La Historia de una PMO Global

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1 La Historia de una PMO Global

2 Cronograma de Conferencia Horario Tema Presentador 7:00 7:15 (10 Mins.) Saludo Intro Capítulo Presentación del conferencista Representante de PMI 7:15 7:45 (30 Mins) 7:45 8:00 (15 Mins) 8:00 8:30 (30 Mins) 8:30 8:45 (15 Mins) Material conferencia Parte I Break Networking Material conferencia Parte II Preguntar y respuestas Conferencista ALL Conferencista ALL 8:45 9:00 (5 Min) Entrega de reconocimiento Representante de PMI 8:45 9:00 Smart Session PMI Miembro del PMI Lámina 2

3 Conferencista Ing. Ricardo A. Preciado Ploneda, MBA Lámina 3

4 Porqué crear una PMO? -Prácticas contables fraudulentas - Ganancias, Valor en activos, flujo de capital inflados y deudas reducidas o no reportadas - Auditores : Juez y Parte - Sistemas financieros involucrados - Usuarios culpan a Administradores de Proyectos Lámina 4

5 Complejidad corporativa Com pras Finan zas Logís tica Rec. Hum anos Plane ación Legal Merc Merc ado ado Merc ado Merc ado Merc ado Manu Manu factur Manu factur a Manu factur a Manu factur a factur a a REGION LATINOAMERICA REGION ASIA REGION EUROPA USA & C Gobi erno IS HSE R&D R&D R&D Lámina 5

6 Nueva Organización corporativa WWIS Regions MFG WWIS Infra. MKG Funct. Lámina 6

7 Nace la PMO Nace la PMO Objetivos de la PMO: Control de presupuesto (Visión real) Visibilidad de la actividad total de IS Alinear proyectos a estrategias del negocio Metodología de desarrollo de proyectos única Apego a requerimientos legales Desarrollo de recursos de IS nuevas habilidades Mejora continua (Métricas, SLA) Lámina 7

8 Control de presupuesto Presupuesto relacionado a estrategias de IS Todas las organizaciones de Mercado, Manufactura y las Funciones Centralizado en WWIS Lámina 8

9 Cómo saber cuanto se invierte en proyectos? Strategic Policy Deployment : Visión de 3 a 5 años Cada Organización crea un estrategia para alcanzar la meta corporativa Manufactura Mercado Funciones Infraestructura Etc. Esas estrategias se traducen en planes Los planes en proyectos Lámina 9

10 WWIS Project Management Office Creación inicial Etapas del proceso SPD Creación del portafolio 1.0 SPD Planning 2.0 Delivery Preparation 3.0 Delivery Execution Project Updates SPD = Strategic Policy Deployment

11 WWIS Project Management Office Creación del portafolio Etapas del proceso SPD segundo nivel 1.0 SPD Planning 2.0 Delivery Preparation 3.0 Delivery Execution 1.1 Define Key Strategies & Roadmaps 1.2 Resource Balanced Plan 1.3 Define Annual Commitment Plan 1.5 Manage Off-Plan Projects 1.4 Draft Initial Project Charter 2.1 Detail Project Project Charter 2.2 Reconfirm Project Plans with Business 2.3 Submit Requests For Resourcing 2.4 Assign Phase 0 Resources 2.5 Communicate Resourced Projects 3.1 Engage Project Team 3.2 Execute Phases & Gates

12 WWIS Project Management Office 1.0 Planeación SPD WWIS & BU Estrategías clave Visibilidad de la actividad total de IS y alineación de proyectos a la estrategia del negocio WWIS Roadmaps Business Driver: IT Strategy Improve Reporting & Analytics Current State Future State Business Driver: Current State IT Strategy Enable New Service Systems Future State Business Driver: Current State Future State Investments ($M) Year Total Improve Reporting & Analytics Enable New Service Systems WWIS Expense Investments WWIS Capital ($M) BU/Function Expense WWIS Expense Year Total BU/Function Capital Investments WWIS Capital ($M) 2010 BU/Function Expense WWIS ExpenseAnnual Total Year Total BU/Function Capital WWIS Capital BU/Function Expense Annual Total BU/Function Capital Annual Total Who: WWISSLT When: Annual (SPD) / Quarterly (Review) / As Needed (Changes)

13 1.0 ASR Planning 2.0 Delivery Preparation 3.0 Delivery Execution WWIS Project Management Office 1.0 SPD Planning WWIS Roadmap Draft Project Forms One-Pagers Enable New Service Systems Program Projects Project ID: Project Title: Project ID: Project Description: Project Title: Project ID: Project Description: Project Title: Schedule Dates - Start: Complete: Project Description: Schedule Dates - Start: Complete: Schedule Key Dates Strategy: - Start: Complete: Program Designation: Key Strategy: Program Designation: WWIS Key Strategy: Program WWIS Designation: Roles Business Roles WWIS Roles Business Roles WWIS Roles Resource Estimates Business Roles Resource Estimates Resource Financial Estimates Estimates Financial Estimates Financial Estimates Who: IT Managers When: Following SPD, Quarterly Reviews or Significant Plan Changes

