PERIODO 3 HOJA DE CÁLCULO CONCEPTOS INTERMEDIOS OPERACIONES CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS EN EXCEL SELECCIONAR COPIAR MOVER BORRAR

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1 PERIODO 3 HOJA DE CÁLCULO CONCEPTOS INTERMEDIOS CONTENIDOS OPERACIONES CON LIBROS DE TRABAJO EN EXCEL GUARDAR UN LIBRO CERRAR UN LIBRO. CREAR UN NUEVO LIBRO. ABRIR UN LIBRO OPERACIONES CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS EN EXCEL SELECCIONAR COPIAR MOVER BORRAR OPERACIONES CON HOJAS EN MICROSOFT EXCEL INSERTAR COPIAR CAMBIAR NOMBRE OCULTAR MOSTRAR ELIMINAR MOVER PROTEGER

2 OPERACIONES CON LIBROS DE TRABAJO EN EXCEL GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo o realizar cualquier operación sobre dicho libro, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios sean permanentes deberemos guardar el libro antes de cerrarlo. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar los siguientes métodos: 1. Almacenar el archivo asignándole un nombre, para lo cual se hace clic el Botón Office y se elige la opción Guardar como... A continuación aparecerá un cuadro de diálogo en el cual debemos: Seleccionar la unidad de disco y la ruta dónde se va a Guardar el trabajo. Escribir el nombre que se le quiere poner al archivo. Por último haz clic sobre el botón Guardar. 2. Almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación, para lo cual se selecciona la opción Guardar del Botón Office. También se puede hacer clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido ó presionar la combinación de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

3 CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO Una vez hayamos terminado de trabajar con un libro de Excel es conveniente cerrarlo; para lo cual se hace clic en el Botón Office y se elige la opción Cerrar. Si se la ha realizado una modificación al archivo y no ha sido almacenada, Excel nos avisará mostrándonos un cuadro de diálogo en el cual podemos: Hacer clic en el botón Cancelar para no cerrar el libro. Hacer clic en el botón No para salir del libro sin almacenar las modificaciones realizadas Hacer clic en el botón Sí para almacenar el libro antes de salir de él. En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO Cuando se inicia Excel, automáticamente se crea un libro de trabajo nuevo, pero si se quiere crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para crear un nuevo libro de trabajo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona el Botón Office y elegir la opción Nuevo o presionar la combinación de teclas CTRL+U. 2. En el cuadro que aparece SE debe seleccionar la opción Libro en blanco y hacer clic en el botón Aceptar. ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO Para recuperar algún libro de trabajo ya guardado, se selecciona la opción Abrir del Botón Office. A continuación aparece un cuadro de diálogo en el cual se debe: 1. Seleccionar la unidad de disco (Disco duro ó Memoria USB) y la ubicación donde se encuentra almacenado el libro. 2. Seleccionar el libro que se desea abrir haciendo clic sobre él. 3. Hacer clic en el botón Abrir.

4 OPERACIONES CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS EN EXCEL SELECCIÓN DE CELDAS Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel, se debe seleccionar aquellas celdas sobre las que se quiere realizar la operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca y las operaciones de selección que se pueden realizar son las siguientes: Selección de una celda. Se hace clic sobre la celda a seleccionar. Selección de un rango de celdas. Se debe pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantenerlo pulsado mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar. A continuación se podrá observar como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Selección de una columna. Se hace clic sobre el identificativo superior o letra que nombra la columna a seleccionar. Selección de una fila. Se hace clic sobre el identificativo izquierdo ó número que nombra la fila a seleccionar. Selección de una hoja entera. Se debe ubicar el botón de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Añadir a una selección. Cuando se olvide seleccionar alguna celda o se requiera seleccionar celdas NO contiguas, se debe realizar una nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Ampliar o reducir una selección. Si se quiere ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, se debe mantener pulsada la tecla MAYUS y hacer clic en la celda donde se quiere que termine la selección. COPIAR CELDAS Para copiar celdas dentro de una hoja de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a copiar. 2. Seleccionar la pestaña Inicio de la banda de opciones y hacer clic en el botón Copiar ó utilizar la combinación de teclado CTRL+ C. Se observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas seleccionadas.

