CONTENIDO DEL CURSO. 1. Qué es una subvención y como funciona?
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- Ángel José Ángel Rojo Aranda
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1 CONTENIDO DEL CURSO 1. Qué es una subvención y como funciona? 2. Revisión de convocatorias y de la normativa asociada, con especial énfasis en la convocatoria de IRPF 3. Solicitud de la subvención: Formulación del proyecto. Elaboración del presupuesto Documentación a aportar 4. Resolución de la convocatoria, con especial énfasis en la redacción de la memoria adaptada o reformulación. 5. Ejecución y seguimiento del proyecto subvencionado. 6. Evaluación y justificación del proyecto subvencionado: Memoria de actuación Memoria económica Documentación a aportar 1
2 Tipos de convocatorias PÚBLICAS TIPO NIVEL TIPO Subvenciones Convenios Contratos Europeas Estatales Autonómicas Locales PRIVADAS Subvenciones Premios Ayudas o donaciones de empresas 2
3 Dónde encontrar subvenciones Boletines oficiales - Boletín Oficial del Estado - Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma - Boletín Oficial de la Diputación Provincial - Boletín Oficial del Ayuntamiento Otros - Entrando en las páginas webs de Fundaciones y Obras Sociales - Rastreos por internet - Suscripciones a sistemas de alertas gratuitas, por ejemplo: (alertas de subvenciones públicas y privadas, se puede hacer la suscripción por temas, por administraciones, etc.) 3
4 Ciclo de una subvención Preparativos para la formulación Formulación del proyecto y preparación de la documentación Valoración y resolución Gestión y ejecución del proyecto Justificación del proyecto 4
5 PUNTO DE LA CONVOCATORIA Objeto Requisitos de los beneficiarios Documentación exigida y plazos Actividades a financiar Puntos clave para tomar la decisión Criterios de valoración de los programas ASPECTOS A CONSIDERAR Preparativos para la formulación Encaja con nuestros fines y con las actividades que realizamos? Cumplimos con todos ellos? La tenemos toda? Si algo nos falta, nos da tiempo de conseguirlo? Tenemos algún proyecto que encaje? Necesitamos financiación para ese proyecto? Si no lo tenemos, podremos generarlo y ejecutarlo? Nos interesa hacerlo? Tenemos capacidad de conseguir una puntuación elevada? Podemos aportar aspectos que nos permitan obtener puntos en todos los apartados que se valoran? 5
6 Puntos clave para tomar la decisión PUNTO DE LA CONVOCATORIA Cuantía de las ayudas y abono Gastos financiables y gastos sujetos a limitación Justificación de la subvención ASPECTOS A CONSIDERAR Preparativos para la formulación La cuantía de las ayudas nos permite desarrollar un programa sostenible? Podemos aportar algo de cofinanciación, tanto propia como externa? Si fuera necesario adelantar parte o la totalidad del dinero para llevar a cabo el proyecto, podremos hacerlo? Podemos imputar a esta convocatoria los gastos que necesitamos realizar para llevar a cabo el proyecto? Teniendo en cuenta las limitaciones de gastos, podemos ajustar un presupuesto suficiente? Tenemos capacidad para justificar el proyecto tanto técnica como económicamente? Hay que justificar el 100% del coste del proyecto, o solamente la parte financiada por la convocatoria? 6
7 IRPF Cómo se presenta? Publicación en el BOE Preparación 30 días naturales Presentación Convocatoria ENTIDAD SOLICITANTE FUNDACIÓN CRUZ BLANCA ENTIDADES EJECUTANTES Casas Familiares Fundación Cruz Blanca 7
8 3. SOLICITUD: FORMULACION DEL PROYECTO Cómo elaboramos un buen proyecto para que sea aprobado? 1. ORDEN REGULADORA año Convocatoria anual 3. MANUAL DE SOLICITUD anual Instrucciones 4. MANUAL DE JUSTIFICACIÓN anual 5. ANEXOS 6. o/subvenciones/irpf/home.htm 7. DOCUMENTACION APORTAR. Según programas (Ver listado verificación) 8. IMPORTANTE: Convenios o acuerdos con Comunidades Autónomas o Aytos. 9. CONVENIO FIRMADO anual 8
