Código de ética y buen gobierno E.S.E. Hospital municipal de Sabanagrande.

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1 Código de ética y buen gobierno E.S.E. Hospital municipal de Sabanagrande. 2009

2 Introducción El código de Buen Gobierno es el manual de la Empresa social del estado Hospital municipal de Sabanagrande en el cual se plasman la filosofía, los principios, las reglas y las normas que rigen el manejo de las relaciones entre la administración, la Junta directiva y todos los empleados de la ESE, buscando el bienestar de la empresa. Las disposiciones aquí contenidas complementan lo establecido en normatividad legal aplicable a la organización. la Este documento se desarrolla de la siguiente manera: I. Que es el Código de Buen Gobierno, objetivos, mecanismos para lograr un buen gobierno, ámbito de aplicación, naturaleza jurídica de la ESE. II. Orientación de la ESE: Misión, visión, órganos de dirección y administración, valores. III. IV. Principios: Calidad, Eficiencia, Equidad y Compromiso Social Gerencia General: inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses, prohibiciones. V. Tipos de Controles: Interno, disciplinario, revisor fiscal, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la Nación y Departamental, Junta Directiva. VI. El respeto al cliente interno y externo. VII. Implemento y funcionamiento de comités. VIII. Política Ambiental. IX. Código de Ética. X. Causales de destitución. XI. Administración y resolución de controversias. XII. Vigencia, divulgación y reformas del CBG.

3 I. GENERALIDADES 1.1 QUÉ ES EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Es el manual aplicable al Hospital Municipal de Sabanagrande, que facilitará el alcance de los objetivos plasmados en la visión empresarial, asegurando la adecuada administración, el respeto de las normas externas e internas y la transparencia en todas las actuaciones administrativas y comportamiento ético de los empleados, de manera que se cumpla con la misión del Hospital Municipal de Sabanagrande- El presente documento contiene las disposiciones de carácter estatutario de obligatorio cumplimiento por parte de los miembros de la Junta Directiva, los directivos de las diferentes unidades de servicios y todos los empleados de la Empresa, encaminados a garantizar el Buen Gobierno de la organización. 1.2 OBJETIVOS Adoptar un Código de Buen Gobierno, como filosofía organizacional orientada bajo estrictos estándares que aseguren la mayor transparencia en las actividades internas y externas de la empresa. Definir un esquema de valores en la organización que permita prestar un eficaz y eficiente servicio al cliente interno y externo. Adoptar mecanismos que permitan el desarrollo de una cultura orientada a los principios básicos de gobernabilidad empresarial. Implementar y operativizar los principios de Buen Gobierno para generar mayor confianza en el mercado de servicios de salud e igualmente contribuir a la organización interna de la empresa. 1.3 MECANISMOS PARA LOGRAR UN BUEN GOBIERNO Para lograr un buen Gobierno es necesario que se desarrollen al interior de la empresa los siguientes Valores: Principio de igualdad de todos los empleados. Obrar con buena fe, con diligencia y cuidado de un buen hombre de negocios, cuidando siempre la imagen y buen nombre de la empresa.

4 No aconsejar, participar o tolerar actuaciones que permitan, amparen o faciliten actuaciones contrarias a la ley, a la moral y a las buenas costumbres o que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o del servicio. Actuar con honestidad en el desempeño de las funciones asignadas, comunicando de manera oportuna a los superiores jerárquicos inmediatos todo hecho irregular cometido por parte de otro funcionario o tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de la E.S.E. Hospital Municipal de Sabanagrande. Lealtad con la empresa y con los compañeros de trabajo. Seguimiento al Buen Gobierno y compromiso por parte de todos los empleados en todos los niveles. Trabajar por el bienestar de la empresa, de los usuarios y de la comunidad en general. 1.4 AMBITO DE APLICACIÓN El presente Código de buen Gobierno es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados vinculados al Hospital Municipal de Sabanagrande, en cualquier nivel y en todas las áreas de la misma. 1.5 NATURALEZA JURIDICA DE LA ESE Es una empresa social del estado del orden municipal descentralizada con autonomía financiera y administrativa, Según el acuerdo Nº 025 de septiembre de 1995, se transforma un centro de salud municipal en empresa social del estado. Luego en el año 2003 el día 31 de agosto se da el acuerdo Nº 030 por el cual se cambia la denominación de empresa social del estado centro de salud de Sabanagrande por empresa social del estado HOSPITAL MUNICIPAL DE SABANAGRANDE II. ORIENTACIÓN DE LA ESE 2.1. MISIÓN: Somos una social del estado prestadora de servicios de primer nivel de atención, conformada por un recurso humano calificado, con gran sentido de partencia y vocación de servicio; dotada de una adecuada infraestructura e instalaciones físicas y técnicas, que permiten el cumplimiento de nuestro objetivo social. Nuestra estrategia empresarial consiste en detectar, atender y satisfacer con calidad y mejoramiento continúo las necesidades de los usuarios, a través de acciones de promoción

