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1 CONTENIDO Pág. 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA PLATAFORMA ESTRATEGICA DE LIDERAZGO POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL 4. POLÍTICAS DE GESTION ETICA INTERNA Y EXTERNA SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL MECANISMOS DE DIFUSIÓN Y SOCIALIZACION CONTROL SOBRE EL SISTEMA DE GESTION ETICA INSTITUCIONAL GLOSARIO DE TÉRMINOS

2 CONTENIDO Pág. 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA PLATAFORMA ESTRATEGICA DE LIDERAZGO POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL 4. POLÍTICAS DE GESTION ETICA INTERNA Y EXTERNA SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL MECANISMOS DE DIFUSIÓN Y SOCIALIZACION CONTROL SOBRE EL SISTEMA DE GESTION ETICA INSTITUCIONAL GLOSARIO DE TÉRMINOS

3 1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA Servicio Occidental de Salud S.A. S.O.S., (en adelante S.O.S.), es una Entidad Promotora de Salud, actor dentro del sector del Sistema General de la Seguridad Social en Salud, con una clara vocación de servicio y responsabilidad social en salud para la prestación del Plan Obligatorio de Salud y los Planes de Atención Complementaria, para nuestro caso (Familiar, Bienestar, Excelencia y Familiar Quimbaya) en el ámbito nacional. Fue creada en 1995 por las Cajas de Compensación Familiar del Sur occidente Colombiano, quienes con una experiencia superior a 35 años aportando al bienestar integral de la población colombiana en sus diferentes servicios y con la puesta en marcha de la Ley 100 de 1993, decidieron continuar generando impacto social positivo sobre la comunidad, particularmente en el aseguramiento de la población y la prestación de servicios de salud. Como Entidad Promotora de Salud, S.O.S. se encuentra sometido a la vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, ente fiscalizador de los servicios de salud en el país. Conscientes de la importancia que tienen las prácticas de buen gobierno corporativo, S.O.S. ha adoptado el presente Código que compila los distintos mecanismos e instrumentos, mediante los cuales la Organización garantiza una gestión transparente de todas las actividades, relacionadas con el desarrollo de su objeto social y asegura el respeto por los cotizantes y beneficiarios afiliados, empleadores, proveedores de salud y administrativos, colaboradores, accionistas y comunidad en general. 1.1 IDENTIFICACIÓN Y NATURALEZA La Entidad Promotora de Salud, S.O.S. S.A., es una entidad aseguradora de salud, creada mediante escritura pública número mil seiscientos sesenta y siete (1667), otorgada en la Notaría Quinta (5 ) del Círculo de Cali el veintiocho (28) de junio de mil novecientos noventa y cinco (1995). por la Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca Comfamiliar Andi, la Caja de Compensación Familiar de Caldas Comfamiliares Caldas, la Caja de Compensación Familiar de Risaralda Comfamiliar Risaralda, la Caja de Compensación Familiar Comfamiliares Unidos del Valle Comfaunión, la Caja de Compensación Familiar de Tulúa, la Caja de Compensación Familiar de Cartago, la Caja de Compensación Familiar de Buga, la Caja de Compensación Familiar de Buenaventura, la Caja de 3

