Microsoft Office XP Excel XP (II)

Transcripción

1 PRÁCTICA 2 HOJA DE CÁLCULO Microsoft Office XP Excel XP (II) 0. Nombres de las hojas de cálculo. Los nombres de las hojas de cálculo de un libro de trabajo pueden ser modificados, de manera que puedan ser referenciados por un nombre descriptivo. Esto se puede hacer de tres formas: ) Seleccionar la pestaña de la hoja a la que se desea cambiar el nombre y pulsar el botón derecho del ratón, en el menú emergente que aparece seleccionar la opción Cambiar nombre. ) Hacer un doble clic en la pestaña de la hoja a la que se desea cambiar el nombre. ) Accediendo a la opción Cambiar nombre del submenú Formato /Hoja. Siguiendo alguno de estos caminos, cambiar el nombre de las hojas de cálculo realizadas en la práctica anterior, de manera que: La hoja en la que se encuentran los artículos (ver Figura 1 práctica anterior) se denomine "ARTÍCULOS" La hoja de la primera factura realizada en la práctica 1 se denomine "FACTURA 1". 0. Organizar, copiar y mover hojas de cálculo. Las hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo se pueden organizar y cambiar de orden, siempre que el libro no esté protegido. Existen tres formas de mover o copiar una hoja de cálculo: ) Haciendo clic con el ratón en la pestaña de la hoja que se desea mover y arrastrando hasta la nueva posición, indicada por un pequeño cursor. Práctica 6 Página 1 de 11

2 Si se desea hacer una copia de la hoja, se debe mantener pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra la hoja (en el cursor del ratón aparece un signo + que significa copia). Para mover o copiar entre libros de trabajo, se deben tener los dos libros de trabajo abiertos y visibles (acceder al elemento Organizar del menú Ventana) y arrastrar la hoja entre ellos. a) Accediendo al elemento "Mover o copiar hoja " del menú Edición. Aparece el cuadro de diálogo de la Figura 1. Figura 1 b) Accediendo al elemento "Mover o copiar " del menú emergente que se presenta al hacer clic con el botón derecho sobre las etiquetas o solapas de las hojas de cálculo. Igualmente se accede al cuadro de diálogo de la Figura 1. Abrir dos nuevos libros de trabajo y mover algunas hojas entre ellos, sin tocar el libro correspondiente a la práctica. Después cerrar los dos libros abiertos y modificados sin guardar los cambios. 0. Varias ventanas del mismo documento. Es posible tener varias ventanas abiertas del mismo documento con distintas vistas del libro de trabajo. Para ellos se debe acceder al elemento Nueva ventana del menú Ventana. 0. Definir nombres. En Excel es posible asignar a una determinada celda un nombre, de manera que posteriormente se pueda hacer referencia a ella a través de ese nombre. Existen dos formas de asignar nombres a las celdas. Práctica 6 Página 2 de 11

3 NOTA: La ventaja fundamental que proporciona la posibilidad de asignar un nombre a una celda es la mayor claridad de las fórmulas que permite un mejor entendimiento y hace que el número de errores sea menor. a) En la hoja de cálculo de la Figura 4 se van a asignar nombres a las celdas G7:G9 y F8, para ello realizar los siguientes pasos para cada una de las celdas: NOTA: La nomenclatura G7:G9 supone un rango de celdas: desde la G7 hasta la G9 ambas incluidas. 1) Convertir la celda deseada en la celda activa. 2) En el menú Insertar, elegir la opción Definir del submenú Nombre. 1) En el cuadro de diálogo (Figura 2) seleccionar Agregar después de elegir el nombre para la celda indicada. Figura 2 b) Otra forma de asignar un nombre a una determinada celda que se encuentra activa es editar la caja de nombres que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas (Figura 3 ). Figura 3 Al resultado de multiplicar el 16% de IVA por la BASE_IMPONIBLE (celda G9) se le aplicará el nombre IMPORTE_IVA. Dar nombre también a las celdas F8 y G8. Práctica 6 Página 3 de 11

4 Hay que destacar que los nombres como operandos en las fórmulas se comportan como referencias absolutas. 5. Utilizar nombres en las fórmulas. Al escribir una fórmula se pueden utilizar como operandos nombres previamente definidos. Para acceder a estos nombres cuando se está introduciendo la fórmula se pueden seguir varios caminos: a) Escribir directamente el nombre en la fórmula: BASE_IMPONIBLE IVA b) Acceder al elemento Pegar del menú Insertar Nombre y elegir el nombre de la celda a utilizar como operando en el cuadro de diálogo. c) Desplegar la caja de nombres de la barra de fórmulas y elegir el nombre a pegar en la fórmula. Escribir de nuevo las fórmulas de las celdas correspondientes a IMPORTE_IVA y TOTAL_FACTURA, utilizando los nombres de celdas introducidos anteriormente. 1. Definir nombres para rangos. También es posible asignar nombres a un rango determinado de celdas. Como ejemplo se va a asignar nombre al rango de los precios netos de los artículos (ver Figura 4): 5) Seleccionar los valores correspondientes a la columna de los importes netos de cada artículo. 5) Seleccionar la opción Definir del menú Insertar Nombre y aceptar el nombre NETO. Práctica 6 Página 4 de 11

