Responder por la adecuada y oportuna prestación de los servicios administrativos y financieros de la Regional Bogotá

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1 : I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: PROFESIONAL UNIVERSITARIO CLASE: GRADO : UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR REGIONAL BOGOTÁ II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por la adecuada y oportuna prestación de los servicios administrativos y financieros de la Regional Bogotá III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Programar, Coordinar, Dirigir y Controlar los procesos administrativos, financieros y de apoyo logístico de la Regional Bogotá, y las actividades del personal a su cargo. 2.- Coordinar los procesos de contratación, y compras de bienes y servicios que requiera la Regional Bogotá en el desarrollo de sus actividades y conforme con las delegaciones y procedimientos establecidos en el Nivel Central. 3. Atender y suministrar la información que sea requerida por las dependencias sobre las necesidades de compras y mantenimiento de equipos, materiales, insumos y elementos en general relacionados con el área. 4. Efectuar la evaluación y control sobre el resultado de las operaciones financieras de la Regional y mantener informado al Director Regional sobre el particular. 5. Elaborar en coordinación con la Dirección Regional y sus dependencias, el presupuesto anual de gastos y coordinar su ejecución de acuerdo con los lineamientos generales definidos por la Dirección Regional. 6. Diseñar mecanismos que contribuyan a la racionalización y buen uso de los recursos de la Regional. 7. Responder por el registro y control adecuado y oportuno de la información presupuestal de la Regional Bogotá y rendir oportunamente los informes correspondientes. 8. Presentar los informes, estudios especiales y proyectos que le sean solicitados por la Dirección Regional Bogotá y el Nivel Central.

2 CARGO : PROFESIONAL UNIVERSITARIO CLASE: GRADO: III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 9. Presentar a la Dirección Regional Bogotá, el informe anual de gestión del área a su cargo 10. Dirigir, coordinar y controlar el adecuado cumplimiento de las funciones en las áreas de aseo y vigilancia, mantenimiento locativo, transporte, inventarios y caja menor. 11. Coordinar y controlar los procesos de ejecución de los recursos asignados por Avances y Caja Menor, de acuerdo con las normas establecidas en el Nivel Central. 12. Convocar a comités de Compras y participar en los comités operativos de los servicios de Aseo y Vigilancia. 13. Coordinar los tramites ante el Almacén General, las solicitudes de elementos, traslados, reintegros y bajas diligenciadas por las dependencias de la Regional Bogotá. 14. Realizar investigaciones disciplinarias del personal a su cargo, que le sean remitidas por la Dirección Regional. 15. Las demás asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo. IV. REQUISITOS MÍNIMOS

3 DENOMINACIÓN DEL CARGO: CLASE: UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO GRADO GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DE GRUPO. II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por el oportuno y correcto apoyo técnico y administrativo que requiera el grupo, en desarrollo de sus actividades III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Tramitar los asuntos relacionados con los procesos de adquisición y contratación. 2. Hacer seguimiento y verificación de los procesos de adquisiciones que adelante el grupo. 3. Preparar oportunamente los informes que sean requeridos por el nivel Regional o Central. 4. Colaborar en la verificación de los requisitos documentales que deban cumplir los contratistas y proveedores. 5. Consultar periódicamente las existencias de elementos en el Almacén General y coordinar lo pertinente para garantizar los stoks mínimos requeridos para el adecuado funcionamiento de la Regional. 6. Prestar apoyo para el mejoramiento de procesos de las diferentes áreas a cargo del Grupo Administrativo y Financiero, para garantizar la oportunidad en la prestación de los servicios. 7. Participar en la elaboración de informes y estadísticas que faciliten el desarrollo de las actividades de las áreas del Grupo Administrativo y Financiero 8. Reportar al jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de sus actividades y tomar las medidas pertinentes para atender adecuada y oportunamente la prestación del servicio. 9. Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo.