4 Compensación Familiar Comfacol Comfepicol Comsocial, y la Caja de Compensación Familiar de La Dorada. La Sociedad fue constituida como una sociedad anónima y, a la fecha, sigue siendo esa su naturaleza; se denomina Entidad Promotora de Salud S.O.S. S.A. S.O.S. ; puede usar como denominación social abreviada la expresión EPS S.O.S. S.A. ; tiene su domicilio principal en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, pero por decisión de la Junta Directiva puede establecer sucursales y agencias dentro o fuera del territorio de la República de Colombia. A la fecha de Febrero de 2.011, se han realizado fusiones que implican un ajuste en la composición accionaria, en consecuencia, los accionistas actuales son Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca Comfandi; Caja de Compensación Familiar de Risaralda Comfamiliar Risaralda; Caja de Compensación Familiar de Caldas Comfamiliares Caldas; Caja de Compensación Familiar de Fenalco Quindío y Caja de Compensación Familiar Comfamar Buenaventura. 1.2 OBJETO SOCIAL La Compañía tiene por objeto social principal la realización de las siguientes actividades: a. Promover la afiliación de los habitantes del territorio colombiano al Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del régimen contributivo, garantizando siempre la libre escogencia del usuario y remitir al fondo de solidaridad y garantía la información relativa a la afiliación del trabajador y su familia, a las novedades laborales, a los recaudos por cotizaciones y a los desembolsos por el pago de la prestación de servicios. b. Administrar el riesgo en salud de sus afiliados, procurando disminuir la ocurrencia de eventos previsibles de enfermedad o de eventos de enfermedad sin atención, evitando en todo caso la discriminación con altos riegos o enfermedades costosas en el Sistema. c. Administrar los recursos para el funcionamiento del Sistema, mediante el recaudo de las cotizaciones por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía (en adelante FOSYGA ); girar los excedentes entre los recaudos, la cotización y el valor de la unidad de pago por capitación a dicho Fondo, o cobrar la diferencia en caso de ser negativa; y pagar a los prestadores de servicios de salud de acuerdo con los convenios establecidos previamente. d. Organizar y garantizar la prestación de los servicios de salud, previstos en el Plan Obligatorio de Salud, con el fin de obtener el mejor estado de salud de sus afiliados, con cargo a las unidades de pago por capitación correspondientes. Con este propósito debe gestionar y coordinar la oferta 4

5 de servicios de salud, directamente o a través de la contratación con Instituciones Prestadoras de Salud (en adelante la(s) IPS ) y con profesionales de la salud; implementar sistemas de control de costos; informar y educar a los usuarios para el uso racional del Sistema; establecer procedimientos de garantía de calidad para la atención integral, eficiente y oportuna de los usuarios en las IPS. e. Organizar la prestación del servicio de salud, derivado del sistema de riesgos profesionales, conforme a las disposiciones legales que rijan la materia. f. Organizar, facultativamente la prestación de planes complementarios al POS, según lo prevea su propia naturaleza. Para la realización de su objeto, la Compañía podrá adquirir, usufructuar, gravar o limitar, dar o tomar en arrendamiento o a otro título, toda clase de bienes muebles o inmuebles y enajenarlos cuando así convenga a la Sociedad, tomar dinero en mutuo, dar en garantía sus bienes muebles y celebrar todas las operaciones de crédito que le permitan obtener los fondos u otros activos necesarios para el desarrollo de la empresa conforme a la ley, constituir compañías filiales para el establecimiento y explotación de cualquier actividad comprendidas en el objeto social, y tomar interés como partícipe, asociada o accionista fundadora o no, en otras empresas de objeto igual, análogo o complementario al suyo, efectuar aportes en dinero, en especie o en servicios a esas empresas, enajenar sus cuotas, derechos o acciones en ellas, fusionarse con tales empresas o absorberlas; adquirir patentes, nombres comerciales, marcas y demás derechos de propiedad industrial; adquirir u otorgar concesiones para su explotación y, en general, celebrar o ejecutar toda clase de contratos, actos y operaciones destinados al desarrollo o cumplimiento de su objeto social, y también todas aquellas operaciones que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones que la Ley 100 de 1993 y la Ley 1122 de 2.007, le señalan como Entidad Promotora de Salud, así como también las que se señalen en las normas que reformen o adicionen dicha ley en las de los decretos reglamentarios. Para efectos del objeto de la Sociedad, quedan incorporados a sus estatutos las normas del Decreto 1485 del trece (13) de julio de mil novecientos noventa y cuatro (1994) por el cual se regula la Organización y funcionamiento de las Entidades Promotoras de Salud. 5

6 2 PLATAFORMA ESTRATEGICA DE LIDERAZGO La alta dirección en cabeza de la Gerencia General, lidera la definición de los grandes propósitos, políticas, principios y valores, los cuales mediante el ejemplo y con la participación activa en los diferentes despliegues, Comités y momentos de contacto con los colaboradores, se desarrollan y convierten en conductas y comportamientos evidenciables en cada uno, contribuyendo así al desarrollo de la cultura, fomentando el trabajo en equipos efectivos y permitiendo el desarrollo de habilidades gerenciales en sus líderes, manteniéndose un equipo humano preparado para afrontar el cumplimiento de metas, el seguimiento a compromisos y los cambios que pueda sufrir la entidad y el sector. El liderazgo en la Organización, es ejercido con base en la Misión, Visión, Valores y en los comportamientos de los colaboradores, estos elementos son los lineamientos para el fortalecimiento de nuestra Cultura organizacional. 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL A continuación se despliega la estructura organizacional de la Organización: 6

