Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 1 de 11 Fecha de emisión: 06 de enero de 2014 Fecha de modificación: 23 Agosto 2016

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1 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 1 de OBJETIVO Tramitar el registro y control de exámenes extraordinarios, de acompañamiento y. 2. ALCANCE Aplica para el trámite del registro y control de exámenes extraordinarios, de acompañamiento y que solicita el alumno de la FEDU. 3. POLÍTICAS El concepto de examen extraordinario se describe en el artículo 8 fracción IV del RIEUADY y se rige por los artículos del 43 al 48 del RIEUADY y por los artículos del 53 al 55 y del 57 al 60 del Reglamento Interior de la FEDU. Por lo que el alumno al reprobar una asignatura, tendrá derecho a presentar tres exámenes extraordinarios en el periodo escolar siguiente. Si el alumno no aprueba al tercer examen extraordinario tendrá derecho a recursar la asignatura una vez más con derecho a un examen ordinario. Si no aprobase el examen ordinario, tendrá derecho a un examen extraordinario. Si no aprobase el examen extraordinario, tendrá derecho a solicitar a Control de la FEDU la revisión de su situación académica. Si su situación académica cumple con los requisitos reglamentarios para solicitar un examen especial, podrá solicitarlo. Si aprueba el examen especial podrá continuar con sus actividades académicas, si reprueba el examen especial se le da de baja del programa por reglamento. Si la situación académica del alumno no cumple con los requisitos reglamentarios para solicitar examen especial, se le dará de baja del programa por reglamento El concepto de examen especial se describe en el artículo 8 fracción V del RIEUADY y se rige por los artículos del 49 al 53 del RIEUADY y a los artículos 56 y 60 del Reglamento Interior de la FEDU El alumno deberá entregar el pago de derechos a Control para poder ser registrado y presentar el examen extraordinario, de acompañamiento, y especial según sea el caso El personal docente deberá registrar en el SICEI sus calificaciones y entregar el acta respectiva de los exámenes extraordinarios, de acompañamiento y dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha de su realización, según las fechas y horas señaladas en el calendario de examen extraordinario y de acompañamiento y oficio de examen especial, según sea el caso, que emite SAD (Secretaria Administrativa).

2 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 2 de El personal docente tendrá un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a los estipulados en la política 3.4. de este procedimiento para realizar cambios en las calificaciones de exámenes extraordinarios, de acompañamiento y debiendo acudir a Control y entregar el acta respectiva actualizada Si el docente no ha capturado calificaciones o necesita hacer modificaciones a las mismas de sus exámenes extraordinarios, de acompañamiento o después de los diez días hábiles reglamentarios descritos en las políticas 3.4. y 3.5. de este procedimiento, deberá entregar una solicitud a Control dirigida al Secretario(a) Administrativo(a) de la FEDU para que se gestione la autorización y el jefe del departamento de Control le dé acceso al docente en el SICEI y pueda realizar la captura o la modificación El concepto de examen de acompañamiento se encuentra definido en los lineamientos del MEFI. Por lo que el alumno al a reprobar una asignatura en curso regular tendrá derecho a tres oportunidades adicionales para aprobar la asignatura, pudiendo ser: 1. Volverla a llevar en curso regular. 2. Cursarla por acompañamiento en dos oportunidades. Después de todo lo anterior si el alumno no aprobase la asignatura causaría baja definitiva o por reglamento del programa.

3 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 3 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Alumno Dirección de FEDU Secretaría Académica INICIO 1 Definir y publicar calendario 2 3 Consultar fechas Verificar historial académico Secretaria Administrativa Docente Tiene derecho? no si Es extraord. o acomp.? si 5 Capturar lista, Coordinar fecha y hora de examen e imprimir lista Informar solicitud de examen especial 7 no Pagar y entregar derecho Solicitar kardex Elaborar oficio a Finanzas de UADY y entregar al alumno 14 Recibir derecho y elaborar oficio 15 Turnar a dirección 17 Capturar y emitir lista y oficio de notificación 8 Solicitar examen especial a direción 13 Entregar oficio, pagar y entregar derecho Recibir solicitud Emitir respuesta al alumno Autorizar sínodo Solicitar Karex, analizar e informar resultado 18 Aplicar y evaluar examen, capturar resultados, imprimir, firmar y entregar FIN

