SANDHILLS CENTER MH/DD/SAS AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

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1 SANDHILLS CENTER MH/DD/SAS AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE. LA LEY NOS EXIGE PROTEGER SU INFORMACIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA. Fecha de vigencia: 14 de abril de 2003 Revisado 5 de enero de 2010 Revisado 18 de septiembre de

2 La ley nos exige que protejamos la privacidad de su información de atención médica y de la información de atención médica que le identifica. Esta puede ser información sobre los servicios de atención médica que le proporcionamos o del pago por atención medica que le proporcionamos. También puede ser información sobre su condición de atención médica pasada, presente o futura. La ley también nos exige que le proporcionemos este Aviso de prácticas de privacidad explicándole nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de atención médica. Sandhills Center para MH/DD/SAS está obligado legalmente a respetar los términos de este Aviso. Puede haber otras entidades con las que hemos ejecutado un Acuerdo de socios de negocios el cual, para propósitos de tratamiento y operaciones, nos puede requerir divulgar información de salud que le puede identificar personalmente, excepto cuando lo prohíben las leyes federales y estatales. Podemos divulgar a estas entidades de socios de negocios información sin su consentimiento para obtener servicios legales o financieros o, a otra instalación médica para proporcionarle atención médica, siempre que haya un Acuerdo de socios de negocios vigente. En relación con nuestros socios de negocios, ellos tienen responsabilidad independiente de cumplir con todas las regulaciones de privacidad de HIPAA con respecto a la divulgación de información médica protegida. En otras palabras, solo se nos permite utilizar y divulgar información de atención médica en la manera que hemos descrito en este Aviso. Podemos cambiar los términos de este Aviso en el futuro. Nos reservamos el derecho de hacer cambios y de que el nuevo Aviso esté vigente para toda la información de atención médica que conservamos. Si hacemos cambios al Aviso, nosotros: Publicaremos el Aviso en nuestro sitio Web. Tendremos copias del nuevo Aviso disponibles a solicitud (también puede comunicarse con nuestro Oficial de privacidad al para pedir una copia del Aviso actualizado). El resto de este Aviso: Indica cómo podemos utilizar y divulgar su información de atención médica Explica sus derechos con respecto a la información de atención médica Describe cómo y dónde puede presentar un reclamo relacionado con su privacidad Si, en cualquier momento, usted tiene preguntas sobre la información de este Aviso o sobre nuestras políticas, procedimientos o prácticas de privacidad, puede comunicarse con nuestro Oficial de privacidad al PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA EN VARIAS CIRCUNSTANCIAS Utilizamos y divulgamos la información de atención médica sobre nuestros miembros todos los días. Esta sección de nuestro Aviso explica con algunos detalles cómo podemos utilizar y divulgar su información de atención médica a fin de proporcionar atención médica, solicitar el pago por esa atención médica y operar nuestro negocio de manera eficaz. Esta sección menciona brevemente algunas otras circunstancias en las que podemos utilizar o divulgar su información de atención médica. Para obtener más información sobre cualquiera de estos usos o divulgaciones o sobre cualquiera de nuestras 2

