Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO

Transcripción

1 1 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA Dr. FEDERICO RIVERO PALACIO CONTABILIDAD II Caracas, agosto 2006

2 2 República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educación Superior Fundación Misión Sucre Ministro de Educación Superior Samuel Moncada Acosta Viceministra de Políticas Académicas Maruja Romero Yépez Asesor de Contenido Antonio Yépez Diseñadora Instruccional Toysa Martínez Aguilera

3 3 UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS CONTABILIDAD II horas Trabajo Acompañado 3 Trabajo Independiente 3 Horas por semana 6 Total horas por trimestre 84

4 Métodos y proced. de oficina Leyes, normas y procedim. Grales Ppios. de coop. y PYME Elab informes. Administ Elab edos financ. Aporte de ideas y soluc Org y dirigir reuniones Relaciones asertiva.s Compromiso social Participación en desarrollo endógeno 4 Competencias a desarrollar COMPETENCIAS Conocimientos Habilidades y Destrezas Actitudes y valores UNIDAD TEMÁTICA 1. Balance General 2. Estado de resultados/ganancias y pérdidas 3. Flujo de efectivo 4. Matrices y subsidiarias

5 5 Tabla de Contenidos Pág. Programa instruccional 6 Introducción 8 Unidad 1. Balance General 9 El activo 11 o El activo circulante 11 o Activos fijos 34 o Cargos diferidos y otros activos 48 El pasivo 50 o El pasivo circulante 50 o El pasivo a largo plazo 54 o Ingresos diferidos 54 o Otros pasivos 55 El patrimonio 55 o Capital 55 o El superávit 60 o Reservas de patrimonio 61 o Utilidades no distribuidas 62 o Registro efecto de la inflación (REI) 63 Unidad 2. Estado de Resultados (Ganancias y pérdidas) 69 Ingresos operacionales 71 o Ventas 72 o Devoluciones sobre ventas 73 o Descuentos y rebajas sobre las ventas 74 Costos de ventas 74 Gastos de operación 75 o Gastos de administración 76 o Gastos de ventas 76 Otros ingresos y egresos 76 Unidad 3. Flujo de efectivo 81 Actividades operativas 83 Actividades de inversión 84 Actividades financieras 85 Unidad 4. Matrices y subordinadas 92 Matrices y subordinadas 94 Consolidación de los Estados financieros 95 Referencias bibliográficas 101

6 6 PROGRAMA INSTRUCCIONAL Objetivo Terminal Interpretar la situación económica financiera de una organización, a partir del análisis de sus estados financieros. 1. Unidad: Balance General SINOPSIS DE CONTENIDO El Activo El activo circulante 1. El efectivo 2. Efectos y cuentas por cobrar 3. Inversiones. Valores negociables 4. Inventarios 5. Gastos pagados por anticipado Activos fijos 1. Activo fijo tangible 2. Activo fijo intangible 3. La depreciación, agotamiento y amortización Cargos diferidos y otros activos 1. Cargos diferidos 2. Otros activos El Pasivo El pasivo circulante El Pasivo a largo plazo Ingresos diferidos Otros pasivos El Patrimonio Capital El Superávit Reservas de patrimonio a. Reserva legal b. Reservas contractuales c. Reservas estatutarias d. Reservas voluntarias e. Reservas para ampliaciones futuras f. Reservas para acciones en tesorería Utilidades no distribuidas Registro efecto de la inflación (REI) 2. Unidad: Estado de resultados / Ganancias y pérdidas

7 7 Ingresos operacionales Ventas Devoluciones sobre ventas Descuentos y rebajas sobre las ventas Costos de ventas Gastos de operación Gastos de administración Gastos de ventas Otros ingresos y egresos 3. Unidad: Flujo efectivo Actividades Operativas Actividades de inversión Actividades financieras o de financiamiento Objetivos del Estado de Flujo de Efectivo Importancia del Estado de Flujo de Efectivo Flujo de efectivo bruto o neto Flujo de efectivo en moneda extranjera Preparación del Estado de Flujo de Efectivo 4. Unidad: Matrices y subordinadas Matrices y subordinadas Consolidación de los Estados financieros Estrategias Metodológicas Exposición del Facilitador. Estudio de casos. Dinámica Grupal Asincrónica. Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo Estrategia de evaluación La evaluación de las competencias adquiridas por el participante se hará a nivel teóricoreflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel de aplicación, en el eje longitudinal Proyecto II. La calificación definitiva de esta unidad curricular podría estar distribuida de la siguiente manera: Actividad evaluativa Porcentaje Ejercicios escritos 25% Análisis de casos 30% Participación activa 25% Trabajo en grupos 20%