5 en salud, prevención, tratamiento y rehabilitación de enfermedades, y así elevar el nivel de vida de la comunidad. 2.2 VISIÓN: La empresa social del estado Hospital municipal de sabanagrande será líder en la prestación de servicios de salud de primer nivel de atención en todo el departamento del atlántico, mejorando continuamente la tecnología empleada y capacitando al personal para que el servicio prestado sea con calidad y eficiencia, basándonos siempre en los valores de honestidad, trasparencia y respeto. 2.3 ORGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN: El Hospital Municipal de Sabanagrande es una organización administrativa señalada por la Ley, por lo tanto cuenta con un direccionamiento, políticas y normas que se deben cumplir en todo su contexto, así como observar y tener presente las orientaciones y sugerencias que los superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones VALORES: Son valores del Hospital del Municipio de Sabanagrande Colaboración, Responsabilidad, Respeto, Transparencia, Eficiencia, Honestidad, Justicia, Imparcialidad y Participación. III. PRINCIPIOS 3.1 COLABORACIÓN, RESPONSABILIDAD, RESPETO, TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, HONESTIDAD, JUSTICIA, IMPARCIALIDAD Y PARTICIPACIÓN. Los principios jurídicos no son simples reglas de la ciencia del derecho, por el contrario son fuentes del ordenamiento jurídico con un indiscutible valor normativo que constituyen la propia realidad jurídica. Los principios desarrollan en el derecho tres funciones: Son el fundamento de la organización jurídica, orientan la interpretación de las normas y presiden la integración de las mismas. Estas son la base de toda la estructura legal, al informar el contenido de todas y cada una con los valores éticos y jurídicos fundamentales. Los principios constituyen una herramienta en la interpretación jurídica cuando se trate de determinar el significado y alcance de normas oscuras o dudosas, para darles el sentido que concuerde con los principios de derecho que las informan, ahora en caso de ausencia o insuficiencia de normas, constituyen fuente de aplicación directa.

6 En virtud del principio de Colaboración la E.S.E. Hospital Municipal de Sabanagrande desarrolla acciones conjuntas con la comunidad organizada, La Junta Directiva del Hospital y la Alcaldía Municipal para que los recursos del Hospital sean destinados al bien común. Responsabilidad: Las directivas y empleados de la E.S.E. Hospital Municipal de Sabanagrande, asumen el compromiso legal y funcional de responder por sus actuaciones. En consecuencia los servidores públicos que prestan sus servicios en la E.S.E. asumen las consecuencia de sus actuar y de sus decisiones frente a lo establecido en la Constitución política y la ley. Respeto: Este principio se concibe como la actitud de vida que nos impulsa a valorar las posibilidades y limitaciones de los demás. En este sentido la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande promueve la cultura del servicio fundamentado en el respeto hacia los usuarios y servidores. Transparencia: Actuación pública que deja ver claramente la verdad de los hechos entendido este valor como la capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles y selección objetiva, la entidad seleccionará de manera optima los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros con el fin de lograr mejores condiciones de salud de la población usuaria y evitar en ésta la aparición de deterioro físico o psicológico. Eficiencia: El principio de Eficiencia consiste en realizar el trabajo o la actividad que se requiera al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad al hacer bien lo que se hace. Honestidad: Los servidores públicos que presten sus servicios en la E.S.E. Hospital Municipal de Sabanagrande deben actuar con probidad en su conducta personal y en el cumplimiento de sus funciones, en sus relaciones interpersonales con los demás funcionarios y con los usuarios del servicio público que están llamados a prestar. Justicia: Lo que debe hacerse según derecho o razón. Virtud de dar a cada uno lo que le corresponde. En este orden de ideas la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande administra los recursos destinados a la salud, teniendo en cuenta lo establecido en la Carta Política y la ley, actuando bajo el principio de que el interés general prima sobre el interés particular. Imparcialidad: Las decisiones y actuaciones de los servidores públicos de la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande se fundamentan en hechos ciertos a fin de mantener la objetividad e igualdad ante todos.

