GUÍA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE GUADALINFO PARA ENTIDADES LOCALES AUTÓNOMAS CONVOCATORIA 2015

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1 GUÍA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE GUADALINFO PARA ENTIDADES LOCALES AUTÓNOMAS CONVOCATORIA 2015

2 Índice: 1. OBJETO Y AMBITO DE APLICACIÓN IDENTIDAD CORPORATIVA DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CUENTA JUSTIFICATIVA DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRA LA CUENTA JUSTIFICATIVA Memoria Económica Memoria de Actuación PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN CUMPLIMENTACIÓN ANEXO DE JUSTIFICACIÓN ORIENTACIONES PARA LA CORRECTA ACREDITACIÓN DEL PAGO Anexo de Justificación Para cualquier duda o consulta sobre el contenido de este documento, tendrá a su disposición las siguientes direcciones electrónicas: ela2014.almeria.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.sevilla.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.malaga.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.cordoba.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.cadiz.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.jaen.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.granada.ceice@juntadeandalucia.es ela2014.huelva.ceice@juntadeandalucia.es

3 1. OBJETO Y AMBITO DE APLICACIÓN La presente guía tiene por objeto hacer las precisiones y aclaraciones necesarias para la correcta justificación por parte de las entidades locales beneficiarias de acuerdo con la Orden de 18 de diciembre de 2014, por la que se establecen las bases reguladoras para la concesión de subvenciones destinadas a la dinamización de la red de centros de acceso público a internet en Entidades Locales Autónomas, de Andalucía, y se efectúa su convocatoria para 2015, posibilitando con ello la aplicación de la normativa general estatal y autonómica en materia de subvenciones y clarificando el contenido de la cuenta justificativa. Para ello, además de contemplar la normativa estatal y autonómica en materia de subvenciones, se consideran los criterios de la normativa comunitaria europea para garantizar la certificación adecuada de los créditos recibidos del Fondo Social Europeo, principalmente la estimación de su elegibilidad y la transparencia derivada de la necesaria contabilidad separada. A continuación se especifican los plazos a tener en cuenta, los gastos subvencionables y la documentación que ha de ser entregada a efectos de justificación de gastos. 2. IDENTIDAD CORPORATIVA De forma general para cualquier comunicación al exterior (sea exterior jornadas, formación, encuentros, etc,) se mostrará el Lema de Andalucía se mueve con Europa. Debe ir siempre preferentemente debajo de la iniciativa, es decir si se muestra Guadalinfo.es debajo del mismo, si en una publicidad o documento se muestra Jornadas de XXXXX en el centro Guadalinfo XXXX debajo de este título. Ejemplo: Jornadas de XXXXXX en el Centro Guadalinfo de XXXXXX Para las actividades que se desarrollan en los centros Guadalinfo relacionadas con el normal funcionamiento de los centros (ya sea dinamización, sensibilización o formación) se recomienda utilizar el emblema de la Unión Europea con la referencia del fondo que cofinancia esta convocatoria, es decir Fondo Social Europeo. 3