3 políticas, procedimientos y prácticas de privacidad, puede comunicarse con nuestro Oficial de privacidad al Tratamiento Sandhills Center para MH/DD/SAS o sus socios de negocios pueden utilizar o divulgar su información de atención médica para proporcionarle tratamiento medico excepto según lo prohíben las leyes estatales y federales. En otras palabras, podemos utilizar y divulgar su información de atención médica para proporcionar, coordinar o administrar su atención médica y servicios relacionados. Esto puede incluir comunicarnos con otros proveedores de atención médica en relación con su tratamiento y coordinar y administrar su atención médica con otros. Utilizaremos su información médica para tratamiento. Ejemplo: John llama al Centro de llamadas de Sandhills Center e indica que se siente deprimido. El personal clínico autorizado del Centro de llamadas médicas completa un diagnóstico, priorización de emergencias y referencia (STR) y se da una cita a John para que vea a un proveedor de su elección dentro de la red de proveedores de Sandhills Center. La documentación de STR se envía al proveedor que eligió de manera que la información esté disponible al momento de la cita. 2. Pago Sandhills Center para MH/DD/SAS o sus socios de negocios, excepto según lo prohíban las leyes federales y estatales, pueden utilizar y divulgar su información de atención médica para solicitar el pago por servicios de atención médica que usted recibió. Esto significa que, dentro de Sandhills Center o las agencias contratadas, podemos utilizar su información de atención médica para hacer arreglos para el pago (como preparar las facturas y administrar las cuentas). También podemos divulgar su información de atención médica a otros (como compañías de seguros, agencias de cobros o agencias de elaboración de informes del consumidor), excepto según lo prohíban las regulaciones federales y estatales. En algunos casos, podemos divulgar su información de atención médica a un plan de seguros antes de que pueda recibir ciertos servicios de atención médica pues, por ejemplo, queremos saber si el plan de seguros pagará un servicio específico. Utilizaremos su información médica para pagos. La información sobre o que se adjunta a la factura puede incluir información que le identifica así como su diagnóstico, su médico tratante y el tipo de servicios que ha recibido. 3. Operaciones de atención médica Sandhills Center for MH/DD/SAS o sus Socios comerciales, salvo según lo prohibido por la ley estatal y federal, pueden usar y divulgar información de atención médica de su persona en la realización de una variedad de actividades comerciales a las que nosotros llamamos operaciones de atención médica. Estas actividades de operaciones de atención médica nos permiten, por ejemplo, mejorar la calidad de la atención que ofrecemos y reducir los costos de atención médica. Por ejemplo, podemos usar o divulgar su información de atención médica para las siguientes actividades: Revisar y evaluar las habilidades, cualificaciones y desempeño de los proveedores de atención médica que cuidan de usted; Ofrecer programas de capacitación a estudiantes, practicantes, proveedores de atención médica o profesionales no médicos para ayudarles a practicar o mejorar sus habilidades; 3

4 Cooperar con organizaciones externas que evalúan, certifican o autorizan a proveedores de atención médica, personal u centros de atención en un campo o especialidad específicos; Evaluar y mejorar la calidad, eficiencia y costo de la atención que se le proporciona a usted y nuestros otros miembros; Mejorar la atención médica y reducir los costos para grupos de personas que tienen problemas de salud similares y ayudar a gestionar y coordinar la atención de estos grupos de personas; Cooperar con organizaciones externas que evalúan la calidad de la atención proporcionada, incluidas agencias del gobierno y organizaciones privadas; Planificar las operaciones futuras de nuestra organización; Resolver quejas, reclamos y apelaciones dentro de nuestra organización o agencias contratadas; Evaluar nuestras actividades y usar o divulgar información de atención médica en el caso de que el control de nuestra organización cambie significativamente; Trabajar con otros (tales como abogados, contadores y otros proveedores) que nos ayudan a cumplir con este Aviso y otras leyes aplicables; Presentar NCTOPPS (North Carolina Treatment Outcomes and Program Performances System) a la División de MH/DD/SA para fines de calidad para mejorar la prestación de los servicios. La información colectiva se enviará de vuelta a LME y los proveedores que participan en su atención. Usaremos su información médica para operaciones de atención médica. Ejemplo: los miembros del personal del departamento de Mejora de la Calidad pueden usar información en su expediente médico para evaluar la atención y los resultados en su caso. Esta información luego se usará en un esfuerzo para mejorar continuamente la calidad y efectividad de los servicios que proporcionamos. Usaremos su información médica para ingresar datos con fines de facturación y documentación. 4. Personas que participan en su atención Sandhills Center for MH/DD/SAS o sus Socios comerciales, salvo según lo prohibido por la ley estatal y federal, pueden divulgar información de atención médica sobre su persona a un pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique si esa persona participa en su atención y la información es relevante para su atención, salvo por lo que indican las normas estatales y federales. Si el paciente es un menor, podemos divulgar información de atención médica sobre el menor a los padres, un tutor legal y otra persona responsable del menor, excepto en circunstancias limitadas. Si desea más información sobre la privacidad de la información de un menor, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad al También podemos usar o divulgar su información de atención médica a un pariente, otra persona involucrada en su atención o posiblemente una organización de ayuda en caso de desastres (tal como la Cruz Roja), si necesitamos informar a alguien sobre su ubicación o condición. 4

