Una herramienta gratuita para administrar revistas electrónicas.

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1 REFLEXIONES Una herramienta gratuita para administrar revistas electrónicas. Lic. Sonia Araceli Hernández Acuña. Bibliotecaria de la Universidad Virtual. El pasado octubre, en el marco de la REDIIEN (Red de Investigación e Innovación en Educación del Noreste de México), tuve la oportunidad de tomar un curso muy interesante, un taller sobre edición electrónica de revistas académicas y científicas con una duración de 4 horas. El taller señalaba en específico el aprendizaje bajo la estructura de lo que conocemos como Open Source (fuentes de acceso público), en este caso, edición de Open Journals. Durante el curso, el tallerista Juan Palbo Alperin de origen argentino, nos presentó el proyecto de Open Journal Systems desde sus orígenes. Este producto fue creado gracias al trabajo del Public Knowledge Project (PKP), proyecto canadiense auspiciado por la University British of Columbia y la University Simon Fraser, quienes fundaron esta iniciativa con el fin de desarrollar ambientes académicos en línea para mejorar la investigación académica. Para quienes no sabíamos que esperar de un taller así, nos encontramos con un proyecto interesante que permitió que aprendiéramos algo nuevo y de mucha proyección. Por mi parte, considero que este sistema resulta sumamente atractivo para quienes se dediquen a la creación de revistas electrónicas y cuya inversión sólo deba limitarse a lo mínimo de gastos. NOTA: La siguiente información está basada en los documentos y notas presentadas por el expositor, Juan Pablo Alperín. Los documentos originales se localizan en la página principal del proyecto PKP: DEL OJS (Open Journal Systems)

2 El Open Journal Systems conocido como OJS, es un software de descarga gratuita que permite administrar contenidos y controlar las ediciones y correcciones de lo que será una revista electrónica. Algunas características básicas y que facilitan el este sistema son: a) Se instala y se controla en un servidor web propio. b) Permite a los editores configurar el sistema tanto como se requiera. c) Los contenidos se gestionan totalmente en línea. d) Permite enviar por correo electrónico el artículo que se edita así como la inserción de comentarios de quienes hagan lectura al mismo durante el proceso de edición. e) Cuenta con un módulo de suscripción con opción de libre acceso. Permite incluso el registro de control de usuarios o el control de pago para acceso a la revista, decidido por el administrador o grupo administrador de la revista. f) Las herramientas de lectura están basada en la configuración que el editor haya marcado. g) Permite indexar el contenido. h) Tiene una interfaz multilingüe (11 idiomas actualmente y 9 en proyecto de desarrollarse). LA RECETA Como todo software de administración de contenidos, se requiere una receta para su instalación y manejo. INGREDIENTES 1 revista para ser colocada en formato en línea. 1 servidor la potencia no es un factor pero debe tener 7/24 de disponibilidad. 1 técnico especialista no es necesario un profesional, sin embargo es mejor contar con un experto que apoye en las cuestiones técnicas para mejores resultados. Tiempo para el mantenimiento, para la publicación, para el inicio de la publicación (incluyendo tiempos de prueba). PREPARACIÓN a) Tomar decisiones políticas. a. Definir la frecuencia con la que se publicará la revista b. Qué tipo de acceso preferiremos (público, de registro, de cobro)