5 3. Se selecciona la ubicación donde se quiere copiar las celdas seleccionadas. 4. A continuación se seleccionar la pestaña Inicio y se hace clic en el botón Pegar o se utiliza la combinación de teclado CTRL + V. Hay que tener cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. 5. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, se debe pulsar la tecla ESC del teclado, mientras se tenga la línea de marca se puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. MOVER CELDAS La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición y para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover. 2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar o utiliza la combinación de teclado CTRL + X. Se observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas. 3. Se selecciona la ubicación donde se quiere mover las celdas seleccionadas 4. Se selecciona la pestaña Inicio y se hace clic en el botón Pegar o se utiliza la combinación de teclado CTRL + V. 5. Hay que tener cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. BORRAR CELDAS Para borrar el contenido de una celda se debe: 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar. 2. Ir a la pestaña Inicio y Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú, en el cual se debe seleccionar una de las siguientes opciones disponibles: Borrar Todo. Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto el ancho de la columna y la altura de la fila.

6 Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas y quedan en formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: se selecciona la celda a borrar y se pulsa la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda. OPERACIONES CON HOJAS EN MICROSOFT EXCEL INSERTAR HOJAS Cuando se crea un nuevo libro de trabajo en Excel, este tiene por defecto 3 hojas, pero si se necesitan más, se pueden añadir hasta llegar a hojas; para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Situarse en la hoja posterior a la cual se desea insertar la nueva hoja, ya que las hojas siempre se insertan a la izquierda de la seleccionada. 2. En la ficha Inicio de la banda de opciones Seleccionar el menú Insertar. 3. Elegir la opción Insertar hoja. MOVER UNA HOJA Consiste en cambiar de posición una hoja de cálculo; para lo cual se deben seguir los siguientes pasos: 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. 2. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual; Seleccionar la opción Mover o copiar... a) Seleccionar el libro de trabajo donde queremos mover la hoja. b) Seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja a mover. c) Hacer clic sobre el botón Aceptar.

7 Otro método para mover hojas dentro del mismo libro de trabajo, consiste en hacer clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a mover y arrastrarla hasta la posición a donde se quiera mover la hoja; mientras se mueve la hoja se puede observar que aparece una flecha sobre las hojas indicándote dónde se situará la hoja en el caso de soltar en ese momento el botón del ratón. Una vez situada la hoja en la posición a la cual se quiere mover, se suelta el botón del mouse. COPIAR UNA HOJA Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a copiar. 2. Pulsar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Mover o copiar En el cuadro de diálogo que aparece se debe: a) Seleccionar el libro de trabajo donde queremos copiar la hoja. b) Seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja a copiar. c) Hacer clic sobre la casilla Crear una copia, si no se marcas esta casilla lo que se hará será mover la hoja en vez de copiarla. d) Hacer clic sobre el botón Aceptar. Otro método para copiar hojas dentro del mismo libro de trabajo, consiste en: 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a copiar. 2. Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarla hasta la posición donde queremos copiar la hoja. 3. Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del mouse y a continuación la tecla CTRL. ELIMINAR HOJAS siguientes pasos: Se deben seguir los 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a eliminar. 2. Pulsar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Eliminar. Otra forma de eliminar una hoja es la siguiente: 1. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a eliminar. 2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. 3. Elegir la opción Eliminar hoja.

8 CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA. Si utilizamos un libro para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero; para ello se debe cambiar el nombre de la hoja. No puede haber dos hojas de cálculo con el mismo nombre dentro del mismo libro de trabajo. Para modificar el nombre de una hoja, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. 2. En la pestaño Inicio de la banda de opciones seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja; se puede observar que el nombre de la etiqueta de la hoja queda seleccionado. 3. Escribir el nuevo nombre y pulsar la tecla INTRO. Otro método para cambiar el nombre a la hoja consiste en: 1. Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. 2. Escribir el nuevo nombre de la hoja. 3. Pulsar INTRO. OCULTAR HOJAS Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. 2. En la pestaño Inicio de la banda de opciones seleccionar el menú Formato. 3. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Ocultar hoja. MOSTRAR HOJAS OCULTAS. Se deben seguir los siguientes pasos: 1. En la pestaño Inicio de la banda de opciones seleccionar el menú Formato

9 . 2. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Mostrar hoja Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar con las hojas ocultas. 4. Seleccionar la hoja a mostrar. 5. Hacer clic en Aceptar. PROTEGER HOJAS Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la hoja a proteger. 2. En la pestaño Inicio de la banda de opciones seleccionar el menú Formato. 3. Hacer clic en la opción Proteger Hoja. 3. En la ventana Proteger Hoja, introduzca una palabra clave para proteger la hoja y a continuación haga clic en el botón Aceptar. DESPROTEGER HOJAS seguir los siguientes pasos: Se deben

10 1. Seleccionar la hoja a desproteger. 2. En la pestaño Inicio de la banda de opciones seleccionar el menú Formato. 3. Hacer clic en la opción Desproteger Hoja. 3. En la ventana Desproteger Hoja, introduzca una palabra clave para desproteger la hoja y a continuación haga clic en el botón Aceptar.

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