5 Puede pedirnos en cualquier momento que no divulguemos su información de atención médica a las personas que participan en su atención. Cumpliremos con su solicitud y no divulgaremos la información salvo en ciertas circunstancias limitadas (tales como emergencias) o si el paciente es un menor. Si el paciente es un menor, no necesariamente cumpliremos con su solicitud. 5. En conformidad con la ley Usaremos y divulgaremos su información de atención médica siempre que nos lo exija la ley. Existen muchas leyes estatales y federales que nos exigen usar y divulgar información de atención médica. Por ejemplo, la ley estatal nos exige que reportemos la sospecha de una enfermedad contagiosa al departamento de salud y que denunciemos la sospecha o el conocimiento de abuso o negligencia infantil al Departamento de Servicios Sociales. Cumpliremos con esas leyes estatales y con otras leyes aplicables. 6. Usos y divulgaciones con prioridad nacional Cuando lo permita la ley, podemos usar y divulgar su información de atención médica sin su autorización para diversas actividades que son reconocidas como prioridades nacionales. En otras palabras, el gobierno ha determinado que bajo ciertas circunstancias (que se describen a continuación), es tan importante divulgar información de atención médica que está aceptado divulgar información de atención médica sin la autorización de la persona. Únicamente divulgaremos su información de atención médica en las siguientes circunstancias cuando la ley nos permita hacerlo. Si desea más información sobre estos tipos de divulgaciones, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad al Amenaza a la salud o seguridad: podemos usar o divulgar la información de atención médica sobre usted si creemos que es necesario para evitar o reducir una amenaza grave a la salud o la seguridad. Actividades de salud pública: podemos usar o divulgar la información de atención médica sobre usted para actividades de salud pública. Las actividades de salud pública requieren el uso de la información de atención médica para diferentes actividades, incluyendo pero sin limitarse, a actividades relacionadas con la investigación de enfermedades, la denuncia de abuso infantil y negligencia, el control de medicamentos o dispositivos regulados por la Administración de Drogas y Alimentos (Food and Drug Administration) y la supervisión de enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, si estuvo expuesto a una enfermedad contagiosa (como una enfermedad de transmisión sexual), podemos informarlo al estado y tomar otras acciones para evitar la propagación de la enfermedad. Abuso, negligencia o violencia doméstica: podemos divulgar la información de atención médica sobre usted a una autoridad gubernamental (como el Departamento de Servicios Sociales) si usted es un adulto y creemos razonablemente que puede ser víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Actividades de supervisión de salud: podemos divulgar información de atención médica sobre usted a una agencia de supervisión de salud, que es básicamente una agencia responsable de supervisar el sistema de atención médica o ciertos programas gubernamentales. Por ejemplo, una agencia de gobierno nos puede solicitar información mientras están investigando un posible fraude de seguros. 5

