ADMINISTRADOR DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PPM

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1 SISTEMAS IDEALES SISTIDE, S. A. POLICY & PROCEDURES MANAGER ADMINISTRADOR DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PPM AHORA EXISTE UNA FORMA FÁCIL Y SENCILLA DE ADMINISTRAR LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE SU EMPRESA, Y LO MÁS IMPORTANTE ES QUE ESTÁ A SU ALCANCE. DECIDASE YA!!

2 PÁGINA 2 PPM (POLICY & PROCEDURES MANAGER) PPM Administrador de Políticas y Procedimientos Cada día los altos ejecutivos de las compañías requieren maneras eficaces de comunicar sus políticas y estrategias a todos los empleados; así como también a los diferentes entes que conforman el negocio. Con los avances tecnológicos existentes hemos desarrollado una herramienta para comunicar esas políticas y procedimientos escritos, que anteriormente se distribuían como manuales o documentos impresos, a la cual hemos denominado Administrador de Políticas y Procedimientos (PPM). Esta herramienta permite de una forma fácil, sencilla y uniforme, desarrollar, mantener y distribuir políticas corporativas y procedimientos las cuales se convertían en tareas y labores muy intensas y desgastantes para las grandes organizaciones. Para ser eficaces el desarrollo y mantenimiento de políticas debe seguir un modelo de ciclo de vida, donde las políticas se crean, revisan, aprueban, distribuyen, y además debe permitir modificaciones cuando los cambios dentro de una organización dinámica ocurren. Los empleados y demás usuarios deben reconocer, leer y comprender las políticas que les compete a cada uno. PPM permite que los administradores de las políticas se retroalimenten de los diferentes procesos que ejecutan los usuarios de la misma, ya sea en la aplicación de los cuestionarios, como en la visita al portal de SharePoint para el estudio de la documentación existente. La manera más fácil asegurar que la política es conocida y está vigente se logra con pruebas y consultas periódicas a las mismas, para ello PPM permite la definición periódica de un cuestionario para cada una de las políticas y así permite evaluar la comprensión de estas por parte de los empleados de la compañía, y además permite identificar luego de analizadas las pruebas, qué aspectos se necesitarían clarificar o por otra parte mejorar. Las políticas y procedimientos constituyen las bases fundamentales para el funcionamiento de cualquier compañía, por lo tanto si estas son eficientes ayudarán a que los recursos se utilicen de una forma correcta, pero también proporcionarán una guía para las acciones de los empleados. Mientras que para algunas compañías la puesta en marcha y la comprensión de una política constituye todo un reto, para las empresas que utilizan PPM constituye una labor más en el engranaje de la organización; ya que, como se mencionó anteriormente es una herramienta más que facilita la creación, aprobación, distribución y evaluación de las diferentes políticas que se requieren. Todo esto basado en una aplicación web enabled la cual incorpora una serie de herramientas de tecnología de punta como el uso del SharePoint Portal e interface con el Active Directory para la administración de la seguridad de una forma centralizada.

3 SISTEMAS IDEALES SISTIDE, S. A. PÁGINA 3 Con PPM luego de crear una política, esta se distribuye fácilmente vía correo electrónico a las personas o grupos de personas que el administrador designe como destinatarios finales y almacena la documentación pertinente en el Sharepoint Portal Server. Los usuarios podrán acceder a la aplicación y finalmente a las políticas y procedimientos por medio de un browser de internet. Este método proporciona una interfaz amistosa que deja a usuarios leer todas las políticas disponibles o buscar una política específica. También permite a los administradores de las políticas conocer el resultados de las pruebas aplicadas a los diferentes usuarios, y que esto sirva como base para el departamento de recursos humanos en la evaluación del desempeño ó cualquier herramienta de Scored Card.

4 PÁGINA 4 PPM (POLICY & PROCEDURES MANAGER) Beneficios Disminuye el ciclo de vida de desarrollo de la política. Despliega políticas y automáticamente publica ellos a su Intranet utilizando para ello SharePoint Portal Server Determina el estatus de comprensión de la política en su organización y protege legalidad y obligatoriedad de la misma Permite introducir nuevas políticas, así como actualizar las existentes de una forma rápida y eficiente Aumenta la productividad de los empleados ya que tienen todos los procedimientos corporativos fácilmente accesibles Permite a las organizaciones cumplir con ciertos estándares internacionales como ISO y otras regulaciones estándar Permite a la organización administrar eficientemente la documentación electrónica Disminuye costos financieros orientados a consultorías para actualización de manuales, repaso y rescate de políticas olvidadas, así como de la impresión y fotocopias de documentos relacionados

5 SISTEMAS IDEALES SISTIDE, S. A. PÁGINA 5 Características Interfaz web para el usuario final Acceso y administración segura de la aplicación Publicación de documentos en SharePoint Portal Server Envío de correos a grupos de usuarios, áreas de la organización ó usuarios directos Aplicación automática de las pruebas a los diferentes usuarios en forma aleatoria Notificación de alertas vía Administración de la confidencialidad de acuerdo a los permisos establecidos en la aplicación (tipos de usuario) Soporta Active Directory / LDAP Conformación de una estructura jerárquica compleja Soporta todos los estándares de documentos en cuanto a attachment Base de datos (Sql Server, Sybase u Oracle) Facilidad de búsqueda por descripción, texto ó nombres Estadísticas y reportes Rápida y fácil instalación e integración a otras aplicaciones de la organización.

6 PÁGINA 6 PPM (POLICY & PROCEDURES MANAGER) Requerimientos Servidor Procesador Pentium IV 2.4 Ghz ó superior Sistema Operativo Base de datos Otros Software Memoria Windows 2000 Server Sql Server, Sybase u Oracle Active Directory, SharePoint Portal Server 2001 ó 2003 (recomendado) Mínimo 256 MB de RAM, 512 MD recomendado Disco Duro 50 MB para instalación y 1 GB para la base de datos. Va a depender mucho del crecimiento que tenga la organización. Otros Tarjeta de Red / soporte SMTP para correos Cliente Browser Resolución de Pantalla Otros dispositivos Internet Explorer ón Netscape 800 by 600 ó superior con al menos 256 colores Tarjeta de Red 10/100 ó superior SISTEMAS IDEALES SISTIDE, S. A. Teléfono: (506) Fax: (506) Correo: Web:

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