7 Participación: La E.S.E hospital municipal de Sabanagrande vincula a la comunidad para que sea testigo de cómo se administran los recursos destinados a la salud, haciendo efectivo los mecanismos de participación ciudadana. Sus servidores asumen como propios las directrices y objetivos misionales de la entidad y contribuyen al cumplimiento de la gestión y del manejo adecuado de los recursos destinados a la salud. IV. GERENCIA GENERAL El Gerente de la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande, será designado por el Alcalde del Municipio de Sabanagrande, de terna presentada por la Junta Directiva, previo concurso de conformidad con lo previsto con el artículo 28 de la Ley No 1122 de 2007 Los Gerentes de las Empresas Sociales del Estado serán nombrados por períodos institucionales de cuatro (4) años, mediante concurso de méritos que deberá realizarse dentro de los tres meses, contados desde el inicio del período del Presidente de la República o del Jefe de la Entidad Territorial respectiva, según el caso. Para lo anterior, la Junta Directiva conformará una terna, previo proceso de selección de la cual, el nominador, según estatutos, tendrá que nombrar el respectivo Gerente. Los Gerentes de las Empresas Sociales del Estado podrán ser reelegidos por una sola vez, cuando la Junta Directiva así lo proponga al nominador, siempre y cuando cumpla con los indicadores de evaluación conforme lo señale el Reglamento, o previo concurso de méritos. En caso de vacancia absoluta del gerente deberá adelantarse el mismo proceso de selección y el período del gerente seleccionado culminará al vencimiento del período institucional. Cuando la vacancia se produzca a menos de doce meses de terminar el respectivo período, el Presidente de la República o el jefe de la administración territorial a la que pertenece la E.S.E, designará gerente FUNCIONES Son funciones del Gerente General las establecidas en el Decreto 785 y las fijadas en el manual de Funciones. 4.2 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL GERENTE GENERAL No podrá ser nombrado Gerente General quien tenga los siguientes impedimentos: Ser pariente hasta cuarto grado de consanguinidad, único civil o segúndo de afinidad con algunos de los miembros principales o suplentes de la Junta Directiva.

8 Haber sido condenado por delito sancionado con pena privativa de la libertad o esté siendo investigado por delitos contra la fe pública, el patrimonio público o el lavado de activos Haber sido sancionado disciplinariamente con ocasión del desempeño en cargos del sector público Haber sido miembro principal o suplente de la Junta Directiva de la Empresa en los doce meses anteriores a la fecha de su nombramiento Haber demandado judicialmente a la ESE Tener conflicto de interés con la Empresa, o con miembros de la Junta Directiva Haber sido suspendido en el ejercicio de su profesión o excluido de esta Las demás establecidas en la Constitución Política Nacional, en el Código Disciplinario Único (Artículos 36 a 41) y demás normas que se apliquen a los servidores públicos. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobrevienen después de su nombramiento, el Gerente General deberá informar la circunstancia a la Junta Directiva, la cual tomará la determinación a que haya lugar CONFLICTOS DE INTERESES Los conflictos de interés que llegasen a presentarse entre el Gerente y la Empresa, o entre éste y los miembros de la Junta Directiva, serán puestos en conocimiento del Ministerio de Protección Social y serán resueltos por la Comisión del Buen Gobierno implementada en la Empresa PROHIBICIONES Utilizar los medios y recursos de la Empresa en beneficio propio o de un tercero Ocultar información relevante a la Junta Directiva Utilizar indebidamente información privilegiada.

9 Hacer nombramientos de personal sin que medie el proceso de selección establecido por la Empresa Crear cargos nuevos desde el nivel de jefe de departamento sin autorización previa de la Junta Directiva y el Departamento Administrativo de la Función Pública Viajar al extranjero sin autorización expresa de la Junta Directiva Autorizar viajes al extranjero de empleados, sin autorización de la Junta Directiva Incumplir las disposiciones internas, como circulares, o evadir procedimientos establecidos. V. TIPOS DE CONTROLES EN LA ESE 5.1. CONTROL INTERNO. Se entiende por Control interno, el sistema integrado por un conjunto de elementos interrelacionados que, dentro de una organización institucional, cuyos resultados están previamente definidos, hace seguimiento y evaluación continua del logro de los resultados y de los procesos para alcanzarlos. El Control fiscal de la empresa lo lleva a cabo la Contraloría General de la Nación y la Contraloría Departamental del Atlántico y el control externo lo ejerce el Revisor Fiscal. El control interno de gestión está a cargo de la Oficina de Control Interno bajo la dirección del Gerente de la Empresa. Es un componente de la gestión empresarial y de la evaluación institucional. El enfoque está soportado en una cultura de gestión, orientada a resultados que plantea: El establecimiento de metas concretas, los medios para alcanzar dichas metas, los indicadores para su medición y los criterios para su valoración LAS FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO SON: Controlar la gestión adelantada por las diferentes dependencias administrativas y asistenciales de la E.S.E Hospital municipal de sabanagrande, empleando para el efecto los manuales adoptados por la dirección, para asegurar la eficiencia y eficacia en los procesos realizados y servicios prestados. Planear, coordinar y vigilar la gestión de la oficina de control interno, de manera que se logre un excelente desempeño de las actividades desarrolladas y un control interno efectivo y oportuno.

