TALLER GESTION EMPRESARIAL

Transcripción

1 De acuerdo con el organigrama para el departamento de ventas, cada grupo escogerá 3 cargos y llenara seguirá las instrucciones que el maestro les indique. DEPARTAMENTO DE VENTAS Gerente de ventas Jefe de departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas CUESTIONARIO NOMBRE APELLIDOS EDAD TELEFONO FECHA TITULO OBTENIDO CARGO CODIGO UBICACIONDELCARGO DEPARTAMENTO QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO

2 Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI NO Con que áreas: A quien le reporta: Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si No Cuales: Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo? Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. La solución del mismo es rápida? En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos? Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su departamento?

3 Gerente de ventas Jefe de departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas CUESTIONARIO NOMBRE APELLIDOS EDAD TELEFONO FECHA TITULO OBTENIDO CARGO CODIGO UBICACIONDEL CARGO DEPARTAMENTO QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO

4 Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI NO Con que áreas: A quien le reporta: Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si No Cuales: Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos, estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo. Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz? Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos de tiempo? Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. La solución del mismo es rápida? En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los mismos?

5 Gerente de ventas Jefe de departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas SUPERVISOR DE VENTAS ENTREVISTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN 1. Conoce la ubicación e importancia de su cargo dentro de la organización? 2. Cuáles son sus principales funciones dentro de la organización? 3. Describa brevemente un día rutinario en su trabajo 4. Qué funciones que no están dentro de las estipuladas en su cargo realiza con mayor frecuencia? 5. Cómo califica los niveles de comunicación en su departamento? 6. Conoce y se acoge a los conductos regulares en caso de presentarse alguna anomalía? 7. Tiene usted personas a cargos, que cargos y que funciones realizan 8. Mantiene buenas relaciones con sus afines y superiores? 9. Dispone usted de los recursos para el desarrollo de sus funciones?

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7 GERENTE DE VENTAS Jefe de departamento Supervisor de ventas Promotor de ventas Auxiliar de inventario Auxiliar de ventas ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar en ventas Área o departamento: ventas Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: Jefe inmediato, servicio al cliente Subalternos: 0 MISIÓN Apoyar la labor del jefe de ventas mediante el control, clasificación, orden de las ventas, requisiciones y facturas para llevar un debido proceso administrativo y prestar los servicios de la manera más óptima y eficiente. REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: indiferente Estado civil: indiferente Agudeza: visual x olfativa Auditivo x memória x rastreo x Equilibrio: físico Mental x Discriminación táctil

8 COMPETENCIAS Competencias académicas: Competencia laboral: Conocimientos específicos: Cualidades personales, sociales y/o conductuales Funciones

9 GERENTE GENERAL JEFE DE DEPARTAMENTO SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS AUXILIAR DE INVENTARIOS AUXILIAR DE VENTAS INSTRUMENTO OBSERVACION DIRECTA El método utilizado parar el análisis y la descripción del cargo fue la de observación directa, ya que debido a esto no era conveniente realizar la entrevista o el cuestionario. ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar de inventarios Área o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: Promotor de ventas y auxiliar de ventas Subalternos: Ninguno REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: Indiferente Estado civil: Indiferente Agudeza: Visual, Olfativa, Auditivo, Memoria y Rastreo Equilibrio: físico, Mental y Discriminación táctil

10 COMPETENCIAS COMPETENCIAS ACADÉMICAS: COMPETENCIA LABORAL: Bachiller académico Manejo de kárdex Manejo de archivos Manejo de software contable 2 años en labores específicas en el cargo. Experiencia de 1 año en almacén e inventarios Conocimientos en Excel CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: CUALIDADES PERSONALES, SOCIALES Y/O CONDUCTUALES: FUNCIONES

11 GERENTE GENERAL JEFE DE DEPARTAMENTO SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS AUXILIAR DE INVENTARIOS AUXILIAR DE VENTAS INSTRUMENTO OBSERVACION DIRECTA El método utilizado parar el análisis y la descripción del cargo fue la de observación directa, ya que debido a esto no era conveniente realizar la entrevista o el cuestionario. ASPECTOS GENERALES DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar de inventarios Área o departamento: Ventas y adjudicaciones Reporta a: Supervisor de ventas Relaciones internas con: Promotor de ventas y auxiliar de ventas Subalternos: Ninguno REQUERIMIENTOS Edad: Indiferente Sexo: Indiferente Estatura: Indiferente Estado civil: Indiferente Agudeza: Visual, Olfativa, Auditivo, Memoria y Rastreo Equilibrio: físico, Mental y Discriminación táctil