5 Figura 4 2. Utilizar rangos con nombre en las funciones y fórmulas. Al escribir una función que use como argumento un rango al que se le haya asignado previamente un nombre, se puede utilizar este nombre para referenciar al rango (ver Figura 4). Escribir de nuevo la función SUMA de la celda BASE_IMPONIBLE utilizando el nombre del rango: SUMA(NETO). 3. Insertar filas y columnas. Una vez se haya realizado toda la factura y las fórmulas que totalizan el importe de la factura, es posible incluir nuevos conceptos (ver Figura 4). Incluir en la factura el concepto "CPU INTEL PENTIUM II 400 MHZ" siguiendo los siguientes pasos: 0) Seleccionar cualquiera de las celdas de la fila encima de la cual se desea insertar una nueva fila. 0) Seleccionar la opción Filas del menú Insertar. 0) Incluir el concepto antes citado con todos sus campos, incluyendo un 5% de descuento. 0) Comprobar que la fórmula de la suma de los importes netos es correcta después de haber insertado un nuevo concepto. Práctica 6 Página 5 de 11

6 NOTA: Cuando se insertan filas entre otras dos filas ya creadas, las funciones que aceptan rangos de celdas como argumentos incluyen automáticamente la nueva fila, al quedar ésta dentro del rango. Pero cuando se inserta una fila en los extremos del rango ésta queda fuera del rango de celdas y no será considerada en la función. Si se desea que sean tenidas en cuenta deberá modificarse el argumento de la función seleccionando de nuevo el rango completo. 6. Insertar celdas. Hay ocasiones en las que no interesa insertar toda una fila en una tabla, debido a que puede ocasionar que afecte a otras tablas adyacentes e independientes de la tabla en la que se desea insertar un nuevo registro (línea). En ese caso se debe seleccionar el conjunto de celdas que se desea insertar, y utilizar el comando Celdas del menú Insertar. Aparece un cuadro de diálogo como el de la Figura 5, en el que se da a elegir la dirección en que se moverán el resto de las celdas seleccionadas y las siguientes. Figura 5 Para comprobar la diferencia entre insertar filas e insertar celdas se realizarán los siguientes pasos: 1) Generar una hoja que contenga los datos de la Figura 4, copiar la columna CANTIDAD en la columna H, que es la adyacente a la columna NETO. 1) Seleccionar las celdas A4:G4. 1) En primer lugar se accederá al elemento Filas del menú Insertar. Observar que se inserta una fila completa, incluyendo una celda en todas las columnas de la hoja. 1) Eliminar la fila insertada. Se puede acceder al elemento Deshacer del menú Edición o seleccionar la fila y eliminarla. Práctica 6 Página 6 de 11

7 1) Seleccionar de nuevo las celdas A4:G4. 1) Acceder al comando Celdas del menú Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar celdas seleccionar Desplazar las celdas hacia abajo. Obsérvese que se ha insertado una fila en la tabla correspondiente a la factura, dejando intacta la columna adyacente. 1) Eliminar la columna H. 1) Eliminar la fila insertada en la factura. 3. Mostrar/ocultar filas y columnas. En ocasiones puede ser interesante ocultar filas o columnas que no se desea que aparezcan en el documento impreso. Ocultar la columna de DESCRIPCIÓN seleccionando la columna entera y accediendo a la opción Ocultar del menú emergente que aparece al pulsar el botón derecho del ratón (Figura 4). La manera de detectar que hay columnas o filas ocultas es fijándose en que la numeración de las mismas no es correlativa. Para volver a presentar la columna oculta seleccionar las columnas adyacentes a la oculta y acceder al elemento Mostrar del mismo menú emergente. 3. Formato de celdas. Las celdas, a parte de información numérica, de texto o fórmulas, almacenan información referente a la manera en que esa información debe ser visualizada. A esta información adicional se le denomina formato de la celda. La manera de alterar el formato de una celda o de un rango de celdas, es seleccionar las celdas que se desea modificar y acceder al elemento Celdas del menú Formato, o al elemento Formato de celdas del menú emergente que aparece al pulsar el botón derecho del ratón. En ese momento aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas de la Figura 6 Este cuadro de diálogo presenta seis solapas en las que se puede modificar las siguientes propiedades de las celdas: Número. Formato de representación de los datos numéricos. Práctica 6 Página 7 de 11