10 Verificar el cumplimiento de los sistemas de control establecidos para los procesos y actividades relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información de la entidad, así como recomendar los correctivos que sean necesarios, como medida de regulación y mejoramiento continúo del proceso de control interno. Mantener permanentemente informada a la Gerencia de la institución acerca del estado del control interno de la misma, dando cuenta de las debilidades y fallas detectadas en su cumplimiento, a fin de implementar los correctivos necesarios y establecer las estrategias a seguir para evitar su ocurrencia consecutiva. Promover en la organización la formación de una cultura de auto control, que contribuya al ejercicio de un control proactivo y por ende al mejoramiento continuo de cada uno de los procesos y actividades de las dependencias de la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande. Desarrollar y mantener sistemas de información de soporte a las labores de planeación y seguimiento, referidos a los asuntos propios de la gestión institucional. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular de aquellas que tengan responsabilidad de mando. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno, para detectar las falencias existentes y aplicar los correctivos necesarios en pro del mejoramiento continuo del servicio. Formular, desarrollar y presentar anualmente a la dirección, el plan general del control interno tanto del área administrativa como de la asistencial. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización sean cumplidos por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. Actuar como Secretario Técnico en las reuniones del Comité Coordinador de la oficina de Control Interno y velar por que se cumplan las funciones para las cuales fue creado LOS PRINCIPIOS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO SON: o RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS o TRABAJO EN EQUIPO FACILITADOR o CREACIÓN CONJUNTA CON BASE EN CONSENSOS o BASE DE INFORMACIÓN ORGANIZADA o COMUNICACIÓN ÚTIL (RETROALIMENTA LA ACCIÓN ) y o LIDERAZGO INNOVADOR El objetivo del Control Interno: es evaluar la gestión de la Empresa, comparando el resultado programado de la acción corporativa frente a lo efectivamente logrado, calificando la diferencia y estableciendo sus causas. Es por esta razón que el control interno forma parte del ciclo de la planeación de la entidad.

11 Los integrantes del sistema de control interno: Lo integran la Junta Directiva como máximo organismo de dirección, el gerente, el equipo de dirección, el comité de coordinación de control interno, los subcomités y todos los funcionarios y servidores públicos vinculados a la empresa Los componentes del sistema de control interno: Como sistema incluye unos insumos que son básicamente la información sobre la programación detallada, los resultados logrados, los estándares de calificación previamente fijados y las mediciones efectuadas periódicamente. El proceso es el análisis de estos elementos, la producción de los indicadores por parte de las áreas de la empresa y la calificación valorativa para cada resultado frente a cada estándar. El resultado es un análisis de causas y la producción de recomendaciones para mejorar la gestión El fortalecimiento de la cultura de la medición como base de la participación ciudadana y del mejoramiento institucional: La evaluación forma parte del sistema de gestión de la empresa. La utilización periódica de información facilita el cambio hacia una cultura institucional de análisis colectivo genera aprendizaje social. A la vez, tener metas, resultados confiablemente medidos, es una condición para tener efectivamente el control social de las comunidades a las que la E.S.E.Hospital municipal de Sabanagrande ofrece los servicios. Es la forma de promover el control social y la participación ciudadana CONTROL DISCIPLINARIO El desarrollo de la Oficina de Control interno Disciplinario, de la E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande corresponde a una exigencia de la Ley 734 de Código Disciplinario Único, de conformidad con lo estipulado en el artículo 76, se debe conformar la Oficina de Control Interno Disciplinario Interno para adelantar las investigaciones disciplinarias producto de las conductas irregulares atribuibles a los servidores de la ESE. Para cumplir con los propósitos de esta ley, se deberá adelantar la investigación y juzgamiento en primera instancia de las conductas que constituyan faltas disciplinarias cometidas por los servidores públicos de la E.S.E, correspondiendo la segunda instancia al Gerente General. En desarrollo de su objeto, se hace necesario que las actividades de todos los trabajadores vayan en conjunción con las funciones asignadas a las Empresas Sociales del Estado creadas mediante el Decreto 1750 de 2003, de manera que la prestación de los servicios de salud se realicen dentro de parámetros administrativos, servicios, controles, de conformidad con las normas administrativas, seguridad social y de calidad según la reglamentación vigente. En la aplicación del régimen disciplinario se aplicaran los principios rectores contenidos en la Constitución Política y en la ley 734 de 2002, aplicando los Tratados