4 Los logotipos oficiales, se pueden descargar desde la página de la DGFE ( y en caso de utilizar las versiones en negativo, es importante no poner el filo de la bandera en negro con las estrellas blancas. Es decir, si el fondo es blanco el emblema de la Unión Europea debe ir con filo negro, estrellas negras y el fondo de la bandera blanco 3. DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES (art.22) del Cuadro Resumen de las Bases Reguladoras) Con el fin de acreditar el cumplimiento de las condiciones y obligaciones establecidas en el artículo 22.b) del Cuadro Resumen de las Bases reguladoras de la Orden, la entidad beneficiaria deberá aportar: a) Respecto a la persona dinamizadora: Contrato de trabajo del dinamizador: Cuando el dinamizador sea contratado específicamente para el proyecto objeto de la subvención, el contrato deberá recoger expresamente esta circunstancia, así como el porcentaje de cofinanciación del FSE que le resulta aplicable, o comunicación a la persona dinamizadora del porcentaje de cofinanciación del FSE aplicable a sus retribuciones. Titulación del dinamizador (la titulación mínima exigida será la de Bachillerato, Ciclo Formativo de Grado Superior o equivalente). Documento/s que acrediten la experiencia mínima de un año en formación o dinamización (Contrato/s de trabajo anteriores, vida laboral, certificado de tareas desarrolladas y/o documentación acreditativa de la experiencia mínima de un año en tareas de dinamización o formación y titulación de la persona dinamizadora). Póliza de Seguro de responsabilidad civil de la persona dinamizadora. b) Respecto al local y funcionamiento. Certificación emitida por el Consorcio Fernando de los Ríos (en adelante CFR) que acredite la adecuación del local para el óptimo funcionamiento del Centro, que implicará contar con el mobiliario y equipamiento necesarios y la red de área local plenamente operativa. Certificación de cumplimiento del horario de funcionamiento emitida por el CFR, adaptado a las necesidades potenciales de las personas usuarias. Documento que acredite la disponibilidad del local, es decir contrato de alquiler, de cesión de uso o nota simple del registro de la propiedad. Los centros Guadalinfo, deberán exponer en su exterior, la placa identificativa del proyecto, con las siguientes características: Medidas: 64 x36 cm. Orientación horizontal. Colores: Pantone 659 C Pantone 356 C Blanco Material: Resistente para exterior. 4

5 A modo de ejemplo, se incluye la placa del Centro Guadalinfo de Benatae (Jaen). Cada Ayuntamiento deberá insertar el escudo de su Municipio. Para acreditar el cumplimiento de esta obligación, deberán remitir fotografía de la misma. 36 cm 28cm Documento acreditativo de los objetivos a alcanzar firmado por la entidad beneficiaria y la entidad colaboradora. Memoria de las actividades programadas en el Sistema Integral de Gestión de Actividades (SIGA) 4. CUENTA JUSTIFICATIVA La presentación de la documentación integrante de la cuenta justificativa abarcará las actuaciones y los gastos acometidos hasta alcanzar los porcentajes indicados en la resolución. Los plazos máximos de presentación son: Porcentaje de ejecución del gasto Plazo Máximo de Presentación de la Justificación y el pago de los gastos 25% del importe de la subvención Hasta el 30 de mayo de % del importe de la subvención Hasta el 1 de marzo

6 La presentación de la justificación se realizará en papel por registro y debe estar acompañada del Anexo de justificación que podrá descargar en la siguiente dirección web: html La cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto, estará integrada por: 1.º Una Memoria de Actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos. 2.º Una Memoria Económica justificativa del coste de las actividades realizadas 5. DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRA LA CUENTA JUSTIFICATIVA Todos y cada uno de los documentos que integran la cuenta justificativa, serán originales o copias autenticadas. 5.1 Memoria Económica La compone la justificación de los gastos producidos en el período subvencionable que estén directamente relacionados con la ejecución de las actuaciones que la Orden subvenciona. La relación de todos estos gastos, se reflejará en el Anexo de Justificación (ver punto 5) La justificación deberá comprender el gasto total de la actividad subvencionada, correspondiéndose éstos, en todo caso con el 100% del presupuesto aceptado en la resolución de concesión. Las cantidades concedidas deberán aplicarse al proyecto subvencionado, conforme a la distribución por partidas detalladas en la resolución de concesión, no se permiten desviaciones entre partidas. Se deberá mantener un sistema de contabilidad separada o una codificación contable adecuada de todas las transacciones realizadas, de manera que se registre inequívocamente su vinculación al proyecto subvencionado. Los gastos considerados subvencionables, de acuerdo con la citada Orden reguladora, son los indicados en el artículo 3.1 y detallados en el Anexo de cada resolución de concesión. 6