9 3. COMO RELLENAR LOS APARTADOS? APARTADOS Anexos III,IV y XII JUSTIFICACIÓN. Responde a la pregunta Por qué lo pedimos? Qué necesidades tenemos? DESCRIPCIÓN: Responde a la pregunta Qué pedimos? OBJETIVOS: Responde a la pregunta Para qué pedimos? Poner siempre VERBOS Acción ACTIVIDADES: Responde a la pregunta Qué hacemos? Poner siempre SUSTANTIVOS CRONOGRAMA: Responde a la pregunta Cuándo lo hacemos? METODOLOGÍA: Responde a la pregunta Cómo lo hacemos? MEDIOS TÉCNICOS, MATERIALES Y RRHH: Responde a la pregunta Quién lo hace? INDICADORES: Ha de ser una herramienta medible para la consecución de objetivos que podamos volcar en un dato número RESULTADOS: siempre en número, evitar porcentajes no medibles 9
10 PRESUPUESTOS 10
11 Presupuesto Conceptos Cuantía solicitada Otras subvenciones Financiación propia Coste total 6.1 GASTOS CORRIENTES Personal Mantenimiento y actividades Dietas y gastos de viaje Total gastos corrientes 6.2 GASTOS DE INVERSION Adquisición de inmuebles Obras Equipamiento Total gastos inversión Total gastos corrientes y de inversión 6.3 GASTOS DE GESTION Y ADMINISTRACION Total gastos de gestión y administración Total 25
12 Limitaciones en las partidas presupuestarias 3% máximo del presupuesto total en Gastos de viajes 9% máximo del presupuesto total en Gastos de Gestión 10% máximo de desviación entre partidas, siempre que: No se modifique la cuantía total subvencionada ni la desviación se aplique a conceptos de gasto no autorizados. Cada una de las desviaciones no supere la cantidad de ,61 Euros. Se respeten las limitaciones establecidas para gastos de gestión y viajes. 10% máximo de desviación entre Comunidades Autónomas. 10% máximo de desviación entre entidades ejecutantes (CF/Fundación) Para todo lo que exceda estos límites se deberá pedir autorización al MSSI. 12
13 Gastos de personal En esta partida se podrán imputar: Personal voluntario: los gastos que ocasione su actividad Personal Contratado Contrato Laboral Contrato Arrendamiento de servicios (prof. Liberales) Contratos vinculados al programa y a la localidad que se van a imputar. Las modificaciones se comunican antes de imputar el gasto. Contratos indefinidos se deberá hacer comunicación en los 30 días siguientes de la fecha de inicio del programa. No es imputable: Trabajadores de empresas temporales Trabajador autónomo dependiente Gastos de los miembros de Juntas Directivas Indemnizaciones Gastos por bajas laborales 13
14 Gastos de personal Las retribuciones brutas anuales imputables a la subvención, no podrá exceder: Grupo I: euros Grupo II: euros Grupo III: euros Grupo IV: euros Grupo V: euros Grupo VI y VII: euros Grupo VIII: euros 14
15 Partida Mantenimiento y actividades: Gastos del local de la actividad Se podrán incluir los siguientes gastos: Alquiler del local Alquiler de equipos o mobiliario Gastos de reparación y conservación del inmovilizado. Pequeñas reparaciones. Gastos de obras y equipamiento para la adaptación de viviendas cuya titularidad del derecho corresponda a los beneficiarios del programa. Suministros: Agua, electricidad, gas y combustibles. Primas de seguro de local y otro inmovilizado. Comunicaciones: Teléfono, correo y mensajería. Tributos municipales: Tasas de alcantarillado, basuras, etc. 15
16 Partida Mantenimiento y actividades: Otros gastos de actividad Se podrán incluir los siguientes gastos: Material de oficina: Papel, impresos y otro material de oficina. Material didáctico: Manuales, libros y revistas especializadas en el programa desarrollado. Materiales diversos. Su naturaleza dependerá del programa ejecutado: Productos alimenticios, farmacéuticos, material de manualidades y juegos, etc. Gastos de publicidad y propaganda específicos del programa. Transporte de mercancías e inmovilizado adscrito al programa. Trabajos realizados por otras empresas: limpieza, seguridad, catering, comedores, alojamiento y obtención del carnet de conducir. Gastos derivados de colaboraciones esporádicas: Conferencias, charlas Si la colaboración es gratuita, se podrán admitir los gastos de transporte, alojamiento y manutención del colaborador 16
17 Partida Mantenimiento y actividades: Otros gastos de actividad Gastos de formación de los/as voluntarios/as que participen en el programa. Pólizas de seguro de personal voluntario y los que se satisfagan a este personal por compra de material relacionado con el programa subvencionado. Gastos específicos de cada programa en los que incurren los destinatarios del mismo: Transporte, alojamiento, manutención, seguros de accidentes, etc. Gastos de comidas con los siguientes requisitos: Están excluídos: Su inexcusable relación con el programa, incluyendo certificación del representante legal. Que el importe total de las citadas facturas no exceda del 10% de la cuantía autorizada en esta partida. Gastos formación personal, incluidos los gastos desplazamiento. Gastos por telefonía móvil. Becas para los beneficiarios. 17
