MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS FECHAS

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1 MEJ-VER de 20 REQUERIMIENTO Se requiere que al realizar un movimiento de tipo Gasto, Comprobante, Caja Chica en el cual se tenga un concepto definido como Inventaríable genere una Entrada al Inventario en donde se lleve el control del inventario de forma virtual en el modulo de GASTOS y para su contraparte Devolución de Gasto Devolución Caja Chica, Devolución Comprobante genere una Salida del Inventario en GASTOS. NUMERO DE MEJORA A partir de la versión 3623 compilación del día 08/10/09 SOLUCION I ALTA DE MOVIMIENTOS. Esto se puede solucionar con la creación de conceptos Inventaríables para los Gastos, para su configuración deberá de seguir los pasos descritos a continuación: ELABORO REVISO AUTORIZO Pedro Rodríguez Líder de Proyecto Documentador Acceso a Tipos de Movimientos (Gastos). Carmen Cervantes Calidad Seleccionar está opción. Romelia Jaramillo Gerente de Iniciativas y Mejoras

2 MEJ-VER de Dar de alta el movimiento de Entrada de Inventario presionando el botón con el Nombre más representativo para la empresa en que se está implementando (para efectos de ejemplificación lo llamaremos Consumo) con Clave de Afectación GAS.CI (Consumo Inventaríable) y Factor 1. Presionar el botón Nuevo. Nuevo movimiento Consumo. Seleccionar la clave de afectación GAS.CI Factor 1. Alta Entrada Inventario (Consumo). 3. Dar de alta el movimiento de Salida de Inventario presionando el botón con el Nombre más representativo para la empresa en que se está implementando (para efectos de ejemplificación lo llamaremos Devolución Consumo) con Clave de Afectación GAS.CI (Consumo Inventaríable), Factor -1 y finalmente preservar los cambios con el botón.

3 MEJ-VER de Presionar el botón Nuevo. 1. Presionar el botón Nuevo. 4. Seleccionar la clave de afectación GAS.CI 2. Nuevo movimiento Devolución Consumo. 3. Factor -1. Alta Salida Inventario (Devolución Consumo). Nota: Salirse del sistema para actualizar la información. 4. Dar acceso a los usuarios correspondientes al nuevo movimiento: Menú Principal Configurar / Usuario / Acceso. Seleccionar Accesos. Ruta Accesos Usuarios.

4 MEJ-VER de En la ventana de ACCESO seleccionar la clave del Usuario y dar clic en Seleccionar el usuario y dar clic en el Menú Movimientos Edición y Consulta 6. Se desplegará una ventana con cada una de las opciones disponibles, seleccionar los movimientos Consumo, Devolución Consumo y dar clic en el botón AGREGAR. 1. Seleccionar el Movimiento y dar clic en el botón Agregar 2. Dar clic en Aceptar 7. Cerrar por completo el sistema y volver a ingresar para que se efectúen los cambios realizados.

5 MEJ-VER de 20 II ACTIVACIÓN DE CONCEPTOS INVENTARIABLES. 8. Ingresar a la configuración de módulos de la empresa en la ruta: Menú Principal / Configurar/ Empresa/ Edición/ Configuración módulos Ingresar a Configuración de Módulos. Empresas. 9. Posicionarse en la pestaña de Gastos y prender el check de Conceptos Inventariables. Al estar habilitado mostrara los combos de selección Entrada Conceptos Inventariables y Salida Conceptos Inventariables en donde se deberá de asignar los movimientos a generar creados en los puntos 2 y 3 de la presente guía, finalmente guardar los cambios.

6 MEJ-VER de Guardar los cambios. 1. Posicionarse en Gastos. 2. Activar Conceptos Inventariables. 4. Elegir el movimiento Devolución Consumo. 3. Seleccionar el movimiento Consumo. Activación de Conceptos Inventariables. III ALTA DE CLASIFICACION Y CONCEPTOS INVENTARIABLES. 10. Ingresar al catalogo de Clasificaciones a través de la ruta: Menú Principal/ Configuración/ Gastos /Clasificación.