7 a) Costes de Dinamización: Quedan incluidos dentro de esta partida el salario base, complementos salariales, en su caso, finiquito y prorrata de la paga extraordinaria, y seguros sociales de la persona dinamizadora del Centro. Para la justificación de éstos gastos será necesaria la presentación de la siguiente documentación (original o autenticada): Contrato de trabajo del dinamizador Nóminas del dinamizador. Documentos de la Seguridad Social (TC1/TC2 o documentos que los sustituyan). Modelos 111 y 190 del IRPF. Documentos acreditativos del pago de las nóminas, coste de seguridad social y retenciones (Cargos en cuenta de las transferencias bancarias, recibo domiciliado de la Seguridad Social, etc.). Consultar punto 5 Orientaciones para la correcta acreditación del pago. Las nóminas y cuotas de seguridad social deben estar perfectamente identificadas respecto de cada dinamizador, con el desglose propio de estos documentos, desde el mes de inicio de la actividad de dicha persona hasta 31 de diciembre de 2015, siendo presentadas según lo especificado en la tabla del punto 2 (Cuenta Justificativa). Se considerará gasto subvencionable el total devengado de la nómina y la aportación empresarial a la Seguridad Social con el porcentaje aplicado en función del tipo de contrato. El importe a imputar se realizará en función de la tipología del gasto conforme a la siguiente tabla: Nómina del dinamizador (imputación mensual) Costes seguridad social (imputación mensual) Retención IRPF practicada (imputación cuatrimestral) Importe liquido a percibir por la persona dinamizadora Importe indicado en el TC1 correspondiente a la persona dinamizadora Importe abonado en concepto de retenciones en ingresos a cuenta del IRPF (modelo 111) correspondientes a la persona dinamizadora Las cuantías máximas imputables mensualmente por esta partida, no podrán superar las siguientes cuantías: GRUPO 12 pagos (pagas extra 14 pagos (pagas extra sin prorrateadas) prorratear) A 1.080, B ,21 7

8 Los pagos derivados de la contratación del personal se realizarán preferentemente mediante transferencia bancaria. b) Dietas y otros costes de desplazamiento asociados a la actividad de la persona dinamizadora del Centro: Se podrá imputar a esta partida aquellos gastos en los que se haya incurrido con motivo del desplazamiento de los dinamizadores en el desarrollo normal de su actividad (Encuentro Autonómico, Encuentros Provinciales, Encuentros Comarcales y charlas) así como aquellos desplazamientos que realicen a requerimiento de la dirección del proyecto o la entidad colaboradora, sin superar el máximo de cuantía anual para este concepto: 477,24. Estos gastos deberán ser realizados directamente por el dinamizador. Para la justificación de dietas, se presentará la siguiente documentación: ANEXO I_ Hoja Liquidación Gastos debidamente firmado por el dinamizador local y el alcalde que acredite la vinculación con la actividad subvencionada así como el justificante del pago de dicha liquidación de gastos. Facturas, así como los documentos justificativos que acrediten el pago de las mismas o la estampación sobre las facturas del sello del establecimiento donde aparezca que han sido pagadas o abonadas y revisadas de conformidad por el alcalde. Documentación acreditativa de la realización de actividades vinculadas al proyecto (convocatorias o actas de reuniones, encuentros, etc.), así como la certificación acreditativa de la asistencia (relación de firma asistentes a reuniones y encuentros, participación en cursos o evidencias visuales en los casos que no proceda lo anterior). Los gastos deberán ser coherentes con el programa oficial del evento que lo origina, y afines a las características y objetivos generales del proyecto. No serán subvencionables, los gastos en concepto de desplazamiento y manutención que superen las cuantías indenmizables por razón del servicio publicadas en la Orden de la Consejería de Economía y Hacienda de 11 de Julio de 2006, cuyo detalle se indica a continuación: - Indemnización por utilización de vehículo particular: 0,19 euros por kilómetro recorrido por el uso de automóvil y 0,078 euros por el de motocicletas - Alojamiento: 64,27 euros - Manutención pernoctando: 40,82 euros - Manutención sin pernoctar: 26,67 euros - ½ Manutención: 20,41 euros 8

