Procedimiento Operativo para la Inscripción, Acreditación, Regularización y Certificación

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1 Página: 1 de 9 1. Propósito. Regular el ingreso y registro de los aspirantes seleccionados y regular y controlar el registro del reingreso de los alumnos promovidos de semestre. Establecer los requisitos para el reconocimiento de la acreditación de las asignaturas. Establecer las actividades necesarias para la acreditación de las asignaturas de los alumnos irregulares y actualizar su historial académico. Establecer las actividades necesarias para la elaboración del Certificado Total de Materias y documentación del alumno al haber concluido todas las materias del Plan de Estudios. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a la Dirección General, Dirección de Servicios Administrativos, Control Escolar del SEER, Depto. de Servicios Escolares, Aspirantes y s. Comienza con la elaboración de la convocatoria y concluye con la entrega del certificado y la documentación oficial al egresado así como el resguardo en Archivo de la Documentación Oficial debidamente revisada y validada por todas las instancias. 3. Políticas de operación (Responsabilidades) La Dirección de Servicios Administrativos deberá dar a conocer la Convocatoria y resultados en los siguientes medios de comunicación, periódico de la localidad, Página WEB de la Institución así como también directamente en las oficinas de la BECENE, se deberá dar seguimiento puntual a todo el proceso de inscripción y seguir las Normas de Control Escolar para las Licenciaturas de Formación de s en la Modalidad Escolarizada del Periodo Escolar Vigente. El Examen de Admisión deberá ser proporcionado por la Institución Evaluadora CENEVAL y entregar los resultados producto de su revisión. El Procedimiento inicia al recibir la carga horaria y asignación de materias para cada semestre del personal docente por parte del Departamento de Recursos Humanos y concluye con la documentación que evidencia la valoración de los estudiantes a lo largo del proceso educativo, la cual es debidamente legalizada por las instancias Oficiales y termina con el Archivo de la misma en las oficinas de Control Escolar.

2 Página: 2 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

3 Página: 3 de 9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. ENTREGA DOCUMENTACIÓN Cumple requisitos de admisión o acreditación y entrega documentación la cual incluye solicitud de inscripción y carta compromiso. Anexos BECENE- -01, BECENE INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN DEL 1 AL 8 SEMESTRE Se recibe la documentación de los alumnos para registrarlos ante el Departamento de Control Escolar y se checan todos los datos personales (CURP, nombres y promedio). Control escolar 3. GENERA LISTA POR GRADO, GRUPO Y LICENCIATURA SE IMPRIME Y SE ENVÍA REGISTRO DE ESCOLARIDAD. Se generan listas de asistencia de alumnos inscritos a las diferentes Licenciaturas, grado y grupo, se imprimen los Registros de Escolaridad con el total de alumnos inscritos al semestre y ciclo escolar, y se envían al SEER. Se Imprimen Anexo Listas de asistencia BECENE- -03 Control escolar 4. AUTORIZA REGISTRO DE ESCOLARIDAD Y SE REENVÍA. El Departamento de Control Escolar recibe la documentación de inscripción la revisa y autoriza y la regresa a la escuela ya firmada por las autoridades. Anexo Registro de escolaridad BECENE- -04 Control escolar - SEER 5. RECIBE LISTAS Los docentes reciben listas de asistencia para llevar el control de asistencia de los alumnos inscritos y poner las incidencias durante los periodos de evaluaciones para todo el semestre. 6. EVALÚA Y REGISTRA Los docentes evalúan a los alumnos y registran las calificaciones de los tres periodos ó cuatro, en su caso en el plan nuevo 2012 de Primaria y Preescolar Anexo BECENE- -05