4 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 Definir y publicar calendario T2 Consultar fechas Alumno T3 Verificar historial académico 1.1 Define los calendarios de pagos de exámenes extraordinarios y de acompañamiento, los publica en el área de Control y en la página web de la FEDU, servicios/control. Nota 1: La T1 (tarea 1) se realiza después de concluido el periodo de exámenes ordinarios y regulares. Nota 2: En el caso de examen especial, el alumno solicita información a Control acerca de la asignatura que quiere presentar en dicho examen. 2.1 Consulta en Control o en la página web de la FEDU, servicios/control, las fechas establecidas de los calendarios de pagos de exámenes extraordinarios y de acompañamiento. 3.1 Verifica el historial académico del alumno y determina si tiene o no derecho al examen extraordinario, de acompañamiento o especial. Nota 1: Si el alumno no tiene derecho a examen extraordinario, de acompañamiento o especial se finaliza el procedimiento y se estará sujeto a los artículos descritos en la política 3.1, 3.2 y 3.7 de este procedimiento según sea el tipo de examen. Nota 2: En el caso del examen especial control escolar verifica y notifica al solicitante por oficio su derecho o no a solicitarlo. Nota 3: Si el alumno tiene derecho a examen extraordinario o de acompañamiento pasa a la T4 (tarea 4). Si el alumno tiene derecho a examen especial pasa a la T6 (tarea 6).

5 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 5 de 11 T4 T5 Pagar y entregar derecho Capturar lista, Coordinar fecha y hora de examen e imprimir lista Alumno T6 Solicitar kardex Alumno T7 T8 Informar solicitud de examen especial Solicitar examen especial a dirección Alumno T9 Recibir solicitud Dirección de FEDU T10 Solicitar Karex, analizar e informar resultado Secretaría Académica 4.1. Paga el derecho de examen extraordinario o de acompañamiento en la caja de la FEDU según la fecha estipulada por el calendario de pagos respectivo. 4.2 Entrega el pago del derecho de examen extraordinario o de acompañamiento a Control. 5.1 Captura los datos del examen extraordinario o de acompañamiento en el SICEI para emitir la lista correspondiente. 5.2 Coordina con el docente la fecha y hora de realización del examen. 5.3 Imprime dos listas de examen extraordinario o de acompañamiento; una para el docente y otra para el archivo. Se continúa en la T18 (tarea 18) de este procedimiento. 6.1 Solicita el Kardex de consulta a Control para conocer su situación. 7.1 Informa al alumno mediante el oficio de Notificación para solicitar examen especial firmado por la secretaría administrativa que procede su solicitud de examen especial. Se saca una copia para la carpeta de control de exámenes. Nota 1: Si el alumno cumple con los requisitos para presentar el examen especial pasa a la T8 (tarea 8). Si el alumno no cumple con los requisitos para presentar examen especial se le informa verbalmente que se le dará de baja del programa y se le cita para darle el oficio por escrito su baja del programa. 8.1 Solicita por escrito mediante Oficio de Solicitud de examen especial a la dirección su examen especial a la Dirección de la Facultad. 9.1 Recibe Oficio de Solicitud de examen especial a la dirección y la turna a la Secretaría Académica para verificación de requisitos Solicita Kardex a Control, analiza la información e informa a la Dirección del resultado.

6 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 6 de 11 T11 T 12 T 13 T 14 T15 Emitir respuesta al alumno Elaborar oficio a Finanzas de UADY y entregar al alumno Entregar oficio, pagar y entregar derecho Recibir derecho y elaborar oficio Turnar a dirección Dirección de FEDU Alumno T16 Autorizar sínodo Dirección T17 Capturar y emitir lista y oficio de notificación 11.1 Emite respuesta al alumno por escrito, mediante Oficio de Autorización de examen especial en el que se indica el resultado de su solicitud y entrega copia a Control. Nota 1: Si se le autoriza al alumno presentar examen especial pasa a la T12 (tarea 12) Elabora oficio de Solicitud de Cobro de examen especial dirigido al Director General de Finanzas de la UADY, firmado por el Secretario Administrativo de la FEDU, para solicitarle el cobro de derechos al alumno Entrega original del oficio firmado al alumno para que haga la gestión en la UADY y el alumno firma de recibido la copia del mismo oficio Entrega oficio de Solicitud de Cobro de examen especial y paga en la Caja General de la UADY su Derecho de examen especial Entrega Derecho de examen especial a Control de la FEDU Recibe Derecho de examen especial y elabora oficio Propuesta de sínodo, fecha y hora de examen especial el cual firma la Secretaria(o) administrativa(o) y la secretaria (o) académica(o) para solicitar a Dirección sínodo, fecha y hora del examen especial y turna a control escolar Turna a dirección de FEDU el oficio de Propuesta de sínodo, fecha y hora del examen especial Autoriza sínodo, fecha y hora del examen especial, en el oficio de Propuesta de sínodo, fecha y hora de examen especial con un visto bueno y lo regresa a control escolar Captura los datos del examen especial en el SICEI Emite Lista de Notificación de examen especial para el sinodal y Oficio de notificación de examen especial para el alumno. Los originales son para el sínodo y para el alumno respectivamente y las copias para el archivo de la FEDU.