18 Partida Mantenimiento y actividades: Auditoría y Calidad Se podrán incluir los siguientes gastos: Gastos de la auditoría de cuentas sobre la cuenta justificativa de la subvención concedida a la entidad. Gastos de Calidad de los Programas. 18
19 Partida Mantenimiento y actividades: Gastos Urgencia Social Se podrán incluir los siguientes gastos: Recibos de alquileres de las viviendas de las personas beneficiarias Recibos de suministros: agua, gas, electricidad, etc. Medicamentos Actividades extraescolares en el colegio Gastos del comedor escolar Gafas, audífonos y prótesis Material escolar y uniformes Pago tarjeta de transportes Estancias temporales en alojamientos (hostales, pensiones ) Pago de gastos sanitarios u odontológicos Compra de alimentos y bienes de primera necesidad (higiene, vestido ) 19
20 Dietas y Gastos de Viaje Se podrán incluir los siguientes gastos: Gastos viaje personal adscrito al programa Gastos viaje personal voluntario Los importes máximos son: ALOJAMIENTO: 65,97 Euros. MANUTENCIÓN: 37,40 Euros. DIETA ENTERA: 103,37 Euros. kilometraje se establece en 0,19 Euros/Km. Gastos excluidos: Gastos de parking y peaje Gastos Taxi (salvo excepciones) Gastos de juntas directivas Gastos de personal con contrato Arrendamiento de servicios y de colaboraciones esporádicas 20
21 Gastos de inversión Se podrá imputar en esta partida: Adquisición de terrenos o inmuebles Obras de primer establecimiento (Adscritos 20 años a la actividad) Las obras de reforma Las obras de gran reparación Aumento de la vida útil de la construcción Aumento en su capacidad Aumento de la productividad o eficiencia de la construcción. Equipamiento 21
22 Gastos de Gestión y Administración Se podrá imputar en esta partida: Gastos de gestoría para la administración de los programas subvencionados. Los gastos de gestión y/o coordinación general del/de los programa/s como material de oficina, mantenimiento de la sede de la entidad, teléfono etc. Las retribuciones del personal administrador y/o coordinador de los programas o con categoría administrativa, incluidas las cuotas de seguros sociales. Gastos de auditorías externas de la entidad y/o de la implantación de procedimientos de control de calidad. Están excluidos: Gastos de viaje del personal dedicado a la administración del/los programa/s, ya que en el caso de que sean necesarias, deberán imputarse a la partida de "Dietas y Gastos de Viaje". 22
23 Memoria adaptada MUY BREVE Se realizará un nuevo presupuesto, en base al presupuesto concedido: Al disminuir el importe concedido deberemos disminuir las actividades previstas y con ello todos los conceptos de gasto asignados. También deberá disminuirse en proporción, los fondos propios aportados y la cofinanciación aportada 23
24 GASTO DE PERSONAL (4.1 libro de instrucciones) En los contratos, por tanto, deberá quedar vinculado el trabajador al programa y a la localidad a la que se imputan. Por lo que cualquier modificación deberá ser comunicada en el momento en el que se produzca a esta Dirección General. En caso contrario el citado gasto no sería aceptado. En el supuesto de contratos indefinidos cuyo objeto o localidad geográfica no consten o no coincidan con la imputación efectuada, deberá ser comunicada la imputación al programa en el momento de iniciarse la ejecución del programa, o en todo caso dentro de los treinta días siguientes, en caso contrario no se aceptaría el citado gasto. COMUNICADO ADSCRIPCIÓN Modelo Comunicación de personal.docx 24
25 Comprenden ejecución del 1 al 15 de Septiembre Se entregan el 30 de Septiembre Posibles modificaciones. Recomendable solicitar cambios con antelación y SIEMPRE por escrito al Ministerio informado a FCB Tener en cuenta la MEMORIA ADAPTADA Y QUE ESTÉ ACORDE CON LOS 9 MESES EJECUTADOS 4. Datos Económicos 4.2 Cuenta Bancaria. De FCB 4.3 Gastos Realizados de la cuantía subvencionada 5. Equipo profesionales y de Voluntariado Compañía aseguradora 5.2 Ejecución del programa 5.3 Grado de cumplimiento de objetivos cuantificados Calendario previsto 5.4 Observaciones 5. EJECUCION. MEMORIAS DE SEGUIMIENTO Por grupos 25
