DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN CENTRO DE COMPETENCIA NORMATIVO EN BANCO MADRID

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1 DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN CENTRO DE COMPETENCIA NORMATIVO EN BANCO MADRID Autor: Delgado Cordero, Francisco Javier. Directora: Zubía Mateos, Nora. Entidad Colaboradora: Banco Madrid, S.A. RESUMEN DEL PROYECTO Introducción al Proyecto: Descripción, Motivación y Objetivos Principales El Proyecto consiste en establecer una metodología en Banco Madrid que asegure que existe, para cada bloque normativo que afecte a la operativa diaria del Banco, un sistema de mejora continua permanente en cuanto a la implementación y desarrollo de la normativa. Este sistema tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de cada una de las fases, liderando y participando en la identificación, análisis, implementación y monitorización de proyectos dentro del ámbito normativo y legal de Banco Madrid. Debido al sector donde opera la Entidad, Banca Privada, resulta muy importante trabajar con la última normativa vigente no solo por el impacto que puede tener sobre el propio Banco, sino también sobre su principal activo, sus clientes. La motivación del Proyecto responde al cambio institucional que ha sufrido Banco Madrid en los últimos meses al ser adquirido por el Grupo BPA, Banca Privada d Andorra. Anteriormente, cuando Banco Madrid formaba parte de Kutxabank, estos servicios de cumplimiento normativo venían dados por parte de Kutxa. Con el cambio, Banco Madrid se plantea la posibilidad de crear un Centro de Competencia Normativo (CCN) en la Entidad para dar respuesta a las tareas que antes se desarrollaban desde Kutxa en materia de desarrollo normativo. El objetivo principal del Proyecto es implantar un proceso estandarizado para el aseguramiento normativo del Banco, basado en un ciclo de mejora continua. Los objetivos concretos son: Asegurar que cualquier norma es analizada y valorada por el área del Banco pertinente. Controlar que las acciones preventivas y correctivas derivadas propuestas se llevan a cabo en tiempo y forma. Asegurar la validez de la implantación. Validar que la acción propuesta soluciona el requerimiento impuesto por el Organismo Regulador.

2 Metodología Utilizada La metodología utilizada se ha basado en la definición de un Procedimiento para el CCN que regule el proceso que debe seguir cada norma, desde que se identifica y se analiza para ver si tiene impacto en la Entidad, hasta que se implementa en la operativa diaria del Banco. Se han definido también unas responsabilidades y así, cada Área de Negocio del Banco, cuenta con una persona responsable de la operativa de ese área (PSO, Process and Security Owner) y a la vez cuenta con un responsable técnico que asegure la viabilidad de los Proyectos a nivel tecnológico (PL, Project Leader). Cada uno de ellos tiene definidas unas responsabilidades concretas dentro del proceso. Una vez definido el Procedimiento, se han definido unos cuadros de seguimiento para tener perfectamente controlado el recorrido y avance de cada uno de los proyectos de implementación que estén operativos en el Banco. El siguiente paso ha sido crear una plataforma colaborativa donde tener toda la documentación centralizada y accesible por parte de cualquier usuario con permisos. El software elegido ha sido Microsoft SharePoint. Este recurso ha sido personalizado y adaptado al procedimiento desarrollado y actualmente se encuentra perfectamente operativo con un total de 17 proyectos en marcha. Uno de los puntos clave ha sido desarrollar el sistema de permisos para acceder a archivos en función del tipo de usuario que lo solicitase. Para que algo funcione bien debe medirse y controlarse constantemente, por ello, se han creado unos indicadores para cada uno de los proyectos con el fin de garantizar el correcto funcionamiento del sistema implantado. Estos indicadores además de avisar ante posibles retrasos o complicaciones en relación con alguna norma, tienen la finalidad de indicar el grado de efectividad del Procedimiento para así poder readaptar algunos puntos y hacerlo aun más competitivo. Resultados y Conclusiones del Proyecto Las conclusiones del Proyecto han sido muy favorables, todos los objetivos han sido cumplidos y actualmente el CCN ya se encuentra operativo en la Entidad. A fecha de 26 de Abril de 2013 ya se han finalizado ocho proyectos con éxito, los cuales han afectado a distintas áreas del Banco y alguno de ellos con un gran impacto para la Entidad. Los niveles de satisfacción de los Proyectos arrojan una media de 7.8 puntos sobre 10 según los indicadores, lo cual significa por una parte que los proyectos finalizados has solucionado los requerimientos normativos impuestos a la Entidad de forma notable, y por otra parte, que el procedimiento creado para el CCN es del todo efectivo.