9 c) Seguro de responsabilidad civil para la persona dinamizadora: Se imputará a esta partida los gastos derivados del seguro de responsabilidad civil para la persona dinamizadora, sin superar en ningún caso la cantidad anual establecida en la Orden reguladora (110,28 ). En la póliza de seguros suscrita entre la entidad local (tomador del seguro) y la compañía de seguros deberá venir claramente identificada la prima satisfecha y el periodo de vigencia de dicho seguro así como la persona en la que recae la figura del asegurado (el dinamizador). Si el seguro cubre a un colectivo de personas (por ejemplo a los empleados de la ELA) deberá aportarse documentación acreditativa del número de beneficiarios del mismo, a efectos de realizar el cálculo de la parte proporcional correspondiente a la persona dinamizadora. Para la justificación de dicho seguro, será necesaria la aportación de la póliza del seguro (original o copia compulsada), así como los documentos justificativos del pago. (Consultar punto 5 Orientaciones para la correcta acreditación del pago.) Si el seguro está domiciliado en cuenta corriente bastará con la presentación del adeudo por domiciliación donde debe venir indicado el número de póliza y el periodo de vigencia de la misma. 5.2 Memoria de Actuación En cumplimiento de lo establecido en el artículo 24 de la Orden reguladora respecto a las obligaciones de la entidad beneficiaria deberá acreditarse con la siguiente documentación: a) Memoria de las Actividades a realizar por el Centro de forma mensual en el Sistema Integral de Gestión de Actividades (SIGA). Se aportará la Memoria de Actividad 6. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN Toda la documentación original o copia autenticada, se presentará en los Registros Generales de las Delegaciones Territoriales de la Consejería de Economía, Innovación, Ciencia y Empleo correspondiente a la localidad en que se encuentre ubicado el centro, donde se procederá al Estampillado que indica la financiación de Fondos Europeos, se fotocopiará y compulsará y posteriormente se devolverá la documentación original a la entidad beneficiaria 9

10 7. CUMPLIMENTACIÓN ANEXO DE JUSTIFICACIÓN La documentación justificativa, irá precedida del Anexo de Justificación. Este documento se cumplimentará para cada uno de los periodos de justificación de la Orden y se presentará firmado por el alcalde/presidente de la Entidad Local Autónoma y sellado. En el caso de marcar la opción 2 del punto 3 de la Declaración, (Haber solicitado u obtenido otras ayudas o subvenciones para la misma finalidad relacionadas con esta subvención), deberá cumplimentar los datos que se solicitan en las tablas correspondientes. 1. Costes de dinamización: Tipo de documento: En esta columna, se indicará si el documento justificativo se trata de la nómina del dinamizador, del documento TC1, o del modelo 190. Fecha: Se consignará la fecha del documento. Importe imputado: Se tendrán en cuenta las indicaciones del punto 5.1.a) de esta guía. 2. Dietas y desplazamiento: Tipo de documento: Indicar si el documento referenciado se trata de un Anexo I (Hoja de liquidación de gastos), o bien una factura o ticket. Fecha: Se consignará la fecha del documento. Importe imputado: Se tendrán en cuenta las indicaciones del punto 5.1.b) de esta guía. 3. Póliza de Seguro: Tipo de documento: Se indicará si se trata de recibo/s mensual/es, trimestral/es o anual. Fecha: Se consignará la fecha del documento. Importe imputado: Se tendrán en cuenta las indicaciones del punto 5.1.c) de esta guía 10