12 COMPETENCIAS COMPETENCIAS ACADÉMICAS: Bachiller académico Manejo de kárdex Manejo de archivos Manejo de software contable CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: Manejo de Excel Conocimientos básicos de contabilidad Manejo del kárdex Manejo del los métodos de inventario Atención al cliente Habilidad numérica Habilidad en digitación COMPETENCIA LABORAL: 2 años en labores específicas en el cargo. Experiencia de 1 año en almacén e inventarios Conocimientos en Excel CUALIDADES PERSONALES, SOCIALES Y/O CONDUCTUALES: Proactivo Dinámico Con iniciativa propia Alto grado de responsabilidad Capacidad de análisis Manejo de office Excelente actitud de servicio Que aporte ideas que contribuyan el mejoramiento de la calidad del trabajo. Capaz de establecer buenas relaciones interpersonales. Excelente presentación personal. Trabajo en equipo. Buena comunicación oral y escrita. Funciones

13 GERENTE GENERAL JEFE DE DEPARTAMENTO SUPERVISOR DE VENTAS PROMOTOR DE VENTAS AUXILIAR DE INVENTARIOS AUXILIAR DE VENTAS Nombre del cargo: Promotor de ventas Departamento: Ventas Nº de plazas: 1 Puesto al que reporta: Supervisor de ventas Horario de trabajo: 10:00 AM- 6:00 PM 1:30PM Hora de receso: 12:30 AM- DESCRIPCION GENERICA Realiza con acierto la exhibición y promoción de los diversos productos de los expendios y puntos de venta establecidos para su venta. DESCRIPCION ESPECIFICA/ ACTIVIDADES DIARIAS O PERIODICAS - Supervisa la venta de productos demandados por los clientes, realizando la apropiada revisión de empaque,pesos y demás requisitos exigidos por el cliente en el producto - Lleva registro de las ventas diarias en trabajo conjunto con los auxiliares - Realiza cortes de caja al finalizar cada jornada - Entrega al supervisor las cantidades de dinero y los registros de venta de los productos según los periodos establecidos - Recaba la firma del supervisor - Lleva registro de existencias ( insumos, suministros y productos ) en los puntos de venta - Realiza las actividades requeridas para la promoción de los productos, servicios y beneficios, disponiendo de los suministros necesarios PUESTOS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de ventas

14 Auxiliar de inventario PRINCIPALES DIFICULTADES DEL PUESTO: RELACIONES INTERNAS: - PERFIL DEL PUESTO: Edad: años Sexo: indiferente Estado civil: indistinto HABILIDADES: Idioma: Hablado: 10% Escrito: 5% Traducido: 10% Bachiller Conocimientos básicos Habilidad numérica Capacitación en EXPERENCIA: ACTITUDES: COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO: Tareas: -

15 Funciones del cargo Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas. Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de las ventas. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios. Verificar los registros contables y administrativos del departamento de ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos. Revisar la aplicación correcta de precios y procesos de cálculo aplicados a las ventas, productos y servicios. Cuando se detecten fluctuaciones anormales en el proceso de facturación, investigar las causas que lo generan e informar al jefe del área para su corrección y verificación. validar y evaluar la información contable y administrativa recibida por cualquier medio. corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables para su corrección según aplicación contable y las políticas y procedimientos de la empresa. Vigilar permanentemente la caja menor y hacer las debidas reposiciones de dinero cuando se necesite para los gastos de menor cuantía. Funciones Apoyar a la gerencia administrativa en la atención y satisfacción de los clientes en el proceso de la venta desde la recepción del pedido hasta el despacho de la mercancía. Realizar las debidas requisiciones de materiales que se soliciten para el debido desarrollo del proceso que lleva la empresa. Llevar un control de la mercancía y hacer inventarios. Vverificar existencia y si no hay hacer ordenes de compra. Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes departamentos para posteriormente realizar los pedidos. Realizar cotizaciones entre diferentes proveedores para realizar la compra mas optima para la empresa. Recibir periódicamente las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. Tener un archivo debidamente llevado con la documentación del área como lo son las facturas, requisiciones, etc. Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de estos.

16 Colaborar con el presupuesto de gastos de la compañía. Realizar la debida facturación para las empresas que soliciten servicios. Reportar al tesorero el dinero que nos adeudan para que se haga la debida contabilización y cobro. FUNCIONES Coordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de materia prima que se requiere para la venta de productos en el departamento. Elaborar el informe anual de ventas de la organización. Realizar la programación y asignación de los recursos del departamento de ventas para dar cumplimiento a los programas. Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los programas, las políticas etc., de la organización Analizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las posibles medidas correctivas Realizar programación de asignación de recursos para los programas y proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los procesos. Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un mejor ambiente al momento de la ejecución de sus labores Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la compañía para llevar un constante control en el manejo fiscal de la organización y no se presenten futuros problemas Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la compañía para un mejor ambiente laboral. Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la fabrica para prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las normas de seguridad que se deben manejar. FUNCIONES Realizar el conteo y el registro de los inventarios de las mercancías. Llevar el control de los inventarios. Supervisar las cargas. Ejecutar el proceso de facturación diario. Monitorear las existencias físicas y teóricas de inventarios. Ingresar y ajustar en al sistema la mercancía inventariada. Analizar los inventarios para detectar las perdidas según inventario en las tiendas. Realizar informes de los inventarios que se pasan al mes.