7 Responsables de Elaboración Nivel directivo de la Organización como son: Gerente General, Subgerentes de Administración, Salud, Financiero, Sistemas, Comercial y áreas staff, entendidas como: Servicio al Cliente, Jurídico, Planeación y Calidad, Garantía de la Calidad y Auditoría Interna. Responsables de Implementación Son responsables de la implementación del presente código, la Junta Directiva, mediante el Gerente General y su grupo directivo. Responsables de Socialización Es responsabilidad de la Subgerencia de Administración, mediante el departamento de Gestión Humana, apoyados por las áreas de Planeación y Calidad y Comunicaciones. Responsables de Seguimiento y Control de la Gestión Corresponde a la Gerencia General, velar por el seguimiento y control de lo establecido en el código de Conducta y Buen Gobierno Corporativo, bajo la supervisión directa de los líderes responsables de cada área, fortaleciendo dicho seguimiento mediante las acciones de mejora propuestas como resultado de las evaluaciones que realice el área de Auditoría Interna. 2.2 MISIÓN En Servicio Occidental de Salud EPS valoramos la tranquilidad de nuestros afiliados, familias, empresas y comunidad, acompañándolos en el cuidado integral de la salud con calidad y calidez, en alianza con las mejores instituciones y profesionales de la salud, con un excelente equipo humano, el respaldo y la confianza de nuestros accionistas, contribuyendo al desarrollo de una Colombia más saludable, productiva y equitativa para todos. 7

8 2.3 VISIÓN Ser excelentes en el cuidado integral de la salud de nuestros afiliados y sus familias, logrando que sean los más satisfechos, sanos y productivos del país. 2.4 MAPA DE PROCESOS A continuación se despliega el Mapa de Procesos de la Organización: 8

9 3 POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL 3.1 POLÍTICAS PARA EL BUEN GOBIERNO EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD Compromiso con la integridad. S.O.S. manifiesta su clara disposición a autorregularse, para ello se compromete a orientar todas sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, la normatividad vigente y el presente Código de Buen Gobierno Compromiso de erradicación de prácticas corruptas. S.O.S., se compromete a luchar contra toda forma de corrupción, para ello establecerá compromisos, orientados a lograr este objetivo por parte de sus colaboradores y contratistas y terceras personas. Para asegurar lo anterior, se tiene como premisa que, quien se vincule con la Organización en forma directa o indirecta, debe firmar un compromiso de conducta que prohíba explícitamente la aceptación u ofrecimientos de sobornos; esta práctica cobija a todos aquellos contratistas y/o personas, que establezcan una relación comercial con la Entidad. Igualmente, la Organización se compromete a capacitar a su nivel directivo, colaboradores y equipo humano, tanto interno como externo y a sus grupos de interés, en políticas y acciones anticorrupción cuando lo crea conveniente Acciones para la transparencia y la integridad. S.O.S. reprueba y no acepta bajo ninguna circunstancia práctica alguna de corrupción, para ello, formula las siguientes medidas con el fin de hacer frente, prevenir y combatir estos fenómenos: a. Capacitar permanentemente, a todo su personal en materia de ética y responsabilidad social. b. Comunicación periódica a todos los niveles de la entidad, a través de los diferentes mecanismos que permitan advertir sobre el compromiso inquebrantable de la Entidad, para el cumplimiento de los principios éticos y de Buen Gobierno Corporativo. b. Promover la suscripción de obligaciones de transparencia e integridad en el interior de la Entidad y con otros entes. d. Denunciar ante los mecanismos competentes las conductas irregulares, de igual forma, estas deben ser dadas a conocer a la Junta Directiva de la 9