12 Internacionales sobre los Derechos Humanos y los Convenios Internacionales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), ratificados por el gobierno de Colombia y lo dispuesto en los Códigos Contencioso Administrativo, penal, Procedimiento Penal y Procedimiento Civil en lo que no contravenga la naturaleza del derecho disciplinario. SON FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO: o Proyectar informes, oficios o autos disciplinarios para la firma del Gerente o Brindar asesoría a la Gerencia de la entidad en lo referente a asuntos disciplinarios. o Velar por la conducta de los servidores públicos de la institución. o Adelantar las Investigaciones Disciplinarias con motivo del resultado de indagaciones preliminares, de la queja, de los informes y sus anexos, o de oficio. o Asesorar al nominador encargado de fallar el proceso en segunda instancia. o Asesorar al nominador cuando se presente apelación al fallo de primera instancia para atender la segunda instancia. o Adelantar investigaciones e indagaciones preliminares según el caso, decretar las pruebas y fallar en primera instancia, surtir todos los trámites de los procesos disciplinarios que se adelantan en la entidad. o Responder los derechos de petición, las tutelas y brindar el apoyo jurídico que la Gerencia o cualquier dependencia requiera. o Coordinar a los abogados externos de la E.S.E para efecto de asignación de demandas y asuntos jurídicos, revisar los documentos jurídicos que estos desarrollen. o 5.3 REVISOR FISCAL: La E.S.E Hospital Municipal de Sabanagrande, tiene como marco legal para la contratación de la Revisoría Fiscal y la posterior ejecución del objeto contractual las siguientes normas: Código de Comercio, Ley 100 de 1993, Ley 145 de 1960, Ley 43 de 1990, Decreto 1876 de 1994 y las Circulares y resoluciones de la Junta Central de Contadores, Contaduría General de la República, Superintendencia Nacional de Salud y demás norma aplicables al objeto de la presente contratación. De conformidad con lo establecido por el artículo 14 del decreto Ley 1750 de 2003 y del Decreto 1876 de 1994, el régimen contractual para esta empresa será el establecido por las norma de Derecho Privado. Por lo anterior, para todos los efectos legales del contrato, así como para su celebración, ejecución y liquidación, el mismo se regirá por las normas de derecho privado y las demás que de común acuerdo se incluyan en el texto del mismo. La Empresa Hospital Municipal de Sabanagrande se interesó en seleccionar una persona natural o jurídica con capacidad para ejecutar servicios profesionales como Revisor Fiscal, a través de un contrato de prestación de servicios en atención a las normas legales

13 relacionadas con al revisoría fiscal, en particular el artículo 7º. Ordinal 3º de la Ley 43 de 1990 y los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio, y demás normas concordantes, constituyen sus principales actividades las siguientes: Ejercer un control y análisis permanente sobre las actividades de la empresa para que las operaciones se ejecuten con el mayor grado de eficiencia posible, y sobre le patrimonio, para que este sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado. Ejercer una vigilancia permanente sobre los actos administrativos, al tiempo de su celebración y ejecución, para que se ajusten al objeto social de la empresa y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, de suerte que no se cometan irregularidades en detrimento del Estado, al igual para que los administradores cumplan con sus responsabilidades. Ejercer una inspección constante sobre el manejo de los libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos en general, para asegurarse que la información y los registros en ellos incorporados sean veraces y fidedignos, correspondan con los documentos que lo soportan y cumplen los requisitos establecidos en la Ley. Emitir informes sobre los distintos aspectos y operaciones, al igual que emitir dictámenes sobre los estados financieros de la empresa, a efectos de establecer si los mismos reflejan razonablemente la situación financiera de la ESE y si en su preparación se aplicaron y observaron cabalmente los principios de contabilidad generalmente aceptadas. Colaborar con las entidades gubernamentales de regulación y control, para el caso, la Superintendencia Nacional de Salud. Llevar a cabo una actuación independiente y libre de conflictos de interés. Los revisores fiscales de los entes, bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con la ley, para cumplir con su labor, deberán ejercer, entre otras, las siguientes funciones: Cerciorarse que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la entidad objeto de su fiscalización, se ajusten a las prescripciones legales y estatutarias y a las decisiones de la junta directiva, o quien hagas sus veces e igualmente que las mismas se hayan desarrollado con eficiencia en pro de los objetivos sociales. Dar oportuna cuenta por escrito, a la junta directiva o quien haga sus veces y, al gerente según los casos, de las irregularidades que se presenten en el funcionamiento de la entidad. Colaborar con la Superintendencia Nacional de Salud, rindiéndole los informes oportunos, confiables, verificables, razonables y propios del ejercicio de la revisoría fiscal, así como aquellos que requiera el ente de control con fundamento en las circulares expedidas por la Superintendencia. Velar porque se lleve regularmente la contabilidad de la entidad y porque en la misma se reflejen verazmente la totalidad de las operaciones sociales e igualmente porque se lleven y conserven debidamente la correspondencia y los libros de actas y registro.

