Guía rápida de uso de CuentasOK

Transcripción

1 Guía rápida de uso de CuentasOK Introducción CuentasOK es una plataforma financiera en la nube que te permite administrar tus cuentas por cobrar y por pagar. La plataforma se sincroniza con el SAT para descargar y validar las facturas electrónicas emitidas y recibidas por tu empresa. Además, puedes subirlas arrastrando y soltando una carpeta o enviarlas a un correo que el sistema te asigna. Gracias a esto, no será necesario que captures todos los datos de tus proveedores o clientes, lo que te ahorrará mucho tiempo. Aunado a esto, una de las funciones más útiles de CuentasOK es ayudarte a realizar la conciliación y dispersión de pagos y reembolsos. En lugar de tener que hacer una transferencia electrónica (SPEI) para pagar a cada uno de tus proveedores, hacer reembolsos o pagar las quincenas de tus colaboradores, con CuentasOK solo tienes que seleccionar qué facturas tienes por pagar y luego generar una sola orden de pago. Así, sólo tendrás que hacer una transferencia desde el portal de tu banco a la cuenta CLABE asignada para tu empresa en CuentasOK y la plataforma se encargará de realizar todos los SPEIs a tus proveedores y colaboradores. Además, el sistema generará un comprobante electrónico de pago (CEP) para cada uno de los pagos realizados. Cómo es esto posible? CuentasOK trabaja de la mano con el sistema SPEI del Banco de México para ofrecerte la dispersión de pagos de manera automatizada, simple y segura. La cuenta CLABE que te fue asignada por CuentasOK está a nombre de tu empresa, por lo que todos los pagos se harán a nombre de tu empresa. Por otro lado, esta cuenta no puede almacenar dinero, solamente sirve como un puente para poder hacer todos los pagos. Si existiera cualquier error en el proceso, como cuando se cae el sistema bancario, el dinero regresa de manera automática a tu cuenta de origen, por lo que nunca tendrás que preocuparte porque el dinero se pierda. Cómo CuentasOK me ahorra dinero y tiempo? Durante el periodo de prueba gratuita de 30 días, cuentas con todas las funciones de contabilidad y carga de facturas, además de 5 SPEIs incluidos (los SPEIs adicionales tienen un costo de $10 pesos). En adelante, contamos con diferentes planes que podrás ver en el sitio de CuentasOK, los cuales incluyen SPEIs prepagados con un costo por SPEI adicional que en promedio es más económico que las comisiones que cobran los bancos. Si quieres saber más sobre cómo puedes ahorrar tiempo y dinero con CuentasOK, te invitamos a utilizar nuestra calculadora de ahorro en este enlace. 1

2 1. Crear cuenta nueva Para crear una cuenta de usuario nueva presiona el botón de Regístrate en el sitio pro.cuentasok.com A continuación llena el formulario de registro con los datos de la empresa y de la persona que va a utilizar CuentasOK (más adelante podrás agregar nuevos usuarios), y luego presiona el botón de Registrar. Sigue las instrucciones en la ventana de confirmación para crear una contraseña y completar el proceso de registro. 2

3 2. Menú y panel de control Una vez que hayas iniciado sesión, del lado izquierdo encuentras el menú principal, desde el que puedes acceder al panel interactivo (Dashboard), a las opciones de las facturas emitidas por tu empresa, las facturas recibidas, herramientas como la sincronización de facturas con el SAT, las configuraciones de usuarios y el botón para cerrar sesión. A continuación se muestran algunos datos importantes que puedes encontrar en el panel de control. 3

4 3. Métodos de carga de facturas Además de la carga mediante FTP y el correo asignado para tu empresa, existen otras formas de cargar tus facturas y la de tus proveedores a CuentasOK. Una de estas formas es sincronizar con el SAT las facturas emitidas y recibidas con el RFC de tu empresa. Además del enlace Sincronizar con SAT en el dashboard, en el menú de Herramientas puedes encontrar esta opción. 4

5 Para comenzar la sincronización de facturas tienes que introducir tu clave CIEC del SAT (esta es la contraseña con la que accedes al portal del SAT, si no lo tienes a la mano pregunta a tu contador) y presionar los botones de sincronizar ahora en la columna de Emitidos y Recibidos y esperar a que aparezca un mensaje confirmándote que se han terminado de sincronizar tus facturas. Este proceso puede tomar varios minutos, por favor sé paciente. Nota: Este proceso automático sólo toma en cuenta las facturas del año en curso, para sincronizar por primera vez las facturas de años anteriores (2014, 2015), presiona el botón de Sincronizar manualmente y enseguida elige el periodo que deseas descargar. Otro método genial para cargar facturas al sistema, es accediendo al menú de facturas por cobrar o por pagar, ya sea en la opción de Emisión o Recepción, según corresponda, para luego arrastrar y soltar una carpeta o archivo ZIP que contenga todas las facturas que deseas importar. No te preocupes por la organización, ya que cada XML cuenta con fecha, y CuentasOK las organizará de manera automática. 5

6 4. Cómo marcar una factura como pagada Si tu proveedor o cliente utiliza CuentasOK y te paga a través de la herramienta, esas facturas automáticamente aparecerán como pagadas también en tu cuenta, incluyendo un Comprobante Electrónico de Pago (CEP). También, si lo deseas, puedes marcar de forma manual las facturas que ya te han pagado o que ya has pagado a través de otro método (distinto a CuentasOK). Para ello sólo tienes que marcar la factura que deseas modificar y luego presionar el botón de marcar pegada que se encuentra en la parte superior derecha. En caso de que quieras marcar una factura como pagada y además adicionar información sobre el pago, entonces presiona el botón marcado con un + que se encuentra en la columna a la derecha de cada factura en la lista. 6

7 Enseguida podrás seleccionar la forma de pago (efectivo, SPEI, tarjeta, nota de crédito ): Aquí también puedes agregar otros detalles del pago. Incluso puedes registrar pagos parciales y subir tu propio comprobante de pago en PDF. 7

8 5. Pago de facturas mediante una sola orden de pago Realizar la dispersión de todos (o los que decidas) tus pagos a proveedores desde CuentasOK es muy fácil. Sólo tienes que seleccionar las facturas que deseas pagar y luego presionar el botón Generar orden de pago. Tras confirmar esta operación, aparecerá un formato en el que sólo tendrás que agregar las CLABEs de cada uno de los proveedores a los que deseas pagar (esto en el caso de que no lo hayas hecho antes, ya que se quedan guardadas para futuros pagos). 8

9 Una vez hecho esto, presiona el botón Generar instrucción de pago que se encuentra en la esquina inferior izquierda para descargar el PDF con la instrucción de pago. Enseguida podrás descargar el PDF con las instrucciones para realizar una transferencia electrónica a tu CLABE asignada en CuentasOK desde el portal de tu banco. Con este pago único, CuentasOK se encargará de la dispersión de los pagos, los cuales se harán a tu nombre y quedarán registrados automáticamente en tu cuenta, incluyendo los comprobantes electrónicos de pago para cada proveedor. Puedes repetir este mismo proceso para los reembolsos a tus colaboradores. 9

10 6. Menú de configuraciones - Agrega nuevos usuarios a tu cuenta El menú de configuraciones, además de darte acceso a editar la información de tu perfil de usuario, también te permite agregar otros miembros del equipo. Aquí, puedes agregar nuevos administradores de tu cuenta o agregar a empleados a los que deseas reembolsar gastos facturados desde CuentasOK. 10