3 A continuación y como resumen global del Procedimiento creado para el Centro de Competencia Normativo de Banco Madrid, se adjunta una imagen con el proceso simplificado de forma gráfica: Referencias Utilizadas El desarrollo de este Proyecto ha sido posible gracias a conocimientos técnicos como por ejemplo los adquiridos en Sistemas de Información, pero también, y en mayor medida, a conocimientos de Organización vistos en su mayor parte en asignaturas de Calidad y Organización del Factor Humano (Mejora y optimización de procesos, indicadores y cuadros de seguimiento, Matriz de Responsabilidades, etc.) Al tratarse de un procedimiento creado exclusivamente para la Entidad Banco Madrid, casi la totalidad de la bibliografía consultada ha sido documentación interna de la propia Entidad. Para realizar la introducción al Banco y su modelo de negocio, se han consultado las páginas Web de Banco Madrid y Grupo BPA en concreto. En cuanto a la normativa, las páginas Web consultadas han sido la de la Asociación Española de Banca (AEB) y la Web del Boletín Oficial del Estado. Otra de las referencias consultadas ha

4 sido la Web de Microsoft, en concreto en lo referente a SharePoint para adquirir los conocimientos necesarios para crear el SharePoint del Centro de Competencia Normativo Banco Madrid. Autor: Directora: Delgado Cordero, Fco. Javier. Zubía Mateos, Nora. Coordinador: Sánchez Martín, Pedro.

5 DESIGN AND IMPLEMENTATION OF A REGULATORY COMPETENCE CENTRE IN BANCO MADRID Author: Delgado Cordero, Francisco Javier. Director: Zubía Mateos, Nora. Collaborating Institution: Banco Madrid, S.A. PROJECT SUMMARY Project Introduction: Description, Motivation and Main Goals The Project is to establish a methodology in Banco Madrid to ensure that exist each block policy affecting the daily operations of the bank, a permanent continuous improvement system in terms of implementation and development of the regulations. This system aims to ensure compliance with each of the phases, leading and participating in the identification, analysis, implementation and monitoring of projects within the legal and regulatory environment of Banco Madrid. Due to the area where the Bank operates, Private Banking, it is very important to work with the latest regulations not only for the impact it may have on the Bank, but also on their main asset, their customers. The motivation of the Project responds to institutional change that has suffered Banco Madrid in recent months to be acquired by the Group BPA, Banca Privada d Andorra. Previously, when Banco Madrid belonged to KutxaBank, these compliance services were given by the group. With the change, Banco Madrid creates a Regulatory Competence Centre (RCC) in the Bank to respond to the tasks that were developed from Kutxa in regulatory development. The main objective of the Project is to implement a standardized process for the Bank Regulatory assurance, based on a continuous improvement cycle. The specific objectives are: Ensure that any standard is analyzed and assessed y the relevant Bank area. Check that the preventive and corrective actions are carried out in a timely manner. Ensure the validity of the implementation. Validate that the proposed action addresses the requirement imposed by the Regulatory Agency.

6 Methodology Used The methodology is based on the definition of a procedure for the RCC governing the process to follow every rule, since it is identified and analyzed to see if it has an impact on the Company, until that is implemented in the daily operations of the Bank. They have also defined a responsibility and so, each Business Stream Bank has a person responsible for the operation of the area (PSO, Process and Security Owner) and also has a technical manager to ensure the viability of the Projects technological level (PL, Project Leader). They each have specific responsibilities defined within the process. With the procedure established, have been defined monitoring tables to be perfectly controlled the course and progress of each of the deployment projects that are operational in the Bank. The next step was to create a collaborative platform where have all documentation centralized and accessible by any user with licenses. The software chosen was Microsoft SharePoint. This resource has been customized and adapted to the procedure developed and is now fully operational with a total of 17 projects underway. One of the key points was to develop the permit system for access to files based on the type of user who requests it. For anything to work well should be measured and monitored constantly therefore indicators were created for each of the projects in order to ensure the proper functioning of the implemented system. These indicators also to warn about possible delays or complications in relation to some standard are intended to indicate the degree of effectiveness of the procedure in order to repurpose some points and make it even more competitive. Project Results and Conclusions The findings of the Project have been very favourable, all targets have been met and the RCC is currently operating in the Bank. At April 26, 2013 eight projects have been successfully completed, which have affected different areas of the Bank and any of them with a big impact for the Bank. The satisfaction levels with the Project are 7.8 out of 10 according to indicators, which means on the one hand that finished projects have solved the regulatory requirements imposed on the Company significantly, and moreover, that the procedure created to RCC is fully effective.

7 As an overall summary of the procedure created for Regulatory Competence Centre in Banco Madrid, is attached an image with the entire process simplified graphical form: References Used The development of this Project has been made possible by technical knowledge such as those acquired in Information Systems, but also, to greater extent, knowledge of Organization seen in subjects about Quality Management and Organization of Human Factor (Improvement and optimization of processes, indicators and monitoring tables, Responsibility Matrix, etc ) Being a procedure created exclusively for the Banco Madrid, almost all the literature has been internal documentation by the Bank. To make the introduction to the Bank and its business model have been viewed Banco Madrid and BPA Group Web Pages. They have consulted other web pages, for example, the Spanish Banking Association (AEB) or Boletín Oficial del Estado (BOE). Another was consulted references the Microsoft website, specifically in relation to SharePoint to acquire the

8 knowledge needed to create the SharePoint of Banco Madrid Regulatory Competence Centre. Author: Director: Delgado Cordero, Fco. Javier. Zubía Mateos, Nora. Coordinator: Sánchez Martín, Pedro.