14 Draft Project Charter WWIS Project Management Office 2.0 Delivery Preparation WWIS Plan (Single IT Manager View) Q Q Q Q Detailed Project Charter & Scope Project ID: Project Title: Project ID: Project Description: Project Title: Project ID: Project Description: Project Title: Schedule Dates - Start: Complete: Project Description: Schedule Dates - Start: Complete: Schedule Key Dates Strategy: - Start: Complete: Program Designation: Key Strategy: Program Designation: WWIS Key Strategy: Program WWIS Designation: Roles Business Roles WWIS Roles Business Roles WWIS Roles Resource Estimates Business Roles Resource Estimates Resource Financial Estimates Estimates Financial Estimates Financial Estimates Planning Horizon (1-2 month lead-time) Project ID: Project Title: Project Description: Project ID: Project Title: Schedule Dates - Start: Complete: Project Description: Schedule Key Dates Strategy: - Start: Complete: Program Designation: WWIS Key Strategy: Program WWIS Designation: Roles Business Roles WWIS Roles Resource Estimates Business Roles Resource Financial Estimates Estimates Financial Estimates Who: IT Managers w/ Assessment Team When: Monthly

15 Revised Project Charter & Scope ASR Delivery Planning Preparation WWIS Project Management Office 2.0 Delivery Preparation Requested Project Resourcing 3.0 Delivery Execution Project ID: 1032 Project ID: Project Title: Project Description: Project ID: 1007 Project Title: Schedule Dates - Start: Complete: Project Description: Schedule Key Dates Strategy: - Start: Complete: Program Designation: Key Strategy: Program WWIS Designation: Roles Business Roles WWIS Roles Resource Estimates Business Roles Resource Financial Estimates Estimates Financial Estimates Who: IT Managers When: Weekly Project ID: 1007 Resource Estimates Resource requirements by skills, duration Scheduled Dates Start Applications Complete Architecture / Security Resource Infrastructure Estimates Resource requirements by skills, duration Global Sourcing? Applications? Architecture / Security? Infrastructure

16 Logros hasta aquí. Panorama real de lo que Invierte la compañía en proyectos ($$) Visibilidad por organización Visibilidad de que proyectos están realmente alineados a la estrategia Que organización está cumpliendo con las metas y cual no Cuantos recursos se requieren/utilizan para ejecutar los proyectos Que habilidades se necesitan Cual es le costo real de cada proyecto (Estimado vs Actual) Asignar prioridades, recursos Que falta? Metodología para administración de proyectos Apego a requerimientos legales Desarrollo de recursos de IS nuevas habilidades Mejora continua (Métricas, SLA) Lámina 16

17 Metodología única y apego a req. legales Recursos confirmados - WBS approved Delivery Execution Project ID: 1032 Project Resource ID: 1007 Estimates Resource requirements by skills, duration Scheduled Dates Start Applications Complete Architecture / Security Resource Infrastructure Estimates Draft WBS Global Sourcing Applications Architecture / Security Infrastructure Phases & Gates Entregables de control claves Who: Resource Managers / Portfolio Management (Communication) When: Weekly

18 Ciclo de vida adecuado al tamaño del proyecto Minimal Deliverables 2 Gate Review Points (0/1 and 3C) Project level Gate Reviews 10 Mandatory Deliverables 4 Phases 4 Gate Reviews Project level Gate Reviews Elective Deliverables checklist 120 Deliverables 9 Phases & Gates Organization level Gate Reviews Detailed Evidence Checklist Life cycle Express Life cycle Full Life cycle (Scope Scale) Low Project size, complexity, risk High

19 KIIP phase & sub-phases

20 KIIP Phases Go Live Capture & Investigation Phase Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase 2 Phase 3 Phase 3 Phase 3 Phase 4 Approved to Deliver Gate 0 Pass Gate 1 Pass Gate 2A Pass Gate 2B Pass Gate 3A Pass Gate 3B Pass Gate 3C Pass Gate 4B Pass Preliminary Project Stage Application Development Stage Post Implementation or Operational Stage

21 KIIP Methodology has phases and Strands Go Live Capture & Investigation Phase Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase 2 Phase 3 Phase 3 Phase 3 Phase 4 Phase 4 Strand 1 Strand 2 Strand 3 Strand 4

22 KIIP Methodology has phases and Strands

23 KIIP Each Strand has multiple deliverables Cada entregable evoluciona en cada fase conforme el desarrollo del proyecto

24

25 Desarrollo de Recursos Desarrollo de metodología Compañía consultora Creación del material de entrenamiento Creación de herramientas de Lotus notes Apoyo total de el CIO y grupo directivo Desarrollo de Habilidades Creación del perfil Liderazgo, Comunicación, manejo de riesgos, etc. Entrenamiento Selección del grupo inicial de Administradores de proyectos Expertos de áreas Creación de grupo de Mentors y aprendices Proceso de retroalimentación en cada Gate review/fin del proyecto Post-mortem review Selección de Servicios profesionales externos : India, USA, etc. Lámina 25

26 PMO metrics

27 Project Delivery annual performance scorecard WWIS Project Delivery Key metrics Project Delivery On time Goal 85% Project Delivery On Budget Goal 95% 92% On time 4% delayed due to IT 4% delayed due to BU 96% On budget 4% overran budget * only projects in delivery complete status Project Delivery With Quality Goal 95% 98% w no high or Critical issues 2% w High or Critical issues

28 Project Delivery annual report 189 project committed to be delivered in Projects delivered on time 12 Missed Go live 6 Projects Impacted by IT changes 6 Projects Impacted by BU changes

29 Ciclos de Calidad Mejora continua - Renovación de entregables - Retroalimentación, cambios legales, etc. - Simplificación a través de eventos Kaizen - Mejora continua contra métricas - Actualización de SLA Lámina 29

30 Preguntas? Lámina 30

31 Smart Session WEBINAR - PMI Costa Rica Horario 20:00 Hrs Horario 21:00 Hrs Para acceder al webinar el link es: Lámina 31

32 FIN Lámina 32

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