14 Velar por que al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, se preparen, presenten y difundan oportunamente, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas legales, los estados financieros de propósito general junto con sus notas, debidamente certificados, y por que los mismos hayan sido tomados fielmente de los libros oficiales del entre, verificando que se encuentren sustentados en comprobantes, soportes y documentos reales y fidedignos. Revisar y evaluar periódicamente el sistema de control interno adoptado por la entidad. Velar por que se lleven debidamente las actas de las reuniones de junta directiva o de quien haga sus veces. Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro titulo. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente de los valores sociales. Emitir el dictamen respectivo, sobre los estados financieros de propósito general, asi como aquellos estados financieros regulados por la Contaduría General de le Nación y demás organismos competentes preparados, presentados, y certificados por representante legal y el contador publico bajo cuya responsabilidad se prepararon, incluyendo la concordia sobre el informe de gestión presentado por los administradores. Los revisores fiscales no deberán suscribir y emitir dictámenes sobre estados financieros que no se encuentren sustentados en los libros oficiales de contabilidad o que no se hallen previamente certificados por la administración. Emitir con destino la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos. Velar por que los administradores con funciones de responsabilidad y manejo constituyan finanzas que garanticen adecuadamente el cumplimiento de sus funciones y el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que les sean encomendados durante el ejercicio de cargo. Velar por que la administración garantice la adecuada atención de los usuarios, así como el manejo técnico de su información sobre bases de datos actualizadas, de acuerdo con sanos principios de administración y conforme con las disposiciones que rigen el sistema de seguridad social en salud. Informar a la Superintendencia Nacional de Salud sobre el incumplimiento de las obligaciones que la entidad posea, así como las causas que le dieron origen. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas tributarias y aquellas de contenido parafiscal y avalara con su firma las declaraciones tributarias. Informar, cuando los administradores no lo hicieren, y dentro de una oportunidad prudencial, sobre la ocurrencia de hechos que conforman a las normas legales, sean causal de sometimiento de la entidad a vigilancia, supervisión especial, control, intervención, toma de posesión, concordato, liquidación obligatoria, revocatoria de su licencia o permiso de funcionamiento y, en general de cualquier situación que indique que el entre económico no podrá seguir funcionando normalmente.

15 Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud y las circulares e instrucciones emanadas de la Superintendencia Nacional de Salud. Cumplir las demás atribuciones que les señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con los anteriores le encomiende la asamblea. En general ejercer una fiscalización oportuna, integral y permanente, sobre los actos de los administradores, las operaciones sociales, los bienes, los derechos, los libros, los comprobantes, la correspondencia y damas documentos inherentes, con el fin de garantizar el manejo oportuno, eficiente, eficaz y transparente de los recursos financieros del sector salud y lograr así la adecuada prestación del servicio esencial de la salud a la población residente en el territorio colombiano CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBICA Ejerce el control fiscal sobre la gestión de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la nación. Este tipo de control se realiza en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley. La vigilancia de gestión fiscal del estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales PROCURADRIA GENERAL DE LA NACION. Vigila el cumplimiento de la constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos; protege los derechos humanos y asegura su efectividad con el auxilio el defensor del pueblo; vela por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas. VI. EL RESPETO AL CLIENTE EXTERNO E INTERNO Se pretende implementar un conjunto de estrategias diseñadas para satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Ante la diversidad de instituciones prestadoras de salud que presenta el mercado, la Empresa Social del Estado debe ir más allá de la mera satisfacción para conseguir la fidelidad de sus usuarios y ampliar el mercado que ya tenemos. Los usuarios fieles proporcionan márgenes mas altos, mas volumen de negocio y recomendaciones positivas a otros clientes potenciales.

16 Para lograr estos resultados, se requiere de participación activa de todos los empleados de la ESE, inculcando y poniendo en práctica uno de los valores mas representativo de la empresa, el respeto, el cual debe destacarse desde las mismas relaciones laborales, si no hay un principio de respeto básico entre compañeros de trabajo, no se garantiza el respeto hacia los usuarios, lo cual desdibuja todas nuestras mejores intenciones. Dentro de las características básicas en el tema de los clientes internos o empleados, se requieren: Fácil localización del personal de cualquier área. Obtener ayuda de cualquier empleado en el momento que se requiera. Respuesta inmediata del empleado al solicitar ayuda. Cumplimiento de los empleados de disposiciones internas, procedimientos y plazos. Terminaron el trabajo durante el plazo previsto. Comportamiento profesional en horas de servicio. Cortesía del personal en el trato de superiores jerárquicos, compañeros y subalternos. Cumplimiento de informes, medición. Cumplir y hacer cumplir los valores corporativos. Todos los esfuerzos de la empresa y desde todas sus áreas deben orientarse o lograr la satisfacción y fidelidad de los usuarios actuales y potenciales clientes que conforman el mercado. Por todo lo anterior, es necesario implementar un programa de calidad de servicio que contenga los siguientes aspectos esenciales: FORMACION en todos los niveles y el área de la ESE en los conceptos principales del mercado, con el fin de lograr una comprensión RACIONAL de la importancia de la satisfacción de los clientes. RAPIDEZ DE RESPUESTA a cualquier necesidad puntual de usuarios, ya sea en un centro de atención ambulatoria o de una unidad hospitalaria, mejora de forma sustancial la calidad de la atención de la competencia. Debemos desechar para siempre el clima de confrontación entre usuarios y empleados, de manera que ganemos confianza y credibilidad en usuarios satisfechos, los cuales nunca se marcharan por sorpresa por que en lugar de resentimiento habrá aprecio y respeto. PROHIBICIONES. En el trato del cliente se deben empezar a eliminar frases como: YO NO SE ; TENDRÁ QUE ESPERAR ; USTEDES LOS USUARIOS SE QUEJAN DEMASIADO ; ESTOY SOLO, MI COMPAÑERO ESTA ENFERMO ; LO

