factura del Registros de Registros de artículos compra proveedor contabilidad contabilidad terminados de costos de costos Registros de contabilidad de costos 2. Partes de la auditoria de inventario. El objetivo global en la auditoría del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, producción en proceso, inventario de artículos terminados y costo de ventas se señalan de forma correcta en los estados financieros. Se divide ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas. Adquisición y registro de materias primas, mano de obra y costos indirectos. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas y personal. A la terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor queda satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricación. Transferencia de activos y costos Embarque de artículos y registro de ingresos brutos y costos De esta manera se comprenden los controles internos sobre la fundón y se les verifica como parte de la auditoría del ciclo de ventas y cobranza. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones incluyen procedimientos para verificar la precisión de los archivos maestros del inventario perpetuo. Observación física del inventario La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para determinar si un inventaría registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el diente. El inventario es la primera área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta. En este capítulo se estudiará la observación física. Precios y recopilación de inventario Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

91 Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para determinar sí el cliente ha seguido correctamente un método de inventario que concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y es consistente con el que se ha utilizado en años anteriores. Los procedimientos de auditoría que se utilizan para verificar estos costos se llaman pruebas de precio. Además, el auditor verifica si las cuentas físicas se resumieron en forma correcta, se extendieron correctamente las cantidades y precios del inventario, y se sumó correctamente el inventario extendido. A estas pruebas se les Una pruebas de recopilación. Parte de la auditoría Adquisición y registro de materia prima, mano de obra y costos indirectos Ciclo en el que se probó: Adquisiciones y pagos, y nóminas y personal Transferencia interna de activo y costos Inventarío y almacenamíento Empaque de articulos y registros de entradas y costos Ventas y cobranza Observacion fisica del inventario Fijación de precio y recopilación del inventario. Inventarios y almacenamiento Inventarios y almacenamiento 3. Auditoria de contabilidad de costos. Los sistemas y controles de contabilidad de costos de diferentes empresas varían más que cualquier otra área, por la gran variedad de partidas de inventario y el nivel de complejidad que desee la administración. Por ejemplo, una organización que fabrica una línea de maquinaria agrícola tendrá una clase por completo diferente de registros de costos y controles internos, al que tiene un taller que elabora e instala gabinetes metálicos de construcción sobre pedido. Tampoco debe sorprendernos que las compañías pequeñas, cuyos dueños están involucrados personalmente en el proceso de fabricación, necesiten registros menos complicados que las empresas grandes de productos múltiples. CONTROLES DE CONTABILIDAD DE COSTOS Los controles de contabilidad de costos son los que se relacionan con el inventario físico y los costos relacionados, desde el punto en que se hace una requisición de materias primas hasta el punto en que el producto Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

92 fabricado está terminado y se transfiere al almacén. Es conveniente dividir estos controles en dos categorías amplias: (1) controles físicos sobre el inventario de materias primas, producción en proceso y artículos terminados; y (2) controles sobre los costos relacionados. Casi todas las compañías necesitan controles físicos sobre sus activos para evitar pérdidas por un mal uso y robo. El uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con acceso limitado, para las materias primas, producción en proceso y artículos terminados es un control básico para proteger los activos. En algunos casos es necesaria la asignación de la responsabilidad de custodiar el inventario a personas específicas encargadas de proteger los activos. PRUEBAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS Los conceptos en la auditoría de contabilidad de costos no son diferentes a los que se han analizado para cualquier otro ciclo de transacciones. Controles físicos Las pruebas del auditor para determinar la adecuación de los controles físicos sobre materias primas, producción en proceso y artículos terminados, deben restringirse a la observación e indagación. Por ejemplo, el auditor examina el área de almacenamiento de materias primas para determinar si el inventario está protegido contra robo y mal uso, por la existencia de un almacén cerrado bajo llave. Un almacén adecuado con un custodio competente a su cargo también resulta por lo general, en el almacenamiento ordenado del inventario. Si el auditor llega a la conclusión que los controles físicos son tan inadecuados que sería difícil contar el inventario, expande su observación de las pruebas de inventario físico para cerciorarse que se lleva a cabo un conteo adecuado. Documentos y registros para transferir el inventario Las preocupaciones fundamentales del auditor al verificar la transferencia del inventario de un lugar a otro, son de que existan las transferencias registradas, que se registren las transferencias que en realidad han tenido lugar, y que sean precisas y correctas las cantidades, descripción y fecha de todas las transferencias registradas. Archivos maestros de inventario perpetuo Los archivos maestros adecuados de inventario perpetuo tienen gran efecto sobre el momento y alcance del examen físico del inventario por parte del auditor. Donde existen archivos maestros precisos de inventario perpetuo, usualmente es posible comprobar el inventario físico antes de la fecha del balance. Un inventario físico preliminar da por resultado un ahorro significativo de costos, tanto para el cliente como para el auditor, y permite al cliente tener más pronto los estados auditados. Registro de costos unitarios La obtención de datos precisos de costos para las materias primas, mano de obra directa y costos indirectos es una parte esencial de la contabilidad de costos. Se integran registros adecuados de la contabilidad de costos con los registros de contabilidad de la producción y otros departamentos, a fin de desarrollar costos precisos de todos los productos. Les registros de contabilidad de costos son pertinentes para el auditor, en tanto que la evaluación del inventario final depende del diseño y uso correcto de estos registros. 4. Procedimientos analíticos. Los procedimientos analíticos son tan importantes en la auditoría de inventarios y almacenes corno en cualquier otro ciclo.. Un ejemplo es el porcentaje de margen bruto. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