4 CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO CLASE: GRADO: III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 IV. REQUISITOS MÍNIMOS

5 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: CLASE: UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: TÉCNICO AUXILIAR GRADO: GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DE GRUPO. II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por el oportuno y correcto manejo de los recursos de caja menor y lo relacionado con la ejecución presupuestal de la Regional. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Responder por el manejo de caja menor asignada a la Regional Bogotá, de acuerdo con las normas legales y reglamentación Institucional vigente. 2. Registrar las transacciones de Caja Menor en los libros contables y presupuestales. 3. Atender oportunamente la requisición de elementos que deban adquirirse por caja menor, verificando los controles pertinentes. 4. Registrar en los libros apropiaciones y cuentas tramitadas, los documentos que afecten los rubros asignados presupuestalmente de control de. 5. Preparar los informes financieros y demás relacionados, que le sean solicitados por la Jefatura de Grupo o la Dirección Regional. 6. Controlar y responder por todo lo relacionado con Apropiaciones, Imputaciones y Registro Presupuestales. 7. Realizar los tramites pertinentes para el reembolso de los rubros agotados, de la caja menor 8. Reportar al jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de sus actividades y tomar las medidas pertinentes para atender adecuada y oportunamente la prestación del servicio. 9. Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo.

6 CARGO : TÉCNICO AUXILIAR (Caja Menor) CLASE: GRADO: III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 IV. REQUISITOS MÍNIMOS

7 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: CLASE: UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: TÉCNICO AUXILIAR GRADO:. GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DE GRUPO II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por el oportuno y correcto apoyo técnico y administrativo que requiere el grupo en desarrollo de sus actividades. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Elaborar solicitudes de cotización y demás procedimientos necesarios para dar inicio a los procesos de contratación y adquisiciones. 2. Elaborar cuadros comparativos para la evaluación y calificación de las ofertas o propuestas en el proceso de adquisiciones. 3. Registrar los movimientos presupuestales en los medios establecidos, con el fin de controlar los registros manuales. 4. Participar en la elaboración de informes y estadísticas que faciliten el manejo y desarrollo de las actividades relacionadas con las áreas del Grupo Administrativo y Financiero. 5. Preparar y elaborar los informes requeridos por el Jefe de Grupo y el Director Regional, que le sean solicitados. 6. Reportar al jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de sus actividades y tomar las medidas pertinentes para atender adecuada y oportunamente la prestación del servicio. 7. Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo.

8 CARGO : TÉCNICO AUXILIAR CLASE: GRADO III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 IV. REQUISITOS MÍNIMOS

9 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: CLASE: UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: SECRETARIO. GRADO: GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DE GRUPO II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por el adecuado y oportuno desarrollo de las actividades de secretaría del grupo. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Prestar el soporte operativo que requiera la dependencia para el eficiente desarrollo de las actividades 2. Efectuar labores de secretaría relacionadas con la transcripción, radicación, clasificación, envío y archivo de informes, cotizaciones, ordenes de pedido, ordenes de servicio, y demás documentos y trabajos relacionados, concernientes a las actividades del grupo, conforme con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 3. Asistir las labores administrativas y operativas propias del grupo. 4. Organizar y mantener actualizado el archivo de la dependencia conforme a las normas establecidas 5. Preparar anualmente el inventario de recursos físicos de la dependencia y presentarlo para la firma del coordinador de grupo 6. Reportar al jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de sus actividades y tomar las medidas pertinentes para atender adecuada y oportunamente la prestación del servicio. 7.Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo.

10 CARGO : SECRETARIO CLASE: GRADO: III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 IV. REQUISITOS MÍNIMOS

11 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL CARGO: CLASE: UNIDAD ORGANIZACIONAL: SUPERIOR INMEDIATO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO GRADO: GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DE GRUPO II. FINALIDAD DEL CARGO Responder por el correcto manejo de los inventarios de la Regional Bogotá, y apoyar las demás labores propias del grupo. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1. Coordinar con el Almacén General los trámites pertinentes, para dar ingreso a los elementos devolutivos adquiridos por la Regional Bogotá. 2. Realizar la toma física de elementos devolutivos de las dependencias de la Regional Bogotá 3. Verificar la información contenida en los comprobantes de traslado, reintegro y baja, diligenciado por la dependencias de la Regional, al igual que los elementos en los respectivos inventarios. 4. Actualizar en forma permanente los inventarios de las dependencias, teniendo en cuenta las novedades. 5. Presentar los informes requeridos por el jefe inmediato, la dirección regional o el nivel central. 6. Cumplir con las disposiciones legales que regulan al instituto, en materia de inventarios a nivel central. 7. Realizar actividades de apoyo, relacionada con la naturaleza del grupo. 8. Reportar al jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de sus actividades y tomar las medidas pertinentes para atender adecuada y oportunamente la prestación del servicio. 9.Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato acordes con la naturaleza del cargo

12 CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO CLASE: GRADO: III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, PAGINA 2 IV. REQUISITOS MÍNIMOS

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