8 Alineación. Alineación del texto en la celda. Fuente. Tipos de letra y color de la información alfanumérica representada en la celda. Bordes. Es posible añadir bordes de distintos grosores a las celdas. Tramas. Se puede cambiar el color del fondo de la celda y aplicar tramas. Proteger. Permite proteger y desproteger las celdas de una hoja que esté protegida. Figura 6 Desde la barra de herramientas Formato, se pueden cambiar ciertas características del formato de celdas citadas anteriormente, como el tipo de letra, el tamaño de la letra, ciertos tipos de alineación del texto, color del texto, color del fondo y algunas opciones de bordes de celda. Aunque el control absoluto sobre el formato de celdas se tiene desde el cuadro de diálogo "Formato de celdas". Modificar el formato de las celdas correspondientes a la factura creada en la hoja FACTURA 2, de manera que el aspecto final sea el de la Figura 7. Práctica 6 Página 8 de 11

9 Para conseguir que no se vean las líneas de división de las celdas, se debe acceder al elemento Opciones del menú Herramientas e inhabilitar las Líneas de división en la solapa Ver. Figura 7 9. Pegado especial. Cuando se copian o mueven celdas con las opciones Copiar, Cortar y Pegar, se copia o mueve toda la información que contienen éstas, incluyendo la información referente al formato. En algunas ocasiones sólo interesa copiar bien el contenido, bien el formato, o bien las fórmulas. Para conseguirlo se deben realizar los siguientes pasos: 1) Seleccionar las celdas que se desean copiar. 2) Seleccionar el elemento Copiar del menú Edición. 3) Situar la celda activa en la celda superior izquierda del rango en el que se desea pegar las celdas. 1) Seleccionar el elemento Pegado especial del menú Edición. Excel presenta un cuadro de diálogo como el que se muestra en la Figura 8, en el que se puede elegir lo que se desea pegar. Seleccionar las celdas A3:G3 y, tras copiarlas, realizar los diferentes pegados especiales que presenta Excel en el cuadro de diálogo de la Figura 8, a partir de la celda A12. Práctica 6 Página 9 de 11

10 Figura 8 NOTA: Cuando se copian fórmulas o valores arrastrando el control situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, también se copian los formatos. Una de las opciones del pegado especial es la de copiar únicamente los formatos. Esto también se puede hacer a través de la barra de herramientas Estándar seleccionando la celda que contiene el formato que se desea aplicar, accionando la opción Copiar formato de esta barra de herramientas y seleccionando las celdas a las que se desea aplicar el formato. 3. Vinculación de archivos. En la clase de teoría se ha visto como se pueden utilizar, como operandos de una fórmula, celdas que se encuentran ubicadas en otras hojas. El formato que adopta dicha referencia en la fórmula es: ARTICULOS!B7 en caso de que el nombre de la hoja no contenga espacios en blanco. FACTURA 1!A3 en caso de que el nombre de la hoja contenga espacios en blanco. También es posible crear vínculos entre distintos libros de trabajo, de manera que a la referencia se añadirá además el nombre del libro de trabajo entre corchetes: [PRACT_1.XLS]FACTURA 1!$C$5. Las referencias externas se crean como absolutas de manera predeterminada. Práctica 6 Página 10 de 11

11 Esto permite estructurar los libros de trabajo, haciéndolos más sencillos y fáciles de manejar, necesitando menos memoria y ahorrando tiempo, debido a que únicamente se carga en memoria los datos que se precisan en cada momento. A continuación se relacionan una serie de definiciones: Referencia externa: referencia a una celda, un rango de celdas o un nombre de celdas de otra hoja de cálculo o libro. Fórmula con referencia externa: fórmula que contiene una referencia externa. Hoja dependiente o vinculada: Hoja de cálculo que depende de la información contenida en otra hoja o libro. Hoja soporte, de apoyo o fuente: Hoja de cálculo que contiene datos que son utilizados por otra hoja o libro. Existen tres formas de vincular dos hojas: ) Escribir directamente la referencia. ) Cambiar de hoja, y si fuera necesario de libro de trabajo (deben estar los dos libros de trabajo abiertos, el dependiente y el fuente) y seleccionar la celda deseada. ) Copiar la celda fuente y hacer un pegado especial en la celda destino, seleccionando el botón Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial. Probar cada uno de los tres vínculos. Práctica 6 Página 11 de 11