6 Procedimientos del tribunal: podemos divulgar información de atención médica sobre usted a un tribunal o funcionario de la corte (como un abogado) con una orden apropiada de un juez. Por ejemplo, podríamos divulgar información de atención médica sobre usted a un tribunal si nos lo ordena un juez. Cumplimiento de la ley: podemos divulgar información de atención médica sobre usted a los oficiales de cumplimiento de la ley para propósitos de cumplimiento de una ley específica. Por ejemplo, podemos divulgar información de atención médica limitada sobre usted a un oficial de policía, si él necesita la información para ayudarle a encontrar o identificar a una persona desaparecida. Médicos forenses y otros: podemos divulgar información de atención médica sobre usted a un médico forense, examinador médico o director de funeraria o a organizaciones que ayudan con el trasplante de órganos, de ojos y de tejidos. Compensación a trabajadores lesionados: podemos divulgar información de atención médica sobre usted para cumplir con la ley de compensación de trabajador lesionados. Ciertas funciones gubernamentales: podemos usar o divulgar la información de atención médica sobre usted para ciertas funciones de gobierno, incluyendo pero sin limitarse, a las actividades del ejército y de los veteranos y las actividades de inteligencia. También podemos usar o divulgar la información de atención médica sobre usted a una institución correccional en algunas circunstancias. Otros usos y divulgaciones de la información médica protegida que no se describen en este Aviso de prácticas de privacidad se harán solo con la autorización de la persona. 7. Autorización Aparte de los usos y divulgaciones antes descritos (número 1 al 6) no usaremos ni divulgaremos información de atención médica sobre usted sin la autorización" de usted o de la persona legalmente responsable. En algunos casos, podemos querer usar o divulgar información de atención médica sobre usted y nos podemos comunicar con usted para firmar un formulario de autorización. Algunos ejemplos específicos que requieren su autorización son: uso y divulgación de notas de psicoterapia, uso y divulgación de información médica protegida para propósitos de mercadeo, y uso y divulgación de información médica protegida que constituye la venta de la información de atención médica. Se puede comunicar con nosotros para pedirnos que divulguemos información de atención médica y le pediremos que firme un formulario de autorización. Si firma una autorización para permitirnos que divulguemos información de atención médica sobre usted, puede revocar (o cancelar) su autorización por escrito (excepto la información que ya se divulgó o en circunstancias muy limitadas, relacionadas con la obtención de seguro médico). Si le gustaría revocar su autorización, nos puede escribir una carta revocando su autorización o llenar el Formulario de revocación de autorización. Los Formularios de revocación de autorización están disponibles con nuestro Oficial de privacidad. Si revoca su autorización, seguiremos sus instrucciones, excepto en la medida en que ya nos hayamos basado en su autorización y tomado alguna acción. 6

7 USTED TIENE DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ATENCIÓN MÉDICA SOBRE USTED Esta sección del Aviso mencionará brevemente cada uno de estos derechos. Si le gustaría conocer más sobre sus derechos, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad al Derecho a una copia de este Aviso Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de nuestro Aviso de prácticas de privacidad en cualquier momento. Además, una copia de este Aviso se publicará siempre en nuestro sitio web. Si le gustaría tener una copia de nuestro Aviso, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad al Derecho al acceso para inspeccionar y copiar Usted tiene derecho a inspeccionar (lo que quiere decir ver o revisar) y recibir una copia (impresa/electrónica) de la información de atención médica sobre usted que mantenemos en ciertos grupos de registros. Si le gustaría inspeccionar o recibir una copia de la información de atención médica sobre usted, nos debe proporcionar una solicitud por escrito. Debe completar un Formulario de solicitud de acceso. Los Formularios de solicitud de acceso están disponibles con nuestro Oficial de privacidad en el Nuestra agencia debe actuar sobre esta solicitud no más de 30 días después de recibir la solicitud. Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias. Si denegamos su solicitud, le explicaremos nuestro motivo por escrito. También le informaremos por escrito si tiene derecho a que otra persona revise nuestra decisión. Si le gustaría una copia de la información, le podemos cobrar una tarifa para cubrir los costos de la copia. Podemos proporcionarle un resumen o explicación de la información. Para obtener más información sobre estos servicios y cualquier posible tarifa adicional, comuníquese con nuestro Oficial de privacidad. 3. Derecho a modificar la información de atención médica Tiene derecho a pedirnos que modifiquemos (lo que significa corregir o agregar) información de atención médica acerca de usted que conservamos en ciertos grupos de registros. Si considera que tenemos información que es inexacta o incompleta, podemos modificar la información para indicar el problema y hacer los esfuerzos razonables para notificar a otras personas que tienen copias de la información inexacta o incompleta. Puede solicitar una modificación al completar el Formulario de solicitud de modificación. Los Formularios de solicitud de modificación están disponibles con nuestro Oficial de privacidad. Nuestra agencia debe tomar medidas a este respecto a más tardar 60 días después de recibir la solicitud. Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias. Si denegamos su solicitud, le explicaremos nuestro motivo por escrito. Tendrá la oportunidad de enviarnos una declaración explicando por qué no está de acuerdo con nuestra decisión de denegar su solicitud de modificación y compartiremos su declaración cada vez que divulguemos información en el futuro. 4. Derecho a pedir una lista de las divulgaciones que hemos hecho Tiene derecho a recibir una lista detallada de divulgaciones que hemos hecho durante los seis (6) años anteriores (a partir del 14 de abril de 2003). Si le gustaría recibir una lista de divulgaciones, puede 7