8 8 INTRODUCCIÓN El ejercicio de la contabilidad establece entre uno de sus objetivos fundamentales el registro, expresión y comunicación de información que permita tomar decisiones, siendo esta información plasmada en documentos que le permiten al usuario de la misma comprender el lenguaje utilizado, tales productos es lo que se conoce como estados financieros. La expresión de dichos registros contables supone un conjunto de acciones detalladas que requieren del manejo de conceptos, procedimientos y actitudes particulares, que garanticen su correcta y eficiente elaboración. el propósito del presente material didáctico es facilitar la interpretación de la situación económica financiera de una organización, a partir del análisis de sus estados financieros. Este material se encuentra estructurado en cuatro unidades de aprendizaje, precedidas por la tabla de competencias y el programa instruccional que han de servir como mapa de ubicación durante el desarrollo de la unidad curricular. Todas las unidades cuentan con lecturas complementarias que permitirán profundizar en el tema desarrollado, quedando de parte del equipo pedagógico y los propios triunfadores aportar los ejercicios más pertinentes con la realidad de cada Aldea Universitaria, de modo que se materialice, también en la producción del conocimiento colectivo, la municipalización de la educación. En la primera unidad se abordan en detalle los elementos necesarios para la elaboración del Balance General, referir al activo, el pasivo y el patrimonio. Posteriormente en la segunda unidad se exponen los aspectos constitutivos del Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas, representados por los ingresos, costos-ventas, utilidades, gastos e impuestos. Luego se aborda la tercera unidad donde se presentan los componentes del Estado de Flujo de Efectivo, referidos a las actividades de operación, de inversión y de financiamiento. Finalmente se presenta la cuarta unidad que esboza algunos de los elementos que permiten interpretar lo referido a la matrices y subsidiarias en los estados financieros.

9 9 Unidad I EL BALANCE GENERAL

10 10 Para ser exitoso no tienes que hacer cosas extraordinarias. Haz cosas ordinarias, extraordinariamente bien. Jim Ronh Para realizar el registro contable de una organización haciendo uso del balance general, es importante dedicar tiempo y concentración, de modo que la tarea, a pesar de ser sencilla y en muchos casos convertirse en ordinaria, el compromiso debe ser hacerlo de forma extraordinaria. Esta unidad tiene como propósito que el lector comprenda la definición y aplicación de las cuentas del activo del balance general, puesto que al iniciar operaciones, toda empresa debe indicar en dicho documento, todos sus bienes y derechos, así como todas sus obligaciones, destacan así componentes tales como el activo, el pasivo y el patrimonio; a continuación se detallan cada uno de ellos.

11 11 El balance general es el estado financiero que muestra los recursos de que dispone una organización para a realización de sus propósitos, así como las fuentes externas e internas de dichos recursos, a una fecha determinada. En el marco de dicho registro contable se observan tres grandes componentes, que se estudiaran a continuación El activo El pasivo El patrimonio. EL ACTIVO Esta es la parte correspondiente al balance general que indica los bienes y derechos de una empresa. El activo, posee un conjunto de cuentas que poseen características semejantes que se describen a continuación. El activo circulante Los activos fijos Cargos diferidos y otros activos A continuación se describen en detalle cada uno de estos conjuntos para su posterior comprensión y aplicación. EL ACTIVO CIRCULANTE Este grupo corresponde a las cuentas que generalmente se movilizan con frecuencia y representan bienes y derechos de la empresa; también se le conoce como Corriente o Flotante, puesto que la principal característica de este grupo de cuentas es su permanente movimiento, es decir, porque está circulando, movilizándose continuamente. Esta clasificación de las cuentas, válido para los activos y los pasivos, se basa en el criterio del período, en el cual son consideradas para que se conviertan en efectivo, generalmente fijado a partir de la presentación del balance general, en un año. Dentro de los activos circulantes encontramos a) El efectivo b) Efectos y cuentas por cobrar c) Inversiones. Valores negociables d) Inventarios e) Gastos pagados por anticipado

12 12 a) El efectivo Es la partida líquida por excelencia, está representado por el dinero disponible en caja, caja chica y en los bancos, clasificado para fines específicos. Es la primera partida que aparece en un balance general y representa el activo más líquido de una entidad, puesto que representa el principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir con la mayoría de los compromisos adquiridos por la organización. Tal y como lo plantea Catacora (1998), podemos decir que el efectivo está compuesto por partidas que se pueden manejar con diferentes cuentas; por lo que este activo puede estar representado por un conjunto de cuentas. Cada una de estas cuentas posee unas características y funcionamiento particular que requiere un estudio detallado. A continuación se enuncian cuales son las cuentas relacionadas con el efectivo: Caja Fondos Fijos Bancos Depósitos a plazo fijo Otros conceptos de equivalente de efectivo Caja La cuenta denominada caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados. El monto disponible se caracteriza por tener movimientos continuos que son afectados diariamente. Se utiliza para agilizar ciertas operaciones. Generalmente las empresas le asignan a un empleado, llamado comúnmente cajero, la responsabilidad de recibir dinero y cheques producto de las cobranzas, que deberá ser depositado lo más pronto posible en el banco. Es por esta razón que la cuenta de caja puede funcionar como una cuenta temporal de control. También funciona esta cuenta para hacer pagos menores a proveedores, anticipos a empleados u otro concepto autorizado. El registro de esta cuenta se realiza en el formulario denominado movimiento diario de caja. Los campos que contiene la información en esta cuenta son: Entradas de efectivo o Ventas de contado Salidas de efectivo o Egresos varios Abonos de clientes El movimiento de dinero a través de la cuenta de caja debe presentar ciertos documentos que soportan el dinero disponible.