10 Organización y si compete a la Superintendencia Nacional de Salud u otro organismo de control en el país que lo requiera Colaboración entre entidades del sector y gremios para la erradicación de prácticas corruptas. S.O.S., se compromete a establecer pactos éticos con entidades públicas, privadas y gremiales, con el fin de aplicar mecanismos orientados a combatir la corrupción; logrando de esta forma la configuración de cadenas éticas, que propendan por la aplicación de buenas prácticas de transparencia, integridad y eficiencia en el ejercicio de las funciones Compromiso para el cumplimiento de la normatividad de derechos de autor. S.O.S. velará porque se respete la normatividad nacional e internacional de la protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, para ello ha establecido el Manual de normas de seguridad informática. En este documento la Organización se compromete a la noaceptación y a excluir de la entidad el uso de cualquier tipo de material sea, software, obras literarias, obras artísticas o musicales, obras audiovisuales o fonogramas que no estén debidamente licenciados. Así mismo, se da a conocer que la creación de este documento no viola derecho de autor alguno y cumple con la normatividad establecida. 3.2 POLÍTICAS DE GESTIÓN PARA EL RECURSO HUMANO Compromiso con la Protección y el Desarrollo del Talento Humano. S.O.S. se compromete con el desarrollo constante de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus colaboradores, estableciendo políticas, mecanismos y prácticas de talento humano que incorporan los principios constitucionales de equidad, imparcialidad, justicia y transparencia al seleccionar sus colaboradores y la aplicación de procesos de inducción, capacitación, formación, promoción, evaluación del desempeño para el desarrollo, bienestar social y salud ocupacional Prácticas para la prevención de Conflictos de Interés. S.O.S. rechaza, censura y prohíbe que su Equipo Directivo, colaboradores, contratistas, otros servidores y todos aquellos vinculados con la Organización, incurran en cualquiera de las siguientes prácticas: a. Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de personas jurídicas y/o naturales, en razón de la función o servicio prestado a la Entidad o a sus grupos de interés. b. Utilizar indebidamente información confidencial o privilegiada para obtener provecho propio o de terceros. 10

11 c. Entregar dádivas a terceros, a cambio de cualquier tipo de beneficio personal. d. Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites o provecho indebido para terceros. e. Utilizar los recursos de la Entidad, para labores distintas de las asignadas o las relacionadas con sus funciones o actividad, ni encausarlos en provecho personal o de terceros. f. Toda práctica que atente contra la transparencia e integridad de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de sus recursos Solución de Conflictos. Como se expresa en el punto 3.2.2, se tiene que en la cotidianidad del trabajo, pueden presentarse situaciones y/o conflictos que generen duda en el cómo actuar y que afectan directamente al empleado y/o a terceros, por tanto, en caso de que se materialice algún conflicto el tratamiento estipulado es el siguiente: Atendiendo los niveles de autoridad, el manejo se realizará siguiendo dichos niveles así: En primera instancia, los colaboradores deberán canalizar sus consultas a través del superior inmediato, quien procederá a evaluar la situación presentada y si la solución se encuentra dentro de su ámbito, se hará efectiva, dando el apoyo que requiere el colaborador; de considerarlo pertinente informará de manera formal a la instancia superior que puede ser Jefe de Area, Subgerente, ó Gestión Humana, quien de considerarlo necesario dará a conocer la situación al Gerente General, en última instancia y en caso de ser necesario, pasará a ser parte activa en la propuesta de resolución del conflicto, el área de Auditoría Interna, previa comunicación al Gerente General. No obstante, si la situación involucra a instancias superiores, el colaborador podrá presentar las inquietudes directamente al área de Auditoría Interna. Analizada la situación por las diferentes instancias, las respuestas a las consultas deben de ser informadas mediante actas de resolución que serán puestas a disposición sólo de las partes interesadas. Si la decisión conlleva a algún hecho relevante y/o sanción laboral, la jefatura de Gestión Humana informará a los entes correspondientes, las cuales se aplicaran en concordancia con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, documento que señala los deberes y obligaciones de los colaboradores, la escala de faltas y sanciones disciplinarias, los procedimientos para la comprobación de las faltas y formas de aplicación de dichas sanciones disciplinarias. En caso de que un colaborador incurra en una conducta que implique conflicto de intereses, debe aplicarse el procedimiento establecido en este reglamento o en las disposiciones alternas establecidas por la Organización. Se encuentra bajo la responsabilidad de que esto se cumpla, la Subgerencia de Administración mediante la Jefatura de Gestión Humana. Por último, 11