3 c. Qué modelo económico (si aplica) d. Qué imagen queremos darle b) Preparación del sitio web a. Servidor a utilizar (generalmente es el que causa mayores costos en el proceso) b. Instalar el OJS c. Comprar/conseguir un dominio d. Configurar el software (en base a las decisiones políticas) c) Digitalizar e importar archivos a. Escanear los documentos b. Extraer los metadatos en un documento XML c. Utilizar el sistema de OJS de importación d. Organizar los archivos pdf y/o HTML en carpetas digitales (en base a las decisiones políticas) d) Indexar la información a. Generar convenios con índices comerciales (es opcional) b. Exportar los metadatos c. Enviar un archivo generado al índice e) Revista (producto final) a. Decidir si se mantendrá el material en papel (si así aplica) b. Decidir si se quiere mantener en línea solo lo más nuevo o lo histórico c. Definir el equipo editorial (editores, autores, lectores/correctores) ELEMENTOS A CONSIDERAR Los elementos que existen para administrar una revista electrónica incluyen lo siguiente: 1. Roles de trabajo. Debe formarse un equipo que incluya un administrador, editor, coeditor, editor de sección, administrador de suscripciones, etc. 2. Tiempos de trabajo. Tomar en cuenta los tiempos en el que se estará aceptando el material, en el que debe publicarse y los tiempos que toma ser citado por otras fuentes 3. Costos. Los costos de publicar, distribuir y gestionar se minimizan con respecto a la impresión en papel. 4. Políticas de derechos de autor. Son definidas por el grupo editorial o editor

4 que realice la revista electrónica. Algunos ejemplos que fueron mostrados indican cómo en África y Brasil se unieron algunas instituciones para publicar sus revistas por este medio y crearon un conjunto de normas como lineamiento general. 5. Beneficios de publicar en línea. El material está indizado y aparece en los buscadores, la gestión del contenido es mucho más fácil de ser detectada puesto que todo queda en el historial del software. Beneficios de OJS Además de ser un software gratuito, es de fuente abierta, esto quiere decir que la estructura interna del software es modificable a los intereses de quien la trabaja. A través de la página del proyecto PKP con respecto a OJS se ofrecen las actualizaciones que se han desarrollado en este software a fin de beneficiar a todos aquellos que utilizan el sistema y que no tienen oportunidad de desarrollar mejoras internas. Es importante tomar en cuenta que si se desea obtener dichas actualizaciones no deben realizarse cambios de estructura profunda, ya que la actualización sería incompatible. La OJS permite ser instalado en cualquier plataforma, puede ser visualizado como revista única o bien colocar una serie de revistas de una misma institución, además presenta la interfase de trabajo en 11 idiomas completos, se pueden exportar citas, ofrece ficheros adicionales de trabajo, incluye una versión para imprimir (el contenido) y además accede a la posibilidad de hacer búsquedas relacionadas al Internet abierto (en navegadores como Google, Yahoo, etc.) Siendo además un software de carácter flexible, hay quienes han aprovechado para publicar no sólo para revistas académicas, sino utilizándolo para tesis o grupos de documentos de trabajo, de alguna manera similar al sistema Share Point, pero basado en un proceso más completo para la gestión de contenidos en línea. La página del proyecto cuenta con un tutorial para su uso en español, así como un manual técnico y de usuario en inglés. Además existen foros de discusión que diariamente comparten sus experiencias y que ayuda a que el software pueda ser mejorado constantemente. Para quienes deseen conocer más sobre OJS, la información en español está en: donde pueden accederse los distintos documentos y recursos que permiten conocer sobre su instalación, uso y ayuda en línea.

5 Además, el proyecto PKP ha desarrollado un sistema similar para gestionar contenidos de memorias de conferencias mediante el Open Conference Systems y su página presenta toda una serie de herramientas electrónicas que apoyan a aquel que empieza a trabajar con este tipo de productos. Algunas publicaciones en México han aprovechado este software, como la Revista Ciencias Marinas de la Universidad Autónoma de Baja California y Panorama Administrativo editada en conjunto por instituciones mexicanas y sudamericanas, entre otras y que han comprobado el objetivo principal de su trabajo gracias al uso de OJS: difundir el conocimiento en la comunidad profesional y científica a nivel mundial. Bibliografía 1. Aplerin, J.P. (s.f.) De Papel a Pixel [presentación electrónica]; 2. Ruiz Pérez, S. y Juan Pablo Alperin (2007). OJS: Sistema de gestión de revistas electrónicas. RevistaeSalud.com, (3)9. 3. Public Knowledge Project [2007],

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