17 SIENTO PERO YO NO ESTOY AUTORIZADO, SON LAS NORMAS DE LA EMPRESA ; ES IMPOSIBLE HACERLO ; CONCRETE USTED LO QUE QUIERE ; NO TIENE NI IDEA DEL TRABAJO QUE ESTO REPRESENTA ; NO QUIERE ESCUCHARME ; NO ME ENTIENDE USTED, YA SE LO HE EXPLICADO VARIAS VECES ; NO LE HAN PASADO A LA OTRA OFICINA? ; NO TENGO TIEMPO ; NO, NO, NO. DEBEMOS EMPEZAR A IMPLEMENTAR: BUENOS DÍAS SEÑOR O SEÑORA (POR SU NOMBRE); GRACIAS ; SI, POR SUPUESTO ; ENSEGUIDA ; AHORA MISMO LE INFORMO ; SIÉNTESE POR FAVOR ; CELEBRO VERLE DE NUEVO ; BIENVENIDO, CONFÍO EN VERLE PRONTO ; ESPERO HABERLE COMPLACIDO. Recordemos que un si, trae otro si, el del cliente y este es el que buscamos. Un si, trae al final la verdadera satisfacción del cliente. Todos los empleados debemos convertirnos en expertos en resolver situaciones difíciles de manera que logremos multiplicar la fidelidad de los clientes. Es una tarea difícil y delicada que requiere una atención minuciosa hacia el aspecto humano de la relación con el cliente, es la manera mas eficaz de conservar al cliente y menos costosa que implementar costosas campañas publicitarias de nuestros servicios. VII. IMPLEMENTACION Y FUNCION DE COMITES Como parte fortaleciente de la función gerencial de la ESE, y con el fin de realizar un seguimiento puntual a las labores desarrolladas y el cumplimiento de objetivos se establece la obligatoriedad de llevar a cabo los siguientes comités. Se recomienda realizar: Comités Técnico Científico Comités de Ética Hospitalaria Comités de Hospitalización e Historias Clínicas Comités de vigilancia epidemiológica. Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial Comités de Control Interno Comités Técnico Administrativo Comités de Farmacia Comités de adquisiciones y contratación de Bienes, Obras y Servicios. Comités de fármaco vigilancia. Comités de salud ocupacional.

18 7.1. COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO (OJO COMENTAR ESTE PUNTO RESOLUCIÓN 112 DE 6 D EJUNIO DE 2001 ARMONIZA RESOL DEL MINPOROTECCIÓN COMITÉ TECNICO CIENTIFICO ES LA ESE EOC? ENTIDAD OBLIGADA A COMPENSAR?) Este Comité le corresponde asesorar al Gerente en la toma de decisiones que promuevan y mantengan el desarrollo dinámico de las diferentes áreas de la entidad; estará integrado por el Gerente General, Subgerente científico, Subgerente administrativo, Subgerente A.P.S.M. Jefe de Oficina de Control Interno, Médico psiquiatra y el Jefe de Control interno Disciplinario FUNCIONES: o Velar por el cumplimiento de las normas técnico científicas que expida el Ministerio de la Protección Social. o Analizar y estudiar propuestas que propendan por el mejor funcionamiento de las diversas áreas funcionales. o Sugerir soluciones para superar las debilidades de las diferentes unidades Funcionales y acciones que apoyen la toma de decisiones gerenciales, de tal forma que se pueda garantizar el funcionamiento general de la Empresa Social del Estado. o Promover el mantenimiento de un alto nivel científico y técnico en los profesionales que hacen parte de la institución. o Sugerir mejoras técnico científicas encaminadas a asegurar la óptima actividad profesional. o Propender y motivar hacia el ejercicio ético de la práctica médica. 7.2 COMITÉ DE ETICA HOSPITALARIA El objetivo de este Comité es asesorar y orientar a los profesionales de la salud que hacen parte de la Empresa Social del Estado, en la determinación de normas y procedimientos éticos que garanticen la integridad de la persona humana y promuevan el sano ejercicio de la actividad técnica y científica. Estará conformada por : El Gerente, Subdirector Científico, Subgerente A.P.S.M. un representante del cuerpo médico, un representante del cuerpo de enfermería, un representante de Psicología y Representantes de la Comunidad, dos de la alianza de los usuarios y dos de los COPACO FUNCIONES o Promover programas de promoción y prevención en el cuidado de salud individual, familiar, ambiental, y los dirigidos a construir una cultura de servicio público.