12 según aplique la controversia se llevará al Comité de Auditoría, ente que se encargara de resolverla y rendir el informe pertinente a quien corresponda Deberes del Equipo Humano Relacionados con los Conflictos de Interés. Los colaboradores se abstendrán de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de intereses entre ellos, S.O.S., los afiliados, cualquier proveedor, contratistas y/o terceras personas. En este sentido, se deberá anteponer la observancia de las normas legales y de los principios éticos que orientan la actividad de la EPS S.O.S. En concordancia con lo anterior, los deberes de los colaboradores de la Organización, son: Revelar oportuna y formalmente a la Jefatura de Gestión Humana y al Comité de Auditoría Interna, sobre cualquier posible conflicto de interés que crea tener. Contribuir y facilitar la realización de las funciones encomendadas a los órganos de Control Interno y Externo de la Entidad. Contribuir a que se le otorgue a todos los afiliados de la Entidad, un trato equitativo, y a que se le garanticen sus derechos Prohibiciones para el Personal sobre Conflictos de Interés. Sin perjuicio de la ampliación de estas prohibiciones, el personal de S.O.S., se abstendrá de aplicar las siguientes prácticas en su accionar diario: a. Valerse o utilizar su posición en la Entidad, o el nombre de la misma para obtener provecho propio o de un tercero, tratamientos especiales en negocios con personas jurídicas o naturales. b. Realizar actividades que vayan en contra de los intereses de la Entidad. c. Utilizar información privilegiada y/o confidencial para obtener provecho propio, de terceros o utilizar la misma en contra de los intereses de la Entidad. d. Participar directa o indirectamente, en actividades que impliquen competencia a la Organización o en actos que generen conflicto de interés. La EPS velará por evitar que sus Directivos, miembros de Junta Directiva y colaboradores, incurran en cualquiera de las siguientes prácticas: a) Otorgar compensaciones extraordinarias a los miembros de la Junta Directiva. 12

13 b) Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con la Entidad. c) Contratar colaboradores en la Entidad, con los cuales se tengan relaciones familiares. d) Incumplimiento de la política de incompatibilidad Conflicto de Intereses Régimen de Sanciones. En el marco de nuestro Gobierno Corporativo, el Comité de Auditoría será el ente asignado para el análisis, evaluación e investigación de todos aquellos actos que atenten contra las sanas prácticas del Código de Buen Gobierno corporativo de S.O.S., donde dichos actos estén considerados como faltas muy graves. Las sanciones administrativas a imponer tendrán en cuenta, los antecedentes del infractor, las circunstancias de la comisión de la infracción, el perjuicio causado y el impacto en la S.O.S Faltas muy graves. Sanción: Descargos Llamado de atención formal con copia a la hoja de vida - Retiro de la Organización Faltas o Infracciones Ingresar a los sistemas de información (aplicaciones) con usuarios y contraseñas de otras personas. Revelar información de cotizaciones y/o compras, a proveedores y contratistas previo a los tiempos estipulados. Uso indebido de información privilegiada para favorecer a terceros o a sí mismo. Sustracción de dinero y/o auto préstamos. Incumplimiento sobre los topes de inversión ó gastos, fijados por la Junta Directiva y/o la Gerencia General, según las escalas previamente definidas. Las demás faltas consideradas como no muy graves, son responsabilidad de atención de la Administración de S.O.S., quienes a su vez podrán solicitar concepto al Comité de Auditoría. En todo caso, la aplicación de las sanciones impuestas será realizada de manera formal por la Subgerencia de Administración a través de su departamento de Gestión Humana. 3.3 POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se entiende por Control Interno, el proceso realizado por la Junta Directiva, los Administradores y demás personal de la Organización, diseñado para 13