11 8. ORIENTACIONES PARA LA CORRECTA ACREDITACIÓN DEL PAGO. Método de pago Transferencia bancaria Documento a incorporar - Copia del resguardo del cargo en cuenta de la misma, con identificación de número de factura o, en defecto de ésta, el concepto abonado. - Identificación del ordenante y del beneficiario. - Si se aporta orden de transferencia, cargo efectivo de la misma. Pago metálico en Recibí con los siguientes requisitos: - Término recibí o expresión análoga. - Nombre, DNI/NIF, firma y sello del cobrador. - Identificación de la factura o del documento justificativo del gasto a que corresponde el pago y su fecha. - Fecha del pago. - Identificación del pagador. Pago mediante cheque nominativo - Copia del cheque firmado. - Copia del extracto bancario del cargo en cuenta, correspondiente a la operación justificada. - Identificación del cheque. OBSERVACIONES Es necesario, en todo caso, garantizar la salida real y efectiva de los fondos del beneficiario Los documentos que acrediten el pago efectivo tendrán que ser los suficientemente explícitos en cuanto a la información que contienen. En este sentido, es necesario que se pueda relacionar con la nómina o factura a la que están asociados (concepto, importe, destinatario, etc.). Además tendrá que quedar perfectamente acreditada la fecha efectiva del cargo en cuenta (no serán válidos por si solos justificantes que acrediten trámites anteriores al cargo). El justificante de pago tendrá que coincidir de forma exacta con el importe del gasto correspondiente (nómina, factura o equivalente), IVA incluido. En el caso de pago agrupado o masivo, se ha de adjuntar el desglose del mismo para que pueda identificarse el gasto imputado a la operación. Así mismo, en el caso de pagos parciales se deberá poder evidenciar la relación de cada uno de ellos con la factura correspondiente, y si fuese necesario, aportar toda la documentación adicional necesaria para poder reconstruir los importes. Nota. Los documentos contables generados por el beneficiario, no constituyen por sí solos documentos acreditativos del pago efectivo. Tampoco lo son aquellos obtenidos del proveedor. 11

12 ANEXO DE JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN CONCEDIDA AL AMPARO DE LA ORDEN DE 18 DE DICIEMBRE DE 2014 DE LA CONSEJERÍA DE EMPLEO, EMPRESA Y COMERCIO. ENTIDAD BENEFICIARIA Nº SOLICITUD DIRECCIÓN LOCALIDAD DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO PRESUPUESTO ACEPTADO POR CEEC SUBVENCIÓN OTORGADA POR CEEC PERIODO A JUSTIFICAR DE A CP NIF % PORCENTAJE SUBVENCIONADO POR CEEC DECLARACIÓN DE JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN D/Dª Autónoma de representante legal de la Entidad Local beneficiaria de la subvención concedida, DECLARA 1. Que la subvención ha sido aplicada a la finalidad para la que se concedió, habiéndose realizado para el cumplimiento de dicha finalidad los gastos indicados en este anexo, indicándose la relación de gastos pagados al día de la fecha y adjuntando la acreditación de los mismos mediante fotocopias compulsadas de los justificantes. 2. Que los gastos justificados han sido totalmente invertidos en la ejecución del proyecto, cumpliéndose las obligaciones exigidas por las normas de aplicación y la resolución de concesión. 3. No haber solicitado ni obtenido subvenciones o ayudas para la misma finalidad relacionadas con esta subvención. Haber solicitado y/u obtenido otras ayudas o subvenciones para la misma finalidad relacionadas con esta subvención. 12

13 Solicitadas Fecha/Año Otras Administraciones/ Entes Públicos o Privados Importe (euros) Cofinanciado con Fondos Europeos Total Concedidas Fecha/Año Otras Administraciones/ Entes Públicos o Privados Importe (euros) Cofinanciado con Fondos Europeos Total 4. Que son veraces y exactos los datos consignados en los distintos apartados de este anexo y documentación aportada para la justificación del proyecto. El presente certificado se emite para que conste y sirva de justificante a efectos de la subvención concedida. 1. COSTE DINAMIZACIÓN TIPO DOCUMENTO FECHA IMPORTE IMPUTADO IMPORTE SUBVENCIONABLE JUNTA DE ANDALUCIA 13

14 TIPO DOCUMENTO 2. DIETAS Y DESPLAZAMIENTO FECHA IMPORTE IMPUTADO IMPORTE SUBVENCIONABLE JUNTA DE ANDALUCIA TIPO DOCUMENTO 3. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL FECHA IMPORTE IMPUTADO IMPORTE SUBVENCIONABLE JUNTA DE ANDALUCIA Fdo.- (firma y sello) 14