7 MEJ-VER de 20 Elegir Clasificaciones. Acceso a Clasificaciones. 11. Dar de alta las Clasificaciones de los Concepto de gastos presionando el botón NUEVO, en el campo Lista capturar el nombre de la clasificación, si lo amerita una breve Descripción, posteriormente Guardar y cerrar los cambios. 1. Oprimir el botón Nuevo. 3. Guardar los cambios. 2. Nombre de la Clasificación. Alta de Clasificaciones Gastos.

8 MEJ-VER de Accesar en la pantalla de los CONCEPTOS GASTOS a través de la ruta: Menú Principal/ Cuentas / Conceptos (Gastos). Seleccionar Conceptos (Gastos). Acceso a Conceptos (Gastos). 13. Dar de alta los conceptos de gastos Inventariables para ello presionar el botón y capturar los siguientes campos en la pestaña Detalle: Campo Concepto Descripción Tipo Clasificación Subclasificación Inventariable *Articulo *Inventario Seguridad *Stock Máximo *Stock Mínimo Descripción Capturar el nombre del Concepto Inventariable. En caso de requerirlo poner una breve descripción al concepto que se esta dando de alta. Seleccionar si pertenece a gasto Fijo o Variable. Elegir la Clasificación a la que pertenece dada de alta previamente en el punto 10 de la presente guía. De contar con un segundo nivel respecto a la clasificación seleccionarla en este campo. Activar el chec para poder visualizar en la pantalla de captura los campos de control del Inventario. Seleccionar la clave del Artículo que estará asociado a este Concepto. Indicar el número de piezas con las que se debe de contar para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Agregar el número de unidades máximo a ser mantenido en el almacén. Capturara la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén. *Estos campos tan solo son de carácter informativo.

9 MEJ-VER de 20 Presionar Nuevo. Guardar los cambios Capturar Nombre y Descripción del Concepto. Elegir la Clasificación Activar bandera Inventariable. Seleccionar Artículo (Opcional). Llenar los campos de Control de Inventarios. Alta de Conceptos Inventariables. IV FLUJO DE INVENTARIO VIRTUAL POR CONCEPTO INVENTARIABLE. 14. Ingresar al modulo de GASTOS, en la ruta: Menú Principal/ Logística/ Gastos.

10 MEJ-VER de 20 Seleccionar Gastos. Acceso a Gastos. 15. En el TABLERO DE CONTROL DE GASTOS presionar el botón de NUEVO. Dar clic en Nuevo. Tablero de Gastos. 16. Para efectos de ejemplificar la nueva funcionalidad realizaremos como movimiento origen un Gasto, capturar los siguientes datos: Nivel Encabezado Campo Movimiento Acreedor/Resp Forma Pago Clasificación Subclasificación Condición Descripción Seleccionar Gasto. Elegir la clave del acreedor del movimiento. Indicar la forma en la que se realizará el pago del gasto (p.ej. Contado, Tarjeta, Depósito bancario, etc.). Seleccionar la clasificación del Concepto de Gasto Inventariable. Indicar de requerirlo la subclasificación del Concepto de Gasto Inventariable Elegir la condición de pago (p.ej. Contado, Crédito, Letras, etc.)

11 MEJ-VER de 20 Nivel Detalle Campo Concepto Cantidad Importe c/impuesto Descripción Seleccionar el Concepto de Gasto Inventariable. Capturar el número de unidades requeridas del Concepto Inventariable. Indicar el dinero a pagar con todo y el impuesto del Concepto Inventariable. Nota: Solo se describen los campos mínimos para realizar el movimiento. Gastos Sin Afectar. Gasto (Sin Afectar).

12 MEJ-VER de Después de capturar todos los datos afectar el movimiento cambiando el estatus a Concluido. Movimiento Concluido. Gasto (Concluido). 18. Generando en automático la Entrada de Inventarios virtual (a la que para este ejercicio llamamos Consumo) en el mismo módulo y el Gasto en el de CUENTAS POR PAGAR. Ruta Menú / Ver / Posición del Movimiento. Posición del movimiento.