14 proporcionar seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos en la efectividad y eficiencia de las operaciones, en la suficiencia y confiabilidad de la información financiera, contable y social, cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y procedimientos operativos diseñados Junta Directiva. Corresponde a la Junta Directiva en su calidad de administrador, definir las políticas y diseñar los procedimientos de Control Interno, que deban implementarse, así como ordenar y vigilar para que los mismos se ajusten a las necesidades de la Entidad, permitiéndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos Comité de Auditoría. El Gerente General se compromete a instaurar un Comité de Auditoría, cuya función primordial estará orientada a la evaluación permanente, sobre el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, el aseguramiento de su eficiencia y eficacia, mediante el mejoramiento continuo de cada uno de sus componentes. Entre las funciones del Comité de Auditoría se tendrán: 1. Verificar que el sistema de Control Interno, esté formalmente establecido dentro de la Organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. 2. Supervisar las funciones de la Auditoría Interna y de la Revisoría Fiscal, con el fin de establecer si las actuaciones que realizan cuentan con la independencia necesaria y verificar si dichas labores satisfacen las expectativas del Control. 3. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Organización y recomendar los ajustes que se consideren necesarios, para optimizar los resultados. 4. Constatar que el control, esté asociado a todas las actividades de la Organización y que se apliquen mecanismos de participación, así como reportar oportunamente a la alta dirección los hallazgos y ayudar a su solución, medir y evaluar la eficiencia y eficacia de los controles. 5. Velar porque la información financiera, que prepare la empresa sea transparente y su revelación sea la adecuada. 6. Evaluar el cumplimiento de los preceptos de tipo financiero, contenidos en el Código de Buen Gobierno de la Entidad El Comité de Auditoría, estará conformado mínimo por dos (2) representantes de la Junta Directiva y un representante de la 14

15 Administración de S.O.S., quienes presentarán informe bimensual ante la Junta Directiva, del Sistema de Control Interno de la Organización Auditoría Interna. Como parte del Sistema de Control Interno, asesora y apoya a la Organización promoviendo permanentemente la cultura del autocontrol, evaluando el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos que permitan mantener la protección adecuada de los recursos, a alcanzar mayor eficacia y eficiencia en los procesos y contribuir al logro de las metas de la EPS. S.O.S. Entre las responsabilidades del Área de Auditoría Interna se tienen: 1. Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo del Sistema de Control Interno, revaluar los planes, y fomentar la cultura del autocontrol, de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo. 2. Verificar que los controles definidos por los líderes para los procesos y actividades de la Organización, se cumplan a cabalidad por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas y/o colaboradores encargados de la aplicación del régimen disciplinario, ejerzan adecuadamente esta función. 3. Verificar que los Estados Financieros, reflejen razonablemente la situación financiera de la sociedad y el resultado de sus operaciones. 4. Practicar auditorias especiales sobre la seguridad y confiabilidad de procesos específicos de la Entidad, incluyendo evaluaciones de Auditoria en línea Comité Gerencia. Es el organismo encargado de establecer la postura estratégica de la Organización, verificar el cumplimiento del plan y tomar las decisiones necesarias para ajustar los resultados generales de las estrategias. Está integrado por el Gerente General, los Subgerentes y Jefes de Área Staff. Como invitados especiales asisten: Contador General, Jefe Gestión de Ingresos, Coordinador de Análisis Financiero, Jefe de Cuentas Medicas y Directores de las Sede Cali y Palmira Comité Sedes. Es el espacio destinado por la Organización, para realizar seguimiento a los resultados de la gestión de cada una de las Sedes, identificando oportunidades de mejora en los procesos y su interacción entre el nivel central y la operatividad especifica en cada región. 15

16 4 POLÍTICAS DE GESTION ETICA INTERNA Y EXTERNA 4.1 COMPROMISO CON LOS FINES DEL ESTADO Según el artículo 178 de la ley 100 de 1993, las Entidades Promotoras de Salud, tendrán las siguientes funciones y las que se adicionen o modifiquen de acuerdo con la normatividad vigente: 1. Ser delegatarias del Fondo de Solidaridad y Garantía para la captación de los aportes de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud. 2. Promover la afiliación de grupos de población, no cubiertos actualmente por la Seguridad Social. 3. Organizar la forma y mecanismos a través de los cuales los afiliados y sus familias, puedan acceder a los servicios de salud en todo el territorio nacional. La S.O.S. como Empresa Promotora de Salud, tiene la obligación de aceptar a toda persona que solicite afiliación y cumpla con los requisitos de Ley. 4. Definir procedimientos para garantizar el libre acceso de los afiliados y sus familias, a las Instituciones Prestadoras de Servicios con las cuales haya establecido convenios o contratos en su área de influencia o en cualquier lugar del territorio nacional, en caso de enfermedad del afiliado y su familia. 5. Remitir al Fondo de Solidaridad y Compensación, la información relativa a la afiliación del trabajador y su familia, a las novedades laborales, a los recaudos por cotizaciones y a los desembolsos por el pago de la prestación de servicios. 6. Establecer procedimientos para controlar la atención integral, eficiente, oportuna y de calidad, en los servicios prestados por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. 7. Las demás que determine la Superintendencia Nacional de Salud, el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud o la Comisión de Regulación en Salud, CRES y los demás organismos de Dirección y Control definidos por la normatividad vigente. 4.2 POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD Directivos y Gerentes. Se consideran Directivos y Gerentes con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Buen Gobierno, los siguientes colaboradores: a. Miembros de la Asamblea General de Accionistas. 16