7 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 7 de 11 T18 Aplicar y evaluar examen, capturar resultados, imprimir, firmar y entregar acta Docente 18.1 Aplica el examen a lo(s) alumno(s) registrados en la lista de extraordinarios, de acompañamiento o según sea el caso, los evalúa, captura los resultados en el SICEI, imprime, firma y entrega a Control el Acta de calificación en máximo de 5 días hábiles Enlaza con el Procedimiento para el registro y control de calificaciones de exámenes ordinarios en la T4.1 (tarea 4.1). 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento Reglamento de Inscripciones y Exámenes de la UADY. Página web de la UADY Reglamento Interno de la Facultad de Educación. Secretaria Administrativa P-FEDU-CE-03 Procedimiento para el registro y control de calificaciones de Página web de la FEDU exámenes ordinarios. Lineamientos del MEFI. Página web de la UADY 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros Notificación para solicitar examen especial Solicitud de examen especial a la dirección exámenes Archivo de dirección y Carpeta de control de exámenes Control Siempre disponible Control Siempre disponible

8 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 8 de 11 Autorización de examen especial Solicitud de cobro de examen especial Derecho de examen especial Derecho de examen extraordinario o de acompañamiento Propuesta de sínodo, fecha y hora de examen especial Lista de Notificación de examen especial Oficio de notificación de examen especial (al alumno) Acta de calificación de examen extraordinario, acompañamiento o especial Archivo de dirección y exámenes exámenes exámenes Carpeta de control de exámenes extraordinarios exámenes exámenes exámenes Libro de actas y en SICEI Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control Siempre disponible Control y Secretaría General Siempre disponible 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Derechos de examen extraordinario, de acompañamiento y especial Alumno Acta de Examen extraordinario Acta de Examen de Acompañamiento Acta de examen especial Alumno Regularizar su situación académica

9 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 9 de GLOSARIO SIGLAS CC: Consejo de Calidad CE: Control CIPLADE: Coordinación Institucional de Planeación y Desarrollo DGF: Dirección General de Finanzas F: Formato FEDU: Facultad de Educación : No Aplica P: Procedimiento REV: Revisión SAD: Secretaría Administrativa SICEI: Sistema de Información de Control Institucional T: Tarea UADY: Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES KARDEX. Historial académico del alumno inscrito a un programa de estudios de FEDU.

10 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 10 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o Descripción de la modificación y mejora página Título del procedimiento, Se agregó el término de acompañamiento. Objetivo, Alcance 3.3, 3.4, 3.5 Se le agregó el termino de acompañamiento. Políticas Se agregó la política 3.7. Descripción del procedimiento Control de registros Enfoque a procesos Firma de la persona que elaboró T-1 a la T-05. Se le agregó el término de acompañamiento. T-11 Se eliminó la Nota 2. Se le agregó el término de acompañamiento. Se le agregó acta de examen de acompañamiento Fecha de modificación 02 de mayo de 2016 Cambio del Jefe del Departamento 23 de Agosto 2016 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó C.P. Karina Irene Flores Pérez MAOE Jefe de Control Dra. Nora Verónica Druet Domínguez Secretaria Académica Mtra. Gladys Julieta Guerrero Walker Directora de la Facultad de Educación Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.

11 Código: P-FEDU-CE-06 Revisión: 02 Página: 11 de 11

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