93 5. Pruebas de detalles para el inventario. La metodología para decidir cuáles pruebas de detalles de saldos se efectúan para los inventarios y almacenes es en esencia, la misma que la que se señaló para las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y todas las otras cuentas del balance. Procedimientos analíticos para el ciclo de inventarios y almacenamiento PROCEDIMIENTO ANALITICO Comrparación de porcentaje de margen bruto durante varios años. POSIBLE ERROR Sobrevaluación o subvaluación del inventario y costo de ventas. Comparación de rotación de inventario (costo Inventario obsoleto que afecta el inventario y de ventas dividido entre Inventario promedio) costo de ventas. en los años anteriores. Comparación de costos unitarios de Sobrevaluación o subvaluación de costos inventario con años anteriores. unitarios que afectan inventario y costo de ventas. Comparación del valor del inventario Error en la recopilación, costos unitarios o extendido con los años anteriores. extensiones, que afecten al inventario y costo de ventas Comparación de costos de fabricación del Error de Costos unitarios del inventario año en curso con los arios anteriores (los especialmente mano de obra directa y costos variables deben ajustarse para reflejar costos indirectos de fabricación que afecte los cambios en volumen). el inventario y costos de venta. 6. Observación física del inventario. Con antelación al final de los años 1930, los auditores por lo general evitaban asumir la responsabilidad de determinar la existencia física o la precisión en la cuenta del inventario. Por lo general, la evidencia de auditoría para las cantidades de inventario se restringía a la obtención de un certificado de la administración acerca de lo correcto de la cantidad señalada. El requisito del examen físico del inventario no es aplicable en el caso de un inventario en un almacén público de depósito. En el caso de inventarios que en el curso común de los negocios están en manos de almacenes públicos de depósito u otros custodios externos, es aceptable la confirmación directa por escrito de los custodios, siempre que, cuando la cantidad involucrada represente una proporción significativa de los activos actuales o del total de activos, se hagan investigaciones complementarias para satisfacer al auditor independiente respecto de la buena fe de la situación. CONTROLES Sin importar el método de registro de inventarios utilizado por el cliente, debe haber un conteo físico periódico de las partidas en el inventario a mano. El cliente toma el conteo físico en la fecha de balance, o cerca de la misma, en una fecha preliminar, o en el transcurso del año. Los últimos dos enfoques son apropiados sólo si hay archivos maestros de inventarios perpetuos adecuados. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