4 Página: 4 de 9 7.GENERA BOLETA 8. RECIBE BOLETA 9. CONFORME CON LA CALIFICACIÓN 10. VERIFICA CALIFICACIÓN PROCEDE CAMBIO 11. AUTORIZA 12. REGULAR O IRREGULAR concentrado de calificaciones Control Escolar recibe calificaciones impresas por Licenciatura, grado y grupo y genera las boletas las pasa a firma a Dirección General, regresan a control escolar y se entregan a los coordinadores para que se entreguen a los alumnos por medio de su asesor. Anexo Concentrado final de calificaciones BECENE- -06 El alumno recibe su boleta por cada periodo de evaluación, verifica que estén correctas las calificaciones. Anexo Boletas BECENE- DSA- DSE- PO Si el alumno está conforme con su calificación se mantiene. Si el alumno no está conforme con su calificación en caso de que tenga algún error, busca al maestro para que se modifique la calificación, van a control escolar para que se autorice el cambio y proceda la corrección. Se le comunica a la Dirección de Servicios Administrativos del cambio de calificación para que de su autorización para que el Departamento de Control Escolar haga el cambio en los archivos del sistema de captura de calificaciones y se vuelva a imprimir la boleta. Al término del semestre los alumnos regulares se inscriben al ciclo escolar siguiente (Paso 2) s irregulares se inscriben y presentan exámenes extraordinarios según el calendario mostrado en las plantas de maestros y alumnos involucrados en el proceso de regularización. Una vez realizado el pago de los exámenes extraordinarios a los que tiene derecho a presentar se le entrega un recibo que indica las materias y oportunidades que tiene derecho a presentar en el periodo de E.E.R. Anexo Recibo de inscripción extraordinario BECENE- -08 (Paso 19) Control Escolar Dirección de Servicios Administrativos

5 Página: 5 de OCTAVO SEMESTRE El alumno recibe su Certificado de Terminación de Estudios en la Ceremonia de fin de curso. Boleta de fin de ciclo BECENE CERTIFICA 15. AUTORIZA 16. AUTORIZA 17. RECIBE 18. RECIBE CERTIFICADO 14.0 Se integran las calificaciones de 1 a 8 semestre, se imprimen los proyectos y se envían a la dirección General para autorización Imprime certificados La Dirección General recibe la documentación debidamente revisada y autorizada, se turna al Departamento de Control Escolar para entregarse a los alumnos. Registro de regularización BECENE- -09 El SEER revisa y autoriza los certificados y proyectos Se recibe la documentación revisada y autorizada por el SEER. Los alumnos que terminan el octavo semestre de todas las Licenciaturas reciben su Certificado de Terminación de Estudios (Anexo 11), firman de recibido previamente una relación para llevar el control de dichos documentos REDCE (Relación de Documentos de Certificado). Anexo Certificado total de materias, BECENE- -11 Control escolar Dirección General S.E.E.R Dirección General y Dirección de Servicios administrativos 19. ORGANIZA EXÁMENES EXTRAORDINARIOS 20. APLICA EXAMEN EXTRAORDINARIO El Departamento de Control Escolar organiza y publica los Exámenes Extraordinarios de Regularización para los alumnos que sean irregulares. Plantas de E.E.R. BECENE- DSA- DSE- PO El recibe un Nombramiento del Departamento de Control Escolar con la materia, el día, la hora, así como el número de aula en la que se llevará a cabo aplicación de los Exámenes Extraordinarios de Regularización. Nombramiento para aplicar examen extraordinario BECENE- DSA- Control escolar