13 13 Existen algunas partidas que se denominan efectivo y otras que no podrán ser consideradas como tal, a continuación encontraremos un cuadro donde podremos identificar los rubros que se consideran efectivo y los que no deben ser confundidos como tal, a nivel de la cuenta de caja. Si es efectivo Moneda de circulación oficial emitida por el Banco Central de Venezuela. Monedas de otras denominaciones. Cheques de gerencia, cheques recibidos de personas naturales y el recibido de empresas. Recibos conformados de tarjetas de crédito que estén pendientes por depositar. Vales de cesta ticket, que se hayan recibido de clientes y que son equivalentes. No es efectivo Cheques posfechados, hasta que se pueda convertir en efectivo. Cheques devueltos, para lo cual debe hacerse una cuenta específica, distinta a caja. Dinero en custodia de terceros. Finalmente, en relación a esta cuenta, es necesario conocer cuales son las operaciones contables que pueden hacerse, en este sentido a continuación mencionamos las transacciones posibles referidas al cargo y abono en la cuenta de caja, según Catacora (1998). Se carga por: La creación del saldo inicial asignado para ser manejado por la caja. Los ingresos en efectivo por diferentes conceptos: o Reembolsos por parte de empleados. o Cobros a clientes. o Transferencias de fondos. o Reposiciones por cualquier otro concepto que incremente la disponibilidad de fondos en moneda de curso legal. o Documentos representativos de efectivo como cheques de gerencia, cesta ticket, vouchers o comprobantes de consumo de tarjetas. El incremento correspondiente al ajuste por tasas de cambio sobre moneda extranjera al cierre de un período. Los sobrantes de efectivo que pueden derivarse de arqueos realizados por la empresa. Se acredita por: Pagos realizados por diferentes conceptos o Pagos menores a empleados. o Pagos a proveedores cuyo monto sea menor.

14 14 o Otros conceptos. La transferencia de fondos a otras cuentas. La disminución correspondiente al menor valor de las monedas extranjeras llevadas en la caja. El cierre de la cuenta caja. El depósito de saldos de caja en las cuentas corrientes. Fondos Fijos La cuenta que se denomina fondos fijos está constituida por la disponibilidad de efectivo en moneda nacional o extranjera disponible. Se constituyen para un fin específico y recurrente que se hayan establecido. Su custodia generalmente se le asigna a una persona, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se deriven de su operación. También se le da el nombre de caja chica. Los pagos que se hacen por caja chica deben estar aprobados y autorizados por quienes establezca la empresa. Las facturas que soportan estos pagos deberán ser inutilizadas con un troquel o la palabra cancelado, de forma que no puedan ser presentadas nuevamente para su cobro. Se diferencian de una cuenta de caja en que los montos permanecen constantes y sólo varían cuando se toma la decisión de disminuirlos o aumentarlos a una cantidad específica. En este sentido se puede observar que los registros contables relacionados a esta cuenta que se pueden realizar son los siguientes: Constitución del fondo fijo: Permite contabilizar la apertura o constitución del fondo fijo, realizado por el departamento de contabilidad. Aumento del fondo fijo: Este registro se realiza igual que para la constitución, con la distinción de que el monto que se contabiliza es la diferencia entre el monto del nuevo fondo y el actual. Disminución del fondo fijo: Este registro se realiza en forma inversa a los de constitución y aumento. El soporte que respalda esta transacción deberá ser el depósito bancario en una de las cuentas corrientes de la empresa o la entrega del monto que se va a disminuir del fondo fijo, establecido en la caja principal de la organización. Reembolso del fondo fijo: Esta es la transacción más frecuente de esta cuenta pues representa los movimientos diarios del fondo. Se realiza con un crédito a la cuenta de efectivo en bancos, debido a que debe ser repuesto el dinero aplicado a los diferentes conceptos de gastos. El cheque para reponer el fondo fijo, debe ser emitido a nombre de la empresa, y los pagos deben tener definidos por lo menos el monto máximo a pagar por el fondo y la naturaleza del gasto a realizar.

15 15 En relación al manejo de la cuenta Catacora (1998) plantea las transacciones posibles referidas al cargo y abono en la cuenta de fondo fijo, que a continuación se mencionan: Se carga por: La creación del fondo fijo. Los aumentos del fondo fijo. El mayor valor derivado de ajustes por las tasas de cambio aplicadas a la moneda en el fondo de denominaciones extranjeras. Se acredita por: La disminución del fondo fijo. El menor valor de la moneda con denominación extranjera y que genera ajuste por tasas de cambio. El cierre o cancelación del fondo fijo. Bancos Esta cuenta está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos en una entidad financiera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria. La cuenta de bancos puede ser dividida en dos tipos: bancos nacionales y bancos extranjeros. Las operaciones que se pueden generar debido al movimiento de efectivo en la cuenta de bancos pueden ser: Cheques emitidos y cheques recibidos: Los cheques son documentos que permiten movilizar el efectivo disponible en una cuenta corriente; éstos deben ser manejados con controles estrictos, entre los que se cuenta como uno de los más elementales la impresión de la frase No Endosable para evitar desviaciones o posibles fraudes. Otro de los controles que se sugieren es la colocación de un periodo de caducidad. Depósitos recibidos y depósitos efectuados: Esta transacción sirve para colocar en una cuenta corriente el producto de las cobranzas en efectivo o cheque recibidos que deben ser inmediatamente depositados. Notas de débito: Estos documentos son emitidos por los bancos y pueden referirse a diferentes conceptos que disminuyen el saldo de la cuenta corriente que tiene una organización, entre los que se pueden mencionar los siguientes: o Comisiones bancarias o Cheques depositados que luego son devueltos o Cargos en cuenta corriente por servicios prestados por chequeras entregadas por compras de divisas