17 b. Miembros de la Junta Directiva. c. Gerente General. d. Subgerentes. e. Directores de Sede. La dirección de la Sociedad, corresponde primero a la Asamblea General de Accionistas y, en segundo lugar, a la Junta Directiva como delegada de aquella. La representación legal de la Sociedad y la gestión de los negocios sociales están a cargo del Gerente General Asamblea General de Accionistas. Conforman la Asamblea General, los accionistas inscritos en el Libro de Registro de Accionistas por sí mismos o representados por sus apoderados o por sus representantes legales, reunidos con el quórum y en las circunstancias previstas en los estatutos correspondientes. Reuniones y Convocatoria Reuniones Ordinarias: La Asamblea General se reúne en el curso de los tres (3) primeros meses del mismo, a más tardar el 31 de marzo, en las oficinas del domicilio principal de la Sociedad. Reuniones Extraordinarias: Las reuniones extraordinarias de la Asamblea General, se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocatoria de la Junta Directiva, del Gerente General o Revisor Fiscal, bien a iniciativa propia o por solicitud obligatoria de accionistas, que representen no menos de la quinta (1/5) parte de las acciones suscritas. La convocatoria a las reuniones se hará mediante Citación Personal, dirigido a los socios a las direcciones que tengan registradas en el Libro de Registro de Accionistas o mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedades, las comunicaciones irán suscritas por el Gerente General de la compañía, con quince (15) días hábiles de anticipación cuando en dichas reuniones hayan de considerarse los balances y cuentas de fin de ejercicio. En caso contrario, la antelación será de tan solo diez (10) días calendario. Para el cómputo de estos plazos se descontará el día en que se comunique la convocatoria y el día de la reunión. Por regla general, las decisiones de la Asamblea se adoptan con el voto favorable correspondiente al 51% de las acciones representadas en la reunión, los casos de reforma del contrato social, prorroga o transformación de la sociedad, enajenación, acuerdo sobre fusión, 17

18 disolución extraordinaria, distribución de dividendos por debajo del límite legal, constitución o incremento de reservas, readquisición de acciones, requiere del 70%. Si por falta de quórum no pudiere reunirse la Asamblea, se convocará a una segunda reunión que deberá efectuarse no antes de diez (10) días ni después de treinta (30) hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. En la reunión de segunda convocatoria conformarán quórum una pluralidad de personas, cualquiera que sea el número de las acciones que representen. Si se reuniere la totalidad de los socios o sus representantes, no se requiere convocatoria (reuniones universales). Presidencia y Secretaría. Las reuniones de la Asamblea serán presididas por el Presidente de la Junta Directiva y, a falta de éste, por uno de los miembros principales de la Junta Directiva, en el orden de su designación y, a falta de ellos, por la persona a quien designe la Asamblea por mayoría de los votos correspondientes a las acciones representadas en la reunión. La Asamblea tendrá por Secretario, al Gerente General titular de la Compañía ó, a la persona que, en calidad de secretario ad hoc, designe el Presidente de la misma. Quórum y Mayorías a. Constituirá el quórum para deliberar un número plural de personas que representen por lo menos la mayoría absoluta de las acciones suscritas a la fecha de la reunión. b. Para las elecciones y para la adopción de decisiones, se aplicarán las siguientes reglas: Las votaciones se harán por escrito cuando así lo determine la Asamblea, o cuando deba darse aplicación al sistema legal del cuociente electoral; Salvo disposición en contrario de la Asamblea, las votaciones escritas serán secretas y para ello el Secretario entregará a cada sufragante una papeleta autorizada con su firma, con indicación del número de acciones que represente en la Asamblea. Para la integración de la Junta Directiva y de comisiones o entes formados por dos o más personas, se dará aplicación al sistema del cuociente electoral en la forma prevista por la ley, a menos que la elección se haga por unanimidad de los votos correspondientes a las acciones representadas en la reunión. 18