19 o Divulgar entre los funcionarios y la comunidad usuaria los derechos y deberes en salud. o Velar porque se cumplan en forma ágil y oportuna, de los derechos y deberes tanto del paciente como del profesional que presta el servicio. o Proponer y vigilar el cumplimiento de las medidas que mejoren la oportunidad y la calidad técnica y humana de los servicios de salud y preserven su menor costo. o Atender y canalizar las inquietudes y demandas sobre prestación de servicios de la respectiva institución, por violación de los deberes y derechos ciudadanos en salud, a través del sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU). o Emitir un acta de cada reunión y remitirlas trimestralmente a la Secretaria Departamental en Salud. o Revisar las normas y procedimientos del hospital para que se ajusten a la ética. o Analizar y asesorar las decisiones relacionadas con problemas de carácter ético. 7.3 COMITÉ DE HOSPITALIZACIÓN E HISTORIAS CLÍNICAS Este Comité estará integrado por : El subgerente científico, un representante del cuerpo médico, el coordinador de estadística, un representante del cuerpo de enfermería, un representante del equipo de trabajo social y un representante del equipo de psicología. El objeto principal de este comité es asesorar y orientar a los profesionales de la saluden el cumplimiento de las normas establecidas tanto para el diligenciamiento como para el manejo adecuado de la Historia Clínica, debido a que es un documento que facilita el control y la evaluación de la calidad y eficacia de la atención brindada al paciente FUNCIONES Adoptar las normas nacionales sobre el contenido de la Historia Clínica, su forma de diligenciamiento y velar por que estas se cumplan. Asegurar el uso de técnicas eficientes para archivar, catalogar y conservar las Historias Clínicas, con el fin de que estas se encuentren fácilmente disponibles. Comunicar a la Gerencia y al Comité Técnico científico cualquier cambio en los formatos de Historia Clínica. Implantar y poner en funcionamiento un Sistema de Información para el manejo de registros estadísticos que facilite el enlace con los niveles administrativos y permita la consolidación de los datos individuales. Velar porque se preste de manera eficiente y oportuna los cuidados por parte de los equipos interdisciplinarios al paciente hospitalizado. Divulgar entre los funcionarios responsables de esta área los deberes y derechos tanto de éstos como de los pacientes a su cuidado y que se respeten mutuamente.

20 Vigilar por el cumplimiento de las guías de manejo (protocolos de tratamiento) y el reglamento para pacientes y familiares por parte del personal asistencial. Atender, estudiar y buscar soluciones a las inquietudes, problemas y dificultades en la prestación de los servicios médicos, de enfermería psicología etc. y en el servicio de hospitalización. Solicitar a los médicos tratantes llevar al Comité aquellos casos que superen los 30 y 60 días con el fin de estudiar l posibilidad de autorizar una prorroga si los criterios clínicos lo justifican. El Comité llevará todo caso que presente dificultades diagnosticas y/o terapéuticas o de manejo de salas para estudio en un caso clínico con el fin de estudiar alternativas de solución a dicha problemática. Elaborar y vigilar los planes de información, promoción y psicoeducación para los pacientes y sus familiares durante el período de hospitalización. 7.4 COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA Este comité se reunirá una vez por mes, estará integrado por los siguientes funcionarios: Gerente, subgerente científico, subgerente administrativo, subgerente A.P.S.M.; coordinador de epidemiología, representante del cuerpo de enfermería y un auxiliar de enfermería. El objeto principal de este Comité es, asesorar a las directivas de la ESE en la definición, interpretación y aplicación de las medidas preventivas y correctivas tendientes a reducir la incidencia de la infección intrahospitalaria, sus factores condicionantes y desencadenantes, todo ello con el fin de garantizar la seguridad del paciente y del personal que labora en la institución FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir las normas sobre vigilancia epidemiológica. Orientar la aplicación de las normas operativas de prevención de la infección intrahospitalaria y de bioseguridad. Mantener un diagnóstico actualizado en cuanto a la ocurrencia de infecciones intrahospitalaria y factores de riesgo. Identificar los procedimientos, circunstancias ambientales y otros factores causantes de la aparición y diseminación de la infección intrahospitalaria. Estandarizar los criterios de vigilancia y protocolos de manejo. Implementar programas de capacitación en aspectos tales como: prevención, vigilancia y control de infecciones hospitalarias. Asesorar, supervisar y controlar el manejo que se da a los desechos hospitalarios. Promover y orientar la participación de la comunidad en acciones de vigilancia epidemiológica comunitaria.

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