Empresa de Generación Eléctrica S.A. (EGESA): Transformando el negocio con SAP

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1 SAP Estudio de la Transformación del Negocio Productos de consumo masivo J. Macêdo Empresa de Generación Eléctrica S.A. (EGESA): Transformando el negocio con SAP

2 Empresa de Generación Eléctrica S.A. (EGESA) Industria Servicios Públicos Locación Panamá Productos y Servicios Energía eléctrica Soluciones y Servicios SAP SAP en la nube: PSM, FI (Contabilidad General, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar y Facturación) MM (Compras), Reporteo, Seguridad y Sistema Base Sitio Web Partner Advanced Consulting Panamá La Empresa de Generación Eléctrica S.A. (EGESA) es una sociedad anónima orientada fundamentalmente a la generación de energía eléctrica en Panamá. Su rol es el de proveer energía eléctrica de manera eficiente, segura y sustentable cumpliendo con los compromisos de los clientes, accionistas, trabajadores, comunidades, proveedores y demás personas y grupos con los cuales se relaciona. Con el objetivo de evitar errores y mejorar el rendimiento de su área de Finanzas, EGESA comenzó a trabajar con SAP. 2

3 Analizando fortalezas y debilidades para delinear los objetivos La historia de EGESA con SAP comienza a finales de 2010 cuando Belisario Tejada asume como Gerente General de la compañía. En esa instancia la empresa decidió realizar una evaluación de las fortalezas y debilidades, e identificó que los procesos administrativos eran mayormente manuales y que estaban sujetos a errores y duplicaciones constantes. Cada vez que la empresa tenía que rendir cuenta a contaduría se generaban retrasos porque la única herramienta que utilizaba EGESA era la plantilla Excel, ya muy pasadas de moda y obsoletas. Cada vez que debía hacerse un cierre de año fiscal era una verdadera complicación ya que muchas veces sólo podía hacerse en una sola máquina, o inclusive había que acudir a contaduría o asesores externos. Era un dolor de cabeza. La problemática se presentó frente a la junta directiva y la empresa decidió iniciar un proceso de cambio tecnológico, cultural y de procesos. Con este fin se creó un comité multidisciplinario con participación importante del área de finanzas, de la gerencia general y el área de legales, el cual terminó de completar el análisis exploratorio que se había comenzado tiempo atrás. Así se logró delinear definitivamente el objetivo estratégico de implementar un sistema de administración y finanzas. 3

4 La decisión de transformar el negocio En principio la empresa evaluó en convertirse en dueña de la solución y luego continuar con el mantenimiento de la infraestructura, pero cuando realizó el análisis de su presupuesto se encontró con que no era lo suficientemente alto para afrontar la compra de una herramienta y la inversión en capacitación que ello implicaba. La decisión fue contratar una consultoría que ayudara a analizar la investigación de mercado previa y que ayudara a la empresa a organizar una implementación en el formato de servicio y no como dueños, el llamado cloud computing. La compañía realizó una comparación entre la opción de ser dueños y ser usuarios, y como los números fueron favorables a la opción configurada como servicio, optaron por esta última. Luego de 3 meses EGESA decidió alquilar la solución, y comenzar a trabajar con el equipo consultor en las especificaciones funcionales. Se hizo una licitación técnica orientada a niveles de servicio con funcionalidades, donde ponderamos la parte técnica, también solicitamos una demostración de la aplicación, que no fuera sólo teórico, y el precio. En la licitación participaron Oracle, Microsoft y SAP y finalmente la empresa eligió SAP. Se analizaron los procesos de la empresa para saber qué cambios necesitábamos, a donde queríamos llegar, y que era lo hacía falta para mejorar el profesionalismo del área financiera. Belisario Tejada, Gerente General, EGESA. 4