19 La elección de suplentes se hará simultáneamente con la de principales, a menos que la Asamblea disponga que se haga separadamente. En ninguna elección, sea unitaria o plural, se declararán electos como suplentes quienes hayan sido elegidos como principales. Cuando ocurriere empate en una elección unitaria o en la votación de proposiciones, se entenderá en suspenso el nombramiento o negada la proposición. La Sociedad no podrá votar con las acciones propias readquiridas que tengan en su poder. Por regla general, las decisiones de la Asamblea se adoptarán con el voto favorable correspondiente al cincuenta y uno por ciento (51%) de las acciones representadas en la reunión. Se exceptúan las siguientes decisiones: a. La aprobación de reformas del contrato social, la prórroga o la transformación de la Sociedad, la enajenación de la empresa social, el acuerdo sobre fusión de la Sociedad con otra u otras compañías, la disolución extraordinaria por voluntad de los accionistas, la distribución de dividendos por debajo del límite mínimo establecido por la Ley y la Constitución o el incremento de reservas en cuanto afecte el mínimo legal de utilidades repartibles a título de dividendos, requerirá el voto favorable del setenta por ciento (70%) al menos, de las acciones representadas en la reunión. b. Las decisiones sobre readquisición de acciones por la misma Sociedad, requerirán el voto favorable correspondiente al setenta por ciento (70%), al menos, de las acciones representadas en la reunión. c. Las demás que por disposición de la ley o de los estatutos, requieran una mayoría especial. Atribuciones. Corresponde a la Asamblea de Accionistas: a. Acordar la fusión de la Sociedad, su trasformación, la enajenación o el arrendamiento de la empresa social, la disolución anticipada o la prórroga, y cualquier ampliación o modificación del contrato social. b. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deben rendir los administradores anualmente, o cuando lo exija la Asamblea. c. Considerar los informes de la Junta Directiva y del Gerente General, sobre la situación económica y financiera de la Compañía y sobre el estado de los negocios sociales y el informe del Revisor Fiscal. d. Disponer de las utilidades que resulten conforme al balance general aprobado por ella, con sujeción a las disposiciones legales y a las normas 19

20 de los estatutos. En ejercicio de esta atribución podrá crear o incrementar reservas especiales, determinar su destinación específica o variar ésta y fijar el monto del dividendo, así como la forma y el plazo en que se pagará, dentro del término fijado por la ley. e. Elegir y remover libremente a los miembros de la Junta Directiva, al Revisor Fiscal y a sus respectivos suplentes y fijar la forma o cuantía de su retribución. f. Designar, en caso de disolución de la Sociedad, uno o varios liquidadores y un suplente por cada uno de ellos, removerlos, fijar su retribución e impartirles las órdenes e instrucciones que demande la liquidación y aprobar sus cuentas. g. Ordenar las acciones legales que correspondan contra los administradores, colaboradores directivos o el Revisor Fiscal. h. Disponer la colocación de acciones en reserva y determinar las bases de la reglamentación que, para el efecto, debe expedir la Junta Directiva. i. Autorizar la adquisición de acciones propias, con sujeción a los requisitos establecidos por la ley. j. Autorizar la constitución de sociedades filiales o subsidiarias para el desarrollo de actividades o negocios comprendidos dentro del objeto social, conforme a los estatutos, y autorizar los correspondientes aportes en dinero, en bienes o en servicios, proponer la liquidación de tales sociedades y disponer la enajenación de las cuotas sociales, derechos o acciones en ellas. k. Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos o el interés de la Sociedad. l. Las demás que le señalen la ley o los estatutos y las que no correspondan a otro órgano social. Libro de Actas de la Asamblea La Organización, cuenta con los libros de Actas de la Asamblea de Accionistas debidamente registrados ante la Cámara de Comercio del domicilio social y son llevados conforme al cumplimiento de las normas legales aplicables Junta Directiva Conformación La Junta Directiva la integran siete (7) miembros principales, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para periodos de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser removidos libremente por la asamblea o reelegidos indefinidamente. 20

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