8 enviarnos una carta solicitando la lista, completar un Formulario de solicitud de lista de divulgaciones o comunicarse con nuestro Oficial de privacidad. Los Formularios de solicitud de lista de divulgaciones están disponibles con nuestro Oficial de privacidad. Nuestra agencia debe tomar medidas a este respecto a más tardar 60 días después de recibir la solicitud. La lista no incluirá varios tipos de divulgaciones, incluyendo divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Tampoco incluirá divulgaciones realizadas antes del 14 de abril de Si solicita una lista de divulgaciones más de una vez cada doce (12) meses, podemos cobrarle una cuota para cubrir los costos de preparar la lista. 5. Derecho a solicitar restricciones de los usos y divulgaciones Tiene derecho a solicitar que limitemos el uso y las divulgaciones de la información de atención médica acerca de usted para el tratamiento, pago y operaciones de atención médica. No tenemos la obligación de cumplir con todas las solicitudes de restricciones. Si aceptamos cumplir con su solicitud, debemos seguir sus restricciones (excepto si la información es necesaria para una situación de emergencia o a menos que sea una situación que sea obligatoria de acuerdo con las leyes estatales y federales). Puede cancelar las restricciones en cualquier momento. Además, podemos cancelar una restricción en cualquier momento siempre que le notifiquemos acerca de la cancelación y continuemos aplicando la restricción a la información recopilada antes de la cancelación. 6. Derecho a solicitar un método alterno de contacto Tiene derecho a que nos comuniquemos con usted en una ubicación diferente o por medio de un método diferente. Por ejemplo, es posible que prefiera que toda la información por escrito se le envíe por correo a su dirección de trabajo en lugar de a la dirección de su casa. Aceptaremos cualquier solicitud razonable de métodos de contacto alternos. Si le gustaría solicitar un método alterno de contacto, debe proporcionarnos una solicitud por escrito. Puede completar un Formulario de solicitud de contacto alterno. Los Formularios de solicitud de contacto alterno están disponibles con nuestro Oficial de privacidad. 7. Derecho a no participar en comunicaciones para recaudación de fondos Tiene derecho a no participar en las comunicaciones para recaudación de fondos. 8. Derecho a recibir una notificación de una violación de la información de salud protegida Tiene derecho a recibir una notificación de la violación de la información de salud protegida en caso que le afecte. 9. Derecho a elegir a alguien que actúe en su nombre Si tiene un apoderado de atención médica o un tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y hacer elecciones acerca de su información de salud. Nos aseguraremos que la persona tenga autoridad y pueda actuar en su nombre cuando tomemos alguna acción. 8

9 PUEDE PRESENTAR UNA QUEJA SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Si considera que sus derechos de privacidad se han violado o si no está satisfecho con nuestras políticas o procedimientos de privacidad, puede presentar una queja con nosotros o con el gobierno federal. No tomaremos ninguna medida contra usted ni cambiaremos su tratamiento de ninguna manera si presenta una queja. Para presentar una queja por escrito, se puede comunicar con el Oficial de privacidad al o con el Director de servicios al cliente al o puede enviarla por correo a la siguiente dirección: ATTN: Chief Executive Officer, Sandhills Center Post Office Box 9, West End, North Carolina Para presentar una queja con el gobierno federal, puede enviar su queja a la dirección siguiente: Office of Civil Rights - US Department of Health & Human Services 200 Independence Avenue, SW - Room 509 F, HHH Building Washington, DC

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