16 16 por transferencias a otras cuentas por pago de la nómina en cuenta por intereses pagados sobre prestamos recibidos o sobregiros bancarios o Cualquier otro cargo relacionado con el manejo de la cuenta corriente. Notas de Crédito: Estos documentos aumentan el saldo de la cuenta corriente de la empresa y pueden referirse a diversos conceptos, tal y como se menciona a continuación: o Por los cheques enviados para su cobro y que son acreditados en cuenta corriente. o Por transferencias recibidas de otras cuentas corrientes. o Por abonos de préstamos recibidos. o Por intereses recibidos sobre inversiones o colocaciones hechas o Por el abono de vencimiento de colocaciones. Depósitos a plazo fijo Los depósitos a plazo fijo están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés, generalmente deben tener un vencimiento menor a noventa días. Otros conceptos equivalentes Pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general es menor a noventa días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo. Estas partidas deben cumplir con una serie de condiciones que se expresan a continuación: 1. Las inversiones deben ser fácilmente convertibles en efectivo. 2. La partida debe tener un término cercano de vencimiento que garantice su pronta conversión en efectivo. Generalmente que tenga vencimiento menor a tres meses a partir de la elaboración del balance general. Finamente es importante destacar que, así como las diferentes partidas y estados financieros, también en su presentación el efectivo debe responder a lo pautado en los principios de contabilidad generalmente aceptados, en este sentido, a continuación se mencionan los aspectos a considerarse, según Catacora (1998). Disponibilidad de moneda de curso legal o sus equivalentes: cuentas corrientes en bancos, efectos equivalentes como cheques recibidos y que se encuentren en la organización pendientes para su depósito.

17 17 Disponibilidad en moneda extranjera en cuentas corrientes, de depósitos o en fondos fijos constituidos por la propia organización. Tasas de cambio que sean aplicables a las partidas del efectivo que se encuentran denominadas en moneda extranjera, que puedan ser convertidas en moneda nacional al momento de presentación del balance general. Restricciones que se tengan sobre las cifras de efectivo o equivalentes por las siguientes razones: Niveles de endeudamiento contraídos y Destino de partidas de efectivo a la compra de activos a largo plazo. b) Efectos y cuentas por cobrar Dentro de la clasificación de los Activos Circulante encontramos: los efectos y cuentas por cobrar, están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechos de cobro. Los efectos y cuentas por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorgó el crédito. Las letras de cambio y el pagaré constituyen documentos de crédito que pasan a formar parte en el balance general de los Efectos a cobrar ó a pagar, dependiendo de la transacción realizada. En los tiempos modernos, estos instrumentos de crédito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas están contempladas en el Código de Comercio, lo cual hace posible su cobro. Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos. Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el Código de Comercio. La letra de cambio La letra de cambio, denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada

18 18 Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado. A continuación se definen las características de cada uno de los sujetos que intervienen en una letra de cambio: El Librado o Girado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar), es el destinatario de la orden dada por el librador. El Código de Comercio requiere que en la Letra de Cambio se diga el nombre del Librado, es decir, el nombre del que debe pagar (Art. 410, Ord. 3). El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago. En el Código de Comercio se exige que la letra de cambio lleve su firma (Art. 410, Ord. 3). El Beneficiario o Tomador: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma ordenada por el Librador. Es necesario que en la letra se indique el nombre del beneficiario o tomador; en nuestro derecho no es válida la Letra al Portador, es imprescindible expresar el nombre de una persona como beneficiaria (Art. 410, Ord. 6) El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la letra. Para que las letras de cambio se consideren legales, de acuerdo al Artículo 410 del Código de Comercio, deben contener los siguientes requisitos: 1. La denominación de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. 2. La orden pura y simple de pagar una suma determinada. 3. Nombre del que debe pagar (Librado). 4. Indicación de la fecha de vencimiento. 5. Lugar donde el pago debe efectuarse. 6. Nombre de la persona a cuyo cargo debe efectuarse el pago (Beneficiario o Tomador). 7. Fecha y lugar donde se emitió la letra. 8. La firma del que gira la letra (Librador). Así mismo se deben atender las siguientes consideraciones establecidas en el Código de Comercio: Art. 411: "La letra de cambio cuyo vencimiento no esté indicado, se considera pagadero a la vista". Art. 412: "La letra de cambio puede ser a la orden del mismo librador. Librada contra el librado mismo. Librada por cuenta de un tercero". "La letra de cambio cuyo valor aparece escrito a la vez en letras y en guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad menor". Art. 415 "La letra de cambio cuyo valor aparece escrito más de una vez, únicamente en letras, o únicamente en guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad menor. Es importante destacar que las letras de cambio tendrán un registro particular en el balance general, pues deberá colocarse en el activo, específicamente en el activo circulante, con la cuenta efectos por cobrar si el beneficiario o tomador es la empresa.