26 6. EVALUACION Y JUSTIFICACIÓN 28 Febrero del año siguiente. Memoria de actuación. Anexo XII Memoria Económica. ANEXOS I y III EXCELL. Anexo I: numerar. cuantía total incluir fila Modelos 111, 190 contrato poniendo no procede en cuantía. Anexo III cuantía subvencionada. Códigos CNAE (gestoría), % Seg. Social Nº Inventario interno lo asigna la CF y ha de ser el mismo en los Anexos VI (uno por factura), X (uno para todo el equipamiento, XI (uno por equipo), Documentación (Ver listado verificación por programas) IMPORTANTE. Documentación original ANEXO XII Fotos Listado de Voluntariado Anexos economicos.xls EN EXCELL siempre 26
27 Acreditación de la subvención La acreditación se realiza a través de: - La Memoria Económica justificativa del coste de las actividades realizadas. Documentación justificativa de gasto y Anexos económicos adaptados a conceptos de gasto y territorio autorizados en el programa - La Memoria de Actuación (Anexo XII) justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención 27
28 Datos obligatorios factura Número de factura. Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación o razón social, NIF y domicilio). Datos identificativos del destinatario, que deberá ser la entidad subvencionada o las ejecutantes, cuando figuren entidades como tales. Descripción detallada y precio unitario de la operación y su contraprestación total. Deberá reflejarse el IVA correspondiente; cuando la cuota se repercuta dentro del precio deberá indicarse "IVA incluido". Lugar y fechas de emisión y pago (dentro del plazo de justificación establecido). Asimismo se exigirá que en la factura figure el recibí con la firma y el sello del emisor de la misma. Forma de pago de la factura: metálico, transferencia o cheque. 28
29 Justificación gastos de personal Copia del contrato laboral con el sello del registro o la huella. Si la categoría profesional del contrato es administrativo, deberá figurar en contrato o anexo las funciones en el proyecto, sino a Gastos de Gestión. Recibos de nómina firmados por el trabajador o con el justificante bancario original Boletines Seguridad Social (TC1, TC2). Impresos 111 y 190 de ingresos por retenciones del IRPF. Todos los documentos deberán presentarse con el justificante de pago original y con el sello del proyecto. 29
30 Justificación: Mantenimiento y actividades Documentación acreditativa: Justificación colaborador esporádico: Los mismos que para los contratos de arrendamiento Gastos de reparación y conservación de los elementos del inmovilizado: Presupuesto desglosado de las reparaciones Factura acreditativa del gasto Gasto Auditoría cuenta Contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas. Factura y documento acreditativo del pago. 30
31 Justificación: Mantenimiento y actividades Documentación acreditativa: Gastos de obras para adaptación de viviendas de beneficiarios del programa: Licencia Municipal de Obras, sólo en el caso de que dichas obras afecten a la estructura del inmueble. Certificado del Registro de la Propiedad a nombre del beneficiario o contrato de alquiler en caso de estar alquilado. Gastos Calidad Programas: Si el proceso de calidad se efectúa por personal de la propia entidad, los mismos documentos exigidos para el personal con contrato laboral. Si el proceso de calidad lo realiza una empresa especializada: Contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas. Facturas y documentos acreditativos del pago. Para el resto de los gastos en los que se haya incurrido con motivo del desarrollo e implantación del proceso de calidad: Facturas y documentos acreditativos del pago correspondiente. 31
32 Justificación: Mantenimiento y actividades Documentación acreditativa: Gastos de urgencia social Recibo acreditativo del pago de la ONG al usuario Factura original acreditativa del gasto. Se recuerda que en ambos documentos, deberá constar el sello de imputación. Resto de gastos: Factura original acreditativa gasto Pago 32