13 MEJ-VER de Para los movimientos Inversos ingresar al modulo de GASTOS, en la ruta: Menú Principal/ Logística/ Gastos. Seleccionar Gastos. Acceso a Gastos. 20. En el TABLERO DE CONTROL DE GASTOS presionar el botón de NUEVO. Dar clic en Nuevo. Tablero de Gastos. 21. Para ejemplificar realizaremos como movimiento origen la Devolución del Gasto, para ello capturar los siguientes datos:

14 MEJ-VER de 20 Nivel Encabezado Campo Movimiento Acreedor/Resp Forma Pago Clasificación Subclasificación Condición Descripción Seleccionar Devolucion Gasto. Elegir la clave del acreedor del movimiento de Gasto al que se le realizará la devolución. Indicar la misma forma en la que se realizo el pago del Gasto (p.ej. Contado, Tarjeta, Depósito bancario, etc.). Seleccionar la clasificación del Concepto de Gasto Inventariable. Indicar de requerirlo la subclasificación del Concepto de Gasto Inventariable Elegir la condición de pago del movimiento de Gasto (p.ej. Contado, Crédito, Letras, etc.) Nivel Detalle Campo Concepto Cantidad Importe c/impuesto Descripción Seleccionar el Concepto de Gasto Inventariable del movimiento de Gasto. Capturar las piezas requeridas del Concepto Inventariable utilizadas en el Gasto. Indicar el dinero pagado con todo y el impuesto del Concepto Inventariable (del movimiento de Gastos a devolver). Nota: Solo se describen los campos mínimos para realizar el movimiento.

15 MEJ-VER de 20 Gastos Sin Afectar. Devolución Gasto (Sin Afectar). 22. Al finalizar de capturar todos los datos afectar el movimiento cambiando el estatus a Concluido.

16 MEJ-VER de 20 Movimiento Concluido. Devolución Gasto (Concluido). 23. Generando en automático la Salida de Inventarios virtual conocida en esta guía como Devolución Consumo en el mismo módulo y el Gasto en el de CUENTAS POR PAGAR. Ruta Menú / Ver / Posición del Movimiento. Posición del movimiento.

17 MEJ-VER de También se creó un reporte en GASTOS para obtener los inventarios virtuales de los Conceptos definidos como Inventariables, para accesar a él dirigirse a la ruta: Menú Principal/ Reportes/ Gastos/ Conceptos Inventariables Existencias. Seleccionar Conceptos Inventariables. Acceso reporte Conceptos Inventariables. 25. Indicar la información a través de los filtros de búsqueda de la forma previa y presionar el botón : Campo A la Fecha InfoConcepto Descripción Especificar la fecha hasta la que se requiere la información. Seleccionar el Concepto Inventariable del que se desee obtener el reporte. Ingresar a la vista Preliminar. Menú del Reporte.

18 MEJ-VER de Muestra información únicamente de documentos Concluidos a la fecha seleccionada, tales como: Concepto Descripción Disponible (Inventario a la fecha especificada) Costo Promedio Inventario Mínimo Inventario Máximo Inventario de Seguridad Reporte Conceptos Inventariables. Movimiento Origen Gasto Caja Chica Comprobante Devolución Gasto Devolución Comprobante Movimientos Generados Modulo Estatus Gasto Cuentas por Pagar Pendiente Consumo Gastos Concluido Egreso Tesorería Concluido Consumo Gastos Concluido Egreso Tesorería Concluido Consumo Gastos Concluido Devolución Gasto Devolución Consumo Cuentas por Pagar Gastos Pendiente Concluido Ingreso Tesorería Concluido Devolución Consumo Gastos Concluido

19 MEJ-VER de 20 Nota Importante: Después de generada la salida del Inventario (virtual) el usuario deberá hacer las Salidas del Inventario de los conceptos definidos como Inventariables en el modulo de INVENTARIOS, ruta: Menú Principal/ Logística/ Inventarios. Con una Orden de Traspaso ó Transferencia según se requiera. Seleccionar Inventarios. Acceso a Inventarios. Realizar el flujo del movimiento de Orden Traspaso como el sistema lo realiza de forma natural. 1. Registrar la Orden de 2. Generar la Salida Traspaso. Movimiento Orden Traspaso.

20 MEJ-VER de 20 O bien el movimiento de Transferencia, dependiendo del giro y flujo de la empresa a la cual esta implementado el sistema. Generar la Transferencia de los artículos con concepto Inventariables. Movimiento Transferencia. FIN DEL MANUAL

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