94 En relación con el conteo físico del inventario realizado por el cliente, los procedimientos de control adecuado incluyen instrucciones correctas para el conteo físico, supervisión por el personal responsable, verificación interna independiente de los totales de cada partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos maestros de inventario perpetuo, y control adecuado sobre las hojas o etiquetas del conteo. Un aspecto importante de los procedimientos de control de inventario físico del cliente que el auditor debe entender, es una total familiaridad con ellos antes de empezar el inventario. Obviamente, esto es necesario para evaluar la efectividad de los procedimientos del cliente, pero también permite al auditor presentar sugerencias constructivas de antemano. Si las instrucciones para el inventario no proporcionan controles adecuados, el auditor pasa más tiempo cerciorándose que el conteo físico es preciso y correcto. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Proporcione las razones por las que con frecuencia el inventario es la parte más difícil y consumidora de tiempo en muchas auditorías. 2- Explique la relación entre el ciclo de adquisiciones y pagos y el ciclo de inventarios y almacenamiento en la auditoría de una empresa industrial. Enliste varios procedimientos de auditoría en el ciclo de adquisiciones y pagos que apoyen su explicación. 3- Indique lo que se quiere decir por registros de contabilidad de costos y explique su importancia en la conducta de una auditoría. 4- Muchos auditores afirman que se pueden reducir considerablemente ciertas pruebas de auditoría para clientes que tienen registros perpetuos adecuados que incluyen datos de costos y unitarios. Cuáles son las pruebas más importantes de los registros perpetuos que el auditor tiene que desarrollar antes de que pueda reducir el riesgo de control evaluado? Supongamos que se determina que los inventarios perpetuos son precisos, cuáles pruebas pueden reducirse? 5- Antes del examen físico, el auditor obtiene una copia de las instrucciones giradas por el cliente 6- para el desarrollo de las funciones de inventario, y las revisa con el contralor. Al conocer los procedimientos de inventario para una pequeña compañía manufacturera, se identifican estas deficiencias: las operaciones de embarque no se detendrán por completo durante el examen físico, y no habrá verificación independiente de la cuenta original de inventario por un segundo equipo de contabilidad. Evalúe la importancia de cada una de estas deficiencias, e indique sus efectos sobre la observación del auditor del inventario. 7. Auditoria de precios y recopilación Una parte importante de la auditoría del inventario es desarrollar todos los procedimientos necesarios para cerciorarse que el conteo físico o las cantidades en los registros perpetuos tienen un precio y se han recopilado correctamente. La determinación de precios incluye la realización de todas las pruebas de los precios unitarios del cliente para determinar si están correctos. La recopilación incluye todas las pruebas del resumen de las cantidades físicas, la extensión del precio multiplicado por la cantidad, las sumas en el resumen del inventario y el rastreo de los totales en el mayor general. CONTROLES DE PRECIOS Y RECOPILACION Es importante la existencia de una estructura adecuada de controles internos para los costos unitarios que están integrados con los registros de producción y otros de contabilidad, para cerciorarse que se utilizan costos razonables para la evaluación del inventario final. Un control interno importante es el uso de registros de costos estándares, que indican las variaciones en los materiales, mano de obra y costos indirectos, y que se utilizan para evaluar la producción. Cuando se utilizan costos estándares, se diseñan procedimientos para mantener los estándares actualizados cuando se producen cambios en los procesos y costos de producción La revisión de costos unitarios para Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

95 determinar su razonabilidad por parte de alguna persona independiente del departamento que es responsable de desarrollar los costos, también es un control útil sobre la evaluación. U n control interno diseñado para evitar la sobrevaluación del inventario por medio de la inclusión de inventario obsoleto es la revisión y reporte formal de partidas en el inventario de lento movimiento, dañadas y sobrevaloradas y obsoletas. La revisión la efectúa un empleado competente al revisar los archivos maestros de inventarios perpetuos para identificar la rotación del inventario y tener pláticas con el personal de ingeniería o producción. Se necesitan controles internos de recopilación para asegurarse de que el conteo físico está debidamente resumido, con un precio igual al importe asentado en los registros unitarios, extendido y sumado correctamente, y se incluyen en el libro mayor general en la cantidad correcta. Existen controles internos importantes en la recopilación, que son los documentos y registros adecuados para efectuar el conteo físico y realizar una correcta verificación interna. Si se toma el inventario en las etiquetas foliadas y se revisan con cuidado antes que se libere al personal del examen físico del inventario, existe poco riesgo de errores en la suma de las etiquetas. El control interno más importante sobre la determinación precisa de precios, extensiones y sumas es la verificación interna por una persona competente e independiente. OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON BALANCES Y PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS PARA PRECIOS Y RECOPILACÓNDE INVENTARIO OBJETIVOS DE AUDlTORIA RELACIONADOS CON SALDOS PRUEBAS COMUNES DE PROCEDIMIENTOS DE DETALLES DE BALANCE COMENTARIOS El inventario en el programa de Desarrollar pruebas de recopilación A menos que los controles sean listados de inventario concuerda con Sume los programas de listados de débiles, las pruebas de extensión y el conteo físico del inventario, las inventario de materias primas, sumas deben ser limitadas. extensiones están correctas, y el total producción en proceso y artículos se ha sumado correctamente y terminados, concuerda con el libro mayor general Rastree los totales en el mayor (enlaces de detalle ) general. Extienda la cantidad multiplicada por el precio en las partidas seleccionadas Existen las partidas de inventario en el Rastree el inventario listado en el Los siguientes seis objetivos resultan programa de listado de inventario programa en las etiquetas del afectados por los resultados de la inventario y en las cuentas registradas observación del inventario físico. Los del auditor para verificar su números y cuentas de etiquetas existencia y descripción, verificadas como parte de la observación del inventario físico se rastrean en el programa de listados de inventario como parte de estas pruebas Se incluyen las partidas existentes del Contabilice los números de etiquetas inventario en el programa de listado no usadas que se muestran en los del inventario papeles de trabajo del auditor, para asegurarse que no se han agregado otras etiquetas. Rastree las etiquetas del inventario en los programas de listado de inventario para cerciorarse que se incluye el inventario etiquetado, Contabilice los números de etiqueta no utilizados para cerciorarse que ninguno se ha eliminado, Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