19 19 Ahora bien, si el librado es la empresa, deberá registrase en el pasivo, específicamente en el pasivo circulante, con la cuenta efectos por pagar Ejemplo de letra de cambio Areluna Rojas, adquiere mobiliario por un monto de Bs ,00 en Tiendas "El Curro" ubicada en Maracay, el día , y firma dos letras de cambio, pagaderos en dos meses, la 1/2 Bs ,00 y la 2/2 por Bs ,00 con intereses al 12% anual. El asiento contable sería el siguiente: Fecha Descripción Debe Haber Mobiliario ,00 Intereses gastos ,00 Efectos por pagar ,00 El Pagaré El pagaré es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros, siendo un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el Estado; aunque este instrumento de crédito se suele usar entre banqueros y compañías de financiamiento, en las relaciones con sus clientes cuando precisan efectivo para operaciones, generalmente a corto o mediano plazo. A continuación se definen las características de cada uno de los sujetos que intervienen en un pagaré: Librador: es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determinable. El beneficiario o tenedor: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré. El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago del pagaré. Para que los pagarés se consideren legales, al igual que las letras de cambio, el Código de Comercio, establece algunas consideraciones, que se transcriben a continuación: Art. 486: "Los pagarés o vales entre comerciantes o por actos de comercio de parte del obligado, deben contener: la fecha, la cantidad en número y letras, la época de su pago, la persona a quien o a cuya orden deberá pagarse, la expresión si son por valor recibido y en qué especie o por valor en cuenta". Art. 487: "Son aplicables los pagarés a la orden, a que se refiere el artículo anterior, las disposiciones acerca de la letra de cambio sobre: los plazos en que se vencen; el endoso; los términos para la presentación, cobro o protesto; el aval; el pago; el pago por intervención; el protesto; la prescripción".

20 20 Art. 488: "El portador de un pagaré protestado por falta de pago tiene derecho a cobrar a los responsables: el valor de la obligación; los intereses desde la fecha del protesto; los gastos del protesto; los intereses de éstos desde la demanda judicial; los gastos judiciales que hubiese desembolsado". Es importante destacar que los pagaré al igual que las letras de cambio tendrán un registro particular en el balance general, pues deberá colocarse en el activo, específicamente en el activo circulante, con la cuenta pagaré por cobrar si el beneficiario o tomador es la empresa. Ahora bien, si el librado es la empresa, deberá registrase en el pasivo, específicamente en el pasivo circulante, con la cuenta pagaré por pagar. Ejemplo de pagaré Wilmer Rojas, solicita un pagaré en el Banco Provincial por Bs ,00, en fecha , pagaderos en 90 días, con una tasa de interés del 12% anual, y el banco le deposita el neto en su cuenta de ahorros No E, una vez deducido los intereses y los gastos bancarios por Bs ,00. Fecha Descripción Debe Haber Banco Provincial ,00 Cta. Ahorros Gastos Bancarios 2.500,00 Intereses ,00 prepagados Pagaré por pagar ,00 Entre la letra de cambio y el pagaré, son muy pocas las diferencias que existen, ya que incluso según la legislación venezolana, el art. 487 del Código de Comercio, establece que las mismas disposiciones para las letras de cambio son aplicables al pagaré; sin embargo es necesario destacar dos distinciones relevantes entre ambas, tal y como se exponen a continuación: LETRA DE CAMBIO Es un documento. Es un documento legal que se lleva a cabo entre comerciantes. PAGARE Es una promesa de pago hecha por escrito. Es un documento legal entre comerciantes y una entidad bancaria o compañía de financiamiento. Los efectos y cuentas por cobrar pueden clasificarse en: Comerciales Compañías relacionadas o afiliadas Funcionarios y empleados Otras

21 21 A continuación se detallan aspectos de cada una de estas cuentas. Comerciales Los efectos o cuentas por cobrar comerciales están representados por los derechos que tiene la empresa producto de las ventas a crédito. Las letras de cambio o también llamados giros es un documento de crédito negociable, que una persona denominada girador utiliza para pagarle a otra persona denominada girado, en beneficio de un tercero denominado beneficiario, un monto determinado en una fecha determinada. En relación a la cuenta de efectos por cobrar, es necesario conocer cuales son las operaciones contables que pueden hacerse, en este sentido a continuación mencionamos las transacciones posibles referidas al cargo y abono en la cuenta denominada efecto por cobrar, según Catacora (1998). Se carga por: El valor de los documentos que la entidad otorga por créditos a los clientes, sean por pagarés o letras de cambio y que se derivan de la venta de productos o prestación de servicios. El mayor valor derivado de los ajustes de las tasas de cambio de documentos Se acredita por: El cobro de los documentos registrados en la cuenta. El importe de los documentos considerados totalmente incobrables. El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de documentos con denominación en moneda extranjera. Con los efectos a cobrar pueden presentarse tres diferentes operaciones, que poseen a su vez un conjunto de prescripciones, a continuación se detallan cada una de ellas. Operaciones con la cuenta de efectos por cobrar comerciales Venta cobrable con un Para contabilizar la venta de mercancías con documento la firma de letras de cambio. Descuento de efectos por Para contabilizar el descuento de efectos en cobrar el banco y el pasivo contingente de la posible devolución. Envío de efectos al cobro Para contabilizar la entrega de efectos recibidos de clientes, para su cobro.