33 Justificación Dietas y Gastos de Viaje Documentación acreditativa: Alojamiento y Manutención Anexo V de liquidación de dietas Factura hotel o agencia de viajes Gastos de desplazamiento Anexo V de liquidación de dietas Billetes y tarjetas de embarque o validación billetes Certificado del representante legal en caso de billetes urbanos. 33
34 Justificación Gastos de inversión: OBRAS Documentación acreditativa: Tres presupuestos para Obras por importe superior a euros Certificado Registro de la Propiedad que acredite propiedad del inmueble Si, el local es alquilado: Contrato de alquiler y autorización del propietario. Escritura pública de obra nueva, así como certificación de su inscripción en el Registro de la Propiedad Proyecto de la obra visado, por el Colegio Profesional correspondiente. Licencia Municipal de obras Contrato de ejecución de obra con el contratista. Certificación de obra o factura detallada, visada por el técnico correspondiente. Modelo de Declaración Trimestral del ingreso del IVA soportado por la entidad respecto a las facturas o certificaciones de obra imputadas. Certificado final de obra del técnico visado por el colegio profesional. Certificación del representante de la entidad subvencionada en la que se haga constar la conformidad con la obra y la inclusión, en el inventario de la entidad. 34
35 Justificación Gastos de inversión: EQUIPAMIENTO Los tres presupuestos en la fecha de adquisición del equipamiento en el caso de Equipamiento por importe superior de euros Factura de la casa suministradora con indicación de las unidades suministradas, precio unitario e importe total de la adquisición realizada. Certificación del representante de la entidad en la que conste la recepción de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes adquiridos en el inventario de la entidad. No se podrán aportar como justificantes de gastos los albaranes, las notas de entrega ni las facturas pro forma. 35
36 Justificación Gastos de Gestión y Administración Los gastos de Gestión y Administración podrán justificarse, a elección de la entidad, de dos formas: 1.- Justificar globalmente la totalidad del importe concedido para gastos de Gestión y Administración en todos los programas y presentar la documentación justificativa de todos los gastos imputados a este concepto. 2.- Justificar por separado el importe concedido para gastos de Gestión y Administración en cada programa, aportando la documentación correspondiente. 36
37 Sello diligencia El contenido mínimo del sello será el siguiente: Nombre de la entidad subvencionada Convocatoria de Subvenciones Nombre del Programa Cuantía imputada Se deberá diligenciar: Facturas y documentos de gasto Pagos originales emitidos por el banco 37
38 Anexo I Anexo I: Se cumplimentará un Anexo I o relación de justificantes por cada programa, localización territorial y partida de gasto autorizada conforme al desglose presupuestario establecido en el Convenio-Programa, debiendo totalizarse para facilitar su comprobación. A cada justificante de gasto la entidad asignará un número de orden, que será el mismo con el que figure relacionado en cada Anexo I. Cuando el justificante se refiera a documentos complementarios tales como contratos, modelos 111, 190, 115, 180, alta de impuestos etc., en la columna correspondiente a importe del Anexo I se especificará "no procede". La suma de todos los importes totales de los distintos Anexos I debe justificar el importe total subvencionado para cada programa. 38
39 Pagos Pagos por transferencia: Los pagos se realizarán siempre que sea posible por transferencia bancaria. Se presentará el justificante original del banco, no el extracto sacado de internet Pagos por tarjeta: se presentará el justificante de pago y el extracto bancario, donde quede reflejado el movimiento. Pagos por caja: se deben evitar, pero para casos necesarios se presentará un certificado del representante legal, donde acredite el pago de los gastos correspondientes. 39
40 Podéis contar siempre con nuestra ayuda: ESTAMOS A VUESTRA DISPOSICIÓN!!!! TF irpf@cruzblanca.org 40
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