96 OBJETIVOS DE AUDlTORIA PRUEBAS COMUNES DE PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON SALDOS DE DETALLES DE BALANCE COMENTARIOS Son precisas las partidas de inventario Rastree el inventario listado en el en el programa de listado de programa en las etiquetas del inventario inventario y las cuentas registradas del auditor para verificar su cantidad y descripción. Desarrolle pruebas de precios de inventario, Se han clasificado correctamente las Compare la clasificación en materias partidas del inventario en el primas, producción en proceso y programa de listado de inventario artículos terminados mediante las descripciones en las etiquetas del inventario y las cuentas de pruebas registradas del auditor con el programa de listados del inventario. Se señalan las partidas de inventario Desarrollar pruebas de costo menor o en el listado de inventarios a su del mercado, precio de venta y valor realizable (valor realizable). obsolescencia. El cliente tiene derecho a las partidas Rastree las etiquetas de inventario del inventariú en el programa de identificadas como no propiedad del listados de inventarios (derechos). cliente durante la observación física en el programa de listados de inventarios para asegurarse que no se han incluido. Revise los contratos con los proveedores y clientes, y pregunte a la administración la posibilidad de la inclusión de Inventario a consignación o que no es propiedad, o la exclusión oe inventario que sí es propiedad pero que no se ha incluido. OBJETIVOS DE AUDlTORIA PRUEBAS COMUNES DE PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON SALDOS DE DETALLES DE BALANCE COMENTARIOS El inventario y las cuentas relacionadas Examinar los estados financieros para La garantía dada de inventarios y en el ciclo de inventarios y una presentación y revelación ventas y compromisos de compras, almacenamiento están presentados y correcta, incluyendo: por lo general quedan descubiertos revelados correctamente Revelación separada de materias. como parte de otras pruebas de primas, producción en proceso y auditoría. artículos terminados. Descripción correcta del método de costeo del inventario. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

97 8. Integración de pruebas. La parte más difícil al estudiar la auditoría del ciclo de inventarios y almacenamiento es entender la interrelación de las muchas pruebas diferentes que el auditor efectúa para determinar que los inventarios y el rosto de ventas se expresen de manera justa. Pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos Siempre que el auditor verifica las adquisiciones como parte de las pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos, está obteniendo evidencia de la precisión y corrección de las materias primas adquiridas y todos los costos indirectos, excepto la mano de obra. Estos costos de adquisiciones fluyen directamente a costo de ventas o se convierten en la parte más importante del inventario final de materias primas, producción en proceso, y artículos terminados. Pruebas del cicló de nóminas y personal Cuando el auditor verifica los costos de mano de obra, se aplican los mismos comentarios que para las adquisiciones. En la mayoría de los casos, los registros de contabilidad de costos para los costos de mano de obra directos e indirectos se verifican como parte de la auditoría del ciclo de nóminas y personal. Pruebas del ciclo de ventas y cobranza Aunque la relación entre el ciclo de ventas y cobranza, el ciclo de inventarios y almacenamiento es más lejana que entre los dos ciclos citados con anterioridad, esta relación sigue siendo importante. La mayor parte de las pruebas de auditoría en el almacén de artículos terminados, así como en el embarque y registro de ventas tiene lugar cuando se prueba el ciclo de ventas y cobranza. Además, si se utilizan registros de costos estándares, se verifica el costo estándar de artículos vendidos al mismo tiempo que se desarrollan las pruebas de ventas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página

98 Fuente: Libro Auditoria un enfoque integral ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No Las siguientes cuestiones se relacionan con los controles internos en el ciclo de inventarios y almacenamiento. Seleccione la mejor respuesta. a. En una compañía cuyos materiales y suministros incluyen una gran cantidad de partidas, se indicaría una deficiencia fundamental en los requisitos de control, si (1) no se mantiene un archivo maestro de inventario perpetuo para partidas de poco valor. (2) la función de almacenamiento se combinara con la producción y mantenimiento de registros. (3) se utilizara una base cíclica para la torna de inventarios físicos. (4) se pagaran las partidas de suministros menores en el momento de su adquisición. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Página