22 22 Compañías relacionadas afiliadas Estas son las cuentas que muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales tiene algún tipo de vínculo. Según Catacora (1998) las cuentas por cobrar a compañías relacionadas o afiliadas están compuestas por los siguientes conceptos: Ventas de bienes o prestación de servicios. Préstamos otorgados a empresas relacionadas. Transferencias las cuentas intercompañías. Se carga por:de saldos de diferentes cuentas a través de Prestamos, ventas, transferencias de efectivo o cualquier concepto similar realizado con empresas relacionadas. Se acredita por: Cobro, recepción de efectivo o compensación de las cuentas por cobrar con empresas relacionadas. Funcionarios y empleados Las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados están conformadas por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados o relacionados. En relación a estas cuentas es necesario que luego de entregado un anticipo, el empleado pase su correspondiente relación de gastos a fin de justificar el monto que se le otorgó como anticipo, y si el gasto es mayor al monto del anticipo y el empleado colocó de su dinero personal, se le hará el reembolso correspondiente y en caso de que hubiese sido menor al anticipo, entonces el empleado deberá reembolsar a la empresa la cantidad que tenga como sobrante. Operaciones con la cuenta de efectos por cobrar a funcionarios y empleados Ventas de mercancías a empleados. Préstamos realizados a empleados. Anticipos otorgados a empleados por gastos a justificar. Relación de gastos por anticipos otorgados con saldo a favor del empleado. Relación de gastos por anticipos otorgados con saldo a favor de la empresa.

23 23 Otras cuentas y efectos por cobrar Dentro de otras cuentas por cobrar, se debe clasificar cualquier otro concepto que no ha sido explicado hasta ahora, entre ellas se pueden mencionar los reclamos por cobrar al seguro, ICSVM crédito fiscal o anticipos a proveedores que se consideren exigibles. Entendiéndose por cada una de ellas lo siguiente: Los reclamos por cobrar al seguro, tienen su origen en montos que están cubiertos por una póliza que se paga sobre alguno de los activos de una entidad y que ha tenido algún tipo de siniestro. Estos reclamos surgen al dar de baja al activo que se siniestro. El ICSVM crédito fiscal, se genera por las compras de bienes o la recepción de servicios por parte de una entidad y que representa un impuesto que debe ser declarado mensualmente conforme a lo establecido en la Ley del Impuesto al Consumo Suntuario y de Ventas al Mayor. La declaración de este tipo de impuesto se realiza en los primeros quince días del mes siguiente sobre el cual se está declarando. Los anticipos a proveedores están compuestos por el efectivo entregado a cuenta de compras que se realizarán a los proveedores. Finalmente es importante destacar que la valuación de los efectos y cuentas por cobrar establece en principio que el monto a ser presentado como efectos y cuentas por cobrar debe ser el valor nominal de los documentos aceptados por los clientes como créditos otorgados. Esto se ve modificado por la estimación de la porción que se considera como incobrable, la cual debe ser registrada en los libros como una provisión para incobrables. Efectos enviados al cobro Cuando una empresa tiene problemas para el cobro de sus letras o giros: ya sea por que no tenga departamento de cobranzas, o que tenga clientes en zonas o ciudades muy distantes, lo que hace anti-económico cobrarles directamente; en estos casos, las letras de cambio pueden ser enviadas al Banco para que éste las cobre, es decir, el Banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Debe quedar claro que en este caso el Banco NO ANTICIPA el valor del documento, sino que solamente hace las funciones de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje por comisión sobre los giros. El procedimiento para enviar efectos o giros al cobro es el siguiente: La empresa envía al Banco la Letra para su cobro. Cuando el Banco cobra las letras, abona el neto en la cuenta de la empresa y después de deduce un cierto porcentaje por comisión. Envía a la empresa la Nota de Crédito por lo neto abonado en cuenta. Si no logra cobrarla, devuelve la Letra, junto con una Nota de Débito correspondiente a la comisión por sus gestiones de cobranza a la empresa.

24 24 Ejemplo de efecto enviado al cobro El día 10 de noviembre de 2005 la Asociación Martinez y Rojas A.C. remite al Banco Industrial de Venezuela en gestión de cobro efectos comerciales, por un nominal de Bs El 15 de noviembre se cobra directamente el resto de los efectos, recibiendo en efectivo Bs Ese mismo día el Banco Industrial abona en la Cta. Corriente el líquido, después de deducir su comisión por Bs Los asientos a formular serían los siguientes: Fecha Descripción Debe Haber Efectos enviados al cobro ,00 Efectos enviados al cobro per contra , Banco Industrial Cta. Corriente ,00 Comisión Bancaria ,00 Efectos por Cobrar , Efectos enviados al cobro per contra ,00 Efectos enviados al cobro ,00 Ejemplo de efectos descontados El día 10 de noviembre de 2005 Asociación Martinez y Rojas A.C. remite al Banco Industrial en gestión de cobro efectos comerciales, por un nominal de Bs El Banco Industrial abona en la Cta. Corriente el líquido, después de deducir su comisión por Bs El día el banco cobra la letra y avisa al cliente. Los asientos a formular serían los siguientes: Fecha Descripción Debe Haber Banco Provincial ,00 Comisión Bancaria ,00 Efectos Descontados , Efectos Descontados ,00 Efectos por cobrar ,00