6 Página: 6 de APLICA EXAMEN EXTRAORDINARIO 22. REVISA NORMAS DE CONTROL ESCOLAR CUMPLE REQUISITOS 23. BAJA TEMPORAL O DEFINITIVA DSE-PO El docente aplica el examen extraordinario al alumno según las oportunidades que tenga de acuerdo al porcentaje de asistencia obtenido durante el semestre. El Departamento de Control Escolar revisa las Normas de Control Escolar, para determinar si el alumno cumple con los requisitos establecidos por las mismas y le otorga derecho de inscripción. Si el alumno no cumple con las políticas de regularización expuestas en las Normas de Control Escolar, procede una baja temporal o baja definitiva. Control Escolar Control Escolar 6.- Documentos de Referencia Documentos Normas de Control Escolar para las Licenciaturas del Subsistema de Formación de s en la Modalidad Escolarizadas vigentes. Código (cuando aplique) N/A 7. Registros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Solicitud de inscripción Perpetuidad Control escolar BECENE- -01 Carta Compromiso Perpetuidad Control escolar BECENE- -02 Listas de asistencia Perpetuidad Control escolar BECENE- -03 Registro de escolaridad Perpetuidad Control escolar BECENE- -04 Concentrado de calificaciones Concentrado final de calificaciones Perpetuidad Control escolar BECENE- -05 Perpetuidad Control escolar BECENE- -06 Boletas Perpetuidad Control escolar BECENE- -07

7 Página: 7 de 9 Recibo de inscripción extraordinario Registro de regularización Perpetuidad Control escolar BECENE- -08 Perpetuidad Control escolar BECENE- -09 Boleta de fin de ciclo Perpetuidad Control escolar BECENE- -10 Certificado total de materias Perpetuidad Control escolar BECENE- -11 Plantas de E.E.R. Perpetuidad Control escolar BECENE- -12 Nombramiento para aplicar examen extraordinario Perpetuidad Control escolar BECENE Glosario E.E.R Examen extraordinario de regularización Plantas de E.E.R Publicación de exámenes extraordinarios indicando fecha, aula, ubicación materia lista de alumnos y docente que aplica el examen extraordinario de regularización. 9.0 Anexos Solicitud de inscripción BECENE- -01 Carta Compromiso BECENE- -02 Listas de asistencia BECENE- -03 Registro de escolaridad BECENE- -04 Concentrado de calificaciones BECENE- -05 Concentrado final de calificaciones BECENE- -06, Boletas BECENE- -07 Recibo de extraordinario BECENE- -08 Registro de regularización BECENE- -09 Boleta de fin de ciclo BECENE- -10 Anexo Certificado total de materias BECENE- -11

8 Página: 8 de 9 Plantas de E.E.R. BECENE- -12 Nombramiento para aplicar examen extraordinario BECENE Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 3 30 de junio 2011 Cambio de firma del dueño de proceso Cambio de colores anexo 9.3 y se agregó código de control y revisión Cambio títulos de actividades de procedimiento Cambio de color de diagrama de flujo 4 16 de junio de 2014 Rediseño de Procedimiento operativo para la inscripción y reinscripción de alumnos. BECENE-DSE-PO-01, se cambió el código por BECENE- DSA- DSE-PO-01 y se nombró Procedimiento para la Inscripción, Acreditación, Regularización y Certificación debido a la integración de los cuatro procedimientos que llevan por nombre: BECENE-DSE-PO-01 Procedimiento operativo para la Acreditación de los alumnos. BECENE-DSE-PO-02 la Regularización de los s. BECENE-DSE-PO Procedimiento operativo para el proceso de Certificación de alumnos de octavo semestre. BECENE-DSE-PO la Regularización de los alumnos.

9 Página: 9 de 9 Se eliminaron los siguientes anexos: Ficha de datos personales BECENE-DSE-PO-01-01,Entrega de Folios de CENEVAL BECENE- DSE-PO-01-04, Autorización para alumnos de Traslado a Nuevo Ingreso BECENE-DSE-PO-01-06, Constancia de Servicio Social BECENE-DSE-PO-04-02, Constancia de Promedio BECENE- DSE-PO-04-03, Recibo de Documentos Entregados BECENE- DSE-PO Se agregaron anexos: Registro de escolaridad BECENE- -04 Certificado total de materias BECENE- -11 Los anexos que continúan vigentes fueron recodificados como se muestra a lo largo de este procedimiento. NOMBRE: FIRMA: CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Belén Wendolin Cervantes Dr. Jesús Alberto Leyva Ortiz Dr. Francisco Ortiz Hernández García FECHA: 16 de Junio de de Junio de de junio de 2014

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