5 Una solución a nivel mundial La empresa tenía conocimientos de los productos ofrecidos por SAP y Oracle. EGESA contó con las referencias de otras empresas de Panamá que habían utilizado tanto SAP como Oracle, y también Microsoft. SAP logró cumplir con todos los puntos que planteó EGESA en la licitación, en especial fue un aspecto importante poder dar respuesta en los tiempos pautado para la implementación y puesta en marcha. La asesoría permanente del parter, Advanced y el trabajo conjunto entre SAP y la empresa fue la clave del éxito. 5

6 Un proceso cómodo y flexible La empresa decidió que lo más adecuado era poder implementar la herramienta como un servicio y en las propuestas que se analizaron solicitó que estuvieran de antemano definidos los plazos de desarrollo y puesta en marcha. EGESA estableció en el contrato y la licitación un límite de 3 meses para la implementación con 1 mes de operación asistida y solicitó que en los planes de trabajo se demostrara que se podía cumplir con ese plazo. El período de implementación tuvo algunas dificultades porque abarcó la época de vacaciones con gente entrando y saliendo pero a partir del trabajo conjunto entre Advanced y la empresa todo se realizó en tiempo y forma. La solución entró en producción el 1 de mayo de 2013, hubo un mes de operación asistida y ya en abril todos trabajaban al ritmo habitual. Si bien antes las personas se sentían más en control de lo que estaban haciendo, hoy se preocupan mucho más de hacerlo correctamente y consistentemente. Siempre se detecta alguna resistencia al cambio cuando se enfrenta a un cambio radical como el que hicimos. Sin embargo cuando se empiezan a ver los resultados positivos, y los beneficios, automáticamente la resistencia se va reduciendo. Belisario Tejada, Gerente General, EGESA. 6

7 Sin errores por duplicación gracias a SAP SAP FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP ERP. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real. Más de son gestionadas de forma óptima en más de 120 países, con soluciones específicas de SAP para ayudar a las empresas a prosperar en un entorno empresarial caracterizado por una intensa competitividad, condiciones de mercado inciertas y un aumento del control regulatorio. SAP ERP Financials proporciona las aplicaciones modulares que puede utilizar para adaptar las soluciones a las necesidades empresariales específicas de EGESA y ofrecer valor rápidamente dotándole de la flexibilidad necesaria para prepararse para el futuro. 7

8 Historia de Historia Éxito Servicios de Éxito Públicos Servicios Empresa Financieros de Generación Financiera Eléctrica Independencia S.A. (EGESA) Datos consistentes y una rendición de cuentas ordenada Los beneficios son los opuestos a las desventajas que la empresa padecía antes. El mayor control evita errores por duplicación, la comunicación y la consistencia de los datos entre diferentes unidades ha generado una mejor organización porque ya no hace falta esperar a hacer un cierre para saber que algo está fallando. La rendición de cuentas es ordenada y transparente, y muy rápida. Hoy EGESA puede cumplir los plazos en la presentación de sus balances. Antes EGESA tenía atrasos de 6 meses en sus balances, hoy la empresa tiene sus cuentas al día todas las semanas. La aptitud y compromiso de todas las personas involucradas es algo que hace la diferencia y el apoyo de SAP y los consultores fue fundamental. Se ha superado definitivamente el atraso en contabilidad, estábamos prácticamente 6 meses atrasados. Hoy estamos al día semana a semana. Belisario Tejada, Gerente General, EGESA. 8

9 Empresa de Generación Eléctrica S.A. (EGESA) Mayor crecimiento y expansión Durante el período de implementación la empresa se dio cuenta que necesitaba más licencias así que estarán incorporando más permisos. En la licitación se habían incluido dos fases, una primera con 6 módulos básicos del área de finanzas y la segunda parte que incluía otros 6 módulos más. La empresa afirma de en el próximo año, y si continúan confirmando los beneficios, con seguridad implementarán nuevos módulos. 9

10 2013 SAP AG or an SAP affi liate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifi cations may vary. These materials are provided by SAP AG and its affi liated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. The Best-Run Businesses Run Sap

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