25 25 c) Inversiones Las inversiones son las colocaciones de los excedentes de efectivo, que realiza una entidad, con el propósito de maximizar el rendimiento del dinero, que si no se coloca en algún instrumento podría perder valor por diferentes razones, entre ellas se puede mencionar la inflación. Las inversiones le permiten a la empresa que tiene la intención de obtener un rendimiento a futuro ya sea por la realización de un interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor, de su valor de adquisición. Las inversiones pueden clasificarse en: Inversiones a corto plazo, que son aquellas inversiones que se realizan con la intención de mantenerlas por un período menor a un año o del ciclo de operaciones a partir del balance general. Inversiones a largo plazo, que son aquellas colocaciones que se realizan con la intención de mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones contables. El acuerdo generalizado de tomar un año como referencia para decidir si una inversión es a corto o largo plazo, reside en la regla generalmente aceptada de l conversión en efectivo de todas las partidas del balance general y debido a que los ejercicios económicos tienen por lo general una duración de un año. Instrumentos financieros para hacer inversiones Las inversiones se pueden realizar a través de una variedad de instrumentos financieros, entre los que se pueden mencionar los siguientes: Papeles Comerciales. Son obligaciones emitidas por empresas; generalmente tienen un vencimiento menor a un año. Títulos de estabilización monetaria. Son instrumentos que tienen como finalidad drenar el exceso de liquidez que pudiera tener la economía en un momento determinado. Este instrumento se diferencia de otros, en tanto que, establece su rendimiento en función del interés pactado en la operación al momento d su adquisición. Letras del tesoro. Estos son instrumentos de renta fija que son emitidos por el Estado, que los garantiza en un 100% por lo que tienen un bajo riesgo. Acciones. Son títulos representativos del capital social de una empresa en la cual se tiene una participación. Estas pueden ser: comunes o preferidas o preferentes. Bonos Cero Cupón. Son títulos de deuda que emite el Banco Central de Venezuela como una estrategia para controlar el nivel de circulante que se encuentra en la economía y su rendimiento se encuentra en función de la diferencia entre el precio al cual son comprados y el precio al cual son canjeados

26 26 posteriormente en el Banco Central. Tienen la denominación de de cero cupón, porque no poseen bonos que sean usados para el cobro de intereses. Bonos. Estos son títulos de deuda que emiten las empresas para financiar alguna operación de sus negocios y que se caracterizan por el pago de intereses en forma periódica por medio de cupones que por lo general pueden ser trimestrales o semestrales. Tienen una tasa de rendimiento fija o variable, si es fija el inversionista conoce de antemano lo que devengará por su colocación; si por el contrario el inversionista opta por bonos de rendimiento variable, la tasa de interés es fijada de forma pública. Colocaciones en moneda extranjera. Estas colocaciones pueden estar representadas en cualquiera de los anteriores instrumentos detallados, y una entidad por lo general trata de realizar inversiones de este tipo de monedas que tiendan a aumentar su valor con respecto a la moneda nacional. Operaciones con la cuenta de inversiones Compra de una inversión Para contabilizar la adquisición de algunos instrumentos de inversión. Cobro de rendimientos Está relacionado a inversiones que sin ser acciones devengan un interés, sea por un descuento o por la fijación de una tasa de interés nominal. Cobro de dividendos Se relaciona con el rendimiento que se obtiene por acciones que se poseen. Se pueden cobrar en acciones o en efectivo. Disposición o venta de Puede surgir por diferentes razones, entre una inversión ellas, la necesidad de disponer de efectivo Valuación de una inversión antes del vencimiento de la inversión. Este proceso consiste en presentar en el balance general el menor valor entre ele saldo de la inversión y su valor de mercado d) Inventarios Consisten en la relación pormenorizada y valoración del conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una persona física o jurídica que forman su patrimonio. Es la partida contable que recoge el nivel de existencias de una empresa en un momento determinado a través del recuento físico de las mismas. En una compañía comercial, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y, por consiguiente, se considera como un activo corriente. En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar, porque es sólo es un paso más en la conversión a efectivo luego de los efectos por cobrar de los clientes.

27 27 Los inventarios constituyen las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las que podemos mencionar, las que tienen como principal actividad la transformación, y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Las empresas manufactureras tienen inventarios de productos terminados, en proceso, materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la producción; mientras que las empresas comercializadoras definen su inventario con los artículos o mercancías que se encuentran disponibles para la venta, independientemente del lugar donde se encuentren. A continuación se detallan los diferentes tipos de inventarios, de acuerdo a la empresa en donde se realizan. Inventarios en empresas comerciales En las empresas comerciales se realizan inventarios de mercancías o inventarios para la venta, dado que no se realiza ninguna transformación de los bienes adquiridos, sus costos están determinados por su precio de factura más cualquier otro costo relacionado con su adquisición. Los inventarios de mercancías tienen dos tipos de transacciones básicas: Compras de inventarios o ventas de inventarios. Inventarios en empresas manufactureras En las empresas manufactureras se plantea una mayor diversidad de inventarios, que responden al tipo de actividad que tienen, a continuación se caracteriza a cada uno de ellos. Inventarios de productos terminados. Es similar al inventario de mercancías, lo conforman los productos fabricados por las empresas industriales; mediante la transformación de la materia prima, y que tienen destinados para la venta. Este detalle es muy importante; porque, los muebles que una mueblería tiene destinados para su uso, serán activos fijos; mientras que, los que destinaba para la venta, formarán parte de su inventario de productos terminados. Las principales operaciones que se realizan con este tipo de inventarios son: La terminación de productos y ventas de productos. Inventarios de productos en proceso. Está formado por los productos en proceso de elaboración, sin terminar aún; de allí que lo conforman: la materia prima semielaborada, la mano de obra directa y los gastos de fabricación o costos indirectos de producción. Cada uno de estos rubros debe ser segregado en términos del registro contable. Las principales operaciones que se realizan con este tipo de inventarios son: La incorporación de costos a los productos en proceso y terminación de productos. Inventarios de materia prima. Comprende todos aquellos elementos básicos, que la empresa compra para, mediante la manufactura, obtener los productos terminados. Las principales operaciones que se realizan con este tipo de

28 28 inventarios son: La compra de materia prima y transferencia de materia prima a la producción. Inventarios de suministros u otros. Está constituido por los materiales, accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las maquinarias y el proceso de elaboración en sí; pero que no figuran en los productos terminados, o no se pueden determinar en ellos con facilidad; como por ejemplo: la cola, los clavos y la lija usada en la fabricación de muebles. Algunos de los rubros que aparecen en este inventario son: los suministros de fábrica, material de empaque y mercancía en tránsito, entre otros. Métodos de inventario La valuación del inventario y del costo de los bienes vendidos es de importancia crítica para los gerentes y para los usuarios de los estados financieros. Ya que en muchos casos, el inventario es el activo corriente más importante de la compañía, y el costo de los bienes vendidos es su mayor. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de los estados financieros y en las razones utilizadas en la evaluación de la solvencia, así como en la rentabilidad del negocio. La valoración o valuación de los inventarios se puede realizar por diferentes métodos, sin embargo es preciso realizar una aclaratoria en relación a dichos métodos, pues dado que en nuestro país la actividad contable se rige por los Principios Contables Generalmente Aceptados, que aceptan la utilización de los Métodos UEPS y PEPS, que a continuación se mencionan junto con el Método de Promedio, no obstante los PCGA se encuentran sometidos a discusión frente a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC s) que no aprueban el uso del Método UEPS, así como tienen algunas reservas con el de Promedio. Siendo necesario el manejo de la información en su más amplia a continuación se exponen los tres métodos ya enunciados. Promedio. o Simple. La valuación de los inventarios bajo este método consiste en dividir los bolívares totales del inventario inicial y compras entre la sumatoria de las unidades en existencia al inicio y el total de las compras. o Ponderado. La valuación de los inventarios por este método se aplica dividiendo el costo total del inventario inicial más las compras entre el total de unidades. o Móvil. Este método consiste en efectuar un cálculo cada vez que se tiene una entrada o salida de inventario. Su nombre viene del costo que se aplica sobre la base del último costo promedio calculado.

29 29 Ejemplo: CUADROS DE CONTROL DE EXISTENCIA CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL fecha comprobante entrada salida existencia entrada salida debe haber saldo Nº Nº F , , , Nº , F , , , F , , , Nº , F , F , Nº ,52 Método PEPS. Método de primeras entradas, primeras salidas. Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más reciente adquisición, valoradas al precio actual o a los últimos precios de compra. Ejemplo: CUADROS DE CONTROL DE EXISTENCIA CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL fecha comprobante entrada salida existencia entrada salida debe haber Saldo Nº Nº F Nº F *600 16* F Nº F F *605 45* Nº

30 30 Método UEPS. Método de últimas entradas, primeras salidas. Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra. Con los mismos datos del ejemplo anterior, se mostrara como funciona este método. Ejemplo: CUADROS DE CONTROL DE EXISTENCIA CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL fecha comprobante entrada salida existencia entrada salida debe haber saldo Nº Nº F Nº F *605 8*610 1* F Nº F F Nº Método de identificación específica. Este método consiste en asignar directamente los costos a unidades que se encuentran claramente identificadas. El costo transferido al estado de resultados y por consiguiente desincorporado de los inventarios, partirá de una equivalencia entre el flujo físico y el flujo contable. Entendido el flujo físico como el movimiento en unidades que tienen los inventarios en los almacenes o en el proceso productivo de una empresa; y el flujo contable como el movimiento en bolívares que tienen los inventarios en los registros contables, por lo que surge el concepto de identificación específica. Es importante aclarar en este punto, que en relación a los métodos, en nuestro país Evaluación de la liquidez del inventario Esta evaluación con frecuencia dentro de las compañías se calcula a través de una tasa de rotación de inventario, por ser el mismo el activo corriente más importante para una empresa. La tasa de rotación de inventario es igual al costo de los bienes vendidos dividido por el costo promedio del inventario (inventario inicial más el inventario final, dividido por 2). Esta razón indica cuantas